Transcript 第2章数据表操作

第2章 数据表操作
数据表操作

Access 2003数据库概述

表结构设计

记录操作

数据的导出与导入

数据表的复制、改名与删除
2
2.1 Access 2003数据库概述

Access是一种关系型的桌面数据库管理系
统，是Microsoft Office套件产品之一。从
20世纪90年代初期Access 1.0的诞生到目
前Access2003的广泛使用，Access历经多
次升级改版，其功能越来越强大，但操作
反而更加简单。尤其是Access与Office的
高度集成，熟悉的界面使得许多初学者更
容易上手。
3
2.1 Access 2003数据库概述
2.1.1 Access 2003的特点
2.1.2 安装 Access 2003 （略）
2.1.3 Access 2003数据库的对象
2.1.4 开始使用 Access 2003
4
2.1.1 Access 2003的特点







既面向终端用户，又面向专业开发人员。
Access2003是面向对象、采用事件驱动的
关系型数据库管理系统。
Access2003是一个开放式数据库管理系统
支持多媒体技术
具有基于Web的管理功能
内置众多的宏和函数
具备完善的联机帮助
5
2.1.3 Access 2003数据库的对象

数据库对象以.mdb为文件扩展名保存
在磁盘上

数据库对象包含 7个对象：表、查询、
窗体、页、报表、模块、宏
6
2.1.4 开始使用Access 2003
1. 启动Access ：“开始”→“所有程序”
→ Microsoft Office→
7
2.1.4 开始使用Access 2003
2. 新建数据库
[例2-1] 创建“研究生管理”数据
库
8
2.2 表结构设计


数据表是Access数据库中惟一存储数据
的对象
一行数据称为一条记录，一列数据称为
一个字段。
9
2.2 表结构设计
2.2.1 字段属性
2.2.2 表的其它创建方式
2.2.3 主键与表间关系
2.2.4 建立索引
10
2.2.1 字段属性



类型属性：指定字段的数据类型
常规属性：用于对已指定数据类型的字段作
进一步的说明
查阅属性：用于改变数据输入的方式 ，如将
字段的显示由文本框改为列表框或组合框
（见2.3.1）
11
指定字段的数据类型
Access 2003中的数据类型有10种。





文本
 文本或文本与数字类型的结合，以及不需要计算的
数字。默认50个字符，最多可用255个字符。
备注
 长文本类型或文本与数字类型的组合，最多可用
65535个字符。
数字
 用于数学计算中的数值数据，1、2、4或8个字节
日期/时间
 日期/时间数值的设定范围为100~9999年，8个字节
货币
 用于数学计算的货币数值与数值数据，包含小数点
后1~4位。整数位最多有15位。8个字节
12





自动编号
 每当一条新记录加入到数据表时，Access都会指定一个
唯一的连续数值或随机数值表，其增量为1。自动编号字
段不能够更新。4个字节
是/否
 “是”和“否” 值。1位
OLE对象
 链接或内嵌于Access数据表中的对象，可以是Excel电
子表、Word文档、图形、声音或其他二进制数据。最多
可用1G字节，受限于所用的磁盘空间。
超级链接
 保存超级链接的字段。超级链接可以是某个文件的路径
或URL。
查询向导（同查阅属性，见2.3.1节）
13
2.2.1 字段属性
[例2-2] 通过设计器创建“导师”表
定义字段名称、选择字段类型
14
字段的常规属性
字段大小
格式
输入掩码
标题
默认值
有效性规则
有效性文本
必填字段
允许空字符串
索引
输入法模式
15
字段的常规属性

字段大小




字段占用多大的存储空间，可以是文本长度或数
值范围。
Access2003中，无论汉字、字母还是数字均用
两个字节表示，称一个字符。
日期型、货币型、是/否型、OLE对象占用固定
长度的空间。
数字型可进一步指定字段的取值范围及是否有小
数（见P21表2.3）
[例2-3] 设置“导师”表中相关字段的“字段大
小”
16
字段的常规属性

格式



数字和货币类型，可设置常规数字、货币、欧元、
固定等，其中“固定”指小数位数不变，由“小
数位数”属性设定。
日期/时间字段，可设置常规、长、中、短等格式
是/否字段，可设置取值形式。
[例2-4] 设置 “博导”字段的“格式”
17
字段的常规属性

输入掩码

强制实现某种输入格式，方便数据输入
[例2-5] 添加“代码”字段，设输入掩码形式为347[78954]-962
18
自定义输入掩码－符号
用户必须输入
可输可不输
输入
符号
输入
0
数字0 - 9
9、 #
数字或空格
L
字母A - Z
?
字母A- Z
A
字母或数字
a
字母或数字
符号
19
练习题：P50实验题（9）


题目：假设学院为每个研究生分配了一个长
度固定的E-mail地址，地址中包括3个字符的
用户名和8个字符的邮件服务器名(不包括
“@”、“.”)。请按___@_____.___格式创建一
个掩码，以方便输入诸如[email protected]形
式的地址。
分析：用户名和服务器名由字母或数字组成，
定义掩码时使用 符号A(注意要大写)，“@”
与“.”是固定不变的，是原义字符，需要
做在该字符前加上“\”符号。
20
字段的常规属性

标题



默认值


用于设置字段默认填充的值
有效性规则



数据表视图或控件中显示字段时所用的标题
用于在字段名意义不明确时再设置一个标题
用于限定该字段的有效取值范围
即域完整性或用户自定义完整性
有效性文本

当违反有效性规则时弹出的提示文字
[例2-6] 设置“年龄”字段的
“有效性规则”与
“有效性文本”
21
字段的常规属性

必填字段



允许空字符串




该字段类型为文本
该属性默认为“是”，可以是空字符串""
如果设为“否”，则不允许出现空字符串
索引


该属性默认为“否”
如果设为“是”，则不允许出现空值
询问是否要以该字段为关键字创建索引，见2.2.4
Unicode压缩、输入法模式
22
2.2.2 表的其它创建方式
1. 使用向导创建表
单击“重命名字段”按
钮可以修改字段名
23
2.2.2 表的其它创建方式
2. 通过输入数据创建表
显然还需要在表结构设
计视图中修改字段名
24
2.2.3 主键与表间关系

“研究生管理”数据库将包含4个表：系、导师、
研究生和研究方向

“系”表与“导师”表是1:M关系

“导师”表与“研究生”表也是1:M关系

除“研究方向”表以外，其余3个表应建立相应
的主键或外键
25
2.2.3 主键与表间关系

创建“系”、“研究生”和“研究方向”表
26
2.2.3 主键与表间关系
1.定义主键
惟一标识记录，不能为空，也不能重复
27
2.2.3 主键与表间关系
2. 建立表间关系
表间关系由公共属性实现，即“一”表的主
键在“多”表中作为外键

“系”表与“导师”表是1:M关系


“导师”表的外键是“系编号”，参照表是“系”
表
“导师”表与“研究生”表是1:M关系

“研究生”表的外键是“导师编号”，参照表是
“导师”表
28
2.2.3 主键与表间关系
[例2-9] 建立“导师”表和“研究生”表间的1:M关系
拖曳
29
2.2.3 主键与表间关系
建立“导师”表和“研究生”表间1:M关系的说明：

如果待建关系的两个表未设置主键，则两个表的关系只能
是“未定”

在“编辑关系”的对话框中选择“实施参照完整性”、
“级联更新相关字段”和“级联删除相关记录” 的含义

外键的数据类型应该与参照表主键的类型一致

如果两个表在建立关系前已有记录，则一旦“研究生”表
的“导师编号”字段(外键)出现“导师”表(参照表)中没有
的值，Access将拒绝建立表间关系
30
2.2.3 主键与表间关系
再建立“系”表和“导师”表间的1:M关系
3. 删除表间关系：在“关系”窗口中单击要删除的关系连
线(线变粗)，然后按Del键
31
2.2.4 建立索引


索引就像是书中的索引一样，要查找一个词
语，可以在索引表中直接找到这个词语所在
的页码，从而直接找到它所在的位置，非常
方便。
索引有助于Access快速查找和排序记录
字段索引选项有：
无：字段不索引。
有（有重复）：索引、允许重复值。
有（无重复）：索引、不允许重复
值。
32
2.2.4 建立索引
1. 建立索引
[例2-10] 为“导师”表的“姓名”字段建立一个数据
可以重复的索引。
观察索引的效果:
1.需撤销表间关系
2. 撤销主键
3. 将要查看索引改
为主索引
33
2.2.4 建立索引
说明：

每个字段的索引属性默认值为“无”

如果将一个字段指定为主键，系统将自动为其建立一个无
重复值的索引，且该索引一定是主索引

如果有多个索引，可将其中的一个设置为主索引，记录将
按主索引的升序或降序显示


对于备注、超级链接、OLE对象等数据类型的字段是不能
设置索引的（补充）
可建立包含若干个字段的组合索引，例如“性别＋年龄”索
引
34
2.2.4 建立索引
2. 建立组合索引
[例2-11] 为“导师”表创建“性别＋年龄”组合索引
（1）在表结构设计视图中单击工具栏上的“索引”按钮
分别选择“性别”、
“年龄”，以及排
序次序
35
2.2.4 建立索引
3.组合索引的效果
性别“升序”
+ 年龄“降序”
36
2.3 记录操作

在数据表视图中进行对记录的操作

进入数据表视图：双击表对象
记录
选择器
记录
导航按钮
37
2.3 记录操作
2.3.1 追加记录
2.3.2 记录的选定与记录指针的移动
2.3.3 编辑记录数据
2.3.4 数据表的格式化
2.3.5 子数据表编辑
2.3.6 记录的筛选与排序
2.3.7 记录的打印输出
38
2.3.1 追加记录
1. 追加新记录(最后一行添加)

单击记录选择器上标有“*”的记录(最后一条)

单击导航按钮上的按钮

单击工具栏上的“新记录”按钮

执行“插入”/“新记录”菜单命令
追加新记录时要注意遵守数据的实体完整
性、参照完整性和域完整性规则。
39
2.3.1 追加记录
2. 用下拉列表框给
字段赋值
[例2-12]
1
2
40
2.3.1 追加记录
[例2-13] 设置用组合框为“导师”表提供性别数据
单引号和分号
均为英文符号
41
2.3.1 追加记录
3. 向OLE对象类型的字段输入数据
[例2-14] 为“导师”表首记录的“照片”字段插入图片
(1)
(2)“插入”/“对象”命令
42
2.3.1 追加记录
“导师”表首记录的“照片”字段已插入图片
双击
系统可运行“画图”、
“Microsoft Photo Editor”
或“Windows图片和传真浏
览器”等应用程序打开插入
的图片。
43
2.3.2 记录的选定与记录指针的移动
1. 选定记录
 选定一条记录：单击记录选择器。
 选定连续的记录：在记录选择器上拖曳鼠标
注意：按住Shift键单击记录选定器的作用
44
2.3.2 记录的选定与记录指针的移动
2. 移动记录指针
下一条记录
上一条记录
最后一条记录
第一条记录
在原有记录最
后插入新记录
回车，该数字对应的
记录即成为当前记录
当前记录的记录选择器呈现为
45
2.3.3 编辑记录数据
1. 编辑与删除记录(在数据表视图中操作)

插入点移到某单元格即可编辑或删除数据，移动插入
点前按Esc键可取消更改

选定记录后如下操作可删除记录(有确认对话框)

按Del键

单击工具栏上的“删除记录”按钮

快捷菜单的“删除记录”命令

“编辑” /“删除记录”命令
46
2.3.3 编辑记录数据
注意：
被编辑、删除的数据和记录必须
满足实体完整性、参照完整性和
域完整性。
47
2.3.3 编辑记录数据
2. 查找数据(在数据表视图中操作)
 “编辑” /“查找”命令
 单击工具栏上的“查找”按钮
“字段任何部分”
“整个字段”
“字段开头”
例如：表中有值534、345、34、3434，现查找34
48
2.3.3 编辑记录数据
3. 替换数据(在数据表视图中操作)

“编辑” /“替换”命令
49
2.3.3 编辑记录数据
4. 复制和粘贴数据(在数据表视图中操作)
（1）选定单元格或连续区域的数据
(鼠标指针应是空心十字)
（2）“编辑” /“复制”命令，或单击 “复制”按钮
（3）目的单元格中： “编辑” / “粘贴”命令，
或单击 “粘贴”按钮
对数据的移动操作需使用“剪切”，但选定
的单元格(区域)不能“剪切”。
50
2.3.4 数据表的格式化
同Excel的相关操作：

设定列宽、行高

设置数据表格式(针对整个数据表)

设置字体

列的隐藏、取消隐藏

冻结列

重命名列(修改字段的名字 )
51
2.3.5 子数据表编辑
可折叠子表
“一对多”关系中
的“多”表显示为
子表。子表的公共
字段不显示 (不能
修改) 。
可展开子表
“格式|子数据表” 命令，可全部展开或折叠子表、
删除展开/折叠标记。
52
2.3.6 记录的筛选与排序
1. 记录的筛选
选定筛选内容→执行快捷菜单下的相关命令
筛选操作可以叠加
53
2.3.6 记录的筛选与排序
筛选连续分布或不连续分布的数值 (给出筛选范围)
54
2.3.6 记录的筛选与排序
2. 记录的排序
 插入点置于需排序的字段中
 执行以下任一操作


工具栏上的“升序排序”、“降序排序”按钮
“记录”/ “排序”子菜单或快捷菜单中的相关命令
级联排序(按“性别”和“年龄” 升序排序)
55
2.3.7 记录的打印输出


单击工具栏上的“打印”按钮，直接打印
若设定输出内容和格式：“文件”/“打印”
56
2.4 数据的导出与导入
2.4.1 数据的导出
2.4.2 数据的导入
2.4.3 数据的链入
数据的导入和链入的区别？
57
2.4.1 数据的导出
导出为Excel工作表
 “文件”/”导出”
 快捷菜单
58
2.4.1 数据的导出
导出为文本文件
导出为HTML文档
59
2.4.2 数据的导入
或执行“文件”/“获取
外部数据”/“导入”
60
2.4.2 数据的导入
说明：
 数据可导入成一个新表，也可以追加到一个已
存在的表中。
 如果是追加，则两个表的结构要相同或兼容，
且新数据进入后不得违反各类完整性约束。
 通常对导入形成的新表还需修改字段的类型、
长度等。
61
2.4.3 数据的链入
或执行 “文 件”/“获取
外部数据”/“链接表”
62
2.4.3 数据的链入
导入与链接的表在图标上的区别
导入的表
链接的表
仅仅是一个链接对象，
数据保存在Excel工作簿中
63
2.5 数据表的复制、改名与删除
1. 数据表的复制


Ctrl+鼠标移动生成数据表的副本
右击表对象→“复制”，右击窗口空白处→“粘贴”
数据表可复制或移动到另一数据库中
64
2.5 数据表的复制、改名与删除
2. 数据表的改名


常用方法：右击表对象→“重命名”
改名不影响已建立的表间关系
3. 删除数据表

常用方法：选定数据表→按Del键

如果待删表与其他表建立了表间关系，系统将提
示用户先删除表间关系
65
总结





Access 2003数据库概述
 数据库的对象：数据库、表、查询、窗体、报表、页、
模块、宏
表结构设计
 字段属性：各类型的特点和大小、各常规属性的设置
 主键与表间关系：级联更新和级联删除
 索引的作用、类型
记录操作
 追加、定位、编辑、删除、查找、替换、复制
 数据表的格式化、子数据表编辑
 记录的筛选、排序
作业：P49习题
数据的导出与导入
1、3、5、9
 数据的导入与链入
数据表的复制、改名与删除
66
实验（一）——数据表的操作

第5周4个学时，第2章P49实验题

通过实验系统提交每章实验的实验成果

文件名的格式为


数据表的操作+班级姓名.mdb
例如：数据表的操作-工商08-1班白杨.mdb
67
06.9
1.使用表设计器定义表中字段时，不是必须设置的
内容是()
A）字段名称
B）数据类型
C）说明
D）字段属性
2.在数据表视图下向表中输入数据，在未输入数值
之前，系统自动提供的数值字段的属性是
_______。
默认值
68
07.9
1.下列属于Access对象的是（）
A)文件
B)数据
C)记录
D)查询
2. Access数据库中，为了保持表之间的关系，要求在子
表中添加记录时，如果主表没有与之相关的记录，则不
能从子表中添加记录。为此，需要定义的关系是（）
A)输入掩码
B)有效性规则
C)默认值
D)参
照完整性
.mdb
3. 在Access中建立的数据库文件的扩展名是_______ 。
4. 向数据表中输入数据时，若要求所输入字符必须为字
L
母，则应该输入的输入掩码是_______。
69
08.4
1.在数据表中，对指定字段查找匹配项，按下图“查找和
替换”对话框中的设置，查找的结果是（）
A)定位简历字段中包含了字符串“组织能力强”的记录
B)定位简历字段仅为“组织能力强”的记录
B
C)显示符合查询内容的第一条记录
D)显示符合查询内容的所有记录
70
08.4
1.“教学管理数据库”中有学生表、课程表和选课表，为
了有效的反映这三张表之间的联系，在创建数据库时应
设置（）
A)默认值
之间关系
B)有效性规则
C)索引
D)表
2. Access数据库中，为了保持表之间的关系，要求在主
表中修改相关记录时，子表相关记录随之更改，为此需
要定义参照完整性关系的（）
A)级联更新相关字段
段
B)级联删除相关字
C)级联修改相关字段
字段
D)级联插入相关
71
08.4
1. 如果输入掩码设置为“L”，则在输入数据时，该位置
上可以接受的合法输入是（）
A)必须输入字母或数字
B)可以输入字母、数字或空格
C)必须输入字母A~Z
D)任意符号
2. 定义字段默认值的含义是（）
A)不得使该字段为空
B)不允许字段的值超出某个范围
C)在未输入数据之前系统自动提供的数值
D)系统自动把小写字母转换为大写字母
72