DIỄN TẬP (SIMULATION EXERCISE) ThS Lê Văn Tuân, WHO\Viet nam HCMC HCMC, Sep 2012

Lý do phải làm Diễn tập (DT)

• • • • • • Để lượng giá năng lực thực hiện một phần hoặc nhiều phần của Kế hoạch phòng chống, giảm nhẹ thiên tai\dịch bệnh. DT dùng để tập huấn cho các cá nhân và cải thiện hệ thống quản lý Thảm hoạ\tình huống khẩn cấp.

Lý do làm DT: Kiểm tra & lượng giá kế hoạch, chính sách và các bước vận hành.

Phát hiện các nhựơc điểm, hạn chế về nguồn lực.

Cải thiện sự đóng góp\thể hiện của: từng cá nhân, Điều phối có tổ chức và thông tin liên lạc.

Tập huấn, xem xét lại về phân công trách nhiệm.

Mọi người nhận thức được Kế hoạch, vai trò của mình trong hệ thống triển khai Kế hoạch.

Mọi người hài lòng với sự điều chỉnh\quy định

Các Loại Diễn Tập

• • • • •

Hôi thảo Định hướng (Orientation

seminar)

Diễn tập trong phòng họp (Tabletop

excercise)

Diễn tập Thực hành (Drill) Diễn tập Chức năng (Functional) Diễn tập toàn diện (Full scale): cấp độ

cao nhất

Các Loại Diễn Tập

Các cấp độ :

FULL SCALE Simulates a real event as closely as possible. Requires the actual movement of emergency personnel, equipment and resources Operations-based L e s s c o m p le x t o m o re c o m p le x e x e rc is e s FUNCTIONAL A simulated, interactive exercise to test the capability of an organization to respond, without the deployment of resources. Also referred to as a ‘Command Post Exercise’.

Operations-based DRILL A coordinated, supervised exercise used to test a single operation or function. Used to practice and perfect one clearly defined activity.

Operations-based TABLETOP The facilitated analysis of a situation within a controlled scenario. Conducted in a low stress environment, often as a preparation for more complex exercises.

Discussion-based ORIENTATION An introductory exercise to familiarize participants with roles, plans, procedures or resources. Presented as an informal discussion with little or no simulation.

Discussion-based Theo PUBLIC HEALTH AGENCY of CANADA Pandemic Influenza Exercise Tool Kit Edition 3.1

Chương trình DT hoàn chỉnh

• • Được xây dựng từ các DT phức tạp dần, mỗi DT được xây dựng trên nền DT trước, cho đến khi DT càng gần thực tế càng tốt.

C/trình DT phải được lập K/hoạch cẩn thận để đạt được các mục đích đề ra, và cần có sự tham gia của các tổ chức có liên quan trong phạm vi K/hoạch & thực hiện của các tổ chức đó.

Xây dựng Chương Trình DT

• • • • • Là một nỗ lực của nhiều cơ quan\đơn vị (multiorganization), gồm: Phân tích năng lực & chi phí Đặt ra Mục tiêu Biên soạn 1 Kế hoạch dài hạn Lên lịch thực hiện các công việc Giới thiệu rộng rãi (PR) Chương trình DT

Quy Trình DT

• Quy trình biên soạn, dàn dựng & công diễn DT gồm một chuỗi các nhiệm vụ trải qua 3 giai đoạn: Trước, Trong & Sau DT.

Quy Trình DT (tt)

• Các phần việc chính phải hoàn thành là: 1.

2.

3.

4.

5.

Xây dựng cơ sở của DT (-Xem xét bản K/hoạch; -Đánh giá khả năng tổ chức DT; Tính chi phí; -Tìm kiếm sự hỗ trợ; Tổ chức nhóm Thiết kế DT) Thiết kế dàn dựng DT DT Phê bình góp ý & Lượng giá Hoàn chỉnh\bổ sung K/hoạch sau DT.

Quy Trình DT (tt)

• Tài liệu DT: 4 t/liệu chính phải được b/soạn khi thiết kế DT, gồm:     Kế hoạch DT chung Kế hoạch Chỉ đạo\hướng dẫn DT Kế hoạch Lượng giá Số tay cho Người tham gia (player)

Thiết Kế DT: (8 bước chung để thiết kế TTX, DT Chức Năng & DT Toàn diện)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Đánh giá Nhu Cầu Định nghĩa phạm vi DT Đề ra Mục Đích DT Xác định các Mục tiêu (objectives) Biên soạn Kịch bản Viết sự kiện chính & viết các chi tiết các sự kiện Lập danh sách những công việc phải làm Soạn các thông điệp của DT Tùy mỗi loại DT các bước sẽ có chi tiết cụ thể

Thiết Kế DT (tt)

• • Kết quả các tất cả công việc thiết kế sẽ được cho vào Danh sách các sự kiện\kịch bản tổng thể (Master Scenario Events List).

Lập Biểu đồ để theo dõi tiến độ, đi đúng mục tiêu không?

B1. Đánh giá nhu cầu (assess needs)

• • Xác định có cần phải DT không? Loại DT nào là cần làm và phù hợp? Đánh giá nhu cầu giúp ta xác định: - các vấn đề tồn tại, - lý do cần làm DT, và - chức năng nào cần DT.

B1. Đánh giá nhu cầu (tt)

• • • • •

Bắt đầu với Kế hoạch:

Xem xét lại KH và vấn đề cần phải giải quyết: Mối hiểm họa – Nguy cơ phải đương đầu nhiều nhất và mức độ ưu tiên của những mối hiểm họa này. Hazards—the risks.

Vùng, nơi dễ bị tổn hại. vulnerable.

Chức năng nào cần DT nhất.

Đơn vị/ai cần tham gia DT .

Yêu cầu của DT và năng lực cần có.

B1. Đánh giá nhu cầu (tt)

• • • • • •

Bài học kinh nghiệm từ lần DT trước

Xem lại kết quả lượng giá của lần DT trước. Ai đã tham gia , ai chưa tham gia lần DT trước? Có cần thêm các đơn vị/ngành khác tham gia không?

Mục tiêu của lần DT trước có đạt không? Vai trò/ nhiệm vụ của các đơn vị/ người tham gia lần trước có hoàn thành? Bài học từ lần DT trước?

Đã cải thiện những hạn chế chưa? KH đã điều chỉnh chưa? Có xác định rõ Vai trò của chỉ huy & người phát ngôn …?

B1. Đánh giá nhu cầu (tt)

• • • • • • • • • •

Kết quá của Đánh giá nhu cầu cần phát hiện ra:

Mối hiểm họa nguyên phát và thứ phát phải đối đầu Xác định được tác động của đại dịch lên đơn vị/ địa phương Các vấn đề cần phải giả quyết (Problems that need to be resolved).

Các vấn đề có thể tái diễn.

Kỹ năng nào cần thực hành. Các chức năng nào còn yếu Những cải thiện sau lần diễn tập trước hiện nay cần kiểm tra test Cơ sở, nhân viên hoặc thiết bị mới chưa có trong diễn tập. Những điểm yếu như các lỗ hổng, chính sách hoặc các quy định/SOPs chưa rõ ràng (mơ hồ) trong kế hoạch khẩn cấp.

Cần làm rõ vai trò, trách nhiệm. Sơ đồ cấu trúc mới đa ngành vừa mới ban hành. Sơ đồ Luồng thông tin/ báo cáo vỉa mới ban hành. Nhu cầu về diễn tập 1 loại DT nào đó.

B2. Định nghĩa phạm vi DT (Define scope)

Nghĩa là định ra các giới hạn các vấn đề mà các bạn đã xác định trong phần đánh giá nhu cầu • • •

Tại sao phải ĐN phạm vi DT?

Đánh giá nhu cầu định ra được 1 danh sách các vấn đề cần phải cải thiện. Rõ ràng là chúng ta không thể thiết kế được 1 DT mà thực hành hiệu quả: Tất cả các chức năng trong mọi tình huống hiểm họa , sử dụng tát cả các đơn vị, cớ quan, tát cả các nguồn lực .

Do đó bạn cần phải có các vấn đề ưu tiên cần giải quyết. Phạm vi DT cần rõ ràng và có giới hạn.

• • • • • • • •

Xác định phạm vi DT như thế nào?

Nhiều yếu tồ ảh đến lãnh vực nào cần có trong DT và lãnh vực nào không. Đôi khi 1 quyết định sẽ ảh đến DT (vd: Nếu cần DT chức năng thì sẽ xác định được ai cần tham gia vào DT. Các yếu tố khác có thể giúp xác định phạm vi DT: PHí tổn.

Nguồn lực gồn cả nhân lực Tính chất nghiêm trọng của vần đề Khả năng giải quyết vấn đề của loại DT Kỹ năng & kinh nghiệm của người thiết kế Thời lượng của DT

• • • • • •

Phạm vi gồm những gì?

5 thành tố của phạm vi : Loại Tình huống khẩn cấp: Thường chọn loại hay xảy ra, chưa DT, vị trí: địa điểm hay, có thể xảy ra Chức năng:Liệt kê các vận hành/hoạt động mà người DT phải thực hiện. Phải bảo đảm các thủ tục/quy trình phải rõ ràng. Người/Đ vị tham gia: Sau khi đã xác định rõ chức năng/nhu cầu quan trọng nhất , bạn có thể xác định cơ quan/đ vị/ ai cần tham gia các hoạt động trong DT Loại DT: Loại DT nào cần nhất? Kinh nghiệm gí cần cho từng loại DT? Loại DT nào là bắt buộc?

B3. Đề ra Mục Đích DT (write a statement of purpose)

• • • Là tuyên bố mục đích của DT. MĐ sẽ tập trung nội dung gì? Kiểm soát toàn bộ DT và gồm: Các mục tiêu chuyên biệt để chi phối các bước tiếp theo. Nêu rõ lý do tại sao DT được tiến hành, các đ vị/ người tham gia DT, có liên quan. Hữu ích cho truyền đạt/ tập huấn KH cho nhân viên/ đ vị. Báo chí và lãnh đạo địa phương.

Bài tập nhóm về Đánh giá Nhu Cầu, Phạm vi & Mục đích (20’)

• • • • Liệt kê các đơn vị/cơ quan có vai trò chính trong phòng chống đại dịch?

Kinh nghiệ m đã trải qua của đơn vị/ cơ quan này?

Có Kế hoạch mới, cấu trúc mới (phòng ban mới), nhân sự mới chưa tham gia DT?

Các vấn đề còn tồn tại trong kế hoạch, bài học từ DT trước chưa giải quyết?

Bài tập nhóm Phạm vi & mục đích (tt) (30’)

Thảo luận, chọn ra 1 tỉnh & nêu 1 DT và điền vào biểu mẫu sau đây • • • • • • • • Tiêu đề Diễn tập: Phạm vi: Loại tình huống khẩn cấp: Vị trí: Chức năng: (Liệt kê các vận hành/hoạt động mà người DT phải thực hiện). Các cơ quan/đơn vị tham gia: Loại diễn tập: Mục đích của diễn tập:

B4. Xác định các Mục tiêu (Define objectives)

• •

DT dự định hoàn thành những gì? Mục tiêu và kết quả phải định rõ.

1 mục tiêu là mô tả các các hoạt động mà bạn mong muốn người tham gia thực hiện một cách trọn vẹn. Các mục tiêu phải phù hợp với Mục đích nhưng chi tiết hơn và phải dựa vào hành động.

Writing SMART objectives

• • • • • •

Hướng dẫn SMART cho xây dựng mục tiêu Simple Đơn giản, câu rõ ràng, ngắn gọn dễ hiểu Measurable đo lường mức độ hoàn thành, do vậy thấy được Kết quả, hoàn thành mục tiêu. (người tham gia đồng ý về mực độ hoàn thành của họ) Achievable Mục tiêu không quá khó để không thể hoàn thành

Realistic Mục tiêu sát với tình huống thực tế. Có khi mục tiêu hoàn thành nhưng không thực tế.

Task oriented Mục tiêu nên tập trung vào hành động hoặc

các quy trình. Theo thiết kế thì mỗi mục tiêu sẽ tập trung vào từng chức năng.

Bài tập về xác định Mục tiêu

• Mục tiêu: Thực hiện 1 quy trình cần thiết trong việc bảo vệ và an toàn nhân viên y tế khi chống dịch.

Mục tiêu này: S M A R T không?

• Đây có phải là mục tiêu hữu ích? Tại sao?

Bài tập về mục tiêu

Mục tiêu: 1/ Tất cả các tình nguyện viên sẽ được sử dụng.

2/Khi đại dịch xảy ra Tất cả các nhân viên sẽ đáp ứng đúng, đủ các yêu cầu. Mục tiêu này Good hay Poor?

Mục tiêu: Thực hiện đầy đủ về hành động và các trang bị để hỗ trợ vận hành/các hoạt động trong tình huống khẩn cấp. Bạn cho y kiến về Mục tiêu này?

Cần thay đổi /thêm những gì để trở thành hoàn chỉnh?

B5. Biên soạn Kịch bản (compose a narrative)

Kịch bản gồm nhiều đoạn tường thuật mô tả ngắn gọn sự kiện xảy ra theo thời gian từ lúc bắt đầu đến kết thúc. Đoạn văn tu72ng thuật có 2 chức năng quan trọng là: 1/ Kiểu thức của DT. Người tham gia phải có động cơ để tham gia. Kịch bản thu hút sự chú ý và làm họ muốn tiếp tục tham gia đến cuối cùng.

2/ Đặt ra các giai đoạn hành động qua việc cung cấp các th/tin mà người tham gia cần trong suốt quá trình DT

Bài tập về viết kịch bản

• • • • • • • • • • • • • Viết dàn ý 1 kịch bản dựa vào trả lời những câu hỏi sau: Sự kiện gì?

Sự kiện này nhanh, mạnh, sâu, nguy hiểm như thế nào?

Bạn biết như thế nào về sự kiện này?

Đã đáp ứng những gì?

Thiệt hại đã báo cáo?

Hậu quả của sự kiện này?

Thời gian Cảnh báo trước không?

VỊ trí?

Điều kiện thời tiết có liên quan?

Các yếu tố khác ảnh hưởng đến các hoạt động đáp ứng (Điều kiện dịch bệnh khác?

Dự báo ?

B6. Viết sự kiện chính & viết các chi tiết các sự kiện (Write major & detailed events)

• Mục đích của viết sự kiện là cung cấp 1 cấu trúc nhằm: Liên kết các sự kiện diễn tập với các hành động mà bạn muốn mọi người thực hiện; • Tạo tính đồng nhất cho DT; Nếu các sự kiện không có cấu trúc liên quan nhau thì DT sẽ bị phân tán ra thành những hoạt động ngẫu nhiên/ tùy tiện. Các sự kiện trong kịch bản cần phải mang tính thuyết phục, thống nhất & xuất phát/phù hợp với mục tiêu.

Bài tập về viết các sự kiện chính

• Từ mục tiêu, bạn hãy viết 1 sự kiện chính và vài chi tiết của sự kiện

B7. Lập danh sách những công việc phải làm (list expected actions)

Là các hoạt động hoặc quyết định mà bạn muốn người tham gia thực hiện nhằm thể hiện năng lực.

• Viết các thông điệp: - DT nhằm làm cho người tham gia suy nghĩ và hành động theo 1 cách chính xác, thông điệp cần bảo đảm sao cho ra kết quả định trước trong kế hoạch. - Danh sách những công việc phải làm giúp bạn viết các thông điệp hiệu quả. • Xác định cần lượng giá gì? Determine what should be evaluated. Dt cần tập trung lượng giá người tham gia có đáp ứng đúng trong tình huống khẩn cáp không? Danh sách những công việc cần làm sẽ là cốt lõi của sự lượng giá.

B7. Lập danh sách những công việc phải làm (tt)

• • • •

Loại hoạt động: 4 loại hoạt động mà người tham gia phải thực hiện

Verification: Thu thập hoặc xác minh th/tin.

Consideration: Suy nghĩ về Th/tin, thảo luận, thương lượng với người tham gia khác, tham khảo K.hoạch

Deferral: Trì hoãn hoạt động, lên dach sách hoạt động ưu tiên.

Decision: Quyết định triển khai hoặc từ chối/ không triển khai nguồn lực. Để làm thế nào biết được hành động nào đúng khi đáp ứng với 1 sự kiện được đưa ra, bạn phải tham khảo kế hoạch.

B7. Lập danh sách những công việc phải làm (tt)

• •

Liên quan với mục tiêu

Các công việc phải làm phải phù hợp với mục tiêu. Từ Mục tiêu đề ra công việc cần làm. Công việc cần làm xuất phát từ mục tiêu và được thực hiện bởi người/ đ vị phù hợp với mục tiêu

B8. Soạn các thông điệp của DT (prepare messages)

• • Th/điệp dùng để truyền các sự kiện chi tiết đến người tham gia. 1 th/ điệp có thể nêu 1 sự kiện, hoặc nhiều th/điệp có thể dùng để thông báo cho người tham gia về 1 sự kiện. Th/điệp có mục đích là gợi ra đáp ứng và làm cho người tham gia ra quyết định, hành động phù hợp với mục tiêu của DT

Truyền th/điệp : bằng nhiều cách

     Điện thoại bàn Diện thoại di động Radio Người đưa tin Giấy  Fax Tính Tin cậy: dù truyền bằng cách nào thì phải xuất phát từ nguồn tin cậy và truyền qua những kênh đáng tin cậy

Liên quan với các hành động phải làm

- Th/điệp phải liên quan trực tiếp với các

hành động phải làm. - Mỗi 1 th/điệp được thiết kế để người tham gia thực hiện 1 hoặc nhiều hành động (phải làm)

• • • • • • •

Các biến số cần có trong Th/điệp

Dù đơn giả hay phức tạp Th/điệp cần phải có 4 biế số chính communication: who sends what to whom, with what effect.

WHO ai gửi th/điệp SEND (th/điệp truyền đi bằng cách nào) WHAT (th/tin cần truyền) To WHOM ( người nhận) What Effect (hành động)

Bài tập B8.

• Chọn 1 Hành động cần phải làm, rồi Viết một mẫu thông điệp:

Tóm Tắt về các DT

Các Loại Diễn Tập

Các cấp độ :

FULL SCALE Simulates a real event as closely as possible. Requires the actual movement of emergency personnel, equipment and resources Operations-based L e s s c o m p le x t o m o re c o m p le x e x e rc is e s FUNCTIONAL A simulated, interactive exercise to test the capability of an organization to respond, without the deployment of resources. Also referred to as a ‘Command Post Exercise’.

Operations-based DRILL A coordinated, supervised exercise used to test a single operation or function. Used to practice and perfect one clearly defined activity.

Operations-based TABLETOP The facilitated analysis of a situation within a controlled scenario. Conducted in a low stress environment, often as a preparation for more complex exercises.

Discussion-based ORIENTATION An introductory exercise to familiarize participants with roles, plans, procedures or resources. Presented as an informal discussion with little or no simulation.

Discussion-based Theo PUBLIC HEALTH AGENCY of CANADA Pandemic Influenza Exercise Tool Kit Edition 3.1

Hôi thảo Định hướng

(Orientation seminar):

• • Dựa vào

Thảo luận

.

Giúp cho các thành viên làm quen với bản kế hoạch về nhiệm vụ - trách nhiệm, hậu cần - nguồn lực, qui trình\thủ tục, quen với trang thiết bị.

Thường được thực hiện trong các cuộc họp (không mang tính trang trọng).

Diễn tập trong phòng họp (TTX)

Giới thiệu tabletop exercise (TTX) [diễn tập trong phòng họp] là một công cụ quản lý tình trạng khẩn cấp: như Đại dịch, thảm họa….

 Nội dung gồm: Mục đích, phạm vi, các loại diễn tập & Thiết kế và xây dựng diễn tập ở mức độ cơ bản.

Diễn tập trong phòng họp (TTX) (tt)

• • •

Thảo luận

Hướng dẫn phân tích tình hình trong một kịch bản đã được định trước\ và có kiểm soát.

Là một bước chuẩn bị cho các loại diễn tập cấp độ phức tạp hơn.

Được thực hiện trong một môi trường không căng thẳng.

Diễn tập Thực hành (Drill):

• •

dựa vào Vận hành

Là loại Diễn tập có phối hợp & giám sát, thường dùng để test sự vận hành của một hoạt động hay một chức năng. Dùng để thực hành và hoàn thiện một hoạt động cụ thể (đã định trước)

Diễn tập Chức năng (Functional):

dựa vào Vận hành

là diễn tập tương tác, dùng để test khả năng của một cơ quan đối phó với một sự kiện được mô phỏng. (test các chức năng nhiệm vụ của kế họach hành động của một cơ quan… Là sự đáp ứng có điều phối trong một tình huống khẩn trương, mô phỏng thực tế.

Diễn tập toàn diện (Full scale):

• • •

Là loại DT có cấp độ cao nhất

dựa vào Vận hành mô phỏng một sự kiện thực (hoặc càng thực càng tốt). Dùng để đánh giá khả năng vận hành của tòan bộ hệ thống quản lý tình huống khẩn cấp trong một bối cảnh căng thẳng cao độ, trong điều kiện đối phó thực tế. với sự tham gia\vận hành của toàn bộ nhân lực, hậu cần, trang thiết bị.

Diễn tập trong phòng họp (TTX)

Tại sao chọn TTX?

• • • TTX thường tập trung vào việc cho các thành viên làm quen với vai trò -nhiệm vụ, các qui trình\thủ tục.

TTX dựa vào hướng dẫn thảo luận và cung cấp cơ hội cho các thành viên (players) phân tích các tồn tại\ thiếu sót của - bản kế hoạch (đại dịch), - chính sách và - sự điều phối- phối hợp.

Một TTX có cấu trúc tốt sẽ làm cho các nhà quản lý xem xét lại quy chế hiện hành; đề ra\xác định được quy chế đúng khi phải đương đầu với các khó khăn \thách thức quan trọng.

Đặc điểm của TTX:

• • • • • Thực hiện trong một hoàn cảnh không căng thẳng, thân mật, không trang trọng.

DỰa vào Thảo luận. Hội thảo viên thường là những người ra quyết định (trưởng đơn vị, trưởng nhóm…) & cộng sự của họ cùng ngồi quanh một bàn tròn thảo luận.

Thường thiết kế nhằm xem xét lại kế hoạch hoặc các chính sách, gắn với giải quyết các khó khăn một cách thật triệt để. Thường dùng giải quyết các tình huống “cái\điều gì sẽ xảy ra nếu …”.

Thực hiện trong một khung có cấu trúc định sẵn.

TTX khác với workshop hoặc seminar?

• • • TTX dựa vào một kịch bản cụ thể thảo luận trong một khoảng thời gian kéo dài linh hoạt. TTX có tính cấu trúc hơn là workshop hoặc seminar, vì kịch bản đã làm giới hạn- hạn chế các hoạt động. Một TTX tương tự như bên quân sự là tập trên sa bàn.

Mục Đích của TTX

    mục đích phải thật rõ bằng câu xoáy vào đúng mục tiêu mong muốn. Nêu đúng ý định của diễn tập. Không nên nêu chi tiết làm thế nào để đạt được mục tiêu.

VD: “Mục tiêu của diễn tập này là phê chuẩn các quy định\thủ tục phòng chống đại dịch Cúm.”

Các Mục tiêu:

   Một mục tiêu phải được mô tả bằng sự thực hiện được kỳ vọng của những người tham gia.

Các mục tiêu sẽ tạo ra một khung cho kịch bản.

Các MT có thể là:     Giới thiệu hoặc phê chuẩn một kế hoạch hoặc một chính sách.

Phân tích hoặc phê chuẩn một qui trình ra quyết định.

Chuẩn bị cho một diễn tập toàn diện (functional) hoặc diễn tập tại thực địa. Huấn luyện nhân viên, hoặc cho nhân viên thực hành các qui trình\thủ tục phòng chống Đại dịch.

Phạm vi

    Nêu chính xác phạm vi mà TTX bao hàm.

Nêu rõ thành phần và số lượng người tham gia.

Phạm vi giới hạn về thời gian, mức độ dịch, kế hoạch diễn tập …. Phải kiểm soát được: phạm vi diễn tập không quá rộng, cũng như không quá phức tạp.

Kịch bản

   Kịch bản là “chuỗi sự kiện ” mà diễn tập dựa vào. Kịch bản phải:    Thực tế (tin được); Dựa vào mức độ \tầm vóc của dịch; và Liên quan trực tiếp đến mục đích của diễn tập.

Kịch bản phải được thiết kế một cách cẩn thận (dựa vào thực tế) để các mọi thành viên có thể tham gia. Đòi hỏi của kịch bản Không nên quá khắt khe, nhưng cũng không quá dễ dãi.

Người tham gia

  Ba loại chính:    Controllers (trong TTX là hướng dẫn viên); Người chơi (players); và Quan sát viên (observers).

Quan trọng là phải giữ được sự khác biệt giữa ‘“players” and “observers” .

Tài liệu

  Tài liệu diễn tập gồm các tài liệu được biên soạn để cung câp các hướng dẫn cho planners, controllers/facilitators and participants thực hiện các yêu cầu của diễn tập.

Gồm:  Hướng dẫn chung về diễn tập    Hướng dẫn chỉ đạo DT Sổ tay của Player Bảng đáng giá sau khi thực hành

Tài liệu Hướng dẫn chung

    Là tài liệu chính để chuẩn bị & thực hiện TTX.

Xác định ý đồ (mục đích) của thực hiện DT và thông báo cho những người tham gia. Soạn kịch bản, phạm vi và Mục đích, các mục tiêu, ngày\giờ và thông tin về hậu cần.

Cần 30-60 days để chuẩn bị cho DT.

Tài liệu Hướng dẫn Chỉ Đạo DT

     Nêu rõ làm sao tổ chức & quản lý DT.

Tài liệu chính cho Hướng dẫn viên. Gồm cấu trúc chỉ đạo và nhiệm vụ, các hướng dẫn an toàn, các vấn đề thông tin và vấn đề chỉ đạo khác. Có giới hạn sự tham gia (quyền hạn tùy nhiệm vụ).

TTX đơn giản thì không cần tài liệu Hướng dẫn chỉ đạo.

Sổ tay Player

   Phân phát cho tất cả những người tham gia (cả observers).

Sổ tay này sẽ nói cho người tham gia biết vai trò\nhiện vụ và DT mong muốn họ đóng góp nơi họ. Gồm (tối thiểu):       Danh sach những người tham gia ; Tóm tắt về tổ chức DT, Mục đích …; Chỉ đạo; Vai trò của player ; Lịch DT chi tiết ; và Hậu cần.

Bảng đáng giá sau khi thực hành

  Phải có một “Tóm tắt nhanh” trong phần kết luận của DT để ghi nhận tất cả các phản hồi\đóng góp của người tham gia DT. Cần phải ấn hành ngay một “báo cáo sau DT” để nêu:    Cái gì đã làm đúng; Cái gì sai ; và Cần cải thiện chỗ nào trong bản kế hoạch hiện hữu, các chính sách, các qui trình vận hành nào cần phải cải thiện .

Diễn tập:

   Trình tự kịch bản dựa vào chiều hướng diễn tiến của tình hình.

Trong khi DT thì cùng với Tóm tắt tình hình \huống câu hỏi thảo luận sẽ được phân phát theo trình tự thời gian ( trong khi DT toàn thể ( functional exercise) dùng Danh sách tất cả các sự kiện).

Có thể dùng Clip mô phỏng cho từng phân đoạn Kịch bản

Clip mô phỏng

   Clip đóng vai trò tốt trong viếc mô tả chi tiết tình hình dịch đang xảy ra và thường được dùng là nguồn thông tin cho công chúng. Clip mô phỏng là cách hữu dụng để đưa hiện thực & sự rõ ràng vào DT, và tạo hiệu quả tốt cho các bối cảnh kịch bản. Một số công ty dùng kỹ thuật cao thiết kế các clip rất hiện thực cho các DT.

Các bước lập kế hoạch TTX:

 10 bước chính : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) Tổ chức một cuộc họp ban đầu về lập kế hoạch.

Chọn nơi DT & sắp xếp nguồn lực cho DT.

Soạn tài liệu hướng dẫn chung.

Soạn tài liệu Chỉ đạo.

Soạn sổ tay Player.

Xác định và kiểm tra tại nơi DT. Tổ chức cuộc họp sau cùng về triển khai kế hoạch.

Tổ chức tập luyện trước. Diễn tập .

Đánh giá sau thực hành DT.

Kế hoạch thời gian:

(Biểu Đồ theo dõi) Một TTX cần có một kế hoạch thời gian đầy đủ:– Đây là VD về thời gian 3 tháng kế hoạch: Họp ban đầu 03-Apr-08

Initial Planning Conference

Hoàn tất thiết kế 07-May-08

Design Complete

Ban hành HD chỉ đạo 01-Jun-08

Publish Control Instruction

24-Jun-08

Rehearsal Tổ chức DT

28-Jun-08

Conduct Exercise

14-May-08 15-Jun-08

Publish Exercise Instruction Publish Player Handbook Ban hành hướng dẫn chung

Ban hành số tay players 07-Apr-08 - 05-May-08

Exercise Design Phase

01-May-08 01-Jun-08 01-Apr-08 30-Jun-08

Vài chìa khóa thành công

    Chìa khóa tốt nhất để bảo đảm thành công là KẾ HOACH TỐT.

Không thành công nếu không có LÀM VIỆC NHÓM. Vì thiết kế & thực hiện DT không thể là nhiệm vụ\công việc của cá nhân.

Thành công phụ thuộc vào sự TẬP LUYỆN trước. Đừng bỏ qua Tập luyện trước với lý do là “chúng ta không có thời gian, hoặc hãy linh động”. Từ những vệc nhỏ nhất cũng phải tập luyện với yêu cầu phải đầy đủ nhân viên.

Chìa khóa cuối cùng của thành công là chọn thật kỹ người tham gia. Họ phải mong được hưởng lợi từ bản kế hoạch hoặc được diễn tập. Những người có trách nhiệm phải tham gia DT.

Sử dụng Bộ dụng cụ DT

   Những slides này là một phần của Bộ dụng cụ được thiết kế để trợ giúp chuẩn bị cho tăng cường dần DT phòng chống đại dịch Cúm.

Bộ dụng cụ cung cấp vật liệu cho lập kế hoạch, và thực hiện một TTX đơn giản , gồm các biểu mẫu, hướng dẫn cho các công việc\nhiệm vụ lập kế hoạch và khung DT.

Bộ dụng cụ giúp chuẩn bị và thực hiện tốt một TTX phòng chống đại dịch, nhưng KHÔng thay thế cho một Kế hoạch tốt.

Bảng Đánh giá (Participant Feedback)

• Góp ý cho Diễn tập:      Chủ đề của Diễn tập có phù hợp không?

Cấu trúc câu hỏi cho thảo luận nhóm có phù hợp với chủ đề không? Tổ chức thảo luận nhóm như thế nào?

Thời lượng của diễn tập : - dài – ngắn – vừa Diễn tập có hữu ích không? Nếu có nêu những điểm mà bạn thấy hữu ích? Sau diễn tập này có cần điều chỉnh/ bổ sung cho Kế hoạch hiện nay không? điều chỉnh/ bổ sung những điểm nào?

• Đề xuất cho diễn tập lần sau được tốt hơn: ……………………………..

Tài liệu tham khảo

• • •

PUBLIC HEALTH AGENCY of CANADA Pandemic Influenza Exercise Tool Kit Edition 3.1

FEMA Excercises Design Course WHO Pandemic Influenza Preparedness – Exercise Design & Development

Lời Kết Chúc các bạn thành công với kế hoạch DT.