Transcript Manajemen Unit Kerja 4 Pertemuan 3

ORGANISASI DAN MANAJEMEN II
Topik 5 : ANALISIS JABATAN
TUJUAN
INSTRUKSIONAL
MATERI
PERKULIAHAN
TUJUAN
INSTRUKSIONAL UMUM
Setelah selesai mengikuti perkuliahan ini
diharapkan mahasiswa dapat mengetahui
ANALISIS JABATAN
Klik di sini untuk melanjutkan
TUJUAN
INSTRUKSIONAL KHUSUS
1. Mahasiswa dapat menyebutkan
pengertian
2. Mahasiswa
ANALISIS JABATAN
ANALISIS JABATAN
3. Mahasiswa
ANALISIS JABATAN
dapat
menguraikan
dapat
menguraikan
Klik di sini untuk melanjutkan
Ny. Rokiah Kusumapradja
ANALISA JABATAN
MANAJEMEN PERSONALIA DIAWALI DENGAN
KEGIATAN  REKRUITMEN, PENERIMAAN,
PENEMPATAN PEGAWAI.
ANALISA JABATAN  LANDASAN / PEDOMAN
 PENERIMAAN,PENEMPATAN , PEMBINAAN,
PENGGAJIAN, PROMOSI, PENGEMBANGAN
KARIER ,DLL  PEGAWAI
MENGAPA ANALISIS JABATAN PENTING
DI RS 
 perubahan lingkungan yang sangat cepat
 perkembangan teknologi komunikasi dan
informasi
 Tuntutan kualitas pelayanan & efisiensi.
 ANALISA JABATAN TIDAK STATIS DITINJAU
SECARA PERIODIK SESUAI KEBUTUHAN .
• MISI/VISI
•STRUKTUR
ANALISA
JABATAN
•URAIAN
TUGAS
• SYARAT
JABATAN
• ORGANISASI
•MANAJEMEN
•SDM
•PENEMPATAN
•ALAT
• STAFFING
•LINGKUNGAN
•DLL
KINERJA
RUMAH
SAKIT
PENGERTIAN ANALISA JABATAN
 ANJAB  SUATU CARA SISTEMATIS UNTUK
MENGUMPULKAN DAN MENGANALISA
INFORMASI TENTANG ISI PEKERJAAN DAN
KEBUTUHAN TENAGA MANUSIA DAN KONTEKS
DI MANA PEKERJAAN DILAKSANAKAN.
( Robert L Mathis, Cs.2000 )
 ANJAB  SUATU PROSES PENYELIDIKAN
SECARA MENDALAM TENTANG TUGAS,
KEWAJIBAN, DAN TANGGUNG JAWAB DARI
SUATU JABATAN / JOB ( Soejadi,Fx)
 JOB ANALYSIS  A PROCESS FOR OBTAINING
ALL PERTINENT JOB FACTS : OBSERVATION,
QUESTIONNAIRE, INTERVIEW ( Rakich,at all, 1985
)
ANJAB DAN AKTIFITAS MANAJEMEN
SDM
Perencanaan
SDM
Hubungan
Serikat
tenaga kerja
Perekrutan
ANALISIS
PEKERJAAN
URAIAN PEK.
Kesehatan,
Keselamatan
& keamanan
Seleksi
SPESIFIKASI PEK.
Konpensasi
Penilaian
kinerja
Pelatihan
& pengembangan
MANFAAT ANALISA JABATAN
ANJAB  LANDASAN / PEDOMAN
PENERIMAAN DAN PENEMPATAN
KARYAWAN :
Syarat- syarat yg diperlukan bagi setiap
jabatan  landasan rekruitmen.
Menetapkan karyawan secara tepat sesuai
syarat dan kebutuhan.
2. ANJAB  LANDASAN PENENTUAN
KEBUTUHAN KARYAWAN
Anjab menetapkan syarat kualitas dan
kuantitas kegiatan  dapat menghitung
kebutuhan karyawan.
1.
3. ANJAB  LANDASAN KEGIATAN LAIN 
Mutasi
Dasar syarat jabatan
Promosi
Training
Konpensasi / penggajian
Dasar pertimbangan : berat /ringannnya pekerjaan ;
resiko jabatan; sulit/ tidaknya jabatan; besar/kecilnya
tanggung jawab; pengalaman yg diperlukan ; tingkat
pendidikan .
Landasan Syarat lingkungan kerja/ K3
Landasan pemenuhan kebutuhan peralatan
Landasan orientasi karyawan baru
Pedoman kerja karyawan
Memperlancar hubungan kerjasama antar karyawan/
unit
Landasan pengorganisasian seluruh pekerjaan dan
ANALISA JABATAN
DESKRIPSI JABATAN
Penjelasan tentang
suatu jabatan , tugastugas, tanggung jawab,
wewenang,dll
Uraian tugas harus
jelas, tidak simpang
siur, tidak duplikasi
dengan jabatan lain.
Tidak terlepas dengan
deskripsi jabatan dari
keseluruhan jabatan.
SYARAT- SYARAT
JABATAN
Merupakan suatu
informasi tentang
syarat- syarat yg
diperlukan bagi
setiap karyawan
untuk memangku
jabatan tsb, sesuai
deskripsi jabatan.
JOB ANALYSIS
A process for obtaining all pertinent job facts
observation; quetionaire; interview
JOB DESCRIPTION
• a statement containing
such items as :
- Job title
- Location
- Job summary
- Duties
- Machines, tools, equipment
- Materials & forms used
- Supervision given or received
- working conditions
- Hazards
JOB SPECIFICATION
• A statement of the human
Qualifications necessary
to do the job, usually contains
Such items as :
-Education ; Experience
-Training ;Judgment
-Initiative ; Physical effort
-Physical skills; responsilities
- communication skills,
- emotional, characteristics unusual
Sensory demands : sight. Smell,
hearing
Source : Adapted from Dale S Beach, Personnels The management at work, 1980
Job
Summa
ry
Location
duties
Supervi
sion
JOB DESCRIPTION
Job
title
Working
Condi
tion
Hazards
JOB ANALYSIS
Education
Communi
Cation
ability
JOB SPECIFICATION
Experi
ence
training Respon
sibility
initiative
judgemnt
Emotional
traits
Physical
energy
SYARAT- SYARAT JABATAN
SYARAT PENDIDIKAN : SMU, SMK,D III, S1,
S2, S3, Kejuruan ttt, Spesialis,dll
SYARAT KESEHATAN : Tidak berkaca mata,
tidak sakit paru, tidak buta warna,dll
SYARAT FISIK : tinggi badan, berat badan,
Umur, jenis kelamin,dll
SYARAT LAIN : menikah/ belum menikah,
jumlah anggota keluarga, mempunyai
keperibadian tertentu, paras muka menarik.
PENETAPAN SYARAT HARUS
DISESUAIKAN SITUASI DAN KONDISI.
PENGGOLONGAN SYARAT
:
1. SYARAT MUTLAK :
 WNI
 KTP JAKARTA

WANITA
 TIDAK PERNAH DIHUKUM
2. SYARAT POKOK

PENDIDIKAN
 PENGALAMAN
3. SYARAT PENTING :
 KESEHATAN
 KEPRIBADIAN
4. SYARAT PELENGKAP : UMUR,DLL
CARA MENDAPATKAN
INFORMASI
OBSERVASI :
 work sampling ;
 catatan harian pegawai
WAWANCARA
QUESIONER / ANGKET
KOMBINASI
PROSES ANALISIS JABATAN
METODA
kuesioner
wawancara
observasi
catatan harian
SUMBER DATA DILAKUKAN
OLEH :
pegawai
Spesialis SDM
supervisor
Konsultan luar
manajer
Supervisor /
Disiapkan kedalam
• Uraian pekerjaan
•Spesifikasi pekerjaan
Manajer
Diperiksa oleh :
• Spesialis SDM
•Manajer / supervisor
• pegawai
PENANGGUNG JAWAB ANALISIS
PEKERJAAN
UNIT SDM
MANAJER
Menyiapkan dan
Melengkapi/ membantu
mengkoordinasikan
melengkapi informasi
prosedur Anjab
Anjab
Menulis uraian dan
Memeriksa & menjaga
spesifikasi pekerjaan 
ketepatan uraian &
diperiksa manajer
spesifikasi pekerjaan
Merevisi dan
memeriksa uraian dan
Dapat meminta Anajab
spesifikasi jabatan
baru  pekerjaan
secara berkala
berubah
Memeriksa input
Identifikasi standar
manajer  menjamin
kinerja berdasarkan
ketepatan
informasi Anjab
Dapat meminta bantuan
konsultan luar
CARA MELAKUKAN ANALISA
PEKERJAAN
JABATAN DIKELOMPOKAN DALAM TUGASTUGAS ( TASK)
TUGAS DIPECAH MENJADI KEGATAN
( OPERATION )
KEGIATAN DIPECAH MENJADI RANGKAIAN
LANGKAH- LANGKAH
( STEPS)
UNTUK MELAKUKAN PEKERJAAN TSB
IDENTIFIKASI :
KETRAMPILAN APA,
PENGALAMAN APA,
BUTUH ALAT APA,
KEMUNGKINAN RESIKO ,DLL
CONTOH : JURU FILE



•




JURU FILE ( PENYIMPANAN; PENGGOLONGAN;
PENGKODEAN; PEMELIHARAAN SURAT;
PENGAMBILAN KEMBALI )
TUGAS ( TASK ) 
Menerima surat / keterangan lain
Menyusun surat ke dalam file
Menemukan kembali surat bila diperlukan.
TINDAKAN ( OPERATION )  Tugas menyusun
surat ke dalam file :
Menggolongkan surat menurut sistem
Meneliti , membaca pokok surat
Memberi indeks, kode
Memasukan surat kedalam bundel / kartu file
lanjutan
LANGKAH- LANGKAH ( STEPS ) 
MENGGOLONGKAN SURAT MENURUT
SISTEM YANG BERLAKU :
 Pindahkan surat dari kotak surat masuk
 Mencek pokok suat
 Mengglongkan surat berdasarkan  asal
kantor ; jenis surat ( biasa, rahasia, pribadi,
penting, segera,dll )
• UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN
TERSEBUT observasi :
 Perlu pengetahuan apa ?
 Ketrampilan apa / alat apa ?
 Pengalaman apa?
 dll
Tahapan proses analisis pekerjaan
1. Perencanaan Analisis Pek
•
•
Mengidentifikasi sasaran
Analisa Pekerjaan.
Mendaptkan dukungan
Manajemen puncak
4. Mengembangkan uraian
Pek dan spesifikasi Pek.
• Mengkonsep uraian dan Spep pek.
•Mengkaji konsep dg para manajer
•Mengidentifikasi rekomendasi
• finalisasi uraian dan rekomendasi pek
2. Mempersiapkan dan
Mengkomunikasikan An Pek.
•Mengidentifikasi Pek danMetodologi
•Mengkaji dokumen pekerjaan
•Mengkomunikasikan proses
3. Melakukan Analisis Pek.
•Mengumpulkan data Anjab
•Mengkaji dan menyusun data
4. Mempertahankan dan memutakhirkan uraian pek & spek pek
• memutakhirkan Uraian & spek jabatan sesuai perubahan org.
•Menkaji ulang uaraian pek secara berkala
URAIAN JABATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
NAMA JABATAN
KODE JABATAN/ ESELON
LOKASI JABATAN/ HUBUNGAN KERJASAMA: bertanggung jawab
kepada siapa dan mengawasi siapa ( UNIT ORGANISASI )
MISI ORGANISASI
RUMUSAN SINGKAT TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
JABATAN/ PEK./ MISI JABATAN. ( MISI JABATAN )
HASIL PEKERJAAN JABATAN
BAHAN KERJA 9. PERANGKAT KERJA
SIFAT JABATAN
URAIAN TUGAS
TANGGUNG JAWAB
WEWENANG
KORELASI JABATAN
KONDISI PELAKSANAAN KERJA
RESIKO
SYARAT JABATAN
GARIS PROMOSI
TINGKAT GAJI
TANGGAL UARAIAN JABATAN DIBUAT; PENYUSUN URAIAN
LATIHAN SOAL
Jawablah latihan soal topik 3
yang terdapat di :
http://elearning/portal/univ/mahasiswa
SELAMAT BEKERJA