Transcript Diplomáciai protokoll és etikett 10.

Diplomáciai protokoll
és etikett 10.
Hivatalos delegációk fogadása
I. Hivatalos delegáció érkezése
- A program része lehet tárgyalás, fogadás, étkeztetés, ceremónia stb. (ismétlés)
- Delegáció=küldöttség
1.
Delegáció egy tárgyalásra:
Belföldi vendég jöhet egyenesen hozzánk
Külföldi vendégek esetén őket elsősorban mások fogadják, hozzánk csak egy tárgyalásra
érkeznek (a másik fogadó delegációval is folyamatosan egyeztetni kell)
Protokollos megszerzi az információkat a másik fogadó delegációtól:
- hány fő a vendégek és a másik házigazdák létszáma, akik jönnek a tárgyalásra; nevük és
rangjuk
- van-e tolmács, mozgássérült, hány kocsival jönnek
- mettől meddig maradhatnak
- hoznak-e ajándékot, milyen értékben
- melyik bejárathoz kell érkezniük
- ki fogadja őket (rangban max. 2-vel lehet alacsonyabb, mint a fogadottak legmagasabb
rangú személye)
- a mi cégünk részéről kik fognak tárgyalni
- mivel kínáljuk őket
- előkészületek:
- tárgyaló, hangosítás, kínálni való stb. ellenőrzése
- főnöknek szólni, hogy megérkeztek a vendégek> időben el tudjon készülni a fogadásukra
- váróhelyiségbe, majd onnan a tárgyalóba kísérni
a vendégeket
- Sajtó meghívása:
- néhány nappal az esemény előtt, elkészíteni a
sajtó számára szükséges információkat tartalmazó
anyagot
- a sajtó az első 2 percben lehet benn, majd a
tárgyalás után sajtótájékoztató
- Ha bármit nálunk felejtettek, a másik fogadó
delegációval felvenni a kapcsolatot
2. Delegáció érkezése egy napra, szállás nélkül:
- Itt lehet étkezés és kisebb városnézés (vidéki városoknál) is
- Itt is lehet másik fogadó delegáció
- Forgatókönyv írása: teendőkre lebontva a szervezésben
résztvevők mindegyikének, a vendégeknek csak a tartalmi
program átadása
- Ha a delegációban van biztosított személy, őt
Magyarországon a Köztársasági Őrezred védi
- Étkezés: megtudni, hogy, ha több napra jöttek, máshol mit
ettek, esznek
- Kulturális program kiválasztása a vendégek érdeklődési
körének megfelelően
- Ha idegenvezetőt alkalmazunk (tartsa be az időkeretet)
- Nem túl etetni a vendéget
- A tartalmi programban megadott időpontokat tartani
3. Delegáció fogadása fő felelősként több napra:
- ált. 6-8 fős delegáció 3-4 napra
- Protokollos a pontos információkat begyűjti:
- vendégek neve és beosztása
- van-e védett személy, hiányában van-e különleges
védelemre igény
- mikor érkeznek és hová (akár egyénileg), mikor
utaznak el
- mit fizet számukra a fogadó fél
- milyen különleges igények vannak (mozgássérült,
vegetáriánus)
- a tárgyalás nyelve
- a tartalmi program megfelel-e a fő házigazdának
- külföldi vendég esetén a nagykövetség be akar-e
szállni a programba
- Szállodát foglalni: mindenkinek külön szoba, a
védett személy őrzőjének is; a házastársaknak egy
szoba, de külön ágy; a szállodát írásban kell
lefoglalni
Nem hivatalos program szervezése:
- városnézés: célszerű a kisbusz, de a fővendégnek
illik a külön kocsi; a tolmács v. protokollos
kulturális és történelmi felvilágosítást adjon
- Múzeumlátogatás
- Piaci vásárlás
- Opera, koncert
- Vidéki program
- hölgyprogram
- Gépkocsivezetőkről:
- kapjanak saját programot
- delegáció érkezése előtt eligazítás (öltözet,
csomagok vitele, tisztaság)
- nem gyújthat rá és a vendégre sem szólhat rá
(max. a protokollos útján)
- mobilt magáncélra nem használhat, vezeztés
közben csak szükség esetén telefonálhat
- néhány szót lehet, hogy szólnia kell, de a
társalgásba nem szólhat bele
- az étkezést biztosítani kell neki
Érkezési helyszín:
- vonattal: a vágány előtt v. a kocsi előtt
a sofőrök egy kivételével jönnek segíteni; rangban
kettővel alacsonyabb munkatárs fogadhat
- gépkocsival: ha védett személy van,
határállomáson fogadni és átültetni a
Köztársasági Őrezred kocsijába; egyéb esetben a
szállodánál várni (küldeni térképet)
- Repülővel: a vendégeket a légi utaskísérők
segítségével a VIP-váróban v. a Kormányváróban
leültetni (felső szintű állami delegáció),
csomagjaikat a kocsikba szállíttatni; itt kiosztani a
programot (a többinél a szállodában)