Transcript Jalan …………. No…Telepon……….

TATA PERSURATAN DINAS
DILINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
Disampaikan
Oleh :
ZULFAHMI
Kasubbag Umum
KANWIL KEMENTERIAN AGAMA
PROV. ACEH
2014
DASAR HUKUM

Keputusan Men-PAN No.71 Thn 1993 Tentang
Pedoman Tata Persuratan Dinas

Keputusan Men-PAN Nomor 22 Tahun 2008 ttng
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas.

UU No.7 Thn 1971 tentang Ketentuan –
ketentuan Pokok Kearsipan

UU Nomor 43 Tahun 2009 ttng Kearsipan

Peraturan
Tentang
Menteri
Tata
Agama RI No.16 Tahun 2006
Persuratan Dinas di lingkungan
Kementerian Agama.

Keputusan Menteri Agama RI No.44 Tahun 2010
tentang
Pedoman Penataan Kearsipan
di
Lingkungan Kementerian Agama.

Peraturan Menteri Agama RI No.10 Tahun 2010
tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Agama.
Ruang Lingkup
Tata persuratan dinas ini mengatur segala
komunikasi kedinasan yang berbentuk surat
meliputi penggolongan dan jenis surat dinas,
bagian surat, cara pembuatan surat, penandatanganan surat, cap dinas, jalur surat, pengguna an kertas / amplop , mesin ketik / komputer ,
pengiriman surat , dan kode indeks surat dinas
di lingkungan Kementerian Agama.
MAKSUD DAN TUJUAN
 Maksud
Tata Persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dlm
pembuatan surat dinas , agar dpt diselaraskan dgn Tata
kearsipan di Lingkungan Departemen Agama.
 Tujuan
a. Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas
b. Terciptanya kelancaran komunikasi koresponden kedinasan & kemudahan dlm pengendalian pelaksanaannya
c. Meningkatnya dayaguna & hasilguna pengelolaan surat
dinas & pengolahan arsip
d. Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan, terMasuk keseragaman pola / bentuk & tindakan dlm kegia –
tan surat menyurat dinas di Lingkungan Dept.Agama.
ASAS – ASAS TATA PERSURATAN
 Asas Keamanan
 Asas Pertanggungjawaban
 Asas Keterkaitan dg tata kearsipan dan adm
 Asas Pelayanan Prima
 Asas Efisiensi
 Asas Efektif
PENGERTIAN UMUM


Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan penyelenggaraan korespodensi dinas yang dilaksanakan di
Lingkungan Departemen Agama.
Surat adalah pernyataan tertulis dlm segala bentuk
dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana
komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu
pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
FUNGSI SURAT





Pengganti pertemuan langsung
Wakil atau duta organisasi
Alat pengingat
Pedoman kerja
Alat bukti tertulis yang selanjutnya bisa
berfungsi historis, yuridis, administratif.
SYARAT – SYARAT SURAT YANG BAIK
•
•
•
•
•
•
•
Jelas
Tegas
Ringkas
Lengkap
Tepat
Sopan
Menarik tetapi wajar
JENIS SURAT DINAS


Surat Statuter adalah pernyataan
tertulis
yang
sifatnya
mengatur
yang
menimbulkan kewajiban yang harus dilakukan
pejabat
struktural
dan fungsional di
lingkungan satuan organisasi / kerja.
Surat
Nonstatuter
adalah pernyataan
tertulis yang tidak bersifat pengaturan.
Format surat dinas adalah susunan dan bentuk
surat yang menggambarkan redaksional , tata
letak , dan penggunaan lambang negara , logo
serta cap dinas.
1.SURAT STATUTER
1.Peraturan Menteri Agama
2.Keputusan Menteri Agama
3.Instruksi Menteri Agama
4.Peraturan Pimpinan Satuan organisasi
5.Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi
6.Instruksi Pimpinan Satuan Organisasi
2. Surat Nonstatuter, terdiri dari :
a. Surat dinas
b. Nota Dinas
c. Edaran
d. Laporan
e. Telegram
f. Surat Tugas
g. Memo
h. Pengumuman
i. Surat Undangan
j. Surat pengantar
k. Telepon
l. Teleks
m. Facsimile
n. Electronic Mail
o. www ( Word Wide Web )
BAGIAN SURAT
►
Bagian Surat Statuter
Surat statuter yang terdiri dari Peraturan / keputusan Menteri
Agama , Peraturan / Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi
dan Instruksi Menteri Agama / pimpinan Satuan Organisasi
menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut :
1. Peraturan/keputusan Menag/pimp. Satuan Organisasi
a. Judul, terdiri atas :
1) Kalimat “Peraturan/Keputusan Menteri Agama Republik
Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi”.
2) Nomor dan Tahun
3) Nama Peraturan / Keputusan
b. Pembukaan, terdiri atas :
1) Jabatan Pembentuk Peraturan Perundang–undangan (Kalimat “Menteri Agama Republik Indonesia / Pimpinan Sa –
tuan Organisasi” )
2) Konsiderans (Menimbang)
3) Dasar hukum (Mengingat)
4) Memperhatikan (apabila perlu)
5) Diktum (Memutuskan,Menetapkan, Nama Peraturan/kep.)
c. Batang tubuh, terdiri dari Bab, Pasal dan Ayat
d. Penutup, terdiri atas :
1) Tempat Penetapan
2) Tanggal, Bulan dan tahun Penetapan
3) Nama Jabatan
4) Tanda Tangan Pejabat
5) Nama Terang Pejabat ( dgn huruf Kapital, tanpa menggunakan gelar dan pangkat )
6) Cap jabatan / cap dinas

Bagian Surat Non Statuter
Surat Nonstatuter menggunakan pola penulisan bagian surat
sebagai berikut :
1. Kepala surat, terdiri atas :
a. Kop surat
b. Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal
1) Penomoran surat dilengkapi dengan kode indeks, kode
klasifikasi dan tahun.
2) Sifat aspek surat ditulis dibawah nomor dgn memper –
hatikan aspek keamanan dan legalitas yang dibedakan
sebagai berikut :
a) Bobot informasi :
1. Surat penting
2. Surat biasa
b) Pengamanan informasi :
1. Sangat rahasia
2. Rahasia
3. Terbatas
4. Biasa
Untuk penanganan surat sangat rahasia/rahasia diberlaku
kan secara khusus dengan memperhatikan hal-hal sebagai
berikut :
1. Proses pembuatan surat
2. Penomoran surat
3. Penyampulan surat
4. Penyampaian / pengiriman surat
c) Penyampaian / pengiriman surat
3) Lampiran ditulis di bawah sifat surat yang menerangkan jlh
lampiran surat
4) Hal ditulis di bawah lampiran yang menerangkan maksud /
isi surat
d. Tempat, tanggal, bulan, dan tahun
e. Alamat surat
2. Isi surat, terdiri atas :
a. Pembukaan
b. Isi pokok
c. Penutup
3. Kaki surat, terdiri atas :
a. Nama Jabatan
b. Tanda tangan
c. Nama Pejabat ( pemangku jabatan )
d. NIP
e. Cap Jabatan / cap dinas
PENGGUNAAN LAMBANG / LOGO
1.Untuk surat Statuter yang ditandatangani oleh
atau atas nama Menteri Agama
menggunakan
Lambang Negara Republik Indonesia yang ter- letak
di tengah atas.
2.Untuk surat Nonstatuter yang ditandatangani
oleh Menteri Agama menggunakan Lambang
Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri
Agama
Republik Indonesia yang terletak di
tengah atas.
3.Surat dinas yang ditandatangani oleh selain
Menteri
Agama
menggunakan
logo
Kementerian Agama
4.SuratUIN/IAIN/IHDN/STAIN/STAKN/STAHN/
STABN menggunakan logo masing – masing
5. Surat dinas Instansi vertikal dan UPT selain
tersebut
butir
4,
Kementerian Agama.
menggunakan
logo
PROSES DAN CARA PEMBUATAN SURAT

Penyiapan konsep

Pengajuan konsep

Pengetikan surat

Penomoran surat
SYARAT DASAR BAGI
PENULIS SURAT





Penguasaan materi
Penguasaan bahasa
Penguasaan pikiran dan perasaan
Pengetahuan mengenai posisi dalam
hubungan kerja antara penulis dan
pembaca
Pengetahuan tentang teknik
korespodensi.
LANGKAH – LANGKAH TEKNIS
PENULISAN SURAT
•
•
•
•
•
Penegasan tujuan pokok penulisan surat
Pengumpulan data / informasi
Perkiraan tentang pembaca
Penyusunan draft / konsep
penyelesaian
Sekretariat Jenderal, Inspekorat Jenderal, Direktorat Jenderal, dan
Badan Litbang dan Diklat
Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini :
KEMENTERIAN AGAMA RI
LOGO
DEPAG
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
Eselon I Pusat
Alamat dan Nomor Telepon …………..
Jakarta
: …………..…
: ……………..
: ……………..
: ……………..
1,5 Spasi
Jarak setiap
baris 1 Spasi
2 Spasi
Kepada
Yth ………………
……………………
……………………
Jarak setiap
baris 1 Spasi
Jakarta, …………………
INSTANSI VERTIKAL
Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini :
KEMENTERIAN AGAMA
LOGO
DEPAG
KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA UTARA
Jalan………...........No…. Medan10710
Telepon...............................................................
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
: …………..…
: ……………..
: ……………..
: ……………..
1,5 Spasi
Jarak setiap
baris 1 Spasi
2 Spasi
Kepada
Yth ………………
……………………
……………………
Jarak setiap
baris 1 Spasi
Medan, …………………
UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT)
Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini :
KEMENTERIAN AGAMA
LOGO
IAIN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI ….(Nama IAIN ybs)
Jalan………No…. Telepon …………..
Nomor
: …………..…
Sifat
: ……………..
Lampiran : ……………..
Hal
: ……………..
1,5 Spasi
Jarak setiap
baris 1 Spasi
2 Spasi
Kepada
Yth ………………
……………………
……………………
Jarak setiap
baris 1 Spasi
Jakarta, …………………
Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini :
KEMENTERIAN AGAMA
LOGO
IAIN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI ….(Nama IAIN ybs)
FAKULTAS ….(Nama UIN ybs)
Jalan………No…. Telepon …………..
Nomor
: …………..…
Sifat
: ……………..
Lampiran : ……………..
Hal : ……………..
1,5 Spasi
Jarak setiap
baris 1 Spasi
2 Spasi
Kepada
Yth ………………
……………………
……………………
Jarak setiap
baris 1 Spasi
Jakarta, …………………
Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini :
KEMENTERIAN AGAMA
LOGO
DEPAG
Nomor
Sifat
Lampiran
Hal
KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN …………
Jalan………No…. Telepon …………..
…………………………….
: …………..…
: ……………..
: ……………..
: ……………..
1,5 Spasi
Jarak setiap
baris 1 Spasi
2 Spasi
Kepada
Yth ………………
……………………
……………………
Jarak setiap
baris 1 Spasi
Jakarta, …………………
LAMBANG GARUDA INDONESIA
PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
Jarak setiap
NOMOR 16 TAHUN 2006
baris 1 spasi
TENTANG
TATA PERSURATAN DINAS
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
2 Spasi
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,
3 Spasi
Menimbang
: a. bahwa ………………………………………...;
1,5 Spasi
b. bahwa ………………………………………...;
dst. 1,5 Spasi
Mengingat
: 1…………………………………………………; 1,5 Spasi
2…………………………………………………;
dst. 1,5 Spasi
Memperhatikan : …………………………………………
2 Spasi
MEMUTUSKAN :
Menetapkan
KESATU
KEDUA
2 Spasi
: PERATURAN MENTERI AGAMA RI TENTANG TATA
PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMEN –
TERIAN AGAMA.
1,5 Spasi
: ………………………………………………; 1,5 Spasi
: ………………………………………………;
4 Spasi
Ditetapkan di Jakarta
1 Spasi
pada tanggal
1,5 Spasi
1 Spasi
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,
Tandatangan dan cap jabatan
5 Spasi
Penandatanganan Surat
A. Pejabat yang berwenang menandatangani surat
statuter :
1. Pimpinan Kementerian Agama
2. Sekretariat Jenderal
3. Direktorat Jenderal
4. Inspektorat Jenderal
5. Badan Penelitian dan Pengembangan serta
Pendidikan dan Pelatihan
6. Khusus mengenai surat – surat statuter di
bidang kepegawaian
7. Autentifikasi penandatanganan surat statu –
ter di bidang kepegawaian
8. Kantor wilayah Kementerian Agama Provinsi
9. Kantor Kementerian Agama Kabupaten/ Kota
10. Universitas Islam Negeri (UIN)
11. Institut Agama Islam Negeri (IAIN)
12. Institut Hindu Dharma Negeri (IHDN)
13. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN)
14. Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri
(STAKPN)
15. Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri
(STAHN)
16. Sekolah Tinggi Agama Budha Negeri
(STABN)
17. Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan,
& Balai Penelitian & Pengembangan Agama
B. Pejabat yang berwenang menandatangani surat non
statuter :
1. Menteri Agama
2. Sekretariat Jenderal
3. Direktorat Jenderal
4. Inspektorat Jenderal
5. Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan &
Pelatihan
6. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
7. Universitas Islam Negeri
8. Institut Agama Islam Negeri (IAIN)
9. Institut Hindu Dharma Negeri (IHDN)
10. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN)
11. Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri (STAKN)
12. Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri (STAHN)
13. Sekolah Tinggi Agama Budha Negeri (STABN)
14. Kantor Kementerian Agama Kabupaten / kota
15. Balai Diklat Keagamaan
16. Madrasah aliyah Negeri (MAN), Madrasah Tsanawiyah
Negeri (MTsN), & Madrasah Ibtidaiyah Negeri (MIN)
17. Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan
18. Lain - lain
JALUR SURAT
A. Jalur surat dari atas ke bawah.
diatur sebagai berikut :
1. Menteri
Sekretariat Jenderal
Direktur Jenderal
Kepala Badan Litbang
Diklat
2. Kepala Kantor Wilayah
Kemenag
Instansi vertikal
dan UPT
Kanwil
Rektor IAIN
Rektor UIN
Rektor IHDN
Rektor STAIN
Ketua STAKN
Ketua STAHN
Ketua STABN
Kepala Balai
Kepala kantor Depag kab/kota
Kepala MAN
3. Kepala Balai
Rektor IAIN
Rektor UIN
Rektor IHDN
Ketua STAIN
Ketua STAKN
Ketua STABN
Kepala kanwil
Depag Provinsi
4. Kepala kantor Depag kab/kota
Kepala Kandepag Kab/kota
Kepala MAN
KUA kecamatan
MTsN
MIN
B. Jalur surat dari bawah ke atas
diatur sebagai berikut :
1. Kepala KUA Kecamatan
MTsN
MIN
Kepala Kantor Kemenag Kab/kota
2. Kepala Kantor Kemenag
Kab/kota
Kepala MAN
Kepala Kanwil Kemenag
Provinsi
3. Dan Lain - lain
Contoh amplop surat Menteri Agama RI
LOGO
Garuda
MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA
Contoh amplop surat Satuan Organisasi
LOGO
Depag
KEMENTERIAN AGAMA
SEKRETARIAT JENDERAL
RI
Jalan Lapangan Banteng Barat No.3- 4
Telepon :………………………..
Jakarta 10710
Nomor :…………
Kepada
Yth. …………………
……………………...
……………………...
Kode Pos
Contoh amplop surat Institut Agama Islam Negeri
LOGO
IAIN
KEMENTERIAN AGAMA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI
Nama IAIN ybs
Jalan …………. No…Telepon……….
(Nama Kota & Kode Pos)
Nomor :…………
Kepada
Yth. …………………
……………………...
……………………...
Kode Pos
Contoh amplop surat Fakultas pada Institut Agama
Islam Negeri
LOGO
IAIN
KEMENTERIAN AGAMA
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI
Fakultas ………………..
Nama IAIN ybs
Jalan …………. No…Telepon……….
(Nama Kota & Kode Pos)
Nomor :…………
Kepada
Yth. …………………
……………………...
……………………...
Kode Pos
Contoh amplop surat Kantor Urusan Agama
LOGO
Depag
KEMENTERIAN AGAMA
KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN ……
Jalan …………. No…Telepon……….
(Nama Kota & Kode Pos)
Nomor :…………
Kepada
Yth. …………………
……………………...
……………………...
Kode Pos
Contoh amplop Madrasah Aliyah Negeri
LOGO
Depag
KEMENTERIAN AGAMA
MADRASAH ALIYAH NEGERI
Jalan …………. No…Telepon……….
(Nama Kota & Kode Pos)
Nomor :…………
Kepada
Yth. …………………
……………………...
……………………...
Kode Pos
PENGIRIMAN SURAT

Tingkat Urgensi
– Kilat
Hrs dikirim seketika stlh surat tsb ditandatangani
- Segera
Hrs dikirim selambat – lambatnya 24 jam setelah
ditandatangani
- Biasa
Dikirim menurut urutan penerimaan di bagian peurusan surat & dikirim menurut jadwal perjalanan
Caraka ( Kurir )
Contoh amplop surat Instansi Vertikal
LOGO
Depag
KEMENTERIAN AGAMA
KANTOR WILAYAH PROVINSI ………….
Jalan …………. No…Telepon……….
(Nama Kota & Kode Pos)
Nomor :…………
Kepada
Yth. …………………
……………………...
……………………...
Kode Pos

Cara Pengiriman
- Dibawa sendiri oleh pejabat yang bertugas menyelesaikan persoalan dalam surat tsb / pejabat
yang ditunjuk, cara ini dilakukan bila :
a. Surat berkualifikasi sangat rahasia
b. Dikehendaki tanggapan segera
c. Bermaksud memberi penjelasan lbh lanjut
tentang isi surat
- Dikirim dengan caraka ( kurir )
Untuk pengiriman dalam kota
- Dengan Pos / telegram
PENGURUSAN SURAT
• Pengertian
1. Pengurusan surat ialah proses kegiatan pengelolaan
surat sejak diterima, diarahkan, dicatat di unit kearsi –
pan sampai diterima di unit pengolah & sejak surat di –
tandadatangani dari unit pengolah sampai dikirim oleh
unit kearsipan.
2. Surat dinas terbuka dibagi menjadi 2 yaitu:
a. Surat yang dalam pengurusannya dapat dibuka / diketahui oleh unit kearsipan untuk diproses lebih
lanjut.
1) surat dinas penting
2) surat dinas biasa
b. Surat dinas tertutup / rahasia
yaitu surat dinas yang memiliki tanda – tanda kerahasiaan yang hanya boleh dibuka / diketahui oleh
pejabat yang berwenang.
3. Kartu kendali
yaitu formulir untuk pencatatan penyampaian surat &
alat untuk menelusuri lokasi surat serta pengganti
arsip selama masih aktif pada unit pengolah.
4. Tugas – tugas penerima surat
a. Menerima surat
b. Pencatatan surat
c. Mengarahkan surat
d. Pengiriman surat
e. Sebagai tempat penyimpanan sementara
arsip sebelum dipindahkan ke unit kearsipan
TUGAS KELOMPOK
Kelompok I : Membuat Contoh surat Dinas
Kelompok II : Membuat Contoh Pengumuman
Kelompok III : Membuat Contoh Surat Undangan
Kelimik IV
: Membuat Contoh Surat Tugas
Kelompok V : Membuat Contoh Surat Pengantar
Kelompok I,II: Membuat Contoh Surat Statuter NonIII,IV dan V Kepegawaian