Transcript ddtk tata persuratan diklat adm

CARA PENULISAN SURAT BERDASARKAN
PMA NOMOR 16 TAHUN 2010
AGUSRIDA,M.Pd.
WIDYAISWARA BDK PADANG
ALAMAT KANTOR: JALAN BATANG KAPUR NO. 7 TELP (0751) 7053807 PADANG
ALAMAT RUMAH: BELAKANG MTsM LUBUK ALUNG KABUPATEN PADANG PARIAMAN
HP 081374106869 E-MAIL: [email protected]
PENGALAMAN DI ANTARANYA....
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Guru MAN LA (1994 - 2000)
GURU SMA YPP (1994 - 2000)
Guru MTs M LA (1994 – 2005)
GURU MTsN SINTUK (1999 – 2008)
DOSEN PGSD AISYIYAH “PLUS”
KETUA UMUM NASYIAH SUMATERA BARAT
DIREKTUR PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN
SDM PADA AMM
8. DPD KNPI SUMATERA BARAT
9. GURU BERPRESTSI DEPAG 2007
10. GURU BERPRESTASI NASIONAL TAHUN 2008
11. TOT WIDYAISWARA
12. TEMU KARYA ILMIAH NASIONAL
13. PENYUSUNAN KURSIL KTI, DAN DIKLAT KTI
CARA PEMBUATAN SURAT
BERDASARKAN PMA NOMOR 16
TAHUN 2006
DESKRIPSI SINGKAT
 Mata
diklat pembuatan surat ini
membahas
tentang
pentingnya
pembuatan
surat
sebagai
sarana
komunikasi kedinasan bagi peningkatan
pengetahuan dan keterampilan para
pelaksana pada urusan umum
HASIL BELAJAR
 Kompetensi:
 Setelah mempelajari mata Diklat ini, peserta






dapat memahami cara pembuatan surat.
Indikator Keberhasilan:
1. menjelaskan proses pembuatan surat statuter
2. menjelaskan proses pembuatan surat
nonstatuter
3. melaksanakan pengetikan surat-surat dinas
4. melaksanakan cara penandatanganan surat
5. menggunakan cap dinas
SURAT NONSTATUTER
SURAT STATUTER
1. PERATRAN MENTERI
AGAMA
2. KEPUTUSAN MENTERI
AGAMA
3. INSTRUKSI MENTERI
AGAMA
4. PERATURAN PIMPINAN
SATUAN ORGANISASI
5. KEPUTUSAN PIMPINAN
SATUAN ORGANISASI
6. INSTRUKSI PIMPINAN
SATUAN ORGANISASI
1. SURAT DINAS
2. NOTA DINAS
3. EDARAN
4. LAPORAN
5. TELEGRAM
6. SURAT KAWAT
7. MEMO
8. PENGUMUMAN
9. UNDANGAN
10. SURAT PENGANTAR
11. TELEPON
12. TELEKS
13. FAKSIMILE (FAX)
14. ELECTRONIK MAIL (E-MAIL)
15. WWW (WORD WIDE WEB)
WEBSITE
PENGGOLONGAN
SURAT DINAS
SURAT STATUTER
SURAT NONSTATUTER
SURAT STATUTER.
Yaitu pernyataan tertulis yang sifatnya
mengatur yang menimbulkan suatu
kewajiban yang harus dilakukan oleh
pejabat struktural dan fungsional
di lingkungan satuan organisasi / kerja.
Surat Nonstatuter
Adalah pernyataan tertulis
yang tidak bersifat mengatur
A. PROSES DAN CARA PEMBUATAN SURAT STATUTER
1. PENYIAPAN KONSEP
- Tepat
- Jelas
- Singkat
- Bahasa Indonesia yang baku, baik dan benar
2. PENGAJUAN KONSEP
a. Diajukan secara hirarkis sesuai prosedur dalam unit
kerja/organisasi, kemudian diteliti dan diparaf oleh
pejabat yang terkait sebagai penanggungjawab.
b. Jika materi surat lebih dari satu unit kerja, konsep diedarkan
dan di bahas dengan pejabat terkait.
Penomoran surat
Lanjutan...
c.
Net
surat
diajukan
pejabatyang berwenang
kepada
d. Surat asli yang telah ditanda tangani
berikut konsepnya disimpan oleh unit
yang menangani tugas dan fungsi
bidang hukum.
3. PENOMORAN SURAT
a. Pernomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani
oleh pejabat yang berwenang, untuk menjaga agar tanggal
dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu
lama.
b. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani
tugas dan fungsi bidang hukum.
c. Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan
kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan
fungsi bidang kepegawaian.
d. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT (Unit
Pelaksana Teknis) dilakukan oleh pejabat yang berwenang di
bidang pembinaan administrasi.
Indek Surat
KODE INDEKS SURAT
KANTOR WILAYAH
Nomor : Kw.03.1/KP.00/35/2010, dengan keterangan sbb :
Kw
: Kode indeks Kantor Wilayah
03
: Nomor urut Kontor Wilayah Sumetera Barat
1
: Bagian Tata Usaha
KP.00 : Kode klasifikas
35
: Nomor surat dalam kartu kendali
2010 : Tahun Pembuatan Surat
(Kode klasifikasi dapat dilihat pada PMA No. 10/2005)
IAIN
4. PENGETIKAN SURAT
STATUTER
BAGIAN SURAT
STATUTER
JUDUL
PENUTUP
SURAT
STATUTER
BATANG TUBUH
PEMBUKAAN
JUDUL
1. Judul peraturan perundang-undangan memuat
keterangan mengenai jenis, nomor,
tahun
perundangan atau penetapan
dan nama
peraturan perundang-undangan
2. Nama peraturan perundang-undangan dibuat
secara singkat, dan mencerminkan isi peraturan
perundanga-undangan.
3. Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang
diletakan di tengah margin tanpa diakhiri tanda
baca
CONTOH
PADA SLIDE BERIKUT
KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 16 TAHUN 2006
TENTANG
TATA PERSURATAN DINAS
DILINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA
1SPASI
a. Judul
2 SPASI
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,
3 SPASI
Menimbang
b. Pembukaan
1. Pembentuk
Peratutan
: a. bahwa ………………………………………………;
b. bahwa ………………………………………………;
1,5 SPASI
Mengingat
: 1. ……………………………………………………….
2. ……………………………………………………….
Memperhatikan : …………………………………………………………
2 SPASI
MEMUTUSKAN:
2 SPASI
Menetapkan : KEPUTUSAN MENTERI AGAMA TENTANG TATA
PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA.
2. Kosiderans
Diawali dg
menimbang
Pertama : ………………………………………………………
…..………………………………………………….
Kedua
: ………………………………………………………
………………………………………………………
Batang Tubuh
4 SPASI
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal
1,5 SPASI
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,
Penutup
Tandatangan dan cap jabatan
NAMA LENGKAP
5 SPASI
PENGETIKAN
a. Judul
PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 16 TAHUN 2006
TENTANG
TATA PERSURATANDINAS
DILINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA
Jarak
Setiap
Spasi
1 spasi
b. Pembukaan
1).
Jabatan Pembentukan Peraturan Perundang-undangan ditulis
seluruhnya dengan huruf kapital yang terletak di tengah dan diakhiri
dengan tanda koma (,) contoh:
2 spasi
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
2). Konsiderans
2 spasi
Konsideran……..
a). Diawali dengan kata Menimbang
b). Memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran
yang menjadi latarbelakang dan alasan pembuatan pe
raturan perundang-undangan.
c). Pokok pikiran yang menyatakan bahwa peraturan
perundang-undangan dianggap perlu untuk dibuat.
d). Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran,
tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian
kalimat yang merupakan kesatuan pengertian.
e). Setiap pokok pikiran diberi nomor dan diawali dengan
huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang
diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan
tanda baca titik koma (;)
CONTOH
KONSIDERANS
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
3 spasi
Menimbang
: a. bahwa ……………………………………
……………………………………………
1 spasi
1,5 spasi
b. bahwa ……………………………………
……………………………………………
1 spasi
1,5 spasi
Mengingat
: 1. ……………………………………………
……………………………………………
1 spasi
1,5 spasi
2. ……………………………………………
……………………………………….. dst
1 spasi
1,5 spasi
Memperhatikan
: 1. ……………………………………………
……………………………………………
1 spasi
2 spasi
MEMUTUSKAN :
Menetapkan
:
2 spasi
Kata Menetapkan …..
Kata Menetapkan dicantumkan dengan kata Memutuskan
yang disejajarkan kebawah dengan kata Menimbang,
Mengingat dan Memperhatikan, huruf awal kata
Menetapkan ditulis dengan huruf Kapital dan diakhiri
tanda baca titik dua (:).
Contoh :
Menetapkan : PERATURAN MENTERI AGAMA
TENTANG TATA PERSURATAN
Jarak setiap
baris 1 spasi
DINAS DILINGKUNGAN
DEPARTEMEN AGAMA.
Batang Tubuh ……
Batang tubuh Peraturan Perundang-undangan memuat
Semua substansi Peraturan Perundang-undangan yang
Dirumuskan dalam pasal-pasal.
1). Dalam bentuk diktum
Pertama
: ……………………………
1,5 spasi
Kedua
: ……………………………
2). Dalam bentuk Pasal-pasal
BAB I
1 spasi
Judul Bab
Pasal I
1,5 spasi
…………………………………………………
…………………………………………………
1 spasi
Penutup …
1. Kata “Ditetapkan” di … (Nama kota) diketik dengan
jarak 4 spasi dari baris terakhir, diketik di sebelah
kanan bawah dengan menggunakan huruf awal
kapital selanjutnya huruf biasa.
2. Kata “pada tanggal” :
a). Diketik satu spasi dari kata ditetapkan;
b). Lurus dengan kata “Ditetapkan”, dengan huruf
kecil, tgl dan tahun.
3. Nama Jabatan ditulis dengan huruf kapital
4. Nama pejabat yang berhak menandatangani ditulis
dengan huruf kapital tanpa menggunakan gelar dan
pangkat
5. Dibubuhi cap jabatan / dinas.
Nonstatuter
CONTOH
SURAT STATUTER
SURAT NONSTATUTER
Nonstatuter
1. Surat Dinas
2. Nota Dinas
3. Edaran
4. Laporan
5. Telegram
6. Surat Kawat
7. Memo
8. Pengumuman
9. Undangan
10. Surat Pengantar
11. Telepon
12. Teleks
13. Facsimile
14. Electronic Mail
BAGIAN SURAT
NONSTATUTER
KEPALA
SURAT
SURAT
NONSTATUTER
KAKI
SURAT
ISI
SURAT
B. PROSES DAN CARA PEMBUATAN
SURAT NONSTATUTER
1. Penyiapan Konsep
- Tepat
- Jelas
- Singkat
- Bahasa Indonesia yang baku, baik dan benar
2. Pengajuan Konsep
a. Diajukan secara hirarkis sesuai prosedur dalam unit
kerja/organisasi, kemudian diteliti dan diparaf oleh
pejabat yang terkait sebagai peetanggungjawaban.
b. Jika materi surat lebih dari satu unit kerja, konsep
terlebih dahulu dikoordinasikan dengan pejabat
terkait/unit kerja terkait.
Penomoran surat
3. Penomoran Surat
a.Pernomoran surat dilaksanakan
setelah surat
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, untuk
menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada
selisih waktu yang terlalu lama.
b. Penomoran surat sesuai dengan kode indeks surat
dinas yang telah ditetapkan.
c. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT (Unit
Pelaksana Teknis) dilakukan oleh pejabat yang
berwenang di bidang pembinaan administrasi.
Indek Surat
4. PENGETIKAN SURAT
SYARAT-SYARAT SURAT DINAS YANG BAIK
1. Format yang menarik
2. Tidak terlalu panjang
3. Bahasa yang baik dan jelas, padat
dan takzim
4. Format surat diatur sesuai
ketentuan
5.Bagian-bagian surat tidak ditempatkan
seenaknya.
Surat Dinas
SYARAT PENULISAN SURAT YANG BAIK
Bentuk Surat
Isi Surat
Bahasa Surat
FORMAT SURAT






Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style)
Format Balok yang diubah (Modified Block Style)
Format setengah Balok (Semi Block Style)
Format Sederhana (Simplified)
Format Inden / Lekuk (Indented Style)
Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf)
(Kepmenpan No. 71 Tahun 1993)
(KMA NO.16/2006)
KOP SURAT
1,5 spasi
1spasi
No,lamp,hal, tgl,tahun
2 spasi
Kepala Surat
Kop Surat
Alamat dalam
2 spasi
Pengantar
Isi Surat
1,5 spasi
Isi Surat
5 spasi
Nama Jabatan
Kaki surat
Penutup
3 spasi
A. KEPALA SURAT
1 .Kop Surat
Terdiri dari lambang dan judul diketik dengan huruf
kapital yang diletakan di tengah marjin tanpa di akhiri
tanda baca, gunanya untuk:
1) Identitas organisasi
2) Mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi
3) Memberi informasi atau keterangan tentang
organisasi
4) Sarana untuk memperkenalkan atau
mempromosikan instansi
CARA PENGETIKAN;
1. Nama satuan organisasi diketik dengan huruf kapital
2. Ditulis alamat lengkap, nomor telepon dan faksimile serta
nama kota kedudukan instansi bersangkutan dengan huruf
kapital setiap awal kata dengan font 12
3. Diberi garis pembatas tebal tunggal
Contoh Kepala Surat
KEMENTERIAN AGAMA
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEAGAMAAN PADANG
Jalan Batang Kapur Nomor 7 Telepon (0751) 7053807 Faksimile (0751) 41169
Padang
NOMOR, SIFAT, LAMPIRAN DAN HAL SURAT DIKETIK
10 KETUKAN DARI TEPI KERTAS
KEMENTERIAN AGAMA
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEAGAMAAN PADANG
Jalan Batang Kapur Nomor 7 Telepon (0751) 7053807 Faksimile (0751) 41169
Padang
Nomor :
Sifat
:
Lampiran :
Hal
:
Padang, 7 Mei 2010
2. Nomor Surat
Nomor surat berfungsi untuk:
1)Mengetahui
jenis
kegiatan
yang
berhubungan dengan surat, mempermudah
pengarsipan, dan menemukannya kembali
jika sewaktu-waktu dibutuhkan
2) Alat petunjuk bagi petugas arsip
3)Penunjukan sumber dalam kegiatan suratmenyurat dengan cara penunjukan surat
yang dibalas atau ditindaklanjuti.
Contoh
Nomor : Kw.03.1/KP.00/35/2010, dengan keterangan sbb :
Kw
: Kode indeks Kantor Wilayah
03
: Nomor urut Kontor Wilayah Sumetera Barat
1
: Bagian Tata Usaha
KP.00 : Kode klasifikas
35
: Nomor surat dalam kartu kendali
2010 : Tahun Pembuatan Surat
3. Sifat Surat
Sifat surat ditulis dengan memperhatikan aspek
keamanan dan legalitas yang dibedakan atas:
1)Keaslian surat (asli, tembusan, salinan,
danpetikan)
2)Bobot informasi ( surat penting dan biasa)
3)Pengamanan informasi (sangat rahasia, rahasia,
terbatas, dan biasa)
Sifat surat dibuat apabila isi surat penting dan
sangat rahasia/rahasia. Jika sifat surat tidak diisi
maka tidak perlu ditulis.
CONTOH
Nomor : Kd. 03. 03/1/KP.002/335/2010
Padang, 7 Mei 2010
Sifat
: Penting
Lampiran : Satu lembar
Hal
: Pengisian Data GTT
Apabila sifat tidak diisi maka tidak perlu dibuat
Contoh tidak tepat
Nomor : Kd.03.03/1/KP.002/345/2010
Sifat
: Lampiran : Satu lembar
Hal
: Undangan Rapat
Contoh yang tepat
Nomor : Kd.03.03/1/KP.345/2010
Lampiran : Satu lembar
Hal
: Undangan Rapat
4. Lampiran
-Lampiran adalah lembar tambahan yang dilampirkan bersama
dengan surat yang dikirimkan.
-Lampiran dugunakan untuk memberitahukan kepada
penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama
surat, seperti surat rekomendasi dan surat keterangan.
-Lampiran tidak perlu dicantumkan/dibuat jika tidak ada
sesuatu yang disertakan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: Lima (5) helai
Lampiran: Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Lima helai
5. Hal Surat
Hal surat /pokok surat berisikan inti keseluruhan isi surat yang
dituliskan secara ringkas dan jelas dalam bentuk frasa (bukan
kalilmat) yang berfungsi untuk
memberitahukan kepada
penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis dalam surat.
Frasa tersebut tidak diakhiri dengan tanda titik dan tidak
digarisbawahi .
Huruf awal setiap kata ditulis dengan huruf kapital kecuali kata
depan/kata sambung.
Contoh penulisan yang tidak tepat
Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas pada tanggal 2 Maret
2010
Contoh penulisan yang tepat
Hal: Undangan Rakernas
6. TEMPAT KEDUDUKAN, TANGGAL, BULAN DAN TAHUN
Cara pengetikan:
1)Diletakkan di sebelah kanan atas dan tidak diakhiri dengan tanda
baca
2) Diketik sejajar dengan nomor
Contoh yang tidak
tepat
Padang, 7- Mei- 2010.
Tanggal: 7-5-2010
Padang, 2 Sept. 2009.
Contoh
Contoh yang tepat
Padang, 7 Mei 2010
Padang, 2 September 2010
Nomor :
Sifat
:
Lampiran :
Hal
:
Padang, 7 Mei 2010
7. ALAMAT SURAT
Alamat surat berfungsi sebagai petunjuk
langsung mengenai pihak yang harus menerima
surat. Usur-unsur alamat yang digunakan ditulis
lengkap dan tidak disingkat kecuali frasa Yang
terhormat yang lazim disingkat Yth.(diakhiri titik
satu).
-Penulisan nama orang yang diawali dengan nama
gelar akademis/jabatan tidak perlu lagi
menggunakan kata penyapa Bapak, Ibu atau
Saudara
karena
gelar
akademis/jabatan
merupakan penghormatan terhadap penerima
-
Contoh yang tidak tepat
Kepada
Yth. Bapak Drs. H. Syadli
Jalan Kuini IV
di
Padang
Contoh yang tepat
Kepada
Yth. Bapak Syadli
Jalan Kuini IV
Padang
Kepada
Yth. Bapak Kepala......
Jl. Rasuna Said V
Di
Jakarta Pusat
Kepada
Yth. Kepala......
Rasuna Said V
Jakarta Pusat
Pihak yang dikirimi surat dapat terdiri atas lebih dari
satu
Contoh:
Kepada
Yth. : 1. Kepala MA se-Kota Solok
2. Kepala MTs se-Kota Solok
3. Kepala MI se-Kota Solok
Di belakang Yth. Dituliskan titik dua (:) untuk
menyatakan perincian. Pihak-pihak yang dikirimi
surat disusun berdasarkan urutan tingkat jabatan atau
urutan ketuaan.
Alamat surat diketik lurus dengan huruf pertama isi Hal
Contoh
Nomor : Kd.03.03/1/KP.345/2010
Lampiran : Satu lembar
Hal
: Undangan Rapat
Kepada
Yth. Para Kepala Madrasah
Kota solok
Padang, 7 Mei 2010
B. ISI SURAT
Cara pengetikansehingga harus disambung dengan halam
beri
1. Diketik 4 spasi setelah nama kota pada obyek surat
2. Untuk surat yang sangat singkat pengetikannya
diserasikan dengan ukuran kertas
3. Untuk surat yang panjang kutnya menggunakan kertas
biasa tanpa kop surat dan sudut kanan atas dibubuhi
nomor halaman
4. Dimulai dengan indent lima ketukan dari margin kiri
setiap huruf awal alenia baru.
5.
ISI SURAT
•PEMBUKA
•ISI POKOK (INTI)
•PENUTUP
1. Pembuka
Kalimat pembuka berguna untuk mengantar dan menarik
perhatian pembaca terhadap isi pokok (inti) surat dengan
menggunakan kalimat efektif.
Contoh:
a. Kami beri tahukan dengan hormat bahwa ....
b. Dengan hormat kami informasikan bahwa ....
c. Sesuai dengan surat ..., dengan hormat....
d. Berdasarkan Kalender Pendidikan ...., dengan hormat....
e. Setelah memperhatikan surat...., kami beritahukan
dengan hormat bahwa....
f. Kami beri tahukan dengan hormat bahwa ....
2. Isi Pokok (Inti) Surat
Umumnya diawali dengan ungkapan
penghubung,
seperti:
a. Sehubungan dengan hal tersebut (itu), ....
b. Berkaitan dengan hal itu (tersebut), ....
c. Berkenaan dengan hal tersebut (itu), ....
d. Oleh sebab itu,....
e. Walaupun demikian, ....
3. Penutup
Penutup surat umumnya berisi ucapan terima kasih
atau harapan kepada penerima suratyang ditulis secara
ringkas dan jelas.
Contoh:
a. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
b. Atas bantuan dan kerja sama Bapak, kami ucapkan
terima kasih.
c. Kami mengharapkan kerja sama yang baik ini dapat
kita bina terus.
C. KAKI SURAT
Jabatan pengirim
Nama Pejabat
NIP
CARA PENULISAN KAKI SURAT
1. Nama jabatan diketik sebelah kanan bawah dengan jarak 3
spasi dari kalimat terakhir bagian isi surat, menggunakan
huruf awal kapital
2. Yang dicantumkan adalah jabatan pengirim dan tidak perlu
menyebutkan kembali nama instansi.
3. Nama pejabat diketik dengan huruf awal kapital, tidak
diberi garis bawah dan tanda baca. Pencantuman gelar
kesarjanaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
4. Di bawah nama pejabat diketik NIP yang bersangkutan
tanpa diakhiri titik dan tidak diberi antara satu angka
dengan angka yang lainnya.
5. Jabatan si pengirim dan nama pejabat disusun tegak lurus
dengan tempat kedudukan surat.
Tanda tangan pejabat terletak antara jabatan dengan nama
yang berjarak 5 spasi.
CONTOH
KOP SURAT
1,5 spasi
1spasi
No,lamp,hal, tgl,tahun
2 spasi
Kepala Surat
Kop Surat
Alamat dalam
2 spasi
Pengantar
Isi Surat
1,5 spasi
Isi Surat
5 spasi
Nama Jabatan
Kaki surat
Penutup
3 spasi
CONTOH
Kepala
Drs. H. Zamzami, M.A.
NIP 196003291991031003
TEMBUSAN SURAT
1. Kata tembusan diketik dengan huruf awal kapital, lurus
dengan nomor di atas dan tidak diberi garis bawah
2. Apabila tembusan surat ditujukan kepada lebih dari satu
instansi di belakang kata “Tembusan” dibubuhkan titik dua (:)
3. Pengetikan tembusan ditetapkan pakai nomor urut, lurus
dengan huruf T pada kata tembusan.
4. Urutan obyek tembusan dimulai dari pejabat yang tertinggi
tingkat eselonnya.
5. Tembusan tidak dibenarkan menggunakan kata Kepada yang
terhormat atau Yth.
6. Tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan sebagai laporan,
arsip atau pertinggal.
Contoh
Tembusan
Menteri Agama
Tembusan:
1. Menteri Agama
2. Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara
3. Menteri Keungan
KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI SUMATERA BARAT
Jalan Kuini No………. Telp………………….
Padang
10 ketik dari tepi kertas
Nomor
: ………………..
Sifat
: ………………..
Lampiran : ……………….
Hal
: ………………
Tembusan :
PMA NO. 1/2010
Padang,…………………..
Kepada
Yth. ………………………………………
……………………………………………
5 Ketukan
……………………………………………………………………………………………......................................
…………………………………………………………………………………………………………..........................
…………………………………………………………………………………………………………..........................
…………………………………………………………………………………………….....................................
…………………………………………………………………………………………………………..........................
Kepala
Cap / Tanda tangan
Nama Terang
KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI SUMATERA BARAT
Jalan Kuini No………. Telp………………….
Padang
NOTA DINAS
Kepada : ………..
Dari
: ………..
Hal : ………..
Nomor …………….
Padang, ……….
5 Ketukan
……………………………………………………………………………………………………………........
…………………………………………………………………………………………………………………………..........
………………………………………………………………………………………………………………………….........
…………………………………………………………………………………………………………….......
…………………………………………………………………………………………………………………………........
………………………………………………………………………………………………….. Dst.
…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
Tembusan : (kalau ada)
…………………………………………….
KOP SURAT
Padang, …………
Kepada
Yth : 1. …………….
2. …………….
3. …………….
Di lingkungan Deaprtemen Agama
SURAT EDARAN
Nomor : ……………
TENTANG
…………………………….
I. Latar Belakang
1. ……………………………………………………………………………………………………………………….
2. ……………………………………………………………………………………………......................................
II. Pelaksanaan
1. ............……………………………………………………………………………………......................................
2...…………………………………………………………………………………………….....................................
KANWIL DEPAG SUMBAR
Tanda tangan / Cap Dinas
Tembusan :
1.. ………………………
2. ………………………
NAMA TERANG
KOP SURAT
Padang, ……………..
LAPORAN
Nomor : …………………….
TENTANG
……………………………………..
PENDAHULUAN
Umum
…………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………..
1. Maksud
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………dst
2. Ruang Lingkup
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………dst.
3. Dasar
…………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………
TUGAS YANG HARUS DILAKSANAKAN
......…………………………………………………………………………….................
...............................................................................................................................
........……………………………………………………………………...................…dst
HASIL YANG DICAPAI
.........…………………………………...................……………………………………….
........…………………………………………………...................…………………….....
..........................................................................................................................dst
KESIMPULAN DAN SARAN
........................…………………………………………………………………………….
................................................................................................................................
.........……………………...................………………………………………………..dst
PENUTUP
..........................……………………………………………………………………………
...................................................…………………………………………………….dst
Pejabat yang berwenang
ttd
Nama Lengkap
KOP SURAT
SURAT TUGAS
Nomor : ……………………………
Padang, ……………….
Menunjuk surat …………………, nomor, ………………Tanggal ……………Hal ………,
bersama ini kami Tugaskan pejabat/Pegawai dari Biro …………………………….., yaitu :
Nama
: ………………………………………………
NIP
: ………………………………………………
Pangkat/Gol
: ……………………………………………..
Jabatan
: ……………………………………………..
Untuk mengikuti/menghadiri
………………………………………………………………………………………………………….
Setelah selesai melaksanakan tugas ini, segera melaporkan kepada pimpinan.
Demikian Surat Tugas ini untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Kepala
ttd
Nama Terang
KOP SURAT
MEMO
Kepada :
Jakarta,
Dari
:
Hal :
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
…………………………..
…………………………..
……………………………
…………………………….
KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI SUMATERA BARAT
Jalan Kuini No………. Telp………………….
Padang
Padang, …………………………..
PENGUMUMAN
Nomor. …………………..
TENTANG
…………………………………………
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………..
..………………………………………………………………………..
.…………..……………………………………………………………………..
.……………..…………………………………………………………………..
Pejabat yang berwenang
Tanda tangan dan cap dinas
Nama Lengkap
KOP SURAT
SURAT PENGANTAR
Nomor…………………
Padang, …………………………
Kepada
Yth,.…………………………….
………………………………….
NO
ISI SURAT / BARANG
BANYAKNYA
KETERANGAN
Kepala
Cap Tanda Tangan
Nama Terang
NIP………….
Gunting disini (Kembali untuk si pengirim / pengantar)
………………………………………………………………………………………………….....................
TANDA TERIMA
Telah terima surat / buku……………………………………………………………………………….
Penerima
Cap Tanda Tangan
Pejabat T. Tgn
Nama Terang
NIP…………
BAHASA SURAT
SURAT RESMI HARUSLAH DITULIS DENGAN MENGGUNAKAN
BAHASA BAKU, YAITU BAHASA YANG SUDAH MENGIKUTI
KAIDAH BAHASA YANG SUDAH DIBAKUKAN
EJAAN
KALIMAT
BAKU
DIKSI
BENTUK
KATA
A. EJAAN
TIDAK BAKU
1. Poto
2. Himbau
3. Jadual
4. Kwitansi
5. Sistim
6. Syah
7. Kongrit
8. Propinsi
9. Metoda
10.Trampil
BAKU
1. Imbau
2. Jadwal
3. Kuitansi
4. Foto
5. Sistem
6. Sah
7. Konkret
8. Provinsi
9. Metode
10. Terampil
B. BENTUK KATA
TIDAK BAKU
1.
2.
3.
4.
5.
ANGKATAN KE-III
20 (DUA PULUH) LEMBAR
MENTAATI
MENCEK
PENGKADERAN
BAKU
1. ANGKATAN III, ANGKATAN KE-3
ANGKATAN KETIGA
2. DUA PULUH LEMBAR
3. MENAATI
4. MENGECEK
5. PENGADERAN
* Kecuali kata yang sudah beku (dalam dokumen
resmi)
C. DIKSI/PEMILIHAN KATA
BEBERAPA ASAS
YANG DAPAT
DITERAPKAN
KELAZIMAN
KETEPATAN
DIKSI
KESESUAIAN
KECERMATAN
1. KETEPATAN: BERKAITAN DENGAN BENTUK DAN MAKNA
1a. Bersama ini kami mengundang Saudara....(tidak tepat)
1b. Dengan ini kami mengundang Saudara .... (tepat)
2a. Bersama ini kami kirimkan satu eksemplar buku ....(tepat)
2b. Bersama ini kami kirimkan satu eksempalr buku .... (tidak tepat)
2. KECERMATAN YANG BERCIRIKAN : (1) TIDAK MUBAZIR. (2)
TIDAK RANCU , DAN (3) IDIOMATIS
Contoh tidak tepat:
contoh yang tepat:
1. Seperti misalnya
1. seperti, misalnya (pakai salah satu)
2. Demi untuk peningkatan
2. Demi peningkatan atau untuk
meniingkatkan
3. Agar supaya
3. agar/supaya
4. Sesuai
4. Sesuai dengan
5. Terdiri atas
5. terdiri dari
3.Keserasian diterapkan pada pemilihan kata dan
penngunaan kata ganti persona dan kata sapaan.
Contoh:
Bapak/Ibu
Saudara
Mohon data tersebut dikirimkan bukan Bapak kirimkan
4. Kelaziman yaitu denhan mungggunakan kata-kata
yang sudah lazim dalamm surat resmi.
Contoh:
Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih
D. KALIMAT
1. Lngkap
2.Hemat
3. Tidak Rancu
4.Sopan /Halus
5.Jelas
6.Lazim
7. Logis
(Soedjito, 2010: 11-36)
TERIMA KASIH