BASES LEGALES Le devis programme
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Transcript BASES LEGALES Le devis programme
CAON – FEVRIER 2012
CONTENU
I. Les bases
légales
IV. Clôture
II. Préparation,
approbation,
signature
III. Mise en
œuvre
BASES LEGALES
Convention de Financement
La Convention de Financement spécifie toutes les modalités
spécifiques à la mise en œuvre du programme
Le Devis Programme doit respecter la Convention de Financement
Règle date+3
RF articles70,74(2),79,101
GF 2.4, 2.6, 3.2, 3.3
GDP 3.1, 3.2
BASES LEGALES
Le devis programme
GF 4.4, 4.8
GDP 2.4, 3.3
Le DP est un accord formel
Une partie du projet/programme est mis en œuvre à travers
plusieurs DP successifs (généralement sur une base annuelle)
Le budget du DP comprend une partie régie et une partie
d’engagements spécifiques
Il ne peut y avoir deux DP mis en œuvre conjointement dans le
même programme!
BASES LEGALES
Rôles et Responsabilités - Chapitre 6 de l’annexe IV de l’Accord de Cotonou
GDP 2.5, 4.1
Chef de la Délégation/organe compétent de la CE
ON/OR
Régisseur
Responsable de tous les engagements de dépenses, autorisations
de paiement et recouvrement
Comptable
Responsable de la vérification des dépenses, comptabilité et
vérification des justificatifs, effectue les paiements et procède au
recouvrement autorisés par le régisseur
Accord de Cotonou, Annexe IV,article35
Le régisseur et le comptable doivent pouvoir exercer leurs tâches de
manière indépendante
BASES LEGALES
Rôles et Responsabilités
Organe de supervision
Comité de pilotage:
Aucune obligation d’avoir un comité de pilotage - à définir dans la
CF
Le CP ne peut en aucune manière intervenir dans l´exécution
financière des devis-programmes (ne peut autoriser de
réallocations, augmentation, diminutions ou engagement de
dépenses, etc… )
PREPARATION ET APPROBATION
Engagements
GDP 3.3
Engagement financier global
Engagement financier individuel
– Engagement régie
– Engagement spécifique
PREPARATION ET APPROBATION
Différents types de Devis Programme
DP de démarrage
GDP 3.3, 4.1, Annexes 5 & 6
DP de croisière
DP de Clôture
PREPARATION ET APPROBATION
Sources de financement des DP
Financement national
– budget national
– Fonds de contrepartie
Contribution de l´UE
Ressources propres
GDP 3.3, 4.1
PREPARATION ET APPROBATION
Contenu du DP
GDP 3.3, Annexes 5 & 6
Utiliser le modèle
Page de garde
Programme d´actions
Budget
Plan de financement
Modalités techniques et administratives de mise en œuvre
PREPARATION ET APPROBATION
Comptes bancaires
GDP 3.3, 4.1,Annexe 7
Compte bancaire du DP
Ouvrir avant la soumission de chaque DP
Uniquement pour les transactions des DP approuvés
Deux signatures
Un ou plusieurs comptes en fonction de la devise de paiement
Compte en Euros séparé pour éviter les pertes de change
Compte bancaire du « projet »
Requiert l’autorisation du Chef de la Délégation
Soumis au même procédures opérationnelles que le compte DP
Même compte utilisé pour les DP successifs
PREPARATION ET APPROBATION
Circuit d’approbation
GDP 3.4
Approbation interne
Comité de pilotage du programme
ON
UE
Délais
PREPARATION ET APPROBATION
Signature
GDP 3.4, 4.1
Régisseur et comptable
L’ON/OR
L’UE
Les dépenses et engagements effectués avant la date de signature
par l’UE sont inéligibles !
PREPARATION ET APPROBATION
Paiement de la dotation initiale
GDP 3.4, 4.1,Annexe 8
Montant
FIF
Demande de paiement et ordre de paiement
Garantie financière
Capacité de gestion
MISE EN OEUVRE DES DP
Présentation générale du thème :
Activités
Dépenses
Mémoire de dépenses et comptes bancaires
Demande de réapprovisionnement / Justificatifs de dépenses
Reporting
Amendements
MISE EN OEUVRE DES DP
Activités
GDP 3.3, 4.1
Seules les activités prévues dans le programme d´actions du DP
peuvent être exécutées
Les activités doivent être exécutées comme elles ont été prévues
MISE EN OEUVRE DES DP
Types de dépenses autorisées
GF 2.6, 3.4
GDP 3.3, 4.1
Principe de bonne gestion financière
Contrats, i.e. services (pas les contrats cadre), fournitures, travaux,
subventions
Coûts liés au personnel
Allocations additionnelles payées aux officiels du gouvernement
détachés sur le projet ou programme
Coûts récurrents et/ou opérationnels et/ou administratifs
Coûts liés aux bourses d’études et formations
Conformité avec les procédures contractuelles !
MISE EN OEUVRE DES DP
Types de dépenses non autorisées
GDP 3.3
Prêts au personnel du projet
Intérêts bancaires débiteurs
Coûts bancaires pour des paiements non honorés par la banque
Prêts/transferts de liquidités entre Devis Programmes et/ou autre
programmes
Recrutement et frais courants liés au contrat de services dans le cas
d’une opération décentralisée indirecte
MISE EN OEUVRE DES DP
Attribution des contrats (1)
GDP 4.2, Annexes 13 & 15
PRAG
Doit respecter les seuils et les règles du Guide Pratique des
procédures contractuelles !
L’ON/OR et le CdD peuvent s’accorder sur des seuils applicables
plus bas
Il existe des seuils pour l’attribution de contrats dans le cadre de la
partie régie
Au-delà de ces plafonds: Engagements Spécifiques
MISE EN OEUVRE DES DP
Attribution du contrat (2)
La passation de marché et l’attribution de contrats de services,
fournitures et travaux >€50,000 doivent être approuvés (ex-ante) par
le CdD
Le CdD doit approuver passation et l’attribution de TOUTES les
subventions
Le CdD ne peut endosser les contrats attribués dans le cadre de la
partie régie du budget DP - il(elle) a déjà approuvé le DP
NE PAS ESSAYER DE DIVISER ARTIFICIELLEMENT DES
CONTRATS POUR RESTER EN DESSOUS DES SEUILS. De
telles actions pourraient mener à déclarer certaines dépenses
inéligibles
Séparation des fonctions !
MISE EN OEUVRE DES DP
Attribution de contrats dans le cadre de la partie régie
Contrat de services <200.000€
Contrats de fournitures <150.000€
Contrats de travaux <300.000€
Subvention ≤100.000€
GDP 4.2, annexes 13,15
MISE EN OEUVRE DES DP
Services
≥ 200.000 €
Appel d’offres restreint
international
< 200.000 € mais >
10.000 €
1. Contrats cadre
2. Procédure négociée
concurrentielle
Seuils de passation de marché
< 200.000 € mais >
10.000 €
1. Procédure négociée
concurrentielle
(contrats cadre ne sont
pas autorisés dans les
DP)
< 60.000 €
mais > 10.000 €
Procédure négociée
concurrentielle
< 300.000 €
mais > 10.000 €
Procédure négociée
concurrentielle
Fournitures
≥ 150.000 €
Appel d’offres ouvert
international
< 150.000 €
mais ≥ 60.000 €
Appel d’offres ouvert
local
Travaux
≥ 5.000.000 €
1. Appel d’offres ouvert
international
2. Appel d’offres
restreint international
< 5.000.000 €
mais ≥ 300.000 €
Appel d’offres ouvert
local
Subventions
> 100.000 €
Appels à proposition
ouverts ou restreints
≥ 100.000 € et> 100.000 € Appels à proposition
ouverts ou restreints
≤ 10.000 €
Offre unique
≤ 10.000 €
Attribution
directe
MISE EN OEUVRE DES DP
Mémoires des dépenses et comptabilité
GDP 3.3, 4.1,Annexes 7&11
Les mémoires des dépenses et la comptabilité doivent couvrir toutes
les activités du DP
Règles relatives à l´utilisation des devises
Système informatisé de double entrée de la comptabilité avec un
compte bancaire séparé pour chaque source de financement
(incluant les ressources propres)
Inventaire en continu des investissements/biens
Gestion du personnel
Véhicules et justificatifs d’utilisation des véhicules
MISE EN OEUVRE DES DP
Amendements au DP
GDP 3.3, 3.5
Utilisation de ressources propres
Réallocation budgétaire interne
Utilisation de la réserve pour imprévus
Tous les autres changements du DP requièrent un avenant
MISE EN OEUVRE DES DP
Demande de réapprovisionnement / justificatifs de dépenses
DOIT être fait régulièrement
GDP 4.1, Annexes 9&11
Utiliser les formulaires prévus
Effectuer une demande de réapprovisionnement séparée pour
chaque compte bancaire
Documents justificatifs
Chaque dossier de paiement doit être signée par le régisseur et le
comptable
Demande nulle de réapprovisionnement / Apurement de l´avance
CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME
GDP 4.1
Clôture du DP dans le cadre d’une CdF en cours
GFR 6.1, 6.2,
Annexe 2
Demande de clôture dans les trois mois suivant la fin de la période
de mise en œuvre opérationnelle
Apurer complètement l´allocation initiale
Somme des fonds versés - total des dépenses éligibles = le reliquat
L’ON/OR doit émettre un ordre de recouvrement pour le reliquat
Compte bancaire du DP = ZERO (transfert des fonds non alloués
au compte DP suivant)
Préparer et soumettre le rapport final d´exécution
CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME
Clôture du DP final
GDP 4.1, 4.2
Même procédure que celle indiquée plus haut
Les reliquats de ressources propres doivent être transférés au FED
Transfert de biens
Transfert de documentation
CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME
Audits
GDP 4.1
Commandités par le CdD dans le cadre d’un engagement spécifique
La fréquence des audits doit être inscrite dans la CF et les modalités
techniques et administrative du DP
Audit obligatoire avant la soumission de la demande de clôture
quand le montant total des dépenses dans la partie régie du budget
est supérieure ou égale à 200,000 Euros