Transcript PDF - Mikke Susanto

STRATEGI TEKNIS 1
Konsep pameran, pembentukan tim,
proposal & surat kontrak.
Bagian ini merupakan bagian dari hasil proses perencanaan serta merupakan bagian
besar dari pengorganisasian proyek, serta terakhir pada proses pengendalian/ evaluasi.
Dalam proses dan aksi-aksi yang akan disebut ini tidak menuntut atau harus dikerjakan
secara berurutan. Semua bergantung pada situasi dan kondisi tim atau organisasi
(kelompok, lembaga, galeri, museum) yang menjalankannya, serta visi dan misi museum
atau pameran yang ingin dicapai.
Langkah 1.Tentukan : PAMERAN ADA KURATOR atau TIDAK
(ingat setiap pameran tentu ada kuratorial)
- KURATOR --- mencari siapa dia? (kecuali museum/ galeri yang telah punya kurator)
- NON KURATOR --- Kuratorial diambil alih perupa atau galeri.
Langkah 2. Membuat konsep, proposal, sistem kuratorial & pengelolaan waktu (set
timing/ barchart).
TIM PELAKSANA
hierarki
tim
jejaring
Beberapa departemen atau divisi yang paling sering
dibutuhkan adalah sebagai berikut:
Departemen perencanaan (kesekretariatan)
Departemen humas/pelayanan
Departemen pemasaran/promosi
Departemen produk (karya)
Departemen teritorial (tempat)
Departemen dokumentasi
PROPOSAL
Tidak ada patokal yang paling benar dalam pembuatan proposal.
Penulisan proposal akan dilaksanakan bila terdapat tujuan, yaitu
1. menunjukkan program yang tidak berhubungan dengan sponsorship.
2. sarana untuk penggalangan dana (fundraising) bagi para
sponsorship.
Dalam mempersiapkan proposal, alangkah baiknya jika
didahului oleh usaha untuk meng-hubungi secara
personal pihak pemberi dana. Kontak awal ini akan lebih
baik jika dilakukan pada level atas lebih dahulu. Dalam
kontak awal ini dapat dikomunikasikan hal-hal yang
berhubungan dengan program/ pameran yang akan
dilaksanakan, mungkin juga termasuk keberadaan organisasi.
Kontak awal ini akan amat berguna dan memudahkan
persetujuan proposal. Dalam kontak awal dapat pula
dibarengi dengan mengundang pihak pemberi dana untuk
mengunjungi lokasi, organisasi dan menyaksikan aktivitas
yang dilakukan oleh organisasi bila ada.
Secara umum hal-hal yang penting mengenai penulisan proposal adalah sbb:
Halaman pembuka yang ditandatangani oleh pimpinan organisasi.
Judul pameran/program (dan sub judul jika ada), biasanya singkat, menarik dan
biasanya tidak lebih dari sepuluh kata.
Ringkasan (executive summary) pameran/program, biasanya terdiri dari 200 kata atau
kurang yang menjelaskan tujuan proposal, waktu pelaksanaan dan kebutuhan dana.
Latar belakang, yang menjelaskan fakta/informasi yang mendukung, target kelompok
masyarakat yang dilayani atau yang menjadi sebab mengapa pameran/proyek ini di gelar.
Tujuan pameran/program, yang bersifat spesifik, eksplisit, dan dapat diukur tentang apa
yang akan dicapai melalui pameran atau proyek ini. Hindari pernyataan yang terlalu
ambisius yang mungkin tidak dapat dicapai.
Metode, yang menjelaskan secara rinci aktivitas yang akan dilakukan, termasuk
mengenai orang yang akan menjalankan pameran/proyek tersebut dan mengapa aktivitas
atau metode tersebut digunakan, alias pelaksanaan teknis (waktu, tempat, panitia,
peserta dan karya yang dipamerkan).
Evaluasi, yang menjelaskan cara dan prosedur yang akan dilakukan untuk mengetahui
apakah tujuan yang ditetapkan tercapai atau tidak, dan metode yang dipakai tepat atau
tidak. Juga lebih baik jika dicantumkan rencana evaluasi periodik selama pameran/proyek
dilaksanakan.
Anggaran, terutama untuk kebutuhan personal/SDM, fasilitas, peralatan, komunikasi,
transportasi, dan biaya lainnya.
Rencana masa datang, menjelaskan bagaimana kemungkinan pameran/proyek ini bisa
dilanjutkan di masa datang. Hal ini bermanfaat untuk memantapkan hubungan jangka
panjang dengan pemberi dana.
Berikut beberapa tips penulisan proposal:
1. hindari kalimat yang panjang-panjang (pedoman: singkat, jelas,
komunikatif).
2. hindari penggunaan istilah-istilah atau jargon-jargon yang kurang
berfungsi.
3. sampaikan gagasan dalam bagian-bagian yang pendek namun
konsisten dan sesuai urutan permasalahan yang dibicarakan.
4. gunakan pernyataan yang spesifik, konkret, dan wajar.
5. pisahkan antara fakta dan opini.
6. akhiri proposal secara lugas dan hindari ungkapan penutup yang klise
dan berlebih-lebihan.
7. gunakan format yang enak dibaca
8. sebagai lampiran upayakan bentuk fisik proposal yang menarik bila
perlu sertakan portofolio, gambar dan hal-hal yang berhubungan secara
visual: foto atau rencana karya, ruang pameran, dan hal lain yang
mendukung.