Transcript II La gestion électronique de documents

Terminale STMG
Ch.14 Le document peut-il être vecteur de
coopération ?
RESSOURCES
HUMAINES ET
COMMUNICATION
Mobilisation /
Motivation
Compétence /
potentiel
Cohésion / Conflits
Le document papier laisse progressivement sa place au
document
numérique.
Cette
mutation
modifie
l’organisation et le contenu du travail. La dématérialisation
des documents oblige les organisations à faire preuve de
vigilance constante pour assurer la protection et la
pérennité des informations qu’ils contiennent. La mise en
place d’applications de GED permet d’apporter une
réponse globale à ces nouveaux enjeux.
I
La dématérialisation des documents
II La gestion électronique de documents (GED)
Coordination /
Coopération
© Jean-Claude Hébréard 2013
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RESSOURCES
HUMAINES ET
COMMUNICATION
Mobilisation /
Motivation
Compétence /
potentiel
Cohésion / Conflits
I
La dématérialisation des documents
 Un document est un support d’information qui peut se
présenter sous différentes formes et qui est destiné à être
diffusé.
Le document est à la fois :
- Un outil de communication
- Un outil de coordination
- Un outil de coopération
 Les particularités du document numérique (dématérialisé)
Deux modes de
création
Avantages
Multimédia
Contraintes
Matériel spécifique
Création numérique
Coordination /
Coopération
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Numérisation
Facilite la
diffusion, le
partage, la
mutualisation, la
coopération et le
stockage
Compétences
spécifiques
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Mobilisation /
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Compétence /
potentiel
I
La dématérialisation des documents
 Conditions de mise en œuvre de la coopération sur les
documents :
Sécuriser les documents :
contrôle et limitation d’accès
Mot de passe
Sensibilisation du personnel
Cryptage
Formation
Gestion des droits
d’accès
Cohésion / Conflits
Coordination /
Coopération
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Lever les résistances au
partage des documents :
Modes opératoire
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Compétence /
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Cohésion / Conflits
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Coopération
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II
La gestion électronique de documents
 La Gestion Électronique des Documents (GED) :
Système informatisé permettant d’organiser et gérer les
informations et les documents électroniques au sein d'une
organisation.
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Mobilisation /
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Compétence /
potentiel
Cohésion / Conflits
Coordination /
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Recherche d’une solution de GED : Document 12 page 243
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Cohésion / Conflits
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Film publicitaire de l’entreprise Novaxel, éditeur de solutions GED.
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Mobilisation /
Motivation
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A) Les fonctionnalités de la GED
Trois grandes fonctionnalités liées au cycle de vie des
documents :
 L’acquisition des documents
- Les documents numériques : entrent naturellement
dans le système GED,
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potentiel
Cohésion / Conflits
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- Les documents papiers (factures, lettres…)
dactylographiés ou manuscrits) seront au préalable
numérisés à l’aide de matériels et logiciels
spécifiques (scanner, OCR…).
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Compétence /
potentiel
Cohésion / Conflits
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A) Les fonctionnalités de la GED
 La diffusion des documents
Il s’agit de rendre les documents disponibles pour les
personnes concernées :
- Les documents sont indexés à l’aide de mots clés
(auteur, date, type de document, mots contenus dans
le document),
- Des droits d’accès sont définis afin de restreindre
l’accès aux seules personnes concernées.
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Compétence /
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Cohésion / Conflits
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A) Les fonctionnalités de la GED
 Le stockage des documents
Les documents sont stockés sur un support numérique :
- Afin de garantir leur force probante, la GED
propose :
 Des signatures numériques (identité de l’émetteur)
 Des systèmes d’horodatage (date du document)
 Des formats de sauvegarde sûrs (intégrité)
- La GED permet la suppression automatique des
documents dont la durée de conservation est expirée.
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B) Les avantages de la GED
 En terme financier
La GED permet de diminuer les coûts de gestion des
documents :
- Coûts des consommables
- Coûts d’entretien du matériel (imprimante, photocopieuse)
- Coûts des locaux ,etc..
 En terme de performance
La GED facilite la collaboration en optimisant l’accès
à l’information.
Cohésion / Conflits
http://www.scanged.com
/scanged_avantage.php
Coordination /
Coopération
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Avantages d’une
GED
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C) Conditions de mise en œuvre réussie d’une GED
 Prise en compte des besoins des utilisateurs
 Formation des utilisateurs
 Choix d’une solution adaptée :
 La mise en place d’une GED engendre des coûts :
- Matériels, logiciels
- Installation
- Formation
 Prise en compte du volume de document à traiter
Cohésion / Conflits
http://ged.prestatai
res.com/comparati
fs/prix-dunesolution-de-ged
Coordination /
Coopération
Coût d’une GED
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http://www.cegid.fr/
industrie/isoflexlogiciel-de-gestionelectronique-dedocuments-byvisiativ/r22581.aspx
Un exemple de solution
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Compétence /
potentiel
Cohésion / Conflits
Coordination /
Coopération
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 Compétences méthodologiques à acquérir :
À partir de documents reflétant un travail coopératif,
l’élève est capable de :
- justifier l'importance d'un document en tant qu’outil de
communication, de coordination et de coopération ;
- produire et sécuriser des documents collectifs en utilisant
des fonctions de logiciels bureautiques ;
- identifier les résistances au partage des documents et
proposer des solutions ;
- argumenter sur le choix d’une solution de gestion
électronique des documents.
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Cohésion / Conflits
Coordination /
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Coût d’une GED