Transcript 工作人員講習手冊
工作人員講習 會議概要 會議名稱 38th IFAWPCA Convention (/I- FOP-KA/) 第38屆亞洲際西太平洋營造業公會國際聯合會 (亞太營聯會) 會議日期 2010年4月20日(二) 至4月23日(五) 會議場地 台北國際會議中心 (TICC) 主辦單位 中華民國營造工程工業同業公會全國聯合會 (TGCA) 籌辦組織 亞洲暨西太平洋營造業公會聯合會 (IFAWPCA) 16 會員國組織 299位國外貴賓 161位國內貴賓 報名人數 會員組織 與會者 隨行眷屬 各國出席小計 MBA 澳洲 BACI 孟加拉 HKCA 香港 BAI 印度 ICA 印尼 OCAJI 日本 CAK 韓國 MBAM 馬來西亞 MACI 馬爾地夫 FCAN 尼泊爾 NZRMBF 紐西蘭 PCA 菲律賓 NCASL 斯里蘭卡 SCAL 新加坡 TCA 泰國 IFAWPCA 總會 TGCA 台灣 7 10 16 10 32 31 32 17 5 23 3 9 21 7 5 4 161 5 3 1 5 15 1 2 6 1 10 1 6 6 3 2 1 0 12 13 17 15 47 31 34 23 6 33 4 15 27 10 7 5 161 身分類別小計 391 68 460 大會議程表 會議場地 大會飯店 OFFICIAL HOTEL 台北君悅大飯店(Grand Hyatt, Taipei) 步行3分鐘可至會場 台北福華大飯店(Howard Plaza) 20分鐘車程至會場 - 每日早/晚安排會場接駁 - 主會場規劃 Room Lobby Activity Registration Waiting area for opening ceremony Assembly area for shuttle bus Date April 19-20 April 21 April 20-23 101 ABCD 2nd General Assembly April 23 102 Seminar April 21 103 New Executive Board Meeting April 23 Cozy Conner Internet Service April 20-23 精神堡壘(示意圖) : 會議中心莊敬路主入口北側。 大廳佈置 會場指引 設計示意圖 Room Activity Date Finance Committee Meeting Past Presidents’ Meeting April 20 April 20 Standing Committee Meeting April 21 1st Executive Board Meeting April 20 Standing Committee Meeting April 21 Chief Delegate Briefing Session April 20 Standing Committee Meeting April 21 201 D Standing Committee Meeting April 21 201 E Standing Committee Meeting April 21 202A Convention Secretariat April 19-23 203A IFAWPCA Secretariat April 19-23 Internat ional Lounge Lunch April 20 201A 201 B 201 C 會議場地安排 會議室眉目板 Room Plenary Hall Banquet Hall Activity Opening Ceremony 1st General Assembly Welcome Reception Dinner Lunch Date April 21 & April 21 April 21 &23 議程活動規劃 會議場次 類型 Board Meeting 執行理事會 Standing Committee 常務委員會 (於4/21同時進行) 會議名稱 1stExecutive Board Meetings (4/20) 2nd Executive Board Meeting (4/22) New Executive Board Meetings (4/23) Constitution, Bylaws & Membership 憲章委員會 Conditions of Contract Committee 合約委員會 Research & Technical Sessions 技研委員會 International Committee 國際委員會 Builders Award Committee 敘獎委員會 General Assembly 會員大會 1st General Assembly 2nd General Assembly (4/21) (4/23) 特殊會議 (於4/20進行) Finance Committee Past Presidents’ Meeting 財務委員會 歷任會長會議 Chief Delegates Briefing Session 團長會議 學術議程 Seminar on Earthquake & Disaster Management 地震研討會 (APEC 亞太工程師監督委員會合辦) 餐宴活動 場次 時間 地點 餐點 Presidential Dinner 會長晚宴 4月20日 (二) 19:00-22:00 台北世貿聯誼社 33樓 中式圓桌 雞尾酒 (10桌/100人) 歡迎晚宴 4月21日 (三) 19:00-22:00 台北國際會議中心 3樓宴會廳 中式圓桌 (50桌/600人) Friendship Dinner 友誼晚宴 4月22日 (四) 18:30-20:30 宜蘭傳藝中心 中央廣場 台灣小吃外燴自助餐 (宜蘭晶英酒店) (400人) 惜別晚宴 4月23日 (五) 19:00-22:00 台北圓山大飯店 12樓大會廳 中式圓桌 財務委員會 午餐 (特定人員) 4月20日 (二) 12:00-13:00 台北國際會議中心 2樓國際廳 自助餐 (50人) 開幕典禮午宴 4月21日 (三) 12:00-13:30 台北國際會議中心 3樓宴會廳 自助餐 (4樓貴賓廳、3樓北軒) (960人) 旅遊午餐 4月22日 (四) 12:00-13:30 饗食天堂 (內湖店) 自助餐 (300人) 會議午餐 4月23日 (三) 12:00-13:30 台北國際會議中心 3樓宴會廳 自助餐 (400人) Welcome Dinner Farewell Dinner (50桌/500人) 旅遊活動 場次 時間 地點 (行程備註) 4月21日 (三) 13:30-17:30 中正紀念堂、龍山寺 IFAWPCA Golf 高爾夫球敘(自費) 4月22日 (四) 05:40-14:00 礁溪高爾夫俱樂部 National Palace Museum 故宮參訪 4月22日 (四) 08:30-12:00 故宮博物院 National Center for Traditional Arts Tour 傳藝之旅 4月22日 (四) 15:00-17:30 雪山隧道 宜蘭傳統藝術中心 City Tour 市區觀光 Shopping Tour 主題購物 4月23日 (五) 13:30-17:30 Post-Convention Tours 會後旅遊 (自費) 4月24日 (六) 4月25日 (日) 參與人數 (英語導遊) 250人 (早午餐提供) 43人 (英語導遊) 270人 (榮工提供DVD) 300人 (英語導遊) 路線一、西門町 (英語導遊) 116人 路線二、光華商場 (英語導遊) 45人 路線一、花東縱谷 路線二、日月潭 (英語導遊) 報名中 (英語導遊) 會長晚宴 日期： 2010年4月20日 (二) 19:00-22:00 地點：台北世貿聯誼社 33樓 (10桌/100人) 形式：中式圓桌 (設置調酒區全場服務) 重要節目安排： 1. 雙人花式調酒 2. 爵士樂 開幕典禮 日期： 2010年4月21日(三) 08:30 – 10:15 地點： 會議中心 3樓 大會堂 可容納1000人 形式：劇院型固定式座位 (依身分分區入座) 預估人數：1000人 重要節目安排： 1.官將首 (大廳迎賓表演) 2.迎旗儀式 3. 點燈儀式 4. 鼓陣及醒獅 一樓大廳平面圖 國內報到區 官將首表演區 三樓大會堂 平面圖 開幕典禮 座位分區圖 友誼晚宴 日期： 2010年4月22日(四) 18:00 – 20:30 地點：宜蘭傳統藝術中心 廣場 (400人) 形式：台灣小吃 外燴自助餐 (宜蘭晶英酒店) 重要節目安排： 1. 明華園歌仔戲(戲劇館演出) 2. 電音三太子 3. 用餐音樂(幸福樂手) 4. 原住民舞蹈及互動 (原住民頭帶及鈴鐺手環) 5. 現場搗麻糬 惜別晚宴 日期： 2010年4月22日(四) 18:00 – 20:30 地點：台北圓山大飯店 12樓大會堂 形式：中式圓桌 (桌邊分菜服務) 重要節目安排： 1. 黑光劇 (紙風車劇團) 2. IFAWPCA 頒獎典禮 (得獎影片4/14提供) 3. 工程貢獻表揚 4. 熱舞Live Band (Hot Shock樂團) 5. 閉幕儀式 接待規劃 機場接待 (桃園機場第一、二航站) 飯店接待 (君悅大飯店) • 配置 • 接機櫃台及海報設立：團體及個人接機服務點 • 入境大廳接機人員：接駁車安排，與會者抵台回報 • 配置： • 飯店服務台設置 • 大會諮詢人員：提供與會者議程資訊、交通資訊等需求 • 會議中心大廳配置： 會場接待 (會議中心及各節目場地) • 現場報到台 • 報到接待人員：提供與會者報到及會議資料領取 • 會議中心會議室/ 餐宴會場配置： • 議程管控人員：提供會議室內相關設備及議事服務 • 現場服務人員：會場動線指引及機動服務 • 會場配置: 旅遊接待 • 旅遊服務台：由旅行社駐點提供即時旅遊行程安排服務 • 交通車配置： • 英語導遊+隨車助理 機場接待 第一及二航廈接待台佈置(示意圖) 著原住民服飾工作人員接機歡迎抵台。 行李吊牌 識別貼紙 接機流程 接機工作人員依接機表待命 於抵達時間(Arrival Time) 前10分鐘至入境大廳海關出口 持接機歡迎牌 見面時： 1. 原住民舞者歡迎問候，並位貴賓掛上花環 2. 貴賓與原住民舞者合影 3. 引導貴賓至上車地點等待。 車輛安排： 貴賓出關時，艾力得人員(Stella/ Karen) 連絡司 機至上車地點待命。 等待時：確認以下事項 1. 貴賓下榻飯店 (即車輛前往地點) 2. 貴賓人數 3. 詢問預計至會場報到時間 4. 提醒送機為定點定時(君悅或福華發車)，請於大 會報到時登記 上車時： 1.再次提醒本車前往地點及時間 2.協助人員及行李上車，並同步確認。 完成後： Stella (Karen) 回報Jun接機最新狀況 艾力得人員向大會報到窗口(Jun)回報接機人數及人 員。 飯店接待 君悅飯店大廳 東側門服務台設置 (示意圖) ＜一般諮詢＞ 1.大會議程及相關交通接駁時程 2.周邊旅遊建議 ＜Check-in協助＞ ＜集合登車人員引導＞ ＜主辦單位紀念品發送(依名單配合飯店作業)＞ 會場報到 會議中心 報到台示意圖( 4月19日~20日) 貴賓身分識別 VIP Past President Past Secretary General IFAWPCA officers Board Members Chief Delegates Legal Adviser (其隨行眷屬亦屬於VIP) Delegate Accompanying Seminar Observer 觀禮貴賓 Staff Press 採訪證 貴賓資料袋 背包 鴨舌帽 大會手冊(A4 size) 隨身議程 景點介紹卡 晚宴邀請卡（一般與會者共四款，放於信封內) 紀念禮品 (陶笛、花布袋、觀光局禮品) 報到流程 國外與會者 (已報名) 問： 公會名稱 或姓名拼音 系統直接搜尋 報到者簽名於組織名單上簽名。 若代領，除替報名者簽名外，系統需註記代領人。 國內與會者 (已報名) 問： 貴賓姓或名 問： 有無識別證 觀禮貴賓 (未帶識別證) 請貴賓提 供名片 提供資料袋， 識別證 條碼感應 提供資料袋， 識別證 系統直接搜尋 報到者簽名於組織名單上簽名。 若代領，除替報名者簽名外，系統需註記代領人。 觀禮貴賓 (有識別證) 條碼感應 條碼感應 確認是否為 營造同業 確認未報到 提供資料袋 識別證編號註 記名片上 條碼感應 將名片上資訊輸 入於報名資料內 提供資料袋 ，識別證 工作分組說明 任務分組及工作 秘書室 1. 協助文書處理 3. 後勤物品管理 2. 庶務聯繫 4. 現場與會者臨時問題處理 報到組 1. 國內外貴賓報到 3. 動線引導 2. 會場諮詢服務 議程組 1. 會場內動線引導 2. 會議室內設備協助、時程管控 1. 晚宴貴賓帶位 3. 動線引導 2. 飲食特殊需求詢問 旅遊組 1. 貴賓集合及交通引導 3. 協助各車導遊 2. 活動進行時人員管控協助 飯店服務組 1. 大會議程及交通諮詢 3. 飯店集合及接駁協助 2. 旅遊資訊諮詢 4. 貴賓禮品贈送支援 機場服務組 1. 貴賓抵台接機現場協助 2. 車輛協調及機場臨時工作支援 晚宴接待 工作人員 總負責人: 蔡丞鈞 (Jun Tsai) 0989820921 1. 2. 3. 4. 工作報到事項: 報到地點: 202Ａ室(TGCA Secretariat) 每日需簽退及簽到。 若有緊急狀況,與各組艾力得負責人聯繫。 每日報到時間略有不同, 務必詳閱工作手冊。 1. 2. 3. 4. 注意事項: 務必詳記會議及會場資訊。 不說”不知道!” 與會者問題詳細確認後再予以告知。 請於集合前用早餐完畢。 服裝儀容禮儀規範 工作人員服裝 大會Polo衫 卡其色素面休閒褲 著黑色休閒鞋(不可穿球鞋或帆布鞋) 天冷內可搭黑色素色長袖 T 恤 (圓領或V領) 專業整齊的服裝儀容 整體服務品質的提升 儀容注意事項-女性 典雅淡妝：眼影與口紅搭配制服，顏色素雅，不擦亮粉及戴假睫毛 髮型髮色：素雅不宜誇張新潮，長髮須束起，瀏海不過長散亂 指 甲：保持清潔，指甲油以透明色為限 飾 品：簡單切勿過大、招搖或易搖晃、勿配戴三種以之飾品 制 服：保持清潔與平整 工作以前：避免食用辛辣或重口味食物，常保口腔清潔 工作之中：禁嚼口香糖，避免濃烈香水或汗味 儀容注意事項-男性 臉 部：保持乾淨不蓄鬍鬚 頭 髮：長度不蓋過耳，後方不過衣領，注意頭皮屑 指 甲：不宜過長且常保清潔 制 服：保持清潔與平整 工 作 前：避免食用辛辣或重口味食物，常保口腔清潔 工作之中： 禁嚼口香糖，避免濃烈香水或汗味 服務技巧 “7-38-55定律” Words 7% 他人對您的觀點 7％ 決定在您講話的內容 Tone of Voice 38% Body Language 55% 38％ 在於您講話的口氣、手勢 55％ 則在於您的外表，肢體語言 也就是您看起來專不專業 by Albert Mebrabian “微笑” 工作中保持淺笑 與客人接觸時面帶微笑 露齒笑且與貴賓頻率相同 “手勢” 不佩戴耀眼的首飾 保持整齊清潔 不亂摸口、鼻、頭 雙手自然下垂 指引時五指輕鬆併攏 不用一指神功與五分指 開放式手勢，隨時為貴賓服務 “坐姿” 女性雙膝併攏 男性雙腳張開 身體可輕靠後背，雙手放前 不翹腳／抖腳／敲捶腳部 “站姿” 肩部平衡，兩臂自然下垂或置前側， 抬頭挺胸縮小腹 禁忌：下半身晃動與雙手環胸 “走路” 不可漫步，也不可跑步 眼睛平視，下巴微縮，身體挺直有精神 引導帶領貴賓時步伐要配合貴賓的速度及位置 “目光” 交談時，目光接觸且平時 視線等高，頻率相同 目迎目送 工作中眼睛四處觀看，注意貴賓是否需要服務 “語言” 面帶微笑、熱情親切地打招呼 對貴賓用適合的稱呼 做個傾聽高手 服務時用辭得體、禮貌得宜 互相交談公事要低調 有外籍人士在場，少用本國語與同事交談 使用貴賓聽得懂或易懂的語言 善用關懷及讚美的字句 執勤時，不可與同事聊天或交頭接耳 不可批評貴賓 善用肢體語言 Any Questions?