Transcript Magnus Josephson AB

Magnus Josephson AB
Exempel på hur köpare och
säljare bör kommunicera för att
göra bättre affärer
Magnus Josephson
Upphandlingsjurist
26 januari 2011
Tel: +46 8 678 10 20
[email protected]
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Sammanfattningsvis…
• Kommunikation är informationsutbyte
• Som upphandlare bestämmer du hur mycket information du
behöver för att kunna fatta beslut
• Som leverantör måste du ha en plan för hur din information
skall nå marknaden för att skapa bäst effekt
• LOU reglerar ingenting om hur information skall ske före och
efter upphandlingarna – tänk fritt!
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
2
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Magnus Josephson – Upphandlingsjurist
Expert på affärer med och av offentlig sektor
MÅL:
Bidraga till att företag tjänar mer pengar på offentlig upphandling
Bidraga till att myndigheter gör bättre affärer
Kommunikation
Hur kan min kund nå marknaden med sitt budskap?
95-99 NOU (Nämnden för offentlig upphandling)
99-04 Hallvarsson & Halvarsson kommunikationskonsult
04-09 OPIC Utbildare och konsult
2009 – Magnus Josephson AB – Expert på framgångsrik försäljning
mot offentlig sektor
Kontakt: 08 - 678 10 20
[email protected]
Lärare/Mentor på Handelshögskolan, IHM, Almi och Talarforum
Skriver i Upphandling24 och Handelstidningen Justitia
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
3
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Magnus Josephson
Varför är det så svårt att
kommunicera rätt?
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
4
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
5
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Exempel: Västra Götalandsregionen
Aktörer i inköpsprocessen
Inköpsråd
Verksamhetsrepresentanter
Styrgrupper
Inköpschef
Projektgrupper
Projektledare/inköpare
Inköpscontroller
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
6
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
INKÖPSOMRÅDEN
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
7
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
INKÖPSPROCESSEN
Policy
Analys
Regelverk
LOU, EU förordningar
mm
Portal EH-system
Miljö & sociala
hänsyn
Organisation
Upphandling
Avtalsvård
Leverantörssamverkan
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
Beställning
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
Processorg
Roller & ansvar
Inköpsorganisation
8
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
INKÖPSPROCESS I TRE STEG
Analys
Bestämmer inköpsstrategi
Behovs- och
totalkostnads
analys
INKÖPSRÅDET
intra.vgregion.se/inkopsradet
Förlänger värdet
Order
Leverantörsmarknadsan
alys
Avtalsvård
Upphandling
Strat
egi
Anbudsinfordra
n
Anbuds
utvärdering
Förhandli
ng
& Avtal
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
hanterin
g
Leveranshantering
Uppföljni
ng
9
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Magnus Josephson
Vilka förutsättningar krävs för en
bra kommunikation
– Före upphandlingen?
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
10
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Följande faktorer är HELT avgörande för
framgång (för båda parter)
1. Kommunikation/Dialog – JA!
-----------------2. Med rätt personer… Vilka?
3. Om rätt saker… Vad?
4. Vid rätt tillfälle… När?
5. På rätt sätt… Hur?
6. Regelbundet… Hur ofta?
7. På rätt ställe… Var?
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
11
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
1. Kommunikation/Dialog – JA!
• Myndigheten måste
– Ta ställning – Dialog är viktigt och något vi skall ha!
– Skapa en plan för kommunikation
– Ex: Vilka skall kommunicera, under vilka former, varför etc
• De flesta myndigheter har ingen genomtänkt plan för
kommunikation i med privat sektor
• Detta skapar stor osäkerhet och rädsla för kommunikation
• …och många missade chanser
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
12
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
1. Kommunikation/Dialog – JA!
• Företagen måste
– Ta ställning – Dialog är viktigt och något vi skall ha!
– Skapa en plan för kommunikation
– Ex: Vilka skall kommunicera, under vilka former, varför etc
• De flesta företag har ingen genomtänkt plan för kommunikation i
sin försäljning mot offentlig sektor
• Detta skapar osäkerhet och rädsla för kommunikation…
• …och många övertramp tyvärr
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
13
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
2. Med rätt personer… Vilka?
• Jag lanserar härmed två roller hos köparsidan:
– Affärsansvarig – Före upphandlingarna
– Kontraktsansvarig – Efter upphandlingarna
Båda har uppgiften att kommunicera med marknaden och
avtalsleverantörer
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
14
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
2. Med rätt personer… Vilka?
• Köpar- och säljarsidan måste ta fram relevanta samtalspartners
• Sök hos köparen:
– Kund
- Engagerad behovskunnig
– Påverkare
- Expert
– Användare
- LOU-kunnig
• Kund = Den som betalar
• Påverkare resp Användare = Alla andra, t ex Referensgrupp
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
15
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
2. Med rätt personer… Vilka?
• Leverantörer – vilka skall ni skicka fram?
• Skapa en spegelbild av er organisation jämfört med köparens
organisation
• Era säljare kommer bara upp till en viss nivå
• Vill ni högre upp måste ni skicka ngn med högre befattning
• Ex: Politiker möter VD/Lednings-/Styrelseperson
• Ofta överdrivet fokus på upphandlaren
• Användarna ofta största målgruppen – underutnyttjad!
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
16
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
3. Om rätt saker… Vad pratar man om?
•
Behovet – givetvis…
•
Köparsidan internt - Vilket är behovet för…
– Patienten/patientnytta
– Användarna som sjukvårdspersonalen
– Politiker
– Ekonomi
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
17
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Tre frågor som skall ställas inför en upphandling
• Vad är målet med affären?
• Vem är kund?
• Hur skapar vi rätt team?
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
18
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
3. Om rätt saker… Vad?
• Leverantörer: Kunden frågar er
– ”Vi älskar ert företag, vi vill jättegärna ha er som leverantör
även nästa gång!
– Hur gör vi för att köpa era produkter och tjänster på ett så bra
sätt som möjligt och i enlighet med LOU?”
• Vad svarar ni?
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
19
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
3. Om rätt saker… Vad?
• Samtalet mellan kund och leverantör skall inte i första hand handla
om vad som skall säljas…
• …utan HUR det skall köpas
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
20
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Frågor att diskutera med kunden
• Varför vill ni köpa detta? Huvudskälet?
• Vad upphandlas? Skall ni köpa en produkt, tjänst eller en
lösning/funktion/process/effekt?
• Skall köparen eller leverantören visa lösningen?
• Vem gör en förstudie? Kunden? Leverantören?
• Möte med leverantören?
• Upphandlingsform? Förhandling?
22 februari 2011
• När kan köparen/säljaren
räkna hem investeringen?
Forum för offentlig upphandling
21
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Två frågor säljaren måste besvara
• Vad skall utvärderas?
• Hur skall det utvärderas?
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
22
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
3. Om rätt saker… Vad pratar man om?
• Säljarna
– Den som känner till mest om marknaden är mest attraktiv att
tala med
– Ex Tieto – har kartlagt hundratals upphandlingar sedan 90talet.
– De vet allt om trender i krav, avtalsperioder,
upphandlingsformer mm.
• Exempel på marknadsföring
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
23
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Marknadsföring mot off sektor - Xerox reklam för
ramavtal med Verva
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
24
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Broschyr till kunderna
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
25
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Varför välja Xerox?
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
26
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Inbjudan till informationsdag
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
27
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Forum
För Medtech
Upphandling
- För landstingen i Sverige
I samarbete med:
Magnus Josephson, OPIC
Stockholm, Sweden
22 februari 2011
1-2 december 2009, Stockholm
Forum för offentlig upphandling
28
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Välkommen till det första Forumet för
Medtech upphandling.
INBJUDAN TILL FORUM FÖR MEDTECH UPPHANDLING
Hälso- och sjukvården i Sverige står inför tuffa utmaningar de närmsta åren. Knappa resurser,
fler patienter som behöver opereras, samt ny (på kort sikt ofta kostsam) innovativ teknik väntar
på implementation. Till detta kommer svårigheten att göra bra affärer inom ramarna för LOU
som ofta ger upphandlare strama tyglar, för hur inköpsprocessen kan hanteras. I tillägg till detta
så gör svårigheter att utvärdera anbuden att upphandlingen alltför ofta hamnar hos domstol.
Då dessa problem är gemensamma för både sjukhuspersonal, landstingen samt leverantörer, så
anser vi att en öppen dialog är extremt viktig, så att vi utnyttjar alla resurser för att kunna
effektivisera svensk hälso- och sjukvård. Därför bjuder vi i samband med årets upphandlingsgala
in till ett möte i dialogens tecken, kring dessa frågor.
Vi ser fram emot att träffa er i Stockholm !
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
29
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Tidningsbilaga
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
30
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Info om vad avtalet innebär
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
31
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
32
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
4. Vid rätt tillfälle… När?
• Köpare – När som helst
– Mellan upphandlingarna – I oskarpt läge
– Under upphandlingen – för ”Look and feel”.
– Efter upphandlingen – för Avtalsuppföljning
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
33
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
4. Vid rätt tillfälle… När?
• Leverantörer
– Kartlägg oskarpa läget: analysera avtalsperioder
– Gör säljkalender
– Hitta säljfönstret röd/grön zon
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
34
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
5. På rätt sätt… Hur?
• Nyckelordet är ”Kunskapsöverföring” = Utbildning
• Från myndigheten
– Om verksamhetsbehov, mål, organisation mm
• Från företaget
– Hur skall man köpa det ni säljer?
– Vad skall upphandlas?
– Analysstyrd marknadsföring
– Problemlösning
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
35
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
6. Regelbundet… Hur ofta?
• Få och stora events?
– Ex årlig jättekonferens all inclusive?
• Många små?
– Ex frukost-/lunch/eftermiddagsseminarier
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
36
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
7. På rätt ställe… Var?
• Skapa ett neutralt forum
• Svårt hos leverantören
• Svårt hos myndigheten
• Bättre på en konferensanläggning
• Bättre genom en tredje part typ Swedish Medtech
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
37
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Magnus Josephson
Vilka förutsättningar krävs för en
bra kommunikation
– Under upphandlingen?
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
38
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Vad säger LOU om dialog under uh?
• ”Den skall vara likabehandlande”
• Sunt förnuft
• Alltså: Man FÅR ha dialog med leverantörer
• Man BÖR träffa leverantörerna om det krävs ”look and feel”
• Uh av nyckelkompetens VIKTIGT att träffa leverantörer
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
39
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Hur kan kommunikation motverka
överprövningar?
• Det är bristen på kommunikation som är vanligaste orsaken
till överprövning
• Värst att inte förstå VARFÖR man förlorat… inte förlusten
sig
• Bjud in en missnöjd leverantör. Lyssna. Försök förstå. Svara.
Skapa förtroende.
• Om de har rätt – var inte rädd att ändra ditt beslut
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
40
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Vad leder till bristande kommunikation?
• Korta anbudstider
• Fel ställda frågor
• Frågorna visar inte konsekvensen av t ex ett krav
• Alltför korta svar
• Transparens = JAG fattar!
• Bristande transparens = JAG fattar INTE!
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
41
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Magnus Josephson
Vilka förutsättningar krävs för en
bra kommunikation
– Efter upphandlingen?
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
42
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Avtalsperioden – hur skapa bra dialog?
• Uppstartsmöte
• Regelbunden avstämning
• Utse dialogansvariga i Referensgruppen
• Sätt upp tydliga mål med varje möte – Varför träffas?
• Utse ”affärsansvarig” som bara håller på med uppföljning
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
43
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Magnus Josephson – Upphandlingsjurist
Vill ni köra utbildning/ workshop/
idéseminarium i dessa frågor på er
myndighet eller företag?
Kontakt utbildning eller konsultation:
+46 8 – 678 10 20
[email protected]
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
44
Magnus Josephson AB – Framgångsrik försäljning mot offentlig sektor
Magnus Josephson
Tack för idag!
22 februari 2011
Forum för offentlig upphandling
45