Transcript Seminario sobre Administración de Subvenciones

Seminario sobre Administración
de Subvenciones
Distrito 4170
Seminario sobre administración de subvenciones
1
Propósito
• Comprender cómo administrar una
subvención de La Fundación Rotaria
• Familiarizarse con los requisitos de custodia
de fondos
• Preparar a los clubes para la implementación
del Memorando de acuerdo
• Certificar a los clubes para que reciban
fondos de subvenciones de La Fundación
Rotaria
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Administración de subvenciones
Garantiza que los proyectos
•
•
•
•
Cuenten con los debidos controles financieros
Se conformen a las más estrictas normas técnicas
Satisfagan las necesidades de los beneficiarios
Cumplan los objetivos
establecidos
• Protejan los fondos aportados
por los donantes
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Proyectos de subvenciones exitosos
• Satisfacen las necesidades de la
comunidad
• La comunicación entre las partes es
frecuente y fluída
• Cuentan con un plan de implementación
• Son sostenibles
• Adoptan controles apropiados para la
custodia de fondos
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Custodia de fondos
La custodia de fondos es la administración y
supervisión responsable de los fondos de las
subvenciones e incluye los siguientes elementos:
•
•
•
•
Supervisión por parte de los rotarios
Revisión de los registros financieros
Supervisión de los fondos
Notificación de toda irregularidad o uso indebido de los
fondos
• Presentación de los informes correspondientes dentro de
los plazos establecidos
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Requisitos para la certificación
• Asistir a un Seminario sobre
administración de subvenciones
• Aceptar el Memorando de Acuerdo para
los clubes y remitir al distrito una copia
firmada del mismo
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Condiciones para la certificación
• La certificación es válida por un año
• El club será responsable del uso de los fondos
de las subvenciones
• Deberán notificarse todo posible conflicto de
interés
• El club deberá cooperar con todas las auditorías
• Los fondos deberán emplearse debidamente
• El club deberá implementar el MDA para los
clubes
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Sesión 1
Diseño de proyectos
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Objetivos de la capacitación
• Emplear las mejores prácticas para el
diseño de proyectos
• Trazar un plan para la implementación de
su proyecto
• Fijar metas mensurables
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Proyectos de subvenciones con éxito
• Responden a las necesidades de la
comunidad
• Mantienen una comunicación frecuente
entre los colaborades
• Cuentan con un plan de implementación
• Son sostenibles
• Adoptan prácticas apropiadas para la
custodia de fondos
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Evaluación de las necesidades
• Diseñe el proyecto basándose en una de
las necesidades de la comunidad
• Evalúe los recursos a disposición del club
y sus posibles colaboradres
• Hable con los miembros de la comunidad
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Colaboradores
•
•
•
•
•
•
Convención de RI
Ferias de proyectos
LinkedIn
Matchinggrants.org/global
Reuniones internacionales
Rotary Showcase / Facebook
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Planificación de proyectos
• Nombre un comité del proyecto integrado por
tres personas
• Asigne funciones a sus integrantes
• Elabore un plan de implementación
• Prepare un presupuesto
• Diseñe un plan de emergencia
• Establezca un sistema para la conservación de
documentos
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Preparación del presupuesto
•
•
•
•
Realista
Licitación por concurso
Precios razonables
Reporte todo conflicto
de interés
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Fijación de metas
•
•
•
•
Mensurables
Sostenibles
Cualitativas (descriptivas)
Cuantitativas (numéricas)
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Fijación de metas
• Recabe datos de referencia
• Fije metas
• Determine el método de medida
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Objetivos de la capacitación
• Emplear las mejores prácticas para el
diseño de proyectos
• Trazar un plan para la implementación de
su proyecto
• Fijar metas mensurables
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Sesión 2
Solicitud e implementación de
subvenciones
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Objetivos de la capacitación
• Preparar correctamente una solicitud de
subvención
• Entender cabalmente la financiación de
las subvenciones
• Reconocer la importancia de la
evaluación
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Subvenciones de La Fundación Rotaria
• Subvenciones Distritales
• Subvenciones Globales
• Subvenciones Prediseñadas
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Solicitud de Subvenciones Globales
•
•
•
•
Proceso de dos etapas realizado en línea
Buscan lograr las metas de las áreas de interés
Deben ser sostenibles
Cuentan con la participación de clubes rotarios
de dos distritos
• Presupuesto mínimo de 30.000 dólares
• El distrito confirma la certificación del club
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Áreas de interés
Paz y prevención/resolución de conflictos
Prevención y tratamiento de enfermedades
Suministro de agua y saneamiento
Salud materno-infantil
Alfabetización y educación básica
Desarrollo económico y cívico
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Proyectos sostenibles
Un proyecto sostenible brinda a la
comunidad los conocimientos y habilidades
necesarios para mantener sus resultados a
largo plazo, después de que se hayan
agotado los fondos de la subvención
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Pasos preliminares para la solicitud
de Subvenciones Globales
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Solicitud
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Financiación de las
Subvenciones Globales
• Contribuciones del FDD: el Fondo Mundial
efectúa una aportación paralela por el mismo
importe
• Contribuciones en efectivo de los rotarios: el
Fondo Mundial efectúa una aportación paralela
de 50 centavos por cada dólar recibido
• Contribuciones en efectivo realizadas por
personas ajenas a Rotary
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Pautas para la financiación
• Las contribuciones deben provenir de
actividades de recaudación de fondos
organizadas por los rotarios
• Las contribuciones no podrán proceder de los
beneficiarios a cambio de una subvención
• Las contribuciones no podrán proceder de otras
subvenciones
• Las contribuciones serán acreditadas a las
personas que las realizaron
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Implementación
• Comunicación
• Plan para la
administración de los
fondos
• Mantenimiento de
registros
• Seguimiento del plan
original aprobado por
la Fundación
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Evaluación
• Facilita el cumplimiento del
requisito de presentación de
informes
• Mejora los proyectos futuros
• Debe basarse en las metas
establecidas
• Debe ser permanente
• Sirve para identificar los éxitos
obtenidos
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Objetivos de la capacitación
• Preparar correctamente una solicitud de
subvención
• Entender cabalmente la financiación de
las subvenciones
• Reconocer la importancia de la
evaluación
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Sesión 3
Supervisión y presentación de
informes
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Objetivos de la capacitación
• Familiarizarse con las mejores prácticas de
administración de fondos y mantenimiento
de registros
• Saber qué documentos deben conservarse
• Comprender los requisitos para la
presentación de informes
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Plan financiero
•
•
•
•
•
Cuenta bancaria para los fondos
Plan para el desembolso de los fondos
Use checks/bank cards to track funds
Libro mayor
Incluir leyes locales
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Recursos
• Hoja de trabajo sobre conservación de
documentos
• Hoja de trabajo sobre el plan financiero
• Transferencia de la custodia de una
cuenta bancaria
• Más información en Rotary.org
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Conservación de documentos
• Al acceso de todos los socios del club
• Deben conservarse durante un mínimo de
cinco años
• Deben conservarse
copias en un lugar
separado
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Informes de subvenciones
distritales
• <<Incluya aquí los requisitos para la
presentación de informes prescritos por el
distrito>>
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Frecuencia de los informes sobre
Subvenciones Globales
• Informes parciales
• Dentro de los 12 meses de haberse recibido
el primer pago
• Cada doce meses a partir de entonces
• Informe final dentro de los dos meses de
concluido el proyecto o actividad
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Contenido de los informes
sobre Subvenciones Globales
•
•
•
•
Participación de ambos copatrocinadores
Tipo de actividad
Evaluación de las metas del proyecto
Cómo se lograron las metas de las áreas de
interés
• Uso de los fondos
• Número de beneficiarios y cómo se beneficiaron
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Conflicto de interés
• Existe un conflicto de interés cuando las
actividades subvencionadas pueden
reportar beneficios económicos o
personales a un rotario
• Los beneficios pueden ser directos (a
favor del rotario) o indirectos (a favor de
una persona vinculada con el rotario)
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Objetivos de la capacitación
• Familiarizarse con las mejores prácticas de
administración de fondos y mantenimiento de
registros
• Saber qué documentos deben conservarse
• Comprender los requisitos para la
presentación de informes
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Sesión 4
Certificación
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Objetivos de la capacitación
• Tener un claro entendimiento de los
requisitos para la certificación
• Gestionar los trámites para la certificación
del club
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Requisitos para la certificación
• Asistir al Seminario sobre administración
de subvenciones
• Firmar y remitir el MDA para los clubes
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Cómo mantener vigente la
certificación
• Cumplir los términos del MDA para los
clubes
• Designar al socio o comité que se
encargará de gestionar la certificación del
club
• Implemente las debidas prácticas de
custodia de fondos para evitar su uso
indebido
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Objetivos de la capacitación
• Tener un claro entendimiento de los
requisitos para la certificación
• Gestionar los trámites para la certificación
del club
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MEMORANDUM DE ACUERDO
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Memorándum de Acuerdo
Atención
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Gracias
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