Transcript Amal Semkaoui et Akouche Mohamed: Workflow

Université Sidi Mohammed Ben Abdallah
Ecole Supérieure de Technologie de Fès
Exposé sous le thème:
Le Workflow
Réalisé par:
SEMKAOUI Amal.
AKAOUCH Mohamed.
Encadré par:
M. Adil HACHMOUD.
Année universitaire
2007/2008
Plan:
Introduction:
I- Présentation de l’outil Workflow:
A- Historique:
B- Définition:
C- types :
D- cycle de vie :
E- Le moteur de Workflow:
F- Standardisation:
G- Les domaines de l’entreprise intéressés par une application de workflow:
H- Les grandes fonctions d’une application workflow :
I - Avantages et inconvénients :
II- La conduite d’un projet de workflow:
A- les étapes de conduite d’un projet workflow.
B- La modélisation d’un projet Workflow:
C- Nécessité de la Communication:
D- Nécessité de la formation:
E- Les outils d’amélioration de l’efficacité opérationnelle et financière d’un projet workflow:
III-Les spécificités des projets de workflow :
A- Les technologies :
B- La relation du workflow avec la GED (gestion électronique des documents):
C- La relation du workflow avec la technique du Groupware:
D- La relation du workflow avec Internet:
IV- Exemples d’entreprises adoptant le workflow comme outil de travail :
Conclusion :
Webographie:
Introduction:
La mondialisation et L’environnement
économique actuel impose aux entreprises surtout
celles de dimension internationale de réduire au
maximum les coûts inutiles.
Le développement des démarches de
réorganisation de processus est une réponse adaptée
à la recherche d’optimisation des processus. Elle
peut se traduire par l’utilisation d’une solution
logicielle appropriée, comme un Workflow. Cette
dernière permet d’être un support à une nouvelle
organisation.
I- Présentation de l’outil Workflow:
A- Historique:
L'industrie de l'imagerie électronique et de la gestion de la
production assistée par ordinateur a été la première à réclamer une
technologie qui permette l’automatisation des procédures de travail,
jusqu’alors réalisées à la main.
À partir de l’année 1975 et jusqu’à 1985, la nouvelle
technologie dite de WorkFlow a connu un essor important en
mettant en place un système capable d’automatiser au mieux les
flux de travail.
Or, le regain d’intérêt pour le génie logiciel au début des années
1990 a permis de relancer les recherches concernant les systèmes
WorkFlow afin de mettre en place des systèmes plus simples à
utiliser.
I- Présentation de l’outil Workflow:
B- Définition:
On appelle « Workflow » traduisez littéralement « flux de travail » et en français par
« gestion électronique des processus métier ». la modélisation et la gestion informatique
de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la
réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel ou bien procédure
d’entreprise).
Un processus métier représente les interactions sous forme d'échange
d'informations entre divers acteurs tels que :
- des humains,
- des applications ou services,
- des processus tiers.
De façon pratique, un Workflow peut décrire :
- le circuit de validation,
- les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus,
- les délais à respecter,
- les modes de validation…
I- Présentation de l’outil Workflow:
Le Workflow sait ainsi décomposer les cas en
tâches et affecter chaque tâche à un acteur selon les
règles de gestion en vigueur, et en suite fournir à
chacun des acteurs les informations nécessaires pour la
réalisation de sa tâche.
Le Workflow permet de savoir aussi à tout
moment où en est un document, donc Il permet une
surveillance centralisée, parfois mal ressentie par les
personnels concernées.
I- Présentation de l’outil Workflow:
Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s'agit de la modélisation des
tâches de l'ensemble de la chaîne éditoriale, de la proposition du rédacteur à la
validation par le responsable de publication :
Le schéma ci-dessous résume les différentes étapes de transfert
d’informations avec workflow au sein d’une organisation :
Exemple d’illustration:
Les étapes de traitement d’une déclaration d’accident automobile
par une compagnie d’assurance se présentent comme suit :
Au service courrier, la lettre
et la déclaration sont numérisées
et un dossier déclaration
accident est crée avec un numéro
de référence, tandis qu’un courrier
accusant réception de la
déclaration est crée
automatiquement et est envoyé
par la poste.
L’expert évalue les dégâts
du véhicule et transmet
son expertise au liquidateur.
Si l’assuré est dans son droit,
le liquidateur se fait rembourser
par la compagnie adverse
(selon un mécanisme de compensation).
En parallèle l’état des
cotisations de l’assuré
est vérifié.
En fonction de l’adresse
où est visible la voiture
accidentée, le liquidateur
Sélectionne un expert,
et prépare une lettre
de mission pour celui-ci.
Le liquidateur, dès réception
du rapport d’expertise, notifie
par courrier l’accord
de la compagnie pour réparer.
Le cas est enfin
complètement traité,
après un délais de quelques
semaines, il peut être
transmis aux archives.
Dès réparation, l’assuré
fait parvenir la facture
du garagiste à la
compagnie qui effectue
le remboursement
en émettant un chèque
et la lettre
d’accompagnement.
Exemple d’illustration:
Dans ce processus administratif il y a :
Plusieurs acteurs :
l’assuré, le service
courrier, le liquidateur,
l’expert , le garagiste.
Plusieurs documents :
la déclaration , la lettre de
mission de l’expert, le
rapport d’expertise, la
facture du garage et le
paiement final.
Plusieurs tâches :
saisie de la déclaration,
nomination de l’expert,
notification de l’assuré,
paiement de l’assuré,
notification de la compagnie
adverse et enfin archivage des
données du cas.
Exemple d’illustration:
Ä partir de ces informations Une application de workflow se
charge dès la création du cas :
Créer les tâches à exécuter
au fur et à mesure de
l’avancement du cas.
De les attribuer aux acteurs
en fonction des règles
de l’organisation.
De prendre en compte la finalité
de l’entreprise (rembourser les
dépenses occasionnées par
un accident) depuis sa
sollicitation (par la déclaration)
jusqu’à sa bonne fin
(le débit du chèque).
D’assister les acteurs dans
la réalisation de chaque tâche
(en créant automatiquement
la lettre d’accusé de réception
par exemple)
C- Types de Workflow:
Dans les applications de workflow, on distingue
classiquement quatre catégories:
 Le workflow de production : (aussi appelé workflow
procédural ou workflow directif), Il correspond à la
gestion des processus de base de l’entreprise.
 Le workflow administratif: Il correspond à tout ce qui est
routage de formulaires, basé en général sur une
infrastructure de messagerie.
 Le workflow ad-hoc : Ce type de workflow est utilisé
pour la gestion des procédures non déterminées ou
mouvantes.
 Le workflow coopératif: Il gère des procédures évoluant
assez fréquemment et liées à un groupe de travail
restreint dans l’entreprise.
D- Cycle du vie d’un workflow:
Le cycle de vie d’un workflow, est décomposable en plusieurs
phases:
-Le cycle commence avec une analyse initiale des objectifs
du projet, l’environnement de la future application de workflow
et les structures organisationnelles.
- Cette phase est suivie par une phase de conception du
process, pendant laquelle l’ensemble de la structure de process
est construit.
D- cycle de vie d’un workflow:
- Les modèles de workflow finis sont les prérequis à la phase d’implémentation du process.
Pendant cette phase, la solution de workflow est
intégrée avec les systèmes d’information
environnants.
-Pendant la phase d’ordonnancement du
process, des instances individuelles du modèle de
workflow sont créées et coordonnées par le service
d’ordonnancement du workflow.
D- cycle de vie d’un workflow:
-Parallèlement à la phase
d’ordonnancement ou d’établissement du
process se déroule la phase de contrôle ou
surveillance.. Cette phase d’évaluation
complète le cycle du workflow.
E- Le moteur de Workflow:
Le moteur de workflow est le dispositif logiciel permettant
d'exécuter une ou plusieurs définitions de workflow. Par abus
de langage, on peut appeler ce dispositif logiciel tout
simplement "workflow".
Le moteur de workflow est l'outil permettant de modéliser
et d'automatiser les processus métiers de l'entreprise. Là on
peut parler plus spécifiquement du Workflow en tant qu’objet
pouvant être décrit par un langage descriptif dans un fichier
informatique, qu’une application adaptée peut alors
interpréter et exécuter. Ainsi on peut automatiser un processus
de travail.
E- Le moteur de Workflow:
Les entreprises doivent donc faire leur choix parmi un
grand nombre de logiciels de workflow. Aucun produit ne
remplit toutes les conditions. Il est donc important que les
utilisateurs définissent leurs besoins spécifiques et leurs
objectifs principaux.
Les principaux logiciels Workflow présents sur le marché
sont:
Logiciels
fabricants
Avantage spécifique
COSA
Workflow
(SoftwareLey)
Chaque procédure peut être divisée en segments comprenant diverses
activités.
Ensemble
(FileNet)
Une procédure comprenant 5 activités peut être définie en 5 à 10
minutes.
FlowMark
(IBM)
ce logiciel offre des possibilités de structuration pour données
illimitées.
OPEN/
Worflow
(Eastman
Software)
ce produit est plus adapté aux grandes installations de plusieurs
centaines de travailleurs.
Visual
Workflo
(FileNet)
Son véritable atout est son outil orienté objet pour la définition de
procédures.
Staffware
(Staffware)
ce logiciel a pour particularité de permettre l'utilisation de terminaux
en plus de Windows, des Macs ou de Java.
TeamWARE
Flow
(TeamWARE
Group)
ce logiciel offre d'importantes possibilités en matière de dynamisme,
et permet de définir sans délai des procédures qui peuvent
E- Le moteur de Workflow:
Présentation de l’architecture du logiciel Lotus Domino Workflow:
Le principe de l’architecture Domino, détient
l’avantage de pouvoir être accessible à l’aide d’un
navigateur web, sans avoir besoin de créer des liens
sur les postes utilisateurs vers les bases. Le serveur
hébergeant l’application possède de plus son propre
serveur SMTP qui s’occupe de la gestion des alertes et
des notifications des acteurs. Tous les intervenants
sont prévenus par mail de l’arrivée d’une nouvelle
tâche dans leur liste de travail.
Présentation d’un système flexible workflow:
Les Services d’un Système Flexible de Workflow sont:
– GraphEditor application: pour permettre la définition,
la modification dynamique et le suivi d’avancement
d’un procédé..
– Manager application: pour permettre le contrôle de
procédés par des utilisateurs.
– Interface pour le déploiement des applications.
Architecture du Système flexible de Workflow:
Server-Side
Presentation
Server-Side
Business Logic
Server-Side
Data Access Logic
Workflow
information
Client-Side
Presentation
Browser
MySQL
Postgres
Java Web
Start
application
Struts
GraphEditor
application
…
Hero
Database
GraphEditor application:
Avec le GraphEditor, les utilisateurs d’un
projet peuvent définir de nouvelles
activités, effacer des activités existantes,
définir l’interconnexion entre les activités,
obtenir des informations du projet,
visualiser l’exécution des activités…
GraphEditor application:
Créer
un
nouveau
projet par importation
des procédés existants.
GraphEditor application:
Obtenir
la
liste
d’usuraires
d’un
projet ainsi que les
rôles
de
chaque
utilisateur.
Worklist d’utilisateur ou le Manager
Application:
Page d’accueil et pages utilisateur:
Description
basique des
différents projets
existants dans le
système.
Page d’accueil et pages utilisateur:
Accès à la page
personnelle de
l’utilisateur.
Page d’accueil et pages utilisateur:
Visualisation
des activités qui
composent un
projet et des
relations entre
celles-ci.
Page d’accueil et pages utilisateur:
Administrer la
liste des
utilisateurs qui
participent à
la définition et
exécution d’un
projet.
Page d’accueil et pages utilisateur:
Présente
l’ Activité
susceptible
d’être
exécuté.
Page d’accueil et pages utilisateur:
F- Standardisation:
Il existe plusieurs Associations ou organismes liés à la standardisation du
workflow dont les plus principaux sont:

la WFMC(The Workflow management coalition): est une association internationale
regroupant éditeurs, utilisateurs et analystes, dont la mission est de promouvoir et de
développer l’utilisation de la gestion électronique de processus (workflow),

la WARIA (Workflow And Reengineering International Association): est une
association entre plusieurs sociétés qui a comme objectif principal la standardisation
du Workflow.

le BPMI (Business Process Managment Initiative): est un regroupement de plusieurs
sociétés qui développent le BPM (Business Process Managment) et essaient de définir
une norme avant de fabriquer un produit .

L’ EAI (Entreprise Application Intégration): qui est un regroupement d’entreprises,
l’EAI et les Web Services proposent deux solutions différentes mais déjà
opérationnelles.
Les normes en vigueur, leur objet principal et l’organisme
ou la société de laquelle elles émanent :
Norme
Objet principal
organisme ou société
XPDL-XML
Process Definition Language
WfMC
Wf-XML
Interopérabilité
WfMC
WSFL
Web Services Flow Language
IBM
XLANG
Web Services for Business
Process Design
Microsoft
WSCL
Web Service Conversation
Language
HP
WSCI
Web Service Choregraphy
Interface
BPMI
BPML
Business Process Modelling
Language
BPMI
BPEL4WS
Business Process Execution
Language for Web Services
IBM, Microsoft
G- Les domaines de l’entreprise intéressés par une application de workflow:
Il y a plusieurs domaines dans l’entreprise qui peuvent être
intéressés par une application workflow dont on peut citer:
_ l’organisation,
_la collaboration,
_la production,
_la gestion des ressources humaines,
_La gestion de relation client…
Le workflow est Adapté de plus en plus aux procédures bien
définies à savoir:
– Traitement des demandes de congé ou de mutation,
– des lettres de réclamation des clients,
– préparation du budget annuel,
– préparation des instructions de demande de crédit,
– Préparation des contrats avec les fournisseurs et partenaires…
H- Les grandes fonctions d’une application workflow :





Fourniture des interfaces d’administration : le
workflow permet à l’administrateur de l’application de
gérer les descriptions de l’organisation, attribuer les
droits aux participants, et produire les statistiques
d’exploitation.
Une représentation complète de l’organisation
comprenant : les groupes, les acteurs, les rôles des
acteurs dans l’organisation.
Un outil d’analyse et de simulation des
procédures avant leur mise en exploitation
Planification des tâches
Affectation de chaque tâche à l’acteur qui doit
l’accomplir .
H- Les grandes fonctions d’une application workflow :




Tenir à jour pour chaque utilisateur une liste de
tâches à accomplir .
Intégrateur au service de l’utilisateur : il rend les
informations et documents utiles à chaque tâche
accessibles immédiatement par simple sélection des
icônes qui les représentent à l’écran,
Notification des retards à l’administrateur : car le
workflow définit des contraintes de durée pour chaque
tâche et procédure et à la création d’une procédure,
des échéances sont arrêtées.
Enregistrement pour chaque cas et chaque tâche
de l’acteur exécutant et les dates et heures de création,
activation, et fin.
I- Avantages d’une application de workflow :


Amélioration de la productivité : gains de
productivité réalisés par une application de workflow
sont de 20 à 50% sur la part des tâches qu’elle
automatise .
Temps de réponse réduit : la réduction du temps de
réponse entre la prise en compte de l’événement
déclencheur d’un cas et son traitement complet est une
des caractéristiques essentielles des applications de
workflow.
L’exemple suivant permet de présenter les gains
que permet de réaliser une application de workflow en
matière de temps de réalisation des tâches et de
respect des délais par les participants:
I- Avantages d’une application de workflow :

Information claire sur l’état d’avancement :
l’application de workflow permet de renseigner
avec précision sur l’état d’un cas.
Exemple de workflow suivant permet
de savoir l’état d’avancement de chaque tâche et
les responsables des tâches en cours:
I- Avantages d’une application de workflow :


Sécurité accrue : avec une application de workflow,
c’est le système qui affecte les tâches aux participants..
Maîtrise de la qualité et des coûts : une application de
workflow enregistre systématiquement le journal de
tous les événements qu’elle contrôle, avec la date et
l’heure, la procédure et la tâche concernée et le
participant actif. Des outils de traitement de ce journal
fournissent des rapports de synthèse sur les coûts et
délais de traitement des tâches et des procédures.
J- Inconvénients du workflow:

Inadapté si l’on n’est pas dans un contexte « procédural ».

Analyse longue et difficile :car la création d'un Workflow nécessite
une analyse du projet. Cette analyse est souvent longue et difficile.

Contraintes imposées par le logiciel : L'utilisation d'un Workflow
nécessite que tous les participants à un projet saisissent leur état
d'avancement dans chacune des tâches qu'ils ont à effectuer. Ceci est
très lourd et souvent les utilisateurs n'en voit pas la nécessité. Ils ne
le font donc pas régulièrement et parfois ne le font pas du tout.
Lors de l’utilisation de l’application, les utilisateurs peuvent
rencontrer différents problèmes liés à leur matériel ou à un
dysfonctionnement du workflow. Il est donc nécessaire de mettre en
place un système d’assistance et de résolution de problèmes. (par
exemple, des problèmes d’impression des documents du workflow à
partir du navigateur web, ou bien des indisponibilités réseau.)

II- La conduite d’un projet de workflow:
Un projet de workflow ressemble pour
une part à un projet d’informatique. Il suppose
une analyse détaillée des procédures à prendre
en compte et implique parfois des
développements qui font appel aux techniques
de programmation les plus traditionnelles.
Il ressemble aussi à un projet
bureautique avec une importance toute
particulière à donner aux aspects installation du
réseau et des stations, formation des
utilisateurs et organisation du travail en fonction
du nouvel outil.
Analyse du procédé (Détection, Analyse et Développement des procédures…)
Définition du procédé (modélisation, conception des procédures…)
Service d’exécution du Workflow (Configuration de l’installation, Installation stations et réseau,
Formation ,Monitorat des utilisateurs ,Administration du système, contrôle du procédé…)
Outils et applications (Interaction avec les utilisateurs
et les applications).
B- La modélisation d’un projet Workflow:
Le choix de la méthode de modélisation est un
point important. En effet, elle permet de générer un
processus cible qui est la base de toute la suite du
projet. Une mauvaise définition des process par la
maîtrise d’ouvrage aura très certainement des
conséquences désastreuses en terme de budget et de
planning.
Exemple de modélisation de workflow qui définit le process cible:
C- Nécessité de la Communication:
Un lancement d’une nouvelle application est
toujours délicat. Il est nécessaire d’informer au
plus tôt les utilisateurs de la date à laquelle les
nouveaux outils qu’ils pourront utiliser seront
disponibles.
D- Nécessité de la formation:
La formation concerne les utilisateurs qui auront à utiliser
l’application au quotidien. Elle constitue le deuxième volet de la conduite
du changement. Nous discernons deux types de formation, une
formation liée à l’usage de l’outil et une autre liée au comportement face
à l’outil.
1- Formation technique:
Il s’agit de fournir aux utilisateurs les compétences de bases
nécessaires à l’utilisation du système.
2- Formation opérationnelle:
On peut la voir comme une transmission de la capitalisation des
expériences des experts métiers
E- Les outils d’amélioration de l’efficacité opérationnelle et
financière d’un projet workflow:




Afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et
financière de la solution de workflow, il faut:
se concentrer sur les objectifs, dès le début de l’analyse en
considérant beaucoup moins les habitudes de travail
existantes. Il sera alors essentiel de prévoir une conduite du
changement importante et ciblée ;
utiliser une équipe multi-métiers pilote pour effectuer les
premiers tests applicatifs et s’assurer que le projet
correspond aux attentes des utilisateurs.
assigner, autant que faire se peut, les tâches à des groupes
d’utilisateurs polyvalents, ayant une bonne connaissance du
process de bout en bout ;
externaliser la maintenance, avec l’utilisation d’une tierce
maintenance applicative.
III-Les spécificités des projets de workflow :
A- Les technologies :
Une application de workflow fait appel à
pratiquement toutes les technologies les plus
récentes : réseau pour la circulation des cas,
client/serveur pour le contrôle global des cas,
bases de données pour la description de
l’organisation et la maintenance de l’état des cas,
messagerie électronique pour la notification des
exceptions.
B- La relation du workflow avec la GED (gestion électronique des documents):
Dès lors, que le workflow s’intéresse aux
procédures de l’entreprise, il est le plus souvent associé à
la gestion électronique des documents (GED) qui permet
la circulation électronique des informations nécessaires
au traitement des cas .
L’exemple suivant permet de montrer la relation
qui existe entre le workflow et la GED:
B- La relation du workflow avec la GED (gestion électronique des documents):
Présentation de La solution Lotus Notes pour la messagerie :
La solution Lotus Notes pour la messagerie est une
application de gestion documentaire qui rassemble tous
les documents et procédures utilisés dans les sites de
travail d’une société. La création d’un document ou son
changement de version est soumis à l’approbation de
différents acteurs d’un workflow qui travaillent sur des
sites différents. La structure de Notes convient
parfaitement à ce type d’utilisation puisque chaque site
possède son serveur sur lequel travaille les employés de
l’usine, des réplications avec le serveur pivot met à jour
la base documentaire.
Lotus Notes rassemble un nombre important de documents répartis sur plusieurs sites
(usines, entrepôts et siège) et plusieurs serveurs. Chaque serveur satellite réplique toutes
les heures avec le serveur pivot qui redistribue les documents selon des formules de
réplications adaptés aux types de documents.
III-Les spécificités des projets de workflow :
C- La relation du workflow avec la technique du Groupware:
Le Groupware peut jouer lui aussi un rôle similaire.
Une application de Groupware peut ainsi faire appel à une
procédure de workflow, par exemple, pour l’inscription dans
un groupe d’un utilisateur..
D- La relation du workflow avec Internet:
. Les fournisseurs de workflow ont bien compris l’opportunité
qui s’ouvre à eux, les plus importants préparent déjà leurs
versions Internet de leurs produits existants tandis que
d’autres développent des solutions optimisées pour l’usage
sur Internet d’application de workflow.
III- Exemple d’une entreprise adoptant le
workflow comme outil de travail :
L’entreprise Lu France filiale du groupe DANONE
et leader européen sur les marchés des biscuits céréaliers, de
la panification, de la pâtisserie élaborée ainsi que celui des
barres céréalières) a mis en place un workflow pour la
gestion des lancements de lots promotionnels. Il s’agit d’une
activité participant à la stratégie commerciale de l’entreprise
qui s’insère dans la production routinière. Les résultats
obtenus ont été comparés aux objectifs visés. Le premier
process du workflow implémenté a été un succès. Il a permis
la construction de tableaux de bord et la mise en place d’une
procédure clairement définie pour gérer la validation des
nouveaux lots.
IV- Exemple d’une entreprises adoptant le
workflow comme outil de travail :


Nous présentons ici quelques process extraits de workflow
utilisés actuellement chez LU France. Il s’agit
essentiellement de :
workflow de validation ou de validation de nouveaux
lots promotionnels : un acteur initie le workflow en lançant
un dossier qui va être validé ou non à chacune des étapes
pendant lesquelles les divers intervenants pourront faire des
remarques pour justifier leur choix.
Workflow Factures fournisseurs : les factures papier sont
scannées et validées dans un workflow spécifique. A la fin
du workflow, la facture est archivée dans une application
dédiée, Alchemy.
Conclusion :
Les moteurs de workflow utilisent les techniques les plus
modernes (réseaux, base de donnée, bureautique, interfaces homme
machine, technologies objet) tout en exploitant au mieux les
applications existantes pour faire à l’entreprise un bon en avant
dans l’exploitation des outils modernes de traitement de
l’information au profit d’une meilleure productivité et d’une
qualité de service accrue. Ces retours ne se matérialiseront
pourtant que si tout l’effort de préparation est correctement
orienté pour tenir compte des objectifs de l’entreprise et si la
conduite du projet est centrée sur le suivi des progrès et leur
recentrage sur les cibles critiques.
Webographie:

http ://www.wfmc.org/.
www.lotus.com/world/france.nsf/aui/MDIA-4RREBG, 2000.
www.w4global.com/.
www.lotus.com/world/france.nsf

www.Workflow&Bonita.com\Accueil.htm

www.wikipédia.org

www.commentcamarche.fr

www.abclexique.com

www.Supinfo .com.

www.journaldunet.com

www. PROFESSIONNELLE DES SYSTEMES INFORMATIQUES ET LOGICI. Htm

www.wngs.com/downloads/wf_prod_entr.pdf.


