Trennungsrechnung und Overhead

2012

VP II: / Dez. IV: Info zu Trennungsrechnung und Overhead an der HS-OWL 1

Agenda

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Warum Trennungsrechnung? (Herr Prof. Witte) Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL (Herr Schulze) Drittmittelanzeigen (Frau Lipinski) Diskussion

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Warum Trennungsrechnung?

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Hintergrund: EU-Beihilferahmen

 Mit der Bearbeitung von Aufträgen Dritter durch die Hochschule, darf keine indirekte Subvention der Auftraggeber durch Landesmittel erfolgen (Landesmitarbeiter, Einrichtungen der Hochschule, …)  Hier

müssen

alle Hochschulen eine Lösung finden 

Trennungsrechnung: berücksichtigt die indirekten Kosten als Overhead und weist diese auch in der Kalkulation aus



Trennungsrechnung

   

bezieht sich nur

Private Unternehmen bietet diese Leistung auch an: z.B.: bilaterale Forschungsprojekte (Unternehmen finanziert Entwicklung) Messaufgaben und Analysen durch Unternehmen beauftragt Studien, direkt beauftragt …

auf Aufträge Dritter:

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Agenda

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Warum Trennungsrechnung?

Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL Drittmittelanzeigen Diskussion

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Was wird über den Overhead abgedeckt?



Aufträge erzeugen zusätzlichen Aufwand

 Einstellung von Personal (Einstellung, Abrechnung, Infrastruktur-Integration )           Betriebs- und Mietkostenanteile Verträge mit den Projektpartnern Buchhaltungsaufgaben / Steuerfragen mehr Bestellungen Kostenanteile des Landes müssen ausgeglichen werden Arbeitsplätze einrichten (Möbel, Rechner, email, etc. ...) mehr Betriebskosten (Server, Drucker, Telefone, …) Notwendigkeit von personellen Übergangslösungen (Budget muss da sein) Ausbau/Erhalt des Grundbedarfs (Messgeräte, etc.) Projektcontrolling (Rechnungen, Meilensteine, Terminverfolgung) Wettbewerbs fähigkeit der HS-OWL Zusätzliche Mitarbeiter für hoheitliche Aufgaben in Lehre, Forschung und Transfer VP II / Dez. IV: Info zu Trennungsrechnung und Overhead an der HS-OWL 5

Overhead-Kosten an der HS-OWL

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Randbedingungen

 Alle Hochschulen haben unterschiedliche Regelungen getroffen: NRW: Ziel HS-OWL: Es gibt keine Landesvorgabe. Pauschalierter Ansatz für alle FB und Standorte gleich.

 Overhead-Ermittlung angelehnt an NRW Kostenmodell (Hochschul Kompetenzzentrum Rechnungswesen NKR der Landes NRW an der Uni Duisburg/Essen) 

HS-OWL

 40% der Personalkosten als Overhead durch Administrations- und Infrastrukturkosten  mindestens 3% Gewinn Bisher: Personalkosten Personalkosten Jetzt: VP II / Dez. IV: Info zu Trennungsrechnung und Overhead an der HS-OWL Material 40 % Externe Leistungen Material ggf. Gewinn Externe Leistungen Gewinn 3+x % 6

Was passiert mit dem Overhead?

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Zentral

 Miet- und Betriebskosten, Steuern, Buchführung, etc.

    Vertragswesen Personaleinstellung und –verwaltung Bestellwesen Raumschaffung 

Dezentral „Laborkostenstellen“

    Aktuelle Arbeitsinfrastruktur Verbesserung der Ausstattung Personalüberbrückungen Möglichkeit der eigenen Voruntersuchungen  Mitarbeiter für hoheitliche Aufgaben (Lehre, Forschung, Technologietransfer) 40% 60% VP II / Dez. IV: Info zu Trennungsrechnung und Overhead an der HS-OWL 7

Grundlage für die 40 / 60% Kostenaufteilung?



Die in der Administration zentral anfallenden Kosten müssen abgedeckt werden (wichtig für Wirtschaftsprüfer):

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Schätzung des VZÄ-Bedarfs (Personalstellen) für die Aufgabenerledigung



Konsequenz: Konsens in der AG Trennungsrechnung:

  Bei heutigem Volumen scheinen 40% der Overhead-Kosten zentral angemessen.

Es soll in spätestens 2 Jahren erneut betrachtet werden, sobald reale Erfahrungen und Zahlen vorliegen VP II / Dez. IV: Info zu Trennungsrechnung und Overhead an der HS-OWL 8

Agenda

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Warum Trennungsrechnung?

Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL Drittmittelanzeigen Diskussion

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Wozu eine Drittmittelanzeige?



Nachweis gegenüber Wirtschaftsprüfer/EU,

 Eine direkte Kostenzuordnung ist erfolgt und damit 1. die Subventionsfreiheit wirtschaftlicher Leistungen nachgewiesen 2. ein notwendiges Testat für den HGB-Jahresabschluss und die Bilanz nach HGB sichergestellt 

Info an die HS-Leitung

 Überblick über Projektaktivitäten, Controlling, Statistik, …  Vorbereitung von Abrechnungsobjekten 

Eigene Dokumentation/Kalkulation

 Überblick über Projektaktivitäten und des Personaleinsatzes 

Deshalb: Drittmittelanzeige für alle Drittmittelaktivitäten

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Die jeweilige Drittmittelanzeige ist zu finden auf der Internet-Seite der Hochschule

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Formulare, Dezernat IV/Controlling, Drittmittel:

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Drittmittelanzeige bei Angebot eines wirtschaftlichen Projektes Drittmittelanzeige bei Bewilligung eines Förderantrages für ein öffentlich gefördertes Projekt Drittmittel-Sammelanzeige bei gleichgelagerten wirtschaftlichen Projekten unter 1.000 EUR Aufwandsanzeige für studentische Projekte In Kürze: Drittmittelanzeige für Weiterbildung/wissenschaftliche Tagung

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Weitere Formulare: Finanzierungsplan

nicht bei öffentlich geförderten Projekten (AZA über „kurzen Dienstweg“) Mit Overhead:

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Bilaterale Forschungsprojekte

 z. B. Forschungstätigkeiten f. Unternehmen 

Bilaterale Dienstleistungen

 z. B. Prüfungen, Beratungen, Gutachten, Vermietung von Hochschulinfrastruktur

Ohne Overhead:

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Öffentliche Förderprojekte (Förderantrag) Studentische Projekte im Rahmen von Lehrveranstaltungen, auch wenn ein Dritter den Aufwand bezahlt

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Allgemeine Zuwendungen Dritter (Spenden, …) Marktpreise sind vorhanden

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Weitere Formulare:

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Umbuchungsbeleg für die Personalstunden-/kosten

in Kürze auf der Internetseite der Hochschule 

Nachkalkulation

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Weitere Vorgehensweise:

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Drittmittelanzeige inkl. Anlagen an Dez. IV, SG 2 (derzeit Frau Lipinski) Prüfung, ggf. Rückfragen… b ei Aufträgen > 1.000 EUR wird ein Abrechnungsobjekt eingerichtet Standard-Mail an den Projektleiter: alles o.k. + Abrechnungsobjekt

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Fragen zu den o.g. Formularen, etc.

 Stefanie Lipinski, Tel.: 05261/702-5921, [email protected]

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Weitere Vorgehensweise:

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Durchführung des Projektes/Auftrags

 Durch den Projektleiter/Mitarbeiter: • Rechnungen für Aufwand/Erlös werden mit dem Abrechnungsobjekt versehen • Nach Projektende: Info durch den Projektleiter an Personalabteilung mittels Umbuchungsbeleg zum Personalaufwand • Bei überjährigen Projekten: Personalaufwand zum 15.01. für das Vorjahr an die Personalabteilung melden • Nachkalkulation erstellen  Durch das Dez. IV • Buchung der Rechnungen • Overhead wird nach Vorgabe der Personalkosten umgebucht VP II / Dez. IV: Info zu Trennungsrechnung und Overhead an der HS-OWL 15

Fazit:

Die Hochschule OWL kann gegenüber den Wirtschaftsprüfern/EU nachweisen, dass keine bilateralen Projekte mittels staatlicher Hilfen quersubventioniert wurden! Die Hochschule kommt den gesetzlichen Verpflichtungen nach!

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In Planung:

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Prozessdarstellung auf der Internetseite der Hochschule

 Von dort aus Zugriff auf alle benötigten Formulare VP II / Dez. IV: Info zu Trennungsrechnung und Overhead an der HS-OWL 17

Agenda

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Warum Trennungsrechnung?

Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL Drittmittelanzeigen Diskussion

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Vielen Dank für Ihre Mitarbeit!

Prof. Dr.-Ing. Stefan Witte

Vizepräsident für Forschung und Technologietransfer der Hochschule Ostwestfalen-Lippe Telefon 05261 – 702 116 Telefax 05261 – 702 223 [email protected]

www.hs-owl.de