Transcript Презентация
Решение задач корпоративного
документооборота, групповой работы и
электронного архива с использованием
платформы Alfresco ECM
Павел Житнюк, обозреватель по открытым технологиям и свободному
программному обеспечению журнала «КЕЙС»
О продукте Alfresco ECM
Alfresco ECM (Enterprise Content Management)
– система управления корпоративными
документами и файлами. Ключевая
особенность Alfresco ECM - система
виртуальных “интеллектуальных” пространств
для хранения и работы с данными. Работать с
документами не сложнее, чем с общими
ресурсами в локальной сети, но гораздо
продуктивнее.
О продукте Alfresco ECM
Alfresco Inc основана в 2005 году основателем
Documentum® Дж. Ньютоном и топменеджером Business Solutions® Дж.
Роуэллом
Среди инвесторов Alfresco – лидирующие
инвестиционные компании
Alfresco – лауреат многочисленных отраслевых
наград
Community Edition – более 800 000
скачиваний
О продукте Alfresco ECM
Alfresco ECM распространяется по модели Open
Source
Владение системой в варианте Community
Edition не требует лицензионных отчислений
(любое количество серверов и пользователей)
Исходные коды программы открыты, что
позволяет изменять функциональность в
зависимости от потребностей предприятия. В
архитектуре Alfresco ECM используются только
открытые технологии, что упрощает работу
над системой сторонним разработчикам.
Alfresco ECM распространяется по модели Open
Source
Бизнес-модель Open Source — программный
продукт бесплатен, пользователь платит за:
- внедрение
- техническую поддержку
Благодаря Open Source затраты на создание
IT-инфраструктуры значительно ниже, чем в
случае использования закрытых коммерческих
продуктов.
Основные функциональные акторы Alfresco ECM
Контент
Метаданные
Пространства /
(Папки)
Пользователи \
Группы
Бизнес-логика (правила)
Документооборот в Alfresco ECM
В системе различаются 2 подхода к бизнесправилам документов:
- «контент-ориентированный» - движение
документов по заданным пространствам,
простые функции утверждения\отклонения
- «задача-ориентированный» - движение
документов в зависимости от назначенных
пользователям задач.
Контент-ориентированный документооборот
Документ двигается по заранее заданной
цепочке пространств, получая
соответствующие подтверждения \ отклонения
от заранее определенных в данный бизнеспроцесс пользователей с заранее заданными
ролями (разрешениями). Такой
документооборот возможен «из коробки».
Пример: использование КОД в
информационном агентстве:
Пример простого docflow Alfresco в медиаструктуре
Создание \
редактирование
контента
Направление
контента на
утверждение
Контент
отклонен
Контент
утвержден
Публикация
Архивация
Задача-ориентированный документооборот
Цепочка отдельных процессов, каждый
последующий из которых инициализируется в
зависимости от результатов предыдущего
(«принят-отклонен»). Для создания системы
такого документооборота требуется
предварительное планирование и
исследование бизнес-процессов.
Пример цепочки ЗОД:
Пример сложного документооборота в
организации
Инициирование
документа (ов)
руководителем
Уведомление
Выбор задачи,
срока и
исполнителей
Документ (ы)
поступают к
исполнителям
Редактирование \
работа над
1
версией
2
Дальнейшее
движение
Визирование \
отказ
Переназначить /
отклонить
задачу
Управление документами в Alfresco ECM
Создание новых документов на основе
шаблонов (txt, html)
Хранение любого количества документов в
любых форматах
Категоризация документов в зависимости от
метаданных
Конвертация документов в различные
форматы (например, doc > pdf)
Управление документами в Alfresco ECM
Контроль версий документов
Управление жизненным циклом документа
Многоуровневые разграничения доступа к
документам
Уведомления пользователям системы об
изменениях, назначенных заданиях и т.д.
Индексирование и полнотекстовый поиск
Внутренняя перелинковка документов
Создание типовых шаблонов
документооборота
Управление входящей\исходящей информацией
Автоматическое управление входящей e-mailкорреспонденцией, факсами, сканированными
изображениями
Создание отчетов по входящим\исходящим
документам, сведениям, записям
Хранение и архивирование любых типов
входящей информации
Разграничение прав доступа к архивам
Управление контентом веб-порталов, интранет
С помощью платформы Alfresco WCM (Web
Content Management) можно создавать любое
количество корпоративных ресурсов разного
уровня сложности.
Создание информации для публикации на вебпорталах (занесение информации по
шаблонам)
Разворачивание порталов на основе Alfresco
Экспорт данных на внешние порталы
Подготовка любых данных для вебпубликации
Alfresco ECM для групповой работы
Пользователи могут работать над всеми
документами или проектами в рабочем
окружении Alfresco ECM (тонкие клиенты)
В системе легко настраиваются форумы и
доски объявлений, как общие, так и
разделенные по группам
Пользователям системы рассылаются
уведомления по e-mail, следить за
изменениями можно с помощью RSS.
Alfresco ECM для пользователя
Пользователь работает с системой через:
- платформо-независимый web-interface
(через любой браузер)
http://server:8082/alfresco/
- как с системой виртуальных папок — через
CIFS, FTP, WebDAV (для пользователя система
является «папкой в Проводнике Windows»)
Пользовательский интерфейс
Alfresco ECM для администратора
Легкое добавление и редактирование
пользователей, групп, шаблонов бизнеспроцессов
Различные уровни доступа и ролей для
групп\пользователей
Авторизация пользователей через Active
Directory, OpenLDAP
Все управление системой осуществляется с
помощью граф-интерфейса, несложное
изменение структуры и правил бизнес-логики
Архитектура и производительность Alfresco ECM
Данные в системе хранятся:
- в файловой системе (что позволяет
хранить любое количество файлов
произвольного размера)
- метаданные хранятся в базе данных
Производительность системы:
Тесты в benchmark-центре показали
среднюю скорость загрузки файлов 140 в секунду. Всего было загружено
107 000 000 файлов. Производительность системы не пострадала.
Примеры использования Alfresco ECM
Электронный архив организации
Упорядоченное хранение всех видов
документов для любых отделов
Маркетинговый портал
Интранет-портал для хранения всех
маркетинговых материалов компании, для
сотрудников и партнеров
«Электронная редакция» СМИ
Система электронного документооборота для
масс-медиа структур
Christian Science Monitor
Международное периодическое издание. В
процессе перевода собственной ITинфраструктуры на Open Source было принято
решение упорядочить и централизовать
многочисленные редакционные процессы:
издание и редактура текстов, подготовка
бэкграундов (доп. информация), внесение
корректуры, интеграция с корпоративным
порталом и веб-сайтом. Alfresco выбрана как
базовая платформа для решения всех задач.
Proforma Global
Рекламное сетевое агентство полного цикла.
Alfresco решило задачу взаимодействия для
совместной работы над документами для
различных подразделений компании,
распределенных территориально, и для
взаимодействия с клиентами. Через Alfresco
производится процесс редактуры,
утверждения, контроля версий файлов,
макетов, шаблонов и т.д.
Информационное агентство «Росбалт»
Российское информационное агентство. С
помощью Alfresco автоматизирован процесс
подготовки и утверждения материалов
агентства, ведется архив фотоиллюстраций и
текстовых материалов, создан внутренний
портал агентства. Партнер по внедрению
системы - «КОРУС Консалтинг»
ЗАО «Мозель»
Крупное оптовое торговое предприятие с
большим количеством филиалов. С помощью
Alfresco ведется основной документооборот
между филиалами и центральным офисом,
создан интранет-портал с маркетинговыми
материалами, прайс-листами для регионов,
организационно-распорядительными
документами и т.д. Партнер по внедрению
системы - «КОРУС Консалтинг».
Преимущества Alfresco ECM
Система полностью русифицирована
Система может быть доработана под
конкретные задачи благодаря открытой
архитектуре
Кросс-платформенность, трехзвенная
архитектура
Поддержка кластеров, высокая
производительность
Бесплатные обновления от разработчиков
Дополнительно об Alfresco ECM
Исчерпывающая информация о системе:
Alfresco Wiki (http://wiki.alfresco.com)
Alfresco Forums (http://forums.alfresco.com)
Загрузить системy:
http://www.alfresco.com
http://www.sourceforge.net
Контакты
Павел Житнюк, обозреватель по открытым
технологиям и свободному программному
обеспечению журнала «КЕЙС»
+ 7 (812) 324 24 57
+ 7 (921) 946 43 68
[email protected]
http://www.korusconsulting.ru/