25

шагов в будущее

Решение ЛАНИТ на базе OpenText

Группа компаний ЛАНИТ, Москва, 2014 г.

О компании ЛАНИТ

•

25 лет успешной работы

• Более 7.000 сотрудников • Годовой оборот 2 млрд. долларов • Партнер более 200 ведущих мировых производителей ИТ-продуктов и услуг • Входит в тройку крупнейших ИТ-компаний в России

Направления деятельности ЛАНИТ:

• Системная интеграция • Инженерные решения • Дистрибуция • Консалтинг • Банковские технологии • ИТ-аутсорсинг • Системы связи • Розничная торговля

Опыт ЛАНИТ в сфере документооборота

Крупные «ОРД-проекты» от 500 рабочих мест

• • •

17 лет на рынке СЭД Более 300 крупных проектов Top 20 внедрений – более 2000 лицензий

Торговый дом

Опыт внедрения в отраслях:

• Государственный сектор • Банки • Энергетика • Страхование • Машиностроение • Нефтегазовая отрасль • Строительство • Агропромышленный сектор • Телеком • Производство и дистрибуция

OpenText – крупнейший ECM

О платформе OpenText

 

Специализация компании - ECM Представительства в 114 странах



46,000 Клиентов



3000 SAP Клиентов -3.9%

↓

-0.3%↓ +5.5%↑

Общая концепция ECM-решения от OpenText

Захват

• Сканер • Электронная почта • Электронный документ • Ручной ввод • SAP • Другие системы Типизация • Поручение • Входящий/Исходящий • Внутренний • Приказ • Договор • Доверенность

Обработка

Решение • Жесткий маршрут • Гибкий маршрут • Ручная обработка • Архивация

Представление

• Outlook • Web-браузер • MS Office • Проводник Windows • Мобильные устройства Платформа OpenText позволяет реализовать единую среду, связывающую источники документов, их способы обработки и представления.

Примеры: • Бумажный документ сканируется с использованием

потокового сканера

, распознается и относится к

входящим

использованием документам, далее исходя из настроенного

Microsoft Outlook

направляется на рассмотрение

маршрута

он с • В пакет документов к

договору

, который уже

находится на согласовании

необходимо «доложить» еще один документ от поставщика, полученный по пользователю из

электронной почте

и

уведомить

об этом инициатора договора.

•

Протокол коллегиального органа

формируется

сразу в электронном виде

После регистрации документа все ответственные и контролеры путем заполнения реквизитов (дата, участники, места) и резолютивной части (решения, ответственные, сроки).

уведомляются о выданных поручениях

, могут посмотреть статус исполнения смежных поручений чрез

Web браузер

, а по мере приближения сроков исполнения получают

напоминания по почте

Электронный Архив

По данным

PriceWaterhouseСoopers

: •Стоимость подготовки одного документа составляет •Выявление ошибочного документа стоит компании •Восстановление утраченного документа обходится в

более 500 рублей.

4000 рублей.

5000 рублей.

• • • • При этом

7,5 % 3 %

документов теряются документов создаются ошибочно

5 %-15% до 50 %

рабочего времени занимает анализ и подготовка информации рабочего время может уйти на поиск информации Использование электронного архива обеспечит: •До

80%

экономии на хранении документов; •До

60%

•До

99%

экономии времени на согласовании документов и построении отчетности; снижается риск утраты документов.

Предпосылки и цель создания решения

Многолетний опыт специалистов ЛАНИТ в сфере российского делопроизводства (как внедрение, так и консалтинг) Стремление заказчиков получить единую платформу международного уровня для управления всеми документами организации При этом желание получить готовые решения для стандартных процессов Гибкость и открытость платформы OpenText для разработки и интеграции с ERP системами (SAP, Oracle, Axapta) Цель создания решения – снижение рисков и затрат клиента при автоматизации процессов документооборота

Состав предлагаемого решения

Работа с входящими и исходящими документами

• • • • • • Настроенные карточки с типовыми наборами атрибутов, в соответствии с практикой российского делопроизводства Автоматическая нумерация документов по настраиваемому алгоритму Маршруты передачи документов и ознакомления с документами, с контролем выполнения Диспетчеризация документов по подразделениям в зависимости от функциональных ролей Связи между документами («в ответ на …» и др.) Версионность скан-образа входящего документа по мере наложения резолюций на бумажный оригинал

Состав предлагаемого решения

Согласование

• • • • • • Настроенные карточки документов с типовыми наборами атрибутов, в соответствии с практикой российского делопроизводства Настроенная матрица прав доступа к документам (в зависимости от оргструктуры) Возможность прикрепления к маршруту согласования дополнительных документов, необходимых для принятия решений Отслеживание сроков этапов с автоматическими напоминаниями Механизм замещающих лиц Возможность коллективной работы при обсуждении документа

Состав предлагаемого решения

Поручения и контроль исполнительской дисциплины

• • • • • • • • Настроенные карточки поручений с типовыми наборами атрибутов, в соответствии с практикой российского делопроизводства Механизмы выдачи как контрольных, так и неконтрольных поручений Возможность прикрепления к поручению произвольного количества документов как в качестве основания для поручения, так и в качестве результатов выполнения поручения Отслеживание сроков поручения с автоматическими напоминаниями Возможность создания иерархии поручений с контролем хода выполнения от инициатора начального поручения Функции делегирования помощникам руководителей ряда полномочий в части создания и контроля поручений Создание одной копии поручения для одновременной отправки группе равноправных исполнителей Механизмы контроля, отклонения, отправки на доработку и принятия результатов выполнения поручений

Состав предлагаемого решения

Система отчетности

• • • • • Широкий набор готовых отчетов по контролю исполнительской дисциплины (количество выполненных в срок, просроченных, среднее время просрочки и др. по подразделению, конкретному сотруднику, по поручениям конкретного автора поручений или инициатора согласования и др.) Отчеты по производительности подразделений и сотрудников Отчеты по производительности и загрузке системы Визуальный дизайнер отчетов для создания новых отчетных форм Настроенная матрица прав доступа к отчетам (в зависимости от оргструктуры)

Состав предлагаемого решения

Подсистема информационной безопасности

• • • • • • Наличие интеграции с ActiveDirectory для функции Single-Sign-On Базовый набор функциональных ролей с привязкой к этапам маршрутов Матрицы прав доступа к документам Динамическое изменение прав доступа на различных этапах маршрутов Матрица прав доступа к отчетам Аудит действий пользователей над документами

Состав предлагаемого решения

Базовый набор документации в проекте внедрения

• • • • • • Типовое Техническое Задание Типовой набор модулей системы Руководство администратора Руководство пользователя Обучающие материалы Эксплуатационная документация

25

шагов в будущее

Департамента систем управления документами ЗАО «ЛАНИТ

129075, Москва, Мурманский проезд, д. 14, к. 1 Тел.: +7 (495) 967-66-61 E-mail: [email protected]

Группа компаний ЛАНИТ, Москва, 2014 г.