Transcript definiciones y conceptos basicos del sistema de control

CAPITULO I.
DEFINICIONES Y
CONCEPTOS BASICOS
DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO Y SU
EVALUACION
DEFINICION DE CONTROL INTERNO.En concordancia con lo dispuesto en los artículos 209 y 269 de la Constitución
Política y la Ley No. 87 de 1993, se define como Control Interno para una Empresa
de Servicios Públicos de Colombia, el sistema integrado por un esquema de
organización, con su conjunto de planes, métodos, principios, normas y
procedimientos, así como los confiables mecanismos de verificación o evaluación,
adoptados por la misma, con el fin de procurar una adecuada gestión, de todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la utilización de la información y
la protección de todos los bienes y recursos, para que la administración se realice
aplicando los principios constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas
trazadas por el gerente y en atención al cumplimiento de las metas u objetivos
previstos en la Planeación.
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.En desarrollo de lo dispuesto por los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, la Ley No. 87 de 1.993 se
establece, como objetivos del sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, los
siguientes:
1)
Proteger los recursos de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, buscando su adecuada
administración ante posibles riesgos que los afecten.
2)
Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la
correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de su misión institucional.
3)
Velar porque todas las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos .
4)
Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
5)
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
6)
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presente en
la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos.
7)
Garantizar que el Sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia,
d isponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.
8)
Velar porque una Empresa de Servicios Públicos de Colombia disponga de procesos de planeación y
mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y
características especificas.
CARACTERISTICAS PROPIAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE
SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
El Sistema de Control Interno en una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, de conformidad con lo dispuesto
en la Ley No. 87 de 1993, debe tener las siguientes caracteristicas:
1)
El Sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, forma parte integrante
de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operaciones existentes y
adoptados por la misma en forma técnica.
2)
Corresponde al Gerente de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, la responsabilidad de
establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la
naturaleza, estructura y misión institucional.
3)
En cada área de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, el funcionario encargado de dirigirla
es responsable por el adecuado ejercicio del Sistema de Control Interno ante su Jefe inmediato, de
conformidad con los niveles de autoridad .
4)
La Oficina de Control Interno es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control
Interno de una Empresa y proponer al Gerente, las recomendaciones para mejorarlo.
5)
Todas las transacciones de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia deberán registrarse en forma
exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos .
financieros , estadisticos y de labores del personal.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS
DE COLOMBIA
Es responsabilidad del Gerente de la Empresa , mplementar, por lo menos, los siguientes aspectos para orientar la aplicación del
Sistema de Control Interno:
1)
Establecer los objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos
que sean necesarios.
2)
Definir políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos.
3)
Adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.
4)
Delimitar con precisión la autoridad y los niveles de responsabilidad.
5)
Adoptar las normas para la protección y utilización racional de los recursos.
6)
Dirección y Administración del personal de la Empresa conform un sistema de reconocimiento de
méritos y sanciones.
7)
Aplicar las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Control Interno.
8)
Establecer los mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de la Empresa.
9)
Establecer sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control.
10)
Organizar los métodos confiables para la evaluación de la gestión.
11)
Establecer programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la Empresa .
12)
Simplificar y actualizar las normas y procedimientos.
PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
La organización y los procedimientos de una Empresa se diseñarán y aplicarán fundamentados en los siguientes principios:
1.
Integridad: Se establecerá en una Empresa cubriendo todas sus áreas, actividades y los recursos de los que ésta
disponga.
2.
Obligatoriedad: Las normas y procedimientos son de carácter obligatorio para todos los funcionarios de la
Empresa.
3.
Continuidad: El Sistema de Control Interno de la Empresa funcionará en forma continua y permanente, sin
excepción alguna.
4.
Complementariedad: Los métodos y procedimientos deben adoptarse con un criterio de complementariedad en
relación con la gestión administrativa de tal manera que no dificulten, retrasen o demoren la marcha de ésta.
5.
Perfectibilidad: La Gerencia de la Empres debe propender por el continúo perfeccionamiento de la organización,
de los métodos y procedimientos de Control Interno para actualizar permanentemente su capacidad de respuesta.
6.
Eficiencia y Economía: Las intervenciones de Control Interno deben ser las mínimas indispensables para obtener los
resultados esperados a un costo razonable.
7.
Planeación oportunidad e integridad de los resultados: Las actividades de Control Interno deben obedecer a un
programa o plan que contemple la producción oportuna de los resultados y decisiones que a él corresponde.
RESPONSABILIDAD DE LA APLICACION DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE COLOMBIA
El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno de una Empresa de
Servicios Públicos de Colombia, será responsabilidad del Gerente en su condición de
Representante Legal y Directos de la misma, No obstante, la aplicación de los métodos
y procedimiento al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Sistema de Control
Interno, será responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios ante sus jefes,
dispuestos en las oficinas, áreas o dependencias de conformidad con las funciones,
competencias y recursos que les han sido señalados, llegando al denominado auto control. Por lo tanto corresponderá ejercer el sistema de Control Interno a todos desde
el superior jerárquico inmediato de cada servidor, bajo la denominación de
“Responsabilidad Administrativa de la Gestión”. Concluyendo que si las Empresa
fracasan es porque fracasa su lider principal o sea su gerente.
CLASES DE CONTROLES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.Desde el punto de vista de los objetivos de la Evaluación de los Sistemas de Control se clasifican en :
Administrativos o de Gestión y Contables o Financieros.
1.
Sistema de Evaluación del Sistema de Control Interno Administrativo o de Gestión :
El control Interno Administrativo está compuesto por todos los métodos y procedimientos
relacionados especialmente, con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas
generales. Normalmente incluyen controles a través del análisis estadístico, estudios de tiempos
y movimientos, informes de actuación, programas de adiestramiento de personal, controles de
calidad, etc.
2.
Sistema de Evaluación del Sistema de Control Interno Contable:
Comprende el estudio del plan de organización y todos los métodos y procedimientos que tienen
que ver principalmente con los aspectos financieros y están relacionados directamente con la
protección de los activos y la confiabilidad de los recursos económicos. Generalmente incluyen
controles tales como los sistemas de autorización y aprobación, segregación de tareas, relativas a
la anotación de registros e informes contables, custodia de los activos y los controles físicos sobre
todos los bienes.
CAPITULO II
CONCEPTOS
GENERALES DE LA
EVALUACIÓN
NNORMAS DE EVALUACION
Las normas de evaluación generalmente aceptadas, se definen como los principios generales que dirigen y orientan el
trabajo de EVALUACION, estableciendo el marco conceptual dentro del cual, el evaluador decide las acciones a
tomar en la planeación, ejecución y elaboración del informe. Dichas normas son:
1)
Normas Personales: Estas normas se refieren a las cualidades y a la calidad de trabajo en el ejercicio de su
profesión del evaluador.
a.
Formación técnica y Capacidad Profesional.- El personal asignado para ejercer el control debe
tener una capacidad así como la más alta formación ética y moral, que lo coloque en condiciones de desempeñar
satisfactoriamente sus funciones.
b.
Independencia, Integridad y Objetividad.- Los evaluadores deben tener independencia mental en
todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. La
Independencia
supone una actitud mental que permita
actuar con libertad respecto al juicio profesional, para lo cual debe
encontrarse libre de cualquier predisposición que limite su imparcialidad en la consideración objetiva de los hechos,
así como en la formulación de las conclusiones.
La Integridad debe entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio profesional, que le
obliga a ser honesto y sincero en la realización de su trabajo y en la emisión de su informe. En consecuencia, todos y
cada una de las funciones que realice han de estar presididas por una honradez profesional irreprochable.
La objetividad implica el mantenimiento de una actitud imparcial en todas las funciones del
evaluador. Para ello debe de gozar de una total independencia en sus relaciones con la entidad.
c.
Diligencia Profesional.- La debida diligencia profesional impone a cada funcionario que
interviene en la evaluación, la responsabilidad del cumplimiento de las normas en la ejecución de trabajo y en la
emisión del informe. Su ejercicio exige, asi mismo, una revisión crítica a cada nivel de supervisión del trabajo
efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los profesionales del equipo de trabajo de evaluación.
2)
Normas relativas a la ejecución del trabajo.- las normas de evaluación relativas
a la ejecución del
trabajo tienen
como objetivo la determinación de los procedimientos de evaluación, que han de ser observados por los
evaluadores
en la realización de la labor, comprende:
a.
Planeación y Supervisión: La planeación es el conjunto de actividades ordenadas tomadas antes de la
ejecución del exámen, con miras a fijar la línea de acción a seguir.
La supervisión consiste en la asistencia técnica, profesional y oportuna prestada al grupo de evaluadores
aportando de esta manera criterios para la mejor comprensión de los objetivos y los procedimientos para lograrlos; de tal
forma forma que el producto final de control, este garantizado en cuanto a su calidad.
b.
Estudio y Evaluación del Sistema de Control Interno.- Tiene por objeto conocer como opera el Control
Interno existente, no solamente en los planes de la dirección, sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas, de
manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los
procedimientos
de evaluación.
c.
Obtención de evidencias.- Consiste en obtener los elementos suficientes, competentes y relevantes, que le
permitan al evaluador contar con una base razonable para apoyar sus juicios y conclusiones. Por lo cual se deben
preparar unos adecuados papeles de trabajo que soporten el resultado de su exámen y respalden su opinión.
3)
Normas relativas al informe.- Como resultado de la evaluación se presentará un informe final por escrito en el cual se
hará constar todos los aspectos relacionados con la gestión y período evaluado o examinado.
Las situaciones significativas que se desprendan, en el marco de la evaluación y que por su naturaleza no impliquen
aviso de observaciones, sino que requieran una acción correctiva inmediata, deben ser oportunamente informadas a los
responsables, conjuntamente con las recomendaciones pertinentes para la adopción de medidas necesarias tendientes a
mejorar las situaciones detectadas por el evaluador.
EL MUESTREO ESTADISTICO EN LA EVALUACION
El muestreo estadistico en la evaluación es la aplicación de un procedimiento selectivo de
evaluación en cumplimiento sustantivo que sea menor del 100% de las transacciones que
componen los documentos o el saldo de una cuenta o alguna clase de transacciones para permitir
al evaluador obtener evidencia de alguna característica y llegar o ayudar a llegar a una conclusión
sobre dicha característica. Es importante reconocer que ciertos procedimientos de prueba no caen
dentro de la definición de muestreo. Las pruebas que se efectúan sobre el 100% de los items de
una población no involucran un muestreo.
La porción de los datos que se han de exáminar se llama muestra y el total de los datos acerca de
los cuales el evaluador desea llegar a una conclusión se llama universo.
Al diseñar una muestra el evaluador aplica su juicio al considerar:
1)
Cuáles son los objetivos de la evaluación?
2)
Cuál es el universo y cuál es la unidad?
3)
Cuál será el método de selección para el muestreo?
4)
Evaluación e interpretación de los resultados.
EL MUESTREO ESTADISTICO Y LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.El evaluador debe exáminar una serie de documentos para evaluar el control interno, por
tanto se verá limitado si el volumen y tamaño de estos documentos es alto y deberá
programar pruebas selectivas para determinar el grado de confianza o utilizar una muestra
que de confianza hacia el universo de una operación.
Una forma de asegurar que la prueba selectiva es objetiva es a través del muestreo
estadístico, por lo tanto, el evaluador debe conocer los conceptos y normas prácticas sobre
el muestreo estadístico.
El muestreo estadístico permite asegurar que la prueba selectiva es objetiva, de tal forma
que suministre una muestra representativa de las diferentes operaciones y transacciones
sobre las cuales se efectúan las comparaciones y pruebas como parte de la evaluación del
sistema de control interno.
El evaluador usa su juicio para determinar el tamaño de la muestra, observando los siguientes criterios:
1)
2)
3)
4)
5)
La muestra o grupo de documentos seleccionados para exámen debe ser representativa de todo el
conjunto del que se extrajo.
El tamaño de la muestra varía inversamente con la calidad del sistema de control interno.
El exámen de los documentos incluídos en la muestra debe ser exhaustivo, de tal forma que permita
hacer una inferencia adecuada respecto al universo.
El muestreo involucra riesgos puesto que del exámen de la muestra, puede resultar una conclusión
inadecuada.
Los muestreos se seleccionan para permitir al evaluador obtener suficiente evidencia para expresar
una opinión respecto a lo razonable de los estados financieros y del control interno adecuado.
El método de muestreo estadístico tiene tres características:
1)
2)
3)
Es un método para seleccionar una muestra al azar. Es decir, que cada renglón en el universo que se
está muestreando tiene la misma probabilidad de ser elegido.
Es un método para medir lo adecuado (precisión-confiabilidad) de los estimados de las muestras y los
riesgos inherentes a una inferencia sacada de la muestra.
Es un método para ajustar los tamaños de la muestra y proporcionar cualquier nivel deseado de
exactitud para estimados de muestras, o cualquier nivel deseado de riesgos para las conclusiones de la
muestra.
En la evaluación del control interno el muestreo se usa en las pruebas detalladas, ya sean substantivas o de
cumplimiento.
SELECCION DE UNA MUESTRA ESTADISTICA.Para que la teoría de la probabilidad sea aplicable se necesita algún método de selección aleatoria. las
principales modalidades de selección aleatoria son el muestreo al azar no restringido, el muestreo
estratificado al azar y el muestreo con probabilidad proporcional al tamaño.
En un muestreo aleatorio no restringido, cada unidad de la muestra tiene igual probabilidad de ser
seleccionada; el muestreo estratificado al azar implica unidades de muestra agrupadas en términos de
características semejantes y de manera separada y el muestreo con probabilidad proporcional al
tamaño es un método de selección de variables que pueden evaluarse como una muestra de atributos.
La selección inadecuada de la muestra es una fuente de errores externos al muestreo. Los estadísticos
distinugen errores de muestreo y errores externos al muestreo. Un error de muestreo es el riesgo de
error ocasionado por la utilización de una muestra para extraer conclusiones más que para exáminar
la población. En la evaluación del control interno el riesgo del muestreo, o la probabilidad de error de
muestreo, es la posibilidad de que un procedimiento de evaluación aplicado a una muestra de
transacciones o partidas en un balance conduzca a una conclusión diferente de la que resultaría
aplicando el procesamiento a todas las transacciones o partidas.
EVALUACION DE LOS RESULTADOS ESTADISTICOS DE UN MUESTREO.El estudio de los resultados de la muestra requiere una evaluación estadística. Un
evaluador no puede limitar su estudio a un análisis matemático de los resultados.
Cuando se utiliza el muestreo estadístico tanto la planeación como la evaluación
implican un estudio de precisión, confiabilidad, tamaño de la muestra y una medida de
la dispersión o variabilidad.
Cuando se evalúan los resultados de la muestra han cambiado dos cosas: estará dado el
tamaño de la muestra y habrá un índice de error o desviación estándar observado más
que anticipado. Por lo tanto, la evaluación exige calcular de nuevo la precisión y la
confiabilidad alcanzada.
TIPOS DE PRUEBA O EVIDENCIAS EN EVALUACION DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Las pruebas en evaluación pueden ser:
1)
Pruebas de Cumplimiento: Se efectúan para verificar el grado de eficiencia c
que el sistema de control interno funciona y con base en está eficiencia
determinar la naturaleza, la oportunidad y el alcance de las pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento, en general, son para indagar cómo produjeron las
operaciones y cómo se procesaron los documentos para dar respuesta a las
sigientes preguntas: Se llevaron a cabo los procedimientos necesarios?;
cómo se
llevaron a cabo?, quién los llevo a cabo?, etc.
2)
Pruebas Sustantivas: Se llevan a cabo para determinar si han sido logrados
los
objetivos finales de una gestión sobre la cual debe dar su concepto el evaluador.
Incluyen: pruebas en detalle de las transacciones operativas y financieras;
revisiones analíticas de las cifras y sus tendencias significativas, la consecuente
investigación de fluctuaciones poco usuales y de partidas u operaciones
cuestionables.
3)
Pruebas de Doble Propósito: Son aquellas que se realizan para obtener
evidencia que los procedimientos de control interno están siendo aplicados en la
forma establecida y simultáneamente validar los resultados obtenidos con las
operaciones.
PAPELES DE TRABAJO
Consisten en el conjunto de documentos que registran las diversas operaciones
efectuadas por los evaluadores en desarrollo de su trabajo y que soportan el conjunto
de conclusiones a que ha llegado, representados en recomendaciones a la
administración, mediante la aplicación de normas aceptadas y procedimientos de
evaluación generalmente utilizados.
Dichos papeles de trabajo, constituyen la base sobre la que se fundamentan los
informes de la Dirección de Control Interno bajo la aplicación de una debida
independencia y de una adecuada diligencia profesional. Contienen las pruebas y
exámenes realizados a los Manuales de Control Interno (Procedimientos), midiendo
su eficacia, eficiencia y economicidad acorde con las políticas y objetivos de la
entidad.
Los papeles de trabajo deben contener entre otros los siguientes aspectos:
1)
El respaldo claro y preciso de las comprobaciones, juicios, conclusiones y
recomendaciones.
2)
Los resultados y alcance del exámen a las operaciones y políticas de la
entidad.
3)
Información que sea útil y sustancialmente importante para el exámen.
OBJETIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Proporcionar la suficiente información que faciliten y respalden los
informes.
Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en
el informe.
Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los
procedimientos de evaluación aplicados.
Servir de guia en revisiones subsecuentes.
Determinar el cumplimiento de las políticas y objetivos del manual de
control interno.
Para el cumplimiento de los objetivos de los papeles de trabajo, deben contener en
una manera ordenada los datos, calculos, análisis, extractos, y demás documentos que
junto con el programa de evaluación y el analisís del manual de control interno,
conduzcan a la emisión de recomendaciones ampliamente sustentadas que procuren
el mejoramiento de los procedimientos y operaciones de la Empresa.
CLASIFICACION DE PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo se
clasifican en dos tipos:
1)
Archivo permanente: Consiste en el conjunto de documentos que se utilizan por su
importancia en todas las evaluaciones. Entre ellos se pueden citar:
- Constitución politica, leyes, decretos, estatutos, reglamentaciones y normas vigentes.
- Historial legislativo sobre creación de la entidad (Ley).
- Organigrama.
- Manual de control interno. (Procedimienos Integral).
- Manual de Funciones
- Presupuestos.
- Estados financieros.
- Copias de actas.
- Sistema de procesamiento electrónico de datos
- Informes de la contraloria
- Lista de directivos y asesores
2)
Archivo Corriente: Está compuesto básicamente por el programa de evaluación
ELABORACION Y FORMATOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo deben ser
preparados en hojas de tamaño estándar que permitan un adecuado archivo y salvaguarda.
1)
Planificación y elaboración.- Los elementos base del exámen, así como los contenidos del programa de evaluación
permiten determinar de acuerdo a su necesidad la elaboración de formatos predefinidos que
contemplen los papeles de trabajo, en concordancia con la metodología planteada.
Para su elaboración deben determinarse una serie de requisitos que le permitirán al evaluador un manejo más
apropiado, no solo por el orden, sino por la uniformidad y detalle conciso del trabajo ejecutado.
Todo papel de trabajo debe contener como mínimo los siguientes aspectos:
- En la parte central de la hoja debe anotarse: Nombre de la Empresa , división, sección o área a estudiar;
t ema de la hoja de trabajo y fecha o período de evaluación.
- En la parte superior derecha de cada hoja de trabajo se debe anotar el código de la hoja dentro de los papeles de
trabajo; numeración de la hoja si es parte de un grupo; nombre de la persona que prepara la hoja de trabajo.
- Los papeles de trabajo deben elaborarse a lapicero con el fín de que las listas que contengan cifras no sean
modificadas.
- Para la economicidad de tiempo, deben utilizarse el microcomputador que permita reproducir la información de
manera inmediata.
- Se deben referenciar claramente las fuentes o documentos base de la información, a fin de aclarar en un futuro
posibles consultas.
- Debe indicarse el propósito y objetivos de cada papel de trabajo.
- En la primera hoja de trabajo debe aparecer una convención de los simbolos utilizados por el evaluador para indicar la
labor efectuada.
- Debe haber referencias cruzadas con otros papeles de trabajo a fín de evitar la necesidad de copiar datos de otros
informes.
- Deben utilizarse un solo asunto en una hoja de trabajo para evitar confusiones.
- Los papeles invalidados o anulados deben guardarse en un archivo aparte al de los papeles de trabajo.
- Deben evitarse los archivos individuales excesivamente cargados de documentos, pues esto imposibilita su adecuada
manipulación.
- En cada archivo de los papeles de trabajo debe estipularse un índice que permita su fácil consulta y manejo.
2)
Normas generales para la preparación.-
a)
Totalidad y precisión.- Deben contener la suficiente información que respalde de manera apropiada los
comentarios, conclusiones y recomendaciones que emita la oficina de control interno.
b)
Claridad y comprensibilidad.- La información que contenga los papeles de trabajo debe ser completa, exacta,
entendible y concisa.
c)
Pertinencia.- La información que contenga los papeles de trabajo debe consistir en aspectos importantes que
permitan la obtención de información acorde al cumplimiento de los objetivos específicos de la evaluación
en concordancia con la planificación y programa de trabajo.
d)
Simplificación y legibilidad.- Los papeles de trabajo deben ser sencillos, evitar detalles excesivos y llevar un
orden estricto que no permitan su posterior modificación, lo que conlleva a la pérdida de su validez durante
la elaboración del resumen o informes que realice la oficina evaluadora.
3)
Señales de evaluación Consisten en una serie de símbolos que se utilizan para
describir el proceso realizado, el conjunto de transacciones, informes de actividad, etc.
determinando su validez, frente a otros datos o información pertinente previamente analizada.
Para evitar posibles confusiones debe existir uniformidad y unidad de criterio en su elaboración y
utilización en todo el conjunto de papeles de trabajo.
Las marcas de evaluación comúnmente utilizadas para referenciar las
verificaciones practicadas:
Para indicar que se comparó con la cantidad de la fuente, documento o listado origianal.
Computo o cálculo verificado.
Excepción: deben enumerarse consecutivamente por cada programa y para una
observación de la misma naturaleza se utilizará el mismo número.
Concuerda con el valor o el saldo.
Verificado y de acuerdo
Documento soporte verificado correcto
Concuerda con registros, listados, comprobantes contables y contratos.
Concuerda con registros en libros de control.
Se pueden utilizar otras marcas, pero en forma obligatoria deben relacionarlas con su significado
en el papel de trabajo donde se utilicen.
4)
Preparación de Resumenes.- El trabajo de la evaluación se acumula
en gran cantidad de papeles de trabajo, que contienen información suficiente
y heterogénea que respalda el trabajo de evaluación desarrollado.
Para poder determinar la importancia de esta información es
necesario analizarla, organizarla y comprenderla con el propósito de
determinar el resultado de los datos allí contenidos, para tal efecto deben
prepararse resúmenes que permitan describir en forma clara, concisa y
entendible el resultado obtenido representado ésto en una conclusión que
conlleve a la emisión de una recomendación al más alto nivel jerárquico de
una Empresa de Servicios Públicos de Colombia y tome las acciones
correctivas pertinentes.
EL PROCESO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN GENERAL.Las etapas que se siguen en la ejecución de una evaluación se agrupan en las siguientes fases:
FASE DE PLANEACION.-
Consiste en decidir previamente los procedimientos que se van a emplear, la extensión que se le dará a las pruebas
de evaluación , la oportunidad de su aplicación, los papeles de trabajo que se utilizarán para evidenciar los
resultados y la asignación del personal de la oficina de control interno en grupos de trabajo, a las distintas áreas
que se van a evaluar, la participación de otros profesionales: Administradores, Contadores, Economistas,
Médicos, Abogados, Ingenieros, etc, para determinar puntos débiles y fuertes del control interno, identificación
de áreas de gran riesgo y la especificación de otro tipo de recursos que se requieren para el normal desarrollo de la
evaluación . Ademas contempla la posibilidad de planear con los jefes de cada dependencia evaluada el personal
que debe colaborar.
En caso de no ser una primera evaluación, deben consultarse los papeles de trabajo e informes de evaluaciones
anteriores, como guia y al mismo tiempo verificar si se han corregido las deficiencias reportadas.
El producto de la etapa de planificación consiste en un plan de evaluación documentado que incluye programas
detallados. Es importante destacar que todas las consideraciones sobre planificación se basan en la experiencia y
conocimiento originados en los exámenes anteriores. Se debe, no obstante, aumentar cada vez la eficiencia y
efectividad del plan a desarrollar.
1)
Conocimiento general de la entidad: Todo el personal que intervenga en la ejecución de la evaluación debe tener
un conocimiento suficiente acerca de la estructura, funciones y objetivos de la empresa estudiada, para levar a cabo la
evaluación con efectividad.
El conocimiento de la entidad es un proceso continuo y se logra a través de la inspección de las instalaciones, observación
de operaciones, estudio de manuales, normas, memorandos, actas de la junta directiva y de comités importantes, informes,
papeles de trabajo de evaluación o EVALUACIONs de años anteriores y otros documentos
importantes,
conversaciones con
funcionarios de la entidad, entrevistas, documentos, disposiciones legales y demás normas internas y externas
aplicables.
2)
Conocimiento del ambiente de control: El ambiente de control consiste en el establecimiento de un entorno que
estimule la influencia la actividad del personal con respecto al control de sus actividades, es decir refleja la filosofia,
actitud y
compromiso de la gerencia de una Empres, para establecer una atmosfera positiva al implementar y ejecutar
las
operaciones.
El ambiente de control influye sobre la efectividad de los sistemas establecidos y en consecuencia afecta las evaluaciones de
los riesgos. Un ambiente de control con bases sólidas, permite depositar mayor confianza en los procedimientos aplicados.
3)
Evaluación Global del sistema de control interno: Un control interno adecuado, juega un papel importantísimo
para determinar el alcance de las técnicas de evaluación . La clase y amplitud de las pruebas selectivas se ven afectadas
por la fortaleza o debilidad del sistema de control interno.
Se debe ejecutar una evaluación preliminar de los controles internos para determinar si son confiables para los fines de la
evaluación. Esta evaluación se realiza mediante las pruebas de procedimientos cuya intención es establecer el grado en que
se puede confiar en los controles para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos
sustantivos de evaluación.
4)
Desarrollo de un plan general de evaluación : En esta etapa se debe formular el plan general del trabajo,
incluyendo entre otros los siguientes temas:
-Identificación de las áreas importantes y de alto riesgo de EVALUACION. o control
-Determinación de los niveles de importancia relativa para la evaluación .
-Otras consideraciones que requieran atención especial.
-Existencia de controles internos, y el grado esperado de confianza en ellos.
-Naturaleza y amplitud de las evidencias de evaluación a obtener.
-Coordinación de los procedimientos de evaluación a aplicar.
-Participación de otros especialistas.
-Temas administrativos, tales como el uso de personal de la dependencia evaluada, supervisión, personal y presupuestos de
tiempo.
5)
Elaboración de los programas de evaluación : Los programas de evaluación son el conjunto de
instrucciones sobre la forma como se desarrollará la evaluación, constituyen una guia y un medio de supervisar el trabajo, por
cuanto contienen la naturaleza, amplitud y oportunidad de las pruebas. Cada programa debe contener las siguientes partes:
1)
Objetivo: Descripción que índica para que se va a efectúar la evaluación.
2)
Revisión y evaluación especificos del control interno: Comprende el plan de organización, la forma y
procedimientos especificos para el registro, proceso, resumen e informes que permitan determinar las debilidades y fortalezas del
sistema; la naturaleza, la extensión y la oportunidad de las pruebas que deben aplicarse y obtener una base para formular
sugerencias y recomendaciones. En este punto se aplica el método de evaluación del sistema de control interno a través de
cuestionrios y planillas, que se explicará en capitulo posterior.
3)
Conclusiones: Una vez realizada la revisión y evaluación del sistema de control interno, el evaluador
debe resumir sus conclusiones sobre lo adecuado del mismo. Como resultado de dicha revisión y evaluación, se debe informar a la
Gerencia sobre cualquier debilidad importante que se haya detectado, comunicar sus recomendaciones y pronunciarse sobre si los
controles actuales cumplen, o no, los objetivos planeados.
4)
los
Revisión y Aprobación: Es indispensable que el evaluador jefe de cada área, revise el trabajo efectuado, e
imparta su aprobación, como evidencia de concordar con el alcance de la revisión y evaluación del
sistema de control interno.
5)
Procedimientos de evaluación : Son instrucciones directas y claras para los evaluadores, los cuales son
redactados en forma imperativa y se constituyen en guias de las labores especificas del exámen.
6)
Conclusiones: Resuma las conclusiones, una vez desarrollados los procedimientos de evaluación .
7)
Revisión y Aprobación.- Es indispensable que el evaluador jefe de cada área, revise el trabajo efectuado,
e imparta su aprobación, como evidencia de concordar con el alcance y lo adecuado de la ejecución de
procedimientos de evaluación .
FASE DE EJECUCION.En esta fase se aplican los procedimientos diseñados en los programas de evaluación , con el propósito de obtener evidencia
sufuciente, a fin de tener una base razonable para el informe.
Las evidencias son el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del
evaluador y se obtienen mediante la aplicación de las diferentes técnicas de evaluación las cuales pueden ser verbales, por escrito,
por revisión del contenido de los documentos y por exámen fisico.
1)
Técnicas de verificación ocular.a)
Comparación: La comparación establece la relación que hay entre dos o más conceptos. Una de las
comparaciones más comunes en evaluación es la realizada entre los ingresos percibidos y/o
los gastos efectuados y las estimaciones incluídas en el presupuesto.
También es común la comparación del movimiento mensual de un determinada operación con aquellos del
mes anterior o del mismo mes del año inmediatamente anterior.
Normalmente se comparan los saldos de los diferentes datos, de un año a otro, para determinar si han
aumentado o disminuído significativamente y si merecen una mayor evaluación.
Una gran parte de la evaluación se fundamenta en la comparación de resultados o realidades
con criterios aceptables facilitando, de esta forma, la evaluación por el evaluador y la formulación de
conclusiones y recomendaciones.
b)
Observación: Por medio de la observación el evaluador se cerciora de ciertos hechos y circunstacias,
principalmente las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, dándose cuenta
personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal realiza ciertas operaciones. Son
ejemplos de esta técnica, presenciar el proceso de elaboración de comprobantes, la toma de inventarios, etc.
c)
Revisión selectiva: Es el exámen ocular rápido para separar mentalmente asuntos que no son típicos o
normales.
La revisión selectiva constituye una técnica frecuentemente aplicada a áreas que por su volumen u otras
circunstancias no están comprendidas en la revisión o constatación más detenida o profunda.
En la aplicación de esta técnica el evaluador debe prestar mayor atención a la identificación de operaciones
fuera de lo común en el aspecto sujeto a revisión.
d)
Rastreo: Consiste en seguir una operación de un punto a otro dentro de su procesamiento.
Al revisar el sistema de control interno, es muy común que el evaluador seleccione algunas operaciones o
transacciones representativas o típicas de cada clase o grupo, con el objeto de rastrearlos desde su inicio
hasta el fin de los procesos normales.
2)
Técnicas de verificación verbal.a)
embargo,
Indagación: Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho. El empleo cuidadoso de esta técnica puede
determinar la obtención de información valiosa que sirve más como apoyo que como evidencia directa en el
juicio definitivo del evaluador. Cualquier pregunta dirigida hacia algún funcionario, o hacia terceros que
puedan tener conocimiento sobre sus operaciones, constituye una aplicación de esta técnica.
La indagación es de especial utilidad, cuando se examinan áreas especificas no documentadas. Sin
los resultados de la indagación por sí solos no constituyen evidencia suficiente o competente y se hace
necesario combinarlas diferentes técnicas.
3)
Técnicas de verificación escrita.a)
b)
c)
Análisis: Con frecuencia, el evaluador utiliza la técnica de análisis a un valor, un contrto o unacuenta, con el
fin de determinar la composición o contenido del saldo, verificar las transacciones de la cuenta durante el año
y clasificarlas de manera adecuada y ordenada; debidamente respaldado en papeles de trabajo.
La aplicación más común de esta técnica, está relacionada con la evaluación financiera. Por otro
lado, el evaluador podrá analizar un contrato complejo, separándolo en sus componentes y cláusulas,
clasificando el efecto de cada una. Al revisar y evaluar el sistema de control interno es necesario dividir un
proceso en sus elementos componentes o pasos especificos para poder identificar los puntos de control.
Frecuentemente este tipo de análisis se efectua mediante diagramas de flujo de dicho proceso que facilitan su
análisis.
Conciliación: Es poner de acuerdo o hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados
o independientes. El ejemplo más típico de esta técnica, es la conciliación bancaria.
Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originados de la misma base, la técnica de la
conciliación puede ser aplicable.
Confirmación: Consiste en obtener constatación de una fuente independiente de una Empresa y sus
registros.
La confirmación normalmente consiste en cerciorarse de la autenticidad de activos, pasivos, operaciones, etc.,
mediante la confirmación escrita de una persona o institución independiente de una Empresa y que se
encuentre en condiciones de conocer la naturaleza y requisitos de la operación consultada; por lo tanto, puede
informar de una manera válida sobre ella.
La confirmación puede ser positiva o negativa y directa o indirecta.
Es positiva cuando en la solicitud se pide al confirmante que conteste al evaluador si está o no conforme con
los datos que éste desea confirmar. Cuando en la solicitud de confirmación se suministran los datos pertinentes
a fín de que sean verificados se trata de una confirmación directa; cuando no se suministra dato alguno al
confirmante y se solicita proporcionar al evaluador los datos de su propia fuente, se trata de una confirmación
indirecta.
La confirmación es negativa cuando en la solicitud se pide al confirmante contestar el evaluador, únicamente
en el caso de no estar de acuerdo con ciertos datos que se envían.
4)
Técnicas de verificación documental.a)
Comprobación: Se basa en el exámen para verificar la evidencia que apoya a una transacción u
operación, demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc.
El exámen del elemento de juicio documental que respalde los asientos de las transacciones efectuadas,
debe cubrir los siguientes puntos:
-Que se obtenga una razonable seguridad respecto a la autenticidad del documento.
-Se debe examinar la propiedad de la operación realizada con el fin de determinar si fue efectuada para la
entidad.
-Se debetener la seguridad completa de que la operaciónha sido aprobadapor medio de las firmas
autorizadas o de los documentos que la fundamenten.
-Debe determinarse si las operaciones han sido registradas en forma correcta.
Frecuentemente, la comprobación de ciertas transacciones se efectua en forma paralela al análisis de la
cuenta correspondiente al mayor general.
b)
Computación: Esta técnica se refiere a calcular, contar o totalizar datos numéricos con el objeto de
asegurar que las operaciones matemáticas previamente efectuadas sean correctas.
Requieren ser verificados los registros de entrada original, los saldos de las cuentas de la contabilidad,
cálculos dedepreciación, amortización, liquidación de facturas, contratos etc. Esta técnica prueba
solamente la exactitud aritmética de un cálculo, por lo tanto se requerirá de otras pruebas para determinar
la validez de las cifras incluídas en una determinada operación.
Ejemplo de aplicación de esta técnica: El importe de intereses ganados que puede haber sido calculado
originalmente sobre la base de cómputos mensuales de operaciones individuales, puede ser calculado y
comprobado en forma global aplicando la tasa de interés a todo el período de inversión.
5)
Técnicas de verificación física.a)
Inspección: Es el exámen físico y ocular de los activos, obras, documentos, valores, con el objeto de
demostrar su existencia y autenticidad, actualmente se justifican con fotos y videos.
La aplicación de esta técnica es sumamente útil en lo relacionado con la computación de dinero en
efectivo, documentos que evidencian valores, activos fijos y similares; la verificación de activos tales
como documentos por cobrar, titulos, acciones y bonos se efectúa mediante esta técnica. La inspección
de contratos para obras públicas; así como la inspección de las obras durante y después de su
construcción, para determinar calidad de materiales, terminados etc. acordes con el contrato.
INFORMES
FASE DE INFORME
Al concluír el ejercicio de control, los evaluadores deben elaborar y presentar un informe que comprende el resultado del exámen
practicado.
Los informes de la Dirección de Control Interno y los organismos de Control tienen como finalidad proporcionar a la gerencia, un
conocimiento oportuno y completo acerca del funcionamiento de todas y cada una de las áreas de servicios, oficinas y
dependencias y del estado de los planes y programas, para que cuente con los elementos de juicio que le permita evaluar la
actividad administrativa, sus resultados y efectividad de los mismos.
Los informes de evaluación se presentarán de conformidad con las normas de aceptación general, cubriendo los siguientes
requerimientos mínimos:
1)
2)
Deben exponer los hechos, un análisis de los mismos, las conclusiones y recomendaciones para su aplicación
adecuada.
Para su óptima presentación y utilidad en la elaboración de los informes de evaluación se tendrán en cuenta las
siguientes reglas:
a.
Debe ser completo, claro, conciso y referido concretamente a la materia que se quiere
mostrar.
b.
Se redactará utilizando un lenguaje simple, agil y preciso.
c.
Descubrirá concretamente las situaciones, hechos o procedimientos aplicados o ejecutados
en desarrollo de la vigencia y estará sustentado con los documentos y evidencias obtenidas
en el ejercicio del control fiscal.
d.
Solamente se incluirán los hechos demostrables, evitando afirmaciones o aseveraciones
que no puedan comprobarse o verificarse objetivamente.
e.
Se presentarán correctamente desde el punto de vista gramátical y lbre de enmendaduras.
f.
Se evitará incluír datos y documentos que no tengan relación directa con el tema del
informe.
g.
Los datos se respaldarán en lo posible con gráficas, cuadros y tablas que se explicarán en
el texto para que su significado sea accesible.
h.
Se indicarán las fuentes de todos los datos para que el informe tenga sentido en cualquier
época que sea consultado.
i.
Los informes de evaluación se presentarán nítida, oportunamente y organizadamente.
ACCESO A LA INFORMACION.La Dirección de Control Interno y en cumplimiento de los programas de control, y
demas funcionarios de la Dirección de Control Interno tendrán acceso, salvo
restricciones expresas, a todas las fuentes de información, archivos físicos y
magnéticos, libros, actas y demas similares, para que sean verificados los bienes y
recursos.
En el manejo de esta información se guardará la debida discreción y se cumplirá
estrictamente las disposiciones sobre reserva documental.
CAPITULO V
EXPLICACION DEL
METODO DE EVALUACION
DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO A TRAVES DE
CUSTIONARIOS Y
PLANILLAS
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- Los
objetivos que persigue la implantación y evaluación del sistema de control interno para una Empresa
de Servicios Públicos de Colombia, son los siguientes:
1)
Medir el grado de calidad del sistema de control interno implantado y que se esta aplicando..
2)
Procurar una información exacta, integra, razonable y oportuna.
3)
Definir las fortalezas y debilidades en materia de control de una Empresa de Servicios
Públicos Colombia, mediante un método cuantitativo de evaluación.
4)
Obtener el perfil de la gestión de las directivas y demás funcionarios en el cumplimiento de
normas, politicas y procedimientos establecidos.
5)
Determinar la eficiencia de la gerencia, su responsabilidad en los resultados de la gestión.
APLICACION DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- El
sistema se aplica en las diferentes dependencias, divisiones, areas, unidades y secciones que componen
una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, así como sus operaciones y procedimientos.
CUESTIONARIO DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- En cada
actividad se establecieron unos principios básicos relacionados con las funciones propias de
cada uno de ellos, estratificándolos de acuerdo con su grado de importancia. Para la evaluación
de dichos principios básicos, se elabora un cuestionario que al diligenciarse mediante las
te´cnicas de evaluación, comprobando con evidencias y apoyados con papeles de trabajo, se
concluye con una calificación final, permitiendoe dar un puntaje para cada una de las
preguntas.
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LA PLANILLA DE EVALUACION
DEL CONTROL INTERNO.- Como resultado del sistema de evaluación se elabora una
planilla que muestra gráfica y cuantitativamente el perfil de los niveles de desempeño en cada
uno de los temas evaluados.
1)
Columna A. Tema: Criterio, área u operación que va a ser evaluada. Ejm: efectivo,
inversiones, inventarios, cuentas y documentos por cobrar, - Administración - Urgencias etc.
2)
Columna B. Principio Básico. Dentro de los diferentes temas a evaluar el principio
básico representa las sub-áreas o unidades a evaluar que formanparte de la respectiva área.
ejm: generalidades, autorización, registro, custodia, responsabilidad,tesorería, contabilidad.
3)
Columna C. y D : Puntos. Máxima calificación posible o sea No. de pregunras por el
optimo 4, Ejempl. 10X 4 = 40, sin tener en cuenta los no aplicables (N.A.) = 36
Calificaciones. Los aspectos parciales de cada principio básico se ponderán así:
Puntaje
Descripción
4
Cumplimiento óptimo de normas y/o procedimientos establecidos
(situación sobresaliente)
Cumplimiento de las normas y procedimientos con algunas
desviaciones que no inciden en el desempeño o normal desarrollo de
las labores del área auditada. Las observaciones correspondientes no
se consignan en las planillas de evaluación, se incluyen en
memorandos de evaluación como recomendación.
Existen desviaciones con respecto a las normas y/o procedimientos
establecidos cuya ocurrencia no supera el 50% de los casos. Estas
desviaciones pueden afectar el normal desempeño del área, sin
consecuencias graves, se incluyen en memorandos de evaluación
como recomendación.
Se presentan desviaciones frecuentes con respecto a a las normas o
procedimientos establecidos (en más del 50% de los casos), aunque
sus consecuencias no sean graves. Igualmente, cuando el
incumplimiento de una norma o procedimiento tenga consecuencia
de cierta gravedad, aunque su ocurrencia no sea frecuente, se
incluyen en memorandos de evaluación como recomendación.
Incumplimiento total de las normas o carencia absoluta de
procedimientos. Igualmente, cualquier desviación que implique
consecuencias graves, se incluyen en memorandos de EVALUACION
como recomendación.
No aplicable en el área.
3
2
1
0
NA
4)
Columna E - . Méritos: Discriminación del puntaje o notas por cada
pregunta del ITEM calificado.
5)
Columna F - Puntos: Sumatoria de los puntajes o notas individuales de la
columna E
"méritos".
6)
Columna G - .: Porcentaje alcanzado igual a No.de Columna E/Columna C x
100
7)
Gráfico. De acuerdo con el porcentaje alcanzado colunna F se marca la celda
correspondiente uniendo posteriormente los puntos. Se podría
resumir dos evaluaciones ( Go. y Gl.). con dos gráficas
Comparativas.
El análisis para determinar las calificaciones debe ser lo más minucioso y exhaustivo
posible, considerando todos los criterios que pueden contribuir a una justa calificación
y evitando al máximo la subjetividad del evaluador, lo cual se logra, con el apoyo de
papeles de trabajo que permitan cuantificar el cumplimiento de cada principio básico.
DILIGENCIAMIENTO DE LA PLANILLA DE EVALUACION.1)
2)
Valores convencionales.- En la columna C, se muestran los puntajes máximos que puede alcanzar cada
principio básico cuando son calificables todos los méritos. En la columna E, (E1, E2,...), se registra el
puntaje de cada items calificado dentro del principio básico (mérito). En la columna F se anota la
suma de los valores de la columna E. La columna G, indica el porcentaje alcanzado, es decir, el
resultado de comparar la columna G, contra la columna C.
Puntuación Gráfica.- El porcentaje obtenido en la columna G, se traslada a la columna gráfico y se
unen los diferentes puntos para así obtener el perfil de evaluación.
INFORME.-
Para rendir el informe se ha diseñado el formulario denominado "conclusiones evaluación de
control interno", en el cual se anotan los resultados de las evaluaciones, especialmente las situaciones que en
alguna medida contravienen las normas y procedimientos establecidos. En el formulario deben consignarse, en
cada caso, los comentarios efectuados por el área evaluada y las recomendaciones que se estimen aplicables para
solucionar las observaciones planteadas.
Cumplimiento de Recomendaciones.- A manera de seguimiento y como una forma de evaluar el interés del área
evaluada en el mejoramiento de su gestión, al final de la planilla de conclusiones indique el porcentaje de
cumplimiento de las recomendaciones dejadas en la evaluación del control interno anterior.
Comprende el informe, adicionalmente, una "planilla de conclusiones" en la cual se consigna la opinión de los
evaluadores y los aspectos más relevantes de las pruebas. Así mismo y para efectos de cuantificación,
comparación y evaluación, los indicadores de gestión y la información estadística se plasman en un cuadro
resumen..
Se emplea también los "memorando de evaluación del control interno" el cual es de uso del evaluador dentro del
trascurso de la visita, con el objeto de dar recomendaciones de inmediata corrección y de menor relevancia.
RESULTADOS.- Una planilla de evaluación con su respectivo perfil de gestión y nivel de
control para el área, será interpretada con los siguientes criterios.:
Interpretación de la Evaluación.- De acuerdo con el puntaje total el promedio ponderado
obtenido en la planilla como resultado de la evaluación de las áreas, se clasifica dentro de los
siguientes rangos:
Menor que 52%
Ausencia de controles y pésima gestión
Entre 52 y 63%
Niveles de control y gestión deficientes
Entre 64 y 74%
Niveles de control y gestión regulares
Entre 75 y 84%
Niveles de control razonables y buena gestión
Entre 85 y 93%
Niveles destacables de control y muy buena gestión
Mayor de 93%
Desempeño excelente y calidad asegurada.
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
CONCLUSIONES DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
DEPENDENCIA:
CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES ANTERIORES:
FECHA:
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLONBIA
MEMORANDO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
PARA:
DE:
CIUDAD:
FECHA:
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
PLANILLA DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
DEPENDENCIA EVALUADA:
PROCEDIMIENTO
ACTUAL
FECHA:
ANALISIS CON EL
AREA AUDITADA
RECOMENDACIONES
CAPITULO VI
PROCESO DE
EVALUACION
FINANCIERA
El proceso de evaluación ( Evaluación ) financiera comprende los siguientes puntos:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Objetivo
Revisión y evaluación del sistema de control interno
Conclusiones
Revisión y aprobación
Procedimientos de evaluación
Conclusiones
Revisión y aprobación
1)
OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION FINANCIERA.La evaluación
financiera tiene como objetivo la revisión o examen de los estados financieros, con la finalidad de
establecer su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fín de aumentar la
utilidad que la información posee.
2)
GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- En este
capitulo se presentan algunas guias para la revisión y evaluación del sistema de control
interno dentro del ejercicio del control financiero.
AREA
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO - FINANC.
EFECTIVO
0
1
2
3
4
NA
Generalidades
Existen manuales de procedimientos que regulen
el manejo de:- Autorización?
- Custodia?
- Registro y control?
- Responsabilidad?
- Formatos?
Los manuales de procedimientos son evaluados
y actualizados periódicamente?
Las funciones de los encargados de valores y
fondos son tales que no manejan registros ni
preparan libros?
Autorización
La apertura de cuentas bancarias y las firmas
de las personas que giran sobre ellas, son
debidamente autorizadas?
Existen instrucciones a los bancos indicando
que las personas autorizadas para firmar cheques
no pueden delegar tal autorización en otros
funcionarios?
Se da aviso inmediato a los bancos cuando una
persona autorizada para firmar cheques deja el
empleo?
Los egresos se aprueban previamente por
funcionarios autorizados?
Las transacciones entre bancos y sucursales son
debidamente autorizadas y existe una conciliación
periódica y adecuada?
Los fondos de caja menor se mantienen bajo una
base de fondo fijo y su responsabilidad está l
mitada a un solo funcionario?
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
Registro y control
Todas las cuentas bancarias están registradas
en cuenta de control?
Las conciliaciones bancarias las registran y
ejecutan personas que no intervienen en el
manejo de ingresos y egresos de caja?
Los cheques pendientes de cobro que han
permanecido un largo período son investigados?
Los procedimientos existentes para desembolso
garantizan un adecuado control y registro de las
correspondientes transacciones?
La existencia de chequeras en blanco están
controladas en forma tal que evite que personas
no autorizadas para girar cheques pueda hacer
uso indebido de ellas?
Los fondos recaudados se consignan
oportunamente y en la misma especie en que
fueron recibidos?
Los cheques consignados y devueltos por el
anco, son recibidos e investigados por personas
que no intervienen en ingresos o desembolsos?
Los extractos bancarios y los volantes de cheques
pagados, se entregan directamente en sobre
cerrado al empleado que prepara la conciliación?
Los encargados del manejo de caja menor son
independientes del cajero general u otro empleado
que maneje otra clase de dineros?
La solicitud de reembolso de caja menor se soporta
con los comprobantes de gastos a fin de que sean
inspeccionados por quien firma el cheque?
Los comprobantes que soportan los desembolsos
son perforados o anulados con la leyenda pagado?
3.12
Los recibos oficiales de caja, están debidamente
enumerados en forma ascendente y continua?
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
5.
5.1
5.2
5.3
5.4
Custodia
Existen restricciones para el acceso a los
registros y libros de contabilidad?
Existen prohibiciones para:- Firmar cheques
en blanco?
- Girar cheques al portador?
- Cambiar cheques a empleados?
- Pagar en efectivo?
Está prohibido el acceso de personas
distintas a quienes tienen la responsabilidad
de la custodia y manejo de efectivo?
Responsabilidad
Son adecuados y conducen a un buen control
los equipos y las instalaciones empleadas en
la recepción y recaudo del efectivo?
Se practican arqueos sorpresivos?
Las personas autorizadas para firmar cheques
tienen funciones relacionadas con la
elaboración de los documentos y comprobantes
de ingresos o registros contables?
Los anticipos se conceden con el propósito
único de atender negocios normales de la entidad?
AREA
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
1.
1.1
Generalidades
Las funciones del departamento de facturación
son independientes de contabilidad y de
cobranzas?
El departamento de facturación envía copias de
las facturas directamente a cobranzas?
Se hacen resúmenes de las facturas y los t
otales se pasan al departamento de contabilidad,
independientemente de cobranzas y de caja?
Autorización
Son adecuados los procedimientos para los
cobros?
Los precios consignados en la facturas, están
conformes con las normas establecidas.
Registro y control
La sección de cobranzas funciona
independientemente del departamento de
facturación?
Todos los asientos en las cuentas individuales
del cliente son registrados únicamente con
base en copias de facturas, recibos de caja y
otros documentos debidamente autorizados?
Se preparan regularmente balances de prueba
de las cuentas por cobrar y el encargado conserva
los papeles de trabajo?
1.2
1.3
2
2.1
2.2
3.
3.1
3.2
3.3
0
1
2
3
4
NA
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
Un empleado distinto del encargado del
registro de las cuentas por cobrar revisa las
sumas y compara el balance de prueba de
clientes contra contra las cuentas individuales
para determinar que las partidas relacionadas
están respaldadas por cuentas en el registro
auxiliar?
Las funciones del cajero son independientes
de las funciones de facturación y de registro
de los auxiliares?
Las facturas son controladas numéricamente
por el departamento de contabilidad?
El departamento de facturación envía
directamente a cobranzas copias de las facturas?
Las variaciones de la cartera originadas en
descuentos o reliquidaciones especiales son
aprobadas por funcionario competente y con el
lleno de los requisitos?
Se revisan periódicamente las cuentas de clientes.
Se prepara periódicamente un análisis por
edades de las cuentas por cobrar?
Se envían periódicamente estados de cuenta a los
clientes?
Las respuestas de los clientes se analizan y se
investigan las diferencias?
Son confirmados con alguna frecuencia los
saldos de clientes?
Se envía periódicamente una relación de los
deudores, cuentas y documentos por cobrar vencidos
a la oficina jurídica para efectos de cobro?
Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en
cantidades, en precios, en cálculos?
4.
4.1
4.2
4.3
5.
5.1
5.2
5.3
Custodia - Acceso
Se mantiene una custodia efectiva sobre c
heques, pagarés, cheques postfechados?
Los saldos pendientes en el registro d
e documentos por cobrar son conprobados
periódicamente por medio de un exámen
independiente de los pagarés, letras y
cheques respectivos?
Está restringido el acceso a personas
distintas a las de cuentas por cobrar, a los
registros de los clientes?
Responsabilidades
Envía el cajero al departamento de
contabilidad directamente, el informe de la
totalidad de los ingresos?
Las cancelaciones de las cuentas por cobrar
son encomendadas a personas ajenas al
departamento de crédito?
La cancelación de deudas malas es revisada
y aprobada por un funcionario responsable?Se
continúan las gestiones de cobro de tales deudas
no obstante haber sido canceladas?
CAPITULO VII
PROCESO DE
EVALUACION DE LA
GESTION
El proceso de evaluación de la gestión comprende los siguientes puntos:
1)
Objetivo
2)
Revisión y evaluación del sistema de control interno
3)
Conclusiones
4)
Revisión y aprobación
5)
Procedimientos de evaluación
6)
Indicadores de gestión
7)
Conclusiones
8)
Revisión y aprobación
1)
OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACIÓN DE LA GESTION.- Dentro del
Campo de acción de la evaluación de gestión se pueden señalar como objetivos
principales:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Determinar lo adecuado de la organización de una Empresa de Servicios
Públicos Colombia.
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las
mismas.
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles
establecidos.
Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación
y la eficiencia de los mismos.
Comprobar la utilización adecuada de los recursos y el resultado de la
gestión.
2)
AREA
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- Dentro del desarrollo del programa de
evaluación ( Evaluación ) de gestión, se señalan a continuación los enfoques que se le darán al trabajo, en las áreas
principales que conforman una Empresa de Servicios Públicos de Colombia:
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
CONTROL DE GESTION
0
1
2
3
4
EVALUACION DE LA GESTION GLOBAL DE
una Empresa
Tiene la dependencia auditada una organización
en la cual las responsabilidades administrativas
están claramente definidas y con líneas de
autoridad razonablemente establecidas?
La estructura orgánica apoya efectivamente
los o bjetivos globales de la gerencia y de la
dirección de una Empresa?
Están claramente definidos los objetivos y
atribuciones de la dependencia y de sus
secciones?
Se ajustan las funciones del personal a lo
estipulado en las normas reglamentarias?
La asignación funcional de responsabilidades
es inequívoca y las funciones del personal están
adecuadamente segregadas y formuladas para
cumplir los objetivos globales de una Empresa?
El marco de delegación y la limitación de
autoridad están definidos?
NA
1.7
1.8
2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
La autoridad ha sido delegada en ejecutivos
y supervisores, en proporción con sus
responsabilidades?
Se dispone en la dependencia de la supervisión
adecuada y competente para la coordinación y
comunicación apropiadas entre sus diversas
funciones?
EVALUACION DE GESTION DE RECURSOS
HUMANOS
El diseño de organización de la dependencia asigna
con precisión la responsabilidad y autoridad del
personal en cabeza de los encargados de
supervisión y dirección?
Los recursos humanos son proporcionales al nivel
del cargo y formulados tomando en cuenta el tipo
de actividades a realizar y la calidad y cantidad de
recursos disponibles?
El número de funcionarios de responsabilidad está
proporcionado al volumen de operaciones asignadas
a la dependencia?
Cuenta la dependecia con programas de desarrollo
que incluyan planes acordes con las necesidades y
responsabilidades de la dependencia?
Están claramente asignados a los jefes de la
dependencia la responsabilidad por la ejecución
de los programas?
Se encuentran establecidos los criterios y objetivos
de razonable prioridad que impidan preferencias subjetivas
al ejecutar las labores?
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
Los procedimientos para la ubicación y el
entrenamiento del personal permiten una
razonable seguridad de que, los empleados en
posiciones claves de control, son capaces de
cumplir con sus funciones eficientemente?
Se cumplen en la dependencia las políticas
generales fijadas por la división de recursos
humanos en cuanto a:- Salarios y prestaciones
sociales?- Adopción de medidas preventivas
de seguridad industrial, salud de personal y
mantenimiento de adecuadas condiciones físicas
de trabajo? Se han dado a conocer a todos los funcionarios y
empleados de la dependencia:- Normas generales
de operación?- Derechos y obligaciones del personal?
- Políticas sobre salarios y prestaciones sociales?Medidas de seguridad industrial, higiene y profilaxis?Políticas de promoción?- Políticas y normas
disciplinarias?
La alta dirección impone al jefe del área, recursos
umanos que no llenan las condiciones técnicas
o personales requeridas para los cargos?
Se tienen programas formales a los diferentes niveles
del personal, para evaluar sus realizaciones en
concordancia con la descripción de los cargos y con
parámetros objetivos?- Se realizan con una periodicidad
preestablecida?Se informa periódicamente a los empleados acerca de los
logros, las necesidades y del desarrollo de una Empresa, la
colectividad y el personal?
Las hojas de vida del personal de la dependencia, contienen
todas las informaciones requeridas incluyendo las evaluaciones
y calificaciones al empleado?- Dichas evaluaciones han sido
tenidas en cuenta como soporte de promoción?
2.14
2.15
2.16
2.17
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
Se investigan el carácter y las referencias del
"curriculum" de los candidatos a cargos de
responsabilidad, especialmente en cargos de
confianza y manejo?
Se exigen que los ejecutivos, supervisores y
empleados de confianza o de manejo tomen
vacaciones cada año y en su ausencia:- Se rotan
las responsabilidades de los mismos?- Otras
personas desempeñan sus funciones?
Los funcionarios y empleados que ocupan
posiciones claves, carecen de parentesco
familiar entre sí?
Son asegurados con pólizas de manejo los
funcionarios y empleados que ocupan posiciones
de confianza y manejo?
EVALUACION DE GESTION DEL SISTEMA
DE INFORMACION
El contenido de los informes tiene el nivel de
importancia requerido por la gerencia o por los
usuarios?
La presentación de los informes facilita su
comprensión y pone en relieve la información
importante?
La información es oportuna y confiable
para sustentar la toma de decisiones?
La distribución de la información es funcional
para que sea recibida por quien la necesita?
Los receptores tienen el nivel y el tiempo suficiente
para evaluar la información?
La dependencia evaluada mantiene manuales de
procedimientos y códigos debidamente estructurados,
de manera que puedan rendir, a los distintos niveles
administrativos, informes útiles y de fácil interpretación?
Los manuales y los códigos son revisados y actualizados
periódicamente?
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3.14
3.15
4.
4.1
Los manuales de procedimientos utilizados están
convenientemente detallados y al nivel del
funcionario que debe aplicarlos?
Los libros oficiales están técnicamente diseñados,
destacan los aspectos importantes y son
comprobados por personas diferentes a aquéllas
que tienen la responsabilidad por la operación física?
Los estados financieros mensuales aplicables
a la dependencia seleccionada son comparativos
con períodos anteriores y con los presupuestos y
explican las variaciones?
Los registros de información estadística se mantienen
actualizados, son balanceados mensualmente y
cotejados contra las cifras de control de contabilidad?
Se producen cortes mensuales de la documentación,
de manera que se facilite el registro de las operaciones
de la dependencia en el período apropiado, y el fácil
cotejo de los resultados con los de la contabilidad?
Los informes producidos por otras dependencias, que
puedan afectar las operaciones de la dependencia
evaluada, son recibidos y atendidos oportunamente por
el jefe de la misma?
El jefe responsable de la dependencia ejerce una
supervisión adecuada sobre la validez de los principales
registros de su área y sobre las personas encargadas
de esta función?
Son adecuados los procedimientos sobre la oportunidad
y confiabilidad de la información y el cumplimiento de
las normas del cierre de operaciones de cada período
contable?
EVALUACION DE GESTION SOBRE
DOCUMENTACION INTERNA
Ha sido técnicamente diseñada la documentación de
la dependencia y determinados los controles automáticos
de información que deben ejercer sobre los documentos?
4.2
4.3
4.4
4.5
6.
6.1
6.2
6.3
6.4
Es prenumerada y preimpresa la documentación
que informa sobre transacciones monetarias
(recibos oficiales), mercantiles (facturas, notas
débito o crédito) y operacionales (entrada y
salida de almacenes)?
La documentación y los datos que soporta los
distintos procesos de la operación es necesaria
y funcional?
Los controles previstos sobre la documentación
y los datos son suficientes para impedir
transacciones indebidas o alteraciones
del proceso normal?
La documentación recibida de otras dependencias
es radicada, registrada y archivada o diligenciada
oportunamente?
PLANIFICACION Y PRESUPUESTOS
La dependencia está integrada al sistema de
planificación y presupuesto anual de una Empresa
que incluya sus ingresos, costos e inversiones de
capital?
Se utilizan los presupuestos como instrumento
de discusión y control, por programas o proyectos
y para cada proyecto se dispone de indicadores
cuantitativos que puedan tomarse como parámetros
para evaluar la eficiencia en la utilización de los
recursos?
Tanto en el presupuesto funcional como por
programas, se identifican los objetivos de la
dependencia con el criterio de unidad de empresa?
Los registros de presupuestos para la dependencia
evaluada mantienen al dia:- Asignación original?Ampliaciones o reducciones a la asignación original?
- Ejecución?- Asignación disponible?- Presupuesto
comprometido pendiente de ejecutar?
6.5
6.6
6.7
6.8
7.
7.1
7.2
7.3
7.4
Se procura que en la elaboración de los
presupuestos participen activamente ejecutivos,
supervisores y empleados encargados de la
operación y de la ejecución presupuestal?
Se elaboran informes de avance de los programas
que proporcionen datos suficientes e importantes
para facilitar la medición de lo ejecutado y la
adopción de las medidas correctivas a las
desviaciones importantes?
Se utilizan los presupuestos con fines de control
contable?
Se producen y utilizan flujos de fondos
actualizados para controlar las operaciones
financieras y de tesoreria?
EVALUACION DE GESTION DEL SISTEMA
DE CONTROLES INDEPENDIENTES.
Los procedimientos aseguran que el registro de
las operaciones en cuentas individuales, en la
división de contabilidad, permitan obtener balances
de saldos cuyo total pueda ser cotejado y conciliado
contra la información de la dependencia evaluada por
un empleado que no intervenga en la operación y
en el registro?
Un funcionario autorizado revisa y aprueba dichas
conciliaciones y toma oportunamente las determinaciones
sobre partidas conciliatorias?
Para las operaciones que implican vencimientos con
alguna periodicidad, se producen análisis por edades
y los funcionarios autorizados determinan las acciones
a seguir con los conceptos más antiguos?
Cuando las conciliaciones se refieren a manejo de
efectivo, un empleado independiente del custodio recibe
directamente, en sobre cerrado, los extractos bancarios y:
- Investiga las cifras conciliatorias e informa al jefe de la
dependencia sobre situaciones anormales?-
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
3)
Existe una planeación anual para realizar
inventarios fisicos, determinada por funcionarios
diferentes a los custodios, que incluya:-Procedimientos
e instrucciones para la toma de inventarios?
-Responsable de la supervisión independiente de los
conteos?-Inventarios rotativos o selectivos?-Inventarios
totales en caso necesario?
Existe una planeación para el control, mantenimiento
y realización de inventarios de activos fijos?
Los faltantes y sobrantes son investigados por personas
independientes autorizadas y según su costo, aprobados
los ajustes correspondientes por la gerencia u otros
funcionarios autorizados?
El área cuenta con controles independientes que le
otrogen seguridad física tales como:- Cajas fuertes?
- Puertas que impidan el acceso a extraños?- Celadores?
- Extintores de incendio?- Adecuada iluminación nocturna?
Los bienes del área auditada están asegurados por cifras
que cubran el costo de reposición del bien?
CONCLUSIONES
Una vez realizada la evaluación del control interno, concluya si los sistemas de control adoptados por la dependencia
son apropiados, dentro de un concepto racional de costo y beneficio.
4)
REVISION Y APROBACION
Revisado por _________________________
Fecha _________________
Aprobado por _________________________
Fecha _________________
5)
GUIA MODELO DE PROCEDIMIENTOS DE EVALUACION (EVALUACION)
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
PROGRAMA DE EVALUCION - OFICINA DE CONTROL INTERNO
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
HECHO POR
FECHA
1.
Obtenga copias de los estatutos vigentes y demas documentación
pertinente con el fín de obtener un registro de las fuentes de autoridad
relacionadas con las actividades bajo exámen.
2.
Prepare un relato histórico, antecedentes y propósito de cada una de las
actividades bajo exámen.
3.
Obtenga un organigrama de una Empresa y de la dependencia exáminada
que incluya una descripción detallada de la organización y funciones
que se desarrollan, identificando:- División de deberes y responsabilidades
- Principales delegaciones de autoridad.- Naturaleza, tamaño y ubicación
de dependencias.- Distribución de los empleados en la organización y su
ubicación.
4.
Prepare un resumen acerca de la naturaleza, inversión y ubicación de los
recursos empleados en las diversas actividades.
5.
Obtenga en forma comparativa la información de varios ejercicios
relacionadas con costos de operaciones por períodos, presupuestos
anuales, ejecución presupuestal, ingresos anuales, estados de cartera,
de proveedores, de tesoreria.
6.
7.
8.
Obtenga copias o prepare resúmenes de la politica general aplicable a
cada actividad importante.
Prepare una descripción general de los métodos operativos utilizados
por una Empresa, para llevar a cabo cada una de las actividades principales.
Prepare descripciones breves de todos los problemas que se hayan
identificado.
P/T
9.
10.
11.
12.
13.
Obtenga copias de los informes de observaciones
presentados por la contraloría distrital durante los
últimos tres años y reviselos para obtener un
conocimiento de las principales debilidades encontradas
y realice un seguimiento de los correctivos realizados.
Realice entrevistas con los directores de cada una de las
actividades importantes, para obtener información sobre la
naturaleza de las operaciones realizadas, y haga averiguacion
es sobre problemas no resueltos.
Determine si una Empresa aplica las normas legales y demas
disposiciones legales en el procedimiento de escogencia del
contratista, es decir si ha obserbado los principios de
trasparencia y selección objetiva.
Compruebe que las diferentes propuestas se encuentren
debidamente respaldadas con los soportes requeridos.
Cerciórese que la iniciación del contrato se efectúo una vez
perfeccionado el mismo y en la fecha prevista, previo
cumplimiento de lo dispuesto por la ley.
CAPITULO VIII
PROCESO DE
EVALUACION DE LA
CONTRATACION
El proceso de EVALUACION ( EVALUACION ) de contratación, comprende los siguientes
aspectos:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
1)
Objetivo
Evaluación del control interno
Conclusiones
Revisión y aprobación
Procedimientos de Evaluación
Conclusiones
Revisión y aprobación
OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION DE LA
CONTRATACION.- Verificar que las operaciones o actividades que se llevan a cabo
dentro del proceso de contratación en sus diferentes etapas, desde el acto
administrativo
que ordena la apertura de la contratación, hasta la liquidación del mismo, se
ajusten a las normas y procedimientos legales, administrativos y fiscales que le son aplicables.
2)
GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- A
continuación se presenta la evaluación del control interno a la contratación en sus
diferentes etapas.
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
AREA
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
CONTROL DE CONTRATACION
0
ETAPA PRECONTRACTUAL
Cuenta una Empresa con un manual que
describa el proceso de contratación, se
evalúa y actualiza periódicamente?
La contratación está debidamente
autorizada por funcionario responsable
y odedece a los criterios administrativos
y fundamentos legalmente establecidos?
Las funciones relacionadas con la
celebración de contratos se encuentran
claramente definidas y asignadas?
Se realizaron los análisis y estudios
necesarios que determinen la
conveniencia y oportunidad del contrato,
de acuerdo al plan de desarrollo?
La constitución de la reserva
presupuestal está debidamente autorizada
por funcionario responsable?
Las pólizas que garantizan las diferentes
modalidades de riesgo están previamente
aceptadas y aprobadas por funcionario
responsable?
Los pliegos de condiciones o términos de
referencia se elaboran de acuerdo con las
disposiciones legales que le son
aplicables?
1
2
3
4
NA
1.8
1.9
1.10
1.11
2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Se llevan controles adecuados para
evitar realizar contratos con proponentes
que incurran en causales de inhabilidad
o incompatibilidad?
Los proponentes participantes se
encuentran debidamente inscritos y
clasificados en los registros que para tal
efecto lleva la Camara de Comercio?
La inicación de los contratos se realiza
una vez se perfecciona el mismo, previo
cumplimiento de lo dispuesto por la ley?
La terminación o liquidación de los
contratos se realizan conforme con las
reglamentaciones legales?
ETAPA CONTRACTUAL
La constitución del contrato se realiza de
conformidad con las normas legales?
Los contratos se constituyen, previa la
existencia del registro presupuestal
correspondiente?
Las garantias que soportan los contratos
son adecuadas y son aprobadas por
funcionario responsable?
Se publican los contratos en el diario
oficial?
Se observan las disposiciones en cuanto
a la aplicación de impuestos?
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
Se toman las medidas necesarias
para evitar que los contratos
contengan vicios de nulidad?
Toda renovación, prórroga o adición
a un contrato se rige por las normas
vigentes al tiempo de su celebración?
Se aplican las normas vigentes en lo
que hace relación al procedimiento de
escogencia del contratista es decir
con los principios de transparencia y
selección objetiva?
Después del cierre de una licitación
pública no se aceptan ningún tipo de
documentos o requisito que debían
haber sido anexadas a la propuesta?
Se tiene en cuenta el factor
cumplimiento a efectos de resolver
propuestas y escoger al contratista?
El archivo de contratos se mantienen
en forma ordenada y contiene la
documentación total que hacen parte
de ellos?
La vigencia de lo pactado en las pólizas
corresponden a lo pactado en el contrato?
Se exigen las pólizas de estabilidad de
obra, dentro de los plazos estipulados en
el contrato?
2.14
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
La celebración de contratos de prestación
de servicios con personasnaturales está
justificada por la imposibilidad de cumplir
la labor contratada con personal de planta?
ETAPA DE LIQUIDACION
Las cuentas correspondientes a los pagos
originados por los contratos se presentan
de acuerdo con su esencia y naturaleza?
La terminación y/o liquidación del contrato,
se efectúa conforme a las reglamentaciones
vigentes?
Se toman medidas especificas para
determinar si los bienes o servicios
contratados sean iguales en especie y
calidad a los cotizados y contratados?
Están adecuadamente protegidos los
recursos de una Empresa ante el riesgo de
incumplimiento contractual?
Se realizan interventorias a los contratos
debidamente respaldados en informes?
Se liquidan los contratos dentro de los
plazos previstos?
3)
CONCLUSIONES
Una vez realizada la evaluación del control interno, concluya si los sistemas de
control adoptados por la dependencia son apropiados, dentro de un concepto racional de
costo y beneficio.
4)
REVISION Y APROBACION
Revisado por _________________________
Fecha _________________
Aprobado por _________________________
Fecha _________________
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
PROGRAMA DE EVALUACION PARA CONTRATACION - OF. CONTROL INTERNO
ETAPA PRECONTRACTUAL
HECHO POR FECHA
1.
Verifique la capacidad y competencia de quien expidió el acto
administrativo que ordena la apertura de la contratación para
establecer la delegación que lo facultó para contratar.
2.
Verifique la existencia del rubro presupuestal, cuando se
expidió la disponibilidad correspondiente.
3.
Obtenga copias o prepare resúmenes de la politica general
aplicable a la contratación.
4.
Prepare una descripción general de los métodos operativos
utilizados por una Empresa, para llevar a cabo la contratación.
5.
Prepare descripciones breves de todos los problemas que se
aparten de las reglamentaciones.
6.
Obtenga copias de los informes de observaciones presentados
por la contraloría distrital durante los últimos tres años y
reviselos para obtener un conocimiento de las principales
debilidades encontradas y realice un seguimiento de los
correctivos realizados.
7.
Compruebe que los pliegos de condiciones o terminos de
referencia se hayan elaborado de acuerdo con las normas
legales.
8.
Examine los actos administrativos que modifican
documentos o prorrogas para determinar si están
debidamente funadamentados.
P/T
9.
10.
11.
12.
13.
Compruebe que los proponentes que participan en la
licitación no hayan incurrido en las causales de inhabilidad
e incompatibilad previstas en las normas legales.
Compruebe que los proponentes participantes esten
debidamente inscritos y clasificados en el registro que para
tal efecto mantienen las Camaras de comercio.
Determine si una Empresa aplica las normas legales y demas
disposiciones legales en el procedimiento de escogencia
del contratista, es decir si ha obserbado los principios de
trasparencia y selección objetiva.
Compruebe que las diferentes propuestas se encuentren
debidamente respaldadas con los soportes requeridos.
Cerciórese que la iniciación del contrato se efectúo una
vez perfeccionado el mismo y en la fecha prevista, previo c
umplimiento de lo dispuesto por la ley.
CAPITULO IX
PROCESO DE
EVALUACIO DEL
AREA DE
PROCESAMIENTO
ELECTRONICO DE
El proceso de Evaluación del área de sistemas contempla los siguientes aspectos:
1)
Objetivo
2)
Revisión y evaluación del sistema de control interno
3)
Conclusiones
4)
Revisión y aprobación
5)
Procedimientos de Evaluación
6)
Conclusiones
7)
Revisión y evaluación
1)
OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION
DEL AREA DE PED - SISTEMAS.- La evaluación del PED Sistemas tiene como objetivo prácticar una revisión y evaluación
respecto al cumplimiento y efectividad del sistema administrativo,
operativo y técnico de los sistemas integrales de información, para
garantizar la oportunidad, la razonabilidad y la exactitud de los
datos de entrada, salida, archivo y la utilización eficiente de los
equipos de computo, así como la adecuada salvaguarda de la
información.
2)
GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL
INTERNO.- PED
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
AREA
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
PROCESO DE EVALUACION DEL PED 0 1
SISTEMAS
Generalidades
Existen manuales de procedimientos que describan
el proceso electrónico de datos?
El manual de procedimientos es evaluado y actualizado
periódicamente?
La unidad de informatica cuenta con una adecuada
organización?
Son adecuados los objetivos y planes en materia de
procesamiento electrónico de datos?
Se está invirtiendo lo necesario en procesamiento
electrónico de datos?
El equipo instalado o a instalar satisface las necesidades
actuales y futuras?
Se esta haciendo un buen trabajo en la dirección de las
operaciones de procesamiento de datos?
Las funciones de diseño de sistemas y programación
están separadas de la operación del computador?
Existe un grupo de control de datos y es independiente
de las otras funciones de operación?
Se proporcionan manuales de sistemas y
procedimientos para todas las funciones en las
operaciones del computador?
2
3
4
NA
1.11
1.12
1.13
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
El acceso al área de la unidad de informatica está
restringuido y la operación del computador está
debidamente supervisada?
Se siguen los procedimientos de mantenimiento
preventivo recomendados por el fabricante respecto
al equipo?
Se mantienen las especificaiones del fabricante
respecto al medio ambiente?
Autorización y control
El procesamiento electrónico de datos requiere
una autorización previa?
Se realiza una revisión de documentos previa al
procesamiento en cuanto validez, evidencia de
autorización adecuada, valores apropiados y
clasificación apropiada?
Se lleva a cabo controles adecuados de datos de
entrada desde el punto de autorización de la
transacción hasta que son recibidas para el
procesamiento?
Se realizan pruebas de razonabilidad programadas
que garanticen la exactitud, integridad o razonabilidad
de los datos?
Se cotejan los registros con la información de soporte
correspondiente, en un segundo archivo?
1.11
1.12
1.13
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
El acceso al área de la unidad de informatica
está restringuido y la operación del computador
está debidamente supervisada?
Se siguen los procedimientos de mantenimiento
preventivo recomendados por el fabricante
respecto al equipo?
Se mantienen las especificaiones del fabricante
respecto al medio ambiente?
Autorización y control
El procesamiento electrónico de datos requiere
una autorización previa?
Se realiza una revisión de documentos previa al
procesamiento en cuanto validez, evidencia de
autorización adecuada, valores apropiados y
clasificación apropiada?
Se lleva a cabo controles adecuados de datos de
entrada desde el punto de autorización de la
transacción hasta que son recibidas para el
procesamiento?
Se realizan pruebas de razonabilidad programadas
que garanticen la exactitud, integridad o
razonabilidad de los datos?
Se cotejan los registros con la información de
soporte correspondiente, en un segundo archivo?
1.11
1.12
1.13
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3.2
El acceso al área de la unidad de informatica está
restringuido y la operación del computador está
debidamente supervisada?
Se siguen los procedimientos de mantenimiento
preventivo recomendados por el fabricante
respecto al equipo?
Se mantienen las especificaiones del fabricante
respecto al medio ambiente?
Autorización y control
El procesamiento electrónico de datos requiere
una autorización previa?
Se realiza una revisión de documentos previa
al procesamiento en cuanto validez, evidencia de
autorización adecuada, valores apropiados y
clasificación apropiada?
Se lleva a cabo controles adecuados de datos de
entrada desde el punto de autorización de la
transacción hasta que son recibidas para el
procesamiento?
Se realizan pruebas de razonabilidad programadas
que garanticen la exactitud, integridad o
razonabilidad de los datos?
Se cotejan los registros con la información de soporte
correspondiente, en un segundo archivo?
El diligenciamiento de los documentos fuente son
aprobados por el responsable?
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
4.
4.1
4.2
4.3
Existen técnicas para asegurar razonablemente
que los datos erróneos sean detectados y reportados
para investigarlos?
Existen técnicas para proveer la razonable s
eguridad de que los datos no autorizados no sean
entrados a través del sistema en línea?
Cuenta la entidad con técnicas para asegurarse de
que las entradas sean controladas, validadas y
corregidas?
El diseño y desarrollo de nuevas aplicaciones de
sistemas es aprobado por el responsable?
Se preparan instrucciones de operación para cada
programa?
Se preparan instrucciones detalladas de operación
para cada instalación del computador?
Custodia
Esta el acceso a la documentación de aplicación
de sistemas adecuadamente restringida?
La ubicación y distribución de las áreas del trabajo
de precesamiento electrónico de datos son adecuadas?
Existen controles y aparatos para conservar la
temperatura y el grado de humedad del área de
procesamiento electrónico de datos?
4.4
4.5
4.6
5.
5.1
5.2
5.3
Existen medidad de seguridad para la
detección y contención de incendios?
Existen controles apropiados para restringir
el acceso a equipos de procesamiento de datos,
cintas y discos, documentos de los sistemas
y de programas de aplicación?
Existen pólizas que aseguren los equipos,
programas y archivos contra posibles riesgos?
Registros
Cada transacción es inicialmente registrada
en formas especialmente diseñadas en codigos
que puedan hacer referencias subsecuentes a
la misma?
Existen métodos adecuados para reconstrucción
de archivos?
Están los registros debidamente soportados en
documentos autorizados y aprobados?
3)
CONCLUSIONES
Una vez realizada la evaluación del control interno, concluya si los sistemas de
control adoptados por la dependencia son apropiados, dentro de un concepto racional
de costo y beneficio.
4)
REVISION Y APROBACION
Revisado por _____________________
Fecha ________________
Aprobado por _____________________
Fecha ________________
5)
GUIA MODELO DE PROCEDIMIENTOS DE EVALUACION ( EVALUACION )
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
PROGRAMA PARA EVALUAR EL SISTEMA DE PED. OF. CONTROL INTERNO
PROCESO DE EVALUACION DEL PED - SISTEMAS
HECHO POR
1.
Evalúe la efectividad de la separación de la unidad de
informatica de funciones incompatibles dentro de la
organización.
2.
Evalúe la efectividad de la separación de labores en la unidad
e informatica
3.
Evalúe el grado en que la gerencia, los departamentos usuarios
participan en el desarrollo, diseño y mantenimiento de los
sistemas.
4.
Evalúe la efectividad de los estandares de diseño del sistema
y procedimientos y técnicas de programación.
5.
Evalúe la efectividad de los procedimientos de autorización y
aprobación requeridos en cada fase importante del desarrollo.
6.
Evalúe la efectividad de las pruebas de sistemas y programas,
para asegurar su consistencia con las especificaciones
originales.
7.
Evalúe la efectividad del control ejercido sobre la conversión
de los datos y las operaciones iniciales.
8.
Evalúe la efectividad de los controles sobre modificaciones a
los sistemas y programas.
9.
Evalúe el grado de control mantenido en la sección de
operaciones para evitar modificaciones no autorizadas.
FECHA
P/T
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Evalúe el método usado para asegurar que los datos
están completos, exactos y autorizados al recibirlos
para el procesamiento.
Evalúe la efectividad de los procedimientos estandar
usados para todas las operaciones, y los alcances de la
revisión hecha para asegurar que se cumplan estos
procedimientos.
Evalúe el método usado para asegurar el correcto
montaje de los archivos y la localización adecuada
de los archivos de salida.
Evalúe el método usado para asegurar la oportuna
detección de errores y fallas del hardware.
Evalúe si todo el proceso del computador está
programado.
Cerciorese que el acceso al área de procesamiento
este limitado.
Evalúe la efectividad de la separación de la unidad de
informatica de la fuente de los datos y de los dptos.
usuarios, dentro de una Empresa.
Evalúe el grado de control ejercido sobre las diversas
funciones dentro de la unidad de informatica.
Evalúe la efectividad de los procedimientos estandar
usados para prevenir o detectar errores accidentales,
causados por errores del operador o mal funcionamiento
del hardware o del software.
Evalúe el método usado para la reconstrucción de archivos
después de errores menores de procesamiento o
destrucción menor de registros.
Evalúe el método para salvaguardar físicamente los archivos.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
Evalúe el método usado para garantizar la continuidad
de la operación, después de una destrucción importante
de los archivos o de una falla mayor del equipo.
Evalúe el método usado para asegurar que todos los
datos son registrados e identificados desde el principio.
Evalúe el método usado para conciliar la salida con la
entrada de datos.
Evalue el método usado para asegurar que las
correcciones de todos los errores identificados, son
realimentados al sistema.
Evalue la efectividad de los procedimientos seguidos
para asegurar que los datos son transmitidos a la unidad
de informatica con exactitud.
Evalúe la efectividad de los procedimientos seguidos
para asegurar que el equipo de computo está funcionando
correctamente y que las fallas de funcionamiento y los
datos erroneos resultantes, se detectan.
Evalúe la efectividad de los procedimientos seguidos para
asegurar que sólo son usados archivos válidos.
Evalúe la efectividad de los controles empleados para
asegurar que la exactitud de los datos es mantenida durante
el proceso.
Evalúe la efectividad de los procedimientos seguidos para
asegurar que los cálculos son realizados en forma correcta
por el programa.
30.
31.
32.
Evalúe la efectividad del sistema de control sobre la
operación física del computador.
Evalúe la efectividad de los procedimientos usados para
asegurar que todos los reportes de salida requeridos son
enviados a los dapartamentos usuarios adecuados.
Evalúe los métodos usados para asegurar que sólo los
datos autorizados son procesados y que los documentos
de entrada tienen una evidencia de autorización y son
revisados por el grupo de control para verificar dicha
evidencia.
6)
CONCLUSIONES
7)
REVISION Y APROBACION
Revisado por _____________________ Fecha _________________
Aprobado por _____________________ Fecha _________________
CAPITULO X
PROCESO DE
EVALUACION DE LAS
AREAS TECNICAS O
ESPECIALIZADOS
Dentro del proceso de evaluación del área técnica o especializadas se desarrollaron los siguient
aspectos.
1)
Objetivo
2)
Evaluación y revisión del sistema de control interno
3)
Conclusiones
4)
Revisión y aprobación
5)
Procedimientos de Evaluación
6)
Conclusiones
7)
Revisión y aprobación
1)
OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION DEL AREA
TECNICA O ESPECIALIZADA.- El objetivo de la evaluación del área
técnica consiste en verificar que los procesos especializados que hacen
refencia con la prestación de servicios de acuerdo con la naturaleza de la
entidad y su respectivo mantenimiento se realicen de acuerdo con las
normas establecidas en una Empresa de Servicios Públicos de Colombia.
2)
GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL
INTERNO.- A continuación se presenta el programa de Evaluación
correspondiente a la subgerencia de generación y transmisióndivisión de transmisión.
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
AREA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO A SISTEMAS
DE POTENCIA
Se elabora la programación anual de mantenimiento
preventivo, con base en reporte mensual de
operaciones?
Se asignan trabajos de mantenimiento por zonas,
atendiendo prioridades?
Existe adecuada coordinación en las labores de
mantenimiento por parte del grupo de maniobras?
Se informa oportunamente a los usuarios sobre la
interrupción del servicio?
En cada reunión del grupo de maniobras se levanta
la respectiva acta y se distribuyen a quien
corresponde?
El jefe de zona coordina con el supervisor los
recursos requeridos para realizar la actividad?
El supervisor de zona informa al centro de control
para que sea autorizado el inicio del mantenimiento?
La sección de mantenimiento y montajes ejecuta el
programa de mantenimiento establecido? Se realizan
las pruebas pertinentes?
El supervisor de zona informa al centro de control
sobre la culminación de la maniobra? Se elabora el
informa correspondiente?
0
1
2
3
4
NA
3)
10.
Se actualiza la base de datos para los equipos sometidos
a mantenimiento?
11.
El jefe de departamento de subestaciones revisa el
informe y realiza observaciones?
CONCLUSIONES
Una vez realizada la evaluación del control interno, concluya si los sistemas de control adoptados por la
dependencia son apropiados, dentro de un concepto racional de costo y beneficio.
4)
REVISION Y APROBACION
Revisado por _____________________ Fecha _________________
Aprobado por _____________________ Fecha _________________
5)
GUIA MODELO DE PROCEDIMIENTOS DE EVALUACION
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
PROGRAMA PARA EVALUAR ASPECTOS TECNICOS DE MANTENIMIENTO OF.CONTROL
INTERNO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO A SISTEMAS DE
POTENCIA
1.
2.
3.
4.
Obtenga copia de la programación anual de
mantenimiento preventivo y demas documentación
pertinente con el fín de obtener un registro de la base
de datos en la que se actualizan las hojas de vida
de los equipos de la Empresa.
Obtenga copias de los reportes mensuales enviados
a la sección de mantenimiento por la sección de
operaciones.
Obtenga copias de las actas de reunión del grupo de
maniobras.
Prepare un resumen acerca de la naturaleza de los
mantenimientos realizados a los equipos de la
empresa.
HECHO POR
FECHA
P/T
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Obtenga en forma comparativa la información de varios
ejercicios relacionadas con mantenimientos realizados.
Obtenga copias o prepare resúmenes de la politica general
aplicable al mantenimiento preventivo.
Prepare una descripción general de los métodos operativos
utilizados por una Empresa, para llevar a cabo el
mantenimiento.
Prepare descripciones breves de todos los problemas que se
hayan identificado.
Obtenga copias de los informes de mantenimiento enviados
al ingeniero jefe de la zona y realice un seguimiento a las
observaciones presentadas.
Realice entrevistas con los siguientes funcionarios: jefe de
sección, integrantes del grupo de maniobras, ingeniero
designado, jefe de zona, supervisor de zona y con el jefe de
departamento, para obtener información sobre la naturaleza
de las operaciones realizadas, y haga averiguaciones sobre
problemas no resueltos.
6)
CONCLUSIONES
7)
REVISION Y APROBACION
Revisado por _____________________ Fecha ________
Aprobado por _____________________ Fecha _______