Transcript Kūrybinių procesų vadyba ir komunikacija

KŪRYBINIŲ PROCESŲ VADYBA IR
KOMUNIKACIJA
Kovo 30 d.
Klaipėda
1. Vidinės Komunikacijos reikšmė
2. Kaip veikia Vidinė Komunikacija
Kas yra Vidinė Komunikacija?
Vidinė Komunikacija yra organizacijos
viduje vykstantis pasikeitimas
informacija, bendradarbių savitarpio
supratimo ugdymas ir darbuotojų
elgesio įtakojimas.
The Institute of Public Relations
Vidinės Komunikacijos tikslai
Vidinės Komunikacijos tikslas – informuoti darbuotojus apie
Organizacijos naujienas ir veiklos tikslus, motyvuoti juos dirbti
tiems Organizacijos tikslams:
Darbuotojai yra geriausi Organizacijos “ambasadoriai”;
Organizacija privalo savo darbuotojams pasakyti naujienas
prieš tai, kai jie jas išgirs iš kitų šaltinių;
Darbuotojų nuopelnų pripažininmas gali sukurti jų lojalumą
Organizacijos tikslams.
Kas sudaro Vidinę Komunikaciją?
Ryšiai su žiniasklaida
Ryšiai su investuotojais/Vyriausybe
Metinių ir ketvirtinių rezultatų pranešimai
Profesiniai ryšiai
Ryšiai su darbuotojais
Vadovų prieinamumas
Vidinės Komunikacijos priemonės
Žurnalai ir
biuleteniai
Internetas ir
Intranetas
Video ir
telekonferencijos
Reklama
Sponsorystė
Varžybos
Apdovanojimai
ir pagyrimai
Pasiekimų
komunikacija
Finansinių
duomenų
skelbimas
Skelbimų lentos ir
memorandumai
Pop-up
Darbuotojų
nuomonės tyrimai
Vadovų pasirodymai
Darbuotojų
vakarėliai
Labdara
Parodos ir displėjai,
Atvirų durų dienos
Iš kur Jūsų
darbuotojai gauna
informaciją apie
Organizacijos veiklą?
Informacijos kanalai
Supervising manager
Intranet / e-mail
Management
Colleagues
Internal newsletter
Bulletin boards
Union
Dailies/Evening tabloids
TV/Radio
Business/Trade press
0
20
40
60
80
100
Informacijos kanalo įvertinimas
Kaip efektyviai yra
keičiamasi informacija
darbovietėje?
Kiek prielaidų yra
sukuriama dėl
informacijos
trūkumo?
Prielaidos, prielaidos...
Vidutiniškai bendradarbiai praleidžia per savaitę 29 minutes
kurdami prielaidas.
Daugiausiai – transporto sektoriaus įmonėse (36 minutės),
mažiausiai – bankų/finansų sektoriuje/draudime (18 minučių).
20% daugiau laiko praleidžiama kuriant prielaidas
valstybinėse įmonėse, nei privačiose kompanijose.
Nuostoliai, kuriuos Švedijos
darbdaviai kasmet patiria dėl
darbuotojų laiko sąnaudų,
sąlygotų kuriant prielaidas:
2,000,000,000 JAV dolerių
Kaip sumažinti laiko sąnaudas prielaidoms?
Aiškesnė informacija (33%)
Dažniau teikiama informacija (24%)
Atviresnė informacija (11%)
Prieinamesnė informacija (10%)
Ar Jūsų vadovas
MELUOJA?
Ar Jūsų vadovas MELUOJA?
Taip, dažnai
3%
Taip, kartais
8%
Taip, bet retai
15%
Ne, niekada
74%
1. Vidinės Komunikacijos reikšmė
2. Kaip veikia Vidinė Komunikacija?
Komunikacijos tikslų nustatymas (Pavyzdys)
Tikslinė
grupė
Klientai
Politikai
Darbuotojai
Galvoja dabar
Turėtų galvoti
Teikia geras
paslaugas ir
produktus
Teikia ypač geras
paslaugas ir
produktus
Nežinau jų
Nauda
valstybei
Tiesiog dirbu
Aš esu vienas
svarbiausių
šioje
organizacijoje
Veiklos
- Tiesioginiai kontaktai
- Straipsniai spaudoje
- Apdovanojimai
- Apsilankymas
gamykloje
- Forumai
- Tyrimai
- Brifingai
- Biuleteniai
- Bendri pietūs
- Apdovanojimai
Veiklų
trukmė
6 mėn
12 mėn
24 mėn
6 mėn
6 mėn
12 mėn
12 mėn
6 mėn
6 mėn
6 mėn
6 mėn
Pasiekiamumas
Motyvacinis modelis
Išklausyk
Pasirūpink
Stebėk
Vystyk
Svarba ir patikimumas
Pasiekiamumas
Motyvacinis modelis
•Skyriaus
vadovas
•Intranetas
•Vadovybė
•Kolegos
•Vidiniai naujienlaiškiai ir
skelbimų lenta
•Profsąjunga
•Žiniasklaida
Svarba ir patikimumas
Pavyzdys
Pasiekiamumas
•Skyriaus
vadovas
•Vadovybė
•Intranetas
•Vidinis naujienlaiškis
•Kolegos
•Žiniasklaida
•Profsąjunga
Svarba ir patikimumas
Kokia turi būti Vidinė Komunikacija?
 Savalaikė – verčiau PRIEŠ, nei PO
 Aiški – lengvai suprantama visiems
 Glausta – ar Jūsų darbuotojai turi daug laiko skaityti?
 Informatyvi – tikti skaitytojui, paaiškinti
 Įdomi – dar legviau suvokiama
Vidinė Komunikacija yra DIALOGAS, o ne MONOLOGAS!
Vidinės Komunikacijos vertybės
Atvirumas
Nuoširdumas
Teisybė
Grįžtamasis ryšys
Klausimai?
Krizės ir kaip su jomis kovoti?
1. Komunikacijos krizės vadyba
2. Komunikacijos krizės prevencija
Krizių komunikacija
“Visos kompanijos turi problemų. Kai jos
tampa žinomos už kompanijos ribų, tada
Jūs turite krizę.”
Michael Bland
Communicating out of a Crisis
Kas yra Korporacinė Krizė?
“Nepageidautinas įvykis, gadinantis
įstaigos reputaciją ir trukdantis vykdyti
įprastą veiklą”.
Michael Bland
Communicating out of a Crisis
Kaip atrodo Krizė?
Nuostaba, vedanti į paniką
Neišsami informacija, dalyvauja daug žmonių
Įvykiai vystosi greitai, nėra jų kontrolės
Nuolatinis spaudimas iš išorės
Apsupties būsena, trumpalaikis fokusas
Įprastinė veikla užmiršta
Chaosas: Kompanija jaučiasi ir atrodo blogai
Krizės pavojai:
Kuo ILGIAU krizė trunka, tuo ilgiau ji bus
atsimenama
Sugadinta reputacija lems pirkėjų sprendimą
PIRKTI
Visuomenės reakciją įtakoja Organizacijos
elgesys: atsakomybės vengimas, neišsami
informacija ir pelno iškėlimas virš visuomeninių
interesų ERZINA tikslines grupes
Tikima liudininkais ir “trečių šalių” vertintojais:
Organizacijos atstovai atrodo NEPATIKIMI
Kam reikalinga Krizės vadyba?
•Yra pagunda pasislėpti ir nieko nekalbėti...
•Žurnalistai puola kaip “pasiutę šunys”...
BET...
Jūsų tikslinės grupės NUSIPELNO teisės išgirsti
teisybę
Jūs GALITE kontroliuoti situaciją
Jūs GALITE užkirsti kelią rimtai žalai, kuri gali būti
padaryta Jūsų Organizacijai
Kas yra Krizės vadyba?
“Strateginių ir taktinių veiksmų, galinčių
sustabdyti ar pataisyti nepageidaujamų
įvykių poveikį įstaigai, paruošimas ir
pritaikymas”.
Michael Bland
Communicating out of a Crisis
Pagrindiniai Krizės vadybos principai:
Pasiruoškite visiems įmanomiems atvejams
Turėkite veiksmų planą ir juo naudokitės
Organizacijos vadovas turi būti matomas
Komunikuokite nuolat ir ramiai
Informaciją teikite greitai
Naudokite krizę kaip pozityvią galimybę
Išlikite ramūs
Krizės vadybos tikslai:
Būti pajėgiais valdyti neigiamas emocijas ir
atsakyti į iškilusius klausimus užtikrintai bei
profesionaliai
Kontroliuoti informaciją, užtikrinant jos tikslumą
Palaikyti teigiamą žiniasklaidos požiūrį
Palaikyti korporacinę reputaciją, atrodyti kaip
akivaizdžiai ginantys “teisingą reikalą”
Pgrindinės Krizės auditorijos:
Darbuotojai ir jų šeimos
Pirkėjai
Žiniasklaida
Valdžios institucijos
Vietiniai bendruomenės gyventojai
Verslo partneriai
Visuomeninės grupės
Verslo asociacijos
Vyriausybė
Po Krizės - 4R taisyklė:
Apgailestaukite (Regret): Žmonės nori žinoti, kad Jūs
APGAILESTAUJATE dėl to, kas įvyko. Jokiu būdu ne
KALTI ar ATSAKINGI už tai, kas atsitiko!
Rezoliucija: Pareikškite, jei įmanoma, ką Jūs darysite
situacijai pagerinti
Reforma: Užtikrinkite, jei galite, kad tai nepasikartos
Atlyginkite (Restitution): Visi nori kažko: nemokamų
produktų mainais už patirtus nemalonumus
Auksinės Krizės vadybos taisyklės:
Pasiruošimas yra 90% sėkmingo Krizės sprendimo
Vidinė komunikacija yra tiek pat svarbi, kaip ir išorinė
Imkitės iniciatyvos: nuolankumas reiškia kaltumą
Krize turi užsiimti vadovai
Būkite paprasti: veikite pagal aplinkybes
Padėkite žurnalistams: sakykite jiems teisybę,
padėkokite jiems už dėmesį
Krizė yra galimybė išmokti ir pagerinti padėtį
Klausimai?
1. Komunikacijos krizės vadyba
Komunikacijos krizės prevencija
Komunikacijos Krizės prevencija
“Krizės prevencija yra nenutrūkstantis
procesas siekiant identifikuoti
potencialias rizikas, galinčias paveikti
įstaigos reputaciją ir veiklą.”
Michael Bland
Communicating out of a Crisis
Nustatyti ir įvertinti silpnąsias vietas
 Krizės prevencija prasideda nuo organizacinių silpnųjų vietų
identifikacijos, nustatant potencialią žalą.
 Tam tikslui pasiekti, kuriama:
 Vadybininkų grupė kiekviename padalinyje;
 Koordinacinis organas, vienijantis Vadybininkų grupes.
 Vadybininkų grupės:
 Išnagrinėja savo padalinio silpnas vietas, galinčias sukelti Krizę;
 Įvertina potencialą žalą įstaigos reputacijai;
 Teikia pasiūlymus kaip šias problemas išspręsti.
 Koordinacinis organas įvertina Vadybininkų grupių pasiūlymus, teikia
juos įstaigos vadovybei.
Užkirsti kelią Krizei kilti
Koordinacinis organas siūlo priemones apriboti silpnąsias
vietas, minimalizuojant Krizės pavojų.
Šias priemones Vadybininkų grupės įdiegia savo
padaliniuose.
Apie įdiegimą pranešama Koordinaciniam organui.
Planuoti Krizę
Į problemas turi būti reaguojama nedelsiant.
Kiekvienai situacijai nustatoma:
 Kas atsakingas už komunikaciją;
 Problema (detaliai);
 Krizės potencialas (eskalacijos scenarijus);
 Kaip įstaiga išspręs šią problemą;
 Priemonės, kuriš imtąsi lig šiol;
 Kiekvienas veiksmas, jei problema didėja.
Stebėti-įvertinti-taisyti
Krizės prevencijos priemones stebi Koordinacinis
organas.
Kiekviena įstaiga/organizacija/kompanija keičiasi auga,
todėl situacijos stebėjimas yra nuolatinis procesas.
Krizės vadovas turi būti papildomas.
Pasimokyti iš Krizės
Krizės pavojus egzistuoja VISADA, nepaisant visų
prevencinių priemonių.
Jei vadyba tinkama, Krizė nepažeis įstaigos reputacijos,
bet net ir gali ją pagerinti, taip pat sustiprinti kolektyvo
moralę.
Ar Krizės rezultatas pozityvus, ar negatyvus, iš visko
galima pasimokyti ir patobulinti Krizės vadybos
priemones.
Įvertinkite visą Krizės vadybos procesą nuo pradžios iki
pabaigos.
Išvados padės patobulinti Krizės vadovą ir apmokymo
programą.
Svarbiausia – gera reputacija
“Gera reputacija yra pigiausia ir
efektyviausia priemonė kovoje su Krizės
padariniais”.
Michael Bland
Communicating out of a Crisis
Klausimai?
Kaip bendrauti su žiniasklaida
Kaip bendrauti su žiniasklaida (1/2)?
Niekada nebandykite nuslėpti teisybės
Nebegalite redaguoti teksto, kai jis jau
išspausdintas laikraštyje
Niekada nereikalaukite iš žurnalisto rašyti
apie vieną ar kitą dalyką
Pažinkite žurnalistą ir jo leidinį
Užtikrinkite, kad Jūsų vadovybė būtų
prieinama
Kas garantuoja gerą straipsnį?
Kaip bendrauti su žiniasklaida (2/2)?
Parenkite žurnalistų sąrašą
Dauguma leidinių turi savo planuojamus
priedus
Sukurkite pranešimų spaudai formą
“Ekskluzyvai”
Interviu
Spaudos konferencijos
Renginiai žurnalistams
Ko žurnalistai tikisi iš Jūsų?
 Profesionalaus problemos/situacijos įvertinimo
 Produkto/paslaugų išmanymo
 Rinkos išmanymo
 Gerų bendravimo įgūdžių
 Informacijos apie kompaniją
 24x7 pasiekiamumo
 Jų reikmių supratimo
Kokiu žurnalistai tikisi Jus matyti:
 Prieinamu
 Tinkamu cituoti
 Padedančiu
 Nuoširdžiu
 Aktyviu
 Patikimu
 Gerbiančiu jų laiką
Ko nemėgsta žurnalistai:
 Biurokratijos
 Dezinformacijos
 Ilgų kalbų
 Vėlavimo
 Nuobodulio ar pompastiškumo
 Nepatikimumo
 Nepagarbos jiems
Ko vengti bendraujant su žurnalistais:
 Melo bei neetiško bendravimo
 Frazės “Jokių komentarų” ar slapstymosi
 Skleisti tą pačią žinią visiems vienu metu
 Siūlyti kyšį
 Kelti balsą
 Nepagrįstai kritikuoti juos ar savo konkurentus
 Aukoti ilgalaikius santykius dėl trumpalaikio rezultato
Klausimai?