Transcript materi diklat fungsional a.3 pt.kereta api indonesia

PENGELOLAAN DOKUMEN
BERKAS KEPEGAWAIAN
MUH KODAR
PERSONNEL INFORMATION SYSTEM
KANTOR PUSAT
MANAJEMEN
MANAJEMEN ADALAH PROSES PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN,
PEMIMPINAN DAN PENGENDALIAN ANGGOTA ORGANISASI DAN
PENGGUNAAN SEMUA SUMBER DAYA ORGANISASI UNTUK MENCAPAI
TUJUAN YANG TELAH DITETAPKAN.
FUNGSI MANAJEMEN TERDIRI DARI 5 YAITU SBB :
•
•
•
•
•
PERENCANAAN (PLANNING)
PERNGORGANISASIAN (ORGANIZING)
PENGARAHAN (ACTUATING/DIRECTING)
PENGKOORDINASIAN (COORDINATING).
PENGAWASAN/PENGENDALIAN (CONTROLLING).
MANJEMEN PERSONALIA
MANAJEMEN PERSONALIA ADALAH : PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN ,
PENGARAHAN DAN PENGAWASAN KEGIATAN – KEGIATAN PENGADAAN,
PENGEMBANGAN, PEMBERIAN KOMPENSASI, PENGINTEGRASIAN,
PEMELIHARAAN DAN PELEPASAN SDM AGAR TERCAPAI BERBAGAI TUJUAN
INDIVIDU,ORGANISASI DAN MASYARAKAT
Sumber dari buku MANAJEMENT PERSONALIA & SUMBER DAYA MANUSIA KARANGAN Dr.T.HANI
HANDOKO,M.B.A edisi 2
PERSONALIA PT.KERETA API
INDONESIA (PERSERO)
MANAGING DIRECTOR OF HUMAN CAPITAL / D4
( DIREKTUR PERSONALIA DAN UMUM )
EVP PERSONNEL CARE AND CONTROL / EG (PEMBINAAN &PENGENDALIAN
PERSONALIA
M.PAYROLL / EGG (PENGGAJIAN)
M.EMPLOYEE PERFORMANCE / EGK (M.PENILAIAN PRESTASI KERJA
DAN KOMPENSASI)
M.PERSONNEL CARE / EGC ( PEMBINAAN SDM )
M.RECRUITMENT AND RETIREMENT/ EGR
( M.PEMBERHENTIAN DAN PENSIUNAN )
M.PERSONNEL INFORMATION SYSTEM / EGI
( M.SISTIM INFORMASI SDM )
M.PERSONNEL INFORMATION SYSTEM
( M.SISTIM INFORMASI SDM )
SECARA GARIS BESAR PERSONNEL INFORMATION SYSTEM MEMPUNYAI
PERANAN /TUGAS POKOK DAN FUNGSI
ANTARA LAIN :
1. DENGAN PERANGKAT KOMPUTER
• MELAKSANAKAN FALIDASI DAN EDITING DATA PEGAWAI DENGAN APLIKASI
SAP HCM
• MEMBUAT LAPORAN – LAPORAN KEPEGAWAIAN DAN DATA KEPEGAWAIAN
• MELAYANI PEGAWAI YANG MEMERLUKAN DATA
(CURICULUM VITE ,SURAT KETERANGAN DLL)
2. DENGAN CARA MANUAL
• MERAWAT DAN MENJAGA FILE-FILE PEGAWAI
• MENGISI DATA PADA KRP DAN MENYIAPKAN FILE PEGAWAI
BARU
• MENGISI SETIAP TERJADI PERUBAHAN DATA PEGAWAI PADA
KRP
( KGB,KP,MUTASI,PERUBAHAN /PENAMBAHAN ANGGOTA
KELUARGA PEGAWAI DLL )
• MEMASUKAN DATA – DATA PEGAWAI KE FILE PEGAWAI SESUAI
DENGAN FILE PAGAWAI YANG BESANGKUTAN ( AKTE ANAK
,SURAT NIKAH ,SK,AKTE PERCERAIAN,SURAT KEMATIAN DLL)
• MENCATAT DAN MEMERIKSA KELENGKAPAN FILE PEGAWAI
PADA BUKU AGENDA PEGAWAI MASUK KANTOR PUSAT
SETIAP TERJADI MUTASI PEGAWAI DAERAH KE KANTOR PUSAT
• MENYIAPKAN ALAT PERALIHAN DAN MENCATAT PADA BUKU
AGENDA KELUAR KANTOR PUSAT SETIAP TERJADI MUTASI
PEGAWAI KE DAERAH
• MENCATAT SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA AGENDA
SURAT MASUK DAN AGENDA SURAT KELUAR
• MEMBERIKAN INFORMASI TENTANG DATA PEGAWAI YANG
DIPERLUKAN OLEH INTANSI DILUAR PT.KERETA API INDONESIA
( PERSERO ) SESUAI BATAS KEWENANGANNYA
• MEMBUAT KARTU PEGAWAI, KARTU ISTRI PEGAWAI , KARTU SUAMI
PEGAWAI DAN MENGGANTI KARTU PEGAWAI, KARTU ISTRI PEGAWAI,
KARTU SUAMI PEGAWAI YANG HILANG ATA U RUSAK
SYARAT – SYARAT PENGAJUAN KARTU PEGAWAI
1. SUDAH DIANGKAT MENJADI PEGAWAI DENGAN
BUKTI SK PENGANGKATAN
2. FOTO BERWARNA UKURAN 2X3 SEBANYAK 2
( DUA ) LEMBAR
3. SURAT REKOMENDASI DARI PIMPINAN DAN
MENGETAHUI MANAGER SDM
SYARAT- SYARAT PENGAJUAN KARTU ISTRI ATAU KARTU SUAMI
PEGAWAI
1. FOTO KOPY SURAT / AKTE NIKAH
2. FOTO BERWARNA UKURAN 2 X 3 SEBANYAK 2
( DUA ) LEMBAR ( FOTO ISTRI ATAU SUAMI
PEGAWAI YANG MENGAJUKAN )
3. SURAT REKOMENDASI DARI PIMPINAN DAN
MENGETAHUI MANAGER SDM
FUNGSI KARTU PEGAWAI DAN KARTU ISTRI
/ KARTU SUAMI PEGAWAI
•
•
•
•
SEBAGAI BUKTI IDENTITAS PEGAWAI YANG SAH
SEBAGAI SALAHSATU PERLENGKAPAN PENSIUN
SEBAGAI SYARAT JAMINAN PINJAMAN ( TIDAK SEMUA BANK )
SEBAGAI BUKTI MENJADI ISTRI / SUAMI YANG DIAKUI OLEH
PERUSAHAAN
• SEBAGAI BUKTI UNTUK KLAIM PADA PERUSAHAAN DAN
INSTANSI LAIN BILA TERJADI SESUATU TERHADAP PEGAWAI
CONTOH KARTU PEGAWAI, KARTU
ISTRI/SUAMI PEGAWAI
• KARTU PEGAWAI, KARTU ISTRI /SUAMI PEGAWAI
CONTOH KARTU RIWAYAT
CONTOH KARTU RIWAYAT PEGAWAI /KRP
PEGAWAI / KRP
•
•
•
•
•
•
•
HAL 1
HAL 2
HAL 3
HAL 4
HAL 5
HAL 6
HAL 7
•
•
•
•
•
•
•
HAL 8
HAL 9
HAL 10
HAL 11
HAL 12
HAL 13
HAL 14