Transcript MENGATUR AGENDA PERJALANAN BISNIS

MENGATUR AGENDA
PERJALANAN BISNIS
KELOMPOK 14
WULAN WIDYAASTUTI
YOLANDA DONA PRATIWI
YULIAN FIRMANSYAH
ZULFI PURWOKO HARDIANTO
START
MENGATUR AGENDA
PERJALANAN BISNIS
SK/KD
TUJUAN
MATERI AJAR
PENILAIAN
SK/KD
SK
• MEMPROSES PERJALAN
BISNIS
KD
• MELAKSANAKAN
PENANGANAN PERJALANAN
BISNIS
TUJUAN
• 3.1 SISWA MAMPU MEMAHAMI TENTANG
PERSYARATAN PEMILIHAN
TRANSPORTASI
• 3.2 BISA MENYEBUTKAN DENGAN BENAR
TINGKAT ATAU KELAS FASILITAS
SARANA TRASPORTASI.
MATERI AJAR
MENARIK KESIMPULAN DARI HASIL
RANGKUMAN MENGENAI INFORMASI
TENTANG SARANA TRANSPORTASI
DARAT, LAUT, DAN UDARA.
MENCARI INFORMASI TENTANG JENISJENIS SARANA AKOMODASI, JENIS-JENIS
KAMAR, FASILITAS PENGINAPAN,
PRODUK MAKANAN DAN MINUMAN
MERANGKUM, MENYIMPULKAN, MENCARI
INFORMASI TENTANG MACAM-MACAM
DOKUMEN KEUANGAN (CHEQUE,
TRAVELER, DLL)
MERANGKUM, MENYIMPULKAN DAN
MENCARI INFORMASI TENTANG
PENGERTIAN DAN KEGUNAAN LAPORAN,
ISI, DAN SUSUNAN LAPORAN
PENGERTIAN PERJALANAN
BISNIS
•
Perjalanan bisnis adalah perjalanan
kesuatu tempat kerja yang berbeda yang
ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan
bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan
dengan tugas dalam jangka waktu tertentu.
MACAM-MACAM
PERJALANAN BISNIS
Ditinjau dari segi wilayah Negara tujuan, perjalanan
bisnis dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1. Perjalanan bisnis dalam negeri
a. Perjalanan bisnis antarkota dalam satu
provinsi
b. Perjalanan bisnis antarprovinsi
2. Perjalanan bisnis luar negeri atau atau perjalanan
antarnegara
TUJUAN PERJALANAN BISNIS
Ada beberapa tujuan adari perjalanan
bisnis, antara
lain :
1. Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender
proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan
dan mekanisme tender yang diadakan. Hal
yang perlu dipersiapkan dalam perjalanan
bisnis ini adalah proposal Surat Penawaran
Harga ( SPH ) yang berisi persyaratan teknis
dan persyaratan administrasi serta company
profile.
• 2. Perjalanan bisnis untuk mengikuti
pertemuan bisnis dengan maksud
mengadakan penjajakan kerja sama peluang
bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang
perlu dipersiapkan oleh pimpinan antara lalin
adalah materi kerja sama yang berisi tujuan
kerja sama, bentuk kerja sama, dan
mekanisme pembagian keuntungan ( profit
sharing ).
• 3. Perjalanan bisnis untuk mengikuti
seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang
perlu dipersiapkan oleh pimpinan adalah
mempelajari materi rapat atau makalah
seminar secara cermat yang biasanya sudah
ditentukan dan terlampir dalam undangan
seminar.
• 4. Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat
Umum Pemegang Saham ( RUPS ).
Pimpinan harus memahami hak dan
kewajiban pemegang saham dan
mempersiapkan materi yang sudah diterima
oleh para pemegang saham.
• 5. Perjalanan bisnis untuk melakukan
pembukaan kantor atau perusahaan cabang.
Hal yang perlu dipersiapkan adalah company
profile untuk keperluan pembuatan akta
notaris pendirian cabang perusahaan, serta
orang yang akan dipersiapkan sebagai
pemimpinan cabang.
• 6. Perjalanan bisnis untuk mengikuti
pendidikan dan pelatihan diklat. Pimpinan
harus mempersiapkan buku-buku referensi
dan makalah diklat.
• 7. Perjalanan bisnis untuk mengadakan
kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun
ke Negara lain. Pimpinan harus dapat
merumuskan dengan jelas apa yang menjadi
tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.
TATA CARA PELAKSANAAN
PERJALANAN BISNIS
• 1. In House Travelling Department ( Divisi
Perjalanan )
In House Travelling Department yaitu divisi atau
bagian di perusahaan yang khusus menangani
perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan
bertanggung jawab mulai dari persiapan
dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana
pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan
pembiayaan selama perjalanan bisnis.
4. Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat
Umum Pemegang Saham ( RUPS )
5. Perjalanan bisnis untuk melakukan
pembukaan kantor atau perusahaan cabang.
6. Perjalanan bisnis untuk mengikuti
pendidikan dan pelatihan diklat. Pimpinan harus
mempersiapkan buku-buku referensi dan
makalah diklat.
7. Perjalanan bisnis untuk mengadakan
kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke
Negara lain
TATA CARA PELAKSANAAN
PERJALANAN BISNIS
1. In House Travelling Department ( Divisi
Perjalanan )
2. Travel Bureau ( Biro Perjalanan )
3. Administrasi Kantor atau sekretaris
Persiapan dokumen perjalanan
bisnis
• Dokumen internal
• Dokumen eksternal
Dokumen internal
• Surat tugas
surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di perusahaan dan diberikan
kepada seorang (bawahan) untuk
melakuka pekerjaan tertentu,
• Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )
surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau
seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang
ditujukan kepada seorang ( bawahan )untuk
melaksanakan perjalanan dinas.
Dokumen eksternal
• Paspor ( Passport ) adalah identitas warga
negara yang akan melakukan perjalanan ke
luar negeri
Macam-macam paspor
•
•
•
•
Paspor Biasa ( normal passport )
Paspor dinas
Paspor diplomatik
Paspor khusus
Dokumen yang setara dengan
Paspor
•
•
•
•
•
•
Sea man book
Certificate of Identity
Visa
Surat keterangan fiscal
Exit permit
Sertifikat kesehatan ( health certificate /
yellow card )
• Tiket transportasi
Persiapan transportasi dan
akomondasi
• Persiapan transportasi
• Persiapan akomondasi
Persiapan transportasi
Dalam mempersiapkan perjalanan bisnis
pimpinan, seorang administrasi kantor atau
sekretaris diharapkan mampu menyusun
perencanaan jenis transportasi yang akan
dipakai, yang didasarkan pada prinsip efisiensi
dan efektifitas, namun tetap sesuai dengan
keinginan pimpinan, baik menggunakan
transportasi darat, laut, ataupun udara.
Jenis-jenis akomondasi
•
•
•
•
•
•
Hotel
Hostel
Losmen
Mansion
Mess
Bungalow
Persiapan daftar perjalanan
bisnis ( itinerary )
• Daftar perjalanan bisnis ( itinerary ) yaitu
sebuah rencana kegiatan yang akan
dilakukan selama perjalanan bisnis, yang
merupakan kombinasi antara daftar
perjalanan dan janji temu atau pertemuan.
Persiapan biaya perjalanan
bisnis
• Persiapan biaya perjalanan bisnis yaitu
membuat rencana anggaran biaya secara
rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah
dikeluarkan perusahaan untuk kepentingan
pembiayaan selama perjalanan bisnis
pimpinan.
.
•
•
•
•
Jenis-jenis pembiayaan
perjalanan bisnis
Biaya dokumen perjalanan
Biaya transportasi
Biaya akomondasi
Biaya acara kontribusi pembiayaan
penyelenggaraan
• Biaya meals entertainment
• Biaya konsumsi
• Biaya lunsum atau perdien
Macam-macam alat pembayaran
• Uang tunai
• Travelers Funds ( uang dalam bentuk lain )
Macam-macam trevelers founds
• Travelers cheque
• Letter of credit (L/C)
• Credit card (kartu kredit)
Penilaian
1. BENTUK YANG BUKAN MERUPAKAN FUNGSI
ATAU MANFAAT KREDIT CARD ADALAH....
a) MEMPERMUDAH PEMBAYARAN ATAU
FLEKSIBEL
b) MENGURANGI PENGELUARAN UANG
KAS
c) MENDAPATKAN BARANG DENGAN CARA
CEPAT DAN EFISIEN
d) MENAMBAH PRESTTISE PEMILIKNYA
e) MENAMBAH KEINGINAN BERBELANJA
Penilaian
2. SURAT YANG DIBUAT OLEH PERUSAHAAN ATAU
PARTNER PEMERINTAH YANG MEMBERIKAN
INFORMASI MENGENAI PENUGASAN PIMPINAN
UNTUK MELAKUKAN PERJALANAN BISNIS
ADALAH...
a) SURAT DINAS
b) SURAT TUGAS
c) PASPORT
d) VISA
e) YELLOW CARD
3. SELAMA PIMPINAN MELAKSANAKAN PERJALANAN
SEKERTARIS TETAP MELAKUKAN PEKERJAAN KANTOR
SEPERTI BIYASANYA. BERIKUT YANG BUKAN MERUPAKAN
KEGIATAN SEKERTARIS...
a) MEMPROSES SURAT-SURAT YANG ADA SELAMA
PIMPINAN TIDAK BERADA DITEMPAT
b) MENANYAKA KEPADA PIMPINAN HAL-HAL APA SAJA
YANG BISA DAN TIDAK DIKERJAKAN
c) MEMBERI TAHU PIMPINAN TENTANG TAMU BAIK YANG
BERKUNJUNG MAUPUN MENELFON
d) MELAKUKAN REKREASI BERSAMA REKAN KANTOR
e) MELAPORKAN PADA PIMPINAN PERIHAL PERUBAHAN
SELAMA IA TIDAK BERADA DITEMPAT.
Penilaian
4. BERIKUT INI YANG BUKAN TERMASUK BAHAN
LAPORAN PERJALANAN DINAS ADALAH .....
a) KEUANGAN
b) HASIL PERTEMUAN DENGAN PARTNER BISNIS
c) TUJUAN PERJALANAN DINAS
d) RENCANA DAN KESEPAKATAN MENGADAKAN
LIBURAN KELUARGA
e) EVALUASI YANG BERISI HAMBATAN DAN
KEMUNGKINAN PERJALANAN BISNIS
Penilaian
5. FUNGSI DARI DAFTAR JANJI TAMU ADALAH.....
a) MENDAPATKAN KEPASTIAN WAKTU
KUNJUNGAN
b) MEMPEROLEH KEPASTIAN WAKTU
KEBERANGKATAN
c) MENDAPATKAN KEPASTIAN WAKTU SHOPPING
d) MEMASTIKAN WAKTU BEPERGIAN KE PANTAI
e) MENGHINDARI BENTURAN ACARA DENGAN
PENGELOLAH PIHAK HOTEL
Kunci jawaban
1.
2.
3.
4.
5.
A
B
B
D
A
THANK YOU