Transcript 2.6. Einführung des Berichtswesens

Ausgangspunkt für die
zielorientierte Arbeit in der Kirche
Der Auftrag der Kirche,
in welchem ihre Freiheit gründet,
besteht darin, an Christi Statt
und also im Dienst seines Wortes und Werkes
durch Predigt und Sakrament
die Botschaft von der freien Gnade Gottes
auszurichten an alles Volk.
(Barmer Theologische Erklärung, These 6)
1
Leitfaden zur Zielorientierung und zum
Berichtswesen für die Outputsteuerung
UAG Berichtswesen
Zielorientierung und Outputsteuerung
Zielorientierung gibt Antwort auf die folgende Frage:

Wissen wir, für welche Ziele wir unsere
Ressourcen einsetzen?
Outputsteuerung schafft die Verbindung zwischen
Aufgabenstellung, Aufgabenerfüllung und
Ressourceneinsatz.
Dies erzeugt eine höhere Transparenz.
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Gliederung des Leitfadens
1. Zielorientierung
1.1. Zielfindung
1.1.1. Zielebenen
1.1.2. Zielbeschreibung
1.1.3. Kommunikation für Zielfindung
1.2. Zielerreichung (Messbarkeit)
1.2.1. Auf welchen Ebenen sollen Ziele gemessen werden?
1.2.2. Was wird gemessen?
1.2.3. Wie wird gemessen?
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Gliederung des Leitfadens (2)
2. Berichtswesen
2.1. Voraussetzungen
2.2. Berichtszwecke
2.3. Berichtsempfänger
2.4. Informationsübermittlung
2.5. Berichtsgestaltung
2.6. Einführung des Berichtswesens
Anlage: Berichtsmuster
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1.1. Kirchliche Steuerungsebenen
Normative
Steuerung
Auftrag
Strategische
Steuerung
Vision/Leitbild
Strategie
Operative
Steuerung
Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen
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1.1. Ziele benötigt man
zur Begründung, Orientierung
und Sinnstiftung
(Ziele von Kirche)
Auftrag
zur Ausrichtung auf die Zukunft
(Ziele in einer Landeskirche)
als Handlungsrahmen
(Ziele einer Organisation)
zur Planung u. Steuerung
in den Aufgabenbereichen
Vision/Leitbild
Strategie
Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen
als Grundlage für das Berichtswesen und Vorgabe für die Zielvereinbarung
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1.1.1. Zielebenen
Objektiv
Effekt
Subjektiv
Rezeption
Leistung
(Output)
Handlungsprozesse
Gesellschaftlich/(Landes-)Kirchlich
Wandel
Wirkung
Effektivität (Wirkungsgrad/Wirksamkeit)
Strategische Ebene
Effizienz (Wirtschaftlichkeit)
Operative Ebene
Ressourcen
(Input)
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1.1.1. Strategie


Handlungsrahmen für kirchliche Arbeit und
Organisation
Handlungsrahmen für Veränderungen des
kirchlichen Umfeldes
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1.1.1. Standardziele

Standardziele sind Ziele der vorhandenen Aufgaben
ohne Veränderungsbedarf

Sie können bei veränderten Rahmenbedingungen
zu strategischen Zielen werden

Beispiel:
Die Pastoralausbildung deckt den langfristigen Bedarf.
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1.1.1. Strategische Ziele

Mit den strategischen Zielen werden Schwerpunkte
und nicht das komplette Aufgabenspektrum der
Organisation abgebildet

Sie werden vom Entscheidungsgremium (z. B.
Synode) vorgegeben

Beispiel:
Familienarbeit (z. B.: Wir sind in Familien als Kirche präsenter.)
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1.1.1. Operative Ziele

Sowohl strategische Ziele, als auch die
Standardziele werden durch operative Ziele
umgesetzt

Die nachgeordnete Ebene formuliert die operativen
Ziele und die zu ergreifenden Maßnahmen und
reflektiert sie mit der strategischen Ebene

Mit der Verabschiedung der zugehörigen Mittel
werden die operativen Ziele mittelbar beschlossen

Beispiel:
Familienarbeit (Die Angebote für die kindliche Früherziehung sind zum
Ende der Haushaltsperiode um 10 % gestiegen.)
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1.1.2. Zielbeschreibung
Als Ziele sind nicht Aufgaben oder Tätigkeiten zu beschreiben,
sondern der Zustand (Ergebnis), der erreicht werden soll und
zwar so, als sei er schon erreicht. Operative Ziele sind daher:
Spezifisch (Das Ziel muss konkret beschrieben werden)
Messbar (Für das Erreichen des Zieles müssen konkrete Messgrößen –
quantitativ und qualitativ - bestimmbar sein)
Angemessen (akzeptabel, anspruchsvoll, den Verhältnissen
entsprechend)
Realisierbar (liegt die Erreichung des Ziels im Steuerungsbereich des
Verantwortlichen, z. B. stehen die Ressourcen zur
Verfügung?)
Terminiert (wann soll das Ziel – der Zustand - erreicht sein?)
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1.1.2. Zielerreichung
Zur Zielerreichung ist es notwendig, Leistungen zu
definieren.
Leistungen sind:
– zielorientierte
– geplante
– mit Prozessen und dem Einsatz von Ressourcen
verbundene
– Handlungsergebnisse
– für einen oder mehrere Empfänger
Beispiel:
Bedarfsdeckende Familienarbeit für
alleinerziehende Väter und Mütter
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1.1.3. Kommunikation für Zielfindung
Strategieklausur der
Entscheidungsebene
Strategiebeschluss der
Entscheidungsebene
Formulierung der
operativen Ziele mit
Maßnahmen und
Projekten
Interne
Planungsvorbereitung
Rückkopplung zur
Entscheidungsebene
Leistungs- und
Ressourcenplanung
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1.1.3. Zielfindungszyklen

Strategische Planung und Prüfung der
strategischen Ziele in der Regel alle 6 Jahre
- Empfehlung: in der Mitte der
Legislaturperiode der Synode

Operative Ziele im Haushaltszyklus
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1.2.1. Zielerreichung (Messbarkeit)
Auf welche Ebenen sollen Ziele gemessen werden?
Auftrag
Vision/Leitbild
Diese Ebenen sind für
Strategie
(Steuerungs- und)
Berichtszwecke
Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen
relevant
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1.2.2. Zieldimensionen
In der Regel bestehen Ziele aus drei Dimensionen:
– Sachdimensionen
Was soll erreicht werden?
– Qualitätsdimensionen
Wie, in welcher Güte, soll die Leistung
erbracht werden?
– Formaldimensionen
Mit welchen Vorgaben ist die Erreichung der
Sach- und Qualitätsdimensionen zu
gewährleisten?
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1.2.3. Zielerreichung erfassen
Berechnung
Zählung/Messung
Beobachtung
Ableitung (Rückschlüsse)
Schätzung
Nicht erfassbar
... was ist aus den vorhandenen Zahlen
berechenbar?
z. B. Veranstaltungskosten
... was ist (mit sinnvollem Aufwand)
zählbar/messbar? z. B. Teilnehmendenzahlen
... was ist von dem, was nicht messbar ist,
beobachtbar?
z. B. Begeisterung
... was ist von dem, was nicht direkt
beobachtbar ist, ableitbar? z. B. Stichproben
... was ist von dem, was nicht ableitbar ist,
schätzbar? z. B. große Teilnehmendenzahlen
... Weniges, das nicht erfassbar ist!
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1.2.3. Was sind Kennzahlen?

Kennzahlen = quantitative Daten,
• die in konzentrierter Form über (wirtschaftliche, ...) Fakten,
Tendenzen und Vorgänge informieren und
• einen raschen Überblick erlauben
• Als absolute Größe (z. B. 150 Teilnehmende) und als relative
Größe (z. B. +15%; Quoten)

Beispiele:
•
•
•
•
Zahl der Gemeindeglieder
Zahl der Familien
Auslastung der Angebote
Taufen (absolut und Taufen je Tausend Einwohner)
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1.2.3. Was sind Indikatoren?

Indikatoren
• sind ein Ersatz für Messgrößen. Sie werden herangezogen, wenn
jene nicht exakt oder nur mit viel Aufwand ermittelbar sind
• sind leicht erhebbar und lassen Rückschlüsse auf die
Zielerreichung zu
• bedürfen der Vereinbarung

Beispiele:
• Zuzug von Familien (als Indikator für
künftige Nachfrage)
• Warteliste (für die Qualität des Angebotes)
• Engagement als Ehrenamtliche (für Akzeptanz und
Mitgliederbindung)
• Anzahl der Teilnehmenden durch Mund-zu-Mund-Propaganda
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1.2.3. Mengenindikatoren

bilden das Erreichen der Sachdimension ab
Beispiel Familienarbeit:
Sachdimension „Beratung, Wissensvermittlung“
– Beteiligung an Gesprächen (Prozentsatz der Beteiligten)

messen das Erreichen der Formaldimension, meist
über konkrete Kennzahlen
Beispiel Familienarbeit:
Formaldimension „Effizienz“
–
–
eingesetzte Gesamtkosten in Bezug zu erreichten Familien
Kostenentwicklung absolut und relativ zum Gesamtbudget
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1.2.3. Qualitätsindikatoren

bilden das Erreichen der Qualitätsdimension ab
Beispiel Familienarbeit:
Qualitätsdimension „kompetent, freundlich“
– Besuch von Fortsetzungsveranstaltungen
– Feedback, Fragebogen nach Veranstaltung

können auch quantitative Indikatoren sein
Beispiel Familienarbeit:
– Anzahl Anmeldungen, Anzahl Stornierungen
– Anzahl der Teilnehmenden am Anfang und
am Ende einer Veranstaltung
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2. Berichtswesen

Berichtswesen ist die zielbezogene
Informationsversorgung zu Steuerungszwecken

Beispiele: Verknüpfung der Ziele mit dem dafür
nötigen Ressourceneinsatz im Haushaltsbuch,
Berichte über die Erreichung der Ziele
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2.1. Grundlagen für ein Berichtswesen

Eindeutige Zuordnung der Ressourcen zu
Aufgaben/Leistungen, Regelung über eine
einheitliche Buchungssystematik

Zweckmäßige Aufbauorganisation (Einheit von
Aufgaben, Kompetenzen, Fach- und
Ressourcenverantwortung)

Auf die Leistungserstellung abgestimmte
Ablauforganisation

Einführung der Leistungsdokumentation

Klarheit über Berichterstatter, -empfänger, -inhalte, formen, -zyklen
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2.1. Methodische Voraussetzungen

Klare Beschreibung der Ziele und ihrer Messgrößen
(Kennzahlen und/oder Indikatoren)

Eindeutige Beschreibungen der Aufgaben und
Leistungen, über die berichtet werden soll

Es muss differenziert werden, ob über die
Zielerreichung und/oder über die Aufgabenerfüllung
zu berichten ist
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2.2. Berichtszwecke

Vorbereitung von Entscheidungen

Darstellung und Analyse der Ergebnisse

Auslösen von Handlungen
(Konsequenzen/Empfehlungen)

Dokumentation (Dokumentationszweck: Beweis,
Veranschaulichung, Archivierung, ...)
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2.3. Berichtsempfänger


Berichtsempfänger sind alle entscheidenden,
beratenden und steuerenden Leitungsebenen
Beispiele:
Synode, Kirchenleitungen, Kollegium, Dezernate,
Leitende von Diensten und Werken, …
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2.4. Herausforderung 1: Aktualität

Die Berichte sind zeitnah zu erstellen

Entscheidend für den Berichtszeitpunkt ist nicht der
Zeitpunkt der Entstehung der Information, sondern
der Zeitpunkt der Informationsnotwendigkeit der
Adressaten
Bericht
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2.4. Herausforderung 2: Datenflut
Aus allen verfügbaren
Informationen gilt es nur
diejenigen zu
extrahieren, die für den
Berichtszweck
erforderlich und geeignet
sind
Informationspotenzial
Bericht
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2.4. Herausforderung 3: Qualität
Die Qualität der Berichte hängt entscheidend von der
Qualität der zugrunde liegenden Daten ab
Bericht
Qualität
der Daten
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Qualität
des Berichts
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2.4. Herausforderung 4: Verständlichkeit
Die Information muss in leicht zu erfassender Weise
präsentiert werden
Acht-ung
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Achtung
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2.4. Herausforderung 5: Relevanz leben
Kenntnisnahme und Verwendung der Berichte muss
durch Führung vorgelebt und gefördert werden
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2.5. Berichtsgestaltung

Berichtsfrequenz
– der Rhythmus ist regelmäßig
(z. B. Jahres-, Quartal-, Monats-Berichte)
– der Zeitpunkt ist durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst
(z. B. immer nach Ende der Veranstaltung)
– Inhalt und Zeitpunkt entsprechen der konkreten Nachfrage

Berichtsstandard
– Auswahl, Verdichtung und Darstellung der relevanten
Informationen (z. B. Trendlinien statt Datenwüste)
– Plan, Ist und Abweichung bezogen auf Berichtsperiode
und Steuerungsperiode
– Kommentierung der Berichte: Problembeschreibung,
Problemhistorie und Lösungsvorschläge
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2.5. Berichtsgestaltung

Typische Gliederung für Berichte
–
–
–
–
–
Ziele und Leistungen
Zahlen (Soll-/Ist-Vergleich)
Erläuterungen/Rückblick
Entwicklungen und Tendenzen für die Zukunft
ggf. Handlungsempfehlung
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2.6. Einführung des Berichtswesens
Startworkshop
- Steuerungsverständnis
- Ziele und Aufgaben
des Berichtswesens
- Projektgruppe
Ist-Analyse
Ableitung
von Leitfäden und
Handreichungen
Workshops
mit einzelnen
Organisationseinheiten
Schulungen
und technische
Einrichtung
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Zusammenfassung der
Ergebnisse
Aktive
Nutzung des
Berichtswesens
Konsolidierung
zu einem Gesamtkonzept und
Beschluss
Evaluation
und kontinuierliche
Anpassung
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Anlage :
Berichtsmuster aus der EKiBa
Aufbau der Leistungsplanung
A Grundsätzlicher Auftrag der Organisationseinheit
B1 Rückblick auf die Tendenzen und Entwicklungen des letzten
Planungszeitraumes
B2 Tendenzen und Entwicklungen im neuen Planungszeitraum
C Ziele im Planungszeitraum
C1 Standardziele
C2 Umsetzung der strategischen Ziele
D Tätigkeiten und Leistungen
E Zieldokumentation
E1 Standardziele
E2 Umsetzung der strategischen Ziele
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Haushaltsbuch
1.2.1 Öffentlichkeitsarbeit
Berichtsmuster EKiBa
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Berichtsmuster Kirchenamt der EKD - Entwurf
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Berichtsmuster Kirchenamt der EKD (2)
40
Berichtsmuster Kirchengemeinde der
Ev. Kirche der Pfalz
Handlungsfeld: Arbeit mit Kindern und Jugendlichen, Teil Ziele
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Berichtsmuster Kirchengemeinde der
Ev. Kirche der Pfalz
Handlungsfeld: Arbeit mit Kindern und Jugendlichen, Zahlenteil
42
Berichtsmuster Kirchengemeinde der
Ev. Kirche der Pfalz
Kostenstelle Gebäude
43
Berichtsmuster Kirchengemeinde der
Ev. Landeskirche in Württemberg
44
Berichtsmuster
Ev. Landeskirche in Württemberg
45
Berichtsmuster der
Ev. Landeskirche in Württemberg (2)
46
Berichtsmuster der
Ev. Kirche in Hessen und Nassau
47