Transcript ปัญหา : การตอบกลับเอกสารล่าช้ากว่ากำหนด (โดยระบบ E-doc)

Workshop
process management
• กติกา ข้อตกลง
– การวิเคราะห์งาน เป้าหมายอยูท่ ง่ี าน
– ไม่มกี ารตาหนิผใู้ ด
– เปิดใจรับ หากมีขอ้ เสนอแนะ
พระราชปณิธานในพระบรมราชชนก
“ขอให้ถอื ผลประโยชน์สว่ นตัวเปนทีส่ อง
ประโยชน์ของเพือ่ นมนุษย์เปนกิจทีห่ นึ่ง
ลาภทรัพย์และเกียรติยศจะตกมาแก่ท่านเอง
ถ้าท่านทรงธรรมะแห่งอาชีพย์ไว้ให้บริสทุ ธิ”
13/04/58
2
ปัญหา : การตอบกลับเอกสารผ่านระบบ
E-doc ล่าช้ากว่ากาหนด
หน่ วยประกันคุณภาพ
คณะวิทยาศาสตร์
Input
เอกสารเข้า E-doc
ผูเ้ กี่ยวข้อง
-ผูร้ บั /ส่งเอกสาร
-ผูส้ งการ
ั่
คอมพิวเตอร์และระบบ
Internet
Process
Output
1. การส่งต่อเอกสาร
ผ่านระบบ E-doc
2. การติดตามเรื่อง
หลังจากเสนอสังการ
่
(เฉพาะเอกสารที่มี
กาหนดส่งกลับ)
ส่งเอกสารตอบ
กลับหน่ วยงาน
ต้นเรื่องตาม
กาหนดเวลา
Process
Blueprint กระบวนการเดิม
ลูกคา้ = กองบริการการศึ กษา
แตละ
step ใช้เวลาเทาไหร
?
่
่
่ ระบุ
สารบรรณคณะวิทย ์
ระบบ E-DOC
หน่วยประกันฯ กุสุมา
เลขาฯผูบริ
้ หาร
ผูบริ
่ วของ
้ หารทีเ่ กีย
้
หน่วยประกันฯ เจนวดี
ผช.วันดี
Internal activity
1. ขาดการติดตามเรื่อง
2. เกิดความล่าช้าในการนาส่ง
เอกสารแต่ละลาดับ
- การรับหนังสือ
- การเสนอสังการ
่
- สังการ
่
- การส่งต่อ
1. ผูบ้ ริหาร/หน่ วยงาน/ภาควิชา รับ
เรื่องล่าช้า
2. ผูร้ บั เรื่องไม่ได้ดาเนินการตามที่
แจ้งในหนังสือ
3. ผูร้ บั เรื่องไม่ได้ติดตามเรื่อง
4. ผูร้ บั เรื่อง ไม่ได้ส่งกลับให้หน่ วย
ประกันคุณภาพ
5. ผูเ้ สนอเรื่องให้ผบู้ ริหาร และ
ผูบ้ ริหารไม่เข้าใจคาสังบนระบบ
่
e-doc (บางคาสังตอบกลั
่
บได้ แต่
บางคาสังตอบกลั
่
บไม่ได้)
Blueprint กระบวนการใหม่ ช่วยกันคิด??
ลูกคา้ = กองบริการการศึ กษา
แตละ
step ใช้เวลาเทาไหร
?
่
่
่ ระบุ
สารบรรณคณะวิทย ์
ระบบ E-DOC
หน่วยประกันฯ กุสุมา
เลขาฯผูบริ
้ หาร
ผูบริ
่ วของ
้ หารทีเ่ กีย
้
หน่วยประกันฯ เจนวดี
ผช.วันดี
ภายในหน่ วยประกันคุณภาพ
1. กาหนดเวลาเปิด check e-doc อย่างน้ อยวันละ 3 ครัง้ (9.00,13.30, 16.00 น.)
(ถ้ากาหนดให้มี e-mail แจ้งผู้รบั เอกสารของหน่ วยงานเมื่อสารบรรณส่งมา จะดีมาก)
2. จัดทา slip ติดตามเรื่อง โดยแนบกับเอกสารต้นเรื่อง และวางในตะกร้า “กาลัง
ดาเนินการ”
3. เมื่อมีการส่งต่อที่ต้องการการตอบรับ ให้ตรวจสอบเส้นทางเอกสาร ว่าหน่ วยงาน/
เลขาผูบ้ ริหารเปิดอ่านเอกสารหรือไม่
4. กาหนดวันตามเรื่อง ก่อนถึงวันที่กาหนดส่งเรื่อง อย่างน้ อย 3 วัน
5. เมื่อถึงกาหนดแล้ว ยังไม่ได้รบั คาตอบให้ใช้วิธีโทรศัพท์ตามที่หน่ วยงาน/ภาควิชา
6. ใช้ตวั ช่วยเตือน คือ google calendar
ระดับคณะ
1. ทบทวน flow การรับ-ส่งเอกสารในคณะฯ ปรับให้ง่าย ลดขัน้ ตอน และตกลงในแนว
ปฏิบตั ิ ร่วมกัน
2. อบรมผูใ้ ช้งานให้เข้าใจฟังก์ชนการใช้
ั่
งานทัง้ หมด
3. หาข้อเสนอแนะเพื่อพัฒนาระบบส่งไปยังผูอ้ อกแบบโปรแกรมทราบ-ดาเนินการ
มีนาคม – สิ งหาคม 2554 ปฏิบต
ั ต
ิ ามแนวทางใหมอย
งครั
ด
่ างเคร
่
่
กันยายน 2554
ประเมินผลการดาเนินงาน
- จานวนเรือ
่ งทีด
่ าเนินงานไมตามก
าหนดเวลา
่
- ใช้วิธเี ดิม/หาวิธใี หม่
เขียนขัน
้ ตอนการปฏิบต
ั งิ าน (WI)
กระบวนการหรือขัน
้ ตอนทีม
่ อ
ี ยู่ ซับซ้อนหรือไม่ ใช้เวลามากหรือไม่
จะทาอยางไรให
และเร็วกวานี
่
้งาย
่
่ ้ ?
?
เป้ าหมาย
1.
2.
3.
4.
ลดขัน้ ตอน
ลดแรงงานคน
ลดเวลาดาเนินการ
ลด(ประหยัด)งบประมาณ
Blueprint กระบวนการใหม่ ช่วยกันคิด??
ลูกคา้ = กองบริการการศึ กษา
แตละ
step ใช้เวลาเทาไหร
?
่
่
่ ระบุ
สารบรรณคณะวิทย ์
ระบบ E-DOC
หน่วยประกันฯ กุสุมา
เลขาฯผูบริ
้ หาร
ผูบริ
่ วของ
้ หารทีเ่ กีย
้
หน่วยประกันฯ เจนวดี
ผช.วันดี
Process
Workshop สาหรับกลุ่ม
• ระบุปัญหาที่เกิด
• วิเคราะห์กระบวนการที่เป็ นสาเหตุ
• ทา flowchart ระบุข้นั ตอนการทางาน ผูท้ ี่เกี่ยวข้อง ผูร้ ับผิดชอบใน
แต่ละขั้นตอน (ระบุคนที่ทาหน้าที่แทน)
• ทา Blueprint ของกระบวนการ และระบุ contact point ที่
เกี่ยวข้อง รวมทั้งระบุเวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน
• ใช้หลัก ADLI ในการจัดทากระบวนการ