Transcript 2 - Ekonomistyrningsverket

Effektivisering av inköp
i staten: e-beställningar
Presentationspaket för statliga
myndigheter
Juni 2010
Ekonomistyrningsverket
Sid 1
Regeringens mål och tidplan
Regeringens mål & ESV:s uppdrag
för e-beställningar i staten
Statliga myndigheter ska införa elektroniska
beställningar senast 2013. Små undantas.
ESV ska leda och samordna statens
införande av e-beställningar.
Stöd
Reglering
Sid 3
Standard
Inköpsprocessen – vad menar vi?
Motiv – varför vi inför
e-beställningar
Stor potential med e-beställningar
Billigare inköp – Köpa varor och
tjänster till lägre priser
Enklare inköp – Effektivisering av
interna processer
Bättre inköp – Ökad kvalitet och service
Sid 6
Kostnadsbesparingar
• Prisbesparingar
• Högre ramavtalstrohet
• Beställningar endast på avtalat
sortiment
• Ökad prismedvetenhet hos
beställaren
Förenklad hantering
• Alla inköp görs via EN kanal
• Gemensamma standardiserade
processer med bra IT-stöd från
beställning till betalning
• Beställningen attesteras
• Automatisk matchning
Förbättrad kvalitet och service
• Ökad intern styrning och kontroll
• Minskar felhantering
• Miljövinster
Målbild – vad vi vill uppnå och vad
förändringen innebär
Vad innebär det konkret?
• Strategi och styrning
• Inköpsprocessen
• Organisation
• IT-stöd
• Samarbete med varu- och tjänsteleverantörer
Sid 11
Utgå från beställaren!
Mål: Enkelt att beställa rätt.
Produkten i fokus, inte avtalet.
Sid 12
Alla beställningar görs med IT-stöd
och kan följas upp
Mål: Det blir enklare att göra rätt.
Möjliggöra uppföljning. Enklare hantering.
Godkänna
beställning
i IT-stöd
Uppföljning
av inköp
Arbetsflöde
Sid 13
Tillvägagångssätt – så här ska vi
göra
Ett förändringsarbete i flera
dimensioner
Sid 15
Förändringsprocessen
Sid 16
Förändringsprocessen, nedbruten
Förändringsledning
Projektledning
1.
Förbereda
2.
Analysera
nuläge
Förändringsprocessen – fas 1-3
1. Förbered
1.1 Förbered
och förankra
2. Analysera
nuläget
3. Beskriva nyläget och
ta fram en förändringsplan
2.1 Analysera
strategier och
styrning
3.1 Beskriv
strategier och
styrning
2.2 Analysera
inköpsprocesserna
3.2 Beskriv
inköpsprocesserna
2.3 Analysera
inköpsorganisationen
2.5 Identifiera
förbättringsområden
3.3 Beskriv
inköpsorganisationen
3.4 Beskriv
IT-stödet
2.4 Analysera
IT-stödet
Sid 18
3.5 Utarbeta
en generell
införandeplan
3.6 Skapa en
prioriterad
produktkategorisering
3.7 Utarbeta
strategi & nyläge
för prioriterade
produktkategorier
3.8 Utarbeta en
införandeplan per
prioriterad
produktkategori
3. Beskriva nyläge och ta
fram förändringsplan
4. Införa nyläge
5. Överlämna
6. Arbeta med
löpande
förbättringar
Förändringsledning
Projektledning
1.
Förbereda
2.
Analysera
nuläge
3. Beskriva nyläge och ta
fram förändringsplan
Förändringsprocessen – fas 4-6
4. Införa nyläge
5. Överlämna
4.1 Förbered
anskaffning av
IT-stöd
4.2 Anskaffa
IT-stöd
5.1 Lämna
över till linjeorganisation
6. Arbeta med
löpande
förbättringar
6.1 Utarbeta
strategier och
nylägen för
återstående produktkategorier
6.2 Utarbeta
införandeplaner
för de återstående
produktkategorierna
4.3 Implementera IT-stöd
4.4 Genomför
de generella
verksamhetsförändringarna
4.5 Genomför
verksamhetsförändringar för
prioriterade produktkategorier
6.3 Genomför
verksamhetsförändringar för
återstående produktkategorier
6.4 Anslut
leverantörer för
de återstående
produktkategorierna
4.6 Anslut
leverantörer för
de prioriterade
produktkategorierna
Utveckla
6.5 Förvalta och
vidareutveckla
nyläget
Mäta
4.7 Förbered
för överlämning
Analysera
Sid 19
4. Införa nyläge
5. Överlämna
6. Arbeta med
löpande
förbättringar
Stödpaket
• Stödpaket – för att minska resursförbrukning på
myndigheten
• Lättare att samarbeta med andra myndigheter
• Återanvända och sprida erfarenheter
• Beskrivning av förändringsarbetet och hur
genomförandet går till
• Exempel, tips och verktyg
Genomförande av förändringar
effekt
Nyläge
Nuläge
”Är”
”Borde”
tid
Sid 21
Tidplan – när ska vi sätta igång
och när behöver vi vara färdiga?
När ska vi börja?
Införa etapp 3
Egna
initiativ
Införa etapp 2
Införa etapp 1
Förvalta &
vidareutveckla
Utveckla stödpaket
ESV
Upphandla
Kunskapsdelning
2009
2010
2011
Sid 23
2012
2013
2014 2015
Framgångsfaktorer – så lyckas vi
Förutsättningar för att lyckas
• Ledningens stöd och nyckelpersoner
• Se över processen – fokusera på målen
• Samordning externt internt och externt
• Kommunikation/information
Sid 25
Övriga förutsättningar för att
lyckas
• Gemensamma standarder – Sveorder och
övriga format inom SFTI
• Statliga ramavtal för IT-stöd för e-handel
• Uppföljning
Avslutning
•Sätt av resurser
•Utse ansvar
•Samla berörda
•Påbörja arbetet
Sid 27
Bakgrundsinformation
För dig som vill veta mer
Fördjupning – e-handel
• Handbok från ESV och SKL:
• E-handel - Redovisning och juridik
ESV 2006:19
Kan beställas via www.kommentus.se
• Rapporter från ESV:
• Statusrapport Införande av e-beställningar i staten
ESV 2009:34
• Slutrapport Förslag till införande av e-beställningar
i staten
ESV 2008:20
• Delrapport Förslag till införande av e-beställningar i
staten
ESV 2008:14
Sid 29
Fördjupning – generell
verksamhetsutveckling
• Ramverk för programstyrning vid
IT-baserad verksamhetsutveckling
ESV 2008:11
• Hitta potentialen
VERVAV 2007:1
• Räkna på lönsamheten
ESV 2004:24
ESV 2005:13
Samtliga finns tillgängliga via www.esv.se
Sid 30
Kompletterande info:
Systemstöd, beställningar,
produktkataloger, standarder m.m
Systemstöd
Användare
Process & ansvar
Organisation, process, användning
och befintliga systemstöd
Organisation
Strategisk
inköpsplanering
& styrning
Sällan
Få
Upphandla
& hantera avtal
Ibland
Några
Beställa
Leverans- &
fakturahantering
Ofta
Många
Upphandlingssystem
E-handelssystem
EFH-system
Sid 32
Beställningar
• Med beställning avses en begäran om leverans av en
vara eller tjänst.
• Beställningsprocessen är den del i inköpsprocessen
som följer efter en upphandling, dvs. när ett kontrakt
tilldelats en given leverantör.
• Beställningar kan förekomma efter alla olika former av
upphandlingsförfaranden enligt lagen (2007: 1091) om
offentlig upphandling (LOU)
Fi2007/9783 (delvis)
Sid 33
Tillgång både till eget och gemensamt utbud
Mål: Stöd för samordnad hantering av statliga ramavtal.
En ASP-tjänst, men ingen marknadsplats.
E-handelstjänst X
B:s Ramavtal
E:s Ramavtal
D:s Ramavtal
Gemensamma
Ramavtal
C:s Ramavtal
B:s instans
B:s Ramavtal
A:s Ramavtal
Gemensamma
Ramavtal
Gemensam
marknadsplats
Sid 34
A:s Ramavtal
C:s Ramavtal
Gemensamma
Ramavtal
Gemensamma
Ramavtal
A:s instans
C:s instans
Produktkatalog från
leverantör till beställare
Leverantörer
SIS ramavtalsansvarig
3
1
B:s Ramavtal
Gemensamma
Ramavtal
B:s instans
2
Sid 35
Beställare
Kravställning via gemensamma
standarder
Undantagsfall
Övriga
e-beställningar
S
F
T
I
Avancerade e-beställningar
Svefaktura
Enkla e-beställningar
Sveorder
Sid 36
Bilaterala
överenskommelser
Gemensam bas
som stödjs av alla
Beställningar hanteras på flera sätt
Mål: Effektivisera hantering, anpassat för
olika typer av varor och tjänster.
• Beställning från produktkatalog
• Fritextbeställning
• Beställning via webbhandel
• Periodsk fakturering
• Beställning utan IT-stöd
Sid 37
Flera gränssnitt mot våra
leverantörer, men utan krav på EDI
Mål: Öka flöden utifrån varierande förutsättningar.
Inte skena kostnader. Enhetliga standarder via SFTI.
Avancerade
e-beställningar
Produktkatalog
i Excel
Leverantörsportal
Mailbeställning
Enkla
e-beställningar
Sid 38
Förenkla fakturahantering med
matchning (rad/total)
Mål: Effektivisera hantering av fakturor. God intern
styrning och kontroll. Automatisera om möjligt.
Inleverans
Beställning
Faktura
Sid 39
Övergripande målbild ur ett
processperspektiv
• Se vidare:
• ESV förstudie 2008:14 bilaga 1B
• ESV förfrågningsunderlag e-handelstjänst
Sid 40
Stöd i förändringsarbetet
Stöd under förändringsarbetet
• ESV kommer att arbeta
med stöd på flera sätt
under förändringsarbetet:
•
•
•
•
•
•
•
•
www.esv.se/e-handel
Kunskapsdelning
Stödpaket e-beställningar
Informationsdagar
Nyhetsbrev
[email protected]
Externa föredrag
Utbildning
• Samordna kontakter
med statens
leverantörer
• Upphandling och
förvaltning av statliga
ramavtal för ehandelstjänst
• Uppföljning av
införandet
• Föreskrifter och
allmänna råd
• Utveckling, förvaltning
och stöd kring ehandelsstandarder
• Bevaka internationella
utvecklingstrender
Struktur stödpaket
Nivå 1
Nivå 2
Struktur stödpaket: nivå 1
Stående rubriker
nivå 1:
•Syfte
•Mål
•Deltagare
Struktur stödpaket: nivå 2
Stående rubriker
nivå 2:
•Resultat
•Arbetsgång
•Fördjupning
Struktur stödpaket: verktyg
Stående rubriker
verktyg:
•Verktyg (bl.a.
mallar)
•Exempel
•Relaterad
information
Välkomna med frågor och
synpunkter!
Myndigheter
SFTI
Svefaktura & Sveorder
Näringsliv
www.esv.se/e-handel
www.sfti.se
www.svefaktura.se
www.e-fakturera.nu
Frågor till ESV
Frågor till SFTI
[email protected]
[email protected]
Sid 47