Transcript Аудит систем управления

Аудит систем управления
Бюджетное
13.04.2015 управлениеОрган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
2011 год
1
Система управления
• Система есть сущность, которая в результате
взаимодействия ее частей может поддерживать свое
существование и функционировать как единое целое
•
Система управления – совокупность средств
влияния (цели, процессы, структура управления,
требования к системе, функции управления
методики, обязанности, полномочия,
ответственность, …) на подконтрольный объект для
достижения определённых целей данным объектом.
• Объектом системы управления могут быть как
технические объекты, так и люди.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
2
Системы управления
•
•
•
•
•
•
•
Система управления предприятием
Система управления финансами
Система управления закупками
Система управления производством
Система управления персоналом
Система управления безопасностью
Система управления экологией
• Система управления охраной труда
• …
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
3
Что означает ISO
• ISO – международное агентство,
объединяющее почти 100 стран-членов с одним
«равным» голосом (сокращение от International
Organization for Standardization – Международная
организация по стандартизации)
• Цель ISO – поддержка разработки стандартов,
тестирования и сертификации, направленных на
развитие торговли качественными продуктами и
услугами: между городами, между регионами, между
странами по всему земному шару
• Стандарты ISO на следующие системы
управления: система управления качеством, система
управления охраной здоровья и обеспечения
безопасности труда, система управления экологией,
управление корпоративной социальной
ответственностью.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
4
Система управления качеством
Система управления качеством – деятельность внутри
предприятия, направленная на удовлетворение
требований потребителей по качеству
На ОАО «Днепроспецсталь» система менеджмента
качества функционирует с 1996 г.
СМК соответствует требованиям международного
стандарта ISO 9001:2008, что подтверждено
сертификатами независимых органов по сертификации
– ТЮФ, АР МАК.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
5
Система управления качеством
• Наличие функционирующей системы менеджмента
качества ОБЯЗАТЕЛЬНО для видов продукции
(GL, LR для получения сертификатов на производство,
DNV, Авиационный Регистр межгосударственного
авиационного комитета, Российские федеральные
железные дороги).
• Наличие функционирующей системы менеджмента
качества ОБЯЗАТЕЛЬНО для получения сертификатов
при приемке партии продукции внешними органами по
сертификации. Например, приемка сортового проката, трубной
заготовки и поковок из коррозионностойких сталей аустенитного,
мартенситного и мартенсито-ферритного классов производства
ОАО «Днепроспецсталь» для оборудования и трубопроводов АЭС.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
6
Восемь принципов менеджмента качества
•
Принцип 1 - ориентация на потребителя
•
•
•
•
•
•
•
Принцип 2 - лидерство руководителя
Принцип 3 - вовлечение работников
Принцип 4 - процессный подход
Принцип 5 - системный подход к менеджменту
Принцип 6 - непрерывное совершенствование
Принцип 7 - принятие решений, основанное на фактах
Принцип 8 - взаимовыгодные отношения
с поставщиками
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
7
Термины и определения
• Аудит - систематический, независимый и документированный
процесс получения доказательства аудита и его объективной
оценки для определения меры выполнения критериев аудита.
• Критерии аудита – совокупность политики, процедур или
требований. Примечание: критерии аудита используются в
качестве эталона, с которым сравниваются доказательства
аудита.
• Доказательства аудита - записи, изложение фактов или другая
информация, связанные с критериями аудита, которые могут быть
перепроверены.
• Вывод аудита – итог аудита, который формулирует аудиторская
группа после рассмотрения целей аудита и всех данных аудита.
• Данные аудита - результат оценки собранных доказательств
аудита по критериям аудита.
Примечание: Данные аудита могут указывать на соответствие или несоответствие или
на возможности для улучшения.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
8
Термины и определения
• Заказчик аудита - организация или персона, запросившая
проведение аудита.
Примечание: Заказчиком аудита может быть объект аудита или
любая другая организация, которая имеет право по закону или
контракту запросить аудит.
• Аудитор – лицо, продемонстрировавшее личные качества и
компетентность для проведения аудита.
• Компетентность – выраженные личные качества и
выраженная способность применять свои знания и умение.
• Технический эксперт – лицо, обладающее специальными
знаниями или опытом в группе по аудиту.
Примечание 1: Специальные знания или опыт относятся к
организации, процессу или деятельности, подвергаемым аудиту,
либо к языку или культуре.
Примечание 2:Технический эксперт не имеет полномочий аудитора в
группе по аудиту.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
9
Термины и определения
• Группа по аудиту - один или несколько аудиторов,
проводящих аудит, при поддержке при необходимости
технических экспертов.
Примечание 1: Один из аудиторов в группе по аудиту назначается
руководителем группы.
Примечание 2: Группа по аудиту может включать стажеров.
• Программа аудитов - совокупность одного или более
аудитов, запланированных на определенный период и
направленных на достижение конкретной цели.
Примечание: Программа аудитов включает всю деятельность,
необходимую для планирования, организации и проведения аудитов.
План аудита – описание мероприятий и организационных вопросов
аудита.
План аудита – описание действий и мероприятий по аудиту.
•
• Сфера аудита (область аудита) – масштаб и пределы
аудита.
Примечание: Сфера аудита обычно включает описание охватываемого
физического расположения, организационных подразделений,
деятельности и процессов, а также временного периода.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
10
Термины и определения
Любой аудит должен приносить пользу
организации через удовлетворение
внутренних потребителей – руководство
организации (в общем случае – лицо
принимающее управленческие решения).
Продукт аудита – это любые данные,
необходимые для принятия
управленческих решений по улучшению
СМК предприятия.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
11
Почему проводим аудиты?
Требования ISO 9001:2008 раздел 8.2.2
Организация должна проводить внутренние
аудиты в запланированные интервалы с
целью установления, что
• СМК соответствует плановым мероприятиям,
требованиям настоящего международного
стандарта и требованиям к СМК,
разработанным организацией;
• Эффективно внедрена и поддерживается в
рабочем состоянии.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
12
Принципы аудита
Независимость – основа беспристрастия и объективности
заключений аудита.
Аудиторы независимы в своей деятельности и свободны от
предубеждений и конфликта интересов.
Аудиторы поддерживают объективное мнение во время всего
процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе
наблюдений находится только свидетельство.
Подход, базирующийся на свидетельствах.
Свидетельство – разумная основа для достижения надежных и
воспроизводимых заключений в процессе систематического
аудита.
Свидетельство аудита проверяемо.
Оно основывается на выборках существующей информации.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
13
АУДИТ
ВНУТРЕННИЙ
АУДИТ (первой
стороной) –
проводятся
самой
организацией
или от ее
имени для
внутренних
целей
ВНЕШНИЙ АУДИТ
АУДИТ ВТОРОЙ СТОРОНОЙ
(аудит поставщика) –
проводятся сторонами,
заинтересованными в
деятельности организации
(проводятся потребителями
или от их имени)
АУДИТ
ТРЕТЬЕЙ
СТОРОНОЙ проводятся
внешними
независимыми
организациями
Внутренний аудит – инструмент мониторинга системы
менеджмента качества предприятия
Корректирующие и предупреждающие действия –
инструмент поддержания СМК в управляемом состоянии
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
14
ЦЕЛИ ВНЕШНЕГО АУДИТА
Внешние аудиты могут быть аудитами поставщиков
и аудитами третьей стороной
(сертификационными и т.д.).
Целями сертификационного аудита могут быть :
• доказательство выполнения установленных
целей качества;
• доказательство выполнения требований
стандарта по управлению качеством и
законодательных актов;
• сертификация.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
15
ЦЕЛИ АУДИТА ПОСТАВЩИКА
Аудитами поставщиков называются внешние аудиты,
которые осуществляются заказчиками с помощью
собственных аудиторов с целью проверки системы
менеджмента качества поставщика.
Целями аудита поставщика могут быть :
• Для потенциального поставщика - оценка технических
возможностей, т.е. в состоянии ли поставщик выполнить
заказ таким образом, как это представляет себе заказчик.
• Для имеющихся поставщиков - совместный поиск решения возникших проблем с
качеством (возможно принятие решения о прекращении
сотрудничества);
- совместный поиск возможностей реализации
требований потребителей.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
16
Цели внутреннего аудита
• Основной целью внутреннего аудита является оценка
функционирования системы менеджмента качества
собственного предприятия по выполнению требований
международного стандарта ISO 9001:2008.
• Определение потенциальных возможностей улучшения
системы менеджмента качества, таких как:
• слабые места;
• проблемы сопряжения различных участков работы;
• выявление возможностей для улучшения процессов;
• определение потребности в обучении персонала.
• Кроме того, внутренние проверки (аудиты) качества
позволяют предприятию поддерживать свою
направленность на потребителя и подготовиться к
сертификационному аудиту.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
17
ПРИНЦИПЫ АУДИТА,
имеющие отношение к самим аудиторам
Этический кодекс – основа профессионализма.
Доверие, честность, конфиденциальность, тактичность
существенны для аудитирования.
Беспристрастность - обязательство по предоставлению
правдивых и точных отчетов.
Данные, выводы и отчеты аудита отражают проведение аудита
правдиво, точно и полно. Существенные препятствия, встреченные
в ходе аудита, а также неразрешенные мнения или мнения, по
которым имеются расхождения между аудиторской группой и
объектом аудита, должны быть описаны в отчете.
Профессиональная осмотрительность- прилежание и здравый
смысл при проведении аудита.
Профессиональная осмотрительность аудиторов соответствует
важности выполняемого задания и доверительности со стороны
клиентов и других заинтересованных сторон. Необходимая
компетентность является важной предпосылкой.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
18
Ступени мастерства аудитора
• Понимание теоретических основ
организации аудита.
• Владение техникой опроса
• Управление аудитом как процессом,
добавляющим ценность
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
19
Уровни образования, опыта работы,
аудиторского обучения и аудиторского опыта
Параметр
Аудитор
Руководитель аудиторской
группы
Образование
Среднее образование
Как и для аудитора
Общий опыт
работы
5 лет
Как и для аудитора
Опыт работы в
области качества
Как минимум 2 года из общих 5
лет
Как и для аудитора
Аудиторское
обучение
40 Часов аудиторского обучения
Как и для аудитора
Аудиторский
опыт
Аудиторский опыт – 4 полных
аудита, занимавших в целом как
минимум 20 дней в качестве
аудитора-стежёра под
руководством и наблюдением
аудитора, имеющего
компетентность руководителя
аудиторской группы.
Аудиторский опыт – 3 полных
аудита, занимавших в целом
как минимум 15 дней в роли
руково-дителя аудиторской
группы под руководством и
наблюдением аудитора,
имеющего компетен-тность
руководителя аудитор-ской
группы .
Аудиты должны быть проведены
в течение последних 3 лет
13.04.2015
Аудиты должны быть
проведены в течение
последних 2 лет
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
20
Схема проведения внутреннего аудита
УПРАВЛЕНИЕ
планы, требования,
правила, регламенты,
технологии
ВХОД
информация
материалы
ФУНКЦИЯ/ПРОЦЕСС
преобразование
входа в выход
Показатели
ВЫХОД
продукт
процесса
МЕХАНИЗМ
трудовые ресурсы,
оборудование, ПО, БД
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
ЦЕЛЬ
Претензии
21
Документация аудита
Под документацией аудита понимаются все
документы, оценки, данные, полученные в ходе
аудита. При составлении формуляров следует
учитывать простоту их использования и условия
проведения аудита. При ведении записей следует
позаботиться о том, чтобы рукописные заметки были
разборчивыми.
Документацией проверки (аудита) являются:
• Годовая (квартальная) программа внутренних
аудитов;
• план проверки (с графиком проверки);
• опросные листы (чек-листы);
• листы регистрации отклонений от стандарта (журнал
стенографических записей),
• отчеты о проверке.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
22
Отчет об аудите
• Отчет об аудите должен содержать однозначные
выводы о том, что была ли достигнута цель аудита
или нет, перечень несоответствий и рекомендаций.
•
В отчете должно быть полностью и во всех деталях
указано следующее:
 Функционирует ли система качества;
 Соответствует ли в целом требованиям ISO
9001:2000.
• Отчет об аудите направляется в подразделение, в
котором был проведен аудит, для определения
причин обнаруженных несоответствий и назначения
корректирующих и предупреждающих действий с
указанием срока и фамилии ответственного лица.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
23
Классификация несоответствий
Несоответствие – действия и документы не удовлетворяют
требованиям стандартов.
НЕСООТВЕТСТВИЯ, установленные в ходе аудита,
оцениваются и могут разделяться:
• на важные и второстепенные,
• на существенные и несущественные,
• повторные,
• критические и повторно-критические,
• систематические,
• имеющие случайный или «распыленный» характер.
Имеет значение не только количество несоответствий, но и
предполагаемые последствия и, соответственно, причины.
Причина несоответствия может соответствующим образом
влиять на оценку несоответствия.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
24
Критические несоответствия
• Отсутствие указаний (предписаний,
распоряжений) и их выполнения;
• Отсутствие выполнения, систематическое
появление несоответствий в различных
выборках;
• Суммарный результат единичных
несоответствий вредит эффективности
системы качества;
• Несоответствия в наиболее важных
разделах с точки зрения процесса
постоянного улучшения.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
25
Несоответствия
• Отсутствие установок и положений,
однако на практике важная для
качества деятельность
осуществляется.
• Появление несоответствий имеет
«распыленный» характер.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
26
Корректирующие и предупреждающие
действия по результатам аудита
• На установленные несоответствия
уполномоченный по СМК в подразделении
определяет корректирующие мероприятия (и
предупреждающие действия), сроки и
ответственных за их выполнение.
• Для успеха проверки принципиально важно
проанализировать эффективность
корректирующих мероприятий.
• Необходимо также определить каким
образом, когда и кем будет проводиться
контроль за выполнением корректирующих
мероприятий.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
27
ПРОВЕРКА ЭФФЕКТИВНОСТИ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ
• Это может быть сделано в рамках
последующего планового внутреннего
аудита. При существенных (критических)
отклонениях от стандарта может оказаться
целесообразно провести внеплановую
проверку.
• Обобщенные результаты внутренних аудитов
за квартал и год представляются руководству
высшего уровня управления для анализа
функционирования системы менеджмента
качества.
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
28
Оценка результативности аудита
Показатели:
• Результативность аудита за год (отношение
количества повторных несоответствий к
общему количеству несоответствий и *100%)
• Ценность внутреннего аудита с точки зрения
подразделений 9отношение анкет с
неудовлетворительной оценкой к общему
количеству аанкет и*100%)
• Итоговая оценка – средняя значение двух
показателей
Динамика аудитов:
• 2009 год: 63 аудита, обнаружено 243
несоотвествия и выдано 12 13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
29
Истоки процессного подхода
Методология Цикла Деминга-Шухарта (40-е годы)
Plan – планирование
Do – воплощение, реализация
Check – измерение, анализ
Act – улучшение
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
30
Истоки процессного подхода
Методология
управления процессами PDC(S)A:
P
D
C
A
планирование процессов (включая описание алгоритма
действий, документирование, обучение исполнителей,
определение контрольных точек, оценку рисков, методик
мониторинга и измерений, и т.д.);
осуществление процессов по плановым параметрам, его
мониторинг во время выполнения;
оценка собственных показателей либо характеристик
результата процесса, анализ тенденций, идентификация
несоответствий, поиск причин текущих и потенциальных
проблем, формирование отчетов, обучение (S);
внедрение корректирующих и предупреждающих действий
с целью улучшения, проверка их результатов
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
31
Истоки процессного подхода
Традиционное изображение процесса
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
32
Истоки процессного подхода
Процессная модель организации
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
33
Истоки процессного подхода
Схематичное представление
«процессной» модели организации
Процесс «Х»
Процесс «Y»
13.04.2015
Процесс «Z»
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
Корпоративные
цели
34
Истоки процессного подхода
Функциональная модель организации
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
35
Истоки процессного подхода
Схематичное представление
«функциональной» модели организации
Подразделения,
подчиненные «Х»
Мотив
взаимодействия?
Подразделения,
подчиненные «Y»
Корпоративные
цели?
Межфункциональные
барьеры!!!
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
36
Подходы к проведению аудитов СМК
Схема путей проведения аудита
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
37
Подходы к проведению аудитов
Преимущества «функционального» подхода
Направление
аудита
1. Уменьшение времени аудита.
2. Больше ответственных за
общие функции (например, за
документооборот).
3. Простота организации аудита.
4. Задействование небольшого
количества участниковпроверяемых и проверяющих
(аудиторов)
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
38
Подходы к проведению аудитов
Преимущества «процессного» подхода
1. "Прослеживание" каждого процесса с начала до конца дает
возможность четко и объективно оценить уровень менеджмента
процесса и степень выполнения требований.
2. Минимизируется вероятность "пропуска" несоответствий.
3. Есть возможность проследить реальное применение
методологии PDCA на уровне отдельного процесса.
4. Значительно повышается ценность отчетов о проверках
Вклад в достижение
корпоративных целей
Процесс «Y»
13.04.2015
Процесс «Z»
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
39
Преимущества «процессного» подхода
Важнейшим аспектом
процессных аудитов
является возможность
выявления степени
удовлетворенности
потребителей (внутренних
и внешних) для разных
процессов организации
13.04.2015
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
40
Преимущества «процессного» подхода
Процессные аудиты позволяют полноценно
анализировать процессы, т.к. оцениваются:
1. Показатели собственно процесса
2.
Показатели продукта (результата) процесса
3.
Показатели удовлетворенности клиентов
процесса
«потребители» процесса 1
вход
1
13.04.2015
выход
Процесс 1
вход
2
Орган сертификации ООО МЦК «ПРИРОСТ»
Процесс 2
3
41