Transcript Kontrola projektu

2013
Kontrola projektów realizowanych w ramach
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
„Wsparcie na pierwsze wdrożenie wynalazku”
Tomasz Szeląg
Warszawa, 11 października 2013 r.
Warszawa, 11 października 2013 r.
Kontrola projektu
Zgodnie z § 9 ust. 1 umowy o dofinansowanie Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli w
zakresie realizowanej Umowy, prowadzonej przez Instytucję Zarządzającą, Instytucję Pośredniczącą,
Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia, Instytucję Certyfikującą, Instytucję
Audytową, Komisję Europejską lub inną instytucję uprawnioną do przeprowadzania kontroli na
podstawie odrębnych przepisów lub upoważnień, oraz udostępnić, na żądanie tych instytucji oraz
Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, wszelką dokumentację związaną z Projektem oraz
realizowaną Umową.
Kontrole mogą być przeprowadzane w każdym czasie od dnia wejścia Umowy w życie do dnia upływu
3 lat od zamknięcia PO IG lub do dnia upływu 3 lat następujących po roku, w którym dokonano
częściowego zamknięcia PO IG.
Kontrole mogą być przeprowadzane zarówno w siedzibie Beneficjenta, jak i w miejscu realizacji
Projektu.
Odmowa poddania się kontroli lub utrudnianie jej przeprowadzenia stanowi
do wypowiedzenia Umowy z zachowaniem miesięcznego terminu wypowiedzenia.
podstawę
Warszawa, 11 października 2013 r.
Kontrola projektu
Regionalne Instytucje Finansujące przeprowadzają kontrole 100% projektów na etapie drugiego
wniosku o płatność innego niż zaliczkowy, a także na etapie rozpatrywania wniosku o płatność
końcową. RIF może również kontrolować projekty w trakcie realizacji projektu
Dodatkowo PARP/RIF lub inna instytucja uprawniona może dokonać kontroli projektu, np. w sytuacji:
•
zagrożenia nieterminowej realizacji projektu,
•
podejrzenia zaistnienia nieprawidłowości.
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości/RIF dokonuje kontroli po zakończeniu realizacji projektu
i wypłacie dofinansowania. Ich celem jest weryfikacja stopnia realizacji i utrzymania celów projektu w
zakończonych umowach o dofinansowanie.
O planowanym terminie kontroli beneficjent powinien zostać poinformowany na co najmniej 5 dni
przed kontrolą. Instytucje kontrolujące są również uprawnione do przeprowadzania kontroli doraźnych
bez wcześniejszego zawiadamiania Beneficjenta.
Warszawa, 11 października 2013 r.
Kontrola projektu
W czasie wizyty kontrolnej Kontrolujący:
• przeprowadzają rozmowę z upoważnionym przedstawicielem Beneficjenta i wywiady z innymi
osobami ze strony Beneficjenta biorącymi udział w realizacji projektu dla potwierdzenia, iż projekt
jest/został zrealizowany zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu,
• sprawdzają dokumentację merytoryczną i finansową wynikającą z realizacji projektu,
• przeprowadzają wizytację w miejscu realizacji projektu i dokonują oględzin zakupionych
urządzeń/wykonanych prac budowlanych.
Po zakończeniu kontroli Kontrolujący:
• sporządza informację pokontrolną, w której opisuje stwierdzone w toku kontroli
nieprawidłowości/uchybienia oraz wskazuje wymagane działania naprawcze oraz zalecenia,
• informacja pokontrolna przekazywana jest beneficjentowi w terminie do 21 dni od dnia
zakończenia kontroli. W przypadku niedotrzymania terminu na przekazanie informacji
pokontrolnej, jednostka kontrolująca przekazuje instytucji kontrolowanej pismo informujące o
przyczynach wydłużenia terminu przekazania informacji pokontrolnej wraz ze wskazaniem
nowego terminu.
Warszawa, 11 października 2013 r.
Kontrola projektu
Po otrzymaniu informacji pokontrolnej:
• beneficjent zobowiązany jest do odesłania podpisanej informacji pokontrolnej do instytucji
dokonującej kontroli, w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.
• beneficjent może przedstawić na piśmie stanowisko w odniesieniu do uchybień wskazanych w
informacji pokontrolnej w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania. W takim przypadku Instytucja
przeprowadzająca kontrolę rozpatruje zgłoszone zastrzeżenia do treści informacji pokontrolnej w
terminie 14 dni od dnia ich otrzymania. W przypadku uwzględnienia zastrzeżeń, skorygowana
informacja pokontrolna przekazywana jest beneficjentowi do podpisania i odesłania w terminie 7
dni od dnia jej otrzymania.
• w przypadku odmowy podpisania informacji pokontrolnej beneficjent zobowiązany jest
do przekazania pisemnego uzasadnienia odmowy wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej
informacji pokontrolnej, w terminie 7 dni od dnia jej otrzymania.
• odmowa podpisania informacji pokontrolnej lub zgłoszenie do niej zastrzeżeń nie wstrzymuje
wykonania zaleceń pokontrolnych.
Warszawa, 11 października 2013 r.
Kontrola projektu
Kontrola projektów, polega na sprawdzeniu dokumentacji finansowej i rzeczowej, umów,
dokumentacji związanej z wyborem przez beneficjenta wykonawców i dostawców towarów i/lub
usług, dokonaniu oględzin przedmiotu projektu, przeprowadzenia rozmów z odpowiednimi osobami,
zebrania wyjaśnień.
Podstawowe dokumenty podlegające weryfikacji w trakcie wizyty kontrolnej:
• oryginały faktur lub dokumentów o podobnej wartości dowodowej,
• oryginały dowodów płatności,
• dokumenty dotyczące udzielanych zamówień (np. zapytania ofertowe, oferty, protokoły wyboru
ofert, umowy z dostawcami, protokoły odbioru urządzeń),
• dokumenty dotyczące realizowanych robót budowlanych (np. pozwolenie na budowę, dziennik
budowy, protokoły odbioru prac, pozwolenie na użytkowanie),
• ewidencja środków trwałych,
• prowadzenie odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub
stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu
księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji
bankowych związanych z Projektem
• dokumenty umożliwiające pomiar wskaźników projektu określonych na poziomie produktu i
rezultatu,
• inne dokumenty istotne z punktu widzenia realizacji projektu.
Warszawa, 11 października 2013 r.
Wynik kontroli – najczęściej występujące nieprawidłowości i
uchybienia
Najważniejsze nieprawidłowości skutkujące wypowiedzeniem umowy lub wstrzymaniem wypłaty
dofinansowania:
• rozpoczęcie realizacji projektu przed okresem kwalifikowalności wydatków określonym w umowie
o dofinansowanie (ustalone na podstawie m.in. daty wystawienia faktur sprzedaży, zamówień,
zawarcia umów, dokonanych płatności, wpisów w dzienniku budowy);
• pierwsze wdrożenie wynalazku nastąpiło przed złożeniem wniosku o dofinansowanie,
• naruszenie zapisów § 11 umowy o dofinansowanie - wybór dostawców/wykonawców;
• niepełna realizacja wskaźników produktu, w tym zmiany lub modyfikacje zakresu rzeczowego
projektu naruszające (np. zakup innych urządzeń niż wskazanych w liście wydatków
kwalifikowanych);
• brak realizacji celów projektu (w tym np. brak uruchomienia urządzeń, brak pozwolenia na
użytkowanie obiektów, zakupione urządzenia nie zostały przyjęte do ewidencji środków trwałych,
urządzenia zostały przekazane do firm zewnętrznych);
• zakupiona technologia odbiega od zapisów wniosku o dofinansowanie;
• brak okazania kontrolującym pełnej dokumentacji dotyczącej projektu, w tym np. oryginałów
dokumentów rozliczeniowych lub dokumentów o których beneficjent informował we wniosku o
dofinansowanie,
Warszawa, 11 października 2013 r.
Wynik kontroli – najczęściej występujące nieprawidłowości i
uchybienia
•
•
brak powiadomienia na 30 dni przed terminem oddania do użytkowania nowo zbudowanego lub
przebudowanego obiektu budowlanego, zespołu obiektów lub instalacji realizowanych jako
przedsięwzięcie mogące znacząco oddziaływać na środowisko w rozumieniu ustawy z dnia 3
października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale
społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko,
wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska o planowanym terminie:
1) oddania do użytkowania nowo zbudowanego lub przebudowanego obiektu budowlanego,
zespołu obiektów lub instalacji;
2) zakończenia rozruchu instalacji, jeżeli jest on przewidywany.
brak poprawnej promocji projektu,
Warszawa, 11 października 2013 r.
Proces wyboru dostawców/wykonawców
Beneficjent zobowiązuje się do ponoszenia wszystkich wydatków kwalifikujących się do objęcia
wsparciem z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz
zobowiązany jest dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako
brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego umową
w związku z jej realizacją.
Beneficjent, który nie jest zobowiązany do wyboru wykonawcy z zastosowaniem przepisów o
zamówieniach publicznych, nie może dokonać zakupu towarów lub usług, od podmiotów powiązanych
z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne
powiązania między Beneficjentem a wykonawcą, polegające na:
•
uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
•
posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji;
•
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
•
pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione
wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w
związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli.
Warszawa, 11 października 2013 r.
Proces wyboru dostawców/wykonawców
Jeżeli Beneficjent nie jest zobowiązany do stosowania ustawy, o której mowa w ust. 1, Beneficjent jest
zobowiązany do stosowania zasad wyboru wykonawcy określonych w ust. 5 dla każdego zamówienia
przekraczającego wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro w ramach wydatków
kwalifikujących się do objęcia wsparciem. Dla zamówienia nieprzekraczającego wyrażonej w złotych
równowartości kwoty 14 000 euro w ramach wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem
wymagane jest stosowanie zasad wyboru wykonawcy określonych w ust. 5, jeżeli łączna wartość tego
zamówienia wraz z poprzednimi zamówieniami u tego samego wykonawcy przekracza wyrażoną w
złotych równowartość kwoty 14 000 euro w ramach wydatków kwalifikujących się do objęcia
wsparciem.
Wartość zakupu ustalana jest zgodnie ze średnim kursem złotego w stosunku do euro, o którym mowa
w art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych obowiązującym na dzień złożenia wniosku
o dofinansowanie.
Wszelkie czynności związane z realizacją zamówienia Beneficjent dokonuje w formie pisemnej, przy
czym dla udokumentowania czynności innych niż zawarcie umowy i sporządzenie protokołu z wyboru
najkorzystniejszej ekonomicznie oferty, dopuszczalna jest forma elektroniczna i faks.
Warszawa, 11 października 2013 r.
Proces wyboru dostawców wykonawców
Beneficjent zobowiązany jest do zamieszczenia na swojej stronie internetowej (o ile posiada taką
stronę) oraz w swojej siedzibie zapytania ofertowego. Zapytanie ofertowe powinno zawierać
w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin składania ofert;
Beneficjent zobowiązany jest do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych
wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia.
Beneficjent nie może wysyłać zapytań ofertowych do podmiotów powiązanych osobowo lub
kapitałowo. Beneficjent wybiera najkorzystniejszą ekonomicznie ofertę spośród wszystkich złożonych
ofert w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny. Jednym z kryteriów oceny musi być
cena. Wybór oferty jest dokumentowany protokołem, do którego załączane są zebrane oferty. Oferty
muszą być ważne na dzień dokonania wyboru.
W przypadku, gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców, a w przypadku nabycia
praw do nieruchomości, jeśli charakter inwestycji realizowanej w ramach Projektu wskazuje, że
przedmiotem zamówienia może być wyłącznie określona nieruchomość Beneficjent jest zobowiązany
do złożenia oświadczenia o braku występowania na rynku co najmniej 3 potencjalnych wykonawców
lub oświadczenia, że przedmiotem zamówienia może być wyłącznie określona nieruchomość wraz
z uzasadnieniem wskazującym na obiektywne przesłanki potwierdzające jego oświadczenie.
Warszawa, 11 października 2013 r.
Proces wyboru dostawców/wykonawców
W przypadku zamówienia od jednego wykonawcy/dostawcy nie przekraczającego wyrażoną w złotych
równowartość kwoty 14 000 euro, Beneficjent powinien posiadać dokumenty potwierdzające
rozeznanie rynku oraz potwierdzające dochowania zasad uczciwej konkurencji, efektywności,
jawności i przejrzystości.
W przypadku, gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców/wykonawców oprócz
wymaganego umową o dofinansowanie oświadczenia zasadnym jest przed złożeniem przez
beneficjenta zamówienia, upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej oraz w siedzibie
firmy.
Zgodnie z wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego
Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 (obowiązującymi od 29.04.2013 r.) w przypadku dokonywania
zamówienia do kwoty 3500 zł netto, do którego nie ma zastosowania ustawa Prawo zamówień
publicznych, beneficjent jest zwolniony z obowiązku rozeznania rynku. Wytycznymi obowiązującymi
są wytyczne w wersji zatwierdzonej w chwili ogłoszenia naboru. W przypadku zmiany w/w
wytycznych na korzyść Beneficjenta możliwe jest zastosowanie korzystniejszych warunków. W
przypadku powoływania się przez beneficjenta na korzystniejsze warunki kwalifikowalności
wydatków w ramach POIG, beneficjent wybiera jedną wersję dokumentu Wytycznych, która będzie
miała zastosowanie dla całego projektu. Nie ma możliwości łączenia korzystnych warunków z różnych
wersji wytycznych.
Warszawa, 11 października 2013 r.
Promocja projektu
Beneficjent jest zobowiązany do informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania
na realizację Projektu ze środków POIG zarówno w trakcie realizacji Projektu jak i po jego
zakończeniu.
Obowiązki beneficjentów wynikają przede wszystkim z artykułów 8 i 9 Rozporządzenia 1828/2006 .
Zgodnie z nimi beneficjenci mają obowiązek:
• informowania opinii publicznej o pomocy otrzymanej z funduszy unijnych;
• jeśli projekt dotyczy finansowania robót budowlanych i wkład środków publicznych przekracza
500 000 EUR, Beneficjent jest zobowiązany do informowania, o udziale w projekcie środków
finansowych pochodzących z Unii Europejskiej, poprzez umieszczenie w okresie kwalifikowalności
wydatków w miejscu realizacji inwestycji tablicę informacyjną, a po zakończeniu realizacji projektu
tablicę pamiątkową
• jeśli projekt dotyczy zakupu środków, a wkład środków publicznych przekracza 500 000 EUR,
Beneficjent jest zobowiązany do informowania o udziale w projekcie środków finansowych
pochodzących z Unii Europejskiej, umieszczając po zakończeniu realizacji Projektu stałej i widocznej
tablicy pamiątkowej. Tablica pamiątkowa dodatkowo zawiera informacje o tytule projektu i
finansowaniu z POIG;
Warszawa, 11 października 2013 r.
Promocja projektu
Oznaczenia wizualizacyjne powinny zawierać następujące elementy:
1)
2)
3)
emblemat Unii Europejskiej, spełniający normy graficzne określone w załączniku
I do Rozporządzenia oraz odniesienie do Unii Europejskiej,
odniesienie do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
hasła określonego przez Instytucję Zarządzającą, podkreślające wartość dodaną pomocy
Wspólnoty (do wyboru dwa hasła: „Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej
gospodarki”, „Dotacje na innowacje”), najlepiej wraz z wyrażeniem „Inwestujemy w waszą
przyszłość”.
Informacje określone w pkt 1-3 zajmują co najmniej 25% powierzchni tablicy informacyjnej oraz
pamiątkowej.
Zaleca się stosowanie przez Beneficjenta zasad w zakresie informacji i promocji określonych
w Przewodniku w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego
Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie
Programu, opracowanym przez Instytucję Zarządzającą oraz opublikowanym na stronie internetowej
www.poig.gov.pl .
Warszawa, 11 października 2013 r.
Promocja projektu
Przykładowa tablica informacyjna:
Warszawa, 11 października 2013 r.
Promocja projektu
Przykładowa tablica pamiątkowa:
Warszawa, 11 października 2013 r.
Dziękuję za uwagę