Transcript 6. Le tableau de bord
Le tableau de bord:
découvrir son potentiel pour l’apprentissage et le développement organisationnel
Éric Des Cormiers, MBA, MA Sofeduc, Mai 2011
Plan de la présentation
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Brève présentation de Descormiers et Associés Inc.
Rappel des principes de base du BI (business intelligence ou intelligence d’affaires) Portrait type d’une organisation qui gère avec des tableaux de bord L’implantation d’un tableau de bord, un processus d’apprentissage Survol de différents types d’indicateurs de performance (KPI; Key Performance Indicators) Le tableau de bord Exemple d’application d’un tableau de bord en éducation : évaluation de la satisfaction de la clientèle (étudiants) Autres applications
1. Brève présentation de DESCORMIERS ET ASSOCIÉS INC.
Présentation de DESCORMIERS ET ASSOCIÉS INC.
Historique 1993, Consultation et intervention en psychoéducation dans différents milieux : écoles, CLSC, CSSS, … 2002, Réorientation vers la gestion et planification stratégique 2004, Développement d’outils d’aide à la prise de décision et d’un système de tableaux de bord de gestion Équipe Consultants dans différents domaines Équipe de programmeurs
Nos principaux services : •Formation •Coaching •Mesure et suivi satisfaction des
employés
•Mesure et suivi satisfaction de la
clientèle
,
partenaires
… (étudiants, patients …) •Sondage de départ des employés •Suivi de plan stratégique (WEB) •
Tableaux de bord (web) clé en main
•
Formation et coaching sur BI et KPI
Exemples de clients actuels Commissions scolaires, centre jeunesse, CHSLD, CSSS, compagnies d’assurances, compagnies ambulancières, firme d’ingénieurs, entreprises manufacturières, … Partenaire officiel du
2. Rappel des principes de base du BI (business intelligence ou intelligence d’affaires)
Au niveau technologique : l’importance du MOTEUR
Gérer l’accès à l’information confidentielle online analytical processing Exemple en santé : données médicales, essais cliniques, rapport d’observation, diag., questionnaires Exemple en éducation : Résultats académiques, absences, sondage satisfaction et intimidation Exemples en entreprise: Finances, Production, Formation, SST, Rh, Ventes, Satisfaction clientèle
3. Portrait type d’une organisation qui gère avec des tableaux de bord
3. Portrait type d’une organisation qui gère avec des tableaux de bord
•L’organisation est APPRENANTE •La mesure est un outil d’amélioration continue et non une menace personnelle •L’organisation est « performante » dans l’établissement de nouveaux outils et dans la gestion du changement •Personne n’est trop perdant en établissant un nouveau système (ex.: le générateur de rapports ou d’Excel) •L’organisation est consciente du PROCESSUS plutôt que du PRODUIT et ne recherche pas qu’un logiciel (plutôt observer les tendances, établir des limites et fixer des objectifs) •L’organisation est prête à agir et à développer (aller chercher) les compétences nécessaires pour apporter les correctifs requis et surpasser les objectifs •Distingue les problèmes des symptômes
4. L’implantation d’un tableau de bord; un processus d’apprentissage
4. L’implantation; un processus d’apprentissage
• S’être assuré que l’organisation est prête pour des tableaux de bord • Vérifier les attentes de l’équipe • Discuter des objectifs stratégiques et des compétences distinctives • Rencontres individuelles et analyse des outils existants et des besoins pour que chacun soit rapidement impliqué • Exercice des vacances de deux semaines (20/80) • Organiser les différents regroupements des KPI en tableaux de bord • Établir les accès • Contrôle et validation • Réfléchir à son secteur • Se fixer des limites et des objectifs (et les harmoniser dans l’entreprise) • Mieux interagir avec un conseil d’administration ou d’établissement • Comprendre et investir les possibilités mathématiques et statistiques (écarts-types, pentes, clustering …)
5. Survol de différents types d’indicateurs de performance
5. Survol de différents types d’indicateurs de performance
Processus vs Objectifs Et les alertes … Ponctuel Tendances
5. Survol de différents types d’indicateurs de performance
Indicateurs composés Certains indicateurs sont composés à partir de d’autres indicateurs comme par exemple : le TRG (OEE), l’équation de Dupont, le coefficient d’Altman, etc.
Le concepteur de TB doit faire preuve de afin de bien cerner les enjeux (variables) créativité et impliquer les clients à considérer Ex.: TRG
5. Survol de différents types d’indicateurs de performance
Indicateurs de tendance Dans plusieurs cas, il importe de bien saisir la tendance d’un phénomène, plutôt que de suivre la valeur de la donnée. Surtout dans les entreprises cycliques.
C’est aussi un avantage indéniable de la gestion par tableau de bord. Ce concept peut en effet avoir un certain sens pour la majorité des indicateurs.
Ex.: Écart cumulé, moyenne flottante de variation, … ou
5. Survol de différents types d’indicateurs de performance
Indicateurs de tendance Peut aussi voir l’interrelation entre des phénomènes :
5. Survol de différents types d’indicateurs de performance
Indicateurs sommaires Certains indicateurs peuvent nous indiquer la performance de plusieurs processus regroupés. Ex.: Rendement de l’avoir des actionnaires, Bén.
net, valeur des actions, rétention des employés, … … mais aussi le nombre de clients, taux de Cependant, il faut être prudent face à certaines variables parasites facteurs contaminants qui peuvent s’y cacher : ou Chiffre d’affaires; prix des matières premières Bénéfices; taux de change Rétention vs contexte économique
5. Survol de différents types d’indicateurs de performance
Indicateurs de positionnement (ranking) Afin de faciliter le plan d’action, il peut être pertinent de positionner certaines variables les unes par rapport aux autres afin de définir des priorités d’actions (clients, divisions, employés, produits, …) Ex.: Sondage satisfaction clientèle Avez vous d’autres exemples?
5. Survol de différents types d’indicateurs de performance
Indicateurs de secteurs Certaines entreprises œuvrent dans des secteurs où il existe des comparables qui sont disponibles par secteur (Ex.: Dun Bradstreet, association de secteurs, devises, or). Il peut être intéressant de comparer les KPI avec le secteur, mais il ne faut pas se fier que sur un seul, …)
Que vous dit le graph rose?
5. Survol de différents types d’indicateurs de performance
Différentes formes graphiques Meilleur = Usine Nunavut
5. Survol de différents types d’indicateurs de performance
Différents des variables statistiques purement descriptives Notion de comparaison, pondération de relation entre des variables (ressources) Notion d’information par rapport à des données brutes (chiffre d’affaires) Tendance vers l’universalité ex.: TRG, NPS, absentéisme, retards, … Donc, notion de stratégie plutôt que de chiffrier
6. Le tableau de bord
6. Le tableau de bord
Un exemple clair
Mois mai-06 juin-06 juil-06 août-06 sept-06 oct-06 nov-06 déc-06 janv-07 févr-07 mars-07 avr-07 mai-07 juin-07 juil-07 août-07 sept-07 oct-07 nov-07 déc-07 janv-08 févr-08 mars-08 avr-08 Volume Intrant dans le Calcul Quantité C Mixte
PMP 904 606
Quantité Contrôlée
PMP 5 421 443
Total
PMP
6 326 049
1 807 991 1 596 768 7 371 427 6 057 259 3 402 952 12 718 789 3 200 750 10 552 084 1 358 216 418 393 202 930 8 673 288 8 333 238 9 720 014 693 744 14 029 177 2 042 699 15 487 760 1 479 696 12 205 105 212 940 1 406 410 437 230 1 167 699 2 681 082 2 430 741 6 180 646 6 963 802 -
9 179 418 7 654 027 16 121 741 13 752 834 10 031 504 8 751 631 9 922 944 14 722 921 17 530 459 13 684 801 1 619 350 2 867 971 7 348 345 9 644 884 Volume Extrant Calcul FC / Total
PMP 904 606
/
2 712 597
/
4 309 365
/
7 712 317
/
10 913 067
/
12 271 283
/
12 689 676
/
12 892 606
/
13 586 350
/
15 629 049
/
17 108 745
/
17 321 685
/
16 854 309
/
16 214 017
/
17 298 331
/
13 895 379
/
10 694 629
/
9 336 413
/
8 918 020
/
8 715 090
/
8 021 346
/
5 978 647
/
4 498 951
/
4 286 011
/
PMP 6 326 049 15 505 467 23 159 494 39 281 235 53 034 069 63 065 573 71 817 204 81 740 148 96 463 069 113 993 528 127 678 329 129 297 679 125 839 601 124 008 528 125 999 385 109 877 644 96 124 810 86 093 306 77 341 675 67 418 731 52 695 810 35 165 351 21 480 550 19 861 200
ROLLING AVERAGE Facteur de conversion (mois) 14,3% 17,5% 18,6% 19,6% 20,6% 19,5% 17,7% 15,8% 14,1% 13,7% 13,4% 13,4% 13,4% 13,1% 13,7% 12,6% 11,1% 10,8% 11,5% 12,9% 15,2% 17,0% 20,9% 21,6%
1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000 1,5000
CONVERSION
PMP
1 356 909 2 711 987 2 395 152 5 104 428 4 801 125 2 037 324 627 590 304 395 1 040 616 3 064 049 2 219 544 319 410 655 845 1 751 549 4 021 623 VENDU
PMP 5 869 198 -
BALANCE DE CRÉDIT TOTAL
PMP -
BALANCE DE CRÉDIT DU MOIS NON UTILISÉ CRÉDITS PERDUS ÉTIQUETTE
PMP PMP -
OUI
1 356 909 4 068 896 6 464 048 11 568 476 16 369 601 18 406 925 19 034 514 19 338 909 20 379 525 23 443 574 25 663 118 20 113 330 20 769 175 21 925 874 20 843 069 16 041 944 14 004 620 13 377 030 13 072 635 12 032 019 8 967 971 6 748 427 6 429 017 594 850 5 104 428 4 801 125 2 037 324 627 590 304 395 1 040 616 3 064 049 2 219 544 319 410 655 845 1 751 549 4 021 623
594 850
-
0 0 5 104 428 4 801 125 2 037 324 627 590 304 395 1 040 616 3 064 049 2 219 544 319 410 OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI OUI
6. Le tableau de bord
Un tableau de bord, ce n’est pas: • Un chiffrier • Un paquet de graph désorganisés • Un outil dont l’esthétisme passe avant tout • Un outil qu’on est le seul à comprendre (gestionnaire ou consultant) Un tableau de bord, c’est : • Un outil qui nous permet d’organiser l’information PERTINENTE selon les besoins des différents niveaux dans l’organisation • Un outil qui permet d’apprendre à contrôler les variables clés dans un but d’amélioration continue Centraliser l’information dans un seul système et la rendre disponible pour simplifier la prise de décision Processus formatif d’implantation (alertes, validation, objectifs …) Toujours pour sauver temps et argent!
6. Le tableau de bord
L’apparence graphique •Doit faire l’équilibre entre un gadget et une apparence claire et agréable (selon les secteurs) •Selon la méthode TOYOTA = UNE PAGE = une douzaine de graphiques •Le nombre d’information et le niveau de détail dépend du niveau dans l’organisation
6. Le tableau de bord
Le degré de complexité •Doit surtout être adapté au profil du gestionnaire utilisateur (ex: bonhomme sourires vs scroll). •Le TB doit être fait sur mesure et selon la culture de l’entreprise (ex.: titres des graph et interfaces) Débuter par des choses simples
6. Le tableau de bord
Chaque niveau hiérarchique doit avoir son propre TB.
CA = suivi des objectifs et plan stratégique Haute Direction = suivi des objectifs et suivi des tendances des diverses fonctions Directeurs de fonctions = suivi des objectifs du département, des tendances et des limites (niveaux supérieur et inférieur) Plancher = suivi des données de premier niveau afin de garder le processus dans les limites (niveaux supérieur et inférieur) Le tableau de bord est aussi un bon outil de communication, même pour les employés et le banquier (ratios bancaires, comptes clients …)
6. Le tableau de bord
Chaque niveau hiérarchique doit avoir son propre TB (suite) CA = suivi des objectifs et plan stratégique (ex. convention de partenariat en CS.)
6. Le tableau de bord
Chaque niveau hiérarchique doit avoir son propre TB (suite) Haute Direction = suivi des objectifs et suivi des tendances des diverses fonctions
6. Le tableau de bord
Chaque niveau hiérarchique doit avoir son propre TB (suite) Directeurs de fonctions = suivi des objectifs du département, des tendances et des limites (niveaux supérieur et inférieur) Ex.: Dir. des finances
6. Le tableau de bord
Chaque niveau hiérarchique doit avoir son propre TB (suite) Plancher = suivi des données de premier niveau afin de garder le processus dans les limites (niveaux supérieur et inférieur) Ex.: Responsable des ventes d’une succursale
7. Exemple d’application d’un tableau de bord en éducation : évaluation de la satisfaction de la clientèle (étudiants)
Centre de formation professionnelle en Commission scolaire
Mise en contexte : Sondages web administrés aux élèves en début, mi et fin de parcours Résultats compilés directement par tableaux de bord
Exemple web
8. Autres applications reliées à la formation
8. Autres applications reliées à la formation
Évaluation académique Suivi de de la formation continue (nb employés par département, résultats, impacts des formations …) Tb pour relier les résultats de satisfaction avec la réussite, performance scolaire … • • • • Applications pour la recherche: Suivi budgétaire par indicateur avec alertes Tb sur les données analysées en continu relié à un outil de sondage et à d’autres données… Gestion RH des équipes de recherche (rétention, attrait, efficacité …) Suivi des opérations (recrutement, performance, gestion coûts, échéanciers …) Le processus d’implantation est aussi bénéfique: nécessite une réflexion sur les indicateurs de performance , sur les limites et sur les cibles à atteindre. Processus d’apprentissage et d’amélioration continue
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UESTIONS
: Formateur, Éric Des Cormiers, MBA, MA M ERCI !