Meeting 2

aliran/ arus informasi

www.akurnews.com

Komunikasi dlm Organisasi ??

• Chester Barnard

komunikasi menduduki tempat sentral dalam organisasi karena struktur, keluasan dan ruang lingkup organisasi hampir semuanya ditentukan oleh teknik komunikasi.

• Komunikasi merupakan unsur

pengikat berbagai bagian yang saling bergantung dari sistemnya

www.akurnews.com

Golongan Komunikasi dlm Organisasi

• Lisan & Tertulis • Verbal & Non Verbal • Kom ke bawah,kom ke atas, kom ke

samping

• Kom formal dan informal www.akurnews.com

Lisan & Tertulis

Komunikasi Lisan +



cepat dan ada feedback langsung -



Mis interpretasi makna Komunikasi Tertulis +



tangible & dapat diverifikasi -



waktunya lebih lama & feedback kurang

www.akurnews.com

Verbal & Non Verbal

Verbal +



memberikan tekanan (arti) pada kata atau kalimat. Cth: intonasi suara,volume suara,aksen -



kurang memperlihatkan ekspresi seseorang Non Verbal +



mendukung komunikasi verbal dan menunjukkan ekspresi dari emosi & perasaaan cth : isyarat (gesture),ekspresi wjh,kontak mata, senyum -



salah persepsi dari bahasa tubuh/ ekspresi dapat mempengaruhi interpretasi pesan

www.akurnews.com

Kom ke bawah,kom ke atas, kom ke samping

Arah aliran Pesan

Prentice Hall Inc,2003 www.akurnews.com

Downward Lateral Upward

Perbandingan berdasar arah aliran

Jenis Kom ke bawah Kom ke atas Kom ke samping Aliran Fungsi Metode Media Dari tingkatan manajemen puncak ke manj. Menengah, manj.lebih rendah menuju ke karyawan operasional Dr wewenang yg lebih rendah ke lebih tinggi PT akan menyampaikan informasi yang tidak bersifat membujuk. ,factual, non kontroversial.Spt pengarahan, inspirasi, evaluasi Pertemuan tatap muka,pembicaraan lewat telephone,memo,intruksi tertulis Buku pedoman bagi kary,majalah, buletin,poster,papan pengumuman dll Untuk memperoleh informasi ttg kegiatan,keputusan & pelaksanaan pekerjaan kary pd tingkat lebih rendah Pertemuan tatap muka,percakapan dgn atasan secara informal melalui telepon, Laporan prestasi kerja,opini,keluhan,permo honan bantuan, survei

www.akurnews.com

serikat buruh, Tjd antara 2 pihakyg berada dlm tingkt hierarki wewenang yg sama(kom horizontal)/ antr 2 pihak pd tingkt yg berbeda yg tdk punya wewenang lgsung thd phk lain (kom diagonal) Mengikat org PT mjd kesatuan utuh,mengkoordinasikan & membantu memecahkan masalah Pertemuan tatap muka,pembicaraan lwt telepon,perintah kerja Formulir permohonan,surat tugas

Kom formal dan informal

Jenis Definisi Media Struktur Kom formal Informal Proses kom yg mengikuti jalur hubungan formal yg tergambar dlm susunan/ struktur organisasi (Miftah Thoha) Proses komunikasi dimana arus informasi sesuai dengan kepentingan& kehendak masing2 pribadi yg ada dlm organisasi tsb (Abdullah Masmuh) Prosedur kerja,instruksi,gagasan,u mpan balik mengenai pelaksanaan pekerjaan dr pimpinan lebih tinggi ke bawah Keinginan untuk menyampaikan informasi yg org lain dianggap belum tahu & motif untuk sosialisasi Ada 3 dimensi (Miftah Thoha) vertikal,horizontal,luar organisasi Grapevine (selentingan,gosip,desas desus)

www.akurnews.com

Kom satu arah dan kom dua arah

Jenis Kom satu arah Kom dua arah Keuntungan Penyampaian cepat,menghemat waktu& biaya Kerugian Menghilangkan kesempatan untuk mendapatkan penjelasan Contoh Ada informasi dan penjelasan lebih lanjut Lambat,memakan waktu,kurang efisien Dalam teknik promosi ;iklan atau personal selling

www.akurnews.com

Seminar bisnis, kuliah di kelas

Saluran & Media Komunikasi Dalam Organisasi

- Tertulis - Lisan

www.akurnews.com

Saluran & media tertulis

Kebawah tertulis



Deskripsi jabatan& pedoman prosedur kerja



Buku pedoman



Majalah/buletin PT



Memo&instruksi tertulis



Papan pengumuman



Laporan tahunan yg dipubslish



Surat dlm amplop/upah



Surat dikirim lgsung ke rmh karyawan Keatas tertulis

    

Kotak saran Program saran Grievance procedure Survey semangat kerja Mekanisme penyusunan anggaran Kesamping tertulis

 

Mekanisme penyusunan anggaran Memo antar departemen

www.akurnews.com

Saluran & media lisan

Kebawah lisan



Pembicaraan lewat telepon



Komunikasi tatap muka antar atasan dan bawahan



Panitia



Konferensi Keatas lisan

 

Wawancara PHK Kebijaksanaan pintu terbuka Kesamping lisan

  

Mekanisme penyusunan anggaran Panitia Konferensi

www.akurnews.com

Aliran informasi

Definisi : Suatu proses dinamik dimana dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap & berkesinambungan diciptakan, ditampilkan dan diinterpretasikan Aliran informasi tjd dlm 3 cara (Guetzkow) 1. Penyebaran pesan secara serentak 2. Penyebaran pesan secara berurutan 3. Penyebaran pesan secara serentak& berurutan

www.akurnews.com

Pola aliran informasi

Organisasi ;’komposisi sejumlah orang yang menduduki posisi/peranan tertentu’ Terjadi penukaran pesan Pertukaran pesan melalui jalur, Yang disebut pola aliran informasi atau jaringan komunikasi

www.akurnews.com

5 pokok pola aliran informasi

Lingkaran Roda Y

Klik : kelompok tertentu www.akurnews.com

Rantai Semua saluran

Peranan jaringan komunikasi

1. Opinion leader



Pimpinan informal dlm organisasi



OL melakukan fungsi kunci komunikasi dengan mempengaruhi pembentukan pendapat& perubahan sikap



Mereka dimintai pendapat&anggota mendengarkan mereka (Pace&Faules) 2. Gate Keepers



Individu yg mengontrol arus informasi diantara anggota organisasi



Berada di tengah jaringan& menyampaikan pesan dr satu orang kepada orang lain atau tidak menyampaikan informasi



Mereka punya kekuasaan memutuskan apakah informasi akan disampaikan kepada kelompok atau tidak (Pace&Faules)

www.akurnews.com

Lanjutan peran jaringan

3. Cosmopolites (kosmopolit)



Individu yg menghubungkan organisasi dengan lingkungannya



Memiliki kontak dengan sumber di luar organisasi & bertindak sebagai saluran bagi gagasan baru yg akan memasuki organisasi 4. Brigde (jembatan)



Anggota kelompok/ klik dlm suatu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya.



Sebagai citra sentral yg menyampaikan pesan & merupakan citra sentral dalam sistem komunikasi

www.akurnews.com

Lanjutan peran jaringan 5.

Liaison (penghubung)



Berperan sama dgn jembatan, tapi individu itu bukan anggota dari satu kelompok tetapi merupakan penghubung diantara satu kelompok dgn kelompok lain.

 

Dapat mempercepat atau memperlambat informasi Peranan penghubung harus diciptakan secara formal dlm suatu organisasi jika penghubung ini tidak terdapat secara informal 6. Isolate (penyendiri)



Anggota organisasi yg punya kontak minimal dengan orang lain dlm organisasi



Orang –orang ini menyembunyikan diri atau diasingkan oleh anggota yang lain

www.akurnews.com

Jaringan komunikasi dlm organisasi www.akurnews.com

Fungsi komunikasi dalam organisasi

1 .

Fungsi produksi &pengaturan

 Kom berhubungan dgn penyelesaian pekerjaan&membantu organisasi mencapai tujuan produksi adlh berorientasi pengaturan& produkasi

2. Fungsi pembaharuan

 Meliputi sistem saran,pekerjaan penelitian,riset,analisis pasar dll yg dapat digunakan sebagai tambahan informasi dlm pengambilan keputusan.

3. Fungsi pemasyarakatan/pemeliharaan

 Aktivitas komunikasi yang menyangkut harga diri anggota organisasi,imbalan&motivasi,moral dan hubungan antar pribadi www.akurnews.com

Fungsi lanjutan,,

4

. Fungsi tugas  Aktivitas komunikasi berkenaan dengan pelaksanaan tugas organisasi oleh anggotanya 5. Fungsi perintah  Komunikasi memperbolehkan anggotanya menafsirkan pesan,membicarakan, menerima atas suatu perintah.contohnya pengarahan dan umpan balik 6. Fungsi relasional  Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi menciptakan&mempertahankan bisnis produktif & hub personal dengan anggota organisasi yg lain 7. Fungsi manajemen ambigu  Komunikasi mengatasi ketidakjelasan/ambigu yg melekat dalam organisasi www.akurnews.com

Hambatan Komunikasi dlm Organisasi

1.

2.

3.

4.

Penyaringan (filtering)  Komunikasi yg dimanipulasikan untuk menyenangkan si penerima Persepsi selektif  Keadaan dimana penerima pesan melihat&mendengar atas dasar keperluan,motivasi,latarbelakang pengalaman&ciri ciri pribadi lainnya Perasaan  Perasaan ketika menerima informasi akan mempengaruhi cara dia menginterpretasikan pesan Bahasa  Kata –kata memiliki makna yang berbeda antara seseorang dengan orang lain www.akurnews.com

Strategi mengurangi hambatan

Menurut Down ada 4 cara; 1. Menetapkan lebih dari satu saluran komunikasi. Melalui :menggunakan sumber informasi di luar organisasi. & menciptakan bidang tanggungjawab yg tidak sama sehingga ada kompetisi dalam proses komunikasi 2. Menciptakan prosedur untuk mengimbangi distorsi/hambatan Pemimpin sebaiknya mengidentifikasi gangguan dr faktor personal&faktor organisasi sehingga dapat mengenal mana informasi yg lebih dekat pada yang asli

www.akurnews.com

Strategi,,lanjutan

3.Menghilangkan pengantara antara pembuat keputusan dengan pemberi informasi.

Dapat dilakukan dengan memelihara struktur organisasi yg mendatar/menggunakan strategi langsung 4. Mengembangkan pembuktian gangguan pesan.

Dilakukan dengan menciptakan sistem pesan yang tidak boleh mengubah arti pesan selama dalam pengiriman

www.akurnews.com

Selesai

www.akurnews.com