Transcript Séminaire Autorisation

Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Séminaire Autorisation
16 juin 2010
1
Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Sifac
Sommaire
Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie



Charge de travail / Planning
Retour d’expérience de L’EHESP
Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion
2
Sifac
Concept des autorisations dans SIFAC au niveau utilisateur
– L’objectif des autorisations dans SIFAC :
• Chaque utilisateur de SIFAC ne doit avoir que les accès nécessaires et
suffisants afin d’effectuer ses tâches quotidiennes, tout en protégeant les
données et les transactions d’une utilisation non souhaitée.
– Les autorisations sont gérées via des rôles.
– Mise en œuvre des autorisations dans SIFAC
• Chaque utilisateur a un accès au système SAP
• Aucune autorisation par défaut (droit de ne rien faire).
• SIFAC permet de définir des droits d’accès différents pour chaque
utilisateur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Introduction
3
Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Sifac
Sommaire
Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie



Charge de travail / Planning
Retour d’expérience de L’EHESP
Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion
4
Sifac
Différents types de rôles
–
–
–
–
Rôles simples
Rôles composites
Rôles souches
Rôles dérivés
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Les différents types de rôles
5
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Les différents types de rôles
Rôle simple
Un rôle simple comprend un ensemble
de transactions et d’objets
d’autorisations nécessaires pour le bon
fonctionnement des activités définies pour
ce rôle.
La liste des transactions associées va
permettre de délimiter un périmètre
fonctionnel pour un rôle donné.
La liste des objets d’autorisations va
permettre, pour une transaction, de
délimiter un périmètre
organisationnel (centre financier,
centre de coût…).
La liste des objets d’autorisations
dépend des transactions du rôle.
Rôle Simple
Transaction 1
Ex : ME23N
Transaction 2
Ex : ME21N
Objet Autorisation 1
Ctrl société
Valeurs autorisées
Z100, Z200..
Objet Autorisation 2
Ctrl centre financier
Valeurs autorisées
901*
Objet Autorisation 3
Groupe Acheteur.
Valeurs autorisées
Z01 / Z02 / Z03
6
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Les différents types de rôles
Rôle composite
 C’est un regroupement de plusieurs
rôles simples (comparable à un
dossier ou une enveloppe). L’utilisateur qui reçoit le rôle composite se voit attribuer
les droits cumulés des 3 rôles simples dans l’exemple.
 Dans le cadre de SIFAC, les rôles composites ont été créés par profil métier
(Agent comptable, gestionnaire CR …).
 Exemples de Rôles composites SIFAC : on peut voir que le rôle composite
SIFAC_AGENT_COMPTABLE_HMAND_O2 est composé de 3 rôles simples
SIFAC_AGENT_COMPTABLE_HMAND_02 (Agent Comptable)
SIFAC_AGENT_COMPTABLE_CPT
SIFAC_AGENT_COMPTABLE_BUD
SIFAC_AGENT_COMPTABLE_CPT_O2
FB01
FMKFR01
MR8M
FB02
FMRP_RW…
MIRO
Société
Périmètre financier
Société
Centre financier
Centre financier
Périmètre financier
Périmètre financier
7
Sifac

Les différents types de rôles
Rôles souches
rôles simples et composites
propres à SIFAC livrés avec la souche. Ils ont
Sifac
été conçus par l’équipe projet SIFAC.
 Pour tous les rôles souches, seul le
transactions). Les valeurs des objets
d’autorisations permettant du périmètre
organisationnel (société, cf..) ont été initialisées
à ‘*’ ce qui signifie qu’il n’y a aucune restriction.
 Les rôles souches sont identifiables par leurs
noms, ils commencent tous par SIFAC_ …..
 Si on applique un rôle souche « Gestionnaire
CR » tel quel à un utilisateur, cela veut donc dire
que cet utilisateur ne pourra accéder qu’à
certaines transactions (ex : création de
commandes) mais il pourra créer des commandes
sur tous les niveaux organisationnels (toutes
sociétés, tous les centres financiers…).
 Exemple de rôles souche :
transactions
périmètre fonctionnel est géré (liste des
SIFAC_GESTIONNAIRE_AGENT_MIS
PRMS – Afficher les données
de base du personnel
ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS –
Transformation des agents en fournisseur
objets
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
 Ce sont tous les
Société
Valeurs autorisées
*
SIFAC_GESTIONNAIRE_AGENT_MIS
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Rôle dérivé
Rôle souche :
objets transactions
FB01
Valeur de l’objet
SOCIETE
Z12_SIFAC_AGENT_COMPTA_CPT_Z100
FB01
SOCIETE
*
Dérivation
Rôles dérivés
transactions
organisationnel d’un rôle, il est
nécessaire de dériver un rôle
souche. Ce nouveau rôle appelé
rôle dérivé va alors hériter
automatiquement du périmètre
fonctionnel (liste des transactions
autorisées) du rôle souche.
 Sur ce rôle dérivé, on va alors
gérer le périmètre
organisationnel, ce qui revient à
affecter des valeurs aux objets
d’autorisation.
 Intérêt de la dérivation : il n’est
pas possible de rajouter des
transactions dans des rôles
dérivés. Ainsi il n’y a pas d’écart
fonctionnel possible entre le rôle
souche et le ou les rôles dérivés.
 Seuls les rôles simples peuvent
être dérivés.
objets
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
 Pour gérer le périmètre
SIFAC_AGENT_COMPTABLE_CPT
Z12_SIFAC_AGENT_COMPTA_CPT_Z200
transactions

Les différents types de rôles
Z100
Valeur de l’objet
Autorisation de créer une pièce comptable sur la
société Z100
objets
Sifac
FB01
SOCIETE
Z200
Autorisation de créer une pièce comptable sur la
société Z200
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Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Les différents types de rôles
Affectation aux utilisateurs
 Une fois que les
Role Souche 1
Role Souche 2
*
rôles
souches ont été
dérivés, on peut alors
les affecter aux
utilisateurs.
Rôle dérivé 1
Rôle dérivé 2
Rôle dérivé 3
*
Rôle dérivé 4
Rôle dérivé 5
 Le travail de dérivation
à partir des rôles
souches ainsi que
l’affectation aux
utilisateurs sera à la
charge de
l’établissement.
Z1
Z2
Z3
Z100
Z200
Utilisateurs
10
SYNTHESE : Les différents types de rôles
Sifac
Sifac
FB01
*
SOCIETE
Dérivation
À la charge de l’établissement
•Gestion du périmètre
organisationnel sur les rôles
dérivés
Rôles dérivés
FB01
SOCIETE
Z300
(ex : rôle technique)
•Seul le périmètre fonctionnel
est géré (transactions).
•Le périmètre organisationnel
(objets autorisation) est
renseigné à *
Cas exceptionnel
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Rôles souches
Affectation
À la charge de l’établissement
•Affectation des rôles aux
utilisateurs (relation n/n)
Utilisateurs
Il n’y a pas de dérivation des rôles composites (enveloppes), il suffit de copier ou recréer une
rôle composite avec le nom adéquat si pour plus de lisibilité les rôles dérivés doivent être regroupés
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Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Sifac
Sommaire
Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie



Charge de travail / Planning
Retour d’expérience de L’EHESP
Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion
12
Sifac
Présentation des autorisations livrées avec SIFAC
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Généralités sur les rôles souches :

Une centaine de rôles souches ont été conçus par le groupe projet et enrichis au fur et à mesure des vagues de
déploiement.

Ils ont fait l’objet de réflexion durant les ateliers pour s’adapter le mieux possible aux organisations des universités.

Certains rôles souches dépendent du choix de la modélisation (Service fait valorisé ou Service fait non valorisé).

Toutes les informations sur les rôles souches se trouvent sur l’espace SIFAC dans :
Partage de fichier / Documentation SIFAC/02_Technique/05_Gestion_des_Autorisations/03_Matrices_souche
A / Les rôles souches ont été classés par profil métier (ex : Agent comptable) dans un fichier Excel « liste des rôles »
SIFAC-DCD-GDA-Annexe-Liste-des-roles-V1.20xls.
B / Un classement complémentaire a été fait de manière détaillée par domaine (ex : dépense). Chaque domaine est
détaillée comme ci-dessous.
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-BUD-v1.15.xls (Budget)
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-CPA-v1.12.xls (Compta Analytique)
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-CPT-v1.18.xls (Compta )
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-CPT-Regie-v1.0.xls (Régie)
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-DEP-v1.20.xls (Dépense)
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-MIS-v1.20.xls (Mission)
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-REC-v1.13.xls (Recette)
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-STA-v1.2.xls (Stage)
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-TECH-v1.8.xls (Technique)
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Sifac
Présentation des autorisations livrées avec SIFAC
A / Matrice liste des rôles souches : explication
Profil métier
Profil métier
selon options
Le rôle concerne le domaine
indiqué par une croix
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Classement par profil métier (sifac-DCD-GDA-annexe-liste des roles-v1.20.xls)
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Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
B/
Présentation des autorisations livrées avec SIFAC
Les Matrices détaillées : explications
– Les matrices détaillées répertorient les rôles par domaine (ex : dépense), et liste les
transactions affectées à chaque rôle.
– La matrice (dépense DCD-GDA-MatriceDEP-v1.20.xls) permet de faire un lien entre les
transactions (dépense), et le ou les rôles souches dans lesquels on retrouve ces
transactions.
Tâche
Tâche
détaillée
Cette transaction est
présente dans ce rôle simple
15
Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Sifac
Sommaire
Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie



Charge de travail / Planning
Retour d’expérience de L’EHESP
Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion
16
Sifac
Méthodologie pour mettre en place les rôles

Définir les tâches et les profils métiers
1 / Récupérer l’existant dans Nabuco (ou dans votre logiciel de gestion comptable) et votre
éventuelle organisation pensée, c’est-à-dire la liste des profils métiers avec leurs tâches.
2 / Comparer votre projet de profils métiers et de tâches associées avec les matrices des rôles
souches afin de déterminer les rôles les plus proches de votre organisation. Cette
comparaison doit être faite par des utilisateurs (de type correspondant fonctionnel) qui ont
suivi l’intégralité des formations SIFAC. L’objectif est d’utiliser le maximum de rôles
souches.
3 / Si pour un profil métier aucun rôle simple de la souche ne peut convenir, il sera nécessaire de
créer un rôle spécifique non maintenu par l’AMUE (le rôle spécifique sera vu cet après-midi).
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Les différentes étapes fonctionnelles (sur papier)
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Sifac
Méthodologie pour mettre en place les rôles
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Synthèse de la méthodologie de mise en place des Autorisations
Organisation
actuelle
(produit GFC)
Choix d’organisation
provisoire
Choix de flux
Rôles souches +
Formations SIFAC
Couverture fonctionnel SIFAC (modules)
Stratégie d’établissement (centralisation…)
Organisation
d’Etablissement
Autorisations
Rôles souches
Rôles spécifiques
Conduite du
changement
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Sifac
Préparation du fichier d’aide à la saisie des rôles
Nous mettons à disposition un exemple de fichier d’aide à la saisie des
rôles. Ce fichier peut être remanié, amélioré en fonction de vos
préférences. SIFAC-NOT-GDA-Fichier préparatoire à la dérivation des
rôles-V1.0.xls
L’objectif de ce fichier est de faire un lien entre le nom des rôles souche
utilisés, les noms des rôles dérivés associés , la liste des objets
organisationnels remplies et les utilisateurs rattachés.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Méthodologie pour mettre en place les rôles
19
Méthodologie pour mettre en place les rôles

La partie objet d’autorisation est la plus difficile à remplir. Elle nécessite d’avoir une
vue globale de SIFAC. La liste des objets organisationnels par rôle souche est
disponible sur l’espace SIFAC dans Partage de fichier / Documentation
SIFAC/02_Technique/05_Gestion_des_Autorisations/03_Matrices_souche
liste_objets_orga_par_role_souche.xls

L’AMUE conseille de ne gérer que les objets de niveau organisationnel.
Pour remplir ces objets de niveau organisationnel par profils métiers, vous devez :
- mettre des « * » sur les objets que vous ne souhaitez pas gérer
- mettre vos valeurs sur les objets sur lesquels vous souhaitez avoir un
contrôle d’autorisation.
*
NB : l’astérisque signifie qu’on accepte toutes les valeurs sur ces objets, donc le
contrôle autorisation sera toujours « ok ».
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Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
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Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Sifac
Sommaire
Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie



Charge de travail / Planning
Retour d’expérience de L’EHESP
Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion
21
Sifac
Charge de travail / Planning
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La charge de travail se décompose en 4 parties :
- Réflexion sur les rôles. Cette réflexion dépend de la taille du site.
Prévoir minimum 10 jours pour le groupe de travail (groupe de travail composé de 3
personnes)
- Préparation du fichier d’aide à la saisie. Prévoir 5 jours/h
- Saisie des rôles en préprod dans SIFAC à partir du fichier d’aide à la saisie. La mise en
œuvre dépend de la taille du site mais prévoir minimum 15 jours/h.
- Test des rôles, puis transport en Prod.
Compétences exigées :
- Chef de projet, responsable fonctionnel (qui a une vue transverse, bonne connaissance
de tous les modules), technico fonctionnel, et technique pour la mise en œuvre dans SIFAC
et les corrections suite aux tests.
Planning :
Réflexion sur les rôles : à partir de juillet
Préparation du fichier d’aide à la saisie : septembre et octobre
Saisie des rôles dans SIFAC : terminée au plus tard fin novembre
Tests sur les rôles : décembre
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Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Sifac
Sommaire
Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie

Charge de travail / Planning

Retour d’expérience de L’EHESP

Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion
23
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Retour d’expérience de L’EHESP : Projet
Rappel historique du choix et de son contexte :
– Loi relative à la politique de Santé Publique 2004-806 et décrets
2006-1546 et du 1er janvier 2008 : l’ENSP, EPA devient l’EHESP
un EPSCP « grand établissement »
– la M9.3 remplace la M9.1
– acculturation nécessaire au monde de l’enseignement supérieur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Retour d’expérience de L’EHESP : Réorganisation
Mise en place de Centres de Responsabilités (11 CR) avec
déconcentration de la gestion et redéploiement de
personnels et de tâches de la Direction Administrative
Financière et Juridique (DAFJ)
Mise en place d'un service facturier au sein de l’agence
comptable
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Retour d’expérience de L’EHESP : Organisation projet

Le choix a été fait que tous les membres de l’équipe fonctionnelle
suivent l’intégralité des formations AMUE. Ils ont ensuite construits des
supports et donné les formations aux utilisateurs en interne.

L’administrateur fonctionnel arrivé en octobre a suivi toutes les
formations en interne.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Retour d’expérience de L’EHESP : Ressources Humaines
Réorganisations induites (mobilités internes et « jeu à somme nulle ») :
– mise en place des gestionnaires de CR
– mise en place du service facturier
– redéploiement de tâches DAFJ (service des déplacements) vers
assistantes
Point de vigilance : la compétence métier
Sifac
Retour d’expérience de L’EHESP :
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La gestion des autorisations sous l’angle fonctionnel
A l’EHESP ce travail s’est déroulé en 3 phases :
 Phase 1 : essai de construction de rôles utilisateurs à partir des fiches
de postes et des matrices de rôles souches => Echec
 Phase 2 : changement de méthode, la base de travail devient les
formations.
 Phase 3 : la dérivation
Sifac
Retour d’expérience de L’EHESP :
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La gestion des autorisations sous l’angle fonctionnel
1 - Construction des rôles à partir des fiches de poste
Base de travail : Fiches de postes et rôles souches
Réalisation : Ex. avec un poste d’assistante dont une tâche consiste à
l’Exécution des missions (achat des titres de transport, l’établissement
des ordres de missions et le calcul des états liquidatifs).
Recherche des transactions utiles à l’achat dans les rôles souches de
la matrice DEP.
Sifac
Retour d’expérience de L’EHESP :
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La gestion des autorisations sous l’angle fonctionnel
Tentative de repérer les transactions utiles tout en excluant bien celles
qui ne doivent être attribuées à ce profil.
Résultat : échec. Beaucoup de transactions et de rôles souches
proposés. Difficulté à cerner les besoins amplifiée par le manque de
connaissance de l’outil.
Sifac
Retour d’expérience de L’EHESP :
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La gestion des autorisations sous l’angle fonctionnel
2 - Construction des rôles à partir des formations
Base de travail : supports de cours de l’EHESP et rôles souches
Réalisation : A partir des supports de cours de l’école, établissement de la
liste des transactions utiles. Dans notre exemple dans la formation
MISSIONS, la 1ère partie concerne l’achat du titre de transport.
Dans la matrice DEP on cherche le meilleur compromis en écartant les
transactions qui ne doivent absolument pas être utilisées pour ce profil
d’utilisateur.
Sifac
Retour d’expérience de L’EHESP :
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La gestion des autorisations sous l’angle fonctionnel
Résultat : obtention d’un profil par thème de formation.
Ce profil est un rôle composite contenant plusieurs rôles souches
AMUE.
Chaque utilisateur a ensuite un certain nombre de rôles composites
d’attribuer. Ex. Technique (commun à tous), Dépenses, Budget…
Sifac
Retour d’expérience de L’EHESP :
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La gestion des autorisations sous l’angle fonctionnel


Concernant notre exemple du profil mission, nous avons les mêmes
rôles que l’AMUE dans la matrice DEP mais un rôle souche différent
dans la matrice MIS car nous avions besoin de la transaction
permettant de pouvoir éditer l’état liquidatif (PRF0).
Notre profil mission est donc le suivant :
Sifac
Retour d’expérience de L’EHESP :
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La gestion des autorisations sous l’angle fonctionnel
3 – La dérivation des rôles
Nous avons fait le choix de démarrer au 1er janvier avec des rôles définis
non dérivés afin de ne pas donner des droits étendus à tous les
utilisateurs et ainsi respecter la séparation ordonnateur/comptable.
De plus, nous voulions être sûrs que les rôles soient figés avant de les
dériver.
Le travail de dérivation est en cours actuellement. Pas de difficultés
rencontrées, seul le manque de temps est un frein.
Sifac
Retour d’expérience de L’EHESP :
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La gestion des autorisations sous l’angle fonctionnel
La préparation du travail du côté fonctionnel se fait de la façon
suivante :
 Listing de tous les rôles souches utilisés aujourd’hui et des
rôles composites EHESP liés.
 Listing de tous les objets organisationnels de ces rôles.
 Classement des rôles organisationnels par couleur : gris,
vert, orange et jaune.
Sifac
Retour d’expérience de L’EHESP :
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La gestion des autorisations sous l’angle fonctionnel
–
–
–
–
Gris : RAS
Vert : non pris en charge dans SIFAC (standard SAP)
Orange : dérivé de façon commune à tous les utilisateurs
Jaune : dérivé mais pouvant avoir des valeurs différentes d’un
utilisateur à l’autre.
Ce premier travail fait ressortir un classement : les rôles « simples » qui
sont prêts et les rôles « complexes » qui auront plus de valeurs
possibles pour certains objets.
Sifac
Retour d’expérience technique



Se former et s’informer
Cadrage du projet
Mise en œuvre technique du projet autorisation
- Plateforme mise à disposition
- Gérer le périmètre fonctionnel pour le démarrage de SIFAC au
1er Janvier 2010
- Gérer le périmètre organisationnel (en cours de réalisation)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
sur la mise en œuvre des autorisations à l’EHESP
37
Sifac
Retour d’expérience technique
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
sur la mise en œuvre des autorisations à l’EHESP
Se former et s’informer …

Avoir une vision concrète de la mise en œuvre des autorisations au sein de l’établissement

Il est indispensable de s'imprégner du fonctionnement des outils mis à notre disposition dans SAP pour
mesurer toute la dimension du projet : définition des orientations à prendre, implication de l’équipe
fonctionnelle, assistance cellule autorisations
–
–
–
–
–
Formation technique SIFAC : Mars 2009
Séminaire Autorisation SIFAC : Juin 2009
Atelier automatisation des autorisations (SECATT) : Septembre 2009
Documentation espace SIFAC
Forum SIFAC
– Veille techno
38
Sifac
Retour d’expérience technique
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
sur la mise en œuvre des autorisations à l’EHESP

Cadrage du projet …

Le projet « autorisations » a été confié au responsable fonctionnel SIFAC
Constitution d’une équipe dédiée mixte (fonctionnelle et technique)
– Responsable fonctionnelle SIFAC
– Correspondant technique SIFAC
– Gestionnaire de l’application comptable au sein du service informatique (également correspondant
fonctionnel SIFAC)


Contraintes imposés par l’équipe technique SIFAC pour débuter le projet :
– Décision de ne pas créer de rôle spécifique
– Décision de n’affecter que des rôles composites aux utilisateurs à l’exception des rôles de validation
SIFAC_VALID_COMM_ACH_Zx
39
Sifac
Retour d’expérience technique

La définition des autorisations relève du responsable fonctionnel
- Préparation de l'organisation future : organisation, procédures, profils de poste, formations
- Croisement des fiches de postes SIFAC recensés avec les rôles souches de l'AMUE
- Définition d’une matrice précisant pour chaque rôle les niveaux organisationnels à gérer

Décision de gérer le projet Autorisations en 2 étapes :
1 / Gestion du seul périmètre fonctionnel lors de la mise en œuvre de SIFAC au 01/01/2010
 Création de rôles composites EHESP basés uniquement sur des rôles « souche »
2 / Gestion du périmètre organisationnel après validation de la 1ère étape (2 mois)
 Dérivation des rôles ayant été validés à l’issue de la 1ère étape
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
sur la mise en œuvre des autorisations à l’EHESP
40
Sifac
Retour d’expérience technique
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
sur la mise en œuvre des autorisations à l’EHESP
Mise en œuvre du projet autorisation …
1 / Plateforme mise à disposition :
- Création d’un mandant 340 en pré-production dédié à la mise en œuvre des autorisations
- Création d’un mandant 365 en pré-production dédié aux tests utilisateurs
- Mandant 500 de production
Les autorisations sont mises au point sur le mandant 340 par le service informatique.
Les rôles et profils d’autorisations associés sont alors transportés dans le mandant 365 (via la transaction
SCC1) pour y être testé par l’équipe fonctionnelle, puis transportés dans le mandant 500 de production (via
la transaction STMS).
Les affectations utilisateurs du rôle ne sont pas transportés dans le cible système cible mais
renseignées manuellement ou par script.
41
Sifac
Retour d’expérience technique
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
sur la mise en œuvre des autorisations à l’EHESP
Mise en œuvre du projet autorisation …
2 / Gérer le périmètre fonctionnel pour le démarrage de SIFAC au 1er Janvier 2010





Des rôles composites ont été créés manuellement pour chaque formation utilisateur dispensée à l’EHESP :
Gestion des Tiers, Suivi du Budget, Gestion des marchés, Gestion des dépenses, Gestion des
conventions, Comptabilité générale, Gestion des recettes, Gestion des missions, Gestion des factures
fournisseurs
Un rôle composite supplémentaire a été créé pour attribuer aux utilisateurs quelques transactions
techniques utiles
Ces rôles composites ont été créés sur la base de rôles « souche » fournis par l’équipe fonctionnelle (et
décrits dans le document matrice)
Les rôles ainsi créés ont été affectés ponctuellement aux utilisateurs conformément aux feuilles
d’émargement (fournies par la DRH) issues des formations SIFAC dispensées au sein de l’établissement
Cette configuration est provisoire : le but est de valider la pertinence des rôles attribués aux utilisateurs
avant de dériver les rôles SIFAC sur nos centres financiers et groupes d’acheteur.
42
Sifac
Retour d’expérience technique
Le tableau ci-dessous synthétise la configuration de démarrage des rôles EHESP :
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
sur la mise en œuvre des autorisations à l’EHESP
43
Sifac
Retour d’expérience technique
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
sur la mise en œuvre des autorisations à l’EHESP
44
Sifac
Retour d’expérience technique
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
sur la mise en œuvre des autorisations à l’EHESP
Quelques constats :
-Cette phase ne requiert que très peu de temps sur le plan purement technique
- Peu de réajustement dans les rôles gérés :
Ajout du rôle SIFAC_CONSULT_COMPTA_ANA_CPA au rôle composite Gestion des conventions
Ajout du rôle SIFAC_VENDEUR_FACT_REC_O2 au rôle composite Gestion des Recettes
-Certains utilisateurs non dotés du rôle « Gestion des tiers » nous ont fait part de leur souhait de bénéficier d’un
module consultation des tiers (clients (XD03), fournisseurs (XK03))  Nous avons décliné ces rôles dans une
version consultation (copie de rôle et modification des activités)
- Un rôle nommé « Toutes les transactions utilisateurs » a été créé pour :
La gestion des formations utilisateurs SIFAC (comptes utilisateurs génériques)
Suppléer le cas échéant les autorisations mise en place au démarrage de SIFAC
- La demande de dérivation des rôles souche sur les centres financiers n’a pas été vécue comme une priorité
essentielle au démarrage de SIFAC par l’équipe fonctionnelle.
- En revanche, la modification du montant correspondant au seuil de validation des commandes (20K€  4K€) a
précipité la demande de dérivation de nos rôles.
Cette modification de paramétrage a nécessité par ailleurs de reconsidérer la population dotée du rôle
SIFAC_VALID_COMM_ACH_Z2
45
Sifac
Retour d’expérience technique
sur la mise en œuvre des autorisations à l’EHESP
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Gérer le périmètre organisationnel (en cours de réalisation)
Le travail de l’équipe technique a commencé par se réapproprier le document de dérivation rédigé par l’équipe
fonctionnel (document matrice)
Critères de dérivation EHESP :
1er niveau de dérivation : valeur identique sur les objets d’autorisation suivants …
 Société, Organisation d’achat, Périmètre financier, Périmètre analytique, Organisation
commerciale, Canal de distribution
2ème niveau de dérivation : valeur distincte sur les objets d’autorisation suivants …
 Centre financier : 17 CF à l’EHESP (+1 CF fictif regroupant tous les CF)
 Groupes d’acheteur : 2 GA à l’EHESP (Z02, Z03)
Nous avons pris le parti de dériver systématiquement les rôles souche gérant le niveau CF sur l’ensemble de nos CF
et non pas à la demande pour tel ou tel CF en fonction des besoins, à l’exclusion toutefois des rôles exclusivement
réservé à l’agence comptable et au service facturier.
Remarque : l’équipe fonctionnelle réfléchit déjà sur l’intérêt d’ajouter de nouveaux critères de dérivation : centres de
coût, agences commerciales et division.
- Les rôles dérivés seront regroupés dans des rôles composites, lesquels seront affectés aux utilisateurs sur la base
des informations transmises par l’équipe fonctionnelle.
- Sur la base de ces critères, vont devoir être créés en pré-production :
environ 350 rôles simples par dérivation de rôles souche
environ 200 rôles composites
46
Sifac
Retour d’expérience technique
sur la mise en œuvre des autorisations à l’EHESP
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Mise en œuvre du projet autorisation …
Compte tenu du nombre de rôles à créer, nous avons fait le choix d’utiliser un outil (ECATT) permettant
d’automatiser la création de ces rôles et accessible via la transaction SECATT
Cet outil a été utilisé pour :
- Créer les rôles dérivés
 1 script par rôle dérivable
- Créer les rôles composites
 1 script pour créer les entêtes de rôle
 1 script pour ajouter des rôles simples à 1 rôle composite
- Affecter les utilisateurs à 1 rôle composite  1 script
Il faut y ajouter les scripts de suppression des objets créés
Le travail de dérivation s’appuie au préalable sur des éléments de normalisation :
Codification des rôles SIFAC
Définition d’une nomenclature des rôles EHESP motivé par :
 la contrainte des noms de rôle (30 caractère max)
 la volonté de retrouver aisément un rôle
 le souci de faciliter le transport des rôles (sélection multiple de rôles)
Exemple :
Z41-D-GCRMIS-110 : Dérivation de SIFAC_GESTIONNAIRE_CR_MIS avec CF=110
Z41-D-DACHD-110-Z02 : Dérivation de SIFAC_DEMANDEUR_ACHAT_DEP avec CF=110 et GA=Z02
47
Sifac
Retour d’expérience technique
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
sur la mise en œuvre des autorisations à l’EHESP
Définition d’une nomenclature des scripts ECATT
Exemple :
Script de test : Z41_ST_GCRMIS, Z41_ST_DACHD, …
Configuration de test : Z41_CT_GCRMIS, Z41_CT_DACHD, …
Fichier de dérivation : Z41_DERIVATION_GCRMIS, Z41_DERIVATION_DACHD, …
Très schématiquement, le travail d’automatisation consiste à :
Enregistrer les différentes étapes de la création d’un rôle avec un exemple concret
Reprendre les enchainements d’écrans et substituer les données réelles par des variables
Rejouer ce modèle autant de fois que nécessaire en alimentant les zones variables par des données renseignées au
préalable dans un fichier formaté Excel
Si ce scénario semble relativement simple, ECATT reste néanmoins un outil complexe :
 Nous l’avons utilisé simplement tel que décrit dans la documentation AMUE
 Nous aurions certainement pu optimiser certain traitement par l’utilisation des variantes
 Nous avons surtout cherché à faire fonctionner nos scripts :
Enchainement d’écrans pas toujours compréhensible
Erreurs fréquentes qui nous ont obligées de rejouer le dynpro dans le simulateur
Warning récurrent (Simulateur de dynpro : mauvais code d’identification)
48
Sifac
Retour d’expérience technique
sur la mise en œuvre des autorisations à l’EHESP
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Validation des automatisations
Génération des OT pour le transport des rôles créés sur le mandant 340 :
Transport des rôles composites
Intégration automatique des rôles individuels
Intégration automatique des profils
Nous avons choisi de ne pas transporter les affectations aux utilisateurs
Les OT ainsi créés sont libérés (SE10) et transportés sur le mandant 365 (SCC1)
Les affectations à quelques utilisateurs tests sont alors gérées manuellement
L’équipe fonctionnelle est sollicitée pour valider la pertinence des autorisations :
Exemple :
Saisie d’une dépense sur un CF non autorisé
Saisie d’une dépense sur un CF autorisé pour un montant validé automatiquement
Saisie d’une dépense sur un CF autorisé pour un montant à faire valider par le groupe d’acheteur supérieur
Les OT sont alors transportés sur le mandant de production
Les affectations aux utilisateurs sont alors mises en œuvre sur la base d’un script ECATT qui s’appuie sur plusieurs
fichiers de données constitués par l’équipe fonctionnel
49
Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Sifac
Sommaire
Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie

Charge de travail / Planning

Retour d’expérience de L’EHESP

Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion
50
Sifac
Retour d’expérience des 4 établissements de Montpellier
(Delphine Garandeau-Bodiment & Christine Guy)
I - Le contexte et les choix effectués
II - La mise en place
III - Les moyens mis en œuvre
IV - Les problèmes rencontrés
V - Recommandations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Retour d’expérience des établissements de Montpellier
51



I. Le contexte et les choix effectués
CIGIM, Centre Informatique de Gestion Inter-Universitaire de Montpellier
Gestion des applications financières, comptables et de paie de 4 établissements
 Université Montpellier 1, RCE depuis 1er janvier 2009
 Université Montpellier 2 , RCE depuis 1er janvier 2010
 Université Montpellier 3
 Ecole de Chimie (ENSCM)
Choix commun de ces 4 établissements de passer à SIFAC au 1er janvier 2010.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
52
Sifac
II. La mise en place
1. Etude préalable des impacts “métiers” et “organisationnels”
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Avant de commencer la gestion des autorisations, il convient :
− D'avoir une bonne connaissance de l'organisation de l'établissement, notamment
dans le cas de modifications structurelles et/ou fonctionnelles importantes
− D’avoir une bonne connaissance de l’outil SIFAC
− De définir les profils “métier” sous l’angle fonctionnel (Qui? Quoi? Comment?
Champs d’action? Champs de compétences?)
• Revoir les profils “métiers” pré-existants sous Nabuco
• Définir les profils des “nouveaux métiers”
UM1 (7 composantes, 2 instituts, multi-sites, NABuCo très centralisé) : une étude des
impacts métiers a été réalisée (AMOA) au préalable.
A la suite de cette étude et du scénario de déploiement de SIFAC validé par le comité
de pilotage, les différents profils UM1et utilisateurs associés Sifac ont été recensés
(11 profils pour 76 utilisateurs / 228 centres financiers)
Choix de professionnaliser les futurs utilisateurs de SIFAC
53
Sifac

II. La mise en place
2.Procédure de mise en place
Etude de la liste des rôles souches et les matrices fournies par l’AMUE
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
− SIFAC-DCD-GDA-Annexe-Liste_des_rôles.xls
− SIFAC-DCD-GDA-Matrice_XXXXX.xls
Fichiers très techniques
=> Nécessité d’une bonne coordination entre techniciens et fonctionnels et d’une
implication forte de ces acteurs dans ce projet

Mappage des rôles AMUE aux profils Sifac de l’établissement, avec le choix
contraignant de ne pas créer de rôles spécifiques (recommandations AMUE)
La liste des rôles composites de l’AMUE n’a pas été utilisée.
Base de travail : uniquement les rôles simples AMUE regroupés ensuite dans des
rôles composites UM1.
Principe de n’affecter que des rôles composites aux utilisateurs.
54
Sifac
II. La mise en place
2. Procédure de mise en place
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Affectation des rôles aux utilisateurs
– Principe de la dérivation : affectation des données organisationnelles (société,
agence commerciale, centre financier …)
– Le principal critère de dérivation à Montpellier a été le centre financier (CF).
• Rôle donnant accès à tous les CF de l’établissement
• Rôle donnant accès à tous les CF d’une composante
• Rôle donnant accès à un ou plusieurs CF
Nécessité forte d’avoir un fichier “maison” unique (fichier d’échanges entre les
fonctionnels et le CIGIM):
– listant pour chaque profil SIFAC la liste des rôles AMUE,
– facilement utilisable,
– rassemblant toutes les informations nécessaires à la saisie des autorisations
dans SIFAC.
55
Sifac
II. La mise en place
Dans ce fichier, on retrouve plusieurs onglets :
- 1 onglet « Informations obligatoires »
- 1 onglet par profil Sifac de l’établissement
- 1 onglet « Synthèse »
Onglet « Informations obligatoires » : Il liste tous les utilisateurs et pour chacun
d’eux les informations nécessaires à leur login dans Sifac (données administratives,
groupe d’acheteurs, affectation de rôles techniques)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
3. Aide à la saisie : fichier “maison”
56
Sifac
II. La mise en place
Onglet «Profil » : Il y en a autant que de profils Sifac dans l’établissement.
Il liste pour chaque profil :
- l’ensemble des rôles simple AMUE le composant,
- les utilisateurs associés avec leurs données organisationnelles propres
(centre financier) et le nom du rôle composite associé.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
3. Aide à la saisie : fichier “maison”
57
Sifac
II. La mise en place
Onglet «Synthèse » : Il liste pour chaque utilisateur l’ensemble des rôles
composites attribués => vision synthétique des utilisateurs SIFAC et de leurs rôles
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
3. Aide à la saisie : fichier “maison”
58
Sifac
II. La mise en place
4. Nommage des rôles
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Nommage d’un rôle simple dérivé :
– Zn : identification de l’établissement (n = 1, 2, 3, 4 pour l’UM1, 2, 3, ENSCM)
– Nom du rôle simple souche sans ‘SIFAC’ :
SIFAC_CONSULT_DEPENSE devient CONSULT_DEPENSE
– Niveau d’organisation principal, le CF : 101
 Exemple : Z1_CONSULT_DEPENSE_101
NB : Nos rôles portent dans leur code une référence directe au rôle souche SIFAC, ce qui
permet par exemple de retrouver tous les rôles dérivés d’un rôle souche SIFAC

Nommage d’un rôle composite :
– Zn_SIFAC : identification de l’établissement suivi de ‘SIFAC’
– Profil : Service Facturier, Gestionnaire Laboratoire/Sce, Cellule Tiers, …
– Niveau d’organisation principal, le CF : 100
 Exemple : Z1_SIFAC_GEST_SCE_100
59
Sifac
II. La mise en place
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
5. Quelques chiffres
Nb CF : 228
Nb CF : 281
Nb CF : 32
Nb CF : 194
Démarrage au 1er/01/2010
Aujourd’hui
Nb utilisateurs
76
97
Nb de rôles composites
41
53
Nb de rôles simples dérivés
173
204
Nb utilisateurs
122
274
Nb de rôles composites
71
172
Nb de rôles simples dérivés
432
1154
Nb utilisateurs
19
22
Nb de rôles composites
20
22
Nb de rôles simples dérivés
178
182
Nb utilisateurs
61
67
Nb de rôles composites
24
25
Nb de rôles simples dérivés
170
198
TOTAL Nb utilisateurs
278
460
Depuis le démarrage, les rôles consultations, PI ont été créés.
60
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

III. Les moyens humains mis en œuvre
1 fonctionnel par établissement chargé de :
– Affecter des autorisations à chaque utilisateur (avis des responsables de service concerné)
– Saisir dans le fichier intermédiaire
– Recenser les utilisateurs
Nb : il s’agit d’une personne ayant une vision transversale de l’établissement (chef de projet ou
autre)

2 technico-fonctionnels (CIGIM) chargés de :
–
–
–
–
–

Elaborer le fichier “maison” des autorisations
Créer et dériver les rôles
Conseiller les fonctionnels
Créer les utilisateurs
Saisir les autorisations manuellement
1 technique (CIGIM) chargé de :
– Créer et lancer l’automatisation, affiner les objets organisationnels après l’automatisation
Nb : Opération effectuée uniquement pour un établissement (Université Montpellier 2)
61
IV. Les problèmes rencontrés

Ne pas sous estimer le temps nécessaire à la saisie des utilisateurs et des
habilitations associées
– Tâche minutieuse et chronophage!
– Difficulté d’adapter les besoins fonctionnels et les rôles SIFAC.

Lancer le groupe de travail au plus tôt en mobilisant les fonctionnels pour pouvoir
tester efficacement les habilitations avant démarrage en janvier.
Idéal : avoir saisi les autorisations pour les sessions de formation

À Montpellier, le temps nous a manqué :
– Livraison de la souche tardive, fin juillet 2009,
– Recette de la souche dès la rentrée 2009,
– Formations des utilisateurs ont commencé fin novembre,
– Peu de mobilisation des fonctionnels!
– Peu de tests des habilitations => nombreux ajustements jusqu’à mi février 2010
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
62
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
V. Recommandations

Bien mesurer la charge de travail et les différents intervenants.

La mise en œuvre des autorisations est un sous-projet majeur de la mise en œuvre
de Sifac.

Dériver chaque rôle avec un seul CF
=> meilleure réactivité lors de création d’utilisateur après démarrage.

Importance de la nomenclature des structures :
=> Pour les centres financiers, centres de coûts et centres de profit : reprendre
systématiquement la codification du centre père.
=> Retrouver dans la codification des centres de coût et centre de profit, le code du
centre financier :
ex :
C120EM : centre de coût ‘DN Master’ du CF 120E
ou 201_PSI : centre de coût ‘Pilotage SI’ du CF 201
63
Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Sifac
Sommaire
Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie

Charge de travail / Planning

Retour d’expérience de L’EHESP

Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion
64
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Présentation technique des autorisations
•
•
•
•
•

Sommaire
Lien entre Transaction et objet d’autorisation
Lien entre Rôle, Transaction et objet d’autorisation
Mécanisme de dérivation
Attribution des rôles aux utilisateurs
Mécanisme de contrôle des autorisations
Transaction PFCG
• Présentation de la transaction PFCG
• Exemple de dérivation de rôle via PFCG
• Affectation des rôles aux utilisateurs
65
Sifac
Mise en œuvre technique des autorisations
•
•
•
•
Transport entre environnements
Mécanisme de mise à jour des autorisations
Transactions utiles
Points importants
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Sommaire
66

Mise en Œuvre technique des autorisations
Présentation technique des autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
67
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Rappel de la structure d’un rôle
Un rôle simple comprend un ensemble
de transactions et d’objets
d’autorisations nécessaires pour le bon
fonctionnement des activités définies pour
ce rôle.
La liste des transactions associées va
permettre de délimiter un périmètre
fonctionnel pour un rôle donné.
La liste des objets d’autorisations va
permettre, pour une transaction, de
délimiter un périmètre organisationnel
(société, UB, centre financier…)
La liste des objets d’autorisations
dépend des transactions du rôle
Rôle Simple
Transaction 1
Ex : VA01
Transaction 2
Ex : ME21N
Objet Autorisation 1
Ctrl société
Valeurs autorisées
Z100, Z200..
Objet Autorisation 2
Ctrl centre financier
Valeurs autorisées
901*
Objet Autorisation 3
Ctrl Domaine comm.
Valeurs autorisées
Z100 / Z1 / Z1
68
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Lien entre Transaction et objet d’autorisation
Dans chaque transaction SAP, des contrôles d’autorisations ont été codé. Ces
contrôles d’autorisations se font via les objets d’autorisations. Ces contrôles se font
via l’utilisation de modules fonctions (authority_check par exemple) ou de méthodes
qui prennent en paramètre :
Le nom de l’objet d’autorisation que l’on veut contrôler
Les valeurs d’autorisations à contrôler pour cet objet.
Transaction 1
Ex : VA01 (commande de vente)
Objet Autorisation 6
Objet
5
Ctrl Autorisation
société
Objet
Autorisation
4
Ctrl société
Objet
Autorisation
3
Ctrl société
Objet
Autorisation
2
Ctrl société
Objet
Autorisation
1
Ctrl société
Ctrl société
Transaction 2
Ex : FB01 (écriture comptable)
Objet Autorisation 5
Objet
4
Ctrl Autorisation
société
Objet
Autorisation3
Ctrl société
Objet
2
Ctrl Autorisation
société
Objet
Autorisation
1
Ctrl société
Ctrl sur le type de pîèce
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Lien entre Rôle, Transaction et objet d’autorisation
– La création d’un rôle commence par l’identification des transactions à lui affecter.
– Une fois la liste des transactions affectée, le système va alors automatiquement nous fournir tous les
objets d’autorisations qui ont été implémentés dans ces transactions
Role
Ex : affectation des transactions VA01 et FB01
Objet Autorisation 6
Objet
5
Ctrl Autorisation
société
Objet
4
Ctrl Autorisation
société
Objet
3
Ctrl Autorisation
société
Objet
2
Ctrl Autorisation
société
Objet
1
Ctrl Autorisation
société
Ctrl société
Objet Autorisation 5
Objet
4
Ctrl Autorisation
société
Objet
Autorisation3
Ctrl société
Objet
2
Ctrl Autorisation
société
Objet
Autorisation
1
Ctrl société
Ctrl sur le type de pîèce
Exemple : Création d’un rôle contenant
les transactions VA01 et FB01 :
Tous les objets d’autorisations de ces 2
transactions sont alors remontés dans le rôle
70
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Ce n’est pas parce qu’un objet d’autorisation est
présent dans un rôle que le contrôle d’autorisation se
fera sur toutes les transactions présentes dans ce
rôle. Le déclenchement d’un contrôle d’autorisation se
fait via l’algorithme du programme et non via la
présence d’un objet d’autorisation dans un rôle
Role
Ex : affectation des transactions VA01 et FB01
Objet Autorisation 6
Objet
5
Ctrl Autorisation
société
Objet
Autorisation
4
Ctrl société
Objet
Autorisation
3
Ctrl société
Objet
Autorisation
2
Ctrl société
Objet
Autorisation
1
Ctrl société
Ctrl société
Objet Autorisation 5
Objet
4
Ctrl Autorisation
société
Objet
Ctrl Autorisation3
société
Objet
2
Ctrl Autorisation
société
Objet
1
Ctrl Autorisation
société
Ctrl sur le type de pîèce
Si un même objet d’autorisation (même nom
d’objet) est présent dans plusieurs transactions
d’un même rôle, on ne pourra pas dissocier le
contrôle fait sur une transaction ou sur l’autre (1
société différente par transaction…)
71

Mise en Œuvre technique des autorisations
Mécanisme de dérivation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
72
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
objets transactions
Rôle Maître
FB01
SOCIETE
*
Valeur de l’objet
Z12_SIFAC_GEST_COMPTA_GEN_CPT_0003
transactions
FB01
Valeur de l’objet
SOCIETE
Z100
Autorisation de créer une pièce comptable sur la
société Z100
objets
Rôles Dérivés
Z12_SIFAC_GEST_COMPTA_GEN_CPT_0001
transactions
Dérivation
objets
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Rappel du principe de dérivation
FB01
SOCIETE
Z200
Autorisation de créer une pièce comptable sur la
société Z200
73
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Détail d’un objet d’autorisation
Nom de l’objet
Un objet d’autorisation est identifié via un nom
d’objet : F_FICA_CTR, F_BKPF_BUK …
Un objet d’autorisation n’est pas toujours pas
composé d’une seule zone mais de plusieurs.
Chaque zone va correspondre à un paramètre
lors de l’appel du contrôle d’autorisation par une
transaction.
Nom d’un paramètre
Parmi ces paramètres, il y a 2 catégories :
• Les paramètres de niveaux
organisationnels (société, CF …)
• Les ‘autres’ (type de commande, activité…)
 Les champs de niveau organisationnel devront
être obligatoirement gérés dans chaque rôle alors
que la gestion des autres champs est facultative.
74
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Détail d’un objet d’autorisation (suite)
Les champs de niveau organisationnel devront être obligatoirement gérés dans
chaque rôle alors que la gestion des autres champs est facultative.
Lors de la livraison d’un rôle SIFAC, certains paramètres sont déjà renseignés (activité
par exemple)
Dans le cadre du projet Sifac, seul les paramètres de type organisationnel (société,
CF…) sont gérés. Tous les autres paramètres seront automatiquement renseignés dans
les rôles Sifac
Exemple de paramètre d’un objet d’autorisation pré-alimenté dans un rôle SIFAC
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Lors de la dérivation d’un rôle, on affecte des valeurs
aux zones de type Organisationnel (société, cf…)
Rôle dérivé 1
Rôle dérivé 2
PR05
F_FICA_CTR
PR05
activité
*
Périmètre
Financier
Z100
Centre
Financier
901
Un utilisateur avec ce rôle pourra
créer une mission sur les agents
créés sur un CF901
F_FICA_CTR
activité
*
Périmètre
Financier
Z100
Centre
Financier
902
Un utilisateur avec ce rôle pourra
créer une mission sur les agents
créés sur un CF902
76

Mise en Œuvre technique des autorisations
Attribution des rôles à un utilisateur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
77
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Rôle dérivé 1
Rôle dérivé 2
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
PR05
ME21N
actvt
F_FICA_CTR
Rôle dérivé 3
Per Fi
CF
*
Z100
901
VA01
actvt
M_BEST_WRK
Div
Lors de l’attribution du rôle à un utilisateur, celui-ci
reçoit alors l’ensemble de ses objets
d’autorisations qui vont se cumuler avec ceux
hérités de ses autres rôles.
Les transactions autorisées sont gérées via l’objet
d’autorisation S_TCODE
La transaction SU56 permet de connaître tous les
objets d’autorisations pour un utilisateur.
*
Z200
actvt
F_BKPF_BUK
Soc
*
Z100
Affectation des 3
rôles à un utilisateur
F_FICA_CTR
M_BEST_WRK
F_BKPF_BUK
S_TCODE
S_TCODE
S_TCODE
* / Z100 / 901
* / Z200
* / Z100
PR05
ME21N
VA01
78
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Si, dans 2 rôles différents, 2 transactions font appel au même objet
d’autorisation (même nom), l’utilisateur aura accès au cumul des
valeurs positionnées sur cet objet.
Rôle dérivé 1
Rôle dérivé 2
PR05
F_FICA_CTR
ME21N
activité
*
Périmètre
Financier
Z100
Centre
Financier
901
PR05 : Création d’une mission
F_FICA_CTR
activité
*
Périmètre
Financier
Z100
Centre
Financier
902
ME21N : Création d’une
commande d’achat
79
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Rôle dérivé 1
Rôle dérivé 2
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
PR05
ME21N
actvt
F_FICA_CTR
Per Fi
CF
Dans cet exemple, l’utilisateur
pourra donc créer des missions
et des commandes d’achats sur
les CF 901 ET 902.
*
Z100
901
F_FICA_CTR
F_FICA_CTR
S_TCODE
S_TCODE
actvt
F_FICA_CTR
Per Fi
CF
*
Z100
902
901
902
PR05
ME21N
80

Mise en Œuvre technique des autorisations
Mécanisme de contrôle des autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
81
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
A chaque lancement d’une transaction par un utilisateur, le système va déclencher des contrôles
d’autorisations. A partir des données saisies à l’écran, le système va alors lire le profil de l’utilisateur et
vérifier qu’il a les droits nécessaires sur chaque objet rencontré :
Lancement d’une
transaction
contrôle d’autorisation sur un objet
de cette transaction
F_BKPF_BUK
Nom de l’objet
à contrôler
Vérification que l’utilisateur a bien
l’objet d’autorisation F_BKPF_BUK
demandé dans un des ses rôles et
qu’il a bien la valeur 01 / Z100
associée
Lecture des rôles affectés a l’utilisateur.
01 / Z100
Valeur saisie à l’écran
Ok ?
NON
Message d’erreur
* / Z100 / 901
M_BEST_WRK * / Z200
F_BKPF_BUK * / Z100
S_TCODE
PR05
S_TCODE
ME21N
S_TCODE
VA01
F_FICA_CTR
OUI
Poursuite du programme
82
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Lancement
VA01
Mise en Œuvre technique des autorisations
Exemple : Un utilisateur veut créer une commande sur le
domaine commercial Z200 Z1 Z1
Contrôle objet
Contexte utilisateur
S_TCODE
S_TCODE
Ok ?
OUI
Lancement du 1er écran
de saisie de
commande
NON
Message
L’utilisateur saisie les valeurs Z200 Z1 Z1 dans le domaine commercial puis valide
Contrôle objet
Contexte utilisateur
V_VBAK_VKO
V_VBAK_VKO
Ok ?
OUI
L’utilisateur a-t-il l’objet S_TCODE dans sa fiche avec les paramètres suivant :
•TCD = ‘VA01’
NON
L’utilisateur a-t-il l’objet V_VBAK_VKO dans sa fiche avec les paramètres suivant :
•VKORG = ‘Z200’
•VTWEG = ‘Z1’
•SPART = ‘Z1’
•ACTVT = ’01’ ( création )
Message
83
Mise en Œuvre technique des autorisations

Présentation de la PFCG
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
84
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Profil Generator (Transaction PFCG)
– Le PG aide l’administrateur des autorisations à créer, générer et
assigner les profils d’autorisation. Toute la gestion des
autorisations est centralisée dans la transaction PFCG.
– L’administrateur sélectionne les transactions à assigner à un rôle.
Les objets d’autorisations dépendants sont automatiquement
générés et groupés dans des profils d’autorisations.
– Le PG permet de gérer les composants suivants :
•
•
•
•
Les rôles simples
Les rôles composites
Les rôles dérivés
Les assignations aux utilisateurs
85
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Permet de modifier un
rôle simple ou
composite déjà existant
Permet d’afficher un rôle
simple ou composite déjà
existant
Permet de créer un rôle composite
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Permet de créer un rôle simple
86
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Identifiant du rôle « maître »
si on est sur un rôle dérivé
Descriptif du rôle
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Identifiant du rôle
87
Mise en Œuvre technique des autorisations
Liste des transactions
sélectionnées
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
88
Mise en Œuvre technique des autorisations
Pour afficher/modifier
les données d’autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
89
Mise en Œuvre technique des autorisations
Classe d’objet : SD
Objet d’autorisation :
V_VBAK_VKO
Autorisation :
T-RC72004600
Champs d’autorisation :
ACTVT, SPART, VKORG, VTWEG
Valeur des champs d’autorisation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
90
Mise en Œuvre technique des autorisations
Permet de lister chaque transaction où
est utilisé ce champ d’autorisation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
91
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Permet de gérer, de manière centralisée,
tous les objets d’autorisations
comportant en paramètre des
données organisationnelles
Ce n’est pas parce que le niveau organisationnel apparait dans la
fenêtre qu’il est géré sur toutes les transactions du rôle. Il faut
s’assurer que l’objet est bien géré dans la transaction.
92
Mise en Œuvre technique des autorisations
Permet de gérer les valeurs
du champ d’autorisation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
93
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Permet de gérer, de manière
centralisée,
tous les objets d’autorisations en
leur affectant la valeur ‘*’
Après avoir géré tous les objets de niveau organisationnel, il est
important de faire passer tous les voyants au ‘vert’ via cette fonction
centralisée. En effet, même si en théorie les voyants ‘non verts’
portent sur des objets facultatifs à gérer, il se peut que ces objets
soient quand même testés dans les programmes et entrainent des
problèmes d’autorisations.
94
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
L’objet Client : autorisation pour
groupe de comptes n’est pas
géré (voyant orange)
Lancement de la transaction XD03 :
Problème d’autorisation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exemple de problèmes possibles : Transaction XD03 (affichage d’un client)
95
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
L’objet Client : autorisation pour
groupe de comptes est
maintenant géré avec la valeur ‘*’
Lancement de la transaction XD03 :
Le client est correctement affiché
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Gestion de l’objet Client : autorisation pr groupe de comptes :
96
Mise en Œuvre technique des autorisations
Permet d’affecter des
utilisateurs pour ce rôle
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
97
Mise en Œuvre technique des autorisations

Exemple de dérivation d’un
rôle via la transaction PFCG
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
98

Mise en Œuvre technique des autorisations
Le mécanisme de dérivation d’un rôle est décrit dans le fichier
‘SIFAC_MUT_GDA_DERIVATION_ROLES_V1.1.ppt’ disponible
sur l’espace Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
99
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
2 points d’attention à retenir lors de la dérivation :

cliquer sur
.
– Cette action va permettre de synchroniser tous les
objets d’autorisations et les valeurs pré-alimentées entre
le rôle souche et le rôle dérivé

Faire passer tous les voyants au ‘vert’
CLIQUER
100

Mise en Œuvre technique des autorisations
Affectation des rôles aux utilisateurs
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
101
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Il existe 2 façons d’attribuer des rôles aux utilisateurs :
Affectation par utilisateur
Transaction SU01
Affectation par rôle
Transaction PFCG
102

Mise en Œuvre technique des autorisations
Transports entre environnements
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
103
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Il est possible de transporter un rôle (souche, dérivé
ou composite) d’un environnement à un autre
 Le transport se fait via un ordre de transport
 Lors de l’affectation d’un rôle dans un OT, il est
également possible de transporter les utilisateurs qui
sont affectés à ce rôle
 Nous conseillons d’effectuer toute la dérivation sur
la pré-production puis d’affecter les utilisateurs
directement sur la production
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

104
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction PFCG
Liste des rôles à inclure dans l’ordre de transport
Attention : la nomenclature des rôles dérivés est importante pour simplifier le transport
105
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Synthèse des rôles inclus dans l’OT (Le rôle souche a été automatiquement ajouté)
Contenu de l’OT
Il ne reste plus qu’ libérer l’OT puis l’importer sur la base de production
106

Mise en Œuvre technique des autorisations
Mécanisme de mise à jour des autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
107
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Pourquoi des mises à jours :
– La mise au point d’un rôle dans SAP se fait de manière empirique. Il manque
parfois des objets d’autorisations ou certaines valeurs pré-alimentées (activités
notamment).
– Le rôle souche est incomplet : certaines transactions ont été oubliées lors de la
conception des rôles ou de nouvelles transactions Sifac ont été créées

Quels impacts sur les rôles dérivés :
– L’amue ne livre que des rôles souches. A chaque mise à jour sur un rôle, il
faudra donc reporter les modifications effectuées sur tous les rôles dérivés.
– En fonction de la modification effectuée, l’impact sera plus ou mois sensible :
• Pas d’impacts organisationnels : Seule l’adaptation des rôles dérivés est à faire (cf
SIFAC_MUT_GDA_COMP_ROLE_MAITRE_DERIV_V1.0.ppt)
• Impact organisationnel : il faudra alors mettre à jour tous les rôles dérivés 1 à 1 si cette nouvelle
zone doit être gérée
108
Sifac
Comment suivre les modifications livrées :
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Exemple de fichier de suivi fourni à chaque livraison d’OT
109
Mise en Œuvre technique des autorisations

Transactions Utiles
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
110
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Transaction utiles:
– PFCG : permet de créer/gérer et affecter les rôles aux utilisateurs
– SU53 : permet l’analyse du dernier contrôle d’autorisation et ainsi
de voir les autorisations manquantes
– SUIM : permet de faire des recherches sur les autorisations (liste
des utilisateurs par rôle, liste des rôles par transaction …)
– SUPC : permet de générer en masse des rôles
– SU01 : permet de gérer les utilisateurs dont l’attribution des rôles
– PFUD : permet de comparer les fiches utilisateurs suite à la mise à
jour de rôles maîtres ou dérivés
– SU56 : permet de connaître tous les objets d’autorisations qui sont
affectés à un utilisateur
111
Mise en Œuvre technique des autorisations

Points importants
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
112
Sifac
Automatisation
– Il n’existe pas d’outils SAP pour automatiser la dérivation des rôles
– Néanmoins, il existe des outils dans SAP qui permettent d’automatiser certaines
tâches :
• CATT : permet de créer des scénarios de tests
• LSMW : Atelier de reprise de données
– Ces 2 outils peuvent être utilisés pour aider à la dérivation des rôles (copie de
rôles, modification d’un périmètre, affectation des rôles aux utilisateurs…)
– L’AMUE fournit des documentations pour présenter ces outils mais cela
nécessite un investissement en temps pour prendre en compte ces outils:
• Amue_CATT_création_en_masse_role_simple_derivé.doc
• Amue_LSMW_création_en_masse_role_simple_derivé.doc
– Un atelier sera organisé en septembre/octobre pour présenter
l’automatisation via CATT.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
113
Sifac
Dérivation
– Certains rôles ne se dérivent pas. Ils sont à appliquer tel quel aux
utilisateurs :
• SIFAC_TECH : rôle contenant des transactions et objets techniques. Ce rôle
doit être affecté à tous les utilisateurs.
• SIFAC_TECH_SANS_SU01D : rôle identique au précédent mais sans la
transaction SU01D (affichage du détail d’un utilisateur). Ce rôle peut se
substituer au précédent si vous ne souhaitez pas que l’utilisateur puisse
accéder à l’affichage des détails des autres utilisateurs.
• SIFAC_TECH_REPORT : permet de lancer des queries SAP mais aussi
consulter le contenu d’une table SAP (Attention, il n’y a pas de contrôle
d’autorisation sur le périmètre organisationnel lors d’une telle consultation).
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
114
Mise en Œuvre technique des autorisations
• SIFAC_BATCH : permet de lister et lancer des dossier batchs
input (Attention, il n’y a pas de contrôle sur le nom du dossier à
lancer) donc un utilisateur avec un tel rôle peut lancer n’importe
quel dossier batch.
• SIFAC_MASS : permet de modifier en masse les clients ou les
fournisseurs.
• SIFAC_DATE_RETRO : permet à un utilisateur ayant ce rôle
de saisir des OM rétroactifs
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
115
Mise en Œuvre technique des autorisations
• SIFAC_VALID_COMM_ACH_Z1: ce rôle est pour les
utilisateurs en Z02 qui valident les utilisateurs Z01 (saisie)
• SIFAC_VALID_COMM_ACH_Z2 : ce rôle est pour les
utilisateurs en Z03 qui valident pour les utilisateurs Z02 (si
l'utilisateur Z02 n'a pas validé la commande, le Z03 ne la voit
pas). L'utilisateur Z03 ne nécessitera pas de validation s'il fait
une commande (il s'auto-valide).
• SIFAC_VALID_COMM_ACH_ZZ : ce rôle est pour les
utilisateurs en Z01 (saisie).
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
116
Sifac
A Savoir
– Suivant les rôles, la restriction sur le CF se fait via la zone
Centre Financier et/ou CB : Groupe d'autorisations du
centre financier. Il faut obligatoirement renseigner ces 2
zones avec la même valeur (ou liste de valeurs) car
suivant les transactions SAP, c’est l’une ou l’autre qui
sera testée. Dans la fiche du CF (transaction FMSB), la
zone ‘Groupe Autorisation’ doit être alimentée également
avec la même valeur que le CF.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
117
Mise en Œuvre technique des autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Transaction FMSB
Transaction PFCG
118
Mise en Œuvre technique des autorisations
– Il est possible d’utiliser ‘*’ pour autoriser une chaine de
caractères (ex : CF = 901* correspond à tous les CF
commençant par 901). En revanche, on ne peut utiliser
qu’une seule ‘*’. Par exemple, la chaine ‘*901*’ revient
au même que mettre ‘*’. C’est la première ‘*’ qui compte
– Pour les centres de coûts et de profits numériques, il faut
compléter la zone avec des 0 devant (ex 0000012345)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
119
Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Sifac
Sommaire
Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie

Charge de travail / Planning

Retour d’expérience de L’EHESP

Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion
120
Sifac
La Documentation est présente sur l’espace Sifac
sous : Documentation SIFAC/02_Technique/05_Gestion_des_Autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Documentation
121
Sifac
SIFAC-FOR-Dérivation de Rôles-V1.1.ppt
– Décrit la procédure à suivre pour dériver un rôle à
partir d’un rôle maître. La dérivation va permettre
de restreindre un rôle sur un périmètre
organisationnel donné.
• Conseils : Après avoir dérivé le premier rôle, il est alors
possible de créer les autres rôles dérivés par copie de ce
premier rôle. Les objets d’autorisations sont plus facilement
identifiables.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Documentation
122
Sifac
SIFAC_MUT_GDA_COMP_ROLE_MAITRE_DERIV_V1.0.ppt
– Décrit la procédure à suivre lorsqu’un rôle souche
est modifié par l’Amue. Le but est de reporter les
modifications faites sur le rôle souche vers tous
les rôles dérivés.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Documentation
123
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Documentation
SIFAC_MUT_GDA_ANALYSE_AUTO_SU53_V1.0.ppt
– Cette procédure explique le fonctionnement de la
transaction SU53. Cette transaction permet d’identifier le
dernier contrôle d’autorisation en erreur.
– Si vous avez un problème d’autorisation, il faut alors faire
une DA auprès de l’Amue en joignant une capture
d’ écran de la transaction SU53
L’appel de la transaction /oSU53 doit se faire dès l’édition du
message d’erreur. Il ne faut pas cliquer sur le message par exemple
pour avoir une description plus complète car cela fausse les
données d’autorisations manquantes.
124
Sifac
Nom de l’utilisateur
Nom de l’objet d’autorisation
dont le contrôle est KO
Valeurs testées qui ont fait que
le contrôle d’autorisation est KO
Nom du rôle ou l’objet d’autorisation
est présent dans la fiche utilisateur
Valeurs qui sont actuellement affectées
à l’objet d’autorisation pour cet utilisateur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
– Trace SU53
Documentation
125
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Documentation
SIFAC-EXP-PROCEDURE_GESTION_ROLE-V1.0.doc
– Décrit la procédure à suivre pour créer un rôle. Cette
fonctionnalité peut être intéressante si vous avez un
besoin non couvert par un rôle souche/
– Il est conseillé de partir du rôle souche le plus proche de
votre besoin, de le copier puis de supprimer et/ou ajouter
les transactions voulues.
La création et la maintenance des rôles souches est faite par l’Amue. Il
ne faut pas modifier ces rôles car à chaque mise à jour de la souche, vos
modifications seraient perdues.
126
Sifac
SIFAC_MUT_GDA_TRANSPORT_ROLES_SUPPRIMES_V1.0.ppt
– Décrit comment transporter la suppression d’un rôle
d’un mandant à un autre.
– L’étape 1 du document décrit comment insérer un rôle
dans un ordre de transport. Ce mécanisme sera utilisé
pour faire passer vos Ots de la pré-prod vers la prod.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Documentation
127
Sifac
Amue_Maj_role_specifique.doc
– Décrit les manipulations à faire pour mettre à jour vos
rôles spécifiques suite à une mise à jour du rôle souche
qui avait servi de base pour la création du rôle spécifique.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Documentation
128
Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Sifac
Sommaire
Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie

Charge de travail / Planning

Retour d’expérience de L’EHESP

Retour d’expérience des établissements de Montpellier


Mise en Œuvre technique des autorisations
Documentation

Conclusion
129
Sifac




Une réflexion sur l’Organisation actuelle, le Choix d’organisation
provisoire et les rôles souches au préalable est fondamentale. Cette
réflexion ne doit pas être faite au dernier moment.
La gestion des autorisations est une partie lourde à mettre en place.
Elle nécessite du temps et des compétences. Les fonctionnels
travaillant sur le sujet devront suivre l’intégralité des formations Sifac.
La coordination entre techniques et fonctionnels est indispensable
Utiliser au maximum les rôles souches afin d ’éviter un projet trop
complexe et non maintenu par l’AMUE.
Tous les documents sur les autorisations se trouvent sur l’espace
SIFAC dans :
Documentation SIFAC/02_Technique/05_Gestion_des_Autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Conclusion
130