Transcript objets d`autorisations

Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Séminaire Autorisation
1
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC

Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie



Charge de travail / Planning
Retour d’expérience de L’EHESP
Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion
Sommaire
2
Sifac
Concept des autorisations dans SIFAC au niveau utilisateur
– L’objectif des autorisations dans SIFAC :
• Chaque utilisateur de SIFAC ne doit avoir que les accès nécessaires et
suffisants afin d’effectuer ses tâches quotidiennes, tout en protégeant les
données et les transactions d’une utilisation non souhaitée.
– Les autorisations sont gérées via des rôles.
– Mise en œuvre des autorisations dans SIFAC
• Chaque utilisateur a un accès au système SAP
• Aucune autorisation par défaut (droit de ne rien faire).
• SIFAC permet de définir des droits d’accès différents pour chaque
utilisateur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Introduction
3
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC

Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie



Charge de travail / Planning
Retour d’expérience de L’EHESP
Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion
Sommaire
4
Sifac
Différents types de rôles
–
–
–
–
Rôles simples
Rôles composites
Rôles souches
Rôles dérivés
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Les différents types de rôles
5
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Les différents types de rôles
Rôle simple
Un rôle simple comprend un ensemble
de transactions et d’objets
d’autorisations nécessaires pour le bon
fonctionnement des activités définies pour
ce rôle.
La liste des transactions associées va
permettre de délimiter un périmètre
fonctionnel pour un rôle donné.
La liste des objets d’autorisations va
permettre, pour une transaction, de
délimiter un périmètre
organisationnel (centre financier,
centre de coût…).
La liste des objets d’autorisations
dépend des transactions du rôle.
Rôle Simple
Transaction 1
Ex : ME23N
Transaction 2
Ex : ME21N
Objet Autorisation 1
Ctrl société
Valeurs autorisées
Z100, Z200..
Objet Autorisation 2
Ctrl centre financier
Valeurs autorisées
901*
Objet Autorisation 3
Groupe Acheteur.
Valeurs autorisées
Z01 / Z02 / Z03
6
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Les différents types de rôles
Rôle composite
 C’est un regroupement de plusieurs
rôles simples (comparable à un
dossier ou une enveloppe). L’utilisateur qui reçoit le rôle composite se voit attribuer
les droits cumulés des 3 rôles simples dans l’exemple.
 Dans le cadre de SIFAC, les rôles composites ont été créés par profil métier
(Agent comptable, gestionnaire CR …).
 Exemples de Rôles composites SIFAC : on peut voir que le rôle composite
SIFAC_AGENT_COMPTABLE_HMAND_O2 est composé de 3 rôles simples
SIFAC_AGENT_COMPTABLE_HMAND_02 (Agent Comptable)
SIFAC_AGENT_COMPTABLE_CPT
SIFAC_AGENT_COMPTABLE_BUD
SIFAC_AGENT_COMPTABLE_CPT_O2
FB01
FMKFR01
MR8M
FB02
FMRP_RW…
MIRO
Société
Périmètre financier
Société
Centre financier
Centre financier
Périmètre financier
Périmètre financier
7
Sifac

Les différents types de rôles
Rôles souches
rôles simples et composites
propres à SIFAC livrés avec la souche. Ils ont
Sifac
été conçus par l’équipe projet SIFAC.
 Pour tous les rôles souches, seul le
transactions). Les valeurs des objets
d’autorisations permettant du périmètre
organisationnel (société, cf..) ont été initialisées
à ‘*’ ce qui signifie qu’il n’y a aucune restriction.
 Les rôles souches sont identifiables par leurs
noms, ils commencent tous par SIFAC_ …..
 Si on applique un rôle souche « Gestionnaire
CR » tel quel à un utilisateur, cela veut donc dire
que cet utilisateur ne pourra accéder qu’à
certaines transactions (ex : création de
commandes) mais il pourra créer des commandes
sur tous les niveaux organisationnels (toutes
sociétés, tous les centres financiers…).
 Exemple de rôles souche :
transactions
périmètre fonctionnel est géré (liste des
SIFAC_GESTIONNAIRE_AGENT_MIS
PRMS – Afficher les données
de base du personnel
ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS –
Transformation des agents en fournisseur
objets
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
 Ce sont tous les
Société
Valeurs autorisées
*
SIFAC_GESTIONNAIRE_AGENT_MIS
8
Rôle dérivé
Rôle souche :
objets transactions
FB01
Valeur de l’objet
SOCIETE
Z12_SIFAC_AGENT_COMPTA_CPT_Z100
FB01
SOCIETE
*
Dérivation
Rôles dérivés
transactions
organisationnel d’un rôle, il est
nécessaire de dériver un rôle
souche. Ce nouveau rôle appelé
rôle dérivé va alors hériter
automatiquement du périmètre
fonctionnel (liste des transactions
autorisées) du rôle souche.
 Sur ce rôle dérivé, on va alors
gérer le périmètre
organisationnel, ce qui revient à
affecter des valeurs aux objets
d’autorisation.
 Intérêt de la dérivation : il n’est
pas possible de rajouter des
transactions dans des rôles
dérivés. Ainsi il n’y a pas d’écart
fonctionnel possible entre le rôle
souche et le ou les rôles dérivés.
 Seuls les rôles simples peuvent
être dérivés.
objets
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
 Pour gérer le périmètre
SIFAC_AGENT_COMPTABLE_CPT
Z12_SIFAC_AGENT_COMPTA_CPT_Z200
transactions

Les différents types de rôles
Z100
Valeur de l’objet
Autorisation de créer une pièce comptable sur la
société Z100
objets
Sifac
FB01
SOCIETE
Z200
Autorisation de créer une pièce comptable sur la
société Z200
9
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Les différents types de rôles
Affectation aux utilisateurs
 Une fois que les
Role Souche 1
Role Souche 2
*
rôles
souches ont été
dérivés, on peut alors
les affecter aux
utilisateurs.
Rôle dérivé 1
Rôle dérivé 2
Rôle dérivé 3
*
Rôle dérivé 4
Rôle dérivé 5
 Le travail de dérivation
à partir des rôles
souches ainsi que
l’affectation aux
utilisateurs sera à la
charge de
l’établissement.
Z1
Z2
Z3
Z100
Z200
Utilisateurs
10
SYNTHESE : Les différents types de rôles
Sifac
Sifac
FB01
*
SOCIETE
Dérivation
À la charge de l’établissement
•Gestion du périmètre
organisationnel sur les rôles
dérivés
Rôles dérivés
FB01
SOCIETE
Z300
(ex : rôle technique)
•Seul le périmètre fonctionnel
est géré (transactions).
•Le périmètre organisationnel
(objets autorisation) est
renseigné à *
Cas exceptionnel
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Rôles souches
Affectation
À la charge de l’établissement
•Affectation des rôles aux
utilisateurs (relation n/n)
Utilisateurs
Il n’y a pas de dérivation des rôles composites (enveloppes), il suffit de copier ou recréer une
rôle composite avec le nom adéquat si pour plus de lisibilité les rôles dérivés doivent être regroupés
11
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC

Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie



Charge de travail / Planning
Retour d’expérience de L’EHESP
Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion
Sommaire
12
Sifac
Présentation des autorisations livrées avec SIFAC
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Généralités sur les rôles souches :

Une centaine de rôles souches ont été conçus par le groupe projet et enrichis au fur et à mesure des vagues de
déploiement.

Ils ont fait l’objet de réflexion durant les ateliers pour s’adapter le mieux possible aux organisations des universités.

Certains rôles souches dépendent du choix de la modélisation (Service fait valorisé ou Service fait non valorisé).

Toutes les informations sur les rôles souches se trouvent sur l’espace SIFAC dans :
Partage de fichier / Documentation SIFAC/02_Technique/05_Gestion_des_Autorisations/03_Matrices_souche
A / Les rôles souches ont été classés par profil métier (ex : Agent comptable) dans un fichier Excel « liste des rôles »
SIFAC-DCD-GDA-Annexe-Liste-des-roles-V1.20xls.
B / Un classement complémentaire a été fait de manière détaillée par domaine (ex : dépense). Chaque domaine est
détaillée comme ci-dessous.
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-BUD-v1.15.xls (Budget)
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-CPA-v1.12.xls (Compta Analytique)
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-CPT-v1.18.xls (Compta )
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-CPT-Regie-v1.0.xls (Régie)
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-DEP-v1.20.xls (Dépense)
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-MIS-v1.20.xls (Mission)
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-REC-v1.13.xls (Recette)
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-STA-v1.2.xls (Stage)
SIFAC-DCD-GDA-Matrice-TECH-v1.8.xls (Technique)
13
Sifac
Présentation des autorisations livrées avec SIFAC
A / Matrice liste des rôles souches : explication
Profil métier
Profil métier
selon options
Le rôle concerne le domaine
indiqué par une croix
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Classement par profil métier (sifac-DCD-GDA-annexe-liste des roles-v1.20.xls)
14
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
B/
Présentation des autorisations livrées avec SIFAC
Les Matrices détaillées : explications
– Les matrices détaillées répertorient les rôles par domaine (ex : dépense), et liste les
transactions affectées à chaque rôle.
– La matrice (dépense DCD-GDA-MatriceDEP-v1.20.xls) permet de faire un lien entre les
transactions (dépense), et le ou les rôles souches dans lesquels on retrouve ces
transactions.
Tâche
Tâche
détaillée
Cette transaction est
présente dans ce rôle simple
15
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC

Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie

Charge de travail / Planning

Retour d’expérience de L’EHESP

Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion
Sommaire
16
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Présentation technique des autorisations
•
•
•
•
•

Sommaire
Lien entre Transaction et objet d’autorisation
Lien entre Rôle, Transaction et objet d’autorisation
Mécanisme de dérivation
Attribution des rôles aux utilisateurs
Mécanisme de contrôle des autorisations
Transaction PFCG
• Présentation de la transaction PFCG
• Exemple de dérivation de rôle via PFCG
• Affectation des rôles aux utilisateurs
17
Sifac
Mise en œuvre technique des autorisations
•
•
•
•
Transport entre environnements
Mécanisme de mise à jour des autorisations
Transactions utiles
Points importants
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Sommaire
18

Mise en Œuvre technique des autorisations
Présentation technique des autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
19
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Rappel de la structure d’un rôle
Un rôle simple comprend un ensemble
de transactions et d’objets
d’autorisations nécessaires pour le bon
fonctionnement des activités définies pour
ce rôle.
La liste des transactions associées va
permettre de délimiter un périmètre
fonctionnel pour un rôle donné.
La liste des objets d’autorisations va
permettre, pour une transaction, de
délimiter un périmètre organisationnel
(société, UB, centre financier…)
La liste des objets d’autorisations
dépend des transactions du rôle
Rôle Simple
Transaction 1
Ex : VA01
Transaction 2
Ex : ME21N
Objet Autorisation 1
Ctrl société
Valeurs autorisées
Z100, Z200..
Objet Autorisation 2
Ctrl centre financier
Valeurs autorisées
901*
Objet Autorisation 3
Ctrl Domaine comm.
Valeurs autorisées
Z100 / Z1 / Z1
20
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Lien entre Transaction et objet d’autorisation
Dans chaque transaction SAP, des contrôles d’autorisations ont été codé. Ces
contrôles d’autorisations se font via les objets d’autorisations. Ces contrôles se font
via l’utilisation de modules fonctions (authority_check par exemple) ou de méthodes
qui prennent en paramètre :
Le nom de l’objet d’autorisation que l’on veut contrôler
Les valeurs d’autorisations à contrôler pour cet objet.
Transaction 1
Ex : VA01 (commande de vente)
Objet Autorisation 6
Objet
5
Ctrl Autorisation
société
Objet
Autorisation
4
Ctrl société
Objet
Autorisation
3
Ctrl société
Objet
Autorisation
2
Ctrl société
Objet
Autorisation
1
Ctrl société
Ctrl société
Transaction 2
Ex : FB01 (écriture comptable)
Objet Autorisation 5
Objet
4
Ctrl Autorisation
société
Objet
Autorisation3
Ctrl société
Objet
2
Ctrl Autorisation
société
Objet
Autorisation
1
Ctrl société
Ctrl sur le type de pîèce
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Lien entre Rôle, Transaction et objet d’autorisation
– La création d’un rôle commence par l’identification des transactions à lui affecter.
– Une fois la liste des transactions affectée, le système va alors automatiquement nous fournir tous les
objets d’autorisations qui ont été implémentés dans ces transactions
Role
Ex : affectation des transactions VA01 et FB01
Objet Autorisation 6
Objet
5
Ctrl Autorisation
société
Objet
4
Ctrl Autorisation
société
Objet
3
Ctrl Autorisation
société
Objet
2
Ctrl Autorisation
société
Objet
1
Ctrl Autorisation
société
Ctrl société
Objet Autorisation 5
Objet
4
Ctrl Autorisation
société
Objet
Autorisation3
Ctrl société
Objet
2
Ctrl Autorisation
société
Objet
Autorisation
1
Ctrl société
Ctrl sur le type de pîèce
Exemple : Création d’un rôle contenant
les transactions VA01 et FB01 :
Tous les objets d’autorisations de ces 2
transactions sont alors remontés dans le rôle
22
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Ce n’est pas parce qu’un objet d’autorisation est
présent dans un rôle que le contrôle d’autorisation se
fera sur toutes les transactions présentes dans ce
rôle. Le déclenchement d’un contrôle d’autorisation se
fait via l’algorithme du programme et non via la
présence d’un objet d’autorisation dans un rôle
Role
Ex : affectation des transactions VA01 et FB01
Objet Autorisation 6
Objet
5
Ctrl Autorisation
société
Objet
Autorisation
4
Ctrl société
Objet
Autorisation
3
Ctrl société
Objet
Autorisation
2
Ctrl société
Objet
Autorisation
1
Ctrl société
Ctrl société
Objet Autorisation 5
Objet
4
Ctrl Autorisation
société
Objet
Ctrl Autorisation3
société
Objet
2
Ctrl Autorisation
société
Objet
1
Ctrl Autorisation
société
Ctrl sur le type de pîèce
Si un même objet d’autorisation (même nom
d’objet) est présent dans plusieurs transactions
d’un même rôle, on ne pourra pas dissocier le
contrôle fait sur une transaction ou sur l’autre (1
société différente par transaction…)
23

Mise en Œuvre technique des autorisations
Mécanisme de dérivation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
24
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
objets transactions
Rôle Maître
FB01
SOCIETE
*
Valeur de l’objet
Z12_SIFAC_GEST_COMPTA_GEN_CPT_0003
transactions
FB01
Valeur de l’objet
SOCIETE
Z100
Autorisation de créer une pièce comptable sur la
société Z100
objets
Rôles Dérivés
Z12_SIFAC_GEST_COMPTA_GEN_CPT_0001
transactions
Dérivation
objets
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Rappel du principe de dérivation
FB01
SOCIETE
Z200
Autorisation de créer une pièce comptable sur la
société Z200
25
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Détail d’un objet d’autorisation
Nom de l’objet
Un objet d’autorisation est identifié via un nom
d’objet : F_FICA_CTR, F_BKPF_BUK …
Un objet d’autorisation n’est pas toujours pas
composé d’une seule zone mais de plusieurs.
Chaque zone va correspondre à un paramètre
lors de l’appel du contrôle d’autorisation par une
transaction.
Nom d’un paramètre
Parmi ces paramètres, il y a 2 catégories :
• Les paramètres de niveaux
organisationnels (société, CF …)
• Les ‘autres’ (type de commande, activité…)
 Les champs de niveau organisationnel devront
être obligatoirement gérés dans chaque rôle alors
que la gestion des autres champs est facultative.
26
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Détail d’un objet d’autorisation (suite)
Les champs de niveau organisationnel devront être obligatoirement gérés dans
chaque rôle alors que la gestion des autres champs est facultative.
Lors de la livraison d’un rôle SIFAC, certains paramètres sont déjà renseignés (activité
par exemple)
Dans le cadre du projet Sifac, seul les paramètres de type organisationnel (société,
CF…) sont gérés. Tous les autres paramètres seront automatiquement renseignés dans
les rôles Sifac
Exemple de paramètre d’un objet d’autorisation pré-alimenté dans un rôle SIFAC
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Lors de la dérivation d’un rôle, on affecte des valeurs
aux zones de type Organisationnel (société, cf…)
Rôle dérivé 1
Rôle dérivé 2
PR05
F_FICA_CTR
PR05
activité
*
Périmètre
Financier
Z100
Centre
Financier
901
Un utilisateur avec ce rôle pourra
créer une mission sur les agents
créés sur un CF901
F_FICA_CTR
activité
*
Périmètre
Financier
Z100
Centre
Financier
902
Un utilisateur avec ce rôle pourra
créer une mission sur les agents
créés sur un CF902
28

Mise en Œuvre technique des autorisations
Attribution des rôles à un utilisateur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
29
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Rôle dérivé 1
Rôle dérivé 2
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
PR05
ME21N
actvt
F_FICA_CTR
Rôle dérivé 3
Per Fi
CF
*
Z100
901
VA01
actvt
M_BEST_WRK
Div
Lors de l’attribution du rôle à un utilisateur, celui-ci
reçoit alors l’ensemble de ses objets
d’autorisations qui vont se cumuler avec ceux
hérités de ses autres rôles.
Les transactions autorisées sont gérées via l’objet
d’autorisation S_TCODE
La transaction SU56 permet de connaître tous les
objets d’autorisations pour un utilisateur.
*
Z200
actvt
F_BKPF_BUK
Soc
*
Z100
Affectation des 3
rôles à un utilisateur
F_FICA_CTR
M_BEST_WRK
F_BKPF_BUK
S_TCODE
S_TCODE
S_TCODE
* / Z100 / 901
* / Z200
* / Z100
PR05
ME21N
VA01
30
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Si, dans 2 rôles différents, 2 transactions font appel au même objet
d’autorisation (même nom), l’utilisateur aura accès au cumul des
valeurs positionnées sur cet objet.
Rôle dérivé 1
Rôle dérivé 2
PR05
F_FICA_CTR
ME21N
activité
*
Périmètre
Financier
Z100
Centre
Financier
901
PR05 : Création d’une mission
F_FICA_CTR
activité
*
Périmètre
Financier
Z100
Centre
Financier
902
ME21N : Création d’une
commande d’achat
31
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Rôle dérivé 1
Rôle dérivé 2
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
PR05
ME21N
actvt
F_FICA_CTR
Per Fi
CF
Dans cet exemple, l’utilisateur
pourra donc créer des missions
et des commandes d’achats sur
les CF 901 ET 902.
*
Z100
901
F_FICA_CTR
F_FICA_CTR
S_TCODE
S_TCODE
actvt
F_FICA_CTR
Per Fi
CF
*
Z100
902
901
902
PR05
ME21N
32

Mise en Œuvre technique des autorisations
Mécanisme de contrôle des autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
33
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
A chaque lancement d’une transaction par un utilisateur, le système va déclencher des contrôles
d’autorisations. A partir des données saisies à l’écran, le système va alors lire le profil de l’utilisateur et
vérifier qu’il a les droits nécessaires sur chaque objet rencontré :
Lancement d’une
transaction
contrôle d’autorisation sur un objet
de cette transaction
F_BKPF_BUK
Nom de l’objet
à contrôler
Vérification que l’utilisateur a bien
l’objet d’autorisation F_BKPF_BUK
demandé dans un des ses rôles et
qu’il a bien la valeur 01 / Z100
associée
Lecture des rôles affectés a l’utilisateur.
01 / Z100
Valeur saisie à l’écran
Ok ?
NON
Message d’erreur
* / Z100 / 901
M_BEST_WRK * / Z200
F_BKPF_BUK * / Z100
S_TCODE
PR05
S_TCODE
ME21N
S_TCODE
VA01
F_FICA_CTR
OUI
Poursuite du programme
34
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Lancement
VA01
Mise en Œuvre technique des autorisations
Exemple : Un utilisateur veut créer une commande sur le
domaine commercial Z200 Z1 Z1
Contrôle objet
Contexte utilisateur
S_TCODE
S_TCODE
Ok ?
OUI
Lancement du 1er écran
de saisie de
commande
NON
Message
L’utilisateur saisie les valeurs Z200 Z1 Z1 dans le domaine commercial puis valide
Contrôle objet
Contexte utilisateur
V_VBAK_VKO
V_VBAK_VKO
Ok ?
OUI
L’utilisateur a-t-il l’objet S_TCODE dans sa fiche avec les paramètres suivant :
•TCD = ‘VA01’
NON
L’utilisateur a-t-il l’objet V_VBAK_VKO dans sa fiche avec les paramètres suivant :
•VKORG = ‘Z200’
•VTWEG = ‘Z1’
•SPART = ‘Z1’
•ACTVT = ’01’ ( création )
Message
35
Mise en Œuvre technique des autorisations

Présentation de la PFCG
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
36
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Profil Generator (Transaction PFCG)
– Le PG aide l’administrateur des autorisations à créer, générer et
assigner les profils d’autorisation. Toute la gestion des
autorisations est centralisée dans la transaction PFCG.
– L’administrateur sélectionne les transactions à assigner à un rôle.
Les objets d’autorisations dépendants sont automatiquement
générés et groupés dans des profils d’autorisations.
– Le PG permet de gérer les composants suivants :
•
•
•
•
Les rôles simples
Les rôles composites
Les rôles dérivés
Les assignations aux utilisateurs
37
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Permet de modifier un
rôle simple ou
composite déjà existant
Permet d’afficher un rôle
simple ou composite déjà
existant
Permet de créer un rôle composite
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Permet de créer un rôle simple
38
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Identifiant du rôle « maître »
si on est sur un rôle dérivé
Descriptif du rôle
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Identifiant du rôle
39
Mise en Œuvre technique des autorisations
Liste des transactions
sélectionnées
Sifac
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Sifac
40
Mise en Œuvre technique des autorisations
Pour afficher/modifier
les données d’autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
41
Mise en Œuvre technique des autorisations
Classe d’objet : SD
Objet d’autorisation :
V_VBAK_VKO
Autorisation :
T-RC72004600
Champs d’autorisation :
ACTVT, SPART, VKORG, VTWEG
Valeur des champs d’autorisation
Sifac
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Sifac
42
Mise en Œuvre technique des autorisations
Permet de lister chaque transaction où
est utilisé ce champ d’autorisation
Sifac
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Sifac
43
Sifac
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Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Permet de gérer, de manière centralisée,
tous les objets d’autorisations
comportant en paramètre des
données organisationnelles
Ce n’est pas parce que le niveau organisationnel apparait dans la
fenêtre qu’il est géré sur toutes les transactions du rôle. Il faut
s’assurer que l’objet est bien géré dans la transaction.
44
Mise en Œuvre technique des autorisations
Permet de gérer les valeurs
du champ d’autorisation
Sifac
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Sifac
45
Sifac
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Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Permet de gérer, de manière
centralisée,
tous les objets d’autorisations en
leur affectant la valeur ‘*’
Après avoir géré tous les objets de niveau organisationnel, il est
important de faire passer tous les voyants au ‘vert’ via cette fonction
centralisée. En effet, même si en théorie les voyants ‘non verts’
portent sur des objets facultatifs à gérer, il se peut que ces objets
soient quand même testés dans les programmes et entrainent des
problèmes d’autorisations.
46
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
L’objet Client : autorisation pour
groupe de comptes n’est pas
géré (voyant orange)
Lancement de la transaction XD03 :
Problème d’autorisation
Sifac
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Exemple de problèmes possibles : Transaction XD03 (affichage d’un client)
47
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
L’objet Client : autorisation pour
groupe de comptes est
maintenant géré avec la valeur ‘*’
Lancement de la transaction XD03 :
Le client est correctement affiché
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Gestion de l’objet Client : autorisation pr groupe de comptes :
48
Mise en Œuvre technique des autorisations
Permet d’affecter des
utilisateurs pour ce rôle
Sifac
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Sifac
49
Mise en Œuvre technique des autorisations

Exemple de dérivation d’un
rôle via la transaction PFCG
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
50

Mise en Œuvre technique des autorisations
Le mécanisme de dérivation d’un rôle est décrit dans le fichier
‘SIFAC_MUT_GDA_DERIVATION_ROLES_V1.1.ppt’ disponible
sur l’espace Sifac
Sifac
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Sifac
51
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
2 points d’attention à retenir lors de la dérivation :

cliquer sur
.
– Cette action va permettre de synchroniser tous les
objets d’autorisations et les valeurs pré-alimentées
entre le rôle souche et le rôle dérivé

Faire passer tous les voyants au ‘vert’
CLIQUER
52

Mise en Œuvre technique des autorisations
Affectation des rôles aux utilisateurs
Sifac
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Sifac
53
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Il existe 2 façons d’attribuer des rôles aux utilisateurs :
Affectation par utilisateur
Transaction SU01
Affectation par rôle
Transaction PFCG
54

Mise en Œuvre technique des autorisations
Transports entre environnements
Sifac
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Sifac
55
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Il est possible de transporter un rôle (souche, dérivé
ou composite) d’un environnement à un autre
 Le transport se fait via un ordre de transport
 Lors de l’affectation d’un rôle dans un OT, il est
également possible de transporter les utilisateurs qui
sont affectés à ce rôle
 Nous conseillons d’effectuer toute la dérivation sur
la pré-production puis d’affecter les utilisateurs
directement sur la production
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

56
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Transaction PFCG
Liste des rôles à inclure dans l’ordre de transport
Attention : la nomenclature des rôles dérivés est importante pour simplifier le transport
57
Sifac
Mise en Œuvre technique des autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Synthèse des rôles inclus dans l’OT (Le rôle souche a été automatiquement ajouté)
Contenu de l’OT
Il ne reste plus qu’ libérer l’OT puis l’importer sur la base de production
58

Mise en Œuvre technique des autorisations
Mécanisme de mise à jour des autorisations
Sifac
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Sifac
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Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Pourquoi des mises à jours :
– La mise au point d’un rôle dans SAP se fait de manière empirique. Il manque
parfois des objets d’autorisations ou certaines valeurs pré-alimentées (activités
notamment).
– Le rôle souche est incomplet : certaines transactions ont été oubliées lors de la
conception des rôles ou de nouvelles transactions Sifac ont été créées

Quels impacts sur les rôles dérivés :
– L’amue ne livre que des rôles souches. A chaque mise à jour sur un rôle, il
faudra donc reporter les modifications effectuées sur tous les rôles dérivés.
– En fonction de la modification effectuée, l’impact sera plus ou mois sensible :
• Pas d’impacts organisationnels : Seule l’adaptation des rôles dérivés est à faire (cf
SIFAC_MUT_GDA_COMP_ROLE_MAITRE_DERIV_V1.0.ppt)
• Impact organisationnel : il faudra alors mettre à jour tous les rôles dérivés 1 à 1 si cette nouvelle
zone doit être gérée
60
Sifac
Comment suivre les modifications livrées :
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Exemple de fichier de suivi fourni à chaque livraison d’OT
61
Mise en Œuvre technique des autorisations

Transactions Utiles
Sifac
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Sifac
62
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
Transaction utiles:
– PFCG : permet de créer/gérer et affecter les rôles aux utilisateurs
– SU53 : permet l’analyse du dernier contrôle d’autorisation et ainsi
de voir les autorisations manquantes
– SUIM : permet de faire des recherches sur les autorisations (liste
des utilisateurs par rôle, liste des rôles par transaction …)
– SUPC : permet de générer en masse des rôles
– SU01 : permet de gérer les utilisateurs dont l’attribution des rôles
– PFUD : permet de comparer les fiches utilisateurs suite à la mise à
jour de rôles maîtres ou dérivés
– SU56 : permet de connaître tous les objets d’autorisations qui sont
affectés à un utilisateur
63
Mise en Œuvre technique des autorisations

Points importants
Sifac
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Sifac
64
Sifac
Automatisation
– Il n’existe pas d’outils SAP pour automatiser la dérivation des rôles
– Néanmoins, il existe des outils dans SAP qui permettent d’automatiser certaines
tâches :
• CATT : permet de créer des scénarios de tests
• LSMW : Atelier de reprise de données
– Ces 2 outils peuvent être utilisés pour aider à la dérivation des rôles (copie de
rôles, modification d’un périmètre, affectation des rôles aux utilisateurs…)
– L’AMUE fournit des documentations pour présenter ces outils mais cela
nécessite un investissement en temps pour prendre en compte ces outils:
• Amue_CATT_création_en_masse_role_simple_derivé.doc
• Amue_LSMW_création_en_masse_role_simple_derivé.doc
– Un atelier sera organisé en septembre/octobre pour présenter
l’automatisation via CATT.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
65
Sifac
Dérivation
– Certains rôles ne se dérivent pas. Ils sont à appliquer tel quel aux
utilisateurs :
• SIFAC_TECH : rôle contenant des transactions et objets techniques. Ce rôle
doit être affecté à tous les utilisateurs.
• SIFAC_TECH_SANS_SU01D : rôle identique au précédent mais sans la
transaction SU01D (affichage du détail d’un utilisateur). Ce rôle peut se
substituer au précédent si vous ne souhaitez pas que l’utilisateur puisse
accéder à l’affichage des détails des autres utilisateurs.
• SIFAC_TECH_REPORT : permet de lancer des queries SAP mais aussi
consulter le contenu d’une table SAP (Attention, il n’y a pas de contrôle
d’autorisation sur le périmètre organisationnel lors d’une telle consultation).
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
66
Mise en Œuvre technique des autorisations
• SIFAC_BATCH : permet de lister et lancer des dossier batchs
input (Attention, il n’y a pas de contrôle sur le nom du dossier à
lancer) donc un utilisateur avec un tel rôle peut lancer n’importe
quel dossier batch.
• SIFAC_MASS : permet de modifier en masse les clients ou les
fournisseurs.
• SIFAC_DATE_RETRO : permet à un utilisateur ayant ce rôle
de saisir des OM rétroactifs
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
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Mise en Œuvre technique des autorisations
• SIFAC_VALID_COMM_ACH_Z1: ce rôle est pour les
utilisateurs en Z02 qui valident les utilisateurs Z01 (saisie)
• SIFAC_VALID_COMM_ACH_Z2 : ce rôle est pour les
utilisateurs en Z03 qui valident pour les utilisateurs Z02 (si
l'utilisateur Z02 n'a pas validé la commande, le Z03 ne la voit
pas). L'utilisateur Z03 ne nécessitera pas de validation s'il fait
une commande (il s'auto-valide).
• SIFAC_VALID_COMM_ACH_ZZ : ce rôle est pour les
utilisateurs en Z01 (saisie).
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
68
Sifac
A Savoir
– Suivant les rôles, la restriction sur le CF se fait via la zone
Centre Financier et/ou CB : Groupe d'autorisations du
centre financier. Il faut obligatoirement renseigner ces 2
zones avec la même valeur (ou liste de valeurs) car
suivant les transactions SAP, c’est l’une ou l’autre qui
sera testée. Dans la fiche du CF (transaction FMSB), la
zone ‘Groupe Autorisation’ doit être alimentée également
avec la même valeur que le CF.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Mise en Œuvre technique des autorisations
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Mise en Œuvre technique des autorisations
Sifac
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Sifac
Transaction FMSB
Transaction PFCG
70
Mise en Œuvre technique des autorisations
– Il est possible d’utiliser ‘*’ pour autoriser une chaine de
caractères (ex : CF = 901* correspond à tous les CF
commençant par 901). En revanche, on ne peut utiliser
qu’une seule ‘*’. Par exemple, la chaine ‘*901*’ revient
au même que mettre ‘*’. C’est la première ‘*’ qui compte
– Pour les centres de coûts et de profits numériques, il faut
compléter la zone avec des 0 devant (ex 0000012345)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
71
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC

Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie

Charge de travail / Planning

Retour d’expérience de L’EHESP

Retour d’expérience des établissements de Montpellier

Mise en Œuvre technique des autorisations

Documentation

Conclusion
Sommaire
72
Sifac
La Documentation est présente sur l’espace Sifac
sous : Documentation SIFAC/02_Technique/05_Gestion_des_Autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Documentation
73
Sifac
SIFAC-FOR-Dérivation de Rôles-V1.1.ppt
– Décrit la procédure à suivre pour dériver un rôle à
partir d’un rôle maître. La dérivation va permettre
de restreindre un rôle sur un périmètre
organisationnel donné.
• Conseils : Après avoir dérivé le premier rôle, il est alors
possible de créer les autres rôles dérivés par copie de ce
premier rôle. Les objets d’autorisations sont plus facilement
identifiables.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Documentation
74
Sifac
SIFAC_MUT_GDA_COMP_ROLE_MAITRE_DERIV_V1.0.ppt
– Décrit la procédure à suivre lorsqu’un rôle souche
est modifié par l’Amue. Le but est de reporter les
modifications faites sur le rôle souche vers tous
les rôles dérivés.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Documentation
75
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Documentation
SIFAC_MUT_GDA_ANALYSE_AUTO_SU53_V1.0.ppt
– Cette procédure explique le fonctionnement de la
transaction SU53. Cette transaction permet d’identifier le
dernier contrôle d’autorisation en erreur.
– Si vous avez un problème d’autorisation, il faut alors faire
une DA auprès de l’Amue en joignant une capture
d’ écran de la transaction SU53
L’appel de la transaction /oSU53 doit se faire dès l’édition du
message d’erreur. Il ne faut pas cliquer sur le message par exemple
pour avoir une description plus complète car cela fausse les
données d’autorisations manquantes.
76
Sifac
Nom de l’utilisateur
Nom de l’objet d’autorisation
dont le contrôle est KO
Valeurs testées qui ont fait que
le contrôle d’autorisation est KO
Nom du rôle ou l’objet d’autorisation
est présent dans la fiche utilisateur
Valeurs qui sont actuellement affectées
à l’objet d’autorisation pour cet utilisateur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
– Trace SU53
Documentation
77
Sifac
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Documentation
SIFAC-EXP-PROCEDURE_GESTION_ROLE-V1.0.doc
– Décrit la procédure à suivre pour créer un rôle. Cette
fonctionnalité peut être intéressante si vous avez un
besoin non couvert par un rôle souche/
– Il est conseillé de partir du rôle souche le plus proche de
votre besoin, de le copier puis de supprimer et/ou ajouter
les transactions voulues.
La création et la maintenance des rôles souches est faite par l’Amue. Il
ne faut pas modifier ces rôles car à chaque mise à jour de la souche, vos
modifications seraient perdues.
78
Sifac
SIFAC_MUT_GDA_TRANSPORT_ROLES_SUPPRIMES_V1.0.ppt
– Décrit comment transporter la suppression d’un rôle
d’un mandant à un autre.
– L’étape 1 du document décrit comment insérer un rôle
dans un ordre de transport. Ce mécanisme sera utilisé
pour faire passer vos Ots de la pré-prod vers la prod.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Documentation
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Sifac
Amue_Maj_role_specifique.doc
– Décrit les manipulations à faire pour mettre à jour vos
rôles spécifiques suite à une mise à jour du rôle souche
qui avait servi de base pour la création du rôle spécifique.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Documentation
80
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac

Introduction
– Concept des autorisations dans SIFAC

Définition des différents types de rôles

Présentation des autorisations livrées avec Sifac
– Généralités sur les rôles souches
– Matrice générale / matrice détaillée / listes des matrices détaillées

Méthodologie pour mettre en place les rôles
– Définir les taches et les profils métiers
– Préparation du fichier d’aide a la saisie

Charge de travail / Planning

Retour d’expérience de L’EHESP

Retour d’expérience des établissements de Montpellier


Mise en Œuvre technique des autorisations
Documentation

Conclusion
Sommaire
81
Sifac
Conclusion
Une réflexion sur l’Organisation actuelle, le Choix d’organisation
provisoire et les rôles souches au préalable est fondamentale. Cette
réflexion ne doit pas être faite au dernier moment.
 La gestion des autorisations est une partie lourde à mettre en place.
Elle nécessite du temps et des compétences. Les fonctionnels
travaillant sur le sujet devront suivre l’intégralité des formations Sifac.
 La coordination entre techniques et fonctionnels est indispensable
 Utiliser au maximum les rôles souches afin d ’éviter un projet trop
complexe et non maintenu par l’AMUE.
 Tous les documents sur les autorisations se trouvent sur l’espace
SIFAC dans :
Documentation SIFAC/02_Technique/05_Gestion_des_Autorisations
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

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