Transcript 20110913.AV.VVSG informatiesessie kwaliteitscirkels OCMWs

Informatiesessie
kwaliteitscirkels
OCMW’s
Theo Wijnen & Ruud Bourmanne
Informatiesessie kwaliteitscirkels OCMW’s
• Agenda:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
2 - VVSG -
Traject naar Uitmuntendheid?
Wat is een kwaliteitscirkel?
Hoe werkt een kwaliteitscirkel?
Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?
Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?
Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?
Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?
Concreet voorstel?
Vragen?
13-4-2015
Traject naar Uitmuntendheid
Invullen van de eerste
noden
(= inspanningen uit het
verleden)
• Wat? Cf. publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” – p. 26 & 27
• 3 fasen:
• 1e fase: Invullen van de eerste noden van:
• De wet- en decreetgever (Gemeente- en
OCMW-decreet, Woonzorgdecreet,
kwaliteitsdecreten, …)
• De burgers / klanten
• De medewerkers
• Derden
• De organisatie zelf
Opvolging & samenhang?
Duurzame effecten?
3 - VVSG -
Om te voldoen aan
wettelijke eisen decreten
Zelfevaluaties (CAF,
SWOT, EFQM,
PROSE, …)
Vrijwillige
initiatieven op het
vlak van o.a.:
•Processen
•Procedures
•Indicatoren
•Kwaliteits- &
administratieve
handboeken
•Klachtenbeheer
•Informatisering
•Kennisbeheer
•Organisatieoptimalisatie
•…
13-4-2015
Traject naar Uitmuntendheid
• Wat? Cf. publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” – p. 26 & 27
• 3 fasen:
• 2e fase: Opzetten & implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem:
• Systematisch werken aan integraal (kwaliteits)management
• Recuperatie van inspanningen uit het verleden  Cf. Praktijkboek voor
Welzijnsvoorzieningen
• Vele goede initiatieven uit het verleden  realiseren van duurzame
effecten
• Vanuit de praktijk
• Gefaseerd
• Lange termijn
• Kwaliteitscirkels, ROP’s, vormingen & begeleidingen
4 - VVSG -
13-4-2015
Kwaliteitsmanagementsysteem = interne controlesysteem = meet- en
opvolgsysteem = beheerssysteem

Fasen





ORIËNTATIE
Creëren van bewustwording
Bepalen van uitgangssituatie
Bepalen doel van het project
Opstellen plan van aanpak
Voorbereiden van de organisatie
KWALITEITSCIRKELS
OPZETTEN & INVOEREN




BEOORDELEN
Opzetten basis van het systeem
Uitwerken
managementsysteem
Invoeren managementsysteem
Opzetten beheerorganisatie



Uitvoeren interne
beoordeling
Externe beoordeling /
visitatie
Afsluiting
Instrumentarium
Initiële audit =
aanvangsdiagnose
= zelfevaluatie
Interne audit
Processen &
bijhorende
documentatie
Risicoanalyses
Organisatie &
HRM
Benchmarking
Informatisering & automatisering
Beleid &
performantie
Verbeteractieplannen
5 - VVSG - Zelfevaluatie van de organisatie. Voorwaarde voor verdere groei en ontwikkeling?
Klachtenmanagement
Managementhandboek
Tevredenheid
Certificering
Opvolg- of beheersstructuur
13-4-2015
Traject naar Uitmuntendheid
Evolueren naar
uitmuntendheid of
“excellence”
• Wat? Cf. publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” – p. 26 & 27
Periodieke zelfevaluaties
• 3 fasen:
(CAF e.a.)
• 3e fase: Evolueren naar uitmuntendheid:
• Inbrengen van de resultaten en de inspanningen
van het kwaliteitsmanagementsysteem
• Periodieke zelfevaluaties
• Permanente verbetering – de lat steeds hoger
• Benchmarking en -learning
Verdieping & verfijning
van het systeem
Analyse van trends &
evoluties
Benchmarking & learning met collegaorganisaties
6 - VVSG -
13-4-2015
Informatiesessie kwaliteitscirkels
• Agenda:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
7 - VVSG -
Traject naar Uitmuntendheid?
Wat is een kwaliteitscirkel?
Hoe werkt een kwaliteitscirkel?
Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?
Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?
Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?
Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?
Concreet voorstel?
Vragen?
13-4-2015
Wat is een kwaliteitscirkel?
• Een kleine groep van organisaties die samen
stapsgewijs toewerken naar integraal &
geïntegreerd (kwaliteits)management
• Onder begeleiding van de VVSG (vb. aanreiken van
werkkaders, projectplanning opvolgen & bewaken)
• Nadruk op:
• Samenwerking tussen de deelnemers
• Kennisdeling en uitwisseling van ervaringen, kennis,
informatie, documenten en instrumenten tussen de deelnemers
• Leren van elkaar
• Duidelijk mandaat & engagement van de deelnemers om
stappen te zetten in het traject naar geïntegreerd management
8 - VVSG -
13-4-2015
Informatiesessie kwaliteitscirkels
• Agenda:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
9 - VVSG -
Traject naar Uitmuntendheid?
Wat is een kwaliteitscirkel?
Hoe werkt een kwaliteitscirkel?
Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?
Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?
Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?
Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?
Concreet voorstel?
Vragen?
13-4-2015
Hoe werkt een kwaliteitscirkel?
• 12 stappenplan  schema
• Op basis van een globaal projectplan (verschillende
projectfases die binnen de onderliggende
diensten/afdelingen/voorzieningen ontwikkeld &
geïmplementeerd dienen te worden)
• Elk werkjaar een jaarprogramma i.s.m. de deelnemers
• 4 werksessies per werkjaar:
•
•
•
•
Aanreiken van werkkaders & werkmateriaal
Uitwisseling & samenwerking  recupereren van inspanningen uit het verleden
Rapporteren van realisaties en vooruitgang a.d.h.v. projectplanning
Netwerking en vergelijkende analyses en onderzoeken tussen de deelnemende
organisaties
• Elkaar ondersteunen en begeleiden richting integraal (kwaliteits)mgnt
• Ondersteund door een digitaal platform (website &
extranet(ten))
10 - VVSG -
13-4-2015
Informatiesessie kwaliteitscirkels
• Agenda:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
11 - VVSG -
Traject naar Uitmuntendheid?
Wat is een kwaliteitscirkel?
Hoe werkt een kwaliteitscirkel?
Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?
Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?
Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?
Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?
Concreet voorstel?
Vragen?
13-4-2015
Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?
• De ontwikkeling van een integraal en geïntegreerd
(kwaliteits)managementsysteem binnen de
deelnemende organisaties
• 1 systeem voor:
•
•
•
•
Interne controle
Beheerscontrole
Organisatieontwikkeling
Organisatieoptimalisatie
• Maatwerk  (GEEN) EENHEIDSWORST
• Realiseren van een sectordynamiek waarbij
organisaties elkaar begeleiden en ondersteunen door
samenwerking, uitwisseling en kennisdeling
12 - VVSG -
13-4-2015
Informatiesessie kwaliteitscirkels
• Agenda:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
13 - VVSG -
Traject naar Uitmuntendheid?
Wat is een kwaliteitscirkel?
Hoe werkt een kwaliteitscirkel?
Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?
Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?
Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?
Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?
Concreet voorstel?
Vragen?
13-4-2015
Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?
• Secretarissen, financieel beheerders, leden van
het managementteam, middenkader
(diensthoofden)
• Kwaliteitsverantwoordelijken of –coördinatoren
• Staf- en beleidsmedewerkers
14 - VVSG - Pas aan bij: Invoegen / Koptekst en Voettekst
13-4-2015
Informatiesessie kwaliteitscirkels
• Agenda:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
15 - VVSG -
Traject naar Uitmuntendheid?
Wat is een kwaliteitscirkel?
Hoe werkt een kwaliteitscirkel?
Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?
Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?
Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?
Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?
Concreet voorstel?
Vragen?
13-4-2015
Wat verwachten we van de deelnemers?
• Duidelijk mandaat & engagement om aspecten &
instrumenten van (kwaliteits)management te
ontwikkelen
• Geplande & afgesproken opdrachten uitvoeren en
hierover rapporteren aan de collega’s in de
kwaliteitscirkel (= werksessies goed voorbereiden
aan de hand van de projectplanning)
• Bereidheid om kennis, informatie, ervaringen,
documenten en instrumenten uit te wisselen en te
delen met collega’s in de kwaliteitscirkel
• Bereidheid om te leren van anderen
16 - VVSG - Pas aan bij: Invoegen / Koptekst en Voettekst
13-4-2015
Informatiesessie kwaliteitscirkels
• Agenda:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
17 - VVSG -
Traject naar Uitmuntendheid?
Wat is een kwaliteitscirkel?
Hoe werkt een kwaliteitscirkel?
Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?
Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?
Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?
Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?
Concreet voorstel?
Vragen?
13-4-2015
Praktische afspraken
• Een werkjaar van een kwaliteitscirkel bestaat uit 4
werksessies (van 9u30 tot 16u30) gespreid over het jaar
• Op locatie in de regio van de deelnemers
• Maximaal 5 tot 10 organisaties per cirkel
• Elke organisatie heeft max. 2 deelnemers
• Kwaliteitscirkel = max. 20 personen
• Deelnameprijs: nog te bepalen
• Incl. ondersteunend (basis)werkmateriaal
• Pockets “Professionele Vaardigheden  vb. Geïntegreerd management
• Publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” en de bijhorende werkboeken
• Praktijkboek Kwaliteitszorg in Welzijnsvoorzieningen
• Begeleiding: Theo Wijnen & Ruud Bourmanne
18 - VVSG -
13-4-2015
Informatiesessie kwaliteitscirkels
• Agenda:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
19 - VVSG -
Traject naar Uitmuntendheid?
Wat is een kwaliteitscirkel?
Hoe werkt een kwaliteitscirkel?
Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?
Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?
Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?
Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?
Concreet voorstel?
Vragen?
13-4-2015
Concreet voorstel?
• Centrale vragen: op welke manier slaag je er het beste in
om vanuit de kwaliteitscirkels de deelnemers te begeleiden
naar geïntegreerd management + wie moet dan in deze
kwaliteitscirkels zitten???
• Voorstel: dieper in de organisatie gaan
• Kwaliteitscirkels op 2 niveaus:
• Op dienst/afdelings/voorzieningsniveau  deelnemers:
diensthoofden/kwaliteitscoördinatoren
• Op overkoepelend niveau: secretarissen/kwaliteitscoördinatoren
20 - VVSG -
13-4-2015
Concreet voorstel?
Overkoepelende kwaliteitscirkel met
secretarissen & kwaliteitscoördinatoren
Opvolging, coördinatie, sturing & afstemming
Kwaliteitscirkel
DGAT
Kwaliteitscirkel
DC’s
Kwaliteitscirkel
Financiële
diensten
21 - VVSG -
Kwaliteitscirkel
WZC
Kwaliteitscirkel
DVC
Kwaliteitscirkel
IT-diensten
Kwaliteitscirkel
Sociale
diensten
Kwaliteitscirkel
Serviceflats
Kwaliteitscirkel
Personeelsdiensten
Kwaliteitscirkel
Secretariaten
Kwaliteits
cirkel …
13-4-2015
Informatiesessie kwaliteitscirkels
• Agenda:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
22 - VVSG -
Traject naar Uitmuntendheid?
Wat is een kwaliteitscirkel?
Hoe werkt een kwaliteitscirkel?
Wat is het doel van een kwaliteitscirkel?
Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd?
Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel?
Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel?
Concreet voorstel?
Vragen?
13-4-2015
Bedankt voor uw aandacht!