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Ley General de CI N°8292 y Norma de Control Interno para el Sector Público(N-2-2009-CO-DFOE)

Dra. Mónica Sandí Lizano Máster en Sistemas de Gestión de Calidad Jefe Unidad de Gestión de Calidad SENASA 10/02/2014

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Qué busca la Ley de CI?

Establecer Evaluar Hacer Funcionar Perfeccionar Mantener

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Confidencialidad

• Ante el ciudadano que presente denuncias.

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Integrado y Congruente

Sistema de CI

Aplicable Completo Razonable

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Proteger y Conservar el patrimonio público Exigir confiabilidad y oportunidad de la información Objetivos del Control Interno Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico

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Órganos del SCI

Órganos del SCI Administración Activa Auditoría Interna

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Cómo saber quién es la Administración Activa?

Decide Decide Funcional Resuelve Ejecuta

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Qué le corresponde hacer al jerarca y sus titulares subordinados?

Establecer Evaluar REALIZAR ACCIONES Mantener Perfeccionar

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•

Cuáles son los deberes de los jerarcas?

Velar por el adecuado desarrollo de las actividades que le corresponden a la Institución • Tomar AC ante evidencia de desviaciones • Analizar e implementar control y fiscalización las observaciones o recomendaciones de la AI, CGR, AE y demás entes de • Que se cumplan los SCI • Presentar un informe de fin de gestión

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Ambiente de Control

• Busca el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo al CI hacia: Mantener y Demostrar integridad y ética Desarrollar una administración orientada al logro de resultados y medición del desempeño Evaluar el funcionamiento de la Estructura Organizativa

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Ambiente de Control

Establecer autoridad y responsabilidad y proporcionar canales de comunicación

Establecer políticas de gestión en RRHH (contratación, entrenamiento, evaluación, acciones disciplinarias)

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Valoración del riesgo

Identificar y analizar riesgos asociado al logro los de objetivos y metas Analizar importancia el posible efecto de los riesgos, su y probabilidad Adoptar medidas y ubicarse en un nivel de riesgo “aceptable”

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Actividades de Control SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA)

Los procedimientos, políticas y normas deben contener:

• Autoridad y responsabilidad para autorizar o aprobar operaciones • Protección institucionales y conservación de activos • Diseño y uso de registros que evidencien hechos importantes de la institución

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Los procedimientos, políticas y normas deben contener:

• Revisión periódica de registros para verificar su exactitud y enmendar errores u omisiones • Controles a los Sistemas de Información que procesan datos

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Sistemas de Información

• Gestión documental institucional para poder controlar, almacenar y recuperar la información realizada o recibida, relacionada a la gestión de la información incluyendo bases de datos y aplicaciones informáticas.

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Sistemas de Información

• • • • • Identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna.

Comunicar a las personas que sean necesarias Cumplir los comunicaciones plazos establecidos para Armonizar los Sistemas de información con los objetivos institucionales Establecer políticas, procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional

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Seguimiento del SCI

• Busca valorar la calidad del funcionamiento del SCI, de modo que: a. Los funcionarios responsables acciones de control y prevención tomen b. Una vez al año se realicen autoevaluaciones (para perfeccionar el SCI y detectar desvíos en el cumplimiento de los objetivos)

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Sistema específico de Valoración del Riesgo

• Identificar el riesgo institucional y adoptar métodos de uso continuo y sistemático

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Cómo funciona la AI Institucional?

• • • • • Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente Verificar el cumplimiento del SCI Verificar que se tomen las AC Asesorar al jerarca y advertir a órganos pasivos sobre las posibles consecuencias por determinadas conductas o decisiones Preparar planes de trabajo y un informe anual

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Dependencia orgánica

• • • • • • Nombrado por el máximo jerarca Deben tener independencia funcional y de criterio Recibir protección jurídica Contar con recursos Potestad para libre acceso a información Solicitar cualquier asesoramiento y facilidades colaboración,

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Responsabilidad administrativa

• Si se injustificadamente deberes y funciones: incumple los a. Amonestación escrita b. Amonestación escrita con copia al Colegio Profesional c. Suspensión sin goce de salario (8 a 15 días hábiles)

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Norma de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE

• • Provee de una seguridad razonable cumplimiento sobre de objetivos institucionales.

el los Mecanismo idóneo para apoyar los esfuerzos de las Instituciones

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• • • Calando paulatinamente Integrándose en los procesos Integrándose en la cultura de las entidades

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Qué busca esta herramienta

Esquema básico para la transparencia en la gestión pública en el marco de la legalidad, la ética y la rendición de cuentas.

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Qué comprende la Norma?

• • • • • • Regulaciones básicas Ambiente de Control Valoración del riesgo Actividades de control Sistemas de información Sistemas de seguimiento

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Vinculación del SCI con la calidad

• • • Promover un compromiso institucional con la calidad y apoyarse en el SCI para propiciar la materialización de este compromiso.

Debe establecer políticas y actividades de control.

Verificar y gestionar la calidad del sistema para darle un enfoque de mejora continua.

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Compromiso de las Jefaturas

• • • Comunicar las políticas Difundir la cultura Gestión apegada a eficiencia, eficacia, economía y legalidad

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Fortalecimiento de la ética institucional

Medidas e instrumentos que materialicen • La filosofía institucional • El enfoque de la institución • El comportamiento del personal • Gestión ética de la Institución

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Factores formales de la ética institucional

• Declaración formal de la visión, misión y valores institucionales http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php

/secciones/view/2

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•

Factores formales de la ética institucional

Un código de ética o similar

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Factores formales de la ética institucional

• Indicadores que permitan dar seguimiento a la ética institucional y efectividad de los elementos.

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Políticas

• • • Tratamiento de corruptas o antiéticas conductas Manejo de conflicto de interés Atención apropiada de denuncias fraudulentas,

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Elementos Informales de la ética Institucional

• • • • • • Clima organizacional Estilo gerencial Modelo de toma de decisiones Valores compartidos Creencias El comportamiento

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Personal Idóneo

• • Planificar motivación, el reclutamiento, promoción, selección, evaluación desempeño y capacitación del personal.

del Contratación, retención y actualización del personal idoneo.

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Estructura organizativa

• • • • • Relaciones jerárquicas Líneas de dependencia Líneas de coordinación Definición de funciones y autoridad Rotación de labores de forma sistemática

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Vinculación con Planificación

• La valoración del riesgo debe ser planificada y alineada con la Misión y Visión, Objetivos, Metas, Políticas e indicadores

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Actividades de control

Integración a la gestión (Eficacia, eficiencia, simplicidad y celeridad)

Respuesta a riesgos

(sistema dinámico de acuerdo a la realidad) Contribución al logro de objetivos con un costo razonable (costo beneficio)

Viabilidad

(adaptarse a la capacidad de la Institución) Documentación (manuales, procedimientos, descripción de puestos y deben estar disponibles para uso, consulta y evaluación)

DIVULGACIÓN

(de conocimiento general y comunicarse , de preferencia por escrito, en términos claros y específicos)

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Protección y conservación del patrimonio

• Asegurar de forma razonable la protección, custodia, inventario, uso correcto y control de activos, incluyendo los derechos de propiedad intelectual

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•

Regulación para la Administración de Activos

Establecer, actualizar y comunicar regulaciones las con respecto al uso, conservación y custodia de los activos, considerando: Programar necesidad de activos Asignación de responsables para uso, control y mantenimiento Control, registro y custodia de la documentación relacionada Cumplimiento de requerimientos legales (placas) Préstamos justificados y autorizados por escrito Trato de activos obsoletos, desuso o reparaciones costosas

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Custodia de activos

• • • Debe ser asignado formalmente Si el equipo se comparte debe existir un responsable de su custodia y administración Los dispositivos de seguridad deben ser vigilados para asegurar que siempre sirvan de forma óptima y se proteja contra el deterioro, pérdida o uso irregular

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Confiabilidad y oportunidad de la información

• • • • Documentos y registros de la gestión institucional Formularios uniformes Registros contables y legales Verificaciones y supervisiones constantes y periódicas

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Gestión de proyectos

• • • • • Identificar el nombre, objetivos, metas, recursos y fechas de inicio y fin Designar un responsable controlar y documentar) (planear, organizar, dirigir, Supervisión y control de avance considerando costos y recursos (informes periódicos) Sistema de información para dar seguimiento al proyecto Evaluación efectividad para del analizar mismo retroalimentar esfuerzos futuros la y

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Donaciones Externas

• Establecer, perfeccionar, mantener, evaluar las actividades de control para los bienes y servicios provenientes de donadores o cooperadores Transparencia, rendición de cuentas, utilidad, razonabilidad y buena gestión

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•

Control sobre la rendición de cauciones

http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.p

hp/paginas/view/192

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Informe de fin de gestión

• • • • Se resumen las actividades realizadas durante su período de funciones, logros obtenidos incluso en CI y el estado de las recomendaciones de la AI, CGR u otros Sugerencias Asuntos en proceso Entrega de bienes asignados

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Sistemas de información

• El jerarca y subordinados deben disponer elementos necesarios para organizar de forma uniforme, información consistente y oportuna la • Los sistemas de información deben ser flexibles que permitan modificaciones a las necesidades cambiantes del entorno

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Sistemas de información

• • Deben propiciar una documental institucional.

debida gestión Se debe controlar, almacenar y recuperar la información de forma oportuna y eficiente.

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Archivo Institucional

• El jerarca y titulares deben implementar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos para el archivo

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El archivo incluye:

• • • • • • • • • • Creación Organización Utilización Disponibilidad Acceso Confidencialidad Autenticidad Migración Respaldo periódico Conservación Conservación de documentos

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Calidad de la información

Confiabilidad Oportunidad Utilidad

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Calidad de la Comunicación

• • • • Llega a las instancias pertinentes Llega en el tiempo propicio Deben establecerse canales de comunicación para trasladar la información de forma transparente, ágil, segura, correcta y oportuna.

Tomar en cuenta usuarios internos y externos

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¡Muchas gracias!

Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Nacional de Salud Animal Tel.: (506) 2260.8300. Fax: (506) 2262.0221

www.senasa.go.cr

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