Transcript Tải về

Th¸i Nguyªn th¸ng 7/2009
1. Hiển thị các thanh Menu, công cụ và định dạng...
Thanh Menu
Thanh Standard
Thanh Formatting
Thanh thước ngang
Thanh thước dọc
Thanh cuốn dọc
Lên/xuống một trang màn hình
Thanh Drawing
Thanh trạng thái
Thanh cuốn ngang
a. Lấy lại các thanh công cụ (Standard), thanh định dạng
(Formatting).
Nhấn chuột phải
vào thanh Menu
b) Lưu ý:
• Mỗi lần chỉ lấy được một thanh như vậy để lấy
đủ các thanh chúng ta phải thao tác 3 lần (nhấn
chuột phải trên thanh Menu rồi chọn tên các
thanh).
• Khi muốn sắp xếp các thanh xuất hiện theo ý
muốn chúng ta có thể khắc phục bằng cách
nhấn chuột trái vào góc bên trái của mỗi thanh
có 4 dấu chấm. Lúc đó chuột chuyển thành chữ
thập có 4 mũi tên ra 4 hướng. Giữ chuột trái và
rê chuột về vị trí thích hợp.
2. Thêm, bớt các chức năng trên Menu và
thanh công cụ chuẩn.
• Để thao tác nhanh khi soạn thảo, chúng ta
nên thêm các nút lệnh trên thanh định
dạng.
• Ví dụ: thêm chức năng trộn các ô (Merge
cells) , chia các ô (Split cells), chỉ số
trên(superscript), chỉ số dưới (subscript).
3.Các bước thực hiện thêm các nút lệnh trên
thanh định dạng (Formatting).
• Chọn Tools\Customize... xuất hiện hội thoại
như hình vẽ, sau đó chọn Commands.
Chọn tên của chức năng trên Menu cần thêm bớt.
Trong hộp Categoires chọn một trong các Menu.
Trong hộp Commands, chọn các nút lệnh cần thiết rê chuột đặt
lên thanh công cụ (mỗi lần rê chuột chỉ được một nút lệnh).
Ví dụ: Lấy công cụ để trộn bảng và phân bảng
Trong
hộp
Categories
chọn
Table; trong hộp
Command
rê
thanh cuộn dọc
chọn nút lệnh
cần đưa ra:
chọn trộn ô
(Merge Cells);
và tách ô (Split
Cells).
4. Các bước thực hiện bỏ các nút lệnh trên
thanh định dạng (Formatting).
• Việc loại bỏ các nút lệnh trên thanh định dạng ta
thực hiện các thao tác ngược lại. Ví dụ muốn bỏ
nút lệnh nào ta tiến hành tuần tự như sau:
• Chọn Tools\Customize .Khi chọn Customize…
xuất hiện hộp hội thoại hình sau:
Chọn Tab
Commands,
Trong hộp Categoires
chọn một trong các
Menu. Trong hộp
Commands, chọn các
nút lệnh cần đưa ra.
Tìm các nút lệnh
tương ứng trên thanh
công cụ kéo ra giữa
màn hình soạn thảo.
5.Chú thích tiếng Việt vào các nút lệnh trên Menu
6. Các thao tác chú thích tiếng Việt vào nút
lệnh.
• Chọn
Tools\Customize như
hình 1
• Nhấn chuột phải vào
nút lệnh cần chú thích
xuất hiện hộp hội thoại
như hình H 2.
• Ví dụ: chọn nút lệnh
chèn thêm một cột vào
bên trái cột hiện tại.
Hình 1
Hình 2
Trong thuộc tính Name sửa tên của chú thích
bằng tiếng Anh và cho phép ta thêm chú thích
bằng tiếng Việt.
7. Các bước chú thích trên Menu sổ dọc
• Các bước chú
thích trên Menu
tương tự như chú
thích trên các nút
lệnh.
• Hình bên hiển thị
các lệnh trên
Menu sổ dọc
chưa được chú
thích.
- Chọn: Tools\Customize
- Chọn Menu sổ dọc cần chú thích trong View.
- Chọn lệnh cần chú thích.
Ví dụ muốn chú thích cho Markup thì ta nhấn chuột phải vào
mục Markup. Trong Name ta nhập chú thích tiếng Việt như
hình:
MéT Sè CHøC N¨NG CÇN THIÕT TRONG QU¸
TR×NH SO¹N TH¶O V¨N B¶N
1. Lưu văn bản với tên khác
Mục đích: Nếu chúng ta cần văn bản có cấu trúc
như văn bản hiện thời (văn bản đang mở),
nhưng văn bản mới khác văn bản cũ về thời
gian ban hành, nơi nhận và một số nội dung
trong văn bản… thì việc chọn chức năng là giải
pháp hợp lý nhất.
Các bước thao tác
• + Mở loại văn bản cần biên soạn có nội
dung tương tự với văn bản mới cần soạn.
Chọn File\Save As và đặt tên mới cho văn
bản.
• + Tiến hành hiệu chỉnh văn bản theo yêu
cầu.
• + Kết thúc văn bản nhấn Ctrl+S để lưu văn
bản
2. Thiết lập chế độ lưu tự động
• Vào Tools \ Options \ Save \ Save
AutoRecover info every
• Chọn thời gian tự động lưu văn bản.
• Nhấn OK.
3.Tìm kiếm (Find…) và thay thế (Replace…):
Tìm kiếm (Find…)
Thông thường các chức năng này mọi người
đều biết, nhưng để áp dụng trong thực tế giúp
cho hiệu chỉnh văn bản đúng yêu cầu quy
chuẩn về văn bản như: Cách bỏ dấu(, ), (.),
(:), (;), các khoảng trống giữa các từ, các lỗi
chính tả … thì việc sử dụng 2 chức năng đó
là rất cần thiết.
Tìm các khoảng trống thừa giữa 2 từ. Tìm các lỗi
sai chính tả.
- Thay thế (Replace)
Sau khi tìm thấy lỗi chúng ta tiến hành thay thế
hàng loạt hoặc việc thay thế các lỗi cần thiết cho
bỏ dấu, không nhất thiết phải tìm kiếm mà trực tiếp
thay thế luôn.
Các bước tiến hành thay thế: Edit\Replace\
• Find what: nhập từ cần tìm.
• Replace with: nhập từ cần thay thế.
• Sau đó nhấn vào nút
(thay thế toàn
bộ).
Hội thoại cho biết tổng
số từ đã được thay thế.
4. Định nghĩa gõ tắt cho đoạn văn bản hoặc cụm từ
a) Sử dụng Auto Text.
• Đánh dấu cụm từ cần định nghĩa gõ tắt
(ví dụ: Cộng hòa xã ….).
• Chọn Insert\Auto Text\Auto Text…
Trong chức năng AutoText
Mặc định chương trình
để nguyên cụm từ đã
chọn “Cộng hòa…”.
Thay cụm từ này bằng
các ký tự sao cho dễ .
nhớ, trong trường hợp
này thay bằng: “chxh’’
như hình:
Sau đó nhấn nút
• Để sử dụng chức năng gõ tắt này ta thực
hiện như sau:
• Gõ cụm từ đã được định nghĩa gõ tắt. Ví
dụ gõ cụm ký tự ‘’chxh”.
• Nhấn phím F3 trên bàn phím cụm từ
“chxh”.
• Chuyển thành “Cộng…”.
b) Sử dụng chức năng Auto Text
để tạo các mẫu văn bản nhanh chóng.
Các bước thao tác giống như cách thực
hiện ở trên nhưng nếu muốn tạo một mẫu
văn bản thì đánh dấu toàn bộ văn bản
(Ctrl+A). Sau đó thao tác như các bước
trên.
c) Sử dụng AutoCorrect Options để định
nghĩa cụm từ gõ tắt.
Trong văn bản các cụm từ thường được lặp
đi lặp lại nhiều lần. Ví dụ ngành giáo dục
và đào tạo; Sở Giáo dục và Đào tạo; giáo
viên; cán bộ công chức…. chúng ta nên
dùng chức năng để tăng tốc độ soạn thảo
và sửa lỗi chính tả.
* Định nghĩa gõ tắt:
• Chọn cụm cần gõ tắt. VD: Sở Giáo dục và Đào
tạo.
• Sau đó chọn Tools\AutoCorrect.
• Tại Replace: nhập cụm ký tự gõ tắt.
• Tại With: Nhập cụm từ cần thay thế.
• Mặc định sau khi đánh dấu cụm từ cầm thay thế
thì khi thao tác AutoCorrect tự động hiện ra (ta
không cần nhập vào).
• Sau đó nhấn nút
Muốn sử dụng chức năng gõ tắt ta chỉ việc
gõ cụm ký tự đã định nghĩa rồi nhấn thanh
cách (Space Bar) trên bàn phím.
5. Đóng mở chức năng theo dõi thay đổi văn bản
Hiện thông báo văn những thay đổi của văn bản ;
Mục đích: Giúp theo dõi quá trình văn bản đã thay đổi
những gì? (thay đổi bao gồm cấu trúc, từ và cụm từ
đã thay đổi). Điều này rất quan trọng khi văn bản đã
hiệu chỉnh đầy đủ chính xác nhưng sau vài giờ hoặc
vài ngày không biết vì lý do nào đó mà đã bị thay đổi.
Hình sau minh họa chức năng của Markup cho ta
thấy nội dung văn bản đã được thay đổi.
Từ đã được xóa
đi là “â” thay vào
bằng chữ “ă”
Các thao tác bật tắt chức năng theo dõi thay
đổi văn bản
(Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình soạn thảo)
• Chức năng “TRK” bị ẩn nghĩa là chức
năng theo dõi quá trình thay đổi chưa
được thực hiện.
• Ta kích đúp chuột vào đó thì “TRK” hiện
lên chức năng theo dõi thay đổi của văn
bản được thực hiện.
Muốn hiện lên những thay đổi ta chọn View\Markup
Tắt thông báo thay đổi của văn bản ta
nhấn tiếp vào
.
Lưu ý khi đang soạn thảo cần tắt chế
độ “Markup” hiển thị thông báo để tránh
phiền hà trong soạn thảo.
C. Thiết lập một số chức năng trong Option để
khắc phục một số lỗi.
1. Loại bỏ đường kẻ lượn sóng màu (đỏ hoặc
xanh) bên dưới các từ hình H: 57M
Khắc phục hiện tượng này ta thực hiện như sau:
- Chọn Tools\Option \ Spelling Grammar bỏ dấu kiểm
tra như hình 1. ta được hình 2 sau đó nhấn OK hiện
tượng trên không còn nữa.
Hình 2
Hình 1
2. Khắc phục lỗi nhảy cách ký tự khi gõ dấu:
Ví dụ khi ta gõ từ Hà Nội thì nó nhảy thêm khoảng
trống vào giữa chữ H và chữ à cụ thể là: “H à N
ội”...
* Cách khắc phục:
* Chọn Tools\Option
- Chọn thẻ Edit:
Thông thường ta bỏ dấu
chọn chức năng:
thì không còn hiện tượng
nhảy chữ có dấu, nhưng bị
mất đi một số chức năng
khác.
Ta nên chọn chức năng
tại nút lệnh hội thoại
xuất hiện như hình 1
hình 1
Bỏ dấu chọn tại mục
như hình này rồi nhấn
OK hiện tượng nhảy
chữ được khắc phục.
3. Khắc phục lỗi khi dùng AutoShapes
Thường khi vào chức năng Draw thì xuất hiện
khung hình.
Cách khắc phục để không xuất hiện khung hình:
• Chọn:
Tools\Option
• Chọn Thẻ General
bỏ chức năng tự
động hiện hình
chữ nhật khi chọn:
Automatcally
create canvas
when inserting
AutoShapes rồi
nhấn OK.
GHÐp nhiÒu File trong Word
• Trong quá trình soạn thảo nhiều khi
ta phải ghép nhiều file thành 1 file. Để
không mất thời gian mở từng file thì
ta làm như sau:
Chọn thực đơn Insert chọn File
Chọn file cần
ghép sau đó
chọn Insert
NHóNG EXCEL VµO WORD
Giúp cho khi soạn thảo văn bản có
bảng biểu cần tính toán các phép
tính tỷ lệ %, nhân, chia… mà các
bảng trong Word không thực hiện
được.
•
Cho ta bảng tính uyển chuyển xê
dịch dễ dàng, căn trái, căn phải
thuận lợi. Thực hiện các thao tác
như trên Excel.
•
1. Các bước thao tác và những chú ý:
Trên thanh công cụ
chọn biểu tượng
rồi rê chuột để chọn
số dòng số cột như
hình bên:
Nhấn chuột trái thì bảng tính xuất hiện như hình:
Trong bảng tính ta thao tác tương tự như trong Excel.
Trén th: Mai Merge
Bước 1: Chuẩn bị mẫu và danh sách.
Bước 2: Tiến hành trộn.
Bước 3: In các các mẫu đã được trộn.
a.Chuẩn bị
Biểu mẫu
Danh sách
b. Các thao tác trộn:
- Mở bảng mẫu như hình:
c) Lấy thanh trộn thư (Mail Merge).
Chọn: Tools\Lestters and Maillings\Show Mail
Merge Toolbar
Trên giao diện soạn thảo của Word xuất hiện
thêm thanh công cụ giúp trộn thư.
Thanh được thêm
Chọn vào mục
hội thoại
Tại hội thoại này ta mở file dữ liệu nguồn.Trên
thanh trộn thư các nút lệnh ẩn đã được xuất hiện
ta chọn lệnh
hình 1
hình 2
Trong hội thoại này
ta chọn các trường
(Fields) đặt vào
nơi cần trộn và
nhấn nút Insert.
Mỗi lần chỉ đưa ra
1 trường kết quả.
Trên thanh Mail Merge, nhấn vào View Merged Data thì
xuất hiện thông tin tên trường đưa vào mẫu:
Khi in nhấn vào
nút
để các chỗ được
trộn không còn
chức năng đánh
dấu (màu đen)
Mét sè hµm hay dïng trong Excel
1.Các hàm nêu trong tài liệu thường hay dùng
trong nhà trường để chuẩn hóa dữ liệu như hàm
Trim() dùng cắt khoảng trống Dư thừa; hàm
Proper() nâng ký tự đầu của 1 từ lên chữ hoa, hàm
and (&) nối các cột, hàm left() lấy chuối ký tự bên
trái, Right() lấy chuỗi ký tự bên phải, Mid() lấy
chuỗi ký trong chuỗi, hàm counta()…Ngoài ra hàm
chn() chuẩn hóa ngày; hàm sodau(), sothu2()…
tách điểm từ 1 cột thành nhiều cột do Dự án viết để
hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu của học sinh khi cập nhật
vào chương trình (một hình bên dưới minh họa các
dữ liệu cần chuẩn hóa).
Sử dụng kết hợp các hàm để chuẩn hóa (cắt bớt khoảng trắng
giữa các từ và bên phải bên trái của họ và tên, nâng ký tự đầu
của họ, lót, tên thành chữ hoa) và ghép cột họ lót và tên.
Chuẩn hoá ngày sinh qua hàm: =chn(địa chỉ ô)
Tách điểm chung trong một cột thành
mỗi điểm nằm trên một cột
Tên hàm
Cú pháp
Giải thích
Left
=left(a,n)
a là ô chứa chuỗi ký tự
n là số ký tự bên trái chuỗi được lấy ra
Right
=right(a,n)
a là ô chứa chuỗi ký tự
n là số ký tự bên phải chuỗi được lấy ra
Mid
=Mid(a,n,m)
a là ô chứa chuỗi ký tự
n là vị trí ký tự đầu tiên được lấy ra
m số ký tự được lấy ra kể từ vị trí n
Countifrange
range: Vùng cần đếm.
Criteria: Tiêu chuẩn để đếm
Áp dụng hàm trong trường hợp thống kê
số lượng theo điều kiện. Ví dụ: Khi có
danh sách cán bộ giáo viên có các cột giới
tính; mã ngạch bậc lương thì ta áp dụng
hàm này để thống kê số nữ có ngạch bậc
là 15113
Sử dụng hàm để đếm trong vùng “K4:L5” có bao
nhiêu số 10 kết quả đếm có 2 số 10 trong vùng đó
ChuyÓn ®æi m· font
•
•
•
•
Mục đích của chuyển đổi:
Thống nhất bộ Font trong quá trình soạn
thảo văn bản.
Thuận lợi cho việc giao dịch điện tử.
Chuyển đổi các văn bản đã có từ mã
ABC (TCVN3) sang mã Unicode.
•Yêu cầu: Có bộ gõ Unikey hoặc chuyển đổi
mã font Vietkeyoffice
Hình 1 thể hiện đoạn văn
bản đang dùng mã TCVN3
(kiểu font .VnTime)
•
- Hình 2 thể hiện đoạn
văn bản đã được đổi
sang mã Unicode
Các bước tiến hành chuyển đổi mã Font
• Bíc 1: ThiÕt lËp m· nguån, m· ®Ých trong
UniKey Toolkit
• §Ó chuyÓn ®æi b¹n ph¶i cã bé gâ Unikey
• Më UniKey Toolkit b»ng c¸ch nhÊn phÝm
tæ hîp Ctrl+Shift+F6 xuÊt hiÖn héi tho¹i
để tiÕn hµnh x¸c ®Þnh m· nguån, m·
®Ých
• NÕu chuyÓn ®æi m·
Font tõ TCVN3 sang
Unicode b¹n chän nh
h×nh bªn:
• + Nguån:
TCVN3(ABC);
+ §Ých: Unicode;
+ ChuyÓn m·
Clipboard;
• + Dïng bé Font tèi
thiÓu
• NhÊn vµo nót ®ãng
• Bước 2: Đánh dấu văn bản hay đoạn văn
bản cần chuyển đổi
• Bước 3: Copy văn bản hay đoạn văn bản
(Ctrl+C)
• Bước 4: Thực hiện lệnh chuyển mã bằng
cách nhấn tổ hợp Phím: Ctrl+Shift+F9
• Bước 5: Dán văn bản đã được chuyển đổi
bằng tổ hợp phím Ctr+V
• Lưu ý: Trong quá trình chuyển đổi văn bản
có thể không đọc được như đoạn dưới
đây
Chuyển đổi mã font
Chuyển đổi mã font
1. Mục đích của
chuyển đổi:
- Thống nhất bộ Font
trong quá trình soạn
thảo văn bản
- Thuận lợi cho việc giao
dịch điện tử.
- Chuyển đổi các văn
bản đã có từ mã ABC
(TCVN3) sang mã
Unicode
1. Mục đích của
chuyển đổi:
- Thống nhất bộ Font
trong quá trình soạn
thảo văn bản
- Thuận lợi cho việc giao
dịch điện tử.
- Chuyển đổi các văn
bản đã có từ mã ABC
(TCVN3) sang mã
Unicode.
• Nguyên nhân không đọc được là do chưa
xác định kiểu font chữ. Ô bên trái mã Font
đã được đổi sang mã Unicode, nhưng
kiểu font là: Vntime.
• Cách khắc phục: đánh dấu văn bản đó và
chuyển đổi sang Times New Romam kết
quả như ô bên phải phía trên.
ChuyÓn ®æi ®Þnh d¹ng v¨n b¶n:
• Dùng để chuyển đổi từ định dạng có đuôi
mở rộng là .dọc sang PDF có đuôi mở
rộng là .PDF
• Lợi ích: văn bản không hiệu chỉnh được
sau khi đã đổi định dạng sang PDF..
Các hình sau là các bước chuyển đổi và kết quả
của chuyển đổi
Yêu cầu cài đặt Adobe PDF hoặc cài máy in ảo .
• Các bước tiến hành
mở văn bản word.
chọn \ hội thoại xuất
hiện yêu cầu đặt tên
File, tiếp đến nhấn
Save chương trình
convert
tự
động
chuyển sang định
dạng DPF.
Nén dữ liệu.
Mục đích làm giảm dung lượng file hoặc của thư
mục chứa các file để giao dịch điện tử thuận tiện
hoặc copy dữ liệu; gộp nhiều files thành 1 file.
Có nhiều công cụ để nén dữ liệu winzip;
winzar..
Chọn nén ở dạng WinRar thường làm giảm
dung lượng nhiều hơn so với nén ở dang zip.
Các bước tiến hành nén
* Chọn file hoặc folder (thư mục) cần nén bằng
cách kích chuột trái vào file hoặc folder khi đó
file hoặc folder chuyển màu xanh.
* Nhấn chuột phải
vào file hoặc folder
cần nén xuất hiện
Menu sổ dọc như
hình bên
* Chọn hình thức nén Archive
- Nút Browse cho phép
chọn nơi lưu file sau khi
nén.
-
Chức năng Archiving
Options lựa chọn một số
thuộc tính khi nén (xóa file
hiện tại sau khi nén; tạo
file có định dạng Exe khi
kích đúp vào file thì tự giải
nén).
Tab Advanced nhằm thiết
lập tính bảo mật như đinh
dạng NTFS tạo Password
cho
file
nén.
Để tạo Password cho file
nén chọn nút Set Password
xuất hiện hình bên
Nhập Password vào ô Enter
password vào xác nhận lại
Password vào ô Reenter
Password for verification
hình bên dưới.
Nếu chọn:
sẽ hiện các ký tự đặt làm
Password, không phải xác nhận Password. Chức
năng này đòi hỏi khi giải nén cần phải nhập
Password.
Chọn
Nếu chọn
thì sau khi giải nén chương
trình tự động tạo folder có tên là tên file nén
• Chọn chương trình tự động nén file với
tên là tên file và đuôi là “Rar” (phần trong
nháy kép” ngay tại nơi lưu file gốc (file
chưa nén)
• Chọn
nén của gửi email
(cách nén cần thiết cho gửi email).
• Chọn
tạo file nén và chuyển file đã nén
Giải nén (Extract): Để xem được nội dung của file
nén bắt buộc phải giải nén.
• Bước 1: Chọn file cần giải nén.
• Bước 2: Nhấn chuột phải vào file nén đã được
chọn xuất hiện hội thoại bên. tại hội thoại này có
3 lựa chọn để giải nén.
•
Lựa chọn
yêu cầu tìm đến thư
mục cần chứa file sau khi giải nén.
• Lựa chọn
chứa file nén.
cho phép giải nén tại nới
• Lựa chọn
tạo thư mục có tên
là tên file chứa file đã giải nén cũng có tên là tên file khi
nén.
• Hình bên hiển thị khi giải nén theo lựa chọn thứ nhất ()
tại hội thoại cho phép chọn nơi lưu trữ file và thiết lập
các thuốc tính khi xuất file
Giíi thiÖu mét sè Website cung cÊp hÖ thèng v¨n
b¶n quy ph¹m ph¸p luËt
http://www.c
hinhphu.vn
website
chính phủ
giúp
tìm
kiếm thông
tin đầy đủ
về các hệ
thống văn
bản,
các
website của
các
tỉnh
thành
http://www.moet.gov.vn website của Bộ giáo dục
http://www.Srem.com.vn
website Dự án
http://www.google.com.vn website tìm kiếm thông
tin
http://vdict.com trang nµy gióp dÞch c¸c ng«n ng÷ kh¸c sang tiÕng ViÖt
hoÆc ngîc l¹i. ngoµi ra nã cßn cã chøc n¨ng phiªn ©m tõng tõ vµ c¸c
nghÜa cña tõ