Transcript Manuel de formation Référentiel AMUE

Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sifac
AMUE – SIFAC
Formation « Référentiels »
Cursus Ordonnateur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation
 Structure des données
 Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
 Focus sur la structure budgétaire
 Focus sur la structure analytique
 Les axes d’imputation

Les référentiels
 Données fournisseur
 Groupes de marchandises
 Données client
 Données articles

Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
2
Introduction
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Objectifs pédagogiques
Ce module est une première approche de SIFAC
(Système d’Information Financier Analytique et Comptable)
Il sera complété par quatre autres modules au sein du cursus
ordonnateur.
Au terme de ce module, nous allons vous :
■ Rappeler quelques points projet SIFAC
■ Faire découvrir les notions communes et essentielles de SIFAC
■ Manipuler l’outil pour vous permettre d’appréhender la navigation
■ Amener à la découverte de l’outil SIFAC par vous-même à partir
d’exercices simples
Module « Référentiels et organisation »
3
Introduction
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Le projet SIFAC
SIFAC, c’est :
■ Le nouveau Système d’Information Financier Analytique et
Comptable qui remplace NABuCo;
■ Un groupe de travail composé de 17 établissements, de
l’AMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont
participé à la réalisation et au paramétrage de la souche
SIFAC;
■ Un projet de plusieurs années, qui sera déployé
progressivement dans différents sites
Module « Référentiels et organisation »
4
Introduction
Planning projet
1
3
4
2
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Un planning sur 5 ans et 4 phases primordiales pour SIFAC
Module « Référentiels et organisation »
5
Introduction
Une solution basée sur SAP
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP.
MM
FM
Gestion des
achats
Comptabilité
budgétaire
SD
CO
Administration
des ventes
Contrôle de
gestion
FI
PP
Gestion de la
production
SAP ECC
Progiciel de
Gestion Intégrée
LE
Gestion des flux
logistiques
Comptabilité
générale
AM
PM
Gestion des
usines
TV
Gestion des
frais de mission
Seuls les modules en
rouge sont utilisés pour
répondre aux besoins de
gestion financière et
comptable des
établissements
d’enseignement supérieur.
Gestion des
immobilisations
HR
Gestion des
ressources
humaines
PS
Gestion de
projet
Module « Référentiels et organisation »
6
Introduction

Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement
technique

Les données et les traitements appartenant à un mandant sont
étanches
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Notion de Mandant
Module « Référentiels et organisation »
7
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation
 Structure des données
 Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
 Focus sur la structure budgétaire
 Focus sur la structure analytique
 Les axes d’imputation

Les référentiels
 Données fournisseur
 Groupes de marchandises
 Données client
 Données articles

Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
8
Structure des données

Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements
prédéfinis et personnalisés : création d’une commande,
comptabilisation d’une facture, livraison … pour gérer votre activité
quotidienne.

Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met
en œuvre trois types de données :
 Les données structurantes de paramétrage
 Les données de base (référentiels)
 Les données de transaction (pièces)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Généralités
Module « Référentiels et organisation »
9
Structure des données
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Données structurantes de paramétrage

SAP est construit sur la base d’objets structurants qui constituent le cœur du
système d’information et matérialisent dans SIFAC l’organisation, les
responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à
chaque service de l’établissement.

Ces données possèdent les caractéristiques suivantes :
 elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité
budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …)
 elles ne peuvent être définies que par paramétrage
 elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et
influencent notablement les traitements et processus de gestion
 certaines sont regroupables à des fins de reporting d’agrégation (sociétés FI)
Exemples de données structurantes de paramétrage
 Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise
 Budget : périmètre financier
 Dépense: organisation d’achat, division
Module « Référentiels et organisation »
10
Structure des données
Données de base
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable


Ce sont les informations de base indispensables à la gestion
Il s’agit des référentiels de la base de données :
 ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules
 certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant
l’aménagement des écrans) : fournisseurs, clients …
 certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de reporting
d’agrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …)






Exemples de données de référence
Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations
LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) …
Dépense: fournisseur, groupe de marchandise …
Mission : agent missionnaire …
Recette : Articles génériques, client …
Comptabilité générale : compte général, client, fournisseur
Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable
Module « Référentiels et organisation »
11
Structure des données
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Données de transaction

Elles s’appuient sur les données de paramétrage et les données de référence

Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur





Exemples de données de transaction
Budget : pièce budgétaire
Dépense : marché, commande d’achats, bordereau, mandat
Mission : ordre de mission
Recette : convention, commande client, titre de recette
Comptabilité générale : pièce comptable, facture client, facture fournisseur
Module « Référentiels et organisation »
12
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation
 Structure des données
 Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
 Focus sur la structure budgétaire
 Focus sur la structure analytique
 Les axes d’imputation

Les référentiels
 Données fournisseur
 Groupes de marchandises
 Données client
 Données articles

Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
13
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Chaque module SIFAC porte sa propre structure
organisationnelle.
La structure organisationnelle est la clé d’entrée à
toutes les transactions du domaine : une donnée de
transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée
dans une structure organisationnelle définie.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Généralités
Module « Référentiels et organisation »
14
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Modélisation actuelle
Niveau 1
Services communs
UFR
CR nœud
CR feuille
SACD
Institut
BIU ou SAIC
CR feuille
CR feuille
Niveaux 3 et 4
Sifac
Etablissement
hors SACD
Niveau 2
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Personne morale
Exemple d’une université composée de services communs, d’UFR, d’un
institut et d’un service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC)
Module « Référentiels et organisation »
15
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Périmètre financier
Centre financier
Etablissement
hors SACD
Services communs
Centre financier
Institut
Centre financier
Centre financier
BIU ou SAIC
Centre financier
Centre financier
CR feuille
Niveaux 3 et 4
CR feuille
Centre financier
Centre financier
SACD
Centre financier
UFR
CR nœud
CR feuille
Personne morale
Niveau 2
Sifac
La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets :
- le périmètre financier
- les centres financiers
Niveau 1
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Structure budgétaire
Centre financier
Module « Référentiels et organisation »
16
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure comptable
Société FI
Services communs
Etablissement
hors SACD
UFR
Institut
CR feuille
CR feuille
SACD
BIU ou SAIC
Niveaux 3 et 4
CR nœud
CR feuille
Société FI
Niveau 2
Sifac
Personne morale
Niveau 1
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet :
- la société
La personne morale n’est pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il
sera possible de faire du reporting sur l’ensemble des sociétés composant l'Etablissement.
Module « Référentiels et organisation »
17
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Structure comptable – Module FI

La société représente une entité distincte pour laquelle des états
financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat).

Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de
reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités
distinctes :
 Société établissement hors SACD
 Société SACD
 Société SAIC

L’ensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de
reporting pour constituer la personne morale Etablissement
Module « Référentiels et organisation »
18
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Structure Achats
Divisions
Services communs
Etablissement
hors SACD
Divisions
UFR
Institut
SACD
BIU ou SAIC
CR feuille
CR feuille
Niveaux 3 et 4
CR nœud
CR feuille
Personne morale
Niveau 2
Sifac
Organisation d’achat
Niveau 1
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
La structure du module de gestion des achats (MM) contient deux objets :
- l’organisation d’achat
- la division (objet division étant rattaché à la société FI)
La société FI correspondant au niveau « Division » doit également être rappelée
dans les transactions (création de pièces).
Module « Référentiels et organisation »
19
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Structure Achats – Module MM

Une organisation d’achat :
 unique est définie pour l’établissement et ses SACD
 correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les
commandes
 représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat

Les divisions :
 autant de divisions que de « secteurs d’activités » par sociétés FI
 Les dépenses constituent également un « secteur mixte »
 représente le site physique où se font les réceptions fournisseurs
 permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats.
Module « Référentiels et organisation »
20
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Personne morale
Organisation commerciale
Divisions
Organisation commerciale
Etablissement
hors SACD
Services communs
UFR
Agence commerciale
Agence commerciale
CR feuille
Institut
Agence commerciale
BIU ou SAIC
Agence commerciale
CR feuille
CR feuille
Module « Référentiels et organisation »
Niveaux 3 et 4
CR nœud
SACD
Divisions
Niveau 2
Sifac
La structure du module d’administration des ventes (SD) contient trois objets :
- l’organisation commerciale
- la division
- l’agence commerciale
(la division et l’organisation commerciale étant rattachées à la société FI)
Niveau 1
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Structure Ventes
21
Modélisation de l’établissement dans SIFAC

L’administration des ventes impose :
 Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI»
représentée dans SIFAC
 Autant de divisions que de secteurs d’activités
 Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de
regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans
l’administration des ventes.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Structure Ventes – Module SD
Module « Référentiels et organisation »
22
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Centre de coût
Centre de profit
Services communs
Centre de coût
Etablissement
hors SACD
Centre de profit
UFR
Institut
SACD
BIU ou SAIC
Centre de coût
Centre de coût
Centre de coût
Centre de coût
Centre de profit
Centre de profit
Centre de profit
Centre de profit
Centre de coût
CR nœud
CR feuille
CR feuille
Centre de coût
Centre de profit
CR feuille
Centre de coût
Centre de coût
Centre de profit
Centre de profit
Le nombre de niveaux de centres de coûts et de
centres de profit n’est pas restreint aux 4 niveaux
des centres financiers. Afin de représenter les
coûts et le résultat analytique de la personne
morale, il est possible de créer respectivement un
groupe de centre de coûts et de centre de profits.
Module « Référentiels et organisation »
Niveaux 3 et 4
Centre de profit
Niveau 2
Sifac
La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets :
- le périmètre analytique
- les centres de coûts (CC)
Personne morale Périmètre analytique
- les centres de profit (CP)
(les CC et CP étant rattachés à l’objet FI)
Niveau 1
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Structure analytique
23
Modélisation de l’établissement dans SIFAC
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Modélisation des établissements dits « Article 43 »
Pour les établissements d’enseignement supérieur relevant de article L719-10
du code de l’Education :

Les écoles et instituts rattachés à un EPSCP, tels que définis dans le code de
l’Education, seront gérés comme des établissements à part entière dans SIFAC, et
comporteront dans chacun des modules leur structure organisationnelle propre

Ils pourront, s’ils le souhaitent, partager avec leur établissement un même
environnement technique, le mandant, tout en ayant leurs propres structures
organisationnelles telles que celles vues sur le schéma précédent

Seules les données définies au niveau mandant seront susceptibles d’être partagées,
soit :
 Les destinations LOLF (vues au sein de la formation budget) ;
 Les données générales des tiers (voir la section sur les tiers).
Module « Référentiels et organisation »
24
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation
 Structure des données
 Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
 Focus sur la structure budgétaire
 Focus sur la structure analytique
 Les axes d’imputation

Les référentiels
 Données fournisseur
 Groupes de marchandises
 Données client
 Données articles

Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
25
Structure budgétaire
Périmètre financier, Centre financier
Centres financiers
Un périmètre financier par
établissement
Centre financier
Etablissement
hors SACD
Services communs
Centre financier
Institut
Centre financier
Centre financier
BIU ou SAIC
Centre financier
Centre financier
CR feuille
Niveaux 3 et 4
CR feuille
Centre financier
Centre financier
SACD
Centre financier
UFR
CR nœud
CR feuille
Personne morale
Niveau 2
Sifac
Périmètre financier
Niveau 1
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
FM
Centre financier
Module « Référentiels et organisation »
26
Structure budgétaire
Notion de centre financier
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Exemple de Fiche Centre financier – Vue Donnée de base
Groupe de centres financiers
Personne morale
CF niveau 1
Etablissement hors SACD
CF niveau 2
Composante
CF niveau 3
CR 1er Niveau
CF niveau 1
SACD
CF niveau 2
Services communs
CF niveau 3
CR 1er Niveau
CF niveau 4
CR 2ème Niveau
CF niveau 4
CR 2ème Niveau
Module « Référentiels et organisation »
27
Structure budgétaire
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Périmètre financier, Centre financier – Module FM

Le périmètre financier :
 Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante
 La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier
unique par la personne morale.
 Un périmètre financier est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique :
M9.1 ou M9.3

Les centres financiers :
 Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est
potentiellement exécuté
 Les centres financiers matérialisent les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de
reporting budgétaire de l’établissement. Ils représentent le découpage de la structure
budgétaire de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont
organisés en hiérarchies.
 SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers.
Module « Référentiels et organisation »
28
Structure budgétaire
FMSC
Visualisation d’un centre financier
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable


Le centre financier matérialise les niveaux de vote, de répartition, d’exécution
et de reporting budgétaire de l’établissement. SIFAC propose une
organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers.
Exemple de Fiche Centre financier – Vue Donnée de base
Le
centre financier est
créé dans un périmètre
donné et défini avec une
période de validité.
Pour chaque centre
financier, sont gérées les
informations suivantes :
Codification
Désignation et Description
Période de Début et Fin de
validité :
Niveau de contrôle des
disponibilités : Zone
obligatoire
Centre financier supérieur :
Zone obligatoire
Module « Référentiels et organisation »
29
Structure budgétaire
Visualisation d’un centre financier
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

FMSC
Exemple de Fiche Centre financier – Vue Hiérarchie
Règles de gestion:
Hiérarchie des centres financiers
La
hiérarchie des centres financiers est définie par année pour prendre en
compte les changements d'organisation d'une année sur l'autre.
Les
groupes de centres financiers seront créés en fonction de la hiérarchie pour
avoir une vue consolidée dans les consultations budgétaires. D'autres groupes
pourront être créés sachant qu'un même centre peut appartenir à plusieurs
groupes.
Module « Référentiels et organisation »
30
Structure budgétaire
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Visualisation de la hiérarchie des centres financiers
FMSE
Le centre financier est organisé en hiérarchie.
 Les centres financiers sont hiérarchisés entre eux avec des relations de type père/fils
 Une hiérarchie a minima est obligatoire, la hiérarchie standard, qui inclut l’ensemble
des centres financiers
 En complément, des hiérarchies alternatives ou groupes de centres peuvent être
définis sans limitation pour des besoins d’analyse notamment.
 Un centre financier peut être référencé dans x groupes de centres.
Module « Référentiels et organisation »
31
Exercice 1
Visualiser la hiérarchie des centres financiers
5 min
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Module « Référentiels et organisation »
32
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation
 Structure des données
 Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
 Focus sur la structure budgétaire
 Focus sur la structure analytique
 Les axes d’imputation

Les référentiels
 Données fournisseur
 Groupes de marchandises
 Données client
 Données articles

Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
33
Structure analytique
Périmètre analytique, Centres de coût et de profit
Centres de coûts / Profits
CO
Personne morale Périmètre analytique
Centre de coût
Centre de profit
Services communs
Centre de coût
Etablissement
hors SACD
SACD
Centre de profit
UFR
Institut
BIU ou SAIC
Centre de coût
Centre de coût
Centre de coût
Centre de profit
Centre de profit
Centre de profit
Centre de profit
CR nœud
CR feuille
Centre de coût
Sifac
Centre de profit
CR feuille
CR feuille
Centre de coût
Centre de coût
Centre de profit
CentreModule
de profit
« Référentiels et organisation »
Niveaux 3 et 4
Centre de profit
Niveau 2
Centre de coût
Centre de coût
Niveau 1
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Un Périmètre analytique
par établissement
34
Structure analytique
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Périmètre analytique, Centres de coût et de profit – Module CO

Un périmètre analytique unique est défini par établissement

Au sein du périmètre analytique, la méthode de comptabilité analytique retenue par
l’établissement sera modélisée :
 La méthode en section homogène
 La méthode par activités

Les données structurantes associées au périmètre analytique sont :
 Le centre de coût :
Le centre de coûts est un collecteur de coûts (c'est-à-dire de charges directes constatées :
salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement …) et un niveau d’analyse des
dépenses
 Le centre de profit :
Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et
indirectement les charges, via les centres de coûts qui lui sont rattachés. Le centre de profit
représente le niveau le plus fin d’analyse pour lequel on veut calculer un résultat analytique
Module « Référentiels et organisation »
35
Structure analytique
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Centre de coût

Le centre de coûts est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de charges directes constatées
(salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement de la structure…). Chaque
centre de coûts est lié à un centre de profit.

Destiné à matérialiser dans SIFAC une structure de l’établissement et à tracer les
dépenses dont elle a la responsabilité, le centre de coûts représente le niveau le plus fin
d’analyse des dépenses de la structure.

Les groupes de centres de coûts permettent de hiérarchiser les centres de coûts à des
fins d’analyse.
Groupe de centres de
coûts Mathématiques
Centre de
coûts Labo
Centre de coûts
Licence de Math.
Module « Référentiels et organisation »
36
Structure analytique
Visualisation d’un centre de coûts
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

KS03
Exemple Fiche centre de coûts - Vue Donnée de base
Centre de Coûts
Le centre de
coûts est créé
dans un
périmètre (celui
de
l’Etablissement)
et défini avec une
période de
validité.
Société
Un centre de
coûts ne peut
être affecté qu’à
une société –
C’est une zone
obligatoire.
Module « Référentiels et organisation »
37
Structure analytique

Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et
indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes
peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées.

Destiné à matérialiser dans SIFAC une structure de l’établissement et à tracer les
dépenses et recettes dont elle a la responsabilité, le centre de profit représente le
niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de
résultat.

Les groupes de centres de profits permettent de hiérarchiser les centres de profits à
des fins d’analyse.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Centre de profit
Module « Référentiels et organisation »
38
Structure analytique
KE53
Visualisation d’un centre de profit
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Exemple de Fiche centre de profit – Vue Donnée de base
Le centre de profit est créé dans
un périmètre donné (celui de
l’Etablissement) et défini avec
une période de validité.
Pour chaque centre de profit, sont
gérées les informations principales
suivantes :
• Codification propre à chaque
établissement
• Période de Début et Fin de validité :
• Centre financier
• Domaine fonctionnel
• Domaine de hiérarchie
Module « Référentiels et organisation »
39
Démonstration 1
Création d’un centre de coût.
20 min
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Démonstration
Module « Référentiels et organisation »
40
Exercice 2
Rattachement à un autre centre financier .
20 min
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Module « Référentiels et organisation »
41
Exercice 3
Rattachement du centre de couts à la hiérarchie
standard .
15 min
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Module « Référentiels et organisation »
42
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation
 Structure des données
 Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
 Focus sur la structure budgétaire
 Focus sur la structure analytique
 Les axes d’imputation

Les référentiels
 Données fournisseur
 Groupes de marchandises
 Données client
 Données articles

Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
43
Axes d’imputation

Les pièces (engagement financier, commande d’achat, facture, etc.) seront
saisies sur les axes d’imputation budgétaires, comptables et analytiques.

Les trois comptabilités portent chacune des axes d’imputation propres :
 5 axes budgétaires
 1 axe de comptabilité générale
 4 axes analytiques

Tous ces axes ne sont pas à saisir (cf planche sur les règles de dérivation)
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Différents axes selon les comptabilités
Module « Référentiels et organisation »
44
Axes d’imputation
Axes budgétaires
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Trois axes obligatoires :
 Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement
exécuté.
Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et centres
de responsabilité.
 Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en
comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables (FI).
 Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations
LOLF)

Deux axes optionnels :
 Fonds : définit l’origine des fonds et/ou leur utilisation.
Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées
ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont définies dans l’axe Fonds.
 Programme de financement : permettent de modéliser en comptabilité budgétaire les
conventions/opérations pour budgéter et suivre les dépenses et recettes
correspondantes.
Module « Référentiels et organisation »
45
Axes d’imputation

L’axe compte comptable représente la nomenclature M9.1 ou M9.3 en fonction
du type d’établissement.

Dans la souche Sifac, le plan de comptes réglementaire fourni par la DGCP est
chargé. Il peut être affiné par chaque établissement.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Axe comptable
Module « Référentiels et organisation »
46
Axes d’imputation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Axes analytiques

La nature comptable : un compte analytique correspondant à la nature de dépense ou de
recette.
Une nature comptable est créée pour chaque compte comptable de classe 6 et 7, ainsi que
pour certains comptes de classe 2.

Le centre de coûts : un centre d’analyse collecteur de coûts

Le centre de profit : un centre d’analyse collectant directement les recettes et
indirectement les coûts (un ou plusieurs centres de coûts sont liés à un centre de profit)
Le centre de profit est un élément pour lequel le résultat analytique peut être calculé.

L’eOTP : un élément d’Organigramme Technique de Programme correspond dans Sifac à
une convention ou une opération.
Le résultat analytique de l’eOTP peut être calculé.
Module « Référentiels et organisation »
47
Axes d’imputation
Dérivation entre les axes d’imputation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat (hors
convention / opération) :
Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la
commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.
Groupe de marchandises
(famille d’articles /Nomades)
et type d’imputation (invest.,
fonct.,stocké)
Centre de coûts
Programme de
financement
Fonds
=> « NA »
Compte comptable
Compte budgétaire
*
Centre
financier
Domaine
fonctionnel
Nature comptable
* La dérivation Centre de coûts  Domaine fonctionnel :
1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de coûts et dans ce cas il est
dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.
2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).
Module « Référentiels et organisation »
48
Axes d’imputation
Dérivation entre les axes d’imputation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat sur convention :
Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la
commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.
Groupe de marchandises
(famille d’articles /Nomades)
et type d’imputation (invest.,
fonct.,stocké)
eOTP
*
Compte comptable
Compte budgétaire
Nature comptable
Fonds
Programme de
financement
Centre
de coûts
Domaine
fonctionnel
Centre
financier
* La dérivation eOTP  Domaine fonctionnel :
1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de l’eOTP et dans ce cas il est dérivé. Le
domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.
2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).
Module « Référentiels et organisation »
49
Axes d’imputation
Dérivation entre les axes d’imputation
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande de vente (hors
convention / opération) :
Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la
commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.
Sifac

* La dérivation Centre de profit  Domaine fonctionnel :
1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de profit et dans ce cas il est
dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.
2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).
Article générique
Programme de
financement
Centre de profit
Fonds
=> « NA »
Compte comptable
Compte budgétaire
*
Centre
financier
Domaine
fonctionnel
Nature comptable
Module « Référentiels et organisation »
50
Axes d’imputation
Dérivation entre les axes d’imputation
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande de vente sur convention :
Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande
d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.
eOTP
Fonds
Article générique
*
Compte comptable
Compte budgétaire
Nature comptable
Programme de
financement
Centre
de profit
Domaine
fonctionnel
Centre
financier
* La dérivation eOTP  Domaine fonctionnel :
1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de l’eOTP et dans ce cas il est dérivé. Le
domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.
2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).
Module « Référentiels et organisation »
51
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation
 Structure des données
 Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
 Focus sur la structure budgétaire
 Focus sur la structure analytique
 Les axes d’imputation

Les référentiels
 Données fournisseur
 Groupes de marchandises
 Données client
 Données articles

Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
52
Référentiel Fournisseur
Niveaux de définition du fournisseur
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :
Données de Base /
Données générales
Numéro Fournisseur
Adresse
Description
Communication
Contacts
Coordonnées bancaires
Mandant
Données Comptables /
Données sociétés
Société
Gestion de comptes
Moyens de paiement
Données d’Achat /
Données d’organisation
Organisation
d’Achat
d’achat
Achat
Partenaires
Module « Référentiels et organisation »
53
Référentiel Fournisseur
Classification des fournisseurs
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Certains groupes de comptes ont un critère d’unicité évitant de créer plusieurs fois le même tiers
Groupe de compte
Critère d’unicité
Champ SIFAC
(obligatoire)
Z001 France Public et Personnes
Morales
N° SIRET
N° SIRET
Z002 France Indépendants
N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n°
d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE
Identifiant ou N° SIRET
Au moins l’un des deux
doit être rempli
Z003 Union Européenne Public et
Sociétés
N° d’identification de TVA intracommunautaire
N° identification TVA
Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE
non soumis à TVA
Pas de critère d’unicité
Z005 Agents
Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de
création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont
créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.
Z006 Fournisseurs occasionnels
Pas de critère d’unicité
Z007 Prestations Internes
Pas de critère d’unicité
Z008 Partenaires
Pas de critère d’unicité
Z009 Agents invités
Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de
création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont
créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.
Module « Référentiels et organisation »
54
Démonstration 2
Création d’un fournisseur
25 min
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Démonstration
Module « Référentiels et organisation »
55
Démonstration 3
Recherche et blocage des données fournisseurs
20 min
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Démonstration
Module « Référentiels et organisation »
56
Exercice 4
Recherche et modification d’un fournisseur
Rajout d’un payeur divergent
20 min
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Module « Référentiels et organisation »
57
Exercice 5
Ajout d’une adresse de facturation à un fournisseur
15 min
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Module « Référentiels et organisation »
58
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation
 Structure des données
 Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
 Focus sur la structure budgétaire
 Focus sur la structure analytique
 Les axes d’imputation

Les référentiels
 Données fournisseur
 Groupes de marchandises
 Données client
 Données articles

Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
59
Groupe de marchandises
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Généralités

Dans le module Dépenses, le groupe de marchandises joue un rôle capital


En effet, le compte général et le compte budgétaire dérivent du groupe de marchandises
choisi.
Rappel : Dans Nabuco, la clé CSA et le compte budgétaire choisi n’étaient pas liés
Dans SIFAC, Une modification de la clé CSA entraine une mise à jour du compte

Exemple :

Type d’achat
Ordinateurs
Groupe de marchandises
Type d’imputation
Compte général dérivé
40.01 – Ordinateurs
Z – Fonctionnement
60640000
40.01 – Ordinateurs
S – Fonctionnement Stock
60225000
40.01 – Ordinateurs
V – Investissement (sans
fiche immo)
21540001 (compte
technique)
40.01 – Ordinateurs
O – Investissement (avec
fiche immo)
Ex : 21540000 (compte
dérivé de la fiche immo)
Module « Référentiels et organisation »
60
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation
 Structure des données
 Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
 Focus sur la structure budgétaire
 Focus sur la structure analytique
 Les axes d’imputation

Les référentiels
 Données fournisseur
 Groupes de marchandises
 Données client
 Données articles

Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
61
Référentiel Client
Niveaux de définition du client
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Chaque client est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :
Données de Base /
Données générales
Mandant
Numéro Client
Adresse
Description
Communication
Contacts
Coordonnées bancaires
Données Comptables /
Société
Données sociétés
Gestion de comptes
Moyens de paiement
Données de Vente /
Domaine commercial
Domaine commercial
Ventes
Facturation
Partenaires
Module « Référentiels et organisation »
62
Référentiel Client
Classification des clients
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Les groupes de comptes ont pour la plupart un critère d’unicité qui permet d’éviter
de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC.
Groupe de compte
Critère d’unicité
Champ SIFAC
(obligatoire)
Z001 France Public et Personnes
Morales
N° SIRET
N° SIRET
Z002 France Indépendants
N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n°
d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE
Identifiant ou N° SIRET
Au moins l’un des deux
doit être rempli
Z003 Union Européenne Public et
Sociétés
N° d’identification de TVA intracommunautaire
N° identification TVA
Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE
non soumis à TVA
Pas de critère d’unicité
Z005 Divers
N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n°
d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE
Z006 Clients occasionnels
Pas de critère d’unicité
Z007 Prestations Internes
Pas de critère d’unicité
Z008 Partenaires
Pas de critère d’unicité
Module « Référentiels et organisation »
Identifiant
63
Exercice 6
Création d’un client (données générales et société)
30 min
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Module « Référentiels et organisation »
64
Exercice 7
Création d’un client (données commerciales)
20 min
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Exercice
Module « Référentiels et organisation »
65
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation
 Structure des données
 Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
 Focus sur la structure budgétaire
 Focus sur la structure analytique
 Les axes d’imputation

Les référentiels
 Données fournisseur
 Groupes de marchandises
 Données client
 Données articles

Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
66
Référentiel Articles
Niveaux de définition de l’article
Chaque article est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :
Données de base
Mandant
Numéro Article
Désignation / Unités
Données ADV
Administration des
ventes
Groupe d’imputation article
Groupe statistique article
Classification fiscale
Groupe d’articles
Statut de l’article
Données de Gestion
Division
Texte commercial descriptif de l’article
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Module « Référentiels et organisation »
67
Référentiel Articles
MM01
Création d’un article
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

A l’initialisation de la création d’un article, il est avant tout nécessaire de définir la
branche et le type de l’article :
Branche : clé qui définit la branche, c’est-àdire le secteur industriel, à laquelle l ’article
peut être affecté.
La branche « Z: Recette » sera la seule
utilisée dans SIFAC
Type d’article : clé qui définit la branche,
c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle
l ’article peut être affecté.
Le type « Z001 : Produit générique
recette » sera le seul utilisé dans SIFAC
Modèle : il est possible de créer un article
par copie d’un autre article déjà existant en
indiquant ici le numéro de l’article source.
Module « Référentiels et organisation »
68
Référentiel Articles
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Création d’un article

A la création de l’article, il faut créer toutes les
vues regroupant les données de base, les
données d’administration des ventes, et les
données de gestion.

Pour créer les vues de données de base,
d’Administration des ventes, et de gestion, il
est nécessaire de spécifier les niveaux
organisationnels.
Module « Référentiels et organisation »
MM01
69
Référentiel Articles
MM01
Création d’un article – Données de base
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Le premier onglet de données de base permet de spécifier la désignation, l’unité de
quantité de base, et l’ancien n° article (Nabuco)
Article : Le numéro d’article est attribué automatiquement par le système à la
sauvegarde de la fiche article.
Tant que la fiche n’a pas été sauvegardée, le numéro article affiche « INTERN »
Désignation
Unité de quantité de base : PC
pour « pièce », ou UO pour
« unité d’œuvre.
Ancien n° article : Il est possible de
spécifier une ancienne référence s’il en
existe une ou bien celle chez le
fournisseur
Module « Référentiels et organisation »
70
Référentiel Articles
MM01
Création d’un article – Administration des ventes
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

Le premier onglet d ’ADV permet de définir les propriétés fiscales de l’article
Statut article ADV : permet de
spécifier qu’un article est bloqué
pour utilisation en apposant le
code Z1.
Classification fiscale : permet
de spécifier le type de TVA
s’appliquant à l’article
Ex : TVA collectée 19,6%, TVA
collectée 5,5% …
Module « Référentiels et organisation »
71
Référentiel Articles
Création d’un article – Administration des ventes
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

MM01
Le second onglet d ’ADV permet de définir des propriétés analytiques et comptables de
l’article
Grpe statist. article : permet le
regroupement d’articles pour des
statistiques de ventes
Groupe d’articles: permet le
regroupement d'articles pour la
mise en place de "politiques" de
conditions tarifaires
Grpe imputation art. : permet de spécifier le
compte général que doit dériver l’article
(croisé avec le groupe d’imputation client)
Module « Référentiels et organisation »
72
Référentiel Articles
Création d’un article – Texte Administration des ventes
L’onglet Texte ADV permet d’introduire un descriptif commercial à l’article, définissable en
plusieurs langues.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable

MM01
Module « Référentiels et organisation »
73
Démonstration 4
Création d’une fiche article générique
30 min
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Démonstration
Module « Référentiels et organisation »
74
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Sommaire

Introduction

Les structures et axes d’imputation
 Structure des données
 Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
 Focus sur la structure budgétaire
 Focus sur la structure analytique
 Les axes d’imputation

Les référentiels
 Données fournisseur
 Groupes de marchandises
 Données client
 Données articles

Conclusion
Module « Référentiels et organisation »
75
Conclusion

Le module Référentiel est un module commun, veillez à répondre aux questions
des apprenants mais à ne pas rentrer dans les questions métier spécifiques qui
seront étudiées dans les futurs modules spécialisés par domaine.

Prenez le temps de bien insister sur les définitions présentées dans ce support. Il
s’agit du premier contact des apprenants avec SIFAC, il faut donc les rassurer et
leur expliquer les notions essentielles pour la suite du parcours de formation

Les données des fiches clients et fournisseurs sont structurées de la même
manière (données générales, société, achat/vente). Il en va de même sur
l’enchaînement des écrans. Il faut insister sur ce point : une fois que les
apprenants ont compris le mode de fonctionnement de la fiche fournisseur par
exemple celui de la fiche client devient alors intuitif.
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable
Conseils aux formateurs
Module « Référentiels et organisation »
76
Conclusion
Glossaire
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable





Mandant : le mandant est la structure physique la plus élevée du système
d’information. Un mandant est associé à un environnement technique :
Développement, Qualification, Formation, Production…
Société : une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis .
Périmètre analytique : il constitue un ensemble cohérent de règles et processus
analytiques. Il s’agit d’une donnée structurante du domaine contrôle de gestion (CO).
Centre de coûts : Le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des
dépenses de la structure. C’est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de dépenses
primaires de type frais généraux
Centre de profit :
 Le centre de profit est destiné à tracer les dépenses et recettes dont la structure a la
responsabilité. C’est le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut
suivre un compte de résultat.
 Le centre de profit collecte directement les produits issus de la facturation et
indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes
peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées.
Module « Référentiels et organisation »
77
Conclusion
Glossaire
Sifac
Système d’Information Financier Analytique et Comptable






Périmètre financier : Il constitue un ensemble cohérent de règles et processus budgétaires. Il
s’agit d’une donnée structurante du domaine budgétaire (FM).
Centre financier : Il matérialise les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting
budgétaire de l’établissement.
Organisation d’achat : Elle correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les
commandes externes.
Divisions : elles permettent de gérer les secteurs d’activités (en recette et en dépense) et les
dépenses mixtes identifiées par sociétés FI
Organisation commerciale : elle ne peut être affectée qu’à une seule société. Une
organisation commerciale sera donc créée pour l’établissement (FI). Une autre organisation
commerciale, différente, sera créée pour chaque SACD ou établissement.
Agence Commerciale :
 Chaque Unité Budgétaire (UB) est modélisée par une agence commerciale affectée à la société FI «
établissement ».Le SACD est également représenté par une agence commerciale mais affectée à la
société FI «SACD».
 Ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des
ventes SIFAC
Module « Référentiels et organisation »
78