Transcript PROJEKT MENEDZSMENT ÁLT. I

A projekttervezés
követelményrendszere
Projektszervezés-megvalósítás
módszertana lépésről lépésre
A projekt fogalmai
• „A projekt előre definiált célok elérése
érdekében tett ésszerűen megválasztott,
erőforrás felhasználással járó tevékenységek
sorozata.” (Alattyányi 2009)
• „A projekt olyan egyszeri alkalommal
elvégzendő komplex feladat, amelyet
viszonylagos újszerűség, rögzített kezdési és
befejezési időpont, időbeli ütemezés, esetenként
különleges bonyolultság és interdiszciplináris
feladatkitűzés jellemez.” (Aggteleky-Bajna 1995,
idézi Takács 2000)
• „Projekt minden olyan tevékenység, amely
egy szervezet számára egyszeri és komplex
feladatot jelent, amelynek teljesítési
időtartama (kezdés és befejezés), valamint
teljesítésének költségei (erőforrások)
meghatározottak, és egy definiált eredmény
(cél) elérésére irányul. Egy konkrét projekt
eszerint leírható, illetve definiálható: az
elérendő eredménnyel, a teljesítés
időtartamával, a teljesítés költségkeretével.”
(Görög 2001)
eredmény
időtartam
költségkeret
A projekt jellemzői:
• „egyszeri, nem ismétlődő
• összetett, komplex feladat
• egyértelműen, világosan meghatározott célja,
célrendszere van
• adott költségvetési és időkerete van
• hozzárendelt erőforrásai vannak
• a feladat mérete, bonyolultsága, jelentősége
vagy egyedisége meghatározó
• meghatározott kezdő és befejezési időpontja
van (csak ideiglenesen létezik)” (Gaál-Szabó
2002)
Projektmenedzsment
meghatározása
• A projekt feladatok „teljesítéséhez nem
elegendőek a hagyományos szervezeti
egységek és vezetési megoldások,
módszerek, ezért alakult ki a
projektmenedzsment, amely felhasznál
hagyományos eszközöket, technikákat is,
de rendelkezik a projekt jellegű
elvárásoknak megfelelő
eszközrendszerrel.” (Takács 2000)
• „A projektmenedzsment a projekt valamennyi
szempont szerinti megtervezése, követése
és ellenőrzése, és mindazok motiválása, akik
részt vesznek a projekt céljainak az előre
meghatározott időben, költségkereteken
belül és megfelelő minőségben történő
megvalósításában.„ (Alattyányi 2009)
• „A projektmenedzsment a
projektkövetelmények teljesítése érdekében
végzett tevékenységek során a tudás, a
készségek, eszközök és technikák
alkalmazása.” (Projektmenedzsment
útmutató 2006)
A jó projekt ismérvei:
• releváns
• megvalósítható
• fenntartható
Projektmenedzsment kulcs
feladatok:
„projektötletek generálása
•
• projektterv elkészítése
• tevékenységek ütemezése
• erőforrások összehangolt felhasználásának
biztosítása
• projekt megvalósításának folyamatos
nyomon követése, monitorozás
• a szükséges korrekciós intézkedések
elvégzése
• az elszámolások elkészítése
• a támogatás lehívásának kezdeményezése
és ehhez előrehaladási jelentések
elkészítése” (Vörös 2004)
A projektciklus általános
modellje
• A projektciklus a projektben foglalt
tevékenységfolyamatok olyan koncepcionális
keretét adja, amelynek segítségével a folyamat
lényegi összefüggései feltárhatóak.
• Magában foglalja, de el is határolja egymástól a
projekt egyes önálló szakaszait.
• A projektciklus a projektek tervezésének és
végrehajtásának folyamata. A ciklus egy
elképzelésből, ötletből indul ki, majd ezt a
tervezők egy végrehajtható munkatervvé
fejlesztik.
Az általános projektciklus hat
szakasza
értékelés
programozás
megvalósí
-tás
azonosítás
finanszírozás
kidolgozás
Programozás
• a projektek életciklusának kiindulópontja
• helyzetelemzésre, problémaanalízisre épül
• stratégiai irányok, prioritások,
beavatkozási területek kijelölése
• cél egy olyan releváns és megvalósítható
keretprogram kialakítása, amelyen belül
projekteket lehet kijelölni és előkészíteni
Azonosítás/koncepció/illesztés
• a koncepcióalkotás során kerülnek
azonosításra az egyes projektek
• a már elfogadott programkeretbe illeszkedő
egyes projektötletek és egyéb fejlesztési
tevékenységek meghatározása
• célcsoporttal konzultáció, a
kedvezményezettek problémáinak elemzése
és az adott problémák lehetséges kezelési
módjainak meghatározása
• döntéshozatal az egyes kidolgozandó
projekttervek relevanciájáról, valamint arról,
hogy mely terveket érdemes továbbvinni a
kidolgozási szakasz során
Kidolgozás/tervezés
• a releváns projekttervek alapján részletes
megvalósíthatósági tanulmányok, operatív
projekttervek készülnek
• kedvezményezettek és egyéb érdekcsoportok
bevonása
• projektterv megvalósíthatóságának és
fenntarthatóságának értékelése
• döntés, hogy érdemes-e formális
projektjavaslatot készíteni és finanszírozási
forrásokat keresni a projekthez
Finanszírozás
• a finanszírozó intézmények megvizsgálják a
projektjavaslatokat, pályázatokat és döntést
hoznak, hogy finanszírozzák-e a projektet
vagy sem
• a finanszírozó intézmény és a
kedvezményezett megállapodnak a
végrehajtás módozataiban, és rögzítik ezeket
a projekt finanszírozására és végrehajtására
vonatkozó megállapodásokat tartalmazó
támogatási szerződés formájában
Megvalósítás/végrehajtás
• projekt beindítása és megvalósítása
• a projekt irányítói monitoring útján értékelik,
hogy a tervekhez képest milyen tényleges
előrelépéseket sikerült elérni, és ennek
alapján megvizsgálják, hogy a projekt
megfelelő ütemben, jó úton halad-e a kitűzött
célok megvalósításának irányában
• a projekt kidolgozása óta eltelt idő alatt
történt jelentős változások esetén módosítani
kell a projekt irányát, bizonyos célkitűzéseket
Értékelés
• a projektcélkitűzések megvalósulásának
vizsgálatát jelenti
• a finanszírozó intézmény és a projektgazda
értékelik, hogy a projekt milyen eredményeket,
hatásokat ért el és levonják a tanulságokat
• az értékelés során levont tanulságokat
felhasználják a jövőbeni programok és projektek
tervezése során
• szükséges, hogy a projekt/ pályázat
megvalósulása után is folytatódjon
A projektciklus menedzsment
(PCM) alapelvei
• a projektciklus szakaszainak következetes
betartása
• partnerség és együttműködés
• fenntarthatósági szempontok
figyelembevétele
• logikai keretmátrix módszer alkalmazása
• integrált megközelítés
A PCM alkalmazásának előnyei a
projektmenedzsment számára
• rendszerszemléletű módszertant nyújt a
projektek generálásának folyamatában
• projektgenerálási „kényszerpályát” testesít meg
a döntéshozatali folyamatban
• lehetőséget biztosít a potenciális partnerek,
érkeletek, kedvezményezettek aktív
közreműködésére a döntéshozatal folyamatában
• alapmódszere a logikai keretmátrix
• standardizált dokumentálás
A projekttervezés feladatai
• projektötlet meghatározása
• projektjavaslat elkészítése
• a projekt alapvető minőségi
kritériumainak (relevancia,
megvalósíthatóság, fenntarthatóság)
teljesítését biztosító elemzési,
tervezési, menedzsmentfeladatok,
eszközök, gyakorlati lépések,
mechanizmusok
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
A projekttervezés eszközei,
módszerei
logikai keretmátrix módszer (lásd részletesen a
3.Tartalom és tervezése című részben)
ötletbörze: kiinduló ötletek, fejlesztési lépések,
megoldások generálása csoportos konzultációk,
műhelygyakorlatok (workshopok) keretében
SWOT- elemzés
problémaelemzés
célelemzés
stratégiaelemzés
érdekeltek elemzése
erőforrás-ütemezés
tevékenység meghatározás és ütemezés
költségtervezés
Projektmonitoring, külső, belső
ellenőrzés
Ellenőrzés
• a projekt megkezdése utáni pályázati
ellenőrzés során vizsgálják:
– annyi erőforrást (pénz, munkaerő, anyag,
beruházás) használtak-e, amennyit a tervben
rögzítettek
– szabályszerűen kerültek-e be az inputok a
projektbe
– mindez megfelel-e a számviteli szabályoknak,
az eljárásrendben megfogalmazott
kritériumoknak
• elsősorban pénzügyi ellenőrzést jelent
• a projektciklus egészét átfogja
Monitoring
• dinamikus tevékenység, folyamatot
vizsgál:
– a projekt megvalósítása a tervezett
ütemben és módon halad-e, azaz a
szerződésben vállalt outputok a terveknek
megfelelően elkészültek-e
• nemcsak pénzügyi folyamatokra
koncentrál, hanem felülvizsgálja egyes
projektek műszaki, jogi, szervezési
feladatainak ellátását is, továbbá
számon kérik a projekt végrehajtásának
előre elhatározott módját, közbülső
eredményeit
Értékelés
• statikus tevékenység, egy adott időpont
vagy időszak állapotát tükrözi
• a projekt célkitűzései, eredményei, hatásai
megvalósításának vizsgálatát jelenti
• az értékelésnek három típusa van:
– előzetes (ex ante) értékelés
– középtávú (mid term) értékelés
– utólagos (ex post) értékelés
Disszemináció: projekt eredményeinek
terjesztése
PR általános követelményei
Disszemináció
• a projekt eredményeinek tágabb szakmai
körben történő terjesztését jelenti
• az adott szakma elvárásainak megfelelően
a hasonló szervezetek szakembereivel kell
megosztani a projektben alkalmazott új
módszereket, a megvalósítás során
szerzett tapasztalatokat és az elért
eredményeket
PR jelentése
• közönségkapcsolatok, közkapcsolatok
• egy szervezet/ projekt
kommunikációjának, kampányának
szervezése
• egy olyan eljárás (menedzsment funkció),
tervszerű és folyamatos tevékenység,
melynek célja, hogy a szervezet és
munkatársai, közönsége, környezete,
közvéleménye között bizalmat építsen ki
és tartson fent
PR tevékenység céljai
•
•
•
•
•
•
•
a környezet megfelelő informálása
a célcsoport motivációjának fenntartása
a társadalmi támogatottság növelése
további támogatók megnyerése
eredmények bemutatása
újabb partnerek bevonása, hálózatbővítés
szakmai ismeretek terjesztése
Információ-menedzsment kulturális
specializációja
Információ menedzsment technológiák
• az eddigiek alapján látható, hogy a projekt-,
pályázatkészítés rendkívül információigényes
feladat, mind az információk mennyiség, mind a
minősége szükségessé teszi az
információgenerálást, az egyes munkaszakaszok
elkészítése során sokféle forrásból, sokféle
információt kell felhasználni
• a projektmenedzsment nagy mennyiségű adat
összegyűjtésére, feldolgozására kényszerül,
ugyanakkor ezzel még több értékes információt
állít elő (jelenések, értékelés, hatásvizsgálat, stb)
• így a friss és korrekt információ kulcsfontosságú
tényező. A projekt-, pályázatkészítés feltételezi az
információtechnológia eszközeinek hatékony
alkalmazását is, informatikai szaktudást követel
meg a szakemberektől
A teljes projektfolyamat során az
információmenedzsment az alábbi
tevékenységek során lehet különösen
fontos:
• releváns pályázati projektötlet generálása,
projektkoncepció készítése, időelemzés,
tevékenységütemezés, költségvetés,
projektjavaslat kidolgozása, projekt
előértékelése, monitoringterv kidolgozása
• pályázatkészítési cél meghatározása, pályázati
lehetőség felismerése, pályázati forrás
megtalálása
• pályázati kiírások értelmezése, pályázati célok
támogatási célhoz való illesztése
• partneri együttműködések szervezése,
kapcsolattartás, projektmarketing, versenytársak
nyomon követése, forráskoordináció
• pályázat megírása, összeállítása, benyújtás
megszervezése (elektronikus rendszerekbe
feltöltése)
• projektjelentések, indikátorokra alapozott
teljesítménymérés, a projekt utóértékelése,
monitoring, hatástanulmány kidolgozása
A célokhoz leginkább illeszkedő
pályázati lehetőség kiválasztásának
lépései:
• pályázati információforrások
összegyűjtése, kezelése, pályázatfigyelés
• keresés a pályázati lehetőségek között
• legmegfelelőbb pályázati lehetőség
kiválasztása
• döntés a konkrét pályázat megírásáról
Az információ mint erőforrás
• az információ szerepe a társadalmi élet
minden szektorában nő, az oktatásban, a
közigazgatásban, a kutatásban és
fejlesztésben, a szórakoztatósban, a
gazdasági életben és a kultúra területén is
• ahhoz, hogy versenyképesek és sikeresek
legyünk, több erőforrás is szükséges, ilyen
erőforrások: a munkaerő, a nyersanyagok, az
energia, a tőke és végül az információ/tudás.
• napjainkban gyorsan változó világában a
naprakész információ, a jól hasznosítható,
felfrissített tudás szerepe a siker alapfeltétele,
mind a távlati, középtáv célok elérésben, mind
pedig a napi tevékenységek végzésében
• sikertényezővé, erőforrássá vált az információ,
mert az információ társadalmi szerepe,
elfogadottsága, és hasznosítása a modern
társadalom egyik legfontosabb alappillére
• az információ és a tudás fontos, értékelt
erőforrás, melyhez jól kiépített információs
csatornákon keresztül hozzá lehet férni
• az információval, tudással mint erőforrással való
élés létkérdés, a túlélés, a fejlődés előfeltétele,
hiszen tudniuk kell a szervezeteknek, mire
számíthatnak a piacon, ismerniük kell
versenytársaikat, stb., ehhez pedig
elengedhetetlen, hogy külső és belső
információforrásokat vegyenek igénybe
Az információmenedzsment
fogalmi meghatározásai
• az információmenedzsment célja „az információs
erőforrások hatékony menedzselése és a
szervezet képessé tétele arra, hogy
gondoskodni tudjon mindarról, amire szüksége
van az információs rendszerek alkalmazása, az
információhoz való hozzáférés és a
végfelhasználók megfelelő segítése tekintetébe”
(Wormell 1991, idézi Pálvölgyi 2010)
• az információs erőforrások menedzsmentje (amit
később felváltott az információmenedzsment
kifejezés) elsősorban a termelés, a
szolgáltatások, a kereskedelem, a kutatásfejlesztés, valamint a közigazgatás területén vált
igen fontossá
• a fejlődés az 1990-es évek második felében új
dimenziót vett, tudatosították, hogy az
értéktermelés legfontosabb erőforrása az emberi
tényező, az emberi tudás, és ha az emberi
kommunikációt és a munkavégzést megfelelően
támogatják a modern informatikai módszerekkel,
akkor az egyben hozzájárul az üzleti
hatékonyság növeléséhez is
Az információmenedzsment
céljaimeg információs
• a szervezet határozza
követelményeinek teljességét, és azokat a
változó körülményekhez viszonyítva
módosítsa
• legyen a szervezetnek naprakész képe a
rendelkezésre álló információról, és
azokról a szervezeten kívüli forrásokról,
amelyekből információ nyerhető
• legyen a szervezetnek megfelelő
mechanizmusa arra, hogy információs
állományát folyamatosan összevesse
követelményeivel
• gondoskodjon ezek szükség szerinti
mélységig olyan kommunikációs
folyamatokról, melyek segítségével költséghatékonyan lehet az információtól a forrástól
a használóig áramoltatni, hogy az
információs erőforrások a legszélesebb
körben hasznosuljanak
• legyen tudatában információs erőforrásai
hasznosíthatóságának a szükségletével, és
éljen is ezzel a lehetőséggel, annak
érdekében, hogy a szervezet minél nagyobb
nyereségre tehessen szert
Információ-menedzselés
• a szervezet (belső/külső) információs
erőforrásainak menedzselésével foglalkozik,
biztosítva az elvárható hatékonyságot az
információs folyamatokban, az IM szerep
lényege és specifikuma a hatékony vállalati,
szervezeti információáramlás menedzselése
• az információmenedzsment bármely
szervezetben lévő információs források
hatékony kezelésével és összehangolásával
foglalkozik
Az információmenedzsment
összetevői, interdiszciplináris
jellege
• az információs menedzsment soktényezős
terület: van emberi, humán összetevője, van
technológiai vetületek, és végül nagyon komoly
szervezési-vezetési összetevője
• ebből következően az információmenedzsment
jellegzetes interdiszciplináris terület, mely
elméleti koncepciót a vezetés- és szervezés- és
vezetéstudományból, a közgazdaságtanból és
információtudományból merítette
Projekt-zárás: szakmai- formaipénzügyi eljárásrend részletei
Projektzárás típusai
• megszüntetés: sikeresen befejeződött vagy a
sikeres befejezésre nincs esély
• hozzáillesztés: az elkészült projekteredmény a
működtetés folyamán egy önálló szervezeti
egységet képez a projekttulajdonosi szervezeten
belül
• integráció: az elkészült projekteredmény
működtetése nem önálló szervezeti egység
keretében valósul meg, hanem az beépül a
projekttulajdonosi szervezet szinte egészébe
• kiéheztetés: a projektet formálisan nem szüntetik
meg, de a finanszírozási források jelentős
korlátozása következtében valójában csak
részlegesen létezik
Zárási folyamatok
• a projekt adminisztratív lezárása: szükséges
dokumentumok archiválása, dokumentum
szolgáltatás, bérelt eszközök visszaadása,
projektzáró értekezlet lebonyolítása, stb.
• a projekt pénzügyi lezárása: jelentések
készítése, szerződések lezárása, függő
kifizetések rendezése, stb.
• a projekt szakmai lezárása: résztvevők
megfigyeléseinek visszacsatolása,
projektfolyamatok elemzése, értékelés
Összefoglaló jelentés és
projektzáró értekezlet tartalma
•
•
•
•
projekteredmény összefoglalása
idő-, erőforrás- és költségterv összefoglalása
változások és módosítások összefoglalása
módosítások és változások hatása az idő-,
erőforrás- és költségtervre, illetve a minőségi
követelményekre
• projekteredményre vonatkozó további javaslatok
megfogalmazása
• teljesítést hátráltató körülmények áttekintése
• projektvezetés tanulságainak összegzése
Utóelemzés
• értékelésre kerül:
– elért szakmai eredmények elemzése a rögzített célok,
sikerkritériumok és a megbízás tartalma szempontjából
– a projekt folyamatának értékelése az idő- és
költségkeretek betartása szempontjából
– együttműködés elemezése a projekt teamen belüliek és
kívüliek viszonylatában
– a projekt végrehajtását befolyásoló tényezők, problémák,
intézkedések hatékonyságának értékelése
– csoportcélok megvalósulása, illetve az egyéni elégedettség
értékelése
– a projektmunkában résztvevők értékelik egymás munkáját
• értékelő jelentés összeállítása (a tapasztalatok
későbbi felhasználását is szolgálja)
Projektmenedzsment Etikai kódexe
Etikai kódex
• szükséges, hogy a
projektmenedzserek munkájukat
közös etikai normák alapján
végezzék annak érdekében, hogy
megteremtsék és fenntartsák a
kollégák, az alkalmazottak, a
megbízók és az egész szakmai
közösség bizalmát a
projektmenedzsment szakma iránt
• a projektmenedzserek kötelezik magukat, hogy a
munkájuk során a legmagasabb szinten végeznek
minden tevékenységet:
– felelősséget vállalnak minden cselekedetükért
– csak abban az esetben vállalnak el
projektmenedzselést, ha arra vonatkozóan
megfelelő szakértelemmel és gyakorlattal
rendelkeznek
– folyamatosan képzik magukat
– a szakma tisztességes gyakorlásával növelik
annak elismertségét, törekednek a
projektmenedzsment szakma ismeretanyagának,
eredményeinek elterjesztésére, elismertetésére
– betartják az etikai kódex szabályait
– támogatják a hazai projektmenedzser társadalmat
a szakmai szervezetek munkájában történő aktív
részvétellel
• a projektmenedzseri munkájuk során:
– korszerű eszközöket és technikákat
alkalmaznak, hogy a projekttervekben a
minőségre, a költségekre és az időbeli
ütemezésre vonatkozó célok teljesüljenek
– tisztességesen, egyenlően bánnak a
projektcsoport tagjaival, védik őket,
megfelelő munkafeltételeket és
lehetőségeket biztosítanak, segítik szakmai
fejlődésüket
– tisztességes módon értékelik mások
munkáját és meghallgatják mások kritikai
észrevételeit
• a projektmenedzserek az
alkalmazójukkal illetve a megbízójukkal
történő kapcsolatban:
– a felhasználók és az ügyfelek ügyeire,
technikai folyamataira vonatkozó
információkat a megfelelő titoktartással
kell kezelik
– a felhasználókat, ügyfeleket, szakmai- és
társadalmi szervezeteket, társaságokat,
azok tagjait őszintén, tényszerűen
tájékoztatják minden olyan körülményről,
amely egy adott projekt menedzselési
feladat vonatkozásában érdek ellentéthez
vezethet
Forrás
• Alattyányi István (szerk.): Sikeres projektek - projektsikerek,
Dél-Alföldi Ifjúsági Életmód és Szabadidő Alapítvány,
Szeged, 2009.
• Pályázatírás és projektmenedzsment : FAT akkreditált
felnőttképzési program (PL-0857) : oktatási segédlet /
[közread. a] Budapesti Kommunikációs Főiskola
Felnőttképzési Akadémia, Budapest, 2007.
• Gaál Zoltán - Szabó Lajos: Segédlet a
projektmenedzsmenthez I., Veszprémi Egyetemi Kiadó,
Veszprém, 2002.
• Görög Mihály: Általános projektmenedzsment, Aula Kiadó,
Budapest, 2001.
• Görög Mihály: Projektvezetés, Aula Kiadó, Budapest, 2008.
• Haraszti István - Huber Béla - Orosz Beáta:
Projektfejlesztés, Pályázatírás és projektmenedzselés,
Corvinus Kiadó, 2005.
• Pálvölgyi Mihály: Információ- és
tudásmenedzsment,
kit2.bdf.hu/epub/hun/palvolgyi/im/im_2fej.rtf
• Projektmenedzsment útmutató - PMBOK Guide,
Akadémiai Kiadó, Budapest, 2006.
• Projektmenedzseri etikai kódex,
http://www.pmsz.hu/system/files/Etikai%20k%C3
%B3dex.pdf
• Takács László: Projektmenedzsment, SZIFUNIVERSITAS Kft., Győr, 2000.
• Vörös Mihály László: Versenyképes projektek és
pályázatok, TRI-MESTER, Tatbánya, 2004.
Köszönöm a figyelmet!