Transcript Excel y la Web

Excel y la web
Publicación en Internet con Microsoft Office
Sevilla, junio de 2004
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Iniciar
Excel
Excel y la web
Introducción
Creación de páginas web a partir de datos Excel
Agregar información Excel a una página web
Abrir un libro en una intranet o internet en Excel
Hipervínculos en Excel
Formularios web en Excel
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Excel
Introducción




Salir
Excel permite generar páginas web con
información de libros Excel
Se puede usar Excel para abrir libros en una
intranet o en internet
Es posible usar hipervínculos que nos remitan
a zonas dentro de una misma hoja de cálculo o
a otras zonas de internet
No es necesario conocer HTML para realizar
estas tareas con Excel
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Excel
Creación de páginas web a partir de datos
Excel



Salir
Excel dispone de un asistente para crear una
página web a partir de los datos de una hoja o
un gráfico
El asistente está instalado si aparece la opción
Guardar como HTML en el menú Archivo. En
caso contrario, debe instalarse, a partir de
Herramientas > Complementos
Al generar un gráfico Excel para añadir a una
página web con el asistente, se debe crear
como un objeto dentro de la hoja de cálculo
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Excel
Creación de páginas web a partir de datos
Excel
Para generar una página web a partir de un libro Excel:
1 seleccionar los datos a
convertir a formato HTML
2 seleccionar Archivo >
Guardar como HTML
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Excel
Creación de páginas web a partir de datos
Excel
3 especificar los
rangos de las celdas y
los gráficos, así como
el orden de inserción,
mediante los controles
Agregar, Quitar y Mover.
Pulsar en Siguiente
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Excel
Creación de páginas web a partir de datos
Excel
4 escoger la opción
Crear un documento
HTML independiente ...
y pulsar en Siguiente
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Excel
Creación de páginas web a partir de datos
Excel
5 se puede escoger
título y encabezado para
la página, insertar líneas
horizontales y otros
datos de identidad,
dirección de correo
electrónico y fecha de
última actualización
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Excel
Creación de páginas web a partir de datos
Excel
6 en el último cuadro,
seleccionar el código de
página, Guardar el
resultado como un archivo
HTML e indicar la Ruta
del archivo.
Hacer clic en Terminar
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Excel
Creación de páginas web a partir de datos
Excel
Vista de la página web resultante:
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Excel
Agregar información Excel a una página web
Para insertar información Excel en una
página web ya existente:
1 en Internet Explorer
abrir el fichero (Archivo
> Abrir), y seleccionar
Ver > Código fuente
2 en la posición donde
se desee que aparezcan
los datos Excel insertar
una línea con el texto:
<!--##Table##-->
que usará el asistente
web de Excel
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Excel
Agregar información Excel a una página web
3 una vez guardado y
cerrado el fichero html
modificada, seguir los
pasos descritos del
asistente; en el paso 2
se escogerá la opción
Insertar los datos
convertidos en un archivo
HTML existente
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Excel
Agregar información Excel a una página web
4 en el paso 3
escoger
la opción Abrir el
archivo directamente y
escribir el nombre del
fichero html existente
sobre el que se van a
añadir los datos Excel
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Excel
Agregar información Excel a una página web
5 el ultimo paso es
similar a como ya se
describió; sólo hay que
tener la precaución de
dar un nombre para el
archivo que se genere
diferente al original
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Excel
Agregar información Excel a una página web
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Excel
Abir un libro en una intranet o internet en
Excel

Excel permite abrir libros que estén ubicados
en una intranet corporativa o incluso en
internet. Bastará con que al abrirlo, se indique
la dirección completa:

c:\ventas\libro.xls (disco local)

http://ventas/libro.xls (intranet)

http://www.sitio.dom/usu/libro.xls
(internet)
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Excel
Hipervínculos en Excel



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En Excel se pueden usar hipervínculos para abrir
documentos externos, que pueden estar situados en
un servidor de red intranet o internet
Los hipervínculos también pueden enlazar con
zonas del mismo libro Excel
Se puede insertar un hipervínculo a un libro Excel:
 a partir del texto de una celda
 a partir de un gráfico
 mediante la función Hipervínculo en una celda
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Excel
Crear un hipervínculo a partir del texto de
una celda
1 escribir el texto del hipervínculo
2 seleccionar la celda o
celdas que contengan el texto
3 seleccionar Insertar >
Hipervínculo o pulsar en
4 si no se ha guardado el libro, un
cuadro informativo lo pedirá antes
de que salga el cuadro de diálogo
Insertar hipervínculo
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Excel
Crear un hipervínculo a partir del texto de
una celda
5 escribir la dirección
del archivo de destino
en el cuadro Vincular al
archivo o dirección URL
6 para saltar a una
ubicación específica dentro
del archivo de destino,
escribirla en el cuadro
Ubicación dentro del archivo
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Excel
Crear un hipervínculo a partir de un gráfico
Sólo se puede añadir un hipervínculo a un gráfico si
 se trata de un dibujo creado con la barra de
herramientas Dibujo
 es una imagen insertada con Insertar > Imagen
Para crear un hipervínculo a partir de un gráfico:
1 seleccionar el gráfico haciendo clic en el
mismo para que aparezcan los controles
2 seguir los pasos 3 a 6 del caso anterior
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Excel
Crear un hipervínculo utilizando una
función de hoja de cálculo
Se puede usar la función HIPERVINCULO
 escribiendo la función en una celda
=HIPERVINCULO(Ubicación;nombre_descriptivo)
 o usando el asistente de funciones:
1 seleccionar la celda que se desee
que contenga el hipervínculo
2 seleccionar Insertar > Función o hacer
clic sobre el botón Pegar función
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Excel
Crear un hipervínculo utilizando una
función de hoja de cálculo
3 en el cuadro Pegar función,
seleccionar en Categoría de
función: Búsqueda y
referencia, y en Nombre de la
función: HIPERVINCULO
4 indicar la ruta y nombre
del archivo de destino
(Ubicación_del_vínculo) y el
contenido de la celda
(Nombre_descriptivo)
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Excel
Cambiar el destino de un hipervínculo
1 seleccionar las celdas o el gráfico del hipervínculo:
para hipervínculos de texto, utilizar las flechas
de dirección para moverse por las celdas
 para gráficos, mantener pulsada la tecla
<Control> y hacer clic en el gráfico
2 selecionar Insertar > Hipervínculo

3 si se solicita, guardar el libro
4 modificar el cuadro Insertar
hipervínculo como se indicó
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Excel
Cambiar el destino de un hipervínculo
1a si el hipervínculo se creó utilizando la función
HIPERVINCULO, seleccionar la celda usando las
teclas de dirección y hacer clic en la barra de
fórmulas para modificarla
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Excel
Cambiar el texto o el gráfico de un
hipervínculo
1 seleccionar las celdas o el gráfico del hipervínculo
2 para cambiar el texto, editarlo
en la barra de fórmulas
3 para modificar un gráfico, usar la
barra de herramientas Dibujo o Imagen
4 para cambiar la imagen de hipervínculo,
insertar la imagen y convertirla en un
hipervínculo con el mismo destino;
después, eliminar la imagen anterior
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Excel
Cambiar el aspecto del texto de un
hipervínculo
1 seleccionar Formato
> Estilo
2 seleccionar de la lista
Nombre del estilo la
opción Hipervínculo o
Hipervínculo visitado
3 hacer clic en Modificar
y cambiar el formato en
el cuadro de diálogo
Formato de celdas
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Excel
Formularios web en Excel




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Mediante el asistente Formulario de web de
Excel se puede establecer un sistema de
recopilación de datos Excel (hoja de cálculo)
El formulario puede disponer de celdas para la
introducción de datos, e incluir controles que
faciliten esa tarea
El servidor puede usar dos interfaces para recibir
los datos de los usuarios: IDC o CGI
Los usuarios deberán tener instalado Excel
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Excel
Formularios web en Excel
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Menú
Excel
Emplear celdas de una hoja de cálculo para
utilizarlas como formulario


Salir
Las celdas deben formatearse para dar el
aspecto y comportamiento deseados, mediante
la opción Formato > Celdas
Se puede restringir el tipo de datos que el
usuario introduzcaen la celda mediante la
opción Datos > Validación, en donde también
pueden seleccionarse mensajes indicativos y
de error asociados a las celdas
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Excel
Insertar controles en los formularios
Debe estar activada la barra de herramientas
Formularios (seleccionar Ver > Barra de herramientas
> Formularios). Para insertar un control:
1 hacer clic en el control
deseado en la barra de
herramientas Formularios
2 hacer clic en la posición
del formulario donde se
desee insertar
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Excel
Insertar controles en los formularios
Tipos de controles:
 Etiqueta: permite insertar un texto para
proporcionar información de un control, de la
hoja o del formulario
 Cuadro de grupo: un borde y un rótulo que
agrupa los controles relacionados (botones de
opción, casillas de verificación)
 Botón de acción: ejecuta una macro al pulsarlo
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Excel
Insertar controles en los formularios



Salir
Casilla de verificación: activa o desactiva una
opción; puede activarse más de una a la vez en
una hoja o en un grupo
Botón de opción: selecciona una opción de un
grupo de posibles
Cuadro de lista: lista de elementos que pueden
seleccionarse
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Excel
Insertar controles en los formularios



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Cuadro combinado: cuadro con lista desplegable, en donde la opción seleccionada aparece en
el cuadro de texto
Barra de desplazamiento: para desplazarse a
través de una lista de valores
Botón de número: botón con una flecha hacia
arriba y otra hacia abajo que puede adjuntarse a
una celda; la flecha arriba aumenta el valor de la
celda y la flecha abajo lo disminuye
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Excel
Propiedades de los controles
Una vez insertados los controles en
el formulario, se pueden ajustar sus
propiedades mediante el menú
Formato de control que se activa a
través del menú contextual que se
abre seleccionando el control y
pulsando el botón derecho del ratón
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Excel
Propiedades de los controles




Salir
Las fichas Tamaño, Proteger y Propiedades son
comunes a todos los controles
En los controles de tipo botón aparecen las
fichas Fuente, Alineación y Márgenes
En los botones de casilla de verificación se
pueden modificar el color de fondo y las líneas
del control en las fichas Colores y Líneas
En todos los controles, excepto en Botón y
Etiqueta, la ficha Control permite ajustar las
propiedades específicas de cada control
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Excel
Propiedades de los controles
Algunas opciones en la ficha Control:
 Valor: indica el estado de la casilla de verificación
o botón de opción
 Vincular con la celda: asocia la selección de una
opción con el contenido de una celda
 Rango de entrada: celdas que contienen la lista
de opciones para los cuadros de lista y combinado
 Valores actual, mínimo y máximo, incremento:
relativos al valor asociado a las barras de
desplazamiento y botón de número
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Excel
Asignar una macro a un control
Se puede asignar una macro a diversos controles.
Una macro genera una serie de operaciones que
Excel ejecuta automáticamente cuando se activa
Para grabar la macro:
1 seleccionar Herramientas >
Macro > Grabar nueva macro
2 dar un nombre a la
macro y pulsar Aceptar
3 realizar las tareas a automatizar
y pulsar en Detener grabación
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Excel
Asignar una macro a un control
Para asignar una macro a un control:
1 hacer clic sobre el control
con el botón derecho del ratón
y seleccionar Asignar macro
2 en el cuadro de
diálogo Asignar macro,
seleccionar la macro
que se creó
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Excel
Publicar formularios web con Excel
El Asistente de formularios puede generar dos tipos
de ficheros:
 CGI (Common Gateway Interface)
 el servidor debe tener in intérprete Perl
instalado, ya que el asistente genera un
programa Perl (.pl)
 los datos que envíe el formulario se
almacenarán en un fichero de texto (.txt)
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Excel
Publicar formularios web con Excel

Salir
IDC (Internet Database Connector)
 el servidor web debe ser Windows NT,
Windows 95 o posterior
 debe estar instalado un controlador ODBC
(Open Database Connectivity) para acceder
a la base de datos Access
 los datos que envíe el formulario se
almacenarán en un fichero de bases de datos
Access (.mdf)
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Excel
Publicar un formulario con CGI
1 seleccionar Herramientas >
Asistente > Formulario de Web
(si no aparece en el menú, hay
que instalarlo seleccionando
Herramientas > Complementos)
2 en el primer paso del
asistente, hacer clic en
Siguiente
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Excel
Publicar un formulario con CGI
3 especificar los
controles y celdas
que se usarán para
la entrada de datos
(usar las opciones
Agregar una celda,
Quitar y Cambiar
nombre) y hacer
clic en Siguiente
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Excel
Publicar un formulario con CGI
4 elegir la opción
Servidor de Web
compatible con CGI
y pulsar Siguiente
5 elegir la opción
Guardar el resultado
como archivo Excel
y escribir la ruta
del fichero; pulsar
Siguiente
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Excel
Publicar un formulario con CGI
6 especificar el mensaje
que se desee enviar al
usuario después de
registrar los datos e
indicar la dirección
URL del fichero Perl
7 en el último paso
del asistente, hacer
clic en Terminar
8 guardar los archivos generados
(.pl, .txt, .xls) en el servidor web
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Excel
Publicar un formulario con IDC
Los pasos a seguir en el asistente son similares
a los correspondientes a CGI, excepto:
en el paso 3 de 6
elegir la opción
Servidor de información
de Internet de Microsoft
los archivos generados
tienen extensiones
.idc, .htx, .mdb y.xls
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Excel
Proteger un formulario en Excel
Para evitar que el usuario modifique o altere el
formulario creado:
1 abrir el libro con el
formulario creado
2 seleccionar las celdas
de entrada de datos
3 seleccionar Formato >
Celdas
4 en la solapa Proteger,
desactivar las opciones
Bloqueada y Oculta
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Excel
Proteger un formulario en Excel
5 seleccionar
Herramientas > Proteger
> Proteger hoja
6 en el cuadro Proteger
hoja, activar las
opciones Contenido,
Objetos y Escenarios
Si de desea desproteger la hoja,
seleccionar Herramientas >
Proteger > Desproteger hoja
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Excel
Cómo acceder al formulario Excel para
introducir información
1 abrir en el navegador
el formulario creado
por el asistente (debe
estar instalado Excel)
2 antes de abrirlo, el navegador muestra un aviso sobre el
uso de macros; para que el
formulario pueda enviar
3 introducir la informa- información al servidor,
ción en el formulario y permitir el uso de macros
hacer clic en Enviar
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