Transcript Journée d`accueil ULB 11/03/08 - Université Libre de Bruxelles

Réunion d’information « administrative » ARC-PAI
Présentation du 18 septembre
1.Le cheminement d’une convention de recherche
2.Personnel sur contrats de recherche
3. Les règles propres aux conventions PAI
4. Les règles propres aux conventions ARC
5. Brève présentation du DR, DAF et DRH
1.Le cheminement d’une convention de
recherche
 Soumission d’un projet de recherche
 Signature du contrat de recherche
 Mise en route du contrat de recherche
 Dépenses sur les contrats de recherche
Signature du dossier de soumission et/ou du contrat
de recherche
•
N’est pas une simple formalité - implique une vérification
• Du budget
• Du respect des règles en matière de TVA
• Pas d’engagement de résultats / engagement de moyens
• De la bonne gestion de la propriété intellectuelle
• Règles juridiques en matière de contrats
•
Il est donc essentiel que cette signature ne soit pas demandée en dernière minute!
Mise en route du contrat de recherche
 Attribution d’un numéro de compte (centre financier-OTP)
Codification:
0000X000000
Fonds
N° séquentiel
Faculté
4101F000012
FONDS:
Première position: Origine budgétaire
1 Allocation de fonctionnement de la Communauté française (y compris l’ancienne section
40)
2 Secteur Social étudiant
3 Patrimoine de l’Université (non affecté)
4 Recherche sur Fonds extérieurs (contrats de recherche, prestations pour tiers, recettes
diverses, …)
5 Dons, Fonds, Revenus des Fondations, Entités tierces (anciens AZ)
6 Investissements immobiliers
9 Sinistres, Successions
3 positions suivantes:
Pour tous les comptes: classification interne
Pour les contrats de recherche: anciens arrêtés royaux revus
(voir liste)
FACULTES et ADMINISTRATION:
Pour les Facultés:
mêmes lettres qu’aujourd’hui, faculté d’architecture : P
Pour l’Administration:
aucune distinction: Y pour toute l’Administration
NUMERO SEQUENTIEL:
Numéro attribué par le système lors de la création du centre financier.
Cette numérotation séquentielle est faite par Faculté et par Fonds.
 Ouverture d’une ligne de crédit
•
personnel
•
fonctionnement
•
équipement
•
honoraires
•
frais de gestion
•
sous-traitance
DEPENSES SUR LES CONTRATS DE RECHERCHE
Responsabilité et éligibilité des dépenses
Coûts du personnel ou assimilé (http://admin.ulb.ac.be/estimations/)
Engagement de personnel
Honoraires
Equipement et fonctionnement
En application du cahier des charges type des Achats de l’ULB, toutes les demandes aux fournisseurs de
biens ou de services doivent, préalablement à leurs exécutions (et donc à leurs facturations) faire l’objet
d’un bon de commande de l’ULB.
TYPE DE BON
OPERATIONS CONCERNEES
DESTINATAIRE
Blanc
Commandes < ou = 1.000 € TVAC à des
fournisseurs extérieurs intracommunautaires
Fournisseur + copie au Service des achats ( *CP 150)
Rose
Commandes > 1.000 € TVAC à des fournisseurs extérieurs
Commandes pour tout montant à des
fournisseurs Hors Union européenne
urses
Service des achats (*CP 150)
Bleu
Commandes de fournitures disponibles
aux Magasins Généraux
Magasins Généraux (*CP 199)
Gris
Commandes de livres, périodiques,
abonnements et CD-Rom
Centre de gestion des Bibliothèques
(*CP 180)
Remboursements de frais au personnel
ULB (y compris inscriptions à des
congrès – sans facture)
Jaune
Comptabilité (*CP 151)
Paiement de frais à des personnes non
ULB ou d’honoraires qui ne font pas
l’objet d’une facture
Remboursement de frais entre les
services de l’Université
Vert
Demande de prestations aux
Département des Infrastructures, SIPP,
CTE, service Cérémonies, Editions
Au service concerné, si votre compte est débité
ou
à la Comptabilité, si votre compte doit
être crédité
Fournisseur + copie au Service des achats ( *CP 150)
Commandes de manuels et logiciels
Microsoft
Tous ces bons peuvent être commandés aux Magasins généraux ( *CP 199)
Règles internes
Pour toutes commandes de plus de 19.500 € TVAC, afin de garantir une juste mise en concurrence, les
services sont invités à prospecter le marché et à consulter au moins trois fournisseurs.
Marchés publics
Actuellement la réglementation est applicable aux universités de droit privé pour :
leurs marchés subventionnés par les pouvoirs publics
tous leurs marchés atteignant le seuil européen de 200.000 € HTVA
Cette distinction entre fonds publics / fonds propres prendra fin en janvier 2013.
L’ULB sera alors soumise, quelle que soit la source de financement de la commande, aux règles des marchés
publics suivantes :
Procédure négociée : autorisée jusqu’à 67.000 € HTVA (3 fournisseurs minimum)
Au-delà de 67.000€ HTVA: le marché ne pourra être attribué qu’au terme d’une procédure d’appels d’offres
(offre la plus intéressante) ou d’adjudication (offre la moins disante): établissement d’un cahier spécial des
charges, attribution du marché en tenant compte des délais de publicité et de recours obligatoires.
Frais de gestion
Sous-traitance:
budgets prévus pour la sous-traitance ;
budgets pour des partenaires comme, par exemple, d’autres universités (lorsque l’ULB est coordonnateur) ;
L’Université ne préfinance pas les sous-traitants
2.Personnel sur contrats de recherche
 Contrat de travail / Bourses
Généralités
 Bourse de doctorat
 Bourse de post-doctorat
 Durée
 Montants rémunérations/Bourses
 Régime ONSS/ Fiscal
 Evènements en cours de bourse ou de contrat
Contrat de travail / Bourses
Généralités
Rarement le choix entre les deux formules
Du point de vue du droit social,
Contrat de travail : lien de subordination
Bourse : liberté dans l’accomplissement de la recherche
Elle ne peut pas être la contrepartie de prestations effectuées à la demande de l’université ou
d’un tiers
Bourse de doctorat
En outre, le temps de prestations doit être affecté exclusivement à la recherche. La surveillance
et la supervision de travaux pratique sont néanmoins possibles dans des limites très strictes.
Elle ne peut se substituer à un contrat de travail et ne peut pas être accordée à quelqu’un qui a
exercé un ou plusieurs mandats d’assistant cumulés de plus d’un an.
Bourse de post-doctorat
En outre, le critère de mobilité scientifique internationale est déterminant.
Mobilité scientifique internationale au sens de la Directive-cadre adoptée par le CREF
et le VLIR en 2006.
On entend la condition de ne pas avoir résidé ou exercé son activité principale (emploi,
études, …) en Belgique pendant plus de 24 mois au cours des trois dernières années qui
précèdent immédiatement la première période de séjour postdoctoral (les séjours de
courte durée tels que les vacances, la participation à un congrès ou un court séjour de
préparation au séjour postdoctoral ne sont pas pris en compte pour vérifier que cette
condition est remplie).
L’objectif du séjour doit être la réalisation d’une recherche scientifique libre dans le
cadre de la poursuite des activités personnelles de recherche.
PAI et ARC
Par conséquent, la source de financement, l’objet de la recherche, la nature des
prestations attendues déterminent très souvent le choix entre contrat ou bourse.
De façon générale, les financements PAI et ARC permettent l’octroi de bourses.
Les éléments propres au candidat interviennent en second lieu. Ils doivent être
examinés au cas par cas.
Durée
Contrat de travail :
Deux premières années : CDD (min 3 mois pour chaque CDD)
Après : CDI dont la fin est liée à la fin du financement. Rupture moyennant un préavis
qui dépend de l’ancienneté.
Bourses de doctorat :
Bourse octroyée pour 1 an, renouvelable
Durée maximale : 4 ans
Bourses post-doc :
Bourse octroyée pour minimum 3 mois et maximum 1 an, renouvelable.
Durée maximale : 36 mois
Montants rémunérations/Bourses
Rémunérations :
Barèmes en fonction du niveau de diplôme
Reconnaissance d’ancienneté selon les règles de la Communauté française pour le personnel des
Universités sur base d’attestations d’activité officielles
+ Pension complémentaire
Bourses de doctorat :
Minimum = Bourses FRIA
Maximum = rémunération nette d’un assistant dans les mêmes conditions d’ancienneté et de
diplôme
Bourses postdoctorat :
Référence : rémunération d’un scientifique définitif postdoc avec évaluation de l’ancienneté,
pour déterminer le montant maximum de la bourse
Régime ONSS/ Fiscal
Contrat de travail : imposition fiscale à titre de revenus professionnels /régime
général ONSS
Bourses de doctorat / de postdoctorat : Exonération fiscale ssi respect scrupuleux des
conditions d’octroi / Assujettissement ONSS différent selon que le boursier est :
•
ressortissant EEE et d’Etats qui ont conclu une convention bilatérale en matière de
sécurité sociale avec la Belgique : régime général ONSS
•
ressortissant Etats autres : régime ONSS réduit (pas de cotisations pension et
chômage notamment)
Evènements en cours de bourse ou de contrat
Maternité
Maladie
Aménagements du temps de travail
3. Les règles propres aux conventions PAI
 Conditions générales
• Signature des contrats
• Durée : 60 mois
• Changement de promoteur
• Contrat avec les partenaires étrangers
• Rapports
• Initial avant le 30 novembre 2012
• Activités annuels avant le 31 mars
• Evaluation
• Final avant le 31 décembre 2017
 Spécifications relatives aux différentes catégories budgétaires
Personnel:
Minimum 12 mois
Exclusivement affecté à l’exécution du projet
Minimum un scientifique temps plein ou équivalent temps partiel
Lorsque >800.000€, minimum un chercheur postdoctoral
Bourses limitées à max 60% du budget total de personnel sur les 5 ans (dérogation budget < €
600.000)
Fonctionnement:
Nouvelles règles, à préciser dans les dispositions administratives:
Budget de fonctionnement : 15% forfaitaire, le solde dépenses > 500 € reliées aux activités du réseau
à l ’exception:
•
Fournitures de bureau
•
Photocopies, documentation, frais d’expédition, télécommunications, assurances, .
•
Notes de restaurant, de traiteur, denrées alimentaires (excepté évènements interuniversitaires)
•
Facturation interne pour l’achat de biens (magasins généraux, …)
Sous-traitance interne: autorisation préalable
Indemnités aux chercheurs visiteurs = indemnités complémentaires
Frais de voyage et de mission: personnes à charge et non à charge mentionnées dans la liste du
personnel reprise dans les rapports d’activités annuels, mention du motif du déplacement, respect
du règlement en vigueur dans l’Institution
Equipement:
Coût unitaire > 500 €
Acquisition d’appareils et d’instruments scientifiques et techniques, y compris matériel
informatique et bureautique
Autorisation nécessaire pour acquisition > 25.000€ si pas prévu initialement
Pas d’acquisition d’équipement la dernière année
Sous-traitance:
Max 25% du budget du promoteur concerné
Approbation nécessaire par le gestionnaire de programme
Propriété et valorisation des résultats
Frais généraux:
5% Personnel + Fonctionnement
Partenariat européen:
Co-financement 50%
Frais de personnel et de fonctionnement
Dépenses du partenaire européen ou relatives au partenariat mais effectuées par le partenaire
belge
Justification par une attestation du partenaire
 Dispositions budgétaires et financières:
Crédits budgétaires disponibles pendant toute la durée du contrat
Transferts automatiques au sein d’une même catégorie budgétaire
Transferts entre catégories: autorisation requise auprès de l’administrateur du programme
– Motivé
– Respect de la règle selon laquelle le budget de personnel = min 60% du budget total
– Pas de transfert vers le poste équipement la dernière année
– Formulaire signé par le promoteur et visé par le DAF
4. Les règles propres aux conventions ARC
 Conditions générales
•
Finalisation et signature des conventions
• Envoi annexe1 au DR pour le 26.09
•
Obligations :
• Rapports d’activités
• Chaque année avant le 31 mars (1er pour 2014)
• Rapport final (annexe 4) avant le 1er juillet 2018
•Tableau personnel à charge et non à charge au 1er février (annexe 5)
 Spécifications relatives aux différentes catégories budgétaires
Conditions générales:
Durée des projets: 60 mois maximum
Frais de personnel=minimum 50% du budget total
Les soldes inutilisés peuvent être justifiés, au sein d’une même catégorie de dépenses, jusqu’au 30
juin de l’année n+1:
•
Autorisation de l’Académie requise si le solde est > à 30% du budget de la rubrique
Personnel:
Rémunérations, bourses doctorales et post-doctorales
Fonctionnement:
Frais de mission, petit matériel de labo, petit matériel informatique, …< 2.500 euros
Equipement:
Appareils et machines scientifiques > 2.500 euros, respect des règles en matière de marchés publics
Frais généraux:
5% Personnel + Fonctionnement
 Dispositions budgétaires et financières
Transferts entre rubriques autorisés (respect des 50% de frais de personnel/budget total):
Lorsque transferts > 20% du budget de la rubrique: accord préalable de l’Académie requis
Report automatique de tous les soldes la première année du projet sur la deuxième
5. Brève présentation du DR, DAF et DRH
Département Recherche
Structure du DR
•
Recherche de base
•
Cellule Europe
•
Cellule doctorat
•
Contrats institutionnels & inventaire de la recherche
•
Cellule contrats & fonds
•
Technology Transfer Office
•
Biopark
•
Cellule juridique
Nouveau website du DR
•
Devrait être en ligne vers la fin-octobre
•
Source d’information pour
•
Trouver une personne de contact
•
Obtenir des détails concernant un appel
Département Recherche
Infofin
•
•
Mailing hebdomadaire
•
Nouveaux appels selon votre profil
•
Lien d’accès sans login ni password
Base de données
•
Consultable via login et password
•
Permet des recherches avancées
Service des traitements
 Calcul et liquidation de la rémunération
 Établissement des documents sociaux, attestations diverses
 Gestion des absences pour maladie (certificats médicaux)
 Frais de transport domicile-lieu de travail (STIB, SNCB, …)
Assurance hospitalisation
Organisation par corps (Enseignants – Scientifiques - PATGS)
et au sein des corps par lettre alphabétique
Page Web : http://www.ulb.ac.be/drh/pp/index.html
Service Comptabilité
 Gestionnaires de comptes
Organisés par faculté, point d’entrée dans le Département
Gestion quotidienne des opérations comptables
 Cellule Banques
Mise en paiement de l’ensemble des opérations
 Cellule
Recettes
Facturation clients, suivi paiements clients, gestion des dons
(attestations fiscales)
 Cellule
Fournisseurs
Gestion des factures fournisseurs
Un nouveau système comptable
implémenté en janvier 2011
SAP
Extraits de comptes en ligne (j+1)
Numérisation des pièces comptables visibles en ligne
via le portail
En cours de développement :
• note de frais des employés en ligne,
• demandes de transfert et demandes de facturation en
ligne
Cellule de Gestion financière de la Recherche
Gestionnaires de contrats
Organisation par bailleurs de fonds (Région Wallonne,
Région Bruxelloise, Union Européenne, …)
Guichet unique d’engagement du personnel sur fonds extérieurs
Gestion financière de la valorisation de la Recherche
suivi financier des licences, représentation de l’ULB dans
Théodorus (fonds d’investissement dédicacé aux spin offs de
l’Université)
Service des Achats-Assurances
Acheteurs :
Organisation par secteur (informatique, produits de laboratoire,
…)
Centrale d’achats
Fournisseurs agréés (appels d’offre, respect des règles en matière
de marché public), assurance automatique des équipements informatiques
(pc fixes/pc portables)
En test actuellement: panier d’achat en ligne via le portail,
déploiement phasé
Assurances :
Un gestionnaire interne en relation avec un courtier externe
Accidents du travail, sur le chemin du travail
Assurance des équipements, des bâtiments, missions à l’étranger…
DRH
Equipe du SPRC
• Quatre collaboratrices pour les contrats de travail des chercheurs et
bourses en fonction des facultés, Ecoles et Instituts.
• Une collaboratrice pour les contrats de travail du PATGS
Contact, documents, formulaires et outil d’estimation de coût salarial :
http://www.ulb.ac.be/drh/prc/index.html
Les estimations du coût salarial pour les chercheurs sous contrat de travail
sont assurées par le service des traitements (DAF). Pour les bourses et le
personnel ATGS, le SPRC reste l’interlocuteur de référence.