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El Instituto Politécnico Nacional en cumplimiento del “Programa Cero
Observaciones”, instituido por la Secretaría de la Función Pública para promover el
abatimiento de las observaciones, tuvo en el ejercicio de 2011 los siguientes
índices de recurrencia:
TRIMESTRE
VALOR DE
RECURRENCIA
1
6.43
2
6.50
3
6.36
4
6.36
La variación que se muestra entre el valor de la recurrencia de un trimestre para
otro es mínima y para el tercer y cuarto trimestres disminuyó. Derivado de ello, la
Secretaría de la Función Pública señaló que de acuerdo a los criterios de medición
establecidos, en comparación con los resultados del ejercicio de 2010, no hubo un
abatimiento de la recurrencia, ya que el resultado del ejercicio 2011 es ligeramente
inferior en – 0.6, respecto al obtenido en 2010.
Esa consideración nos permite establecer que durante el ejercicio 2011 se incurrió en
observaciones ya establecidas en años anteriores, por consecuencia, las
recomendaciones preventivas no fueron atendidas en los términos en los que fueron
establecidas por los órganos fiscalizadores.
Toda observación obliga a cumplir con un proceso para su atención, inicialmente
enfocarse a la implementación de medidas correctivas y resolutivas que logren corregir
los términos que originaron los señalamientos del órgano fiscalizador y en segundo
término, establecer medidas de control interno que eviten incurrir nuevamente en la
misma observación, es decir, para que ésta no se convierta en una observación
recurrente.
La Dirección de Recursos Financieros en un esfuerzo por alcanzar la eficiencia en el
ejercicio y control de los recursos, en concordancia con la Ley General de Contabilidad
Gubernamental y los lineamientos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización
Contable (CONAC), está actualmente en el proceso de diseño e implementación del
Sistema Institucional de Gestión Administrativa (SIG@) en su versión contable
Los seis principales rubros en los que se tuvieron observaciones recurrentes
durante el ejercicio 2011 son los siguientes:
•BECAS
PRESUPUESTO
ACTIVO
FIJO
INGRESOS AUTOGENERADOS
RECURSOS MATERIALES
RUBRO
BECAS
PROBLEMÁTICA
ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
Metodología de Pago
 Como resultado de las revisiones que Órganos Fiscalizadores han llevado
a cabo al concepto de subsidios por concepto de Becas, la Dirección de
Recursos Financieros en coordinación con la Secretaría de Investigación y
Posgrado y la Dirección de Servicios Estudiantiles, llevan a cabo
negociaciones con la Tesorería de la Federación para incorporar al sistema
Cuenta Única de Tesorería (CUT), el pago a los becarios del Instituto. Esta
medida permitirá utilizar los medios de que dispone el sistema CUT para
cubrir los apoyos por becas a los aproximadamente 52 mil becarios que se
tienen registrados actualmente en el Instituto.
Otorgamiento de
Becas
Otro proyecto en proceso es la aprobación del "Reglamento General de
Becas para Alumnos del Instituto Politécnico Nacional" por parte del
Comité Institucional de Becas, Estímulos y Otros Medios de Apoyo, así
como la emisión de los lineamientos que regularán el proceso para el
otorgamiento de becas.
Padrón Nacional de
Becarios
Una de las medidas preventivas recomendada por los Órganos
Fiscalizadores, es integrar el padrón de beneficiarios en el que deberá
incluirse la siguiente información: becario, nombre del programa y monto
de subsidio, asimismo, se elaboran cartas compromiso asentado que los
becarios/firmantes no se encuentran inscritos en otros programas que les
otorguen becas, en donde además, se indicarán las posibles causas a que
podrán ser sujetos y la aplicación de sanciones monetarias o bien que se
informe y suspendan las becas de todos los programas.
RUBRO
BECAS
PROBLEMÁTICA
ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
Padrón Nacional De
Becarios
Por otra parte, habrán de modificarse los lineamientos para la Operación
de Becas en los Niveles Medio Superior y Superior del IPN, de acuerdo a lo
establecido en las Reglas de Operación del Programa Nacional de Becas
(PRONABES), e implementar formatos que contengan la descripción de
todos y cada uno de los requisitos solicitados y columnas para anotar el
cumplimiento de la entrega de los mismos, y que sean firmados de
conformidad de quien entrega y recibe la información.
Integrar los expedientes de los becarios con la documentación que se indica
en las matrices, elaboradas para tal fin.
RUBRO
PROBLEMÁTICA
Planeación
ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
 Establecer mecanismos de control de probada eficacia, que
permitan involucrar a todas las áreas centralizadoras del ejercicio
del presupuesto en el Instituto, para que participen en la
definición de las políticas de gasto.
 Contar siempre con la certificación de la Dirección de
Programación y Presupuesto que permita tener la certeza de la
existencia recursos presupuestales, en la partida, unidad
responsable actividad institucional, así como el tipo de gasto
calendarizado en los meses por ejercer.
PRESUPUESTO
 Observar que en el ejercicio de los recursos presupuestales se
realice en apego al “Programa Institucional de Austeridad para el
Ejercicio Fiscal 2012”, emitido por la Secretaría de Administración
mediante la Circular No. 3, de fecha 17 de febrero de 2012,
particularmente por lo que se refiere a las partidas restringidas.
que incluye:
Control y Ejercicio
Pasajes y viáticos, (37104, 37106, 37204, 37206, 37504 y 37602)
Asesorías (33101 , 33103 y 33104)
Estudios e investigaciones (33501)
 Actividades culturales, deportivas y de ayuda extraordinaria
(44101)
Gastos de orden social (38201)
Congresos y convenciones (38301 )
Exposiciones (38401)
RUBRO
PROBLEMÁTICA
ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
 Considerar que los gastos deben ser estrictamente
indispensables para la consecución de los objetivos y metas de
las Dependencias Politécnicas y del propio Instituto.
Control y Ejercicio
 Ejercer el gasto siempre con la aprobación de la Dirección de
Programación y Presupuesto, previa la autorización de la
Dirección General o Secretaría correspondiente.
 Llevar a cabo periódicamente conciliaciones de la información
contable/presupuestal, con las área centralizadoras del gasto al
interior del Instituto, Dirección de Programación y Presupuesto,
Dirección de Recursos Financieros y Dirección de Capital
Humano.
PRESUPUESTO
Rendición de Informes
La elaboración y rendición de Informes debe apegarse
siempre a las normas establecidas, de calidad, cantidad,
frecuencia y oportunidad, y estar orientados a los propósitos que
establece el Acuerdo para la Rendición de Cuentas de la
Administración Pública Federal 2006-2012, que establecen que los
informes deben permitir fortalecer las prácticas indispensables
de la Administración Pública Federal, honesta, responsable,
eficiente y transparente que permita divulgar la información
sobre su gestión.
RUBRO
PROBLEMÁTICA
ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
Almacén
Actualmente no existe una definición para optar por un almacén que cumpla con
todas las expectativas del Instituto. Habrá que definir si debe ser de estancia o de
tránsito.
Bienes Inmuebles
Acelerar los trámites legales que permitan la regularización de los inmuebles, su
registro ante el Padrón Catastral y gestionar la exención del pago del Impuesto
Predial.
Bienes Muebles
ACTIVO
FIJO
Recuperaciones por Siniestros
Inventarios Físicos
Venta de Bienes de Deshecho
Políticas de Depreciación
Elaborar un inventario confiable de todos los bienes muebles del Instituto,
clasificándolo por el estado que guarda y la vida útil que se espera.
Para la recuperación de los bienes siniestrados, deberán integrarse en tiempo y forma
los expedientes con los documentos necesarios para obtener las indemnizaciones.
Asimismo, revisarse el procedimiento actual para modificarlo y buscar la disminución
de los plazos para reportarlos, elaborar las actas e integrar la documentación necesaria
para requerir el pago a las Compañías Aseguradoras.
Los inventarios de bienes muebles deberán realizarse cuando menos una vez por año
de todos los bienes, y cada seis meses de forma selectiva, debiendo cuidarse la
identificación de todos los bienes mediante números de inventario.
Las dependencias Politécnicas deberán de identificar aquellos bienes obsoletos, en
desuso, en mal estado, etc., para promover su venta con las áreas encargadas de estos
procesos.
El Consejo Nacional para la Armonización Contable (CONAC), emitió algunas
disposiciones fundamentadas en la Ley General de Contabilidad Gubernamental
RUBRO
ACTIVO
FIJO
PROBLEMÁTICA
ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
Incorporación de los Bienes del Activo al
Patrimonio de las
Dependencias Politécnicas
La Ley General de Contabilidad Gubernamental
establece en su Artículo Séptimo Transitorio, que el
inventario de los bienes inmuebles, los bienes
muebles y todos aquellos bienes que el Consejo
Nacional de Armonización Contable (CONAC)
determine, deberán ser registrados en la contabilidad
de las Dependencias, a más tardar el 31 de diciembre
de 2011.
RUBRO
PROBLEMÁTICA
ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
Las Dependencias Politécnicas deben reportar la
captación de recursos autogenerados durante los tres
primeros días del mes.
INGRESOS
AUTOGENE
RADOS
Elaborar conciliaciones periódicas con la Dirección de
Recursos Financieros.
Captación y
Enteros a la TESOFE
La División de Finanzas supervisará que la captación de
los ingresos autogenerados se registren e informen en
su totalidad.
Las Dependencias Politécnicas deberán efectuar la
comprobación de los anticipos que les son otorgados.
RUBRO
PROBLEMÁTICA
ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
Elaboración de controles que permitan la supervisión y
conciliación de los aspectos financieros en la captación
de ingresos autogenerados.
INGRESOS
AUTOGENE
RADOS
Supervisión y Regulación de los
Contratos por la Captación
Revisión de los contratos que se formulen por la renta de
espacios físicos y en su caso, determinar las causas de la
falta de formalización de los mismos. Estas actividades
siempre deberán de realizarse en coordinación con el
área de la Abogada General, así como, la recuperación de
los adeudos, motivados por morosidad en el pago de
estos servicios.
Regularización de la captación de los ingresos generados
en los kioscos de las dependencias politécnicas.
Solicitar ante el Fondo de Investigación Científica y
Tecnológica del IPN, el dictamen de los convenios de
colaboración.
RUBRO
PROBLEMÁTICA
ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
El Subcomité de Proyectos Vinculados del Fideicomiso
formulará las actas en las que se especificarán las
características del Proyecto Vinculado de la
Dependencia Politécnica, cuando esté debidamente
aprobado por los miembros del Comité Técnico y de
Administración del Fondo.
INGRESOS
AUTOGENE
RADOS
Supervisión y Regulación de los
Contratos por la Captación
La Dependencia Politécnica recibirá del Fideicomiso el
oficio de la autorización del proyecto vinculado.
La Dependencia Politécnica deberá apegarse a los
lineamientos que regulan la programación, captación,
ejercicio, registro y reporte de los recursos
autogenerados que ingresan al presupuesto federal o al
Fondo de Investigación Científica y Desarrollo
Tecnológico del IPN.
RUBRO
PROBLEMÁTICA
ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
En todos los procesos de adjudicación que se lleven a cabo,
deberá observarse estrictamente lo establecido en el “Manual
Administrativo de Aplicación General en Materia de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público”.
RECURSOS
MATERIALES
Procesos de Adjudicación
Es también recomendable llevar a cabo conciliaciones de cifras
entre las áreas que intervienen en los procesos de requisición,
adjudicación y pago.
Cuidar la observancia de lo dispuesto en la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público,
por lo que hace a la selección de los procedimientos para las
adquisiciones, la formulación de bases y el desarrollo de
cualquiera de los procesos de adjudicación.
Para los casos de la no formalización de los contratos por
causas imputables a los proveedores, deberá cuidarse que se
apliquen las sanciones establecidas en las disposiciones
normativas.
RUBRO
RECURSOS
MATERIALES
PROBLEMÁTICA
Recepción de los Bienes y
Servicios Adquiridos
ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
Implementar lo establecido en el numeral 5.6.1 "recepción,
resguardo y registro de bienes en almacén", apartado
"actividades secuenciales por responsable", por lo que se
refiere a las fechas de entrega del informe de
incumplimiento del proveedor por entregas extemporáneas,
así como, los art. 214 y 217 del Acuerdo por el que se
establecen las Disposiciones en Materia de Recursos
Materiales y Servicios Generales, publicado en el DOF el
20/07/2011.
Verificar el control interno que se tiene para dar seguimiento
a la entrega-recepción de los bienes y/o servicios e
identificar los puntos débiles que están ocasionando las
deficiencias, definir de acuerdo a la normatividad aplicable,
el área responsable del seguimiento de la entrega-recepción
de los bienes y/o servicios, quien deberá otorgar su visto
bueno a entera satisfacción para que se realice el pago a los
proveedores, y en su caso se apliquen las penalizaciones que
procedan.
C.P. Víctor Tomás Solis Díaz
Jefe de la División de Contabilidad
Personal de Apoyo de la División de Contabilidad:
C.P. Marisol Jiménez Santiago
[email protected]
C.P. Rocío Partida Castro
[email protected]
C.P. Fernando García Mijangos
[email protected]
C.P. Roberto Rodríguez Botello
[email protected]
Ext. 51066