Transcript Abteilung Transport am Universitätsklinikum Carl

Abteilung Transport
am Universitätsklinikum Carl Gustav Carus
„Tag der Logistik“ der Bundesvereinigung Logistik
Regionalgruppe Sachsen
Dresden, 19.04.2012, Thomas Kalina
Gliederung
1.
Struktur und Aufgaben der Abteilung Transport am UKD
2.
Rahmenbedingungen für das UKD, die Abteilung Transport und deren Folgen für die
Abteilung
3.
Lösungsansätze für die Abteilung Transport am UKD
4.
EDV gestützte Disponierung am UKD
5.
Beispiele aus dem Alltag am UKD, der „tägliche Krampf“
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1.1 Struktur der Abteilung Transport am UKD
Abteilung
Transport
Fuhrparkmanagement
3 Mitarbeiter
Innerbetrieblicher
Krankentransport
32 Mitarbeiter,
7 studentische HK
12 Fahrzeuge
Materialtransport
46 Mitarbeiter
12 Fahrzeuge
Fahrbereitschaft
5 Mitarbeiter
14 Fahrzeuge
Innerhäuslicher
Transport
14 Mitarbeiter
Botendienst
3 Mitarbeiter,
14 Mitarbeiter
Service GmbH
1 Fahrzeug,10
Botenräder
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1.2 Aufgaben des innerbetrieblichen Krankentransportes/ Botendienstes UKD
 Transport von Patienten des Klinikums im Campusgelände und zu den Außenstellen
 Fahrten HZ – Dresden, MVZ, Rettungshubschrauber
 Absicherung der klinikinternen Rettungskette
 Behandlungsfahrten ins Stadtgebiet
 Transport verstorbener Patienten
 Transport „patientennaher“ Güter (Blut, Befunde, Präparate und Medikamente)

Technikpflege und Wartung

bei Bedarf Disponierung des Tagesbetriebes
 bundesweite Fahrten(zentr. Giftstelle Berlin, Stammzellen, Medikamente …)
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1.3 Aufgaben des innerbetrieblichen Materialtransportes des UKD
 Transport „patientenferner“ Güter
 Regeltransporte am UKD für Patientenküche, Materialwirtschaft, Sterilgut, Apotheke
 Abfallmanagement am UKD
 Materialtransporte im Stadtgebiet und zu Außenstellen des UKD
 Tiertransporte
 Möbeltransporte und Umzüge
 Haustransportdienste im Rahmen der Stationsversorgung und Entsorgung
 Transport „patientennaher“ Güter (Blut, Befunde, Präparate und Medikamente)
 Technikpflege und Wartung

bei Bedarf Disponierung des Tagesbetriebes
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1.4 Aufgaben des innerhäuslichen Transportes
 Sämtliche Transportaufgaben wie im hausexternen Transport bezogen auf den
Komplex der baulich miteinander verbundenen Häuser (Häuser 19, 21, 29, 30, 58,
59, 27)
 Transport von OP – Präparaten, Notfallpräparaten aus dem Komplex ins
Klinikgelände
 bei Bedarf Disponierung des Tagesbetriebes
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1.5 Aufgaben der Fahrbereitschaft am UKD
 Regionale und überregionale Fahrten,
 Fahrten für Kongresse und Tagungen (Personal als auch Material)
 Transporte von Postgut
 Stammzellentransporte deutschlandweit und angrenzende Staaten
 Transporte für therapeutisches Reiten
 Tiertransporte
 bei Bedarf Transportaufgaben im IKT, IT und IHT
 Transport „patientennaher“ Güter für Partnerkliniken/ Partnereinrichtungen
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1.6 Aufgaben des Fuhrparkmanagement
 Fahrzeugverwaltung für das UKD, die med. Fakultät, die UKD Service GmbH
(Buchführung, Planung von Wartung und Pflege)
 Reparaturmanagement für die Fahrzeuge, die gesamte Transporttechnik sämtlicher
Bereiche des UKD, der Fakultät und der UKD Service - GmbH
 Personal - und Fahrzeugeinsatzplanung der Fahrbereitschaft
 Koordinierung von Umzügen, Fahraufträgen, Spezialtransporten
 Zusammenarbeit und Koordinierung von und mit Fremdfirmen
 Servicehotline für die gesamte Abteilung Transport
 Projektmanagement für Vorhaben im Zusammenhang mit Logistik und Transport am
UKD
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2.1 Rahmenbedingungen des UKD
 verschärfte finanzielle Rahmenbedingungen
 Wettbewerb mit den Kliniken in der Region (Stichwort „der mündige Patient“)
 neue diagnostische, operative und konservative Behandlungsmethoden
 Notwendigkeit einer hohen Auslastung modernster Gerätetechnik
 Zentrenbildung ( UCC, UGC, USC, DUSC, RBC … )
 umfangreiche Baumaßnahmen im Klinikum
 Baumaßnahmen der Stadt im Klinikumfeld
 Verlagerungen von Abteilungen / Stationen im Campusgelände in Folge der
Baumaßnahmen
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2.2 Folgen für die Abteilung Transport
 Steigender Kostendruck auf die Abteilung Transport
 Fahrzeugbestand/ Equipment auf hohem Niveau erforderlich
 zunehmend zeitkritische Transporte (Spontantransporte)
 Transportkonzentration an Zufahrten und Einfahrten (Bsp.: Haus 21, Haus 58)
 angespannte Park – und Stellplatzsituation im Klinikum
 bauliche Veränderungen unter mangelnder Berücksichtigung logistischer
Erfordernisse (Abakus, Haus 27, Haus 58)
 Umstellungen auf Stationen, in Funktionsbereichen, der Verwaltung ohne
Einbeziehung des Bereiches Transport
 steigende Anforderungen an das Personal der Abteilung
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Entwicklung Abteilung Transport (2007 bis 2011 nach Transportkategorie)
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2.2.1 Folgen am Beispiel IKT/ Botendienst
 Steigende Anforderungen an Pünktlichkeit, Freundlichkeit und Serviceorientiertheit
des IKT als Qualitätsmerkmale (Dienstleistungscharakter)
 zunehmender Schweregrad der Erkrankungen von zu transportierenden Patienten
 Neuerungen bei Fahrzeugen, Lagerungstechniken, Hygiene, erste Hilfemaßnahmen
etc.
 Überlastungen von Klinik - und Hauszufahrten, Aufzügen etc. verlängern
Standzeiten der Fahrzeuge (z.T. mit Patienten)
 Änderungen bei Fahrstrecken, Zufahrten, örtlichen Gegebenheiten verlängern
Transportstrecken
 Übernahme ehemals „transportfremder“ Tätigkeiten in den IKT/ Botendienst durch
Wegfall der ZIVI in anderen Klinikbereichen (Akten, Patientensachen…)
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2.3 Ergebnis
 Verspätungen mit all ihren Folgen (Leerlaufzeiten in Ambulanzen, OP – Sälen etc.)
 Transportflexibilität stark eingeschränkt
 Unmut bei Patienten und Klinikmitarbeitern über Verspätungen und Verzögerungen
 übermäßige Frequentierung und damit regelmäßige Überlastung der
Transportabteilung
 Transportabteilung bzw. die Logistik zunehmend als „Puffer“ zwischen den
Bereichen und „Ausrede“ für auftretende Probleme
 Notwendigkeit einer effektiven Arbeitsweise in Disponierung und Planung der
Transportabläufe und Ressourcenauslastung
 Notwendigkeit einer lückenlosen Dokumentation auch im Bereich der
Transportlogistik
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(Martin Johow, DYNAMED GmbH)
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3. Lösungsbeiträge Seitens der Abteilung Transport
 Anbindung fehlender Bereiche an LOGBUCH (fortlaufend)
 Erneuerung Fahrzeugbestand der Abteilung Transport (fortlaufend)
 Beschaffung eines Spezialfahrzeuges zum Transport schwerer Patienten
und zur Abwicklung geräteintensiver Transporte (Mai 2010)
 Ausrüstung der Fahrzeuge mit aktuellster Technik(fortlaufend)
 Abschluss Dienstgütevereinbarung Teil 1 : „Patiententransporte“ (2010)
 Dokumentation der Standards „Patiententransport“ und „Transport von
Verstorbenen“ in ANEIS (2011)
 Vorbereitung der Standards „Materialtransport“ in ANEIS
 Zusammenarbeit zwischen Transport und Pflege im Rahmen der
Transportkommission (fortlaufend)
 Schulungen der Mitarbeiter in Reanimation (ISIMED), Krankenhaushygiene,
rückengerechtes Arbeiten im Patiententransfer (fortlaufend)
 Schulungen der Disponenten (fortlaufend)
 Echtbetrieb der Dispositionsautomatik im IHT (aktuell)
 Projekt zur Dienstplanoptimierung im Krankentransport (aktuell)
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3.1 Arbeit im IKT mit Zwischendiensten zur bedarfsgerechteren Dienstplanung
Montag - Freitag

06:00 bis 14:30
7 Fahrer/ 1 Bote

07:00 bis 15:30
6 Fahrer/ 4 Boten

10:00 bis 18:30
4 Fahrer

11:30 bis 20:00
5 Fahrer/ 3 Boten

14:00 bis 22:30
4 Fahrer

20:00 bis 06:00
4 Fahrer
Sonn – u. Feiertag

06:00 bis 14:30
4 Fahrer/ 2 Boten

11:30 bis 20:00
4 Fahrer/ 2 Boten

19:30 bis 06:00
4 Fahrer
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3.2 Entwicklung Fahrzeugbestand zwischen 1990 und 2011 im IKT
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3.3Transportfahrzeuge Material – und Essentransport
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3.4 Umstellung auf Gittertransportwagen (links alt und rechts neu)
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3.5 Stationsassistenten (Kommissionierung im Lager und dann auf Station)
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3.6 Präsentation und Information für das Klinikum und seine Mitarbeiter
(aus „Carus Intern“ Dezember 2011)
4. EDV gestützte Disponierung
 Vereinfachung der Abläufe bei der Transportbestellung und Disponierung
 schnellere Client – Anwendung auf Station/ in den Funktionsbereichen
 24 Stunden Erreichbarkeit der Leitstellen
 Automatische Zuordnung der Transportaufträge an die entsprechenden
Leitstellenbereiche (Patiententransport, Materialtransport, Innerhaustransport)
 stabiles EDV – System
 Erteilung der Aufträge per Datenfunk (BlackBerry) (Vorstandsvorlage des MRZ vom
05.07.2005)
 Einführung der Dispositionsautomatik zur Unterstützung der Disponententätigkeit
 Verbesserung der Planung und der Dokumentation aller transportrelevanten Vorgänge
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4.1 Logistiksoftware LOGBUCH am UKD (seit September 2001)
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Auftragsmaske (Stationsclient) Eingaben für Pat. Mustermann
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Auftragsmaske beim Disponenten (Bsp. 09.03.2012)
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Auftragsanzeige Pat. Mustermann beim Transportmitarbeiter
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Statusverlauf als wichtiges Kontrolldokument (Stations – und Transportpersonal)
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Managementmonitor Fahrdienstleiter / IKT am 16.04.2012
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Bsp. Transportspitzen im Tagesprofil Patienten (2007 bis 2011)
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Bsp. Transportspitzen im Tagesprofil CITO (2007 bis 2011)
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Bsp. Transportspitzen im Tagesprofil Material (2007 bis 2011)
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4.2 Ergebnisse der Umstellung auf eine EDV – unterstütze Disponierung
(speziell seit LOGBUCH 4.0)
 98% aller anfordernden Stellen eingebunden
 Fahrer überall mittels BlackBerry erreichbar
 Wegfall Sprachkommunikation
 „Der Disponent disponiert.“
 schnelle Meldekette
 deutlich weniger Leerfahrten und mehr Anschlusstransporte
 Erfassung der Transportzeiten in Echtzeit
 Statusverlauf der Aufträge nachweisbar
 Transparenz gegenüber allen Bereichen
 Nachweisbarkeit aller Vorgänge, Datensätze und der erbrachten Leistungen
 1 zu 1 Information aller angeschlossenen Bereiche über aktuelle
Auftragslage, Bearbeitungsstand der Aufträge, Ressourcen usw.
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5. Alltag am UKD
Alltag am Haus 58: VTG-OP13: „Wo bleibt mein Patient“
Haus 27 NEU - SU: „Wir haben einen Notfall in das CT“
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Haus 32 „Hier ist das Team vom Brückenprojekt, wie kommen wir hier raus?“
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„Eines morgens in der Linie 74, Haltestelle Uniklinikum“
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„Traumhafte Zeiten“
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Thomas Kalina
Gruppenleiter Krankentransport/ Botendienst
stellvertr. Leiter der Abt. Transport
GB LOG
Telefon:
0351/ 45813600
oder
[email protected]
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