Transcript Zentrales Personenstandsregister

Zentrales Personenstandsregister
Sachstand
Vortrag über den aktuellen Diskussionsstand im
Rahmen der 9. Fachtagung der Tiroler
Standesbeamtinnen und Standesbeamten am
24.5.2012 in Kitzbühel
Zentrales Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer
© Mai 2012
Ausgangssituation
ZPR
 Wunsch der Länder
 Regierungsprogramm für die XXIV. Gesetzgebungsperiode:
Leistungsfähiger Staat, G) E-Government und IKT, Punkt 4.
rasche Umsetzung eines Zentralen Personenstandsregisters
 15. September 2009: Vortrag an den Ministerrat zum
Arbeitspaket „Effizienz der Verwaltung“; E-Government und
Optimierung der Supportprozesse
 Arbeitsgruppe zur Erarbeitung von
Konsolidierungsmaßnahmen
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Projektziele
ZPR
 Die BürgerInnen sollen die „erforderlichen“
Dokumente bei allen Standesämtern und via EGovernment erhalten
 Andere Ämter und Behörden sollen Einsicht in das
ZPR erhalten, um die Vorlage von
Personenstandsdokumenten überflüssig zu machen
(z. B. bei Passaustellung)
 Verkürzung und Vereinfachung der Behördenwege für
die BürgerInnen
 Entfall der Mitteilungen
 Entfall und Abschluss der Bücher mit Beginn des ZPR
(Ersatz des Ehebuchs durch eine Niederschrift im
Zuge der Eheschließung)
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Projektskizze
ZPR
 Ablösung der bisherigen lokalen Register
 Unterregister für die einzelnen Personenstandsfälle
 Personenbezogener (anstatt ereignisbezogener)
Aufbau
 Direkte Zugriffsberechtigungen zur Einschau für
Behörden und Bürger (Rollenkonzept)
 Information anderer Stellen durch Schnittstellen
 Kommunikation mit anderen Registern via
Änderungsdienst
 Nacherfassung
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Bisheriger
Projektfortschritt
ZPR
 Abschluss der Konzeptionsphase (Februar 2012):
Projekthandbuch, Geschäftsprozesse, Lastenheft
 Commitment der Mitglieder des Lenkungsausschusses
 Derzeit Phase 3000 (Maßnahmen): rechtliche, technische,
organisatorische Maßnahmen, Kosten- und
Kostenbeteiligung, Änderung Gebühren und
Verwaltungsabgaben, Testbetrieb, Schulungen, Einbindung
der Betroffenen, Helpdesk, Clearingstelle, Datensicherung
etc.
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Kosten des ZPR und
Kostenteilung
ZPR
 2012: € 2 Mio.
 2013: € 1,5 Mio.
 2014 bis 2016: jährlich € 1 Mio.
 anteilige Betriebskosten noch nicht enthalten
 Sonstige Kosten (hardware, Schulungen etc.) noch nicht
enthalten
 Kostenteilungsvarianten:
 60% Bund, 40% Länder (s. IDR)
 70% Bund, 30% Länder (s. ZWR)
 Nutzung für die Behörden jeweils unentgeltlich
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Diskussionspunkte
ZPR
 Datenmigration aus den lokalen Systemen
 Nacherfassung
 Kostenteilung
 Start am 1.4.2013 (Umfang des ZPR zu diesem Zeitpunkt
noch unklar)
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Datenmigration
ZPR
 Analyse der bestehenden Daten und Strukturen über die
lokalen Anbieter; unterschiedliche Datenqualitäten sind zu
berücksichtigen, EDV-Systeme sind in den einzelnen Städten
und Gemeinden unterschiedlich lange im Einsatz; derzeitige
EDV-Systeme sind lediglich Hilfsmittel für die Bücher (kein
Urkundencharakter der elektronischen Daten); Ausnahme
sind die Daten der Evidenzsstellen, da hier die elektronischen
Daten bereits die konservative Evidenzführung ersetzt haben
 Migration der Personenstandsdaten und der Daten der
Staatsbürgerschaftsevidenz über eine vorgegebene
Schnittstelle von den lokalen Systemen in das ZPR
 Jede Behörde soll selbst bestimmen, welche Daten migriert
werden sollen; der Umfang hängt im Wesentlichen von der
Datenqualität und Datenaktualität ab. Diese hängt v.a. davon
ab, ob nur in die Bücher eingearbeitet wurde, oder auch in
das System.
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Nacherfassung
ZPR
 Migrierte Daten
 Nacherfassung im Anlassfall
 Nacherfassung auf Wunsch des Bürgers / der Bürgerin
 Freiwillige Nacherfassung ohne Anlassfall
 Keine Nacherfassung über Passverfahren
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Nacherfassung
ZPR
 Variante 1: Anlassbezogene Nacherfassung: Die Erfassung
neuer Daten und die Prüfung migrierter Daten erfolgt
zwingend im Anlassfall; eine freiwillige (nicht
anlassbezogene Erfassung) soll jedoch möglich sein. Der
Umfang der Datennacherfassung wurde im Projekt im
Groben festgelegt; Bsp. 1: Geburtsbeurkundung:
vollständige Datenerfassung zum Kind; Daten der Eltern
fragmentarisch,
Bsp. 2: Ermittlung der
Ehefähigkeit: vollständige Datenerfassung der Verlobten,
Daten der Eltern (bzw. Adoptiveltern) fragmentarisch
(Namen und Geburtsdatum).
 Anlassfälle sind: Eheschließung, Geburt,
Geburtsfortschreibung, Ausstellung eines StbN, jede
Ausstellung einer Urkunde, Antrag von BürgerInnen auf
Nacherfassung, Sterbefall (im Ermessen der Behörde), bei
der Nacherfassung von Ehen die nicht mehr aufrecht sind,
werden nur die Grunddaten des Exmannes/der Exfrau
© April 2012
Zentrales
Personenstandsregister, Mag. Franz Schefbaumer
erfasst.
Nacherfassung
ZPR
 Vorteil der Variante 1:
 wahrscheinlich kein zusätzlicher Personaleinsatz in den
Behörden notwendig
 Nachteil:
 unvollständiges ZPR über einen langen Zeitraum;
 wenig Nutzen für die einschauberechtigten bzw.
einschauverpflichteten Behörden.
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Nacherfassung
 Variante 2: Vollständige Nacherfassung binnen eines noch
festzulegenden Zeitraumes (z. B. 3 Jahre).
ZPR
 Vorteil der Variante 2:
 rasche Befüllung des ZPR
 Nachteil:
 hoher (zusätzlicher) Personalaufwand, der besonders in
Städten mit Geburtskrankenhäusern spürbar ist. (Beispiel
Stadt Sbg. ca. 3.000 Geburten + 3.000 Sterbefälle + 1.200
Eheschließungen jährlich). Gemeindebund äußerte im LA
diesbezüglich Kritik an dieser Variante.
 Fehleranfälligkeit bei der Datennacherfassung (qualifiziertes
Personal?)
 Mischvariante: Kombination von anlassfallbezogener
Nacherfassung und Schaffung einer Frist zur
Gesamtbefüllung des ZPR in Absprache mit den betroffenen
Behörden.
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Zuständigkeiten
ZPR
 Änderung der Zuständigkeiten in einzelnen Bereichen auf
Basis der neuen Geschäftsprozesse
 Geburt: Grunderfassung dort, wo die Geburt stattfindet über
die Anzeige der Geburt (Beibehaltung der örtlichen
Zuständigkeit); es kann keine Geburt „verloren gehen“
 Beurkundung von Geburten durch das Ereignisstandesamt
oder durch ein Wunschstandesamt (idR das
Wohnsitzstandesamt der Eltern): Entlastung der
„Geburten“Standesämter; Restkompetenz bleibt beim
Ereignisstandesamt; Einbindung der Geburtenkrankenhäuser
und Hebammen in die Erfassung der Daten (bis 1.4.2012?)
 Ausstellung von Staatsbürgerschaftsnachweisen durch die
die Geburt beurkundende Personenstandsbehörde (für die
Evidenzstelle); danach Zuständigkeitswechsel an die
Staatsbürgerschaftsevidenz.
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Zuständigkeiten
ZPR
 Ermittlung der Ehefähigkeit (Fähigkeit eine EP einzugehen)
durch jedes Standesamt (jede BVB) ohne echte Delegation;
 Eheschließung (EP) ebenfalls jedes Standesamt (jede BVB);
 Wiederannahme eines früheren Familiennamens: Eintragung
bei dem Standesamt, bei dem die Erklärung abgegeben wird
 Legitimation durch Eheschließung durch das
Eheschließungsstandesamt (für die Evidenzstelle)
 Gerichtliche, eheauflösende Entscheidungen (Scheidung,
Nichtigkeit, Auflösung einer EP): entweder Direkteingabe
durch Gericht (1.4.2013?) oder Weiterleitung an das
Standesamt (BVB) am Sitz des Gerichtes
(Übergangsregelungen)
 Beurkundung von Sterbefällen wie Geburten.
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Zuständigkeiten
ZPR
 Staatsbürgerschaftsevidenz
 Antrag auf Ausstellung eines Registerauszuges bei jeder
Evidenzgemeinde
 Ausstellung eines StbN durch jede Staatsbürgerschaftsstelle
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Registerauszüge
ZPR
 Ablösung der bisherigen Urkunden (Geburtsurkunde,
Heiratsurkunde, Sterbeurkunde,
Staatsbürgerschaftsnachweis etc.) durch Registerauszüge.
 Inhalte der Auszüge (Teilauszüge, Gesamtauszüge, Auszüge
über den aktuellen Stand, Auszüge über die Historie), Form
und Gebühren dafür sind noch zu klären.
 Für Personenstandswesen und Staatsbürgerschaft werden
getrennte Auszüge erstellt.
 Möglichkeit der Ausstellung von „Schön“Urkunden auf
Wunsch (kein Sicherheitspapier; nicht streng verrechenbar;
evtl. mit Barcode versehen)
 Möglichkeit der Ausstellung von Auszügen durch die
BürgerInnen selbst im Rahmen der Bürgerkartenfunktion
inkl. Amtssignatur
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Aktenablage
ZPR
 Keine zentrale elektronische Ablage der Akten, sondern
lokale physische Ablage der Dokumente (analog dem
bisherigen Sammelakten)
 Einrichtung eines Dokumentenregisters als Teil des ZPR:
zentrale elektronische Ablage aller ausgestellten
Registerauszüge (früher GU, HU, StU, StbN)
 Zweck des Dokumentenregisters:
 spätere Verifizierung der ausgestellten Urkunden
 Zugriff für Behörden im Zuge des Beglaubigungsverfahrens;
Verkürzung des Beglaubigungsverfahrens
 Zugriff z. B. für Notare auf Sterbeurkunden
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Formularwesen
ZPR
 Entfall entbehrlicher Formulare (Bücher, Urkunden mit
Religion etc.)
 Adaptierung bestehender Formulare
 Konzeption neuer Formulare: z. B. Antrag auf
Nacherfassung, vorausgefüllter Meldezettel, Datenauszüge
etc.
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Sonstiges
ZPR
 Einrichtung eines helpdesks und einer clearingstelle für
Fragen der User
 Rechtliche Anpassungen: Entfall des Religionsbekenntnisses
(Beibehaltung akademischer Grade und
Standesbezeichnungen) in den Formularen, Entfall der
Trauzeugenpflicht, teilweiser Entfall des
Ehefähigkeitszeugnisses und Ersatz durch Auszug aus dem
Register für den jeweiligen Verlobten, Neuregelung der
Gebühren, etc.
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ZPR
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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