Transcript Indirektni troškovi - Filozofski fakultet

Financijska pravila za FP7
projekte
Filozofski fakultet
Sveučilišta u Zagrebu,
30.11.2012.
Ana Grdović
Nacionalna kontakt osoba za FP7 financije
Agencija za mobilnost i programe EU
Gajeva 22, Zagreb
e-mail: [email protected]
tel.: 01 5005 961
Sadržaj
•
•
•
•
•
•
Vrste projekata – sheme financiranja
Vrste aktivnosti u projektima
Direktni troškovi
Indirektni troškovi
Financijsko izvještavanje
Ostala financijska pravila
Terminologija
 Budget – ukupna vrijednost projekta
 Grant - iznos koji pokriva Europska komisija
- obično definiran kao % prihvatljivih troškova
 Eligible costs (prihvatljivi troškovi) = direktni troškovi + indirektni troškovi
 Funding regime (troškovni modeli) - način na koji se obračunavaju indirektni
troškovi; određeni posebno za svaku instituciju
 Grant Agreement – Ugovor o darovnici
 National Contact Point (NCP) - Nacionalne kontakt osobe
 Project officer – osoba u Europskoj Komisiji zadužena za projekt
Ključne stavke za uspješan projekt
Koordinator:
• Koordinator mora dogovoriti pravila financijskog vođenja projekta na
samom početku
• Dogovoriti periodično izvještavanje (mjesečno, kvartalno, polugodišnje...)
• Kontaktirati „project officer”-a za sve nejasnoće, pitanja i savjete
Svi partneri na projektu:
• Pročitati financijska pravila za FP7 projekte
• Osigurati adekvatno osoblje za rad na FP7 financijama
• Sve događaje/troškove kontinuirano i pravovremeno računovodstveno
knjižiti
Grant je...
...financijski doprinos Europske komisije
• Određen je:
a) Shemama financiranja – „Funding schemes”
b) Tipovima aktivnosti (npr. RTD, Demonstration,
Management, Training itd.)
c) Kategorijom sudionika
Sheme financiranja:
Vrste projekata:
1. Kolaborativni projekti
2. Mreže izvrsnosti
3. Aktivnosti koordinacije i podrške
• Vrste projekata unaprijed su definirane od strane Europske
komisije za svaki poziv
Korak 1
Research Participant Portal: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/
Korak 2
Korak 3
b) Vrste aktivnosti unutar projekta
1. Menadžment - upravljanje projektom - vođenje
administrativnih, financijskih, pravnih i etičkih aspekata
projekta
2. RTD – istraživanje i tehnološki razvoj
3. Demonstracijske aktivnosti - npr. testiranje prototipa koji će
se uskoro plasirati na tržište
4. Ostale aktivnosti
- diseminacijske aktivnosti
- trening
- networking
c) Kategorija sudionika
•
•
•
•
•
Državne institucije
Ustanove za srednje i visoko obrazovanje
Istraživačke organizacije
Mala i srednja poduzeća
Velike kompanije
a) Vrste projekata – financijske sheme
Sheme financiranja
Minimalan
broj
partnera
Optimalan
broj
partnera
Doprinos EC
Trajanje
Svrha
Ciljne institucije
Aktivnosti
Kolaborativni
projekti
(Integrirani
projekti)
3
10-20
4-25 mil. EUR
3-5 godina
•
•
•
•
•
Industrija
SMEs
Istraživačke
institucije
Sveučilišta
•
•
•
•
•
Istraživanje
Demonstracija
Trening
Aktivnosti vezane za inovacije
Menadžment
Industrija
SMEs
Istraživačke
institucije
Sveučilišta
•
•
•
•
•
Istraživanje
Demonstracija
Trening
Aktivnosti vezane za inovacije
Menadžment
Industrija
SMEs
Istraživačke
institucije
Sveučilišta
•
•
•
Istraživanje
Menadžment
Other activities (npr. trening,
diseminacija)
Industrija
SMEs
Istraživačke
institucije
Sveučilišta
•
•
•
Menadžment
Organizacija događaja
Razmjena osoblja
Industrija
SMEs
Istraživačke
institucije
Sveučilišta
•
•
•
•
•
•
•
Menadžment
Konferencije
Seminari
Radionice
Studije
Ekspertne skupine
Informacijske i komunikacijske
aktivnosti
Ciljano istraživanje
Rješavanje različitih pitanja
putem „programskog
pristupa”
•
Kolaborativni
projekti (STREP Small or medium
scale focused
research actions)
3
Mreže izvrsnosti
3
5-10
1-4 mil. EUR
2-3
godine
•
Ciljano istraživanje,
fokusirano na određenu
problematiku
•
•
•
•
6-12
4-10 mil. EUR
4-5
godina
•
poticanje dugoročne
suradnje istraživačkih
resursa i kapaciteta
•
•
•
•
Aktivnosti
koordinacije
3
13-26
0.5-2 mil. EUR
1.5-3
godine
•
•
•
Koordinacija
Umrežavanje
Koordinacija istraživačkih
aktivnosti i politike
•
•
•
•
Aktivnosti podrške
1
1-15
0.03-3 mil. EUR
9 mjeseci
-3 godine
•
•
Podrška istraživačkih
aktivnosti i politike
Priprema budućih aktivnosti
•
•
•
•
Maksimalne stope sufinanciranja prema
subjektima i aktivnostima
Kategorija sudionika
Državne institucije, ustanove za srednje
i visoko obrazovanje, istraživačke
organizacije, mala poduzeća (SMEs)
Sve druge
organizacije (npr.
velika poduzeća)
Istraživanje i
tehnološki razvoj
(RTD)
75%
50%
Demonstracijske
aktivnosti
50%
50%
Aktivnosti
koordinacije i
podrške
100%
100%
Menadžment,
revizija i ostale
aktivnosti
100%
100%
Aktivnost
Financijski doprinos EC (grant)
• ne može biti viši nego je prethodno ugovoreno, iako su
ponekad nastali troškovi veći od predviđenih
Transfer budžeta između partnera i WPa na projektu je
dozvoljen:
• bez službene izmjene Grant Agreement-a ako je posao izvršen
prema planu u GA
• sa službenom izmjenom Grant Agreement-a ako je došlo do
velikih promjena
Financijski doprinos EC (grant)
•
1.
2.
3.
Financijski doprinos EC uključuje:
Prvu isplatu na početku projekta (predfinanciranje)
Periodične isplate koje prate svaki izvještajni period
Završnu isplatu na kraju projekta – nakon završnog izvješća –
EC ima 105 dana da izvrši isplatu
• Postoje dva ograničenja predfinanciranja:
1. 5% u garancijski fond
2. 10% EC zadržava do posljednje isplate
Predfinanciranje
• U roku od 45 dana od potpisivanja ugovora
2 vrste predfinanciranja:
1. Za projekte s 1 ili 2 izvještajna razdoblja: predfinanciranje = 60 do 80% od ukupnog doprinosa
Europske komisije
Primjer 1.
Trajanje projekta 3 godine
Financijski doprinos EK (Grant) 3.000.000,00
2 izvještajna razdoblja
Predfinanciranje
Predfinanciranje (60%-80%)
1.800.000,00
Garancijski fond (5% od ukupnog financijskog doprinosa EK )
150.000,00
10% EK zadržava do zadnjeg izvještaja
300.000,00
Predfinanciranje
1.350.000,00
Predfinanciranje
1. Za projekte s trajanjem dužim od dva izvještajna razdoblja, predfinanciranje iznosi
160% u odnosu na prosječni financijski doprinos EK za jedno izvještajno razdoblje
Primjer 2 .
Trajanje projekta 3 godine
Financijski doprinos EK (Grant) 3.000.000,00
3 izvještajna razdoblja
Predfinanciranje
Prosječni iznos
3.000.000,00/3 = 1.000.000,00
160% od prosječnog iznosa
1.600.000,00
Garancijski fond (5% od ukupnog financijskog doprinosa
EK )
150.000,00
10% EK zadržava do zadnjeg izvještaja
300.000,00
Predfinanciranje
1.150.000,00
Prihvatljivi troškovi
... moraju biti:
• stvarni
• izvršeni od strane ugovaratelja
• utrošeni tijekom trajanja projekta (izuzetak: završni izvještaj i
završna revizija)
• izvršeni u svrhu postizanja projektnih ciljeva
• utrošeni u skladu sa standardnim računovodstvenim pravilima
koje primjenjuje ugovaratelj
• sačuvani u računovodstvenim arhivama ugovaratelja
Neprihvatljivi troškovi
• indirektni porezi, uključujući PDV
(postupak oslobođenja od plaćanja PDV – zamolba MZOŠ-u:
http://public.mzos.hr/Default.aspx?art=11562&sec=2668)
•
•
•
•
kamate
provizije
gubitci na tečaju
troškovi nastali u vezi sa drugim projektom koji je financiran
od EU
• dugovi ili usluge servisiranja dugova
Prihvatljivi troškovi:
A) Direktni
B) Indirektni troškovi
A) DIREKTNI troškovi:
• Trošak osoblja
• Oprema
• Materijali - potrošni - direktno za projekt; ako nije inače dio indirektnih
troškova u instituciji
• Putovanja
• Podugovaranje (subcontracting) – samo za aktivnosti koje ne možete sami
provesti: revizija, tiskanje, izrada mrežnih stranica...
B) Indirektni troškovi
• Troškovi koji se ne mogu direktno povezati sa projektom:
a) Korištenje infrastrukture: npr. ureda ili laboratorija
b) Režije (voda, električna energija, održavanje)
c) Telefonski troškovi, fotokopiranje, uredski pribor
d) Mjesečne pretplate, lokalni porezi, knjige za knjižnicu…
• Ne trebaju se pravdati računima!
• Ne obračunavaju se na podugovaranje!
Obračun indirektnih troškova
1. Standardna fiksna stopa - “flat rate”
• stvarni direktni troškovi
• fiksna stopa indirektnih troškova – stopa od 20% direktnih troškova isključujući
podugovaranje;
• industrija
2. Posebna prijelazna fiksna stopa - “flat rate”
• stvarni direktni troškovi
• fiksna stopa indirektnih troškova – stopa od 60% direktnih troškova isključujući
podugovaranje;
• javne ustanove; srednjoškolske i visokoškolske institucije, istraživačke organizacije
3. Obračun stvarnih indirektnih troškova – “full cost model”
• stvarni direktni i indirektni troškovi
• koriste institucije koje posjeduju analitički računovodstveni sistem i mogu
identificirati i dokazati indirektne troškove – za sada RIJETKO
• mogućnost dobivanja većeg iznosa indirektnih troškova
Indirektni troškovi –
Aktivnosti koordinacije i podrške
• Kada su u pitanju aktivnosti koordinacije i podrške iznos
pokrića prihvatljivih indirektnih troškova iznosi maksimalno
7% od ukupnih prihvatljivih direktnih troškova isključujući
podugovaranje
• Sufinanciranje EC je do 100%
Troškovi
Neprihvatljivi
Prihvatljivi
Direktni
 Trošak osoblja
 Oprema
 Materijali - potrošni - direktno za
projekt; ako nije inače dio indirektnih
troškova u instituciji
 Putovanja
 Podugovaranje (subcontracting) –
samo za aktivnosti koje ne možete
sami provesti: revizija, tiskanje, izrada
mrežnih stranica...
Indirektni
 Korištenje infrastrukture:
npr. ureda ili laboratorija
 Režije (voda, električna
energija, održavanje)
 Telefonski troškovi,
fotokopiranje, uredski pribor
 Mjesečne pretplate, lokalni
porezi, knjige za knjižnicu…





PDV
kamate
provizije
gubitci na tečaju
troškovi nastali u vezi sa
drugim projektom koji je
financiran od EU
 dugovi ili usluge servisiranja
dugova
Troškovi osoblja
Za izračun efektivne satnice potrebno je odrediti:
• Ukupan broj produktivnih sati odrađenih u jednoj godini
• Bruto iznos primitaka
• Produktivni sati – od ukupnog broja radnih dana oduzmu se
državni praznici, dani godišnjih odmora, bolovanja i ostali
izostanci
Prekovremeni sati ne ulaze u izračun i ne mogu se evidentirti
kao trošak osoblja za projekt!!!
Bruto iznos primitaka uključuje:






Bruto II.
Prijevoz
Regres
Božićnica
Topli obrok
Dodatke na plaću
• Uključuje sve primitke koji su u skladu s uobičajenom praksom
institucije
Izračun satnice
• Bruto primitak zaposlenika (ukupan trošak poslodavca) u
izvještajnom razdoblju podijelimo s brojem produktivnih sati
u izvještajnom razdoblju = satnica
• Trošak na projektu:
(Ukupan trošak poslodavca / Ukupni produktivni sati ) x ( EU
evidentirani sati )
Produktivni dani/sati – prosjek produktivnih sati prema EC
Dani
Sati (8 sati dnevno)
Broj dana godišnje
365
Vikendi
-104 (52 x 2 )
Broj radnih dana
261
= 2.088
Državni praznici
15
= 120
Godišnji odmor
21
= 168
Bolovanje
15
= 120
Produktivno vrijeme
210
= 1.680
Prosječan broj sati mjesečno 140
Vremenik (timesheet)
• Vremenik je potrebno voditi za 8-satni radni dan
• Vremenik obuhvaća sve poslove/projekte koje ta osoba
obavlja:
a) rad na osnovnim djelatnostima – nastava i priprema za
nastavu, ispiti i priprema ispita, rad sa studentima, projekti
MZOŠ-a
b) (europski) projekti;
c) ostale djelatnosti (npr. administracija)
Vremenik (timesheet)/primjer
Man month
• „Man months“ – potrebni mjeseci rada na projektu
• Prosjek produktivnih sati mjesečno po osobi (s punim radnim
vremenom; bez bolovanja, godišnjeg odmora itd.) - obično
oko 140 sati mjesečno
• npr. na 140 produktivnih sati mjesečno – 70 sati rada na
projektu = 0,5 MM
Trošak putovanja
...prihvatljiv direktan trošak ukoliko je u skladu s planiranim
budžetom i aktivnostima kod prijave projekta
Prihvatljivi troškovi:
• Trošak prijevoza
• Dnevnice – prema pravilima institucije
• Smještaj
• PDV neprihvatljiv!
Podugovaranje
•
•
•
•
•
Pravna osoba koja nije potpisnik GA niti partner na projektu
Obavlja poslove/usluge za projekt koje partner nije u mogućnosti izvršiti
Ispostavlja račun za obavljen posao/uslugu
Prava pripadaju partneru projekta
Podugovaratelj za izvršeni posao/uslugu odgovara partneru na projektu, a
ne EC
Podugovaranje = prihvatljiv trošak ako:
 posao ne može obaviti partner
 posao je nužan za projekt
 posao nije temeljni zadatak u provođenju FP7 projekta
 je navedeno u Aneksu I. GA, uključujući financijsku procjenu (za velike
poslove) prilikom izrade budžeta
Primjer budžeta (fakultet)
Aktivnost
Direktni
prihvatljivi
troškovi
Indirektni
troškovi
(60%)
Ukupni
prihvatljivi
troškovi
Stopa
sufinanciranja
Sufinanciranje
RTD
250.000,00
150.000,00
400.000,00
75%
300.000,00
Demonstration
50.000,00
30.000,00
80.000,00
50%
40.000,00
Management
80.000,00
48.000,00
128.000,00
100%
128.000,00
Other
20.000,00
12.000,00
32.000,00
100%
32.000,00
TOTAL
400.000,00
240.000,00
640.000,00
-
Ukupno sufinanciranje EK iznosi 78%
500.000,00
Financijsko izvještavanje
a) periodično izvješće koje koordinator predaje u roku od 60
dana od kraja perioda (12 ili 18 mjeseci) – Form C
b) završno izvješće koje koordinator predaje u roku od 60 dana
nakon završetka projekta - Europska komisija u roku od 105 dana
treba izvršiti evaluaciju i isplatu
Revizija: obvezna kad financiranje partnera dosegne 375.000 € osim ukoliko projekt traje do 2 godine → onda na kraju projekta
Form C
• Obrazac za predaju financijskog izvještaja
• Svaki partner ispunjava zasebni FORM C
• Financijsko izvještavanje = u eurima
FORM C sadrži:
1. Općenite informacije (o projektu, broj projekta, izvještajna razdoblja)
2. Informacije o partneru (ime, PIC broj, stopu sufinanciranja za RTD aktivnosti,
stopu indirektnih troškova)
3. Nastale troškove
4. Deklaraciju o prihodima
5. Deklaraciju o kamatama
6. Certifikat o metodologiji
7. Certifikat o financijskom izvještaju
FORM C
Tečaj
• Koristi se tečaj Europske centralne banke:
 Prema datumu nastanku troška
 Prvi radni dan nakon izvještajnog razdoblja
http://www.ecb.int/stats/eurofxref/
Korisne informacije i pomoć:
 Finance HelpDesk:
http://www.financehelpdesk.org/Front/ShowCategory.aspx?CatId=30
 Guide to Financial Issues relating to FP7
Indirect Actions
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financial
guide_en.pdf
 Guidance note on project reporting:
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/
ShowDoc/Extensions+Repository/General+Docum
entation/Guidance+documents+for+FP7/Project+
reporting/project_reporting_en.pdf
 Ana Grdović
Agencija za mobilnost i programe EU
Gajeva 22 (savjetovanja u Frankopanskoj 26)
Tel: 01 5005 961
E-mail: ana. [email protected]