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eProcurement Transacción: ME41 Creación de RFQ Transacción: ME41 Asignación de Proveedor Con el siguiente Botón invito a los proveedores a participar en la licitación. Transacción: ME41 Ingreso de Materiales y Servicios. Con el siguiente Botón veo la ventana para ingresar los materiales y servicios a licitar. En los detalles de la posición confirmamos los plazos de Recordatorio de participación: Según los valores ingresados de Reclamación, el sistema enviara un email a los proveedores pendientes de participar en una licitación enviada. Transacción: ME41 Envío de invitación a la licitación. Con el siguiente Botón confirmamos la asignación del mensaje ZGR1 para que se envíe un email informando la invitación a la licitación. Si por algún motivo desean no utilizar el sistema Web eProcurement existe un mensaje de alternativa manual el mensaje ZGR2 donde no solo se informa de la invitación de licitación, sino que se adjunta el PDF correspondiente. Con el siguiente botón se graba la Solicitud de Cotización, para enviársela al proveedor 10002774 Se creo la RFQ número: 6000003190 Transacción: ME9A Ejecución manual del mensaje ZGR1 Desde el sistema Web eProcurement se podrá visualizar la RFQ una vez ejecutado el mensaje desde la transacción ME9A. Sistema Web eProcurement Cuando se asigna una Solicitud de Cotización a un Proveedor, el mismo recibe un email para acceder al pagina Web, por medio de Internet. Si el proveedor no recordara su código de usuario o contraseña, haciendo click en un botón, se genera el envío por email de la información configurada en una tabla Z de SAP. Al ingresar, encontrará una barra de menú para las distintas bandejas y en la página inicial encontrará un contador de documentos clasificado por estado de las mismas Sistema Web eProcurement Al ingresar, encontrará una barra de menú para las distintas bandejas y en la página inicial encontrará un contador de documentos clasificado por estado de las mismas Sistema Web eProcurement – Buscador de Documentos Buscador Avanzado permite buscar una solicitud por: Estado Numero de documento Numero de licitación Plazo de presentación (sus respectivos rangos) Fecha de petición (sus respectivos rangos) Sistema Web eProcurement – Bandeja de Estados Actualmente el sistema cuenta con las siguientes bandejas: Solicitud Pendiente. Se refiere a la creación de una Solicitud desde SAP con la ME41. Esta se asigna a un proveedor, el proveedor es informado automáticamente por email y, posteriormente, el mismo podrá visualizar las solicitudes que tiene pendientes para participar. Ofertas Presentadas: Se refiere a cuando una Solicitud de Cotización es completada por el proveedor y luego la entrega al equipo de compras que opera en SAP. Dicha oferta se considera en estado Presentada, a pesar de que no haber vencido el plazo de presentación. Hasta tanto, dicho plazo no se haya vencido desde SAP, la presentación de dicha oferta podrá ser cancelada, modificada y vuelta a presentar cuantas veces sea necesario para generar correcciones. Una vez que se vence el plazo de presentación, dicha Oferta ingresa en SAP a la ME47 para ser analizada por equipo de compras. Ofertas Ganadas Se refiere al estado en que el equipo de compras genera el análisis de las Ofertas presentadas y determina las posiciones adjudicadas al proveedor para su posterior compra: Así, el documento pasará a esta bandeja luego de que el proveedor haya recibido un email de aviso. Es importante aclarar que la adjudicación es por posición dentro de SAP, por lo tanto, el proveedor deberá bajar las Oferta ganadas en formato PDF para visualizar únicamente las posiciones ganadas. Ofertas Perdidas Se refiere al estado en que el equipo de compras genera el análisis de las Ofertas presentadas y determina las posiciones rechazadas. Así, el documento pasará a esta bandeja luego que el proveedor haya recibido un email de aviso. Es importante aclarar que el rechazo dentro de SAP se produce por posiciones, por lo tanto, el proveedor deberá bajar la Oferta perdida en formato PDF dentro de la Web para visualizar las posiciones perdidas. Solicitudes Rechazadas Se refiere al estado en que el proveedor recibe una Solicitud de cotización en la bandeja de Solicitudes Pendientes y decide no participar en dicha licitación, el proveedor puede rechazar la misma y este documento pasará a la bandeja de Solicitudes Rechazadas. Sistema Web eProcurement – Participación Acción del proveedor desde la Web, Bandeja de Solicitudes Pendientes, descarga del PDF de la Solicitud de Cotización para ver si se desea participar o no. - Icono de PDF para descargar el formulario de SAP. - Editar para participar de la licitación - No participar - Enviar la solicitud a la bandeja de Rechazadas. Si deseara participar, el proveedor selecciona Editar y debería Aceptar los términos y condiciones cargados en SAP inicialmente. Al Aceptar los Términos y Condiciones El sistema permite que el usuario Ingrese sus valores de Oferta. Sistema Web eProcurement – Participación Acción del proveedor desde la Web, Bandeja de Solicitudes Pendientes, descarga del PDF de la Solicitud de Cotización para ver si se desea participar o no. - Icono de PDF para descargar el formulario de SAP. - Editar para participar de la licitación - No participar - Enviar la solicitud a la bandeja de Rechazadas. Si deseara participar, el proveedor selecciona Editar y debería Aceptar los términos y condiciones cargados en SAP inicialmente. Al Aceptar los Términos y Condiciones El sistema permite que el usuario Ingrese sus valores de Oferta. Sistema Web eProcurement – Participación El proveedor deberá ingresar los siguientes campos: Condición de Pago Fin de Validez (tiempo al que es valida dicha oferta de precios) Moneda en la que se ingresan los valores de la oferta Nota de Cabecera para aclaraciones básicas Precio unitario de cada material por posición Precio total se calcula automáticamente multiplicando cantidad x precio unitario Nota de posición para aclaraciones básicas de dicha posición Dirección de entrega de dicha posición si es que difiere de la solicitada que pueden visualizar en el formulario PDF Fecha de entrega de la posición Sistema Web eProcurement – Presentación Cuando Graba los datos ingresados la solicitud continúa Pendiente. Ya que desde la bandeja de Solicitudes Pendientes se puede volver a modificar la oferta, anexar archivos de documentación o Presentar la Oferta Cuando Presenta la Oferta, la misma podrá ser bajada desde la Web en formato PDF y podrán ver los valores en dicho documento de oferta. La presentación de la Oferta podrá cancelarse hasta que venza el plazo de presentación una vez que venció no podrá realizar mas cambios. Si antes del plazo de presentación el proveedor se olvida de presentar la oferta recibirá un email de recordatorio, donde se configuran los tiempos de aviso dentro de la oferta. Transacción ME49 – Análisis de Compra Cuando Vence el plazo de la licitación, un proceso de fondo ejecuta la transacción ZCL_MM_EP_BATCHME47 automáticamente, Generando las Peticiones de Oferta en Ofertas visibles dentro de la transacción ME49 y ME47 Cuando la Gente de compras realiza el análisis de las ofertas y determina las ganadas y las perdidas por medio de la transacción ME49 y ME47 desde SAP, este resultado enviará avisos a los proveedores informando el rechazo o la adjudicación de las licitaciones y el proveedor podrá ir a las bandejas de Ofertas Ganadas y Perdidas para descargar el PDF con las pociones ganadas o perdidas. Cabe destacar que de una solicitud, se pueden ganar parcialmente algunas posiciones y otras podrían ser rechazadas, por tal motivo, es importante que se descargue el PDF para confirmar las mismas. Desde SAP, es importante aclarar que las licitaciones se verifican simultáneamente al mismo tiempo, ya que cuando un proveedor Presenta una Oferta, la misma no estará visible para el equipo de compras hasta que no venza el plazo de presentación, de esta forma, se garantiza que todos los proveedores tengan las mismas oportunidades de participación evitando posibles acuerdos. Transacción ME47 – Aceptación de Oferta Acepto las posiciones y luego desde la cabecera deber seleccionar para agregar el mensaje de Impresión ZGR4 (5 envío externo). Sistema Web eProcurement – Ofertas Ganadas Luego al grabar desde la transacción ME47 el proveedor va a recibir un email donde le dan aviso que su oferta fue ganada: Y al ir al sistema Web eProcurement deberá ir a la bandeja de entrada de Ofertas Ganadas: Donde va a poder bajar dicha oferta en formato PDF y ver las posiciones ganadas.