Transcript présentation des évolutions extranet - Région Midi

INTÉGRATION DES DONNÉES
DES TABLEAUX DE SUIVI
DES PARCOURS
DANS L'EXTRANET ARCA
Réunion des organismes de formation
31 janvier et 3 février 2014
ORDRE DU JOUR
-------------------------------------------------------------------------1. Présentation globale des évolutions de l’extranet ARCA
2. Saisie des parcours réalisés
3. Extraction de tableaux de synthèse par bon de commande
4. Consultation des statistiques par bon de commande
5. Fréquence d’actualisation
6. Reprise des données saisies en 2013
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1 – EVOLUTIONS DE
L’EXTRANET ARCA
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1 - EVOLUTIONS DE L’EXTRANET ARCA
Dans le cadre du nouveau Programme régional 20132015, mise en place de formations PARCOURS offrant des
étapes diverses et des parcours plus individualisés.
• Parcours orientation insertion : parcours court ou long,
modules (orientation, santé, remise à niveau, TRE…)
• Parcours diplômants : positionnement/préqualification /
qualification
• Parcours préparatoires sanitaire et social : Validation
de projet/ préqualification / appui prépa concours
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1- EVOLUTIONS DE L’EXTRANET ARCA
La Région souhaite connaître le détail des étapes suivies par
les stagiaires au sein d’un même bon de commande (et
pas uniquement le volume global d’heures réalisées)
=> Durant toute l’année 2013, transmission des tableaux de suivi des
parcours réalisés sous format Excel
Mais plusieurs contraintes :
• Tableaux verrouillés et donc peu pratiques d’utilisation
• Triple saisie des données stagiaires : tableau de candidatures,
extranet ARCA, tableau de suivi des parcours
• Envoi en pièce jointe par courriel à un instant T
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1- EVOLUTIONS DE L’EXTRANET ARCA
 A compter du 01/01/2014, nouvelles modalités de saisie
des parcours réalisés
• L’organisme ne saisit plus les parcours réalisés dans Excel : il les saisit
dans l’extranet ARCA dans la zone « données d’exécution » du bon
de commande concerné.
• Il n’a plus à ressaisir les données concernant l’identité et les
caractéristiques du stagiaire (elles existent déjà dans ARCA).
• Il n’a plus besoin de transmettre par courriel les données de suivi des
parcours aux correspondants de la Région (Bureau territorial et Chargé
de mission). Ces données sont consultables et modifiables à tout
moment sur l’extranet.
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2 – SAISIE DES
PARCOURS REALISES
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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES
Ecran « Accueil > Données d’exécution > Recherche données
exécution > Recherche parcours réalisé »
• Pour les 3 types de Parcours
Sélectionner un stagiaire inscrit sur l’action de formation
BOUTON « SAISIR LES PARCOURS REALISES »
•
Uniquement pour les Parcours Diplômants :
BOUTON « SAISIR LES CERTIFICATIONS PROPOSÉES »
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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES
SAISIE PARCOURS ORIENTATION
INSERTION
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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES
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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES
O
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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES
SAISIE PARCOURS DIPLOMANTS
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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES
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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES
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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES
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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES
SAISIE PARCOURS PREPARATOIRES
SANITAIRE ET SOCIAL
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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES
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3 – EXTRAIRE LES
PARCOURS REALISES
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3- EXTRAIRE LES PARCOURS REALISES
BOUTON « EXTRAIRE LES PARCOURS REALISES »
• Lance une édition Excel « Tableau de suivi des Parcours »
pour l’ensemble des stagiaires enregistrés sur le bon de
commande, y compris pour ceux dont le parcours réalisé
n’a pas été saisi
• Accessible aux organismes de formation et aux
correspondants Région (bureaux territoriaux, chargés de
mission DFPA)
• Le tableau proposé peut être téléchargé et modifié à tout
moment
• 3 sortes de tableaux en fonction du dispositif (O,P,Q) 19
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2- SAISIE DES PARCOURS REALISES
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4 – STATISTIQUES PAR
BON DE COMMANDE
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4- STATISTIQUES PAR BON DE COMMANDE
BOUTON « STATISTIQUES SUR PARCOURS »
pour l’ensemble des stagiaires enregistrés sur le bon de
commande, y compris pour ceux dont le parcours réalisé n’a
pas été saisi.
• TYPOLOGIE DES CANDIDATS ENTRES EN FORMATION
Prescripteur, sexe, âge, niveau…
• DEROULEMENT DES PARCOURS INDIVIDUALISES
Parcours long ou court, suite préconisée, modules suivis, étapes, diplôme
préparé, résultats obtenus à l’examen ou au concours, sorties anticipées…
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4- STATISTIQUES PAR BON DE COMMANDE
Accessibles aux organismes de formation et aux
correspondants Région (bureaux territoriaux, chargés de
mission DFPA)
La page de statistiques proposée diffère en fonction du
dispositif (O,P,Q)
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4- STATISTIQUES PAR BON DE COMMANDE
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5 – FREQUENCE
D’ACTUALISATION
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5- FREQUENCE D’ACTUALISATION
• Seuls les parcours REALISES doivent être saisis (pas de saisie des
parcours prévisionnels)
• L’organisme ne transmet plus les données par courriel à ses
interlocuteurs Région puisque tous peuvent les consulter sur l’extranet
Fréquence d’actualisation inchangée :
• Tous les mois
pour les parcours orientation insertion et les parcours diplômants
• Tous les deux mois
pour les parcours préparatoires sanitaire et social
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6 – REPRISE DES DONNES
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6- REPRISE DES DONNEES
Pour tous les tableaux transmis avant le 30 janvier à la Région.
Les données saisies dans les tableaux Excel en 2013 seront récupérées
informatiquement dans l’extranet ARCA.
OPERATION DE REPRISE PREVUE
MI FEVRIER 2014
Un message d’information vous préviendra de la fin des opérations
Vous devrez vous assurer de la qualité des données reprises dans ARCA
et les corriger si nécessaire
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6- REPRISE DES DONNEES
PARCOURS ORIENTATION INSERTION
Liste des données reprises :
Lieu de la session - date de début - date de fin - parcours court ou long
Durée totale réalisée - durée par module - Observations
Suite de parcours préconisée – fiche navette adressée
Pré-requis validés – emploi ou formation visé – domaine visé
Pas de récupération des données sur le stagiaire ou sur la durée prévisionnelle
(déjà dans l’extranet ARCA).
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6- REPRISE DES DONNEES
PARCOURS DIPLOMANTS
Liste des données reprises :
Lieu de la session : repris dans lieu positionnement, lieu préqualification, lieu
qualification
Positionnement : « Durée centre et entreprise » repris dans « durée centre »
Préqualification : « Durée centre et entreprise » repris dans « durée centre »
Date de début - date de fin
Qualification : Diplôme préparé - « Durée centre et entreprise » repris dans
« durée centre » - Date de début - date de fin
Observations
Pas de récupération des données sur le résultat au diplôme (déjà dans l’extranet
ARCA).
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6- REPRISE DES DONNEES
PARCOURS PREPARATOIRES SANITAIRE ET SOCIAL
Liste des données reprises :
Lieu de la session : repris dans lieu validation projet, lieu préqualification, lieu
appui prépa concours
Date début et fin de parcours prévues : repris dans date début et date de fin
validation de projet
Validation de projet : durée en centre
Préqualification : durée centre - durée entreprise - date de début - date de fin
Appui prépa concours : durée en centre - durée en entreprise - date de
début - date de fin => données reprises
• soit dans appui prépa concours oral et écrit
• soit dans appui prépa concours oral
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6- REPRISE DES DONNEES
PARCOURS PREPARATOIRES SANITAIRE ET SOCIAL
Liste des données reprises :
Métier concours visé repris dans « métier visé 1 »
Présentation concours
Concours présenté repris dans « intitulé concours 1 »
Admissibilité repris dans « admissibilité à au moins un concours »
Admission repris dans « admission à au moins un concours »
Observations
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PERSPECTIVES
• Bons de commande 2013, 2014 et 2015
Saisie des données de suivi des parcours dans l’extranet
ARCA
• A compter de 2016
Nouvel outil informatique ZEFIR : détail pour chaque bon de
commande des différentes composantes et sessions
Pour les marchés de Formation Professionnelle 2016-2018
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POUR TOUT RENSEIGNEMENT
• Aide en ligne
Pour chaque écran de l’extranet
• Guide utilisateur Extranet
Téléchargeable sur
http://www.midipyrenees.fr/IMG/pdf/aide_utilisateur_extranet_
2014_maj_janvier.pdf
• Foire aux questions
[email protected]
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