Transcript Professionalisering KMS en Interne Auditoren

VVB met focus op
veiligheidscultuur
Doel van een Veiligheidsvisitatiebezoek

Inzicht verkrijgen in hoeverre de organisatie de aspecten van een
VMS heeft geregeld en geïmplementeerd binnen de organisatie

Inzicht verkrijgen in de mate waarin de organisatie richting geeft aan
cultuuraspecten in het kader van veiligheid en de mate waarin deze
zijn geborgd in het systeem en in gedrag

Inzicht verkrijgen op welke wijze de organisatie de inhoudelijke
speerpunten van het patiëntveiligheidsprogramma ggz vorm en
inhoud geeft en zo mogelijk good practice verzamelt in relatie tot
patiëntveiligheid
Verdiepingsaudit op cultuur

Vaststellen aanleiding



Incidenten
Borging veiligheidsprocedures
Aspecten van veiligheidsbeleving en bewustzijn

Resultaat: handelingsverlegenheid bij professionals en
medewerkers

Vaststellen scope
Handelingsverlegenheid
Handelingsverlegenheid houdt in dat de professional
of medewerker niet handelt of weet te handelen ondanks
dat er zorgen of signalen zijn over onveilige situaties voor
cliënten of medewerkers
Niveaus van handelingsverlegenheid
Handelingsverlegenheid kan zich op drie niveaus afspelen:
 de professionele competenties van de professional of medewerker:
vertrouwen in de eigen competenties, een signaal goed kunnen
inschatten op ernst en zwaarte, objectiveren en valideren van een
signaal
 de relatie van de professional met de cliënt: voldoende
vaardigheden om cliënten te benaderen: effectief omgaan met
weerstand, onmacht of onvoorspelbaar gedrag
 de steun vanuit de eigen organisatie door beleid en protocollen: zijn
er gedeelde kernwaarden, is er voldoende ondersteuning,
communicatie, werkbegeleiding en bescherming vanuit de
organisatie
Uitgangspunten cultuurgerichte VVB



Bij het uitvoeren van de VVB worden de basiselementen
van een VMS als uitgangspunt genomen.
Gezien de scope van het onderzoek wordt ingezoomd
op basiselementen Beleid, Veiligheidscultuur,
Prospectieve Risicoanalyse en Continue verbetering van
een VMS.
Daarnaast wordt tijdens het VVB onderzocht of relevante
Inhoudelijke Speerpunten van het
Patiëntveiligheidsprogramma GGZ geborgd zijn. Hierbij
zijn de speerpunten Agressie, Dwang en Drang en
Brandveiligheid genoemd.
Basiselementen
VMS
Definitie Veiligheidscultuur
Veiligheidscultuur kan omschreven worden als een
geïntegreerd patroon van individueel en organisatorisch
gedrag, gebaseerd op gedeelde waarden en overtuigingen,
waarbij voortdurend getracht wordt om risico’s te
beheersen, eventuele schade voor de patiënt en
medewerkers in het zorgproces zoveel mogelijk te
beperken en te leren van (on)veilig handelen.
Twee dimensies van veiligheidscultuur


Veiligheidscultuur heeft betrekking op de gedeelde
normen en waarden ten aanzien van het onderwerp
veiligheid (organisatorisch)
Veiligheidscultuur heeft ook betrekking op afspraken
over gewenste houding en gedrag t.a.v. veiligheid
(individueel handelingsniveau)
Veiligheidscultuurladder
Fasen in de veiligheidscultuurladder





Ontkenning/pathologisch:
Waarom tijd verdoen aan veiligheid, we leveren goede zorg?
Reactiviteit:
Na elk incident nemen we actie
Bureaucratie:
We hebben systemen om alle risico’s te borgen en te managen
Pro-actieve cultuur:
We zijn alert op alle mogelijke risico’s
Vooruitstrevend/excellent:
Veiligheid is een integraal onderdeel van alles wat we hier doen.
Veiligheidscultuurladder



Een veiligheidscultuur kent verschillende fasen
Hoger op de ladder betekent steeds meer:
- beleid en afspraken over veiligheid
- zichtbaar commitment van het management
- afspraken over gewenst gedrag en houding (meetbaar)
- sturen en stimuleren op het nakomen van spraken
- toetsen op afspraken over gewenst gedrag en houding
- perceptie van risico’s realistisch
Het is voor het verbeteren van de cultuur van belang
eerst zicht te hebben in welke fase (een afdeling) zich
bevindt en waar knelpunten liggen die opgelost moeten
worden
Toetsen vanuit het perspectief Veiligheidscultuur




De focus ligt niet zozeer op de systeemeisen en de
middelen
Beoordeeld wordt hoe managers en medewerkers
omgaan met het VMS c.q. afspraken, de risico’s, de
middelen die beschikbaar zijn en hoe hierover wordt
gecommuniceerd
Focus op observaties in de praktijk bij het uitvoeren van
(risicovolle) handelingen
Resultaat: score op ‘houding en gedrag’
Werkwijze verdiepingsaudit cultuur



Scope
Documentenanalyse
Programmering






Auditoren
Auditees
Rondgang en observaties
Plenaire terugkoppeling auditoren en score vaststellen
Schriftelijke rapportage
Terugkoppeling opdrachtgever
Overzicht documenten en formats VVB met focus op
veiligheidscultuur













1 Flowchart Procedure VVB met focus op veiligheidscultuur
2 Overzicht Documenten VVB met focus op veiligheidscultuur
3 Zelfevaluatie op divisieniveau
4 Format Presentatie Voorbereidingsbijeenkomst
5 Format Auditprogramma (gelijk aan VVB)
6 Veiligheidscultuurladder met items op organisatieniveau
7 Veiligheidscultuurladder met items op afdelings-/procesniveau
8 Veiligheidscultuurladder met itemsop medewerker / cliëntniveau
9 Format Bevindingenrapportage op organisatieniveau
10 Format Bevindingenrapportage op afdelings-/procesniveau
11 Format Bevindingenrapportage op medewerker / cliëntniveau
12 Format Rapportage VVB met focus op veiligheidscultuur
13 Format Presentatie Terugkoppeling uitkomsten VVB met focus op
veiligheidscultuur (geanonimiseerd)
Toetsen vanuit het perspectief Veiligheidscultuur


De veiligheidscultuur wordt op drie niveaus getoetst:
- organisatie
- proces
- medewerker/cliënt
Per niveau is een aantal onderwerpen te onderscheiden:
- beleid: gedeelde normen en waarden
- bewustzijn van risico’s: inventarisatie en beoordeling
- leiderschap: aanspreek- en nalevingsgedrag
- middelen: beschikbaarheid en inzet
- communicatie over veiligheid
- samenwerking en veiligheid
- bekwaamheid en veiligheid
- leren en verbeteren
Niveau Beleid en onderwerpen
Score op veiligheidscultuurladder
Beleid: missie, visie, waarden en normen
Leiderschap: voorbeeldfunctie, sturing,
aanspreken, communicatie (competenties)
Veiligheidsindicatoren: vastgestelde indicatoren,
metingen, terugkoppeling
Analyse organisatierisico’s: RI&E, strategische
risico’s, risico’s op gedrag
Beschikbaarheid en inzet van middelen: gekoppeld
aan risico analyse en normeringen
Continu verbeteren: maatregelen gekoppeld aan
resultaten veiligheidsbeleid (effect)
1
2
3
4
5
Niveau Proces
Score op veiligheidscultuurladder
PRI: afdelingsprocessen, gedragsaspecten
Leiderschap: invulling voorbeeldfunctie, fuge, pop,
feedback, teambespreking
Voorlichting en instructie tav maatregelen en
protocollen (introductie, overdracht, trainingen)
Communicatie over risico’s, maatregelen en
gewenst gedrag (incidentbespreking, betrokkenen)
Melden en leren van incidenten: werkwijzen,
definiëring, opvang en nazorg, terugkoppleing
Toetsen van effectiviteit van maatregelen en op
houding en gedrag: analysemethodes, borging
1
2
3
4
5
Niveau Medewerker/cliënt
Score op veiligheidscultuurladder
PRI: methode risico taxatie, gedrag en houding
Persoonlijk Leiderschap: collegiale feedback, rol bij
onveilige situaties, teambespreking
Fysieke Maatregelen / protocollen: bekendheid en
naleving, rol
(persoonlijke) beschermingsmiddelen : typering,
instructies voor gebruik, naleving
Bekwaamheid: bekendheid eisen, trainingen en
opvolging, deelname, mentorschap
Samenwerking: overleggen, afspraken, overdracht
Toetsen van effectiviteit van maatregelen en op
houding en gedrag: systematiek
1
2
3
4
5
Berekenen score veiligheidscultuur



Score aan de hand van checklist
Eenduidigheid binnen auditteam ten aanzien van score
Onderbouwing via uitspraken, quotes en bevindingen