KE PROGRAM PENYEDIAAN PROJEK ICC YANG BERKUALITI 22-23 JULAI 2010 UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS Pemudahcara: Maskor Bajuri Perbadanan Produktiviti Malaysia Pejabat Wilayah Utara

APAKAH PERSEMBAHAN ICC ?

PERSEMBAHAN ICC IALAH SATU SUASANA APABILA KUMPULAN IC BERKOMUNIKASI KEPADA ORANG LAIN BERHUBUNG PENGALAMAN, CADANGAN DAN PENCAPAIAN MEREKA

•

JENIS – JENIS PERSEMBAHAN

PERSEMBAHAN PENGURUSAN • PERSEMBAHAN KEPADA ‘ORANG LUAR’

TUJUAN PERSEMBAHAN

• UNTUK MEMPERLIHATKAN AKTIVITI KUMPULAN TENTANG PENYELESAIAN DAN PENCAPAIAN MEREKA • UNTUK MEMPERLIHATKAN CADANGAN-CADANGAN DENGAN TUJUAN MENDAPATKAN SOKONGAN • UNTUK BERKONGSI IDEA, FIKIRAN PENGALAMAN DAN PENEMUAN

TUJUAN PERSEMBAHAN

• UNTUK MENDAPAT PENGHARGAAN • UNTUK MELAHIR KEMAHIRAN BARU DALAM “PUBLIC SPEAKING”, PENULISAN LAPORAN, PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR.

• LAIN-LAIN

NO.

I II III IV V VI VII

KRITERIA PENILAIAN PERSEMBAHAN ICC

KRITERIA PENGENALAN PEMILIHAN DAN DEFINISI PROJEK ANALISIS PELUANG PENAMBAHBAIKAN PENYELESAIAN KREATIF & INOVATIF/PERLAKSANAAN PENGAWASAN DAN STANDARDISASI PENCIPTAAN NILAI PERSEMBAHAN FAKTOR 5 15 15 30 10 20 5 JUMLAH Skor Maksimum = 10 Skor Penilaian = 1 - 4 5 - 6 7 - 8 9 - 10 Lemah Sederhana Baik Cemerlang 100

II BIL PERKARA 1 KRITERIA PENILAIAN PERSEMBAHAN ICC FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA 1 Latar belakang syarikat dan kumpulan, pemilihan ahli-ahli kumpulan SKOR MAX (10) FAKTOR JUMLA H SKOR KOMEN/ SOALAN 1.5

PENGENALAN (skor maksimum 50) 2 Bukti penyertaan, komunikasi berkesan di antara ahli dan perancangan yang berkesan 3.5

4 3 Terangkan bagaimana projek dipilih PEMILIHAN DAN DEFINISI PROJEK (skor maksimum 150) 4 5 Terangkan mengapa projek dipilih Target diterangkan 6 7 Projek didefinisikan dengan jelas Terminologi yang digunakan diterangkan dengan jelas 3 2 5 1

BIL III PERKARA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA ANALISIS PELUANG PENAMBAHBAIKAN (skor maksimum 150) 8 9 Pengenalpastian peluang peluang penambahbaikan menggunakan data/maklumat diperolehi melalui berbagai kaedah dan alat/sistem yang sesuai Analisis yang tersusun dan sistematik dan penilaian prestasi peluang penambahbaikan telah dijalankan untuk mengenalpasti, menghuraikan punca-punca dengan penggunaan alat alat QC yang sesuai.

10 Verifikasi dan pengesahan peluang penambahbaikan akhir punca sebenar telah dijalankan dengan berbagai kaedah SKOR MAX (10) FAKTOR JUMLA H SKOR KOMEN/ SOALAN 5 5 3

BIL IV PERKARA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA PENYELESAIAN KREATIF & INOVATIF/ PERLAKSANAAN (skor maksimum 300) 11 12 Kumpulan telah mengenalpasti berbagai kemungkinan potensi tindakan kreatif dan inovatif / penyelesaian.

Kumpulan telah dengan teliti menilai kebaikan/ keburukan setiap pilihan penyelesaian kreatif dan inovatif dengan penilaian berasaskan berbagai kriteria seperti keperluan sumber, kos, masa, praktikal dan keberkesanannya untuk perbandingan.

13 Kumpulan telah memilih penyelesaian kreatif dan inovatif yang muktamad melalui analisis dan penilaian yang sistematik 14 Kumpulan telah mengesahkan penyelesaian – penyelesaian muktamad kreatif dan inovatif dengan objektif yang disasarkan SKOR MAX (10) FAKTOR JUMLAH SKOR 7 7 3 3 KOMEN/ SOALAN

BIL V PERKARA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA PENGAWASAN DAN STANDARDISASI (skor maksimum 100 markah) 15 16 17 Kumpulan telah menjalankan dan melaksanakan penyelesaian kreatif dan inovatif dengan jayanya (termasuk masalah/ halangan dan cara mengatasinya jika ada Penyelesaian kreatif dan inovatif yang muktamad yang dipilih dan dilaksanakan itu adalah unik dan “breakthrough” dalam pencapaian telah direkodkan.

Kumpulan telah menjalankan pengawasan yang sistematik disokong dengan rekod kemajuan, analisis aliran, carta larian, graf, penjadualan dan pengesanan (tracking) SKOR MAX (10) FAKTOR JUMLAH SKOR 4 6 3 KOMEN/ SOALAN

BIL PERKARA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA 18 19 20 21 Kumpulan mampu membuat penyesuaian untuk memastikan tindakan penambahbaikan berjalan baik Langkah-langkah diambil bagi memastikan prosedur baru telah didokumenkan dan disahkan. Contoh “manual arahan baru, carta aliran baru”, dll.

Penambahbaikan telah di panjangkan, ditandaaras dan di kongsi.

T indakan telah diambil bagi memastikan prosedur prosedur baru diguna dan dikekalkan. Contoh, carta, aktiviti verifikasi, mesyuarat, maklumbalas, laporan, dan lain-lain.

SKOR MAX (10) FAKTOR JUMLAH SKOR 3 1.5

1.5

1 KOMEN/ SOALAN

BIL PERKARA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA 22 Terangkan jenis-jenis pencapaian dan pembentukan nilai VII PENCAPAIAN DAN PEMBENTUKAN NILAI (skor maksimum 200) 23 Pencapaian ‘quantum’ dan kos terlibat 24 Penyesuaian di antara sasaran dan pencapaian dan pembentukan nilai 25 Pencapaian yang diperolehi dengan pembentukan nilai 26 Kesan pemikiran/Masyarakat / sosial 27 Faedah pencapaian dan pembentukan nilai kepada ahli 28 Verifikasi dan pengesahan, pencapaian dan pembentukan nilai.

SKOR MAX (10) FAKTOR JUMLAH SKOR KOMEN/ SOALAN 3 3 3 3 3 2 3

BIL PERKARA FAKTOR UNTUK DIAMBIL KIRA SKOR MAX (10) FAKTOR JUMLAH SKOR VII PERSEMBAHAN (skor maksimum 50 markah) 29 30 Persembahan yang teratur dengan turutan logik dan menurut masa yang diperuntukan. (Pengenalan Kumpulan, Pemilihan dan Definisi Projek, Analisis Masalah, Penyelesaian Kreatif dan Inovatif/ Pelaksanaan, Pengawasan dan Standardisasi, Pencapaian dan Pembentukan Nilai) Persembahan yang jelas dalam kandungan teknikal, alat pandang dengar yang berkesan, komunikasi suara dan pengucapan umum yang berkesan.

2.5

2.5

NOTA: 1 – 2 LEMAH 5 – 6 MEMUASKAN 9 – 10 CEMERLANG 3 – 4 SEDERHANA 7 – 8 BAIK KOMEN/ SOALAN

KELEMAHAN DALAM PENILAIAN PROJEK • TIDAK KONSISTEN • “PRE-CONCIEVE” • “FAVOURITISM” (PILIH KASIH) • TIDAK MEMBUAT “HOMEWORK” • MENGWUJUDKAN “KRITERIA SENDIRI”

ALIRAN PENYEDIAAN KERTAS PROJEK ICC

• Nama kumpulan • Organisasi dan gambar-gambar • Subsidiari • Alamat Organisasi • Tarikh Tubuh Kumpulan • Bilangan Projek •Pemantauan projek lalu (Jika ada) Produk dan Pelanggan

Logo dan Keterangan Logo Pencapaian Kumpulan (Jika ada) Pemilihan Ahli Kumpulan

Ahli-ahli dan Gambar Carta Organisasi Bidang tugas ahli dan kaitan dengan objektif jabatan

Jadual Mesyuarat/ pengesahan minit Carta Pai kitaran PDCA

P D C A

Carta Perbatuan Penglibatan Ahli dalam Projek

Perancangan Efektif Komunikasi Efektif Antara Ahli

PEMILIHAN DAN DEFINISI PROJEK

Jadual Matrik untuk pemilihan tema Senarai masalah dari tema yang dipilih Penerangan ringkas tentang masalah yang disenarai pendek

Gambarajah Pareto untuk pilih masalah Masalah dipilih dan objektif Hubungkait objektif projek dengan objektif syarikat/jabatan

• Menjelaskan situasi semasa masalah dan latarbelakang masalah dengan lebih jelas.

• Gunakan konsep 5W + 1H.

• Terangkan istilah, singkatan perkataan yang berkaitan dengan masalah.

• Tunjukkan gambar, lukisan

• Dapatkan data/statistik Contoh: - Kekerapan berlaku - Masa - Kos - Aduan dan sebagainya untuk menyokong • Terangkan sedikit apa dilakukan apabila masalah berlaku

• Tunjukkan carta aliran ditempat-tempat yang sesuai • Apakah kesan masalah jika tidak diselesaikan?

• Target/sasaran projek (masukkan konsep Penanda Arasan (Benchmarking)

ANALISIS PELUANG PENAMBAHBAIKAN

Rajah Sebab dan Akibat Senarai pendek punca Verifikasi (Untuk Semua Faktor) Rajah Sebab dan Akibat 2 (jika perlu)

Verifikasi kedua punca masalah • Alasan menerima atau menerima punca (untuk semua faktor) Kertas Semak • Kekerapan Punca

Validasi punca-punca Gambarajah Pareto (untuk kekerapan punca) Sebelum tindakan pembetulan

PENYELESAIAN KREATIF & INOVATIF/ PERLAKSANAAN

• Buat cadangan penyelesaian bagi semua punca yang dipilih.

Contoh : Faktor MANUSIA Punca Cadangan Faktor Inovasi dan Kreatif Keterangan

Contoh : Faktor MANUSIA Punca Cadangan Siapa Baik Buruk Keputusan

Terangkan Cara melaksanakan cadangan dan tunjukkan jadual perlaksanaan (masukkan aktiviti, Kreativit dan inovasi) Validasi pilihan, cadangan Kumpul data kekerapan punca Sediakan kertas semak

Buat gambarajah Pareto Perbandingan (untuk Kekerapan punca) (sebelum dan selepas tindakan pembetulan) Jika berjaya, terangkan sedikit masalah dihadapi Semasa melaksana cadangan dan cara atasinya Bandingkan sasaran (target) dengan keputusan Yang diperolehi

Jika gagal, buat analisis kenapa gagal Buat cadangan penyelesaian ke 2

Terangkan cara melaksanakan tindakan 2 dan tunjukkan jadual perlaksanaan Masalah semasa melaksana dan cara atasi

Kumpul data • Sediakan kertas semak Buat Pareto perbandingan sekali lagi * Bandingkan sasaran dengan keputusan yang baru diperolehi

• Jika gagal lagi, buat analisis kegagalan lagi • Jika berjaya buat pengawalan keputusan • Terangkan juga mengapa berjaya mencapai sasaran

PENGAWASAN DAN STANDARDISASI

Jadual ahli dan tugasnya dalam pengawalan Pengawalan peralatan jika ada • Buat jadual pengawasan • Alat-alat dan teknik yang digunakan Contoh Benchmarking

Tunjukkan keputusan dalam fasa-fasa sebelum tindakan, tindakan 1, tindakan 2 dan fasa pengawasan dari segi kekerapan punca, jumlah kos, jumlah pengeluaran, penjimatan masa, penurunan aduan dan sebagainya • Gunakan graf garisan Surat memohon penyeragaman

Surat balasan Apa yang telah diseragamkan?

Dokumen/kaedah baru. Adakah kaedah ini didokumenkan dalam ISO • Bagaimana kaedah ini diseragamkan?

• Dimana ia diseragamkan?

• Mesti ada bukti penyeragaman.

Latihan ahli untuk SOP baru e.g nama ahli, jenis latihan, tarikh dan jurulatih Tindakan susulan kepada S.O.P (Penyeragaman) Bagi pastikan S.O.P diikuti.

Buktikan dengan membandingkan keputusan mengikut fasa sebelum, fasa tindakan 1, fasa tindakan 2, fasa pengawasan dan fasa tindakan susulan.

PENCAPAIAN DAN PENCIPTAAN NILAI

Terangkan pencapaian dan penciptaan nilai Kuantum pencapaian kas kos Tunjukkan pencapaian pencapaian sebenar dengan sasaran

Bukti pencapaian dan penciptaan nilai Kesan projek kepada persekitaran / masyarakat / sosial Pencapaian dan penciptaan nilai kepada ahli - Jadual, carta radar

Veritifikasi / penggubahan ke atas pencapaian dan penciptaan nilai Tunjukkan faedah-faedah sampingan

Tunjukkan surat pujian jika ada Terangkan tentang limitasi kumpulan dan cara atasinya

Terangkan potensi masalah dan cara atasinya Rancangan untuk meningkatkan ilmu pengetahuan dan kemahiran • Siapa?

• Bila?

• Apa yang hendak ditingkatkan?

Apa projek berikutnya?

Sebab-sebab dipilih Rajah Perbatuan bagi projek yang baru dipilih