SATU PENGENALAN KEPADA KUMPULAN INOVATIF & KREATIF (KIK) @ INNOVATIF CREATIVE CIRCLE (ICC) INOVATIF & KREATIF DIDAHULUKAN, PRESTASI DIUTAMAKAN

Budiman Ikhwandee Fadzilah PUSPEK Universiti Malaysia Perlis Rabu 16 Mei 2012 UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

KIK DAN KONSEP PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN (KAIZEN) • • • Keupayaan untuk melihat masalah sebagai peluang untuk penambahbaikan.

Penambahbaikan adalah suatu amalan hidup Membangun daya kreativiti dan inovatif UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

DEFINISI KIK

KIK adalah satu kumpulan kecil yang ahlinya terdiri daripada pekerja yang mewakili tempat kerja yang sama atau BERSILANG FUNGSI, berkumpul secara sukarela untuk mengenal pasti masalah, menganalisa dan seterusnya mencetuskan idea idea yang kreatif dan berunsur inovasi bagi tujuan penyelesaian kepada projek.

UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

Definisi Inovasi

Inovasi ialah kaedah mencari jalan untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau penambahbaikan. Ia adalah hasil cetusan idea-idea yang kreatif dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi.

Idea-idea ini boleh merangkumi apa-apa perubahan dalam bentuk sistem dan prosedur, kaedah dan cara bekerja mahupun pengenalan teknologi.

Contoh Inovasi: ♦ Sistem Penempatan Pelajar Praktikum Secara Atas Talian (OPSP) oleh Universiti Utara Malaysia (UUM), iaitu: “Mengembangkan pangkalan data yang berstatus Intra-Net kepada ExtraNet bagi mempercepatkan proses penempatan pelajar secara atas talian dan meminimumkan penggunaan kertas (paperless) yang menjimatkan masa dan kos”.

UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

Definisi Kreativiti

Kreativiti ialah kebolehan atau keupayaan untuk mencipta, mewu jud dan menghasilkan sesuatu yang baru atau dalam bentuk baru melalui kemahiran imaginasi. Ia melibatkan: ♦ Keupayaan berfikir yang dapat melahirkan idea baru yang unik dan menarik ♦ Keupayaan berfikir secara kritikal dan membuat penilaian secara analitikal terhadap idea dan seterusnya mengemukakan cadangan penyelesaian ♦ Keupayaan berfikir secara praktikal yang dapat menterjemahkan idea dan teori kepada bentuk aplikasi

Contoh Kreativiti:

♦ Perkakas untuk Memasang dan Membuka Bunting atau Bendera Pada Tiang Lampu dan seumpamanya oleh Majlis Bandaraya Petaling Jaya (MBPJ), iaitu: “Mencipta alat baru bagi memudah dan mempercepatkan proses memasang dan membuka bunting atau bendera pada tiang-tiang lampu tanpa menggunakan kaedah konvensional seperti tangga atau skylift”.

UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

Prinsip dan Kaedah KIK

Antara prinsip dan kaedah pelaksanaan KIK ialah: ♦ KIK adalah sepasukan pekerja (4-10 orang) yang mewakili tempat kerja yang sama atau bersilang fungsi ♦ KIK bermesyuarat secara tetap untuk menyelesaikan masalah kerja atau membuat penambahbaikan ke atas standard yang sedia ada atau menghasilkan cara kerja atau sistem perkhidmatan yang baru ♦ Pasukan ini mengenal pasti, memilih, menganalisa dan seterusnya mencetuskan idea yang kreatif dan inovatif mengenai sesuatu isu atau perkara berkaitan dengan kerja atau organisasi ♦ Pasukan ini mengemukakan cadangan-cadangan kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan ♦ KIK melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui ♦ KIK membuat pemantauan dan penilaian pelaksanaan projek ♦ KIK mengambil tindakan membuat penyeragaman dan meluaskan pelaksanaan projek UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

STRUKTUR ICC JAWATANKUASA PEMANDU KETUA FASILITATOR KETUA KETUA FASILITATOR KETUA AHLI AHLI AHLI AHLI AHLI AHLI UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

JAWATANKUASA PEMANDU

Badan Tertinggi di Peringkat Organisasi Dipengerusikan oleh Ketua Eksekutif Organisasi, manakala ahli ahlinya terdiri dari Ketua Jabatan, Wakil Pekerja dan Fasilitator

FUNGSI : Bertanggungjawab terhadap penubuhan dan kemajuan ICC Peringkat organisasi dengan: a.

b.

c. Mendapatkan sokongan Peruntukan kewangan Menentukan objektif bagi KIK

UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

FASILITATOR / PEMUDAHCARA

Fasilitator Fasilitator adalah terdiri daripada pegawai kanan atau anggota yang dipilih oleh Jawatankuasa Pemandu KIK • Peranan Fasilitator:

1 Berhubung dengan semua peringkat pengurusan serta mendapat sokongan dan bantuan mereka 2 Memberi latihan kepada ketua-ketua kumpulan dan membantu melatih ahli-ahli kumpulan apabila diperlukan 3 Mengekalkan suasana yang terbuka dan menyokong 4 Memastikan kumpulan menumpukan aktiviti-aktiviti mereka terhadap projek yang berkaitan dengan kerja mereka 5 Sebagai perantara dalam mengekalkan keharmonian kumpulan 6 Sebagai pakar rujuk kepada kumpulan 7 Mengesan dan memastikan kemajuan kumpulan UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

KETUA KUMPULAN

Ketua kumpulan adalah terdiri daripada anggota yang dipilih oleh ahli-ahli KIK • Peranan Ketua Kumpulan: 1 Melatih ahli-ahli mengenai teknik penyelesaian masalah/ penambahbaikan/penciptaan baru dengan bantuan fasilitator di mana perlu 2 Bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti -aktiviti kumpulan dan memupuk semangat kerjasama dan harmoni 3 Membantu kumpulan menyimpan rekod dan membuat persediaan bagi persembahan pengurusan 4 Mengelola dan mempengerusi mesyuarat dengan teratur dan berkesan 5 Menunjukkan minat dan sokongan kepada kumpulan 6 Menggalakkan pekerja-pekerja lain menjadi ahli 7 Membantu menyelesaikan masalah-masalah ahli 8 Menguatkuasakan disiplin bekerja secara berkumpulan UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

Ahli Kumpulan

• Peranan Ahli-Ahli KIK: 1. Menghadiri mesyuarat secara tetap dan tepat pada waktunya 2. Menumpukan usaha menyempurnakan projek kumpulan 3. Mengenal pasti projek, menyumbangkan idea, menjalankan kajian, melaksanakan cadangan-cadangan penyelesaian dan penambahbaikan serta memantau keberkesanan pelaksanaan projek 4. Mengambil bahagian semasa persembahan pengurusan berdasarkan pembahagian tugas yang telah ditetapkan UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

Kaedah Perlaksanaan Aktiviti KIK

Nama Projek : Penubuhan KIK Jangkamasa : 8 - 9 bulan

Fasa 1

Plan

Aktiviti



Penubuhan Jawatankuasa Pemandu KIK



Perlantikan Pemudahcara KIK



Bengkel KIK Untuk Pengurusan



Latihan KIK untuk pemudahcara



Pembentukan Kumpulan KIK Jangkamasa 1 bulan 2

Do

3

Check

4

Action 

Perlaksanaan Projek KIK secara “company – wide “ 6 bulan



Menilai projek IKIK dari aspek cadangan dan impak projek kepada syarikat menerusi persembahan KIKdi peringkat Pengurusan



Penganjuran Konvensyen IKIK Dalaman



Menyertai Konvensyen KIK samada peringkat Mini, Wilayah dan Kebangsaan anjuran MPC & IPTA 1 bulan 1 bulan

UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

KITARAN PDCA - PENDEKATAN 4 FASA

ACTION BERTINDAK PLAN RANCANG MEMERIKSA CHECK LAKSANA DO UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

Tatacara Pengendalian Kumpulan

- Tindakan penyeragaman - Pengenalan arahan kerja - Tindakan pengawalan - Rancangan masa depan - Pengumpulan data - Tindakan pembetulan - Penilaian tindakan - Pembahagian tugas - Mengenal pasti masalah - Pemilihan tema - Definasi masalah - Penetapan target - Mencari sebab & punca masalah - Mengumpul data - Tindakan

UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

MODEL PROSES MENYELESAIKAN MASALAH 2 1 KENALPASTI MASALAH PEMILIHAN 3 4 PUNCA MENGANALISA MASALAH 5 KEMUKA CADANGAN PENYELESAIAN PENYERAGAMAN MEMANTAU KEPUTUSAN PERBANDINGAN KEPUTUSAN LAKSANA CADANGAN PENYELESAIAN 9 8 7 6 UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

KEGUNAAN 7 ALAT QC

ALAT KEGUNAAN 1.KERTAS SEMAK MEMUDAHKAN PENGUMPULAN DATA & LEBIH SITEMATIK 2.GAMBARAJAH SEBAB MENERANGKAN SEBAB-SEBAB BERLAKUNYA & AKIBAT MASALAH 3.G.RAJAH PARETO 4. GRAF DAN CARTA MENGKELASKAN MASALAH KUALITI MENGIKUT KEPENTINGANNYA MEMBERI GAMBARAN YANG JELAS DAN MUDAH DIFAHAMI KEPADA DATA YANG DIKAJI 5. HISTOGRAM MENUNJUKKAN TABURAN BAGI SESUATU DATA 6.CARTA KAWALAN 7.G.RAJAH SEBARAN MENILAI DAN MENGEKALKAN KESTABILAN SESUATU PROSES UNTUK MENDAPATKAN GAMBARAN PERHUBUNGAN ANTARA SEBAB DAN AKIBAT SESUATU MASALAH UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

PRINSIP ASAS KIK

• Memajukan pekerja • KIK bebas disertai • Pekerja saling tolong-menolong • Projek usahasama • Latihan disediakan • Dayacipta digalakkan • Projek ada kaitan dengan bidang kerja sendiri • Sokongan pengurusan • Kesedaran mengenai kualiti & penambahbaikan berterusan •Plan strategi universiti UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

FAEDAH KIK - PENJIMATAN KOS TERKUMPUL 2004-2007)

TAHUN 2004 2005 2006 2007 BIL. ICC MENYERTAI * (KUMPULAN) 110 111 135 140 PENJIMATAN KOS (RM) 55 JUTA 62 JUTA 64 JUTA 63 JUTA KUMULATIF PENJIMATAN KOS (RM) 55 JUTA 117 JUTA 181 JUTA 244 JUTA

* Konvensyen ICC peringkat kebangsaan anjuran NPC UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

Contoh Penjimatan : Projek Penambahbaikan Tajuk Projek Mengurangkan Bilangan Tindakan Aduan Awam Melebihi 14 Hari Mengurangkan Tempoh Bayaran Kepada Kontraktor dan Pembekal kepada 14 hari Menyelesaikan Aduan Kutipan Sampah & Kerja-Kerja Pembersihan di Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur Mengatasi masalah kerosakan jalan akibat lubanggali yang tidak dibaikpulih dengan sempurna oleh syarikat utiliti Mempertingkatkan Sistem Aduan Penyelenggaraan di Jabatan Pengurusan Perumahan

ORGANISASI : DBKL

Pencapaian Mengurangkan aduan dari 6917 kepada 1626 dalam tempoh 14 hari Mengurangkan tempoh bayaran dari 21 hari kepada 7 hari Mengurangkan prosedur dari 10 kepada 8 langkah Meningkatkan 50% Notice to Correct (NTC) dalam masa 24 jam Penjimatan kos sebanyak RM375,000.00

Penjimatan masa sebanyak 4 hari 82 % peningkatan dalam penyelesaian aduan UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

Contoh Pencapaian Program Kecemerlangan Organisasi

Agensi Sebelum

-

PTD Kuala Trengganu - Proses Pembayaran Baucer Proses Pencarian Maklumat Pelanggan Kelulusan Permohonan Tanah (Individu) Pengurusan Program Bantuan Rumah Kelulusan Permohonan Perintah Pindah Milik 7 hari 60 hari 7 bulan 30 hari 12 bulan Selepas 3 hari 14 hari 2 bulan 14 hari 6 bulan

UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

FAEDAH –FAEDAH LAIN :

•BERKOMUNIKASI •BERBAHASA (LISAN & BERTULIS) •MENYELESAIKAN MASALAH • BERFIKIR •MENGGUNA ALAT QC •BERCAKAP •MEMIMPIN •IT •INTERPERSONAL •INTRAPERSONAL •KENDIRI (KONSEP DIRI) Analitikal, Kritikal, Teknikal, Projektif, Kreatif, Konstruktif, Sistematik, Positif, Negatif, Intuitif, Emotif, Objektif, Logikal, Lateral, dll.

Self: -analysis, understanding, awareness, -knowledge, motivation, encouragement, -starting, -studying, training, -advising, -asking, -checking, -exercising, -answering, -esteem convincing, -respect, -control, improvement, -reward, satisfaction, -recognition, -believe, confidence, etc.

UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

CONTOH PROJEK PENAMBAHBAIKAN : Mempertingkatkan Sistem Aduan Penyenggaraan Di Jabatan Pengurusan Perumahan DBKL

22 UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

CARTA PERBATUAN KONVENSYEN KUMPULAN INOVATIF & KREATIF PERINGKAT UniMAP BIL AKTIVITI TARIKH Mesyuarat

1 Mesyuarat Ketua KIK UniMAP 2 Mesyuarat Ketua KIK UniMAP 3 Mesyuarat Ketua KIK UniMAP 4 Mesyuarat Ketua KIK UniMAP 5 Mesyuarat Ketua KIK UniMAP

*Waktu mesyuarat pada jam 10.00 pagi.

16/05/2012 25/05/2012 15/06/2012 25/06/2012 02/07/2012

Aktiviti

Penyerahan ringkasan laporan projek & 1 slaid power point Proses undian giliran persembahan di 2 MPC 3 Majlis Konvensyen ICC/MPC Peringkat Utara 02/07/2012 05/07/2012 18/07/2012

MEI 2012 JUN JULAI

UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

#4: BERSIFAT SUKARELA (“ “ & “ “) 8 PERKARA PENTING/ASAS YANG PERLU DIFAHAMI TENTANG AKTIVITI ICC #1: PEMBANGUNAN DIRI #2: PENYERTAAN SEMUA ORANG #3: AKTIVITI BERKUMPULAN UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

#5: 8 PERKARA PENTING/ASAS YANG PERLU DIFAHAMI TENTANG AKTIVITI QCC #6: MENGGUNAKAN TEKNIK QC UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

8 PERKARA PENTING/ASAS YANG PERLU DIFAHAMI TENTANG AKTIVITI QCC #7: PEMBANGUNAN BERSAMA MAJIKAN PEKERJA #8: KESEDARAN Q, KESEDARAN MASALAH & KESEDARAN PENAMBAHBAIKAN UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

K UALITI adalah teras penghidupan setiap Muslim sejati, sesuai dengan Hadis Rasulullah S.A.W yang bermaksud; “muslim sejati diibarat seekor lebah. Apabila

makan,hanya makan sesuatu yang baik (makanan

berkualiti) dan apabila lebah mengeluarkan sesuatu, yang dikeluarkannya itu juga baik (berkualiti) , yakni madu yang manis dan segar , malah menjadi ubat kepada manusia …”

UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

TAMAT

UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI