Transcript Bir Proje Nasıl Hazırlanır ve Sonlandırılır

BİR PROJEYİ YÖNETMEK
Proje;
belirli bir yerde,
belirli süre içinde,
belirli bir bütçe ile,
net olarak tanımlanan amaçların
gerçekleştirilmesine yönelik olarak planlanan
faaliyetler bütünüdür.
Proje Döngüsü
Proje Fikrini
Belirleme
Proje Fikrinin Analizi
Değerlendirme
Uygulama
Ön Değerlendirme
Finansman
Proje Sürecinin Aşamaları
Proje Fikrini Belirleme:
Projeye ilişkin fikirlerin ortaya konduğu ve tasarlandığı ilk hareket
noktasıdır.
 Proje fikrinin analizi:
Projenin teknik ve uygulama açısından detaylı olarak tasarlandığı aşama
 Ön Değerlendirme:
Tasarımı tamamlanmış olan projenin teknik, mali, ekonomik, kadın-erkek
eşitliği, sosyal, kurumsal, çevresel faktörler açısından tutarlılığının,
bütünselliğinin ve işlevselliğinin değerlendirildiği ve proje önerisinin
yazıldığı aşama
 Finansman:
Finansman teklifinin ilgili kuruluşlar tarafından değerlendirildiği ve
finansmanın sağlandığı aşama
 Uygulama:
Projede öngörülen faaliyetlerin hayata geçirilmesi, izlenmesi, denetlenmesi
ve değerlendirilmesi aşaması
 Değerlendirme:
Proje sonuçlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi aşaması

Projelerin Başarısızlık Nedenleri









Mevcut durumun yetersiz analizi
Projelerin hedef gruplarla ilgili olmaması
Stratejik çerçevenin belirsizliği
Risklerin yeterince dikkate alınmaması
Kısa vadeli bakış açısı
Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması
Faaliyet tabanlı uygulama ve planlama
Doğrulanabilir olmayan proje çıktıları
Yetersiz proje dokümanları
PROJE KAPAĞI
PROJENİN İSMİ:……………………………...
BAŞLANGIÇ TARİHİ:…………………………
BİTİŞ TARİHİ:…………………………………
(bitiş tarihi proje bitince yazılacak)
SORGULAMA
1. İŞİN DOĞRUSU NEYE BENZER?
(proje bitince neye benzeyecek? Sorusunu sor)
SORGULAMA

BAŞARIYI NASIL ÖLÇECEĞİZ?
(makul hedefler seçiniz)
HEDEF
(elle tutulabilir ve ölçülebilir hedefler olmalıdır)
1.
2.
3.
ÖLÇÜM
SORGULAMA
2. BUNU NEDEN YAPIYORUZ?
(Kim?, Ne?, Neden?, Ne Zaman?, Nerede? ve Nasıl? Sorularını sorunuz)
(Proje amacı en fazla 25 kelime ile açıklanmalı)
SORGULAMA
3. MÜŞTERİLER KİM?
MÜŞTERİLER
NE İSTİYORLAR?
NEDEN İSTİYORLAR?
NELER DÜŞÜNÜLMELİ?
1. PROJENİN KAPSAMI NEDİR?

PROJEYE NELER DAHİL OLACAK?

PROJEYE NELER DAHİL OLMAYACAK?

BU PROJENİN DİĞER KİŞİ VE GRUPLAR ÜZERİNDEKİ ETKİSİ NE OLACAK?
NELER DÜŞÜNÜLMELİ?
2. VARSAYIMLAR NELERDİR?
FİZİKSEL KAYNAKLAR (YER, MOBİLYA, BİLGİSAYAR VB.)
ÖRGÜTSEL DESTEK (DİĞER İÇ BİRİMLERDEN ALINACAK DESTEKLER)
İNSAN DESTEĞİ
SİSTEM DESTEĞİ (TEKNOLOJİK DEĞİŞİMLER YENİDEN SİSTEM KURMAYI GEREKTİREBİLİR)
FİNANSAL DESTEKLER
DİĞER
NELER DÜŞÜNÜLMELİ?
3. KİMLER YARDIM EDECEK?
İNSAN KAYNAĞI MATRİSİ
PROJENİN BAŞLANGIÇ TARİHİ: ………………

TAKIM
ÜYELERİNİN
İSİMLERİ
SORUMLULUK
BİTİŞ TARİHİ:………………
TAHMİN EDİLEN
ÇALIŞMA
SÜRESİ
YETKİ
NELER DÜŞÜNÜLMELİ?
4. NELER DEĞİŞEBİLİR YA DA TERS GİDEBİLİR?
(olasılıkları kabul et ve kendini onlara karşı hazırla)
FİZİKSEL
ÖRGÜTSEL
İŞ STRATEJİSİ
HUKUKİ
İNSAN KAYNAKLARI
TEKNOLOJİK KONULAR
NELER DÜŞÜNÜLMELİ?
5. BÜTÇE NEDİR?
GELİRLER
TUTAR
Yeni veya iyileştirilmiş kalemlerden elde edilen
gelirler
Kazanılan verimlilik artışı
TOPLAM
(tasarruf edilen/kazanılan toplam gelir)
GİDERLER
Proje gereçleri, hizmetler
Ücretler/maaşlar
TOPLAM
TUTAR
HAREKETE GEÇİN
1. EYLEM PLANI NEDİR?



GÖREV
1.
2.
3.
4.
PROJENİN İSMİ:………………………………………………….
PROJENİN YÖNETİCİSİ:………………………………………..
BAŞLANGIÇ TARİHİ:…………………………………………….
İNSAN
KAYNAK İSMİ
BAŞLANGIÇ
TARİHİ
ORİJİNAL
TESLİM TARİHİ
GERÇEK BİTİŞ
TARİHİ
YORUMLAR
HAREKETE GEÇİN
2. KİM SORUMLUDUR?
ROL
SORUMLULUK
HAREKETE GEÇİN
3. KİM ONAYLAYACAK?
ONAYLAYAN KİŞİ
İMZA
TARİH
PEŞİNİ BIRAKMAYIN
1. PERFORMANSI YÖNETİN
EKİP ÜYELERİNİ BİREYSEL OLARAK YÖNETİRKEN AŞAĞIDAKİLERİ YAPIN:
1. BEKLENTİLERİ BELİRLEYİN.
2. PERFORMANSI DENETLEYİN.
3. PERFORMANSIN DEĞERLENDİRMESİNİ YAPIN.
ETKİLİ GERİ BİLDİRİM VERİN: (1 K, 5 N)
1. GÖZLEMİNİZİ TARAFSIZ KELİMELERLE İFADE EDİN.
2. TEPKİNİZ, GÖRDÜKLERİNİZLE SINIRLI OLSUN. DİNLEYİN.
3. DESTEK VE TAVSİYELERİNİZİ SUNUN.
PEŞİNİ BIRAKMAYIN
2. AYRINTILARI DENETLEYİN.
TAMAMLANMIŞ EYLEM PLANINI KULLANIN.
KALİTEYİ YÖNETİN.
BÜTÇEYİ UNUTMAYIN.
PEŞİNİ BIRAKMAYIN
3. BİR İLETİŞİM PLANI YAPIN VE ONU İZLEYİN.
(İYİ İLETİŞİM İÇİN NASIL DAVRANMALI?
SORU SORMAK VE DİNLEMEK (konuları anlamaya yönelik sorular)
NE SÖYLENECEK
(KONU)
KİME?
(DAHİLİ VEYA
HARİCİ)
NE ZAMAN (TARİH)
NASIL?
(HANGİ KANALLA)
(kişisel, yüz yüze,
yuvarlak masa
toplantısı, telefon,
intranet veya internet)
PEŞİNİ BIRAKMAYIN
4. DİKKATİNİZİ HEDEFTEN AYIRMAYIN.
(hiçbir şeyi şansa bırakma)
PEŞİNİ BIRAKMAYIN
5. BAŞKALARINDA GÖRMEK İSTEDİĞİNİZ DAVRANIŞ TARZI İÇİN SİZ
ÖRNEK OLUN.
ÖZELLİKLER
TAVIR
PROJEYE ÜVEY EVLAT MUAMELESİ YAPMAK
PROJEYİ GÖRÜNÜR ŞEKİLDE LİSTENİN
BAŞINA KOYMAK
SORUMLULUK
MAZERETLER BULMAK VEYA MAZERETLERİ
KABUL ETMEK
SORUMLULUK ALMAK VE
DİĞERLERİNDEN AYNISINI BEKLEMEK
GÜVENİLİRLİK
SORUMLULUĞU BAŞKASINA YÜKLEMEK
OLAYLA YÜZLEŞMEK
DAKİKLİK VE HAZIRLIK
BİR GÜN SONRA ÜSTELİK HAZIRLIKSIZ
GELMEK
İŞE ZAMANINDA, FAZLASIYLA
HAZIRLIKLI BAŞLAMAK VE ZAMANINDA
BİTİRMEK
‘BU YETERİ KADAR İYİ’ DEMEK
‘NASIL DAHA İYİ HALE GETİREBİLİRİZ’
DEMEK
‘BAKALIM NE KADAR HARCAYABİLİRİZ’
DEMEK
‘BUNU EN AZ MALİYETLE YAPMANIN
YOLU NEDİR?’ DEMEK
DEDİKODU YAPMAK, BAŞKASINI SUÇLAMAK,
ŞİKAYET ETMEK.
OLUMLU YÖNLERİ VURGULAMAK VE
GEREKEN TAKDİRİ GÖSTERMEK.
BİR ÖVGÜYÜ ÇOK GÖRMEK.
SİZİN İÇİN ÇALIŞAN KİŞİLERİN GÜÇLÜ
YÖNLERİNİ VE BAŞARILARINI
KUTLAMAK.
KALİTEDEN HABERDARLIK
MALİYET BİLİNÇLİ
İYİLİKSEVERLİK
CÖMERTLİK
PERFORMANSI TAKDİR EDİN
1. PROJEYİ BİR ‘‘ARTI’’ HALİNE GETİRİN.
(projede çalışmak ceza değil, ayrıcalık olmalıdır)
(Takımdaki insanların arkasından konuşun, yani iltifat edin, başkaları yanında övgüyle bahsedin)
( Ya hayır konuşun ya da susun)
(ekip üyelerinin fikirlerini dinleyin ve kabul edin)
(ekip üyeleri işlerini yaparken buluşçu olmalarına izin verin)
Söz, hareket ve tavırlarınızla onlara değer verdiğinizi hissettirin)
PERFORMANSI TAKDİR EDİN
2. ‘‘TEŞEKKÜR EDERİM’’ DEYİN.
TEŞEKKÜR EDERİM!
TAKIM ÜYESİ
SORUMLUSU
BELİRLİ KATKISI
PERFORMANSI TAKDİR EDİN
3. PROJEYİ TAMAMLAYIN VE KUTLAYIN.
Üstlenilen görevlere bir EĞLENCE tavrıyla yaklaşın.
Tamamlanan her aşamada sevincinizi sergileyin.
Etkili takdir ne pahalıdır ne de çok zaman ister.
BİR PROJE HEDEFLERİNE ULAŞAMAZSA:
Hatalar üzerinde durmadan ya da suçlamalara girişmeden, projenin neden hedefine
ulaşmadığını dürüst bir şekilde açıklayın.
Katılım ve katkılarından ötürü ekip üyelerine teşekkür edin.
Kendi attığınız yanlış adımlar konusunda dürüst olun.
Bir grup olarak, bir sonraki projede herkesin başarılı olmasına yardım edecek bazı dersler
çıkarın.