Transcript Concept BBC - Agentschap voor Binnenlands Bestuur

Beleids- en BeheersCyclus
Cursus Beleids- en
beheersrapporten
Inhoud cursus
• Algemene bepalingen
• Het meerjarenplan
• Het budget
• Aanpassing van de planningsdocumenten
• De jaarrekening
2
Algemene bepalingen - Inhoud
2.1 Van een financiële naar een beleidscyclus
2.2 De beleidsrapporten
2.3 De toelichting bij de beleidsrapporten
2.4 De beheersrapporten
2.5 De functionele indeling
2.6 De beleidsdoelstellingen
2.7 De boekhoudkundige registratie
2.8 De digitale rapportering
3
Concept BBC
Omgeving
4
Concept BBC
Effecten
Omgeving
5
Concept BBC
Strategie
Effecten
Omgeving
6
Concept BBC
Strategie
Beleidsdoelstellingen
Effecten
Omgeving
7
Concept BBC
Strategie
Beleidsdoelstellingen
Output
(Resultaat)
Effecten
Omgeving
8
Concept BBC
Strategie
Beleidsdoelstellingen
Activiteiten
(Actieplannen)
Output
(Resultaat)
Effecten
Omgeving
9
Concept BBC
Strategie
Beleidsdoelstellingen
Input
(Middelen)
Activiteiten
(Actieplannen)
Output
(Resultaat)
Effecten
Omgeving
10
Concept BBC
Strategie
Beleidsdoelstellingen
Verantwoordelijken
Input
(Middelen)
Activiteiten
(Actieplannen)
Output
(Resultaat)
Effecten
Omgeving
11
Concept BBC
Strategie
Beleidsdoelstellingen
Verantwoordelijken
Input
(Middelen)
Activiteiten
(Actieplannen)
Financiële
vertaling
Output
(Resultaat)
Effecten
Omgeving
12
Concept BBC
Strategie
Financieel
evenwicht ?
Beleidsdoelstellingen
Verantwoordelijken
Input
(Middelen)
Algemene
financiering
Activiteiten
(Actieplannen)
Financiële
vertaling
Output
(Resultaat)
Effecten
Omgeving
13
Concept BBC
Strategie
Financieel
evenwicht ?
Beleidsdoelstellingen
Verantwoordelijken
Input
(Middelen)
Algemene
financiering
Activiteiten
(Actieplannen)
Financiële
vertaling
Output
(Resultaat)
Effecten
Omgeving
14
Beleidsrapporten algemeen
• Welke rapporten zijn beleidsrapporten?
–
–
–
–
–
Het meerjarenplan
De aanpassing aan het meerjarenplan
Het budget
De budgetwijziging
De jaarrekening
15
Beleidsrapporten algemeen
• Functie beleidsrapporten
– De raad bepaalt het beleid en evalueert de
beleidsuitvoering
– De raad geeft autorisatie aan de
hoofdbudgethouder(s) en bewaakt de
verleende autorisatie
=> Worden vastgesteld door de raad
=> Regelen de relatie tussen de raad en de
hoofdbudgethouder(s)
16
Beleidsrapporten algemeen
• Identieke opbouw
– Van meerjarenplan, budget en jaarrekening
• Naar structuur, vorm, inhoud
– Voor gemeenten, OCMW’s en provincies
=> Verbetering van transparantie, leesbaarheid
• Onderscheid tussen:
– Beslissend gedeelte: in beleidsrapport
– Ondersteunende informatie: in toelichting
(verplicht)
17
Beleidsrapporten algemeen
Meerjarenplan
Strategische nota
Budget
Jaarrekening
Beleidsnota
Beleidsnota
 Doelstellingennota
 Doelstellingenrealisatie
 Doelstellingenbudget
 Doelstellingenrekening
 Financiële toestand
 Financiële toestand
Financiële nota
Beleid
 Financieel
doelstellingenplan
 Staat v/h financieel
evenwicht
 Lijst overheidsopdrachten
 Lijst daden van beschikking
 Nominatieve lijst subsidies
Autorisatie
Financiële nota
Financiële nota
 Exploitatiebudget
 Exploitatierekening
 Investeringsbudget
 Liquiditeitenbudget
 Investeringsrekening
 Liquiditeitenrekening
Balans
SAR
Staat van opbrengsten en
kosten
18
Beleidsrapporten algemeen
• Verplichting tot vermelden van enkele
gegevens
– Welke vermeldingen
• Per beleidsrapport
– Type beleidsrapport en rapporteringsperiode
– Identificatie bestuur en verantwoordelijken
– Volgnummers dagboeken
• Per pagina
– Type beleidsrapport en rapporteringsperiode
– Identificatie bestuur
– Waarom?
• Identificeerbaarheid
• Reproduceerbaarheid
19
Toelichting bij beleidsrapport
• Waarom een toelichting?
– Beleidsrapporten:
• Moeten toegankelijk zijn voor raadsleden, geen
ballast, niet te complex, leesbaar
• Beleidsinfo op hoofdlijnen, gestructureerd en
synthetisch
• Decretaal opgelegde elementen + elementen die
beslissing raad vragen
– Toelichting:
• Begeleidende, ondersteunende info en documentatie
• Detailinformatie voor raadsleden
20
Toelichting bij beleidsrapport
• Inhoud
– Elementen vermeld in het BVR BBC en in het
MB BBC
– Alle aanvullende info die het bestuur relevant
acht en die noodzakelijk is voor een goed
inzicht in het beleidsrapport
– Informatie over specifieke grondslagen die
voor significante transacties zijn toegepast
– Principes: toegankelijk, begrijpelijk, relevant,
vergelijkbaarheid, consistentie, getrouw beeld
21
Toelichting bij beleidsrapport
• Verplichte vermeldingen
– Voor het geheel
– Per blad
• Procedure
– Samen met ontwerp beleidsrapport aan
raadsleden bezorgen
– Samen met beleidsrapport en besluit van de
raad aan het toezicht bezorgen
22
Beheersrapporten
• Welke rapporten zijn beheersrapporten?
– Beheersbudget
– Beheersrekening
– Interne kredietaanpassing (IKA)
• Regelt de relatie tussen een
hoofdbudgethouder en de gedelegeerde
budgethouders
• Is element van de organisatiebeheersing
(ICS)
23
Beheersrapporten
• Inhoud beheersbudget
– Bepalen taakstelling
– Toekennen kredieten
• Inhoud beheersrekening
– Evalueren taakstelling
– Evalueren gebruik van de kredieten
• Vorm is zelf te bepalen
24
Functionele indeling
• Beleidsrapporten worden functioneel ingedeeld in
beleidsdomeinen
• Beleidsdomeinen
– een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar
en samenhangend geheel vormen
• Beleidsveld
– “een verzameling van producten, activiteiten en
middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk
oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel
vormen”
– Gestandaardiseerd rekeningstelsel vastgelegd in het MB
25
Functionele indeling
• Beleidsitem (BI)
– onderverdeling van een beleidsveld
–  kostenplaats of activiteitencentrum
• N Beleidsitems => 1 Beleidsveld
• N beleidsvelden => 1 Beleidsdomein
26
Beleidsdomeinen
• Beleidsdomeinen worden bepaald door de raad
– 1 uitzondering: verplicht beleidsdomein ‘Algemene
financiering’
• “De ontvangsten en verbonden uitgaven die geen
rechtstreeks verband houden met een specifieke
dienstverlening of een specifieke investering”
• Samenstelling is bepaald via MB BBC
• Alle beleidsrapporten van een boekjaar moeten
dezelfde indeling in beleidsdomeinen hebben
• Als de indeling in beleidsdomeinen verschilt over
de jaren heen moet dit aangegeven en
gemotiveerd worden in de toelichting bij het
meerjarenplan
27
Beleidsdomeinen
• Belang van de indeling in
beleidsdomeinen
– Indeling van de beleidsrapporten
– Toekenning van autorisatie
– Exploitatiebudget
– Investeringsbudget
28
Een voorbeeld
• Beleidsdomein
– Sport en cultuur
• Beleidsvelden:
– sport, musea, cultuurcentrum ...
• Beleidsitems sport
– sporthal Olympia, zwembad De Plons
– zaalsporten, buitensporten
– recreatiesport, competitiesport
29
Beleidsdoelstellingen
• Elke beleidsdoelstelling bestaat uit:
– een specifieke omschrijving van het vooropgestelde
resultaat of eventueel van het vooropgestelde effect
dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te
voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het
nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar
gemaakt;
– een of meer actieplannen die ondernomen zullen
worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In
elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven;
– de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar
waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft.
30
Beleidsdoelstellingen
• Per beleidsdoelstelling: 3 vragen
– Wat willen we bereiken?
=> vooropgesteld resultaat (of effect )
– Wat gaan we daarvoor doen?
=> actieplannen (incl. realisatietermijn)
– Wat zijn financiële gevolgen?
=> realistische raming van de uitgaven en
ontvangsten per jaar
31
Beleidsdoelstellingen
• Per beleidsdoelstelling: 3 vragen
– In de planningsfase
•
Wat willen we bereiken?
=> vooropgesteld resultaat (of effect )
•
Wat gaan we daarvoor doen?
=> actieplannen (incl. realisatietermijn)
•
Wat zijn de financiële gevolgen?
=> realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per
jaar
– In de evaluatiefase
•
Wat hebben we bereikt?
=> gerealiseerd resultaat (of effect )
•
Wat hebben we daarvoor gedaan?
=> uitgevoerde acties en actieplannen
•
Wat waren de financiële gevolgen?
=> gerealiseerde uitgaven en ontvangsten
32
Beleidsdoelstellingen
• Indeling beleidsdoelstellingen
1. Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)
2. Niet-prioritaire beleidsdoelstellingen
3. Niet in doelstellingen opgenomen
verrichtingen
2 & 3 = Overig beleid
33
Beleidsdoelstellingen
• Prioritaire beleidsdoelstellingen
– Beleidsbepaling is prerogatief raad
– Selectie PBDS door de raad
– Expliciete rapportering in de beleidsrapporten
• Overig beleid
– Geen expliciete rapportering in de beleidsrapporten
– Enkel de financiële weerslag
• Overzicht van alle beleidsdoelstellingen moet
beschikbaar zijn voor raadsleden, personeel,
burgers ...
34
De registraties
• De rapporten
– beleidsrapporten
– beheersrapporten
– digitale rapporten
komen tot stand op basis van registraties in dagboeken:
– Budgettaire dagboeken
•
Raming van de verwachte ontvangsten en uitgaven
–
–
•
Vastlegging van de verbintenissen
–
•
Meerjarenplan
Budget
Jaarrekening
Aanrekening van de transacties
–
Jaarrekening
– Algemeen dagboek
•
Aanrekening van de transacties
–
Jaarrekening
35
De registraties
Het algemeen dagboek
• Een volgnummer
• De invoerdatum
• De algemene rekeningen
• De bedragen
• Een omschrijving
• De budgettaire entiteit
• De boekhoudkundige periode
• ...
Het budgettair dagboek
• Een volgnummer
• De invoerdatum
• De algemene rekening(en)
• Het bedrag
• Een omschrijving
• De budgettaire entiteit
• Het beleidsveld
• De budgethouder
• Het actieplan
• De economische sectorcode
• Het deelrapport
• ...
36
Digitale rapportering
•
Onderscheid tussen:
–
Beleidsrapport voorgelegd aan de
(G/O/P-)raad en aan het bestuurlijk toezicht
•
•
•
–
Digitale rapportering
•
•
•
•
Meerjarenplan (+ aanpassingen)
Budget (+wijzigingen)
Jaarrekening
De strategische meerjarenplanning (+aanpassingen)
Het budget (+wijzigingen)
De jaarrekening
Beide rapporteringen worden uit hetzelfde
gedetailleerde registratiesysteem gehaald
37
Digitale rapportering
• Onmiddellijk na de toezending van een
beleidsrapport naar het toezicht moet een
digitale versie van het rapport gezonden
worden naar ABB
– ≠ digitale afdruk van het beleidsrapport
– = digitale versie van geaggregeerde
registraties
– Bestandsformaat en wijze van aanleveren
wordt bepaald bij MB
38
Digitale rapportering
• Via digitale rapportering kan Vlaamse overheid
beschikken over:
– statistische gegevens m.b.t. meerjarenplan, budget en
jaarrekening
– gegevens in functie van rapportering aan NBB (ESR95)
– informatie voor algemeen toezicht op de
beleidsrapporten
– gegevens in functie van de planlastvermindering
– ...
• Vlaamse overheid zal statistische informatie via
website ter beschikking stellen
39
Digitale rapportering
Officieel
registratiesysteem
Eigen
registratiesysteem
Beleidsrapporten
Digitale
rapportering
ABB
NBB
Sectorale
admin.
Toezicht
Beheersrapporten
MARAP
BTW
40
Digitale rapportering
GEMEENTE
Registratiesysteem (Boekhouding)
Budget
Jaarrekening
MARAP
Datawarehouse
Sectoraal plan 1
Gemeente X
Sectoraal plan 2
OCMW Y
Uitvoering SP 1
Gemeente X
Uitvoering SP 2
OCMW Y
VLAAMSE OVERHEID
MJP
41
Planlastvermindering
• Doelstelling
Planlasten op de besturen verminderen door:
• de sectorale plannen te verwerken in het
strategisch meerjarenplan
• de sectorale rapporten aan de subsidiërende
entiteiten te halen uit de boekhouding van de
lokale besturen en provincies
• Procedure
– Stemmen kaderdecreet planlastvermindering
– Aanpassen sectorale decreten en
uitvoeringsbesluiten
42
Planlastvermindering
• Proces toekenning sectorale subsidie
– De Vlaamse regering maakt de Vlaamse
beleidsprioriteiten kenbaar aan de besturen
evenals de hoogte van het subsidiebedrag
(oktober 2012)
– De besturen maken hun strategische
meerjarenplanning op en nemen daarin
beleidsdoelstellingen en actieplannen op om
mee te werken aan de realisatie van de
Vlaamse beleidsprioriteiten
– De besturen bezorgen ABB de digitale
rapportering van hun meerjarenplan (2013)
43
Planlastvermindering
• Proces toekenning sectorale subsidie
– De Vlaamse sectorale administraties (SA)
halen de benodigde informatie uit de
datawarehouse van ABB
– De SA evalueren de geplande beleidsdoelstellingen en actieplannen
– De SA berichten uiterlijk op 30 april de
besturen over de aanvaarding van hun
subsidieaanvraag
– Eventuele bijsturing na 3 jaar
44
Planlastvermindering
• Proces evaluatie toegekende subsidie
– De besturen maken hun jaarrekening op
– Uiterlijk op 31 juli bezorgen de besturen ABB
de digitale rapportering van hun jaarrekening
– Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de
benodigde informatie uit de datawarehouse
van ABB
– De SA evalueren de gerealiseerde beleidsdoelstellingen en actieplannen
45
Meerjarenplan - Inhoud
3.1 Inleiding
3.2 Samenstelling van het meerjarenplan
3.3 De toelichting bij het meerjarenplan
3.4 Procedure
3.5 Bestuurlijk toezicht
46
Meerjarenplan - Inleiding
• De functies van het meerjarenplan
–
–
–
–
Beleidsfunctie
Financiële planning
Evaluatiefunctie (toetssteen)
Statistische functie
• Het meerjarenplan is het resultaat van
een intern planningsproces
• Het meerjarenplan is opgebouwd op basis
van registraties in dagboeken
47
Meerjarenplan - Inleiding
• De periode van het meerjarenplan
– Start:het tweede jaar van de legislatuur
– Eindigt: het eerste jaar van de volgende
legislatuur
– Financiële nota: altijd minstens 3 jaar
48
Samenstelling van het MJP
• Samenstelling van het meerjarenplan
– 3.2.1 De strategische nota
– 3.2.2 De financiële nota
• De toelichting bij het meerjarenplan
49
Samenstelling van het MJP
• Strategische nota
– Organieke decreten
• Beleidsdoelstellingen (BDS) en de beleidsopties
voor het extern en intern te voeren beleid
– BVR-BBC
• Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)
Actieplan(nen)
 Raming van de uitgaven en ontvangsten
50
Samenstelling van het MJP
• Financiële nota
– Organieke decreten
• Financiële consequenties van de
beleidsopties van de strategische nota
• Financieel evenwicht
51
Samenstelling van het MJP
• Financiële nota
– BVR-BBC
• Het financieel doelstellingenplan
–
–
–
–
(schema M1):
Per boekjaar
Per beleidsdomein
Onderscheid PBDS en overig beleid
Onderscheid exploitatie, investeringen en andere
• De staat van het financieel evenwicht (schema M2)
– Resultaat op kasbasis (=toestandsevenwicht)
– Autofinancieringsmarge (=structureel evenwicht)
52
Financieel evenwicht
• Toestandsevenwicht
Exploitatie: ontvangsten – uitgaven
+ Investeringen (ontvangsten – uitgaven)
+ Andere ontvangsten – uitgaven
------------------------------------------------------------= Budgettair resultaat van het boekjaar
+ Gecumuleerd budgettair resultaat vorige boekjaren
-----------------------------------------------= Gecumuleerd budgettair resultaat
- Bestemde gelden
-------------------------------------------------------------= Resultaat op kasbasis
• Leningen aangaan i.f.v. thesaurietoestand
53
Financieel evenwicht
• Structureel evenwicht
Exploitatie (ontvangsten – uitgaven)
+ Netto intresten
-----------------------------------------------= Financieel draagvlak
Periodieke aflossingen
+ Netto intresten
-----------------------------------------------= Netto periodieke leningslasten
Financieel draagvlak
- Netto periodieke leningslasten
-----------------------------------------------= Autofinancieringsmarge
54
Financieel evenwicht
• Dubbel evenwichtscriterium
– Resultaat op kasbasis:
= toestandsevenwicht
→ elk financieel boekjaar ≥ 0
– Autofinancieringsmarge:
= structureel evenwicht
→ op einde van elke planningsperiode ≥ 0
→ OCMW: Σ AFM ≥ 0
• Jaarrekening N-2 verwerkt in
meerjarenplan
55
De toelichting bij het MJP
• Verplichte onderdelen (1/2):
–
–
–
–
Omgevingsanalyse
Financiële risico’s
Volledige lijst met de beleidsdoelstellingen
Interne organisatie
•
•
•
•
Organogram
Personeelsbestand (schema TM1)
Budgethouders
Samenstelling beleidsdomeinen
56
Toelichting bij het MJP
• Verplichte onderdelen (2/2):
– Verbonden entiteiten
– Fiscaliteit
•
•
•
•
Aanslagvoeten PB & OV
Belastingsreglementen
Gewijzigde aanslagvoeten
Opbrengst belastingssoorten
– Financiële schulden
(schema TM2)
57
Procedure
• Administratieve totstandkoming
– Secretaris/griffier
– Financieel beheerder
– MAT
• De vaststelling van het meerjarenplan
–
–
–
–
Agendering
Vaststelling raad (wanneer?)
Stemming
Specifieke procedure voor de OCMW’s
58
Bestuurlijk toezicht
• MJP is een inzendingsplichtig besluit
• Schorsing en/of vernietiging van het
meerjarenplan
– Financieel niet in evenwicht
– Ontbreken van gekende of verwachte
ontvangsten of uitgaven
– Ten onrechte ingeschreven ontvangsten of
uitgaven
– Ontbreken van ontvangsten of uitgaven uit
vroeger vastgestelde investeringsenveloppen
• Bijkomende opmerkingen
59
Het Budget - Inhoud
4.1
Inleiding
4.2
De samenstelling van het budget
4.3
Aansluiting bij het meerjarenplan
4.4
De toelichting bij het budget
4.5
Procedure
4.6
Bestuurlijk toezicht
4.7
Het budget in relatie tot de beheersbudgetten
4.8
Voorlopige twaalfden
60
Het Budget - Inleiding
• De functies van het budget
–
–
–
–
–
Beleidsfunctie
Financiële planningsfunctie
Beheers- en controlefunctie
Autorisatiefunctie
Statistische functie
• Het budget volgt uit het meerjarenplan
• Het budget komt tot stand op basis van
registraties in dagboeken
61
De samenstelling van het budget
• De organieke decreten:
– Een beleidsnota
– Een financiële nota
• De beleidsnota
– De organieke decreten:
• het beleid dat het bestuur gedurende het financiële
boekjaar zal voeren
• concretiseert de beleidsdoelstellingen
• een toelichting omtrent de financiële toestand
• verwoordt de aansluiting met de financiële nota
62
De samenstelling van het budget
• De beleidsnota
– BVR-BBC
• Doelstellingennota
– Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)
 Actieplan(nen)
 Acties
 Raming van de uitgaven en ontvangsten
63
De samenstelling van het budget
• De beleidsnota
– BVR-BBC
• Doelstellingenbudget
(schema B1)
– Sluit aan bij de financiële nota van het MJP
– Sluit aan bij de financiële nota van het budget
– Indeling
» Per beleidsdomein
» Onderscheid PBDS en overig beleid
» Onderscheid exploitatie, investeringen en andere
64
De samenstelling van het budget
• De beleidsnota
– BVR-BBC
• Financiële toestand
– Vergelijking resultaat op kasbasis MJP
– Vergelijking autofinancieringsmarge MJP
• Lijst met overheidsopdrachten
• Lijst met daden van beschikking onroerende
goederen (uitgezonderd dadingen)
• Lijst met nominatief toegekende subsidies
65
De samenstelling van het budget
• Financiële nota
– Organieke decreten
• Exploitatiebudget (schema B2)
• Investeringsbudget (schema B3 & B4)
• Liquiditeitenbudget (schema B5)
66
Exploitatiebudget
• Organieke decreten
– Financieel plan van de exploitatie
• BVR-BBC
– Transactiekredieten voor de exploitatie
• Transacties: kasstromen (ontvangsten en uitgaven)
• Exploitatie: kosten en opbrengsten met uitzondering van
– Toegestane investeringssubsidies
– Min- en meerwaarden bij de realisatie van MVA
– Opgesplitst
• Niet-verzelfstandigde diensten
• Per intern verzelfstandigde agentschap (IVA)
67
Investeringsbudget
• Organieke decreten
– financieel plan van de uitgaven en ontvangsten, en van
de kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan de
aanschaf, het gebruik en de vervreemding van
duurzame middelen
– bestaat uit één of meer investeringsenveloppen
• 3 jaar geldig als de investering nog niet in uitvoering is
• als de investering in uitvoering is, blijft het budget geldig
tot en met 31 december van het jaar na de definitieve
oplevering
• de raad kan die termijnen verlengen
68
Investeringsbudget
• BVR-BBC
– Nieuwe investeringsenveloppen (schema B3)
• Per PBDS
• Overig beleid
• Algemene financiering
– Overzicht van de transactiekredieten van het
FBJ (schema B4)
• Niet verzelfstandigde diensten
• Per IVA
69
Investeringsbudget
• Investeringsenveloppe
– Transactiekredieten
= Kredieten voor de jaarlijkse transacties
– Verbinteniskredieten
= som van de transactiekredieten
= kredieten voor de totale ontvangsten en uitgaven
70
Liquiditeitenbudget
• Organieke decreten:
– Financieel plan van de geldstromen
• BVR-BBC
– Exploitatie
– Investeringen
– Andere O & U
---------------------------------------------= Budgettair resultaat van het FBJ
+ Gecumuleerd budgettair resultaat VBJ
---------------------------------------------= Gecumuleerd budgettair resultaat
- Bestemde gelden
---------------------------------------------= Resultaat op kasbasis
71
Aansluiting bij het MJP
• Inhoudelijke aansluiting
– Doelstellingennota bevat dezelfde BDS &
actieplannen als strategische nota
• Financiële aansluiting
– Resultaat op kasbasis ≥ 0
– AFM FBJ in budget ≥ AFM FBJ in MJP
72
Toelichting bij budget
• Toelichting bij het exploitatiebudget
– Per BDOM
– Evolutie
(schema TB1)
(schema TB2)
• Toelichting bij het investeringsbudget
– Transactiekredieten per BDOM
(schema TB3)
– Evolutie transactiekredieten
(schema TB4)
– O & U van elke nieuwe investeringsenveloppe van een
PBDS
• Toelichting bij het liquiditeitenbudget
– Evolutie
(schema TB5)
• Overzicht te verstrekken werkings- en
investeringssubsidies per beleidsveld
73
Procedure
• Administratieve totstandkoming
– Secretaris/griffier
– Financieel beheerder
– MAT
• De vaststelling van het budget
–
–
–
–
Agendering
Vaststelling raad (wanneer?)
Stemming
Specifieke procedure voor de OCMW’s
74
Bestuurlijk toezicht
• Budget is een inzendingsplichtig besluit
• Schorsing of vernietiging als
– Budget past niet in MJP
– Resultaat op kasbasis 1e FBJ < 0
– Ontbreken van gekende of verwachte
ontvangsten of uitgaven
– Ten onrechte ingeschreven ontvangsten of
uitgaven
75
MEERJAREN
-PLAN
Het budget in relatie tot de
beheersbudgetten
Strategische nota
Beleid
Financiële nota
Doelstellingennota
Doelstellingenbudget
Financiële toestand
BUDGET
Beleid
Lijst met opdrachten voor werken,
leveringen en dienst
Beleidsnota
Lijst met daden van beschikking
Lijst met nominatief toegekende
subsidies
Aansluiting met de financiële nota
Exploitatiebudget
Autorisatie
Investeringsbudget
Financiële nota
BEHEERSBUDGETTEN
Liquiditeitenbudget
Beheer
Taakstelling
Toegewezen kredieten
76
Het budget in relatie tot de
beheersbudgetten
77
Voorlopige twaalfden
• BVR-BBC:
– Exploitatie
• één twaalfde van het overeenkomstige
krediet in het exploitatiebudget van het
vorige boekjaar, per verlopen of begonnen
maand, tot maximaal drie twaalfden.
• de beperking is niet van toepassing voor de
afwijkingen toegestaan door de minister
– Periodieke aflossingen van lening- en
leasingschulden
78
Aanpassing planningsdocumenten
• Inleiding: soorten aanpassingen
• Wat zeggen decreten en BVR?
• Bespreking soorten aanpassingen voorbeelden
• Samenstelling en procedure aangepaste
planningsdocumenten
79
Inleiding
• Planningsdocumenten: niet statisch
• 4 soorten aanpassingen:
–
–
–
–
Aanpassing ramingen
Interne kredietaanpassing (beheersrapport)
Budgetwijziging (beleidsrapport)
Aanpassing meerjarenplan (beleidsrapport)
• Vorm planningswijziging:
– Invloed op PBDS
– Invloed op financieel evenwicht
– Niveau autorisatie
80
Wat zeggen decreten en BVR?
• Over BW ?
• Over IKA?
• Over aanpassing MJP?
• Over aanpassing ramingen?
81
Aanpassing ramingen
Nr.
Dat.
FBJ
BE
BH AR
BV
AP
IE ESC
6202
0740
AP1 0
DR Bedrag
Om.
50
SP
75.000
Tijd.
contr
Raming budget
1
1.11. 2011
2010
GD SF
…
Aanpassing ramingen
1000
1.04. 2011
2011
GD SF
6202
0740
AP1 0
50
SP
-75.000
Tijd.
contr
1001
1.04. 2011
2011
GD SF
6100
0740
AP1 0
60
SP
75.000
Uitbesteden
…
82
Aanpassing ramingen
• Lichtste procedure
• Wijziging die geen invloed heeft op een
rubriek van de financiële nota van het
budget of een beheersbudget
• Elke rubriek in financiële nota budget of
een beheersbudget: limitatief krediet !
Kredietaanpassing (IKA / BW) – autorisatie!
83
Decreten over BW en IKA
•
BW: kredietaanpassingen aan budget die niet via IKA
kunnen doorgevoerd – VR definieert IKA
•
De raad stelt BW vast op basis van de voorgelegde cijfers
en de verklarende nota ervan
•
Ontwerp BW:
– Wordt uiterlijk samen met de agenda aan ieder lid van de
raad bezorgd
– Rest procedure: cf. budget
•
CBS/RMW/DEP beslist over IKA + informeert raad, FB, BH
•
Uitzonderingsprocedure: dwingende en onvoorziene
omstandigheden - schade bij geringste uitstel
84
Decreten over aanpassing mjpl
•
De raad past jaarlijks waar nodig MJP aan voor
beraadslaging over budget volgende boekjaar
•
Aanpassing facultatief bij vaststelling budget
laatste financiële boekjaar periode MJP
•
Vanaf voorlaatste boekjaar: financiële nota met
financiële consequenties voor min. 3 boekjaren
•
Ontwerp jaarlijkse aanpassing min. 14 dagen
vóór vergadering aan ieder lid van de raad
85
BVR over aanpassing
planningsdocumenten
• Art. 15: waaruit bestaat aanpassing MJP?
• Art. 27: past budget in MJP?
• Art. 28: BW of IKA
• Art. 29: samenstelling verklarende nota
BW
86
Aanpassing planningsdocumenten
Art. 27 BVR: budget (inclusief BW) past in MJP als:
• Inhoudelijk:
–
de doelstellingennota bevat de beleidsdoelstellingen
en actieplannen die ook in de strategische nota van
het MJP zijn opgenomen
• Financieel:
–
–
resultaat op kasbasis v/h financiële boekjaar > = 0
de AFM v/h financiële boekjaar in budget >= AFM van
hetzelfde financiële boekjaar in MJP
87
Aanpassing planningsdocumenten
Art. 28 BVR: Budget kan in volgende 5 gevallen niet door
middel van een IKA gewijzigd worden:
• Inhoudelijk en financieel
– wijzigingen waardoor het budget niet meer past in het MJP
overeenkomstig artikel 27
• Financieel
– wijzigingen van het exploitatiebudget van een budgettaire
entiteit die, per beleidsdomein, een daling van het saldo
tussen de ontvangsten en de uitgaven tot gevolg hebben
– wijzigingen van een verbinteniskrediet van een
investeringsenveloppe
– wijzigingen per beleidsdomein van het totaal van de
transactiekredieten van het investeringsbudget van een
budgettaire entiteit
– wijzigingen van het liquiditeitenbudget voor wat betreft de
transactiekredieten voor de andere ontvangsten en uitgaven
88
Aanpassing planningsdocumenten
Exploitatiebudget
Beleidsdomeinen
Ontvangsten
Uitgaven
Saldo
Algemene financiering
Beleidsdomein 1
Beleidsdomein 2
Beleidsdomein 3
…
Beleidsdomein N
Totalen
89
Aanpassing planningsdocumenten
Investeringsbudget
Beleidsdomeinen
Ontvangsten
Uitgaven
Saldo
Algemene financiering
Beleidsdomein 1
3.600
6.000
-2.400
Beleidsdomein 2
Beleidsdomein 3
…
Beleidsdomein N
Totalen
90
Aanpassing planningsdocumenten
• Investeringsbudget
BDOM 1
Transactiekredieten
Jaar 1
Uitgaven
3.000
Project 1
3.000
Project 29
Ontvangsten
Project 1
Project 29
Jaar ...
Jaar N
Jaar ...
6.000
...
5.000
Jaar Z
7.000
...
2.000
1.000
5.000
1.800
3.600
1.500
1.800
3.000
500
600
1.000
91
Autorisatie planningsrapporten
• Investeringsenveloppe
Verbinteniskredieten
Transactiekredieten
2011
2012
2013
2014
15.000
3.000
6.000
3.500
2.500
Gebouwen
10.000
3.000
5.000
2.000
Installaties
3.500
1.000
1.500
Meubilair
1.500
Uitgaven
1.000
1.500
Ontvangsten
9.000
1.800
3.600
2.100
1.500
Invest.subsidie
9.000
1.800
3.600
2.100
1.500
92
Aanpassing planningsdocumenten
Inhoudelijk
AMJP
BW
IKA
ICS
Wijziging, toevoeging,
schrapping PBDS
W/T/S NPBDS
W/T/S AP PBDS
W/T/S AP NPBDS
W/T/S AP zonder BDS
93
Aanpassing planningsdocumenten
Inhoudelijk
Wijziging, toevoeging,
schrapping PBDS
W/T/S NPBDS
W/T/S AP PBDS
W/T/S AP NPBDS
W/T/S AP zonder BDS
AMJP
BW
X
X
IKA
ICS
X
X
X
X
X
94
Aanpassing planningsdocumenten
Financieel
AMJP
BW
IKA
ICS
Wijziging O/U (AP) PBDS
Wijziging O/U (AP)
NPBDS
Wijziging EB U BDOM,
saldo gelijk
Wijziging EB U BDOM,
saldo daalt
Wijziging VK IE U
Wijziging VK IE O
95
Aanpassing planningsdocumenten
Financieel
AMJP
BW
IKA
ICS
Wijziging O/U (AP) PBDS
X
Wijziging O/U (AP)
NPBDS
Wijziging EB U BDOM,
saldo gelijk
X
X
Wijziging EB U BDOM,
saldo daalt
X
Wijziging VK IE U
Wijziging VK IE O
X
X
96
Aanpassing planningsdocumenten
Financieel
AMJP
BW
IKA
ICS
Wijziging TAK IB U
BDOM, saldo gelijk
Wijziging TAK IB U
BDOM, saldo daalt
Wijziging TAK IB O
BDOM, saldo stijgt
Wijziging LB U
Wijziging LB O
97
Aanpassing planningsdocumenten
Financieel
Wijziging TAK IB U
BDOM, saldo gelijk
Wijziging TAK IB U
BDOM, saldo daalt
Wijziging TAK IB O
BDOM, saldo stijgt
Wijziging LB U
Wijziging LB O
AMJP
BW
IKA
ICS
X
X
X
X
X
98
Interne kredietaanpassing
• Samenstelling
–
–
Verklarende nota
Interne kredietaanpassing
(= financiële nota)
• Procedure
–
Beslissing
• Gemeente en provincie:
– CBS/deputatie
– Niet delegeerbaar
• OCMW
– Raad
– Niet delegeerbaar
99
Budgetwijziging
• Samenstelling
–
Verklarende nota (art. 29 BVR)
–
Financiële nota
•
•
•
•
•
Motivering van de wijzigingen
Ev. doelstellingennota
Doelstellingenbudget
Financiële toestand
Ev. lijsten
• Gewijzigde onderdelen
• Procedure
–
–
Analoog met procedure budget met
uitzondering van de timing van de agenda
Specifieke procedure voor de OCMW’s
100
Aanpassing van het meerjarenplan
• Samenstelling
–
–
–
–
Wijzigingen aan de strategische nota
Financieel doelstellingenplan
Staat van het financieel evenwicht
Motivering van de wijzigingen
• Procedure
–
–
Analoog met procedure MJP
Specifieke procedure voor de OCMW’s
101
Beleidsrapporten algemeen
• Verplichting vermelden enkele gegevens
– Welke vermeldingen
• Per beleidsrapport (BW, aanpassing MJPL)
– Type beleidsrapport en rapporteringsperiode
– Identificatie bestuur en verantwoordelijken
– Volgnummers dagboeken (registraties! )
• Per pagina
– Type beleidsrapport en rapporteringsperiode
– Identificatie bestuur
– Waarom?
• Identificeerbaarheid
• Reproduceerbaarheid
102
De Jaarrekening - Inhoud
6.1 Inleiding
6.2 De samenstelling van de jaarrekening
6.3 De toelichting bij de jaarrekening
6.4 Procedure
6.5 Bestuurlijk toezicht
6.6 De jaarrekening in relatie tot de
beheersrekeningen
103
De Jaarrekening - Inleiding
• De functies van de jaarrekening
–
–
–
–
–
Beleidsevaluatie
Evaluatie van de autorisatie
Financiële functie
Beheers- en controlefunctie
Statistische functie
• De jaarrekening is het resultaat van een
evaluatieproces
• De jaarrekening komt tot stand op basis van
registraties in dagboeken
• Tijdigheid van de jaarrekening
104
De samenstelling van de jaarrekening
• De organieke decreten: ???
• BVR-BBC:
– De beleidsnota
– De financiële nota
– De samenvatting van de algemene rekeningen
105
De samenstelling van de jaarrekening
• De beleidsnota
– Doelstellingenrealisatie
• Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)
Actieplan(nen)
Acties
Uitgaven en ontvangsten
= Wat hebben we bereikt?
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Wat zijn de gerealiseerde uitgaven en ontvangsten
106
De samenstelling van de jaarrekening
• De beleidsnota
– Doelstellingenrekening
(schema J1)
• Indeling
– Per beleidsdomein
– Onderscheid PBDS en overig beleid
– Onderscheid exploitatie, investeringen en andere
– Financiële toestand
• Vergelijking resultaat op kasbasis budget
• Vergelijking AFM budget
107
De samenstelling van de jaarrekening
• Financiële nota
– Exploitatierekening (schema J2)
– Investeringsrekening (schema J3 & J4)
– Liquiditeitenrekening (schema J5)
108
Exploitatierekening
• Samenvatting van de gerealiseerde
transacties van de exploitatie
– Transacties: kasstromen (ontvangsten en
uitgaven)
– Exploitatie: kosten en opbrengsten met
uitzondering van
• Toegestane investeringssubsidies
• Min- en meerwaarden bij de realisatie van MVA
• Opgesplitst
– Niet-verzelfstandigde diensten
– Per intern verzelfstandigde agentschap (IVA)
109
Investeringsrekening
• Samenstelling
– een overzicht, per beleidsdomein, van alle
ontvangsten en uitgaven van het financiële
boekjaar inzake investeringen,
desinvesteringen, investeringssubsidies en
schenkingen
(schema J3)
– de rekeningen van de in het financiële
boekjaar afgesloten investeringsenveloppes
(schema J4)
110
Liquiditeitenrekening
– Exploitatie
– Investeringen
– Andere O & U
---------------------------------------------= Budgettair resultaat van het FBJ
+ Gecumuleerd budgettair resultaat VBJ
---------------------------------------------= Gecumuleerd budgettair resultaat
- Bestemde gelden
---------------------------------------------= Resultaat op kasbasis
111
De samenvatting van de algemene
rekeningen
• Samenstelling
– Balans (schema J6)
• Activa
– Vlottende activa
– Vaste activa
• Passiva
– Schulden op korte termijn
– Schulden op lange termijn
– Nettoactief
– Staat van opbrengsten en kosten
(schema J7)
112
Toelichting bij de jaarrekening
• De toelichting bevat minstens
– Toelichting bij de financiële nota
– Toelichting bij de samenvatting van de
algemene rekeningen
113
Toelichting bij de jaarrekening
• Toelichting bij de financiële nota
– Toelichting bij de exploitatierekening
• Een verklaring van de materiële verschillen
• Een overzicht per BDOM
(schema TJ1)
• De evolutie
(schema TJ2)
– Toelichting bij de investeringsrekening
•
•
•
•
Een verklaring van de materiële verschillen
Een overzicht per BDOM
(schema TJ3)
Evolutie transacties
(schema TJ4)
Stand van de kredieten per invest.enveloppe
(schema TJ5)
– Toelichting bij de liquiditeitenrekening
• Evolutie
(schema TJ6)
– Overzicht van de verstrekte werkings- en
investeringssubsidies per beleidsveld
114
Toelichting bij de jaarrekening
• Toelichting bij de samenvatting van de
algemene rekeningen
– Toelichting bij de balans (schema TJ7)
– Een overzicht van de waarderingsregels
– De niet in de balans opgenomen rechten en
verplichtingen
– Andere ...
115
Procedure
• Administratieve totstandkoming: ???
– Organieke decreten: Financieel beheerder
– Praktijk:
• Secretaris/griffier
• Financieel beheerder
• MAT
• De vaststelling van de jaarrekening
–
–
–
–
–
Agendering
Vaststelling raad (wanneer?)
Stemming
Specifieke procedure voor de OCMW’s
Gevolgen van de vaststelling van de jaarrekening
116
Bestuurlijk toezicht
• De jaarrekening is een inzendingsplichtig
besluit
• Externe audit of goedkeuring ???
117
De jaarrekening in relatie tot de
beheersrekeningen
118