Transcript Presentatie Cursus Beleids- en beheersrapporten

Beleids- en BeheersCyclus
Cursus Beleids- en
beheersrapporten
Inhoud cursus
Algemene bepalingen
Het meerjarenplan
Het budget
Aanpassing planningsdocumenten
De jaarrekening
Inhoud
Algemene bepalingen
Het meerjarenplan
Het budget
Aanpassing planningsdocumenten
De jaarrekening
Algemene bepalingen - Inhoud
•
•
•
•
•
•
•
•
van een financiële naar een beleidscyclus
de beleidsrapporten
de toelichting bij de beleidsrapporten
de beheersrapporten
de functionele indeling
de beleidsdoelstellingen
de boekhoudkundige registratie
de digitale rapportering
Concept BBC
Strategie
Financieel
evenwicht ?
Beleidsdoelstellingen
Verantwoordelijken
Input
(Middelen)
Algemene
financiering
Activiteiten
(Actieplannen)
Financiële
vertaling
Output
(Resultaat)
Effecten
Omgeving
5
Beleidsrapporten algemeen
• welke rapporten zijn beleidsrapporten?
–
–
–
–
–
het meerjarenplan
de aanpassing aan het meerjarenplan
het budget
de budgetwijziging
de jaarrekening
Beleidsrapporten algemeen
•
functie beleidsrapporten
–
raad bepaalt beleid en evalueert beleidsuitvoering
–
raad geeft autorisatie aan hoofdbudgethouder(s)
en bewaakt de verleende autorisatie
Beleidsrapporten algemeen
• invulling informatiebehoefte raad
• vast te stellen door de raad
• regelen relatie raad - hoofdbudgethouder(s)
• minimale regels voor inhoud
Beleidsrapporten algemeen
• identieke opbouw
–
–
–
van meerjarenplan, budget en jaarrekening
gemeente, OCMW, provincie, BBC EVA’s
(= AGB, APB, OCMW-V)
verbetering transparantie en leesbaarheid
• onderscheid:
–
–
beslissend gedeelte: beleidsrapport
ondersteunende informatie: verplichte toelichting
Beleidsrapporten algemeen
Meerjarenplan
Strategische nota
Budget
Jaarrekening
Beleid
Beleidsnota
 Doelstellingennota
Beleidsnota
 Doelstellingenrealisatie
Financiële nota
 Financieel doelstellingenplan
 Doelstellingenbudget
 Doelstellingenrekening
 Staat v/h financieel evenwicht
 Financiële toestand
 Financiële toestand
 Lijst overheidsopdrachten
 Lijst daden van beschikking
Autorisatie
 Nominatieve lijst subsidies
Financiële nota
Financiële nota
 Exploitatiebudget
 Investeringsbudget
 Exploitatierekening
 Investeringsrekening
 Liquiditeitenbudget
 Liquiditeitenrekening
Balans
SAR
Staat van opbrengsten en kosten
Beleidsrapporten algemeen
•
verplichte vermeldingen
– type beleidsrapport en rapporteringsperiode
– identificatie bestuur
– volgnummers dagboeken
• per beleidsrapport en per pagina
• identificeerbaarheid
• reproduceerbaarheid
Toelichting bij beleidsrapport
Waarom een toelichting?
Beleidsrapporten:
• moeten toegankelijk zijn voor raadsleden, geen
ballast, niet te complex, leesbaar
• geven beleidsinfo op hoofdlijnen,
gestructureerd en synthetisch
• bevatten enkel decretaal opgelegde elementen
+ elementen die beslissing raad vragen
Toelichting bij beleidsrapport
•
•
•
•
begeleidende, ondersteunende info
detailinformatie voor raadsleden
elementen: in BVR BBC en MB BBC
alle relevant geachte aanvullende info voor goed
inzicht in beleidsrapport
• informatie over specifieke grondslagen voor
significante transacties
• principes: toegankelijk, begrijpelijk, relevant,
vergelijkbaarheid, consistentie, getrouw beeld
Toelichting bij beleidsrapport
• verplichte vermeldingen
– voor het geheel
– per blad
• procedure
– samen met ontwerp beleidsrapport aan
raadsleden bezorgen
– samen met beleidsrapport en raadsbesluit
aan toezicht bezorgen
Toelichting bij beleidsrapport
• procedure BBC EVA’s
– AGB en APB
• samen met ontwerp beleidsrapport en kopie besluit
raad van bestuur aan gemeenteraad (provincieraad)
en toezicht bezorgen
– OCMW-V
• samen met ontwerp beleidsrapport en kopie besluit
raad van beheer aan OCMW-raad, gemeenteraad en
toezicht bezorgen
Beheersrapporten
•
Welke rapporten zijn beheersrapporten?
– beheersbudget
– beheersrekening
– interne kredietaanpassing (IKA)
•
•
regelt relatie tussen hoofdbudgethouder en de
gedelegeerde budgethouders
element van de organisatiebeheersing (ICS)
Beheersrapporten
•
inhoud beheersbudget
– bepalen taakstelling
– toekennen kredieten
•
inhoud beheersrekening
– evaluatie taakstelling
– evaluatie gebruik toegewezen deel kredieten
•
•
vorm is zelf te bepalen
volgen uit registraties – leveren beheersinfo
Beheersrapporten
•
BBC EVA’s:
–
bepalingen niet van toepassing
–
beheersovereenkomst kan ze (deels) van
toepassing maken
Budgettaire entiteiten
•
indeling in budgettaire entiteiten:
–
–
Niet- verzelfstandigde diensten
IVA
• onderscheid in exploitatie- en investeringsbudget
• besturen zonder IVA’s = één budgettaire entiteit
• EVA’s = één budgettaire entiteit
Functionele indeling
• beleidsrapporten worden functioneel ingedeeld
in beleidsdomeinen
• beleidsdomeinen
– verzameling beleidsvelden
– herkenbaar en samenhangend geheel
Functionele indeling
• beleidsveld
– “verzameling producten, activiteiten en middelen
die zowel vanuit politiek als maatschappelijk
oogpunt een herkenbaar en samenhangend
geheel vormen”
– gestandaardiseerd rekeningstelsel in MB
• beleidsitem
– onderverdeling van een beleidsveld
–  kostenplaats of activiteitencentrum
Functionele indeling
• N beleidsitems => 1 beleidsveld
• N beleidsvelden => 1 beleidsdomein
Beleidsdomeinen: vb. (1)
Beleidsdomein
VRIJE TIJD
Beleidsvelden
Beleidsitems
0703 Bibliotheek
0740 Sport
Sporthal ‘De Eik’
Turnhal ‘De Sprong’
Zwembad ‘De Plons’
TC ‘De Racket’
0750 Jeugd
JH De Kabouter
Speelterreinen
Beleidsdomeinen: vb. (2)
Beleidsdomein
WONEN
Beleidsvelden
Beleidsitems
0950 Ouderenwoningen
0953 Woon- en zorgcentra
WZC ‘De Anjelier’
WZC ‘Ten Bergen’
0952 Assistentiewoningen
SF ‘Hof Ter Duinen’
SF ‘De Bemden’
Beleidsdomeinen
• beleidsdomeinen worden bepaald door de raad
• uitzondering: ‘Algemene financiering’
• “de ontvangsten en verbonden uitgaven die geen
rechtstreeks verband houden met een specifieke
dienstverlening of een specifieke investering”
• verplicht + samenstelling bepaald via MB BBC
• alle beleidsrapporten van een boekjaar moeten
dezelfde indeling in beleidsdomeinen hebben
• als indeling in beleidsdomeinen verschilt over de
jaren: motiveren in toelichting bij meerjarenplan
Beleidsdomeinen
• belang indeling in beleidsdomeinen:
– bepalen indeling beleidsrapporten
– invloed op toekenning autorisatie
– exploitatiebudget
– investeringsbudget
Beleidsdoelstellingen
• elke beleidsdoelstelling bestaat uit:
–
–
–
een specifieke omschrijving vooropgestelde resultaat of
vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het
extern of intern te voeren beleid. In de mate van het
mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect
meetbaar gemaakt;
een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden
voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan
wordt de realisatietermijn aangegeven;
de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar
waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft.
Beleidsdoelstellingen
• per beleidsdoelstelling: 3 vragen
– Wat willen we bereiken?
=> vooropgesteld resultaat (of effect )
– Wat gaan we daarvoor doen?
=> actieplannen (incl. realisatietermijn)
– Wat zijn financiële gevolgen?
=> realistische raming van de uitgaven en
ontvangsten per jaar
Beleidsdoelstellingen
• in de evaluatiefase
– Wat hebben we bereikt?
=> gerealiseerd resultaat (of effect )
– Wat hebben we daarvoor gedaan?
=> uitgevoerde acties en actieplannen
– Wat waren de financiële gevolgen?
=> gerealiseerde uitgaven en ontvangsten
Beleidsdoelstellingen
• in de evaluatiefase
– Wat hebben we bereikt?
=> gerealiseerd resultaat (of effect )
– Wat hebben we daarvoor gedaan?
=> uitgevoerde acties en actieplannen
– Wat waren de financiële gevolgen?
=> gerealiseerde uitgaven en ontvangsten
Beleidsdoelstellingen
• onderscheid prioritaire beleidsdoelstellingen
en niet-prioritaire beleidsdoelstellingen
• enkel over de prioritaire doelstellingen wordt
expliciet gerapporteerd in de beleidsrapporten
• over het overig beleid wordt in de beleidsrapporten enkel financieel en samenvattend
gerapporteerd
Beleidsdoelstellingen
Prioritaire beleidsdoelstellingen
Niet-prioritaire (overige) beleidsdoelstellingen
Niet in beleidsdoelstellingen opgenomen
verrichtingen
= “Overig beleid”
Beleidsdoelstellingen
• prioritaire beleidsdoelstellingen
– beleidsbepaling is prerogatief raad
– selectie PBDS door de raad
– expliciete rapportering in de beleidsrapporten
• overig beleid
– geen expliciete rapportering in de beleidsrapporten
– enkel de financiële weerslag
• overzicht alle beleidsdoelstellingen beschikbaar
voor raadsleden, personeel, burgers ...
Registraties
• alle beleidsrapporten, beheersrapporten en de digitale
rapportering komen tot stand via registraties in dagboeken
• budgettaire dagboeken
• raming van de verwachte ontvangsten en uitgaven
– meerjarenplan - budget
• vastlegging van de verbintenissen
– jaarrekening
• aanrekening van de transacties
– jaarrekening
• algemeen dagboek
• aanrekening van de transacties
– jaarrekening
Registraties
Het algemeen dagboek
• een volgnummer
• de invoerdatum
• de algemene rekeningen
• de bedragen (debet / credit)
• een omschrijving
• de budgettaire entiteit
• het deelrapport
• het financiële boekjaar
• de boekhoudkundige periode
• ...
Het budgettair dagboek
• een volgnummer
• de invoerdatum
• de algemene rekening(en)
• de bedragen (ontvangst / uitgave)
• een omschrijving
• de budgettaire entiteit
• het beleidsveld
• de budgethouder
• de actie
• de economische sectorcode
• het deelrapport
• ...
Registraties – BBC EVA’s
• volgende elementen zijn niet automatisch van
toepassing:
– beperktheid kredieten
– bepalingen i.v.m. IVA
– bepalingen i.v.m. budgethouderschap
• beperking kredieten en budgethouderschap
kunnen via beheersovereenkomst van toepassing
gemaakt worden indien gewenst
Digitale rapportering
• onderscheid tussen:
– beleidsrapport: raad + bestuurlijk toezicht
•
•
•
meerjarenplan (+ aanpassingen)
budget (+wijzigingen)
jaarrekening
– digitale rapportering
•
•
•
meerjarenplan (+aanpassingen)
budget (+wijzigingen)
jaarrekening
• beide rapporteringen worden uit hetzelfde gedetailleerde
registratiesysteem gehaald
Digitale rapportering
• onmiddellijk na toezending beleidsrapport naar
toezicht moet digitale versie rapport naar ABB
– ≠ digitale afdruk van het beleidsrapport
– = digitale versie van geaggregeerde
registraties
– bestandsformaat en wijze van aanleveren
bepaald bij MB
Digitale rapportering
• via digitale rapportering beschikt Vlaamse
overheid over:
– statistische gegevens (meerjarenplan, budget,
jaarrekening)
– gegevens in functie van rapportering aan NBB (ESR95)
– informatie voor toezicht op beleidsrapporten
– gegevens in functie van de planlastvermindering
– ...
• Vlaamse overheid zal statistische informatie via
website ter beschikking stellen
Proces BBC-DR
fin.
inst.
acad.
inst.
DBS
DB
Beleidsrapport
BBCSW
Bestandsuitwisseling
Digitaal
rapport
Lokaal bestuur
FOD
budget
NBB
BBC
DB
SVR
DB
Website
ABB
Website
lokale
statist.
Planlastvermindering
•
planlasten verminderen door:
– sectorale plannen verwerken in meerjarenplan
– sectorale rapporten aan de subsidiërende
entiteiten halen uit boekhouding besturen
•
procedure
– kaderdecreet planlastvermindering
– aangepaste sectorale decreten en
uitvoeringsbesluiten
Planlastvermindering
• subsidieproces – planning:
– VR maakt Vlaamse beleidsprioriteiten bekend
voor eind oktober 2012 (26.10.2012)
– besturen maken strategische meerjarenplanning
op, met daarin beleidsdoelstellingen en
actieplannen en acties die meewerken aan
realisatie Vlaamse beleidsprioriteiten
– besturen bezorgen ABB digitale rapportering
meerjarenplan (voor 15.1.2014)
Planlastvermindering
• subsidieproces – toekenning:
– Vlaamse sectorale administraties (SA) halen
benodigde informatie uit ABB-databank
– SA evalueren de geplande beleidsdoelstellingen,
actieplannen en acties
– uiterlijk op 30 april bericht aan besturen over
aanvaarding van subsidie-aanvraag
– om de 6 (of 3) jaar herhaald
Planlastvermindering
• subsidieproces – evaluatie:
– besturen maken evaluatie en jaarrekening op
– digitale rapportering jaarrekening voor 31/7
– Vlaamse sectorale administraties (SA) halen
benodigde informatie uit ABB-databank
– SA evalueren de gerealiseerde beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties
BBC-DR: bestandsstructuur
Beleidsdomein
Beleidsveld
Algemene Rekening
Economische sectorcode
Transactiecode
Budgettaire entiteit
Investeringsenveloppe
Actie
Indicator
Actieplan
Beleidsdoelstelling
Indicator
Indicator
Deelrapportcode Vlaamse Beleidsprioriteit
Beleidsplan
Planlastvermindering
admin. A
Plan A
admin. B
Plan B
Plan C
BBC
…
Lokaal bestuur
admin. C
…
Inhoud
Algemene bepalingen
Het meerjarenplan
Het budget
Aanpassing planningsdocumenten
De jaarrekening
Het meerjarenplan - Inhoud
• functies en proces
• samenstelling
• de toelichting bij het meerjarenplan
• procedure
• bestuurlijk toezicht
MJP: functies en proces
• de functies van het meerjarenplan
–
–
–
–
beleidsfunctie
financiële planning
evaluatiefunctie (toetssteen)
statistische functie
• resultaat van een intern planningsproces
• opgebouwd via registraties in dagboeken
MJP: periode
•
•
•
•
•
•
vastgelegd in organieke decreten
zesjarige periodes
start: tweede jaar van de legislatuur
eindigt: eerste jaar volgende legislatuur
geen rollend meerjarenplan
financiële nota: min. 3 jaar, max. 6 jaar
MJP: samenstelling
• meerjarenplan (beleidsrapport)
– strategische nota
– financiële nota
• de toelichting bij het meerjarenplan
MJP: samenstelling
• strategische nota
– organieke decreten
• beleidsdoelstellingen (BDS) en de beleidsopties
voor het extern en intern te voeren beleid
– BVR-BBC
• prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)
actieplannen (met onderliggende acties)
 raming van de uitgaven en ontvangsten
MJP: samenstelling
• financiële nota
– organieke decreten
• financiële consequenties van de
beleidsopties van de strategische nota
• financieel evenwicht
MJP: samenstelling
• financiële nota (BVR BBC)
– financieel doelstellingenplan (schema M1):
•
•
•
•
per boekjaar
per beleidsdomein
onderscheid PBDS en overig beleid
onderscheid exploitatie, investeringen en andere
– staat van het financieel evenwicht (schema M2)
• resultaat op kasbasis (= toestandsevenwicht)
• autofinancieringsmarge (= structureel evenwicht)
Toestandsevenwicht
Exploitatie: ontvangsten – uitgaven
+ Investeringen (ontvangsten – uitgaven)
+ Andere ontvangsten – uitgaven
------------------------------------------------------------= Budgettair resultaat van het boekjaar
+ Gecumuleerd budgettair resultaat vorige boekjaren
-----------------------------------------------= Gecumuleerd budgettair resultaat
- Bestemde gelden
-------------------------------------------------------------= Resultaat op kasbasis
• leningen aangaan i.f.v. thesaurietoestand
Structureel evenwicht
Exploitatie (ontvangsten – uitgaven)
+ Netto intresten
-----------------------------------------------= Financieel draagvlak
Periodieke aflossingen
+ Netto intresten
-----------------------------------------------= Netto periodieke leningslasten
Financieel draagvlak
- Netto periodieke leningslasten
-----------------------------------------------= Autofinancieringsmarge (AFM)
Evenwichtsvoorwaarden
•
•
•
•
•
resultaat op kasbasis: elk boekjaar ≥ 0
AFM: op einde van elke planningsperiode ≥ 0
OCMW: Σ AFM ≥ 0
geen fictief evenwicht
jaarrekening N-2 verwerkt in meerjarenplan
Evenwicht BBC EVA’s
• geen verplicht financieel evenwicht
meerjarenplan
• ramingen wel opnemen (indicatief)
• reden: aard activiteiten
• in budget: wel resultaat op kasbasis
De toelichting bij het MJP
• verplichte onderdelen (1/2):
–
–
–
–
omgevingsanalyse
financiële risico’s
volledige lijst met de beleidsdoelstellingen
interne organisatie
•
•
•
•
organogram
personeelsbestand (schema TM1)
budgethouders
samenstelling beleidsdomeinen
De toelichting bij het MJP
• verplichte onderdelen (2/2):
– verbonden entiteiten
– fiscaliteit
•
•
•
•
aanslagvoeten PB & OV
belastingsreglementen
gewijzigde aanslagvoeten
opbrengst belastingssoorten
– financiële schulden (schema TM2)
MJP: Procedure
•
administratieve totstandkoming
– secretaris/griffier
– financieel beheerder
– MAT
MJP: Procedure
•
de vaststelling van het meerjarenplan
–
–
–
–
–
agendering
vaststelling raad (wanneer?)
stemming
specifieke procedure voor de OCMW en OCMW-V
specifieke procedure voor de AGB en APB
MJP: Bestuurlijk toezicht
• inzendingsplichtig besluit
• schorsing en/of vernietiging, als:
– financieel niet in evenwicht
– ontbreken gekende of verwachte ontvangsten of
uitgaven
– ten onrechte ingeschreven ontvangsten of uitgaven
– ontbreken ontvangsten of uitgaven vroeger vastgestelde
investeringsenveloppen
• schorsing meerjarenplan = schorsing budget
• geen meerjarenplan = geen budget
Inhoud
Algemene bepalingen
Het meerjarenplan
Het budget
Aanpassing planningsdocumenten
De jaarrekening
Het budget - Inhoud
•
•
•
•
•
•
•
•
functies en proces
samenstelling
aansluiting bij het meerjarenplan
de toelichting bij het budget
procedure
bestuurlijk toezicht
het budget in relatie tot de beheersbudgetten
voorlopige twaalfden
Budget: functies en proces
• functies:
–
–
–
–
–
beleidsfunctie
financiële planningsfunctie
beheers- en controlefunctie
autorisatiefunctie
statistische functie
• het budget volgt uit het meerjarenplan
• het budget komt tot stand op basis van
registraties in dagboeken
Budget: samenstelling
• de organieke decreten:
– beleidsnota
– financiële nota
• de beleidsnota (organieke decreten):
– het beleid dat het bestuur gedurende het
financiële boekjaar zal voeren
– concretiseert de beleidsdoelstellingen
– een toelichting omtrent de financiële toestand
– verwoordt de aansluiting met de financiële nota
Budget: samenstelling
• de beleidsnota (BVR BBC)
– doelstellingennota
• prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)
 actieplan(nen)
 acties
 raming van de uitgaven en ontvangsten
sluit aan bij strategische nota meerjarenplan
geen modelschema
Budget: samenstelling
• de beleidsnota (BVR BBC)
– doelstellingenbudget (schema B1)
• sluit aan bij financieel doelstellingenplan meerjarenplan
• sluit aan bij financiële nota budget
• indeling
– per beleidsdomein
– onderscheid PBDS en overig beleid
– onderscheid exploitatie, investeringen en andere
Budget: samenstelling
• de beleidsnota (BVR BBC)
– financiële toestand
• vergelijking resultaat op kasbasis MJP
• vergelijking autofinancieringsmarge MJP
– lijst met overheidsopdrachten
– lijst met daden van beschikking onroerende
goederen (uitgezonderd dadingen)
– lijst met nominatief toegekende subsidies
– lijsten niet voor BBC EVA’s
Budget: samenstelling
• financiële nota (organieke decreten)
– exploitatiebudget (schema B2)
– investeringsbudget (schema B3 & B4)
– liquiditeitenbudget (schema B5)
Exploitatiebudget
• organieke decreten: financieel plan exploitatie
• BVR-BBC:
– transactiekredieten voor de exploitatie
• transacties: kasstromen (ontvangsten en uitgaven)
• exploitatie: kosten en opbrengsten met uitzondering van
– toegestane investeringssubsidies
– min- en meerwaarden bij de realisatie van MVA
– opgesplitst
• niet-verzelfstandigde diensten
• per intern verzelfstandigde agentschap (IVA)
• niet van toepassing BBC EVA’s
Investeringsbudget
• organieke decreten:
– financieel plan van uitgaven en ontvangsten, kosten en
opbrengsten verbonden aan aanschaf, gebruik en
vervreemding duurzame middelen
– bestaat uit één of meer investeringsenveloppen
• meerdere jaren geldig:
– tot vaststelling rekening investeringsenveloppe
– tot annulering door raad (via budget of budgetwijziging)
Investeringsbudget
• BVR-BBC
– nieuwe investeringsenveloppen
(schema B3)
• per PBDS
• overig beleid
• algemene financiering
– overzicht transactiekredieten boekjaar
• niet verzelfstandigde diensten
• per IVA
(schema B4)
Investeringsbudget
• investeringsenveloppe
– transactiekredieten
= kredieten voor de jaarlijkse transacties
– verbinteniskredieten
= som van de transactiekredieten
= kredieten voor de totale ontvangsten en uitgaven
Liquiditeitenbudget
• organieke decreten: financieel plan geldstromen
• BVR-BBC:
– Exploitatie
– Investeringen
– Andere O & U
---------------------------------------------= Budgettair resultaat van het boekjaar
+ Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar
---------------------------------------------= Gecumuleerd budgettair resultaat
- Bestemde gelden
---------------------------------------------= Resultaat op kasbasis
Aansluiting bij het MJP
•
inhoudelijke aansluiting
–
•
doelstellingennota bevat beleidsdoelstellingen en
actieplannen uit strategische nota meerjarenplan
financiële aansluiting
–
–
–
resultaat op kasbasis ≥ 0
AFM boekjaar in budget ≥ AFM boekjaar in MJP
voor BBC EVA’s geldt voorwaarde AFM niet
Toelichting bij budget
• toelichting bij het exploitatiebudget
– per beleidsdomein (schema TB1)
– evolutie (schema TB2)
• toelichting bij het investeringsbudget
– transactiekredieten per beleidsdomein (schema TB3)
– evolutie transactiekredieten (schema TB4)
– O & U van elke nieuwe investeringsenveloppe PBDS
Toelichting bij budget
• toelichting bij het liquiditeitenbudget
– evolutie (schema TB5)
• overzicht werkings- en investeringssubsidies per
beleidsveld
Budget: procedure
• administratieve totstandkoming
– secretaris/griffier
– financieel beheerder
– MAT
Budget: procedure
• de vaststelling van het budget
–
–
–
–
–
agendering
vaststelling raad (wanneer?)
stemming
specifieke procedure voor de OCMW’s en OCMW-V
specifieke procedure voor AGB en APB
Budget: bestuurlijk toezicht
• inzendingsplichtig besluit
• schorsing of vernietiging als:
– budget past niet in MJP
– resultaat op kasbasis 1e boekjaar legislatuur < 0
– ontbreken gekende of verwachte ontvangsten of
uitgaven
– ten onrechte ingeschreven ontvangsten
Voorlopige twaalfden
• exploitatie: één twaalfde overeenkomstige krediet in
exploitatiebudget vorige boekjaar, per verlopen of
begonnen maand, tot maximaal drie twaalfden
• periodieke aflossingen van lening- en leasingschulden
• kredieten vroeger goedgekeurde investeringsenveloppe
• geen beslissing raad vereist
• geen wijziging via interne kredietaanpassing mogelijk
MEERJAREN
-PLAN
Budget vs. beheersbudgetten
Strategische nota
Beleid
Financiële nota
Doelstellingennota
Doelstellingenbudget
Financiële toestand
BUDGET
Beleid
Lijst met opdrachten voor werken,
leveringen en dienst
Beleidsnota
Lijst met daden van beschikking
Lijst met nominatief toegekende
subsidies
Aansluiting met de financiële nota
Exploitatiebudget
Autorisatie
Investeringsbudget
BEHEERSBUDGETTEN
Liquiditeitenbudget
Beheer
Taakstelling
Toegewezen kredieten
Financiële nota
Budget vs. beheersbudgetten
85
Inhoud
Algemene bepalingen
Het meerjarenplan
Het budget
Aanpassing planningsdocumenten
De jaarrekening
Aanpassing planningsdocumenten- Inhoud
• soorten aanpassingen
• wat zeggen decreten en BVR?
• bespreking soorten aanpassingen voorbeelden
• samenstelling en procedure aangepaste
planningsdocumenten
Soorten aanpassingen
• planningsdocumenten: niet statisch
• 4 soorten aanpassingen:
–
–
–
–
aanpassing ramingen
interne kredietaanpassing (beheersrapport)
budgetwijziging (beleidsrapport)
aanpassing meerjarenplan (beleidsrapport)
Soorten aanpassingen
• vorm planningswijziging: afhankelijk van:
– invloed op PBDS
– invloed op financieel evenwicht
– niveau autorisatie
Aanpassing ramingen
Nr.
Datum
FBJ
BE
BH
AR
BV
AP
IE
ESC
DR
Bedrag
Omschrij
ving
2011
GD
SF
6202
0740
AP1
0
500
SP
75.000
Tijdelijke
contracten
Raming budget
1
1.11.2010
…
Aanpassing ramingen
1000
1.04.2011
2011
GD
SF
6202
0740
AP1
0
500
SP
-75.000
Tijdelijke
contracten
1001
1.04.2011
2011
GD
SF
6100
0740
AP1
0
600
SP
75.000
Uitbesteden
…
Aanpassing ramingen
• lichtste procedure
• wijziging die geen invloed heeft op een rubriek
van de financiële nota van het budget
• elke rubriek in financiële nota budget is
limitatief krediet !
kredietaanpassing (IKA / BW) – autorisatie!
Decreten over BW en IKA
•
BW: kredietaanpassingen die niet via IKA kunnen
•
raad stelt BW vast op basis van voorgelegde cijfers en
verklarende nota ervan
•
ontwerp BW:
– uiterlijk samen met agenda aan ieder lid raad bezorgd
– rest procedure: cf. budget
•
CBS/RMW/DEP beslist over IKA + informeert raad, FB, BH
•
uitzonderingsprocedure: dwingende en onvoorziene
omstandigheden - schade bij geringste uitstel
Decreten over aanpassing MJP
•
•
•
•
de raad past jaarlijks waar nodig MJP aan voor
beraadslaging over budget volgende boekjaar
aanpassing facultatief bij vaststelling budget laatste
financiële boekjaar periode MJP
financiële nota min. 3 en max. 6 jaar
ontwerp jaarlijkse aanpassing min. 14 dagen vóór
vergadering aan ieder lid van de raad
Aanpassing planningsdoc. (BVR)
• art. 15: waaruit bestaat aanpassing MJP?
• art. 27: past budget in MJP?
• art. 28: BW of IKA
• art. 29: samenstelling verklarende nota BW
Aanpassing planningsdoc. (BVR)
art. 27 BVR: budget (inclusief BW) past in MJP als:
• inhoudelijk:
–
de doelstellingennota bevat de beleidsdoelstellingen
en actieplannen die ook in de strategische nota van
het MJP zijn opgenomen
• financieel:
–
–
resultaat op kasbasis v/h financiële boekjaar > = 0
de AFM v/h financiële boekjaar in budget >= AFM
van hetzelfde financiële boekjaar in MJP
Budgetwijziging in 5 gevallen
• art. 28 BVR: inhoudelijk en financieel
– wijzigingen waardoor budget niet meer past in MJP (art. 27)
• financieel
– wijzigingen exploitatiebudget budgettaire entiteit die,
per beleidsdomein, daling saldo tussen ontvangsten en
uitgaven tot gevolg hebben
– wijzigingen verbinteniskrediet investeringsenveloppe
– wijzigingen per beleidsdomein van totaal transactiekredieten investeringsbudget van een budgettaire entiteit
– wijzigingen liquiditeitenbudget wat betreft transactiekredieten voor de andere ontvangsten en uitgaven
BBC EVA’s
• budgetwijziging:
– wijzigingen waardoor budget niet meer past in MJP (art. 27)
– elke wijziging aan ramingen die goedgekeurd moet worden
door oprichtende raad of raden (beheersovereenkomst)
– vaststelling: bevoegdheid raad van bestuur/beheer
– onderworpen aan goedkeuring raad moederbestuur
– specifieke procedure OCMW-V
• IKA: niet bepaald wie IKA vaststelt; vrij te bepalen
Aanpassing planningsdoc.
Exploitatiebudget
Beleidsdomeinen
Algemene financiering
Beleidsdomein 1
Beleidsdomein 2
Beleidsdomein 3
…
Beleidsdomein N
Totalen
Ontvangsten
Uitgaven
Saldo
Aanpassing planningsdoc.
Investeringsbudget
Beleidsdomeinen
Ontvangsten
Uitgaven
Saldo
Algemene financiering
Beleidsdomein 1
Beleidsdomein 2
Beleidsdomein 3
…
Beleidsdomein N
Totalen
3.600
6.000
-2.400
Aanpassing planningsdoc.
Investeringsbudget
BDOM 1
Uitgaven
Project 1
Transactiekredieten
Jaar 1
3.000
3.000
Project 29
Ontvangsten
Project 1
Project 29
Jaar ...
Jaar N
Jaar ...
6.000
...
5.000
Jaar Z
7.000
...
2.000
1.000
5.000
1.800
3.600
1.500
1.800
3.000
500
600
1.000
Aanpassing planningsdoc.
Investeringsenveloppe
Verbinteniskredieten
Uitgaven
Gebouwen
Transactiekredieten
2011
2012
2013
2014
15.000
3.000
6.000
3.500
2.500
10.000
3.000
5.000
2.000
1.000
1.500
Wegen
3.500
Roerende
goederen
1.500
1.000
1.500
Ontvangsten
9.000
1.800
3.600
2.100
1.500
Invest.subsidie
9.000
1.800
3.600
2.100
1.500
Aanpassing planningsdoc.
Inhoudelijk
Wijziging, toevoeging,
schrapping PBDS
W/T/S NPBDS
W/T/S AP PBDS
W/T/S AP NPBDS
W/T/S AP zonder BDS
AMJP
BW
IKA
ICS
Aanpassing planningsdoc.
Inhoudelijk
Wijziging, toevoeging,
schrapping PBDS
W/T/S NPBDS
W/T/S AP PBDS
W/T/S AP NPBDS
W/T/S AP zonder BDS
AMJP
BW
X
X
IKA
ICS
X
X
X
X
X
Aanpassing planningsdoc.
Financieel
Wijziging O/U (AP) PBDS
Wijziging O/U (AP) NPBDS
Wijziging
gelijk
Wijziging
daalt
Wijziging
Wijziging
EB U BDOM, saldo
EB U BDOM, saldo
VK IE U
VK IE O
AMJP
BW
IKA
ICS
Aanpassing planningsdoc.
Financieel
AMJP
BW
IKA
Wijziging O/U (AP) PBDS
Wijziging O/U (AP) NPBDS
Wijziging
gelijk
Wijziging
daalt
Wijziging
Wijziging
ICS
X
X
EB U BDOM, saldo
X
EB U BDOM, saldo
X
VK IE U
VK IE O
X
X
Aanpassing planningsdoc.
Financieel
Wijziging TAK IB U BDOM,
saldo gelijk
Wijziging TAK IB U BDOM,
saldo daalt
Wijziging TAK IB O BDOM,
saldo stijgt
Wijziging LB U
Wijziging LB O
AMJP
BW
IKA
ICS
Aanpassing planningsdoc.
Financieel
Wijziging TAK IB U BDOM,
saldo gelijk
Wijziging TAK IB U BDOM,
saldo daalt
Wijziging TAK IB O BDOM,
saldo stijgt
Wijziging LB U
Wijziging LB O
AMJP
BW
X
X
X
X
X
IKA
ICS
Interne kredietaanpassing
• samenstelling:
– verklarende nota
– interne kredietaanpassing (= financiële nota)
• procedure:
– gemeente en provincie:
• CBS/deputatie
• niet delegeerbaar
– OCMW
• raad
• niet delegeerbaar
– BBC EVA’s: niet bepaald; vrij te bepalen
Budgetwijziging
• samenstelling
– verklarende nota (art. 29 BVR)
•
•
•
•
•
motivering van de wijzigingen
doelstellingennota (als gewijzigd)
herziening doelstellingenbudget
herziening financiële toestand
lijsten (als gewijzigd)
•
gewijzigde onderdelen (schema BW 1 tot BW 4)
– financiële nota
• procedure
– analoog budget met uitzondering timing agenda
– specifieke procedure OCMW’s, BBC EVA’s
Aanpassing MJP (1)
•
raad past jaarlijks waar nodig aan (vóór opmaak budget)
•
bij BW nagaan of aanpassing MJP nodig
–
inhoudelijke aansluiting
•
–
financiële aansluiting
•
•
•
doelstellingennota bevat dezelfde BDS & actieplannen als in
betrokken financieel boekjaar strategische nota
resultaat op kasbasis ≥ 0
AFM FBJ in budget ≥ AFM FBJ in MJP (niet voor BBBC EVA’s)
Aanpassing MJP 1ste jaar bestuursperiode facultatief
Aanpassing MJP (2)
•
samenstelling
–
–
–
–
•
wijzigingen aan de strategische nota
financieel doelstellingenplan
staat van het financieel evenwicht
motivering van de wijzigingen
procedure
–
–
analoog met procedure MJP
specifieke procedure OCMW’s, BBC EVA’s
Inhoud
Algemene bepalingen
Het meerjarenplan
Het budget
Aanpassing planningsdocumenten
De jaarrekening
De jaarrekening- Inhoud
• functies en proces
• samenstelling
• de toelichting bij de jaarrekening
• procedure
• bestuurlijk toezicht
• jaarrekening in relatie tot beheersrekeningen
JR: functies en proces
• functies
–
–
–
–
–
beleidsevaluatie
evaluatie van de autorisatie
financiële functie
beheers- en controlefunctie
statistische functie
• is resultaat van evaluatieproces
• via registraties in dagboeken
• tijdigheid
JR: samenstelling
• de organieke decreten:
– beleidsnota
– financiële nota
– samenvatting algemene rekeningen
• BVR-BBC:
– beleidsnota
– financiële nota
– samenvatting algemene rekeningen
JR: samenstelling
• de beleidsnota
– doelstellingenrealisatie
• prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)
actieplan(nen)
acties
uitgaven en ontvangsten
= Wat hebben we bereikt?
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Wat zijn de gerealiseerde uitgaven en ontvangsten
JR: samenstelling
• de beleidsnota
– doelstellingenrekening
(schema J1)
• indeling
– per beleidsdomein
– onderscheid PBDS en overig beleid
– onderscheid exploitatie, investeringen en andere
– financiële toestand
• vergelijking met resultaat op kasbasis budget
• vergelijking met AFM budget
JR: samenstelling
• financiële nota
– exploitatierekening (schema J2)
– investeringsrekening (schema J3 & J4)
– liquiditeitenrekening (schema J5)
Exploitatierekening
• samenvatting gerealiseerde transacties exploitatie
– kasstromen (ontvangsten en uitgaven)
– exploitatie: kosten en opbrengsten met uitzondering
van:
• toegestane investeringssubsidies
• min- en meerwaarden bij realisatie MVA
• opgesplitst
– niet-verzelfstandigde diensten
– per intern verzelfstandigde agentschap (IVA)
Investeringsrekening
• een overzicht, per beleidsdomein, van alle
ontvangsten en uitgaven van het financiële
boekjaar inzake investeringen, desinvesteringen,
investeringssubsidies en schenkingen
(schema J3)
• de rekeningen van de in het boekjaar afgesloten
investeringsenveloppes (schema J4)
Liquiditeitenrekening
– Exploitatie
– Investeringen
– Andere O & U
---------------------------------------------= Budgettair resultaat van het FBJ
+ Gecumuleerd budgettair resultaat VBJ
---------------------------------------------= Gecumuleerd budgettair resultaat
- Bestemde gelden
---------------------------------------------= Resultaat op kasbasis
Samenvatting alg. rekeningen
• balans (schema J6)
– activa
• vlottende activa
• vaste activa
– passiva
• schulden op korte termijn
• schulden op lange termijn
• nettoactief
• staat van opbrengsten en kosten
(schema J7)
Toelichting jaarrekening
• de toelichting bevat minstens
– toelichting bij de financiële nota
– toelichting bij de samenvatting van de
algemene rekeningen
Toelichting financiële nota
• toelichting bij de exploitatierekening
– verklaring materiële verschillen
– exploitatierekening per beleidsdomein (schema TJ1)
– evolutie (schema TJ2)
• toelichting bij de investeringsrekening
–
–
–
–
verklaring materiële verschillen
investeringsverrichtingen per beleidsdomein (schema TJ3)
evolutie (schema TJ4)
stand kredieten per investeringsenveloppe (schema TJ5)
Toelichting financiële nota
• toelichting bij de liquiditeitenrekening
– evolutie (schema TJ6)
• overzicht verstrekte werkings- en
investeringssubsidies per beleidsveld
Toelichting SAR
• toelichting bij de samenvatting van de algemene
rekeningen
– toelichting bij de balans (schema TJ7)
– een overzicht van de waarderingsregels
– de niet in de balans opgenomen rechten en
verplichtingen
– andere ...
JR: procedure
• administratieve totstandkoming:
–
–
–
–
secretaris/griffier
financieel beheerder
MAT
BBC EVA’s: niet bepaald
JR: procedure
• vaststelling jaarrekening
–
–
–
–
–
agendering
vaststelling raad (wanneer?)
stemming
specifieke procedure voor OCMW’s, BBC EVA’s
gevolgen van de vaststelling van de jaarrekening
JR: bestuurlijk toezicht
•
•
•
•
•
•
•
inzendingsplichtig besluit
raad kan bezwaren tegen verrichtingen maken
goedkeuring provinciegouverneur
termijn 150 dagen
beroepsprocedure mogelijk
OCMW-V: zelfde procedure als OCMW’s
AGB en APB:
– controle commissaris(sen)
– vaststelling raad van bestuur
– goedkeuring gemeenteraad (provincieraad)
JR vs. beheersrekeningen