Transcript FLE_Badacsony20120612

Két felmérés –
két eredmény,
a MOL és a BFL e-adatvagyon felmérésének
összehasonlítása
dr. Fehér Csaba (BFL)
FLE, Badacsony, 2012
BFL 2010(FLEXUS) /
MOL 2012(ITA)
 Célok, hatókör azonos: elektronikus iratok terjedelme, jellege,
alkalmazott megoldások, gyakorlatok vizsgálata, objektumtípusok
meghatározása, maradandó érték
 Járulékos hozadék: a jogszabály betartásával a szervnyilvántartás
feltöltése
 Előzmények:
 BFL 2007 és 2008
 nem teljeskörű, nincs kontroll, becsült adatok
 Konklúzió levonása - a metodika kidolgozása!
MÓDSZERTAN – lényegileg azonos
 Előkészítés: munkacsoport, korábbi kérdőívek
felülvizsgálata, teljeskörű szervjegyzék meghatározása,
módszertani alapvetés - Pilot-projekt –workshop
 Végrehajtás: kérdőív kiküldése (postai, elektronikus),
tájékoztató levél, helyszíni személyes interjúk,
adatfelvételi jegyzőkönyvek rögzítése, adatrögzítés
táblázatban - szervcsoportonkénti összegzés
 Értékelés: a felmérés adatainak összefoglaló elemzése,
értékelő tanulmány és jelentés elkészítése
 Különbség: online felmérés, website, feldolgozás
Kérdőív témakörei - alapvetően azonos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
az elektronikus iktatás helyzete,(e)
az elektronikus ügyiratkezelő rendszerek alkalmazása, (e)
az e-mail-ek archiválása,
elektronikus aláírással alkalmazása,
az elektronikus adatbázisok helyzete, (e)
a hang- és képrögzítés, (e)
a konvertálás, migrálás kérdésköre,
az intézményi honlapok,
az e-irattári szolgáltatások,
selejtezés (MOL),
egyéb elektronikus adattartalmak (MOL, e),
elektronikusan tárolt adatállományok összesen (e).
A vizsgált iratképzők szakterületenként (BFL)
 Önkormányzatok:
 Jogszolgáltatás:
 Egészségügy:
 Dekoncentrált szervek:
 Oktatás:
 Rendészeti szervek:
 Köztestület:
Összesen
24
6
13
9
2
2
1
57
270 szerv
MOL szakterületi besorolása:
85 ténylegesen felmért iratképző (+80 online adatszolgáltató)












Államhatalom, közigazgatás, külügy (10) – miniszterelnökség, választási ir.
Belügy, rendészet, nemzetvédelem (9) – nemzetbiztonság, info hiv.
Egészségügy, szociális, rehabilitáció foglalkoztatásügy (11)
Energiagazdálkodás és bányászat (5) – MOL kimaradt
Földművelésügy (7)
Hírközlés és informatika (6)
Igazságügy (6)
Ipar- és kereskedelem, építésügy (9)
Közlekedés (8)
Kultúra, oktatás, sport (6)
Pénzügy, gazdálkodás, vagyon (8) – államkincstár kimaradt
Kisebbségi önkormányzatok (5) – csak online!
Termékek tartalma
 Táblázatok, diagramok – MOL
 Vezetői összefoglaló – 10 pont – MOL TENDENCIÁK
 Ágazati-szakterületi elemzések – BFL KIDOLGOZOTT
 Kérdőpontok szerinti elemzés – 1-9. BFL
KIDOLGOZOTT
 Mellékletek – kérdőív, szervjegyzék,
 Térinformatika, digitalizálás – BFL
 Online felmérés - MOL
BFL (49 TB) - MOL (1083 TB)
E-iratok összesen (48679 GB)
430,51; 1%
10 096,70; 21%
9 251,97; 19%
26 296,36; 54%
2 603,70; 5%
FELMÉRT IRATOK
BFL
MOL
120000
98993
90000
53962
60000
28826
26296,36
30000
9682,48
0
Iktatás és
dokum entum
kezelés
10096,7
10598
Hang/kép
2603,7
Adatbázis
E-m ail
MOL online felmérés
 203 online megkeresett szerv
 Kamarák, intézetek, kisebbségi önkormányzatok….
 80 tényleges válaszoló - 73 TB ténylegesen bevallott
 Bevallott mennyiség átlaga 1.1 TB szemben a 11 TBos helyszíni felmérés átlagával
 Validálás hiánya – bizonytalanság magas kockázata

Korábbi BFL-es tapasztalatok!
 Értékelhetősége kétséges – jelzés!
Maradandó érték számítása!?
 Iktatás
 Ügyiratkezelés
 E-mail
 Adatbázis
 Hang/kép
BFL
MOL
100%
50%
20%
80%
10%
100%
50%
5%
25%
40%
BFL
MARADANDÓ ÖSSZESEN (27623 GB)
430,51; 2%
1009,67; 4%
4625,985; 17%
21037,088; 75%
520,74; 2%
Iktatás
Iratkezelés
E-m ail
Adatbázis
Hangkép
MOL (maradandó)
 130 TB egzakt módon felmért – 12 % (BFL 56%!)
 300-350 TB a becsült mennyiség – 30-35 %
 15 évnél régebbi (BFL nincs adat) – azonnal átvehető!
 Iktatás, ügykezelés 700 GB
 E-mail, kép/hang, adatbázis becsült 8-10 TB
 %-os megoszlás alapján: 1083TB – 276 TB maradandó

10% irat-ügykezelő, 1% e-mail, 2% hang/kép, 87% adatbázis
Iratfajtánként éves maradandó/ éves gyarapodó tábla nem készült!
BFL
Éves gyarapodás
5840 GB
Adatbázis; 4224,70
Iratkezelés: 1566,44
Iktatás: 48,87
Iktatás
Iratkezelés
Adatbázis
BFL
Éves maradandó
4212 GB
Adatbázis
Iratkezelés
Iktatás
0,00
3379,76
783,22
48,87
1000,00 2000,00 3000,00 4000,00
Mennyiségi különbség okai
 állami szektor – önkormányzati szektor feladatai,
jellege, előbbi központosítása
 %-os maradandó érték számítása
 időtényező – 2 év különbség - adatgyarapodás
 felmért iratképzők száma – alárendeltségi körük
terjedelme (57/270-85+80)
 informatika fejlődése, elterjedése, beruházások
 jogszabályi környezet kialakulása, illetve beépülése a
gyakorlatba
Fontos informatikai megállapítások - MOL
 Iratképzők 91 % az alábbi fájlformátokat használja:
doc/docx, pdf, tif, xls/xlsx, jpg, rtf, ppt, msg, xml, txt,
htm/html
 Adatbáziskezelők korlátozott száma: Oracle, MS-SQL,
Lotus Domino/Notes, dBase/FoxPro és a Clipper
(iratkezelő 94%)/MS-SQL, Oracle, MySQL, Lotus
Domino/Notes, dBase/FoxPro, Informix vagy Caché
(adatbázis 91%)
 Exportformátumok (80%): txt/csv dump, xls, xml,
html, pdf
 (BFL nincs statisztikai adat, de a gyakoriság jellemző)
Az elektronikus iktatás helyzete
 Elektronikus iktatás elterjedtsége jellemző, de
túlnyomórészt nem akkreditált szoftverek!
 Szoftverek sokszínűsége, kimeneti formátumok
változatossága tapasztalható!
 MOL- egységesülő folyamat – EKEIDR (Poszeidon),
KKIR, ROBOTZSARU NEO!
 MOL – együttesen kezeli az iktató és ügykezelő
szoftvereket
 Hasonló: 80-as 90-es évek migrálatlan adatállománya –
lokális gépeken – veszélyeztett.
Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása
 Teljes funkcionalitás használatának hiánya (metadata)
 Informatikai rendszerek központosítása (országos
adatbázisok)
 Dinamikus növekedés
 Akadály: az elektronikus irat hitelességének
költségei, elektronikus aláírás, időbélyegző
E-mail archiválás (MOL hasonló)
 Minden szerv használ levelező rendszert
 Üzemi mentések aránya 80% feletti
 Archiválás inkább kivétel
 Iratképzői szemlélet: a hivatali iktatásra kerül
 Levéltári szemlélet: döntés-előkészítő, félhivatalos is
maradandó (leválasztás?)
 Megoldás: hivatalos, vezetői postafiók, felvétel az irattári
tervbe!
Elektronikus aláírással ellátott dokumentumok
küldése és fogadása
 A szervek döntő többsége nem használja – MOL
ellentétes tapasztalata (42 %) – állami szektor!
 Kivételek oka jogszabályi kötelezettség
 Pl. APEH: igazolási kérelmek, Földhivatal: e-tulajdoni lap,Kórházak:
OEP gyógyinfo, Önkormányzatok: elsorvadás!
 OK: költséges, alternatíva hivatali és ügyfélkapu
Adatbázisok
 Iratképzők túlnyomó része rendelkezik (MOL- kiemelkedő
mennyiség 92%)
 Jellemzően: bér, számviteli, munkaügyi, eszköz (nem
maradandó)
 Maradandó:
 BFL:ingatlan és térképnyilvántartás, vagyonkataszter, építési és térinformatikai,
szociális és gyámügyi rendszerek, oktatási, képviselőtestületi információs
rendszerek, betegnyilvántartó és digitális röntgen, központi:
népesség/jármű/anyakönyvi nyilvántartás
 MOL: országos nyilvántartások, hatósági ügyek, szakrendszerek (804
nyilvántartás, adatbázis!)
Adatbázisok
 Mentés általános – archiválás ritka (MOL 20%)
 Adatállományok évenkénti elkülönítése nem jellemző
 Export lehetőségek nem biztosítottak
 Probléma: informatikusoknak nincs rálátása az adott szerv
összes adatbázisára (külső üzemeltető)
Hang- és képrögzítés
 Iratképzők több mint fele használ megfelelő (digit) eszközöket
 Hangrögzítés: jellemzően képviselőtestületi ülések, építési hatósági
ügyek, OGY, rendvédelem, minisztérium
 Képrögzítés: rendészeti szervek, bv. intézetek, kórházak, OGY HIV
 Maradandó értékű (archiválás külső adathordozókon és kijelölt
szervereken)
 Nyilvántartás nem megoldott (kiv. APEH, kórházak)
Migrálás/konvertálás
 Iratképzők (BFL20%-a, MOL 12%) rendelkezik nem migrált –




veszélyeztetett - adatállományokkal
Valószínűsíthetően jóval több és szélesebb körű
Ok: forráshiány, technikai problémák, ügyviteli érdekmúlás
Konvertálás az iratképzők felénél megtörtént (MOL 46%)
Általában 100%-os siker, kevés kivétel 5-10%-os adatvesztés
(kézi javítás)
Leggyakrabban külső vállalkozók végezték – forrásigényes –
tapasztalatok hiánya
Honlapok
 Iratképzők kivétel nélkül rendelkeznek honlappal
 Különbség: követlen elérés, vagy központi
 Üzemeltetés: központi, vagy vállalkozó által, ritkábban
helyben
 Jobbára üzemletetési mentés, archiválás elenyésző
 Gyakori a statikus honlap
 Dinamikus honlap archiválási nehézségei
E-irattári szolgáltatások
 Élénk érdeklődés a tárhely-szolgáltatás iránt az
iratképzők többségénél – MOL – 54%!
 Előnyök: 0 ft, katasztrófatűrő rendszer,
adatvédelem és adatbiztonság
 Kétségek: költségek, adatvédelem és adatbiztonság,
sebesség,
 Eelenyésző adat, magas szintű informatikai rendszer,
adatbiztonság (MOL)
A felmérés hasznosulása
 Új módszertani eszközök alkalmazása a gyakorlatban
 Szervdosszié és nyilvántartás kiegészítése
 Problémák megvilágítása (szabályozatlanság, konvertálás, migrálás,
informatika, archiválás)



Friss információk az iratképzőkről
Hivatalos megbeszélések
A levéltár szerepének tudatosítása
Következtetések



Nagy erőforrás szükséglet!
Időigényes!
Szükséges 2-3 évente újabb felmérés – kontroll, gyarapodás,
szervek átalakulása, megszűnése (éves gyarapodás!)
 Maradandó érték mennyiségi meghatározása bizonytalan,
nem egzakt
 Megoldás a gyakorlati tapasztalatok bővítése!
Paradigmaváltás!


tárgy:
célcsoport:
papír alapú vs elektronikus irat
irattáros vs informatikus
Köszönöm a figyelmet!