Abrechnung von IOS Projekten

IOS Regionalpartner Eberswalde Gefördert durch das Ministerium für Bildung, Jugend und Sport aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds und des Landes Brandenburg Investition in Ihre Zukunft Leistungsverträge; ANBest-P v. 01.01.2009; ESF-Fördergrundsätze Brandenburg 2007-2013 Stand: 27.03.2009

„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

I. Allgemeine Hinweise

1. Bestätigte Mittel 2. Feste Kosten 3. Belege 4. EAÜ-Liste 5. zuschussfähige Ausgaben 6. nichtzuschussfähige Ausgaben

II. Mitarbeiter im Projekt III. Gehaltsabrechnung IV. Weitere Hinweise V. Projektabrechnung VI. Sonstiges

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1. Bestätigte Mittel dürfen nur für das genehmigte Projekt und in dem festgelegten Zeitraum verwendet werden (ESF-AA Mittel) 2. Die festgelegten Kosten im Finanzierungsplan sind durch Belege – Rechnungen/Kassenbons - anteilig nummerisch darzustellen und zu untersetzen, d.h. auf jedem Einzelbeleg muss die Zuordnung zum Projekt (Projektnummer) zu erkennen sein, ohne erkennbare Zuordnung werden diese Belege nicht bearbeitet.

Quittungen sind nicht förderfähig

3. Originalbelege verbleiben beim Leistungserbringer und sind erst nach Aufforderung bzw. mit der Schlussrechnung einzureichen.

4. (EAÜ-Liste) Es ist eine chronologische Einnahmen- und Ausgabenübersicht über die Datenbank zu führen (ANBest-P Nr. 6.4).

Datenbank:

www.ios-brandenburg.de

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Zuschussfähige Ausgaben 1. Personalausgaben / Besserstellung

(ANBest-P Nr. 1.3)   Besserstellungsverbot für jeden MA ausfüllen.

MA dürfen nicht besser gestellt sein als vergleichbare Landesbedienstete mit entsprechender Tätigkeit.

 Nutzung von PKWs auf der Grundlage der 1% Regelung durch Mitarbeiter in IOS-Projekten ist nicht förderfähig.  Jahressonderzahlungen (Urlaubs- und Weihnachtsgeld) sind unter Beachtung des Besserstellungsverbotes förderfähig – nur die zeitlich den Tätigkeiten des Projektes zuzurechnenden Anteile können abgerechnet werden und wenn die Zahlung erfolgt ist.

 Überstunden sind nicht förderfähig.

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2. Lehr- und Lernmittel

 Lehr-und Lernmaterial welches zur Durchführung der Maßnahme notwendig sind, z.B.: Holz, Steine, Kies, Tapeten, Kopierpapier …

3. Öffentlichkeitsarbeit

z. B. Gestaltung Internetseite

Verlinkung

zur ESF-Homepage

(www.esf.brandenburg.de

)

der EU-Kommission und zur und zum Ende des Projektes (

Logos

), Foto-Videodokumentationen,

ios.bbv-eberswalde.de

zur Homepage Website , Pressemitteilung vor Beginn

4. Honorare

für externe Kräfte (z. B. Trainer, Psychologen, Dozenten …)   ausgeschlossen sind Honorare an Mitarbeiter, die beim LE sozialversicherungspflichtig angestellt sind Vor- und Nacharbeiten sind in den Honorarverträgen separat auszuweisen

http://www.bravors.brandenburg.de/sixcms/detail.php?gsid=land_b b_bravors_01.c.24610.de

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Zuschussfähige Ausgaben

5. Ersatzbeschaffungen GwG bis 410,00 € netto pro selbständig nutzungsfähigem Wirtschaftsgut ist im Finanzplan korrekt zu erläutern bzw. beim Regionalpartner Eberswalde zu beantragen, Projektbezug nachweisen -die Anschaffung muss mit dem Inhalt des Projekts übereinstimmen

Gem. Punkt 7 der Fördergrundsätze sind investive Ausgaben, z. B.

 Kauf von Möbeln,  Ausrüstungsgegenständen,  Fahrzeuge,  Fahrrad (Projektbezug)  Anschaffungen zum Ende der Maßnahme !!

nicht zuschussfähig

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6. Mieten und Mietnebenkosten für extern angemietete Unterrichts /Büroräume, (Pauschalen sind nicht förderfähig; Anteil muss nachgewiesen werden)

7. Büromaterial

(z. B. Schere, Papier, Stifte, Druckerpatronen, usw.) 8. Post- und Fernsprechgebühren, u.a. Einzelverbindungsnachweis, Karte für das Projekt (Projektbezug)

9. Dienstreise- und Reisekosten

der unter Finanzpl. Posit. 1. genannten Personen Für die Erstattung sind neben den VV zu § 44 LHO weitere Vorschriften zu beachten:  Bundesreisekostengesetz, Auslandsreisekostengesetz ,Allg. Verwaltungsvorschriften des Landes Brandenburg  Dienstreiseauftrag  0,20 €/km  Höchstens 130,00 €/Tag (ca. 650 km) „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

10. Teilnehmerbezogene Ausgaben

 Gruppenfahrten   Übernachtung- Verpflegung Eintrittsgelder (Belege aufkleben, Gesamtsumme ermitteln, Anzahl der TN, Unterschrift und Stempel des Projektverantw., Anwesenheitsliste von TN unterschreiben lassen)

Nicht zuschussfähige Ausgaben

sind unter anderen folgende Ausgabepositionen:   Bußgelder, Geldstrafen, Prozesskosten Kosten für Bilanzen und Wirtschaftsprüfer  Bankspesen, Darlehenszinsen, Sollkredit- und Überziehungszinsen, Kautionen „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

       

Nicht zuschussfähige Ausgaben

Pauschalen, Skonto, Rabatte Besserstellungsverhältnis von Personal (ANBest.-P)-PKW Nutzung Ausgaben, die nicht mit Originalbelegen belegt werden Ausgaben ohne Zahlungsnachweis Ausgaben, die nicht innerhalb des Bewilligungszeitraumes liegen Kosten, die nicht kostenwirksam werden (z. B. Einsatz von Materialbeständen) Abschreibungen Ausgaben, die nicht im Finanzierungsplan enthalten sind, es sei denn, es erfolgte eine unverzügliche Änderungsmitteilung (Änderungsantrag), die vom RP Eberswalde/LASA bestätigt wurde „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

IOS Formular Personaleinsatz

Übersicht Personaleinsatz

Vorname Name

von…bis… Jahr ……… durchschnittliche Arbeitszeit je Monat .. Stunden Diese Formular ist vor Beginn der Maßnahme beim Regionalpartner Eberswalde einzureichen und bei Personalwechsel oder Einsatzänderung aktualisiert neu vorzulegen.

Maßnahme Personaleinsatz Initiative Oberschule Initiati ve Oberschule Initiative Oberschule Initiative Oberschule Initiative Oberschule Initiative Oberschule Initiative Oberschule Qualifizierungsinitiativ e 50 plus Kompetenzagentur Sonstiges weitere Maßnahmen weitere Maßnahmen weitere Maßnahmen weitere Maßnahmen weitere Maßnahmen weitere Maßnahmen

Summe:

Projektnummer l OS- EW/FFO 1111 lOS EW/FFO 2222 lOS EW/FFO 3333 lOS- EW/FFO 4444 lOS- EW/FFO 5555 lOS- EW/FFO 6666 lOS- EW/FFO 7777 12 wertuio Kp 0000 Personaleinsatz März in% in Stunden

100,00%

sachlich richtig: Datum: in% April in Stunden i n% Mai in Stunden in% Juni in Stunden in% Juli in Stunden

100,00% 100,00%

Stempel:

100,00% 100,00%

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Beispiel:

52 Wochen/Jahr zu je 40 h = 2080 h minus z.B.: 12 gesetzl. Feiertage / 8 h = - 90 h minus z.B.: 30 Tage Urlaub = - 240

h

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

= 1750 effektive Arb.-Stunden/Jahr

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

Stundenanteil im Projekt

(Meilensteine)

- Beispiel: 80 h

Stundenanteil im Projekt effektive Arbeitszeit X 100 = 4,57 %

Obergrenze für MA im Projekt ist der TVL-13 Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:   abgeschlossene wissenschaftliche Hochschulausbildung bei Entgeltstufe 5 muss eine 10-jährige Tätigkeit im Bildungssektor nachgewiesen werden „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

IOS Formblatt Gehaltsaufteilung

Dieses Formblatt ist mit jeder Abrechnung (Zwischenrechnung, Schlussrechnung) im aktuellen Zustand beim Regionalpartner Eberswalde einzureichen.

Monat ………….. 2012 Gehaltsaufteilung Vorname Name (Beträge in €) Nettoverdienst SV-Beiträge AG/AN

Gesamtbe trag lOS-1111

Std.

Kst. xxx Betrag

lOS-2222 lOS-3333 Maßnahme Maßnahme Maßnahme Maßnahme Summe Std.

Summe Maß nahmen

Std.

Kst. xxx Betrag Std .

Kst. xxx Betrag Std .

Kst xxx Betrag Std .

Kst xxx Betrag Std .

Kst xxx Betrag Std .

Kst xxx Betrag Steuer

-

sachlich richtig: Datum: Stempel: „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

Die Personalausgaben für im Projekt tätige Mitarbeiter sind in der EAÜ-Liste für jeden MA wie folgt darzustellen:

 

1. Zeile

Nettoverdienst

2. Zeile

SV Abgaben



3. Zeile

Steuern

Auf den Gehaltsnachweisen sind die einzelnen Positionen handschriftlich darzustellen und vom Bearbeiter mit Datum und Unterschrift zu bestätigen.

Siehe Beispiel:

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Muster Mustermann Musterstrasse 100 123456 Musterhausen Nettoverdienst 2.422,82 davon 4,57 %= 110,72 EUR „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

SV-AG = 681,01 SV-AN = 726,70 U2 = 12,33 --------------------------------

1.420,04 davon 4,57 % = 64,89 für IOS

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Muster Mustermann Musterstrasse 100 123456 Musterhausen

Steuer-Gesamt = 379,80 davon 4,57 % =

17,35 € für IOS

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Datum

24.06.11

24.06.11

30.06.11

24.07.11

30.07.11

Gliede rung lt.FPL

1.2

Einzahler / Empfänger

Musterzahler 1.2

1.2

3.3

Musterzahler Musterzahler BBV EBW Musterzahler

Grund der Zahlung Beleg Nr.

Gehalt Herr Mustermann August 2011 Gehalt Herr Mustermann August 2011 Gehalt Herr Mustermann August 2011 1. MAF anteilige Verpflegung TN Gehaltsabrechnung Nettoverdienst August 2011 Gehaltsabrechnung SV Abgaben August 2011 Gehaltsabrechnung Steuern August 2011 Zwischenrechnung/ Schlussrechnung 005/10 Rechnung Nr. 12/12

Zahlungsb eweis Bank/ Kasse

Bank Bank Bank KA 14/10 KA 15/10

Einnahme ges.

192,96 Ausgabe Rechnung gesamt 1.420,04 379,80 davon Betrag Projekt 2.422,82 110,72 64,89 17,35 1200,00 600,00

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1. Bei Nutzung von Miet-, Leasing und betriebseigenen Fahrzeugen (projektbezogenen Dienstreisen) sind tatsächlich getätigte Ausgaben

anteilmäßig

(gefahrene km lt. Fahrtenbuch) zuwendungsfähig, wie z.B:

Kraftstoff, Öl, Wartung und Pflege, Reparaturen Versicherungen …

2. Liefer- und Leistungsverträge

Es gelten folgende Auftragswerte:

-

Aufträge bis 500 € - freihändige Vergabe

-

bei Aufträgen von

500,01 - 20.000 € mind. 3 Angebote, Vergabevermerk

freihändige Vergabe und „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

3. Miete und Nebenkosten

 Ausgaben für Mieten von Räumlichkeiten und Nebenkosten sind grundsätzlich zuschussfähig.

Pauschale sind nicht förderfähig (Heizung, Reinigung, etc.).



Für die Abrechnung sind vorzulegen:

•

Mietverträge mit dem anteiligen m² Nachweis,

•

rechnerische Ermittlung der anteiligen Beträge,

•

Rechnungen,

•

Zahlungsbeweise.

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5. Bewirtungskosten



Bewirtungskosten sind grundsätzlich

nicht

förderfähig

.

→ Nur bei Veranstaltungen mit Öffentlichkeitsbeteiligung, Workshops können im Einzelfall Bewirtungskosten in angemessener Höhe als zuschussfähig anerkannt werden → (z. B. Kaffee, Tee, belegte Brötchen, alkoholfreie Getränke), Der Verwendungszweck (Bezeichnung und Dauer der Veranstaltung) → und die TN (Zahl) sind auf den Belegen anzugeben, Arbeitsberatungen sind normale Tagesgeschäfte und nicht förderfähig

6. Information und Publizität - Öffentlichkeitsarbeit

Wer eine Zuwendung aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds erhält, ist verpflichtet, dies in geeigneter Form öffentlich bekannt zu geben und bei allen Veröffentlichungen zum Projekt auf die Mitfinanzierung durch den ESF hinzuweisen (Art. 8 VO (EG) Nr. 1828/2006). „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

- Arbeitshinweise und verbindliche Vorgaben zur Öffentlichkeitsarbeit sind:

 im Merkblatt

„Information und Publizität für ESF-geförderte Projekte“

zusammengefasst und stehen im Internet auf der jeweiligen Website der LASA Brandenburg GmbH und unter

www.esf.brandenburg.de/sixcms/media.php/land_bb_boa_01.c.71312.d

e

zum downloaden bereit.

 Des Weiteren können Sie sich Dokumente, Vorlagen und Richtlinien von der Website des IOS Regionalpartners herunterladen oder einsehen. „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

7. Rechnungen/Kassenbons

Die Beschaffenheit der Belege sind die ANBest-P Nr. 6.4 benannt:

- Ausgabebelege:

 Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, MwSt.,     Rechnungsbetrag gesamt, Betrag anteilig für das Projekt (Skonto beachten) Zahlungsbeweis, bei Gegenständen den Verwendungszweck Eindeutige Zuordnung zum Projekt Steuernummern auf Rechnungen, Bearbeiterkürzel

- Einnahmebeleg:

 Einzahler,   Grund der Zahlung, Datum, Projektzuordnung

- Kassenbon

(Kassenbuch )     Grund und Tag der Zahlung, MwSt., Rechnungsbetrag gesamt Betrag anteilig für das Projekt-Projektzuordnung Steuernummern Max. 150,00 € „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel

8. Projekte mit Schülerfirmen

„ … Die aus den Schulprojekten generierten Einnahmen (z.B. bei Schülerfirmen) sind nach Bewilligung hinzugetretene zusätzliche Mittel. Die Einnahmen müssen in die Projektfinanzierung einbezogen werden. Spätestens mit der Endabrechnung des Schulprojekts sind diese mit anzugeben.

 Gemäß Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest- P) Ziffer 2.2 verringert sich dadurch die Zuwendung (hier für das Schulprojekt) um den vollen in Betracht kommenden Betrag. (bei Fehlbedarfsfinanzierung, sofern sich der Fehlbedarf dadurch verringert)…“  Als Eigenmittel bei Privatschulen kommen die zusätzlichen Einnahmen nicht in Betracht. Sie sind nicht Bestandteil des bestätigten Finanzplans. Die Schulen müssen den laut Antrag geplanten Eigenanteil erbringen. „Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel



Meilensteine

(Datenbank) • korrekt eintragen, hier sind die Stunden / MA erkennbar, welche für die Erstellung des Besserstellungsverbotes notwendig sind 

Finanzplan

(Datenbank) •

Erläuterungen

detailliert ausfüllen, wenn Platz nicht reicht, unter Bemerkungen weiterführen (siehe „Bemerkungen“)  Entsorgungsleistungen z.B. wie Holzkeile, Tapetenreste, Werkzeuge, Abfälle etc.. sind nur dann förderfähig, wenn im Einzelfall ein Projektbezug

eindeutig

hergestellt werden kann.

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Die Grundlage für eine Abrechnung von Projekten ist das korrekte Ausfüllen der EAÜ-Liste in der Datenbank:

1. Zwischenrechnung

 mit der Zwischenrechnung sind einzureichen:    Statistik zum Jahresende Formblatt Gehaltsaufteilung/Person 1 Stichprobe aus den Personalkosten – Mittelfluß nachweisen  (Gehaltsnachweise, BG Nachweis, Zahlungsbeweis) 1 Stichprobe aus den Sachkosten - Mittelfluß nachweisen (Rechnung, Zahlungsnachweis, Honorarvertrag, Mietverträge, Rechnung, Zahlungsnachweis)

2. Schlussrechnung

 Alle Kopien der Originalbelege einreichen – Mittelfuß nachweisen  Formblatt Gehaltsaufteilung/Person   Sachbericht

3. Formulare

Alle Vorlagen und Formblätter können auf der Website i os.bbv-eberswalde.de

heruntergeladen werden.